La société AH&CO SAS au capital de 185.923 € ayant son siège social à Paris (75008) – 32 rue de Ponthieu, Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 831 033 501 00014
Représentée par XXX, Président, ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,
D’une part,
Et
Les salariés
D’autre part,
PREAMBULE
AH&CO est la holding regroupant la société Ailancy, cabinet de Conseil en Organisation et en Management, et la société Avanty, cabinet de Conseil qui regroupe une équipe de business analysts et une communauté d’experts indépendants dédiés aux métiers de la banque, assurance et institution financière.
Elle relève de la convention collective Syntec (IDCC1486).
Les salariés d’AH&CO sont exclusivement des cadres, plusieurs d’entre eux ont même le statut de cadre dirigeant. Cet accord concerne uniquement les salariés ne bénéficiant pas du statut de cadre dirigeant.
Les dispositions de la convention collective Syntec en matière d’aménagement du temps de travail ne répondent pas de façon adaptée à l’organisation du travail des salariés AH&Co dans ce contexte de travail avec la plupart des collaborateurs en mission chez des clients, ces conditions les rendant éligibles aux dispositions de l’article L3121-58 du Code du travail, alors même qu’ils ne rempliraient pas les autres conditions énoncées par la convention collective Syntec.
Il est ainsi apparu souhaitable de mettre en place une organisation du travail qui permette à la société de s’organiser de la façon la plus efficiente pour faire face aux exigences de son marché, particulièrement concurrentiel et d’apporter, aux dispositions existantes de la convention collective Syntec un certain nombre d’aménagements donnant à l’entreprise une plus grande agilité, tout en préservant, pour les salariés concernés, un équilibre entre la vie professionnelle, d'une part, et la vie personnelle, d'autre part, et en accordant aux personnels concernés par ces aménagements des contreparties en termes de rémunération ou de temps de repos.
CHAPITRE 1 - OBJET
Le présent accord est conclu afin de définir les modalités d’aménagement et d’organisation du temps de travail au sein de la société AH&CO, et de permettre une organisation du temps de travail en forfait annuel en jours, généralisée à l’ensemble des salariés et non seulement aux seuls salariés éligibles au regard de la convention collective Syntec.
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours.
Il vise entre autres :
à clarifier la durée du temps de travail et son organisation,
à donner une meilleure visibilité au management dans le domaine de la gestion du temps de travail,
à assurer un suivi de la durée du travail des salariés,
et à garantir le respect des droits des salariés à la santé et au repos notamment en précisant les modalités d’exercice de leur droit à la déconnexion.
Il se substitue à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans l'entreprise ayant le même objet.
CHAPITRE 2 - CHAMP D’APPLICATION
Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés (ci-après dénommés « Salariés »), de l’entreprise, quelle que soit leur date d’embauche et quel que soit le niveau de leur qualification au regard de la classification de la convention collective Syntec.
CHAPITRE 3 - AUTONOMIE
Compte tenu de la nature des responsabilités confiées dans le cadre des activités de la holding mais également d’Ailancy et d’Avanty, les Salariés exécutent leurs tâches avec un niveau élevé d’autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne peuvent à raison même de la nature de leurs tâches et de l’environnement dans lequel elles prennent place, suivre un horaire prédéfini.
Chaque salarié AH&CO pourra donc organiser son emploi du temps de façon autonome.
Toutefois, les parties signataires s’accordent sur le fait que cette autonomie ne doit pas porter atteinte à la bonne réalisation des tâches confiées qui supposent un niveau élevé de coopération avec l’ensemble des collaborateurs et en conséquence que l’organisation qui sera mise en place par le salarié respecte les nécessités comme les contraintes organisationnelles de la société.
Les parties signataires conviennent en conséquence qu’en contrepartie de l’autonomie dont pourront disposer les salariés, ceux-ci devront délivrer des éléments de prévisibilité de leur organisation et une information suffisante pour que la Direction d’AH&Co puisse raisonnablement être informée de leurs modalités d’intervention pour des périodes suffisamment étendues au regard des impératifs organisationnels de la société.
La comptabilisation du temps de travail de ces collaborateurs dans le respect des dispositions légales se fera en jours et demi-journées, avec un contrôle du temps de travail opéré mensuellement et/ou annuellement.
