Accord d’entreprise sur la mise en œuvre de conventions de forfait en jours au sein de la société XERYS INVEST
ENTRE :
La société XERYS INVEST, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 226.000 euros, dont le siège social est situé 73 boulevard Haussmann – 75008 PARIS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro B 793 135 450, représentée par Monsieur … en tant que …,
Ci-après également désignée « la Société » ou « XERYS INVEST »
D’une part,
ET :
Les salariés de la société XERYS INVEST, consultés conformément aux dispositions des articles L.2232-21 et suivants du Code du travail
D’autre part.
ETANT PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
La société XERYS INVEST est une société de gestion de portefeuille spécialisée dans le private equity, comptant moins de 11 salariés. Elle relève de la convention collective des sociétés financières, pour ses seules règles étendues.
Compte tenu de l’activité de XERYS INVEST, ses salariés justifient tous d’une expertise élevée dans leurs fonctions, qui requièrent par ailleurs une forte autonomie et un haut degré d’engagement. La spécificité de ces profils nécessite la mise en œuvre d’une gestion des ressources humaines adaptée, en particulier s’agissant des modalités de décompte et de suivi du temps de travail des personnels concernés. Or la convention collective des sociétés financières précitée n’offre pas les dispositifs adéquates à XERYS INVEST pour répondre à ce besoin. Forte de ce constat, la Direction de la Société a décidé de consulter ses salariés dans le cadre des dispositions des articles L.2232-21 et suivants du Code du travail, en vue de la mise en place d’un accord collectif d’entreprise définissant les conditions de recours à des conventions de forfait en jours au sein de la Société. Le présent accord a, ainsi, été présenté aux salariés lors d’une réunion d’information qui s’est tenue le 15 juin 2023 à 10h00. Le vote des salariés s’est ensuite tenu le 3 juillet 2023. Le projet ayant, à l’issue de ce processus, obtenu l’approbation du personnel de la Société à la majorité requise des deux tiers, il peut, conformément à l’article L.2232-22 du Code du travail, être considéré comme un accord d’entreprise valide. SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.Cadre juridique4
2.Salariés concernés4
3.Durée annuelle décomptée en jours5
4.Octroi de jours de repos5
4.1.Nombre de jours de repos5
4.2.Période d’acquisition, de prise et de rémunération des jours de repos6
4.3.Rémunération des jours de repos6
4.4.Renonciation à des jours de repos7
5.Rémunération des salariés7
6.Impact des absences et arrivées/départs en cours de période sur la rémunération, et situation des CDD7
7.Conclusion d’une convention individuelle avec chaque salarié concerné8
8.Forfaits jours réduits8
9.Repos quotidien et hebdomadaire8
10.Contrôle et suivi du temps et de la charge de travail des salariés9
11.Cessation des accords et usages existants ayant le même objet.11
12.Durée et entrée en vigueur de l'accord.11
13.Révision et dénonciation de l’accord11
14.Clause de rendez vous12
15.Publicité - dépôt12
EN CONSEQUENCE DE QUOI, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : CHAPITRE I : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOURS Cadre juridique Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables à la date de sa conclusion, en particulier :
Les dispositions des articles L.2232-21 à L2232-22-1, relatives aux modalités de ratification des accords dans les entreprises dont l'effectif habituel est inférieur à onze salariés ;
Les dispositions des articles L.3121-58 et suivants du Code du travail, relatives aux conventions de forfait en jours.
Salariés concernés
Conformément à l’article L.3121-58 du Code du travail, les mesures prévues par le présent chapitre pourront s’appliquer :
Aux salariés de la Société ayant la qualité de cadre « autonome », c’est-à-dire des cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.
Aux salariés non-cadres de la Société dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Au sein de la société XERYS INVEST, l’application du régime des conventions de forfait en jours visent notamment les personnels occupant les fonctions de Directeur du Développement, Directeur juridique, Responsable Back et Middle Office, Gestionnaire Back et Middle Office, Chargé d’Affaires, Office Manager.
