Accord d’entreprise instituant le vote électronique pour les élections professionnelles de 2026 au sein de la société XPO Distribution France
Accord d’entreprise instituant le vote électronique pour les élections professionnelles de 2026 au sein de la société XPO Distribution France
La Société XPO DISTRIBUTION FRANCE, SASU, dont le siège social est situé à Lyon 6 – 192 avenue Thiers, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro RCS 383 242 161, représentée par M. XXXXXX en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux effets des présentes,
ci-après dénommée la « Société »
D’UNE PART,
ET :
Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ci-dessous désignées :
UNSA représenté par M. XXXXXX, délégué syndical central
CGT représenté par M. XXXXXX, délégué syndical central,
FO
représenté par M. XXXXXX, délégué syndical central
CFDT représenté par M. XXXXXX, délégué syndical central,
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommées ensemble les « parties »
IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES :
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc241056994 \h 3 Article 1 – Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc241056995 \h 3 Article 2 – Modalités d’organisation du vote PAGEREF _Toc241056996 \h 3 2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats PAGEREF _Toc241056997 \h 4 2.2 Modalités des élections PAGEREF _Toc241056998 \h 4 2.3 Bulletins de vote PAGEREF _Toc241056999 \h 5 2.4 Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc241057000 \h 5 2.5 Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc241057001 \h 5 2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc241057002 \h 6 2.7 Délégué de liste PAGEREF _Toc241057003 \h 6 2.8 Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc241057004 \h 6 Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc241057005 \h 7
Préambule
Les parties signataires ont convenu de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de 2026, comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.
Article 1 – Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, Eklésio By Slib (ci-après dénommé « le prestataire »).
En application de la règlementation sur le vote électronique, le prestataire s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
En outre, le système assure la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers contenant les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers qui comportent les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (bureau de vote).
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, l’entreprise XPO Distribution France a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Article 2 – Modalités d’organisation du vote
Dans le cadre de l’organisation des élections des CSE prévues en octobre 2026, l’entreprise XPO Distribution France proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives lequel définit notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges par collège.
Les parties rappellent que ces modalités s’appliquent uniquement pour les scrutins organisés pour cette élection.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction.
2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007 mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, collège, site, (adresses postales ou mail seront rajouté uniquement sur le fichier électoral adressé au prestataire de vote électronique) ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, (la date de naissance sera communiquée uniquement sur les informations transmises au prestataire de vote électronique via la Déclaration Sociale Nominative) ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service du personnel, délégués syndicaux centraux au niveau national, et délégués de liste ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités du service du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique (pdf) afin de permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
2.2 Modalités des élections Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci, aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs voteront lors de l’ouverture du scrutin, au bureau de vote ouvert au sein de leur établissement.
Les salariés non présents dans l’entreprise (absence maladie, maternité, congés….) pourront voter de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les salariés « Conducteurs Zone Longue » pourront également voter en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections par leurs propres moyens (notamment téléphone portable, ordinateur personnel…).
Il en sera de même pour les salariés rattachés à l’établissement « Services Centraux » mais qui ne sont pas basés physiquement à Andrézieux par exemple responsables commerciaux, responsables des ventes, responsables grand-comptes, assistantes commerciales, coordinateurs clients, RRH, moniteurs…
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, deux tablettes en libre-service par site avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mise à la disposition des salariés électeurs dans chaque site par le prestataire. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Tout sera mis en place pour assurer la confidentialité du vote. La tablette ne doit pas sortir du bureau de vote.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail...). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
2.3 Bulletins de vote Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.
Les listes de candidats seront présentées toutes à l’écran par ordre alphabétique afin de ne pas privilégier une liste.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
La DRH transmet au prestataire de vote électronique en fichiers pdf les professions des fois recueillies, et au format Excel les listes de candidats transmises.
2.4 Déroulement des opérations de vote
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Cette note sera affichée au sein du bureau de vote.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote et/ou le Responsable des Ressources Humaines et/ou le service RH par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Un numéro unique joignable à tout moment de la période de vote sur le temps imparti des deux scrutins sera mis en place par le prestataire de vote électronique pour le renvoi des codes d’accès en cas de perte.
2.5 Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur non présent dans l’entreprise et/ou dans son établissement de vote tel que défini au point 2.2 (Modalités des élections) recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et/ou mail et/ou SMS un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe.
Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
Pour les électeurs votant dans l’entreprise, les moyens d’accès au serveur seront communiqués par le bureau de vote sous enveloppe scellée garantissant la confidentialité.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et son établissement.
2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.
L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués et les Délégués Syndicaux Centraux pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.
2.7 Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste. Le délégué de liste dispose d’un accès direct lui permettant de constater le suivi du scrutin.
2.8 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
Au terme des élections, l’ensemble des procès-verbaux sera communiqué aux délégués syndicaux centraux.
Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour le scrutin tel que défini à l’article I du présent accord.
Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
A ce dépôt, sera jointe une version de l’accord ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 et de l’article 2 du décret N° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, afin qu’elle soit versée dans la base de données nationale.
Un exemplaire papier de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