CHAPITRE 4 - CARACTERISTIQUES DES CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT JOURS
4.1 - CONDITIONS DE MISE EN PLACE ET FORMALISATION
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait intégrée dans les dispositions du contrat de travail (cf. annexe 1) La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés. La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer :
la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
le nombre de jours travaillés dans l'année ;
la rémunération correspondante.
Les salariés ayant signé antérieurement à la date de mise en application du présent accord une convention individuelle de forfait jours sont soumis de plein droit au présent accord. Leurs conventions de forfait jours sont en conséquence réputées signées en application du présent accord à compter de la date d’application de celui-ci.
4.2 – NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ET REFERENCE DU FORFAIT
Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 par an, la journée de solidarité incluse. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés.
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
4.2.1 Cas exceptionnels d’un travail dépassant le nombre de jours compris dans le forfait
Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos, à titre d’exemples :
dans le cas d’un salarié qui ne prendrait pas tous les congés et RTT auxquels a droit dans la période et se trouverait ainsi avec un stock de congés non consommés à l’issue de la période (ie. acquisition des droits à congés…).
dans le cas de journées travaillées le week-end exceptionnellement et compensée en rémunération
Pour prévenir ces situations et en limiter les effets indésirables, il est expressément convenu que :
la société rappellera au moins annuellement à l’ensemble de ses salariés la nécessité de prendre ses congés et respecter les règles de repos
il est attendu du salarié qu’il alerte officiellement la Direction par écrit (courrier électronique, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) la Direction, s’il considérait que l’empêchement de prendre ses congés et RTT provenait de la société et/ou de la situation de travail, et ce de façon anticipée d’au moins un trimestre par rapport à la fin de la période
dans un tel cas, un entretien ad’hoc serait organisé par la Direction avec le salarié pour chercher des solutions, et que la société proposera une organisation du travail adaptée et des jours de repos (qui seront proposés par écrit)
la société accordera un délai maximum de 3 mois pour (jusqu’à fin mars de l’année suivante) pour prendre les congés et RTT (stock de congés non pris à l’issue de la période)
le dépassement de jours travaillés ne saurait être compensé par une rémunération additionnelle du forfait en jours convenu et que ce dépassement est effectué sous la responsabilité du salarié et ne saurait être reproché à la société, sauf à dire que la société n’a pas respecté ces engagements (entretien, proposition de jours de repos par écrit)
4.2.2 Temps de repos
Tout salarié a droit à un repos quotidien d’au minimum 11 heures consécutives entre deux séquences de travail et à un repos hebdomadaire d’au minimum 35 heures consécutives.
4.2.3 Les salariés au forfait jours réduit (temps partiel)
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires. Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Le nombre de jours travaillés est déterminé en établissant appliquant le temps partiel au nombre de 218 jours travaillés par an pour un temps plein, la journée de solidarité incluse, soit par exemple 174,5 jours par an pour un salarié au 4/5e (218 * 4/5 = 174,5) Il bénéficie des mêmes droits reconnus aux salariés en forfait jours à temps complet.
4.2.4 Journée de solidarité
La date de la journée de solidarité prévue à l’article L. 3133-7 du Code du travail est fixée conventionnellement, pour l’ensemble du personnel de l’entreprise, le 1er jour ouvré d’octobre ou à défaut le 1er jour ouvré de décembre.
4.2.5 Durée du travail en cas d’entrée / sortie en cours d’année
Pour les salariés entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours travaillés est déterminé prorata temporis en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année (nombre de jours travaillés = 218 x nombre de semaines travaillées / 46). Ce nombre de jours est arrondi à l’entier inférieur. La rémunération annuelle convenue est proratisée d’autant pour l’année incomplète.
Le nombre de jours travaillés correspondant au forfait tient compte d’un droit à congés payés complet, soit 30 jours ouvrés par année complète d’activité. En conséquence, pour les salariés entrés ou sortis en cours d’année et/ou ne bénéficiant pas d’un droit à congé complet au titre de l’année civile considérée, le nombre de jours travaillés est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés non acquis et/ou non pris.