Cette liste de fonctions n’est pas limitative et pourra évoluer, au regard notamment du développement de l’activité de la Société. Le régime des conventions de forfait en jours pourra ainsi s’appliquer à tout salarié exerçant des responsabilités de management élargi ou des missions commerciales ou de consultant, disposant d'une large autonomie, liberté et indépendance dans l'organisation et la gestion de son temps de travail pour exécuter les missions qui lui sont confiées. Les salariés concernés doivent organiser leur présence au sein de la Société et leur activité, dans des conditions compatibles avec leurs responsabilités professionnelles et personnelles. Ces collaborateurs, partant des directives données par leur supérieur, doivent prendre des initiatives et assumer les responsabilités que nécessite la réalisation de ces instructions. Durée annuelle décomptée en jours Les parties au présent accord conviennent que le temps de travail des salariés visés à l’article 2 du présent accord sera décompté en jours de travail. La durée maximale de travail de ces salariés sera, au plus, égale à 218 jours par période de référence de 12 mois consécutifs, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur l’intégralité de la période de référence et ayant acquis la totalité de ses droits à congés payés. Pour l’application du présent accord, la période de référence annuelle s'entend du 1er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1. Octroi de jours de repos En contrepartie de la mise en œuvre d’un aménagement de leur temps de travail sur la base d’un décompte en jours, et afin de respecter la durée maximale visée à l’article 3 ci-dessus, les salariés concernés bénéficieront de jours de repos, selon les modalités définies ci-après. Nombre de jours de repos Le nombre de jours de repos attribué à chaque salarié sera calculé annuellement, dans la mesure où il peut varier en fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec un jour normalement travaillé durant la période de référence. Ce nombre est calculé comme suit (pour un salarié travaillant sur une base temps plein effective de 5 jours ayant acquis l’intégralité des jours ouvrés de congés payés) : Nombre de jours calendaires durant la période de référence – nombre de samedis et dimanches durant la période de référence – nombre de jours fériés chômés correspondant à un jour ouvré d’exercice durant la période de référence – nombre de jours ouvrés de congés payés – nombre de jours prévus par le forfait et effectivement travaillés = nombre de jours de repos. Par exemple, au titre de la période de référence 2023/2024 : 366 jours – 105 samedis et dimanches – 25 jours ouvrés de congés annuels payés – 218 jours de travail effectif – 8 jours fériés correspondant à des jours ouvrés d’exercice (avec exclusion du lundi de Pentecôte qui est habituellement travaillé au sein de la Société). Ce qui porte à
10 le nombre de jours de repos au titre de cette période de référence.
Ce nombre de jours de repos est défini pour un collaborateur à temps plein, présent durant toute la période de référence et ayant pris l’intégralité de ses congés payés. Il est susceptible de varier chaque période de référence en fonction du nombre de jours fériés, du nombre de jours calendaires, du caractère bissextile ou non d’une année, du nombre de samedis et de dimanches. Ces jours de repos seront accordés au prorata temporis du temps de présence dans l'entreprise sur la période concernée. Période d’acquisition, de prise et de rémunération des jours de repos La période d’acquisition des jours de repos correspond à la période s’écoulant du 1er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1. Le nombre de jours de repos acquis au début de la période est égal à 0, et chaque salarié acquiert au cours de la période de référence ses droits à jours de repos en fonction de son travail effectif ou des périodes assimilées. Les repos accordés aux salariés concernés par le présent article sont pris par journée entière (les demi-journées ne sont pas admises), consécutives ou non, en concertation avec la Société et en particulier avec leur supérieur hiérarchique, de façon à assurer le bon fonctionnement du service et en considération de la charge de travail du moment. Les jours de repos ne pourront pas être accordés pendant les périodes de haute activité de la Société, correspondant à la préparation des comptes annuels et semestriels. Les salariés devront ainsi privilégier la pose de jours de repos en dehors de ces périodes, sauf circonstances exceptionnelles. Les jours de repos acquis au cours d’une période de référence devront obligatoirement être pris au cours de la période de référence concernée. S’agissant des dates de prise des jours de repos, celles-ci devront être portées à la connaissance du supérieur hiérarchique au moins un mois à l’avance. Toute modification par le salarié de la ou des dates fixées ne pourra intervenir que sous réserve de l’accord de la Direction et dans le respect d’un délai de prévenance de sept jours ouvrés. En cas de jours de repos non planifiés au 30 juin de la période de référence, la Direction pourra fixer ces dates avant le 31 août en lieu et place du collaborateur. Les jours de repos devront, en tout état de cause, être soldés au 31 août de chaque période de référence. Rémunération des jours de repos Les jours de repos sont rémunérés sur la base du maintien du salaire de base. Ils font l’objet d’un suivi sur le bulletin de paie et l’outil de contrôle visé à l’article 10 ci-après. Renonciation à des jours de repos En accord avec la Société, un salarié peut renoncer à des jours de repos moyennant le versement d'une majoration de 10 % de la rémunération afférente. Cette renonciation et la rémunération majorée afférente est fixée par avenant au contrat de travail. Ce dispositif de rachat ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 235 jours sur la période de référence. Il est rappelé que les salariés pourront également transférer leurs jours de repos non pris sur le Plan d’Epargne Retraite Interentreprises en vigueur dans l’entreprise, dans la limite de 10 jours par année. Rémunération des salariés La rémunération des salariés soumis à un régime de forfait en jours est fixée sur une base annuelle dans le cadre d’une convention individuelle de forfait conclue avec chaque intéressé. Cette rémunération est fonction des sujétions imposées au salarié en exécution de ses fonctions. La rémunération mensuelle fixe du salarié est lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois, conformément aux dispositions légales et réglementaires. Impact des absences et arrivées/départs en cours de période sur la rémunération, et situation des CDD
En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non-acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée du travail annuelle des salariés concernés sera calculée au prorata temporis.
