Accord collectif sur le bon usage des outils numériques
et sur le droit à la déconnexion
Entre
Le Groupe VIA LOCATION, pour ses filiales opérationnelles de droit français, VIA LOCATION SAS et KERGROUP,
Représentée par Monsieur XXX, Président
Et
Les Organisations Syndicales suivantes :
FO représentée par Monsieur XXX, délégué syndical central.
La CGT représentée par Monsieur XXX, délégué syndical central,
La CFDT représentée par Monsieur XXX, délégué syndical central,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PREAMBULE
La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités. Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7º). Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs.
Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.
Dès lors, la Direction et ses partenaires sociaux, après une longue période d’observation, se sont accordés sur les règles d’usage des outils numériques ainsi que sur les modalités d’exercice du droit à la déconnexion.
Article Préliminaire : Déconnexion - Définitions
Il y a lieu d’entendre par : • Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ; • Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;
Article 1er : Salariés concernés
Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.
Article 2 : Les outils numériques concernés
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
Sont ainsi visés :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…
Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques
L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.
En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.
Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).
Pour l’ensemble de ces raisons, les signataires du présent accord ont décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.
Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail), « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).
Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :
Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;
Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;
Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau », pour chaque absence, même d’une journée et indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ;
Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique, visio-conférence..) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;
Eviter l’envoi en masse de messages le lundi matin dès sa première connexion.
Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;
Etre précis et concis dans le libellé de l’objet du mail
Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ;
Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;
Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Article 4 : Droit à la déconnexion
4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.
Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :
des périodes de repos quotidien,
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT,…).
A noter que pour le personnel cadre soumis à une convention en forfait jour et pour le personnel cadre dirigeant, par « période habituelle de travail », on entend la plage horaire de référence suivante : 7h45 à 20h00. Si ce droit s’adapte en fonction des heures de travail de chacun, le temps de déconnexion de référence est donc de 20h00 à 7h45, du lundi au vendredi, ainsi que le samedi et le dimanche toute la journée.
Pour les personnels travaillant de nuit, le temps de déconnexion s’entend bien entendu à la plage horaire se situant hors horaires de travail habituels.
Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.
De même, pendant ces mêmes périodes, aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.
En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.
4.2 Mesures de contrôle
Afin d’assurer le respect par les salariés de ce droit à la déconnexion, il est décidé de mettre en place un suivi individuel de l’envoi des mails et de leur répartition en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end.
Ainsi, toute connexion en dehors des plages horaires fixées déclenchera l’apparition d’une fenêtre d’alerte (communément appelée « pop up ») lui rappelant l’utilisation non-conforme aux principes du présent accord. La répétition de cette utilisation non-conforme déclenchera un mail d’alerte du manager responsable du salarié concerné et/ou déclenchera l’organisation d’un rendez-vous avec celui-ci. (Cette action sera lancée dès faisabilité par l’opérateur télécom de la société)
L’application de cette déconnexion et le ressenti du collaborateur sera abordé lors de l’entretien annuel.
Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail.
4.3 Dispositifs de formation et de sensibilisation
En outre, il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.
Une information collective de tous les salariés sera réalisée par le biais d’une note d’information envoyée par mail et affichée dans les agences.
Article 5 : Sanctions
Le cas échéant, en cas de non respect des principes énoncés dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.
Article 6 : Règlement des litiges
Les litiges individuels ou collectifs pouvant survenir à l'occasion de l'application du présent accord ou de ses avenants se règlent, si possible, à l'amiable après entente des parties signataires.
A défaut d’entente, les parties concernées peuvent saisir la juridiction compétente.
Article 7 : Publicité et dépôt
Comme rappelé en préambule, le présent accord fera l’objet d’une consultation des CSE et du comité central d’entreprise. Les PV de consultation seront incorporés dans LA BDES. Cet accord sera également accessible sur l’intranet de l’entreprise.
Le présent accord sera déposé, dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion, à la diligence de la Direction, au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre et en deux exemplaires à la DIRECCTE de Nanterre, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et une version sur support électronique, via le site Téléaccords.
Le présent accord entrera en vigueur, après un délai d’un mois à compter de l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et d’affichage.