Il ne tient pas compte, en revanche, des jours d’ancienneté conventionnels éventuellement applicables au titre de l’article 23 de la convention collective.
Ces modalités conduisent à attribuer aux salariés présents sur la totalité de l’exercice, des jours de repos supplémentaires sur l’année, dits « JRTT », dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week end et de sorte que le nombre de jours travaillé est égal à 218 jours. En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le nombre de JRTT est proratisé à due proportion du temps de présence.
En cas d’absence sur la période de référence non assimilée à du temps de travail effectif et ne donnant pas lieu à maintien de la rémunération, il est procédé, sur la paie du mois de l’absence, à une retenue correspondant strictement au nombre de journées ou demi-journées d’absence.
4.2.6 - Les jours de RTT
L’ensemble des salariés bénéficie de JRTT dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week end et de sorte que le nombre de jours travaillés est égal à 218 jours par année civile complète d’activité à temps plein.
Les salariés à temps partiel acquièrent également des JRTT, au prorata temporis de leur durée contractuelle de travail, avec arrondi à la demi-journée supérieure. Les jours de RTT s’acquièrent tout au long de l’année, du 1er janvier au 31 décembre.
Les congés payés, les jours fériés et les jours de congés conventionnels n’affectent pas l’acquisition des RTT. Il en va de même des périodes d’absence légalement assimilées à du temps de travail effectif.
4.3 – MODALITES DE PRISE ET DE VALIDATION DES CONGES ET DES JRTT
Il ne sera accordé de dérogations aux règles décrites ci-après qu'à titre exceptionnel, pour des raisons spécifiques et sous réserve d'un accord écrit préalable de la Direction.
Les jours de repos (congés et/ou JRTT) pris à l’initiative de chaque salarié supposent l’accord préalable de la Direction. Ils peuvent être pris sous forme de journées entières ou de demi-journées.
Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise et dans la mesure du possible, les salariés déposent leur demande de congés et/ou JRTT au moins 15 jours à l’avance, et avant le 15 juin pour les congés d’été, étant rappelé qu’il est obligatoire de prendre au moins 3 semaines dans la période comprise entre le 14 juillet et le 31 août, avec deux semaines consécutives à prendre dans la 1ere quinzaine d’août. A défaut de demande de congés et/ou JRTT avant le 15 juin, des congés seront automatiquement fixés dans les 3 premières semaines d’août.
Dans la mesure du possible, les souhaits de prise des jours de repos émis par les salariés seront respectés, en tenant compte des variations d’activité à la hausse comme à la baisse qui devront guider les salariés dans la détermination du calendrier de prise des jours de congés et/ou RTT.
La Direction peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Les jours de congés et/ou JRTT non pris au 31 décembre de l’année N doivent être définitivement soldés au 31 mars de l’année N+1. Si, malgré des relances écrites de la Direction, ces jours de repos n’ont pas été posés avant cette date, ils seront définitivement perdus.
4.4 – RENONCIATION A DES JOURS DE REPOS
Les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours peuvent, s'ils le souhaitent et sous réserve d'un accord préalable écrit d’AH&CO, renoncer à une partie de leurs jours de repos, seulement en cas de travail le week-end exigé par les besoins d’une mission client et en contrepartie d'une rémunération majorée de :
1,5 jours payés pour 1 jour travaillé le samedi
2 jours payés pour 1 jour travaillé le dimanche
La renonciation à des jours de repos est formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait avant sa mise en œuvre. Cet avenant est valable pour l'année en cours et ne peut pas être reconduit de manière tacite.
4.5 - MODALITES DE DECOMPTE ET DE SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL
4.5.1. Rappel des principes applicables en matière de temps de travail
En application de l’article L. 3132-1 du Code du Travail, un salarié ne peut être occupé au travail plus de six jours consécutifs par semaine.
En application de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis au respect des durées légales maximales de travail quotidienne et hebdomadaire.
Ils bénéficient en revanche d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives (L. 3131-1 du Code du Travail) et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives (L. 3132-1 du Code du Travail).
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
4.5.2. Respect des temps de repos et garantie d’une charge de travail raisonnable
Afin de garantir une durée de travail raisonnable, il est rappelé que l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours doivent rester raisonnables, assurer une bonne répartition dans le temps du travail des intéressés et permettre aux salariés de concilier vie professionnelle et vie privée et familiale.