En conséquence, les salariés embauchés en cours de période se verront affecter un nombre de jours de repos au prorata du nombre de jours de travail effectif sur la période concernée. Les salariés engagés sous contrat de travail à durée déterminée et présents une partie seulement de la période de référence, se verront appliquer des règles de prorata identiques.
Il est rappelé que les périodes d’absence assimilées à du temps de travail effectif n’ont aucune incidence sur l’acquisition des droits à jours de repos.
Toutes les autres périodes d’absence (exemple : maladie professionnelle ou non, congé sans solde, congé maternité et paternité…) du salarié pour quelque motif que ce soit ne permettent pas l’acquisition de jours de repos à défaut de temps de travail effectif ou assimilé. Il est expressément convenu que la non-acquisition des jours de repos pendant les périodes d’absences ne constitue pas, ni ne peut être assimilée dans son objet ou ses effets, à une récupération prohibée des absences pour maladie. Conclusion d’une convention individuelle avec chaque salarié concerné Le dispositif susvisé sera précisé dans une convention individuelle de forfait en jours conclue avec chacun des salariés concernés sur la base des modalités rappelées ci-dessus. Cette convention fera impérativement l'objet d'un écrit signé entre la Société et le salarié, sous la forme d’une clause intégrée dans le contrat de travail ou d’un avenant annexé à celui-ci. Ainsi la convention individuelle fera référence au présent accord collectif et précisera notamment : - Le nombre de jours travaillés durant la période de référence ; - La rémunération correspondante ; - Les modalités de contrôle et de suivi du temps et de la charge de travail du salarié. Forfaits jours réduits Si des salariés étaient amenés à travailler un nombre de jours inférieurs au forfait défini pour les salariés à temps plein, une convention spécifique sera alors mise en place en accord avec les intéressés. Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue. Repos quotidien et hebdomadaire Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail. Ils doivent, en revanche, bénéficier d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures). Il est expressément rappelé que l'amplitude d'une journée de travail est limitée, en tout état de cause, à 13 heures. Cette limite n’a pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour, mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail. Ces temps de repos seront rappelés régulièrement au cours de l’année aux salariés. Il est de la responsabilité individuelle de chacun des salariés de s’astreindre à organiser son activité afin qu’elle s’inscrive dans des limites convenables. Les outils de contrôle et de suivi du temps de travail prévus par l’article 10 ci-dessous, permettront, en outre, de garantir l'effectivité :
Du respect par le salarié de ces durées minimales de repos,
D’une durée quotidienne et hebdomadaire raisonnable de travail,
Et d’un équilibre adapté entre vie professionnelle et vie privée.
Contrôle et suivi du temps et de la charge de travail des salariés Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée des salariés soumis à une convention de forfait en jours, la Direction de la Société met en place plusieurs outils de contrôle et de suivi du temps et de la charge de travail des salariés concernés.
Suivi individuel des jours travaillés et des temps de repos.
Le suivi individuel du temps de travail est assuré par le biais d’un document auto-déclaratif, qui permet de suivre :
Le nombre et la date des journées travaillées,
Le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours,
Le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.
Ce document doit être renseigné de façon mensuelle par le salarié et remis à son supérieur hiérarchique ou à l’office manager. Il appartient à chaque salarié de renseigner de façon précise et régulière son temps de travail par le biais de cet outil. Ce système permet ainsi d’assurer de façon fiable le suivi :
De la date et du nombre de jours travaillés,
De la date et du nombre de jours de repos et de CP pris,
De la date, du nombre et des différentes causes d’absences,
Du respect des temps de repos.