L’effectivité du respect de ces durées minimales de repos implique le droit des salariés à la déconnexion, tel que prévu dans le chapitre 3 relatif au droit à la déconnexion.
4.5.3. Évaluation et suivi de la charge de travail
Principes généraux
La Direction est tenue d’assurer le suivi régulier de l’organisation du travail, de la charge de travail et de l’amplitude des journées des salariés qui lui rapportent.
Ces derniers doivent par ailleurs veiller eux-mêmes au respect des dispositions relatives aux repos quotidien et hebdomadaire. Ils doivent veiller à tenir informé leur responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui pourraient accroître de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail.
Si un salarié bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jour constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il doit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Décompte des journées ou demi-journées de travail
Le décompte des journées ou demi-journées de travail fait l’objet d’un suivi régulier à travers l’établissement d’un « CRA » - document mensuel de notre outil VSA - tenu par chaque salarié et transmis automatiquement à la Direction en fin de mois récapitulant :
le nombre et la date des journées ou des demi-journées travaillées ;
le nombre, la date et la qualification des journées ou des demi-journées non travaillées (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, JRTT, maladie …).
Entretiens individuels
Le salarié en forfait en jours bénéficie d’un entretien semestriel, soit deux entretiens annuels, avec la Direction
Au cours de ces entretiens, sont évoquées :
la charge de travail du salarié ;
l'organisation du travail dans l'entreprise ;
l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle
et sa rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et la Direction arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien. Le salarié et la Direction examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail. Ces deux entretiens annuels ne remplacent pas l’entretien annuel d’évaluation. Le second entretien semestriel peut néanmoins se tenir concomitamment à l’entretien annuel d’évaluation, étant alors précisé que les deux trames d’entretiens feront l’objet d’un compte-rendu distinct.
Dispositif d’alerte
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail du salarié, ou liée à un isolement professionnel, celui-ci peut émettre, par écrit (courrier électronique, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception), une alerte auprès de la Direction, laquelle devra recevoir le collaborateur dans un délai maximum de 15 jours.
Par ailleurs, si la Direction constate d’elle-même que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail, aboutissent à des situations anormales, elle doit organiser un entretien avec le salarié concerné.
À l’issue de cet entretien, la Direction détermine les mesures à mettre en place afin de permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures font l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.
CHAPITRE 5 : DROIT A LA DECONNEXION
Il est rappelé que l’obligation de respecter les temps de repos quotidien et hebdomadaire minima et ininterrompus, respectivement de 11h et 35h, implique pour les collaborateurs, le droit de se déconnecter, en dehors de leur journée de travail, des outils et systèmes leur donnant accès aux ressources de la Société.
Le salarié en forfait en jours n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées. Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail. La convention individuelle de forfait en jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion et les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion. Une Charte de la déconnexion établit les normes et recommandations (cf. annexe 2)
CHAPITRE 6 : TELETRAVAIL
Une Charte du Télétravail établit les normes et recommandations en vigueur au sein de la Société. (cf. annexe 3)
CHAPITRE 7 : SUIVI DE L’EXECUTION DE L’ACCORD
Un suivi de cet accord sera réalisé annuellement à l’occasion des entretiens de fin d’année.
CHAPITRE 8 : DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter du 15 mai 2019.
Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, dans les conditions légales.
Le présent accord peut, par ailleurs, être dénoncé dans les conditions légales.
CHAPITRE 9 : DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est déposé en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent et en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de la Direccte.