De l’attribution des tickets restaurant.
Entretiens individuels avec le supérieur hiérarchique
Les parties au présent accord rappellent que :
La charge de travail des salariés au forfait jours doit être raisonnable,
Leur travail doit faire autant que possible l’objet d’une bonne répartition dans le temps (et dans le cadre d’amplitudes non seulement légales mais raisonnables),
Et qu’il appartient au responsable hiérarchique de veiller à la charge de travail de ces salariés.
Pour assurer l’effectivité de ces principes, un entretien individuel spécifique sera organisé entre le salarié et son supérieur hiérarchique :
au moins deux fois par an
ainsi qu'en cas de difficulté inhabituelle révélée notamment par le suivi individuel des jours travaillés et des temps de repos visés ci-dessus.
Lors de ces entretiens, le salarié et son supérieur hiérarchique feront le bilan sur les modalités d'organisation du travail du salarié, la durée de ses trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude de ses journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle, etc. Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêteront ensemble, le cas échéant, les mesures de prévention et de règlement des difficultés identifiées à mettre en œuvre (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures seront consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels. Le salarié et le responsable hiérarchique examineront également, à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail. Lors de cet entretien, le salarié validera le décompte des journées effectivement travaillées et d’absences de la période considérée.
Possibilité à tout moment en cours de période de référence, de solliciter un entretien avec sa hiérarchie dans le cadre d’une alerte
Outre ces entretiens individuels, en cas de difficulté à organiser son emploi du temps dans le cadre de la convention de forfait annuelle en jours, ou à maitriser le volume du temps consacré à son activité professionnelle, ou en cas de difficulté liée à son isolement professionnel, le salarié concerné pourra solliciter un entretien avec son supérieur hiérarchique afin qu’une solution opérationnelle soit trouvée.
Le supérieur hiérarchique recevra le salarié dans les 8 jours suivant la réception de la demande, et formulera par écrit les mesures qui seront mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.
Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.
Par ailleurs, si le supérieur hiérarchique d’un salarié est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail aboutissent à des situations anormales, le supérieur hiérarchique pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié, dans les conditions décrites ci-dessus.
Droit à la déconnexion
La société XERYS INVEST a défini une charte relative à la bonne utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.
Le respect de cette charte fait partie des outils nécessaires pour assurer un temps et une charge de travail raisonnable des salariés sous convention de forfait en jours.
Cette charte est annexée au présent accord.
CHAPITRE II : DISPOSITIONS FINALES
Cessation des accords et usages existants ayant le même objet. Le présent accord se substitue en intégralité à toute pratique, usage, engagement unilatéral ou accord collectif ou atypique antérieur à sa date d’entrée en vigueur et ayant un objet identique. Durée et entrée en vigueur de l'accord. Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il s'appliquera à compter du 1er septembre 2023. Révision et dénonciation de l’accord Le présent accord constitue un ensemble de règles indivisibles et insusceptibles de dénonciation ou d'annulation partielle. Il pourra être révisé à tout moment, dans le respect des dispositions légales. Le présent accord pourra également être dénoncé à l'initiative de l’une ou l’autre des parties, dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois. Clause de rendez vous Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou réglementaires impactant significativement les termes du présent accord. Les parties conviennent de se réunir tous les ans (une fois par an) suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions. Publicité - dépôt Conformément aux dispositions réglementaires, et plus précisément l’article D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords, auprès de la DREETS. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris. Les parties sont convenues de faire apparaître la totalité des dispositions du présent accord dans le cadre de sa publication, notamment sur la base de données nationales des accords collectifs. Cet accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet et tenu à la disposition des salariés par l’office manager.
Fait à Paris, le 3 juillet 2023
En 6 exemplaires
_________________________
Pour la société XERYS INVEST
Monsieur …
____________________
Les salariés de la société XERYS INVEST
ANNEXE 1 : Procès-verbal du résultat du scrutin du 3 juillet 2023
ANNEXE 2 : Charte sur la déconnexion
Charte sur le droit à la déconnexion
Au sein de la société XERYS INVEST
L’usage des outils numériques est indispensable au bon fonctionnement de l’activité de XERYS INVEST : il est donc incontournable pour le travail de ses salariés. Or ce recours systématique aux outils numériques peut estomper la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle et, de ce fait, nuire à la qualité de vie des salariés en parasitant notamment leur temps de repos et de congé.
La Société a dès lors souhaité fixer, dans le cadre de la présente charte, les principes à respecter en vue d’une utilisation raisonnée des outils numériques permettant de préserver la santé de ses salariés et garantir la qualité de leurs vies professionnelle et personnelle.
La présente Charte a ainsi pour objet de :
Réaffirmer l’importance du bon usage professionnel des outils numériques et des communications professionnelles et la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle des salariés, et
Dans ce cadre, de définir les modalités d’une déconnexion de ces outils.
ARTICLE 1er – CHAMP D’APPLICATION
La présente Charte s’applique à l’ensemble des salariés de la Société utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.
ARTICLE 2 – DÉFINITION DU DROIT A LA DÉCONNEXION
Le « droit à la déconnexion » s’entend comme le droit – mais aussi le devoir – de tout salarié de ne pas se connecter en dehors de son temps de travail habituel et de moduler l’usage des outils numériques de manière proportionnée à son temps de travail habituel.
Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires.
Les outils numériques visés sont :
Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables ou les autres outils numériques physiques qui pourraient être mis en place.
Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joints à distance : messagerie électronique, logiciel, connexion WIFI et VPN, internet/intranet, réseaux sociaux, ou les autres outils numériques dématérialisés qui pourraient être mis en place.
Le temps de travail habituel correspond aux périodes durant lesquelles le salarié demeure à la disposition de la Société (horaires de travail ou jours travaillés pour les salariés cadres en forfait jours sur l’année). Ce temps comprend, le cas échéant, les éventuelles heures supplémentaires. En sont en revanche exclus les temps de pause, de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés, exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absence autorisés, pour quelque raison que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, pour garde d’enfants, etc.).
ARTICLE 3 – PORTÉE DU DROIT À LA DÉCONNEXION
Article 3.1 – Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif
Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit pour le salarié de n’être pas connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail habituel.
En dehors du temps de travail habituel, le salarié n’est pas tenu – sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service connue au préalable (travaux programmés, ...) – de répondre aux appels et différents messages (mails, sms, WhatsApp, etc.) qui pourraient lui être destinés.
De plus, en dehors de son temps de travail habituel – sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service connue au préalable (travaux programmés, ...) – le salarié veillera à ne pas utiliser les outils numériques professionnels mis à sa disposition, ni à se connecter aux réseaux professionnels (Webinar, WhatsApp, Teams, etc.) par quelque moyen que ce soit.
Il en va de même pour les cadres sous convention de forfait en jours qui, de par leur fonction et leur autonomie au travail, doivent également s’octroyer des interruptions de travail régulières et raisonnables dans le respect de la règlementation en vigueur afin de préserver un juste équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Ces salariés doivent notamment exercer leur droit à la déconnexion durant leur temps de repos quotidien et hebdomadaire.
Article 3.2 – Droit à la déconnexion pendant le temps de travail habituel
Le droit et le devoir de déconnexion invite également le salarié à utiliser sur son temps de travail habituel les outils numériques de manière proportionnée.
Les salariés sont ainsi invités à privilégier, lorsque cela est possible, les échanges physiques et oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.
Article 3.3 – Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion
Chaque salarié doit, en tout temps, veiller au respect du droit à la déconnexion des autres salariés de la Société et plus particulièrement des salariés qui lui sont rattachés hiérarchiquement.
Chaque salarié est invité à :
S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courrier électronique, un message ou joindre un collaborateur par téléphone, tout en préservant sa vie privée et celle des autres collaborateurs ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire ;
En cas d’absence, paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence. Il devra également être mentionné que les messages ne sont pas transférés automatiquement.
ARTICLE 4 – UTILISATION RAISONNÉE DES OUTILS NUMÉRIQUES
En tout temps et en toutes circonstances, une bonne utilisation des outils numériques est recommandée afin de limiter la surcharge informationnelle.
Article 4.1 – Régulation du flux de courriers électroniques
Les salariés sont encouragés à apporter une attention particulière :
À la pertinence des destinataires mis en copie des échanges des courriers électroniques,
À avoir une utilisation raisonnée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à »,
À la précision et la pertinence de l’objet du courrier électronique, cet objet devant permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courrier électronique,
À la clarté, la neutralité et la concision de leur courrier électronique,
Au respect des règles élémentaires de politesse et de courtoisie lors de l’envoi du courrier électronique,
À la pertinence et au volume des fichiers joints au courrier électronique,
À éviter l’envoi de courriers électroniques appelant une réponse quasi instantanée,
À correctement graduer l’importance du courrier électronique à l’aide des indicateurs « importance haute/faible » de la messagerie, afin que le destinataire puisse immédiatement identifier son degré de priorité.