Fait à Paris, le 25 novembre 2019
Pour la société Pour les salariés
ANNEXE 1 – FORMALISATION DES CONVENTION DE FORFAIT ET CONTRAT DE TRAVAIL
A1.1 - L’article « durée de travail et congés payés » intégré dans le contrat de travail existant
Les contrats de travail qui seront conclus à compter de l’accord comporteront l’article suivant :
« Conformément aux dispositions législatives applicables, la durée du travail du Salarié est calculée sur la base d’un forfait annuel de jours de travail. Le nombre de jours de travail pour une année complète est de 218 jours . Le Salarié aura droit chaque année à 6 semaines de congés payés et de jours de RTT dont le nombre varie chaque année, pour aboutir à un total de 218 jours travaillés. Il est expressément convenu que ce plafond de 218 jours s'entend après prise de droits à congés payés complets (soit 30 jours ouvrés par an), de jours de RTT, l'accomplissement de la Journée de Solidarité prévue à l'article L. 3133-7 du Code du, et les jours fériés. Il pourra être augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés et de RTT qu’il n’aura pas pris dans la période La rémunération mensuelle sera lissée sur l'année et indépendante du nombre de jours et d'heures de travail effectif accomplis au cours du mois. La Société se réserve toutefois la possibilité de modifier, dans le cadre de la négociation collective, les modalités d'organisation de la durée du travail en vigueur dans la Société, sans que cela constitue une modification du présent contrat. La période de prise de congés sera déterminée par accord entre la Société et le Salarié pour tenir compte des nécessités du service. La date de prise des congés payés ne saurait en aucun cas être un obstacle au bon fonctionnement de la Société. Il est expressément convenu qu’au moins 3 semaines de congés et/ou de RTT devront être pris par le Salarié entre le 14 juillet juillet et le 31 aout, avec deux semaines consécutives à prendre dans la 1ere quinzaine d’août. En ce qui concerne les journées travaillées correspondant à l’exécution de sa prestation de travail, il est rappelé au Salarié qu’il est tenu de respecter les règles relatives au repos quotidien et au repos hebdomadaire et les durées maximales de travail. Ainsi, le Salarié devra bénéficier d’un repos quotidien continu de 11 heures entre deux journées de travail et d’un repos hebdomadaire d’un minimum de 35 heures incluant une journée complète. »
Les contrats de travail existants ne sont pas modifiés mais deviennent soumis à l’accord d’entreprise sous réserve de sa ratification par le personnel d’AH&CO.
ANNEXE 2 – CHARTE DU DROIT A LA DÉCONNEXION D’AH&CO
Voté dans le cadre de la Loi travail, dans le nouvel article L2242-8 du Code du travail, le « droit à la déconnexion » est entré en vigueur le 1er janvier 2017.
Afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre vie professionnelle et vie privée, les entreprises concernées doivent mettre en place des « instruments de régulation de l’outil numérique ».
La loi n’exige pas d’éteindre son smartphone professionnel en rentrant chez soi ni pour l’entreprise de couper les serveurs à 18 heures. Ce ne serait pas adapté à une entreprise de conseil qui est au service de ses clients et qui travaille à l’international. Il n’existe pas de mode d’emploi tout fait. Il appartient à chaque entreprise de trouver des solutions sur mesure et de bon sens.
C’est dans ce cadre qu’AH&CO a souhaité élaborer une charte définissant les modalités de l’exercice de droit à la déconnexion.
En préambule, nous rappelons quelques principes essentiels qui ont guidé notre réflexion dans la rédaction de cette charte.
Pour définir le cadre permettant le droit à la déconnexion, nous avons pris en compte les exigences inhérentes à l’exercice de notre métier et notamment les situations exceptionnelles ou d’urgence auxquelles nos collaborateurs peuvent avoir à faire face chez nos clients ou prospects : « moments chauds », événements exceptionnels, etc.
L’exemplarité du management est un élément essentiel dans la mise en œuvre de ce droit. Ainsi, la Direction s’engage à être la première garante du respect de cette charte, et veillera au respect de ce droit à la déconnexion (hors situations exceptionnelles ou d’urgence).
A cet égard, nous rappelons que l’utilisation ou non de ce droit à la déconnexion ne peut en aucun cas être pris en compte dans l’évaluation individuelle.
Une responsabilité commune : il est aussi de la responsabilité de chaque salarié AH&CO de respecter au mieux cette nouvelle charte.
Parce que nous considérons que le droit à la déconnexion ne doit pas être l’objet d’un instant, nous serons vigilants à son accompagnement sur le long terme.
La charte est mise à disposition de tous les collaborateurs AH&CO.