Article 4.2 – Choix du canal de communication
L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à toutes autres formes de communication.
Les salariés sont donc encouragés à recourir prioritairement à un mode de communication verbal (appel téléphonique, réunion en visioconférence) afin de réduire, d’une part, le flux des courriers électroniques et, d’autre part, d’éviter l’émergence de situations d’isolement et la multiplication excessive de communication hors du temps de travail habituel.
ARTICLE 5 – PRÉVENTION DE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE
Les outils numériques offrent aujourd’hui des possibilités de communication permanente. Ces dernières peuvent engendrer des phénomènes de surcharges cognitives.
Article 5.1 – Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie
Répondre de manière instantanée au flux de la messagerie peut être source de stress et contre-productif. Il est donc recommandé de gérer les priorités, de se fixer des plages horaires pour répondre, de se déconnecter pour pouvoir traiter les sujets de fond, de ne pas utiliser son portable ou ordinateur en réunion, de ne pas procéder à des envois de courrier électronique hors des heures de bureau.
Article 5.2 – Prévenir le stress par l’optimisation des outils numériques
Les fonctionnalités permettant cette optimisation pourront être les suivantes :
La mise en place de signature conditionnelle
Lorsqu’un salarié envisagera l’envoi d’un courrier électronique sur la période horaire entre 21h00 et 7h00, le destinataire pourra lire dans la signature de l’expéditeur un message du type « ce message vous a été envoyé en dehors de vos horaires habituels de travail, sentez-vous libre, dans le cadre de l’exercice de votre droit à la déconnexion, de n’y apporter une réponse qu’à votre retour ».
La désactivation des pop-ups
Il est recommandé de désactiver les pop-ups signalant un courrier électronique entrant afin de limiter la surcharge cognitive et la tentation de céder à l’instantanéité de la messagerie.
La désactivation des courriers électroniques
Afin de garantir le droit à la déconnexion, la désactivation des courriers électroniques pendant les temps de repos est possible.
L’envoi différé de courrier électronique
Pour favoriser l’exercice de leur droit à la déconnexion, les salariés sont encouragés à privilégier la fonction « envoi différé / différer la livraison » des courriers électroniques aux heures de travail.
Le gestionnaire des absences
Il est rappelé que les salariés doivent utiliser le « gestionnaire d’absence au bureau » lors des congés ou déplacements professionnels et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence. Il devra également être mentionné que les messages ne sont pas transférés automatiquement.
Les messages sur WhatsApp ou autres messageries
Il est rappelé que les salariés peuvent éteindre leurs téléphones portables en dehors de leurs heures de travail et ainsi ne pas répondre aux messages reçus sur WhatsApp ou toutes autres messageries.
ARTICLE 6 – SENSIBILISATION
Chaque salarié qui rencontrerait des difficultés à bénéficier de son droit à la déconnexion durant ses congés et ses temps de repos (récupération, pause déjeuner, …) peut s’adresser à son supérieur hiérarchique.
ARTICLE 7 – MANAGERS DE TOUS LES SERVICES
Compte tenu de leurs fonctions, les managers doivent adopter, dans leurs discours et leurs pratiques managériales, une attitude conforme aux principes de la présente Charte.
Ils sont spécialement invités à ne pas solliciter les salariés en dehors de leur temps de travail habituel (repos, congés, etc.) et à prendre en compte les particularités de chacun. Sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service connues au préalable, le salarié n’est pas tenu d’apporter une réponse immédiate à une demande qui lui serait adressée en dehors de son temps de présence effectif.
Par ailleurs, les managers aborderont désormais tout au long de l’année, notamment à l’occasion des discussions de performances, la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué par les salariés placés sous leur responsabilité.
ARTICLE 9 – DUREE, REVISION, DENONCIATION
La présente Charte est mise en place pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1er juillet 2023.
Elle se substitue à toutes dispositions résultant de chartes, de décisions unilatérales, d’usages, d’accords atypiques ou de toute autre pratique en vigueur dans la Société et portant sur le même objet.
La présente Charte pourra à tout moment être modifiée ou dénoncée, à l’initiative de la Société, moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois.