La Direction
LA DROIT A LA DECONNEXION (MAIL, SMS ET TÉLÉPHONE) CHEZ AH&CO
AUCUN MAIL / SMS NE DOIT ÊTRE ENVOYÉ, AUCUN APPEL NE DOIT ÊTRE PASSÉ :
Avant 8 heures le matin et après 21 heures le soir,
Durant le week-end et les jours fériés.
L’ENVOI DIFFÉRÉ DES MAILS DOIT ÊTRE PRIVILÉGIÉ.
De sa seule initiative, un collaborateur peut décider de continuer à gérer ses mails le matin (avant 8 heures) ou le soir (après 20 h 30). En revanche, il doit programmer un « envoi différé » ou les enregistrer dans ses « brouillons » pour ne pas déranger ses collègues.
AUCUNE RÉPONSE N’EST ATTENDUE EN DEHORS DES HORAIRES DE TRAVAIL.
Le collaborateur est autorisé à ne pas répondre instantanément à un mail. Il a le droit de n’y répondre que durant ses horaires de travail, que la demande émane de l’interne ou des clients.
En cas de situations exceptionnelles et d’urgence –et seulement dans ce cas- les collaborateurs pourront être sollicités. Les SMS et les appels téléphoniques seront privilégiés pour les contacter.
SONT CONSIDÉRÉES COMME DES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET D’URGENCE :
Les événements exceptionnels liés à nos activités et missions : crises clients, événements clients ou toute autre situation considérée par le Management comme exceptionnelle ou urgente ; cela devra être justifié.
Les situations d’urgence à l’international nécessitant la prise en compte du décalage horaire.
Les événements exceptionnels exogènes : attentats, accidents, manifestations.
EN CAS D’ABSENCES COURTES OU PROLONGÉES (RTT, CONGÉS, MALADIE, …)
Le collaborateur a le droit à la déconnexion. Préalablement à son absence, il prendra le soin :
De faire la passation de ses dossiers.
Et d’activer un message automatique d’absence (mail et téléphone) dans lequel il précisera la durée de son absence ; dans ce message, il orientera aussi ses interlocuteurs vers d’autres collaborateurs (en précisant mail et téléphone).
Les mails peuvent être adressés aux salariés en congés. Ils pourront les consulter à leur retour. Ici encore,
en cas de situations exceptionnelles et d’urgence, les SMS et les appels téléphoniques seront privilégiés pour les contacter.
ANNEXE 3 – CHARTE DU TELETRAVAIL CHEZ AH&CO
Les évolutions technologiques en matière d’outils de communication à distance permettent aujourd’hui de proposer aux salariés de nouveaux modes de réalisation du travail, qui, tout en améliorant le fonctionnement du Cabinet, permettent de limiter l’impact environnemental des déplacements et offrent aux salariés volontaires la possibilité de concilier de manière différente vie professionnelle et vie privée. L’Article L1222-9, modifié par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, facilite son accès.
C’est dans ce cadre qu’AH&CO a souhaité élaborer une charte définissant les modalités et conditions du télétravail chez AH&CO.
La charte est mise à disposition de tous les collaborateurs AH&CO.
MODALITES DU TELETRAVAIL CHEZ AH&CO
Le télétravail est un mode de réalisation du travail qui permet à un collaborateur de réaliser, à son domicile, une partie de l’activité habituellement réalisée dans les locaux du Cabinet. Pour cela, deux accords préalables et systématiques doivent être obtenus entre les parties concernées, c’est-à-dire, le collaborateur et le cabinet.
Un premier pour ouvrir l’autorisation de recourir au télétravail (accord entre le collaborateur et la Direction)
Un second pour déclencher effectivement la prise de journée(s) en télétravail nécessitant l’accord de la Direction
La durée du télétravail est d’une demi-journée au minimum par prise de télétravail et de 1 journée au maximum par semaine, étant entendu que 2 journées ne peuvent être consécutives (pas deux jours ouvrés de suite). En tout état de cause, le maximum de journées télé-travaillées ne pourra pas dépasser 5 jours par mois.
LES PRINCIPES GENERAUX REGISSANT LE TELETRAVAIL CHEZ AH&CO
Le télétravail est pensé pour faciliter l’organisation interne, son efficacité repose sur cinq principes fondamentaux :
Le volontariat
Il nécessite un accord préalable
Le collaborateur a, au plus tard la veille, envoyé un mail à son manager ou son coach et obtenu l’accord d’être en télétravail
Un contrat de confiance entre AH&CO et ses collaborateurs
Le respect par tous des règles associées au dispositif (ie. le contenu de cette présente charte)
Le télétravail ainsi défini est ouvert à l’ensemble des collaborateurs en CDI et CDD, qu’il s’agisse de collaborateurs travaillant à temps plein ou temps partiel.
Les stagiaires ne sont pas concernés
Le télétravail ne peut s’appliquer que si ce dernier dispose d’un minimum de 6 mois d’ancienneté au cabinet, ce délai étant destiné à lui permettre d’avoir pris connaissance de l’entreprise
Le télétravail peut s’appliquer pour autant que la nature des tâches confiées au collaborateur soient compatibles avec une exécution en télétravail
Sont notamment définies comme non compatibles avec une exécution en télétravail les activités ci-après, exercées de façon principale et continue :
Les tâches pour lesquelles la sensibilité ou la confidentialité des données traitées ne permet pas d’envisager leur réalisation en dehors des locaux de l’entreprise
Le collaborateur n’est pas autonome pour réaliser les taches spécifiques attendues
Le télétravail perturbe la bonne marche de l’entreprise
Le collaborateur a des réunions ou interactions nécessitant une présence physique
D’autres cas de non compatibilité peuvent être identifiés
LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL – FACULTE A INTERVENIR EN TELETRAVAIL
Le recours au télétravail requiert un double volontariat, à la fois du collaborateur et d’AH&CO. Si un collaborateur demande à entrer dans le dispositif et exprime le désir d’opter pour un télétravail, AH&CO pourra, après examen, accepter ou refuser sa demande. Ce n’est qu’une fois l’autorisation validée par AH&CO que le collaborateur pourra alors faire une demande d’autorisation pour chaque prise de journée ou journée à effectuer en télétravail.
3.1- la demande du salarié pour être autorisé au télétravail
Le collaborateur souhaitant opter pour le télétravail en fera la demande par le biais d’un formulaire (*voir : « Formulaire de demande pour recourir au télétravail ») type qu’il transmettra, par mail,. Ce formulaire comporte :
Une identification générale : date, nom, prénom, adresse, N° de téléphone du domicile
Un descriptif de la partie du domicile dans laquelle le salarié installera son poste de travail. On entend par « domicile », le lieu d’habitation que le collaborateur déclare au moment de sa demande d’accession au dispositif et qu’il occupe légalement, et la remise d’une attestation de conformité des équipements requis et de l’espace de travail
L’engagement de respecter et se conformer aux règles décrites dans la présente charte de télétravail chez AH&CO
3.2- la demande du salarié pour activer sa/ses demi-journées en télétravail
A chaque demande ponctuelle, le collaborateur doit demander l’autorisation par mail au moins la veille, et recueillir obligatoirement l’accord préalable avant toute prise de journée en télétravail
Il remplira la ligne adéquate sur son CRA dans VSA pour récapituler les journées prises en télétravail
LES CONDITIONS A RESPECTER PAR AH&CO ET LE COLLABORATEUR :
4.1- Santé
Les obligations légales et conventionnelles en matière de santé au travail s’appliquent sans changement au personnel travaillant à domicile
Le télétravailleur reste également soumis au respect de l’ensemble des dispositions du règlement intérieur en vigueur au sein d’AH&CO
4.2- Confidentialité et sécurité
Le télétravailleur reste soumis au respect des règles du Cabinet relatives aux conditions d’utilisation et/ou de restriction à l’usage d’équipement ou outils informatiques ou de services de communication électronique mis à disposition, ainsi qu’à la protection des données et à leur confidentialité
Il incombera au collaborateur à veiller à la sécurité des données et à la confidentialité des informations échangées conformément aux règles en vigueur dans le règlement intérieur du cabinet
4.3- Equipement informatique
Le télétravail doit être réalisé impérativement sur l’ordinateur portable équipé aux standards du cabinet fourni par AH&CO. Il inclut notamment les logiciels de sécurité et de confidentialité informatique
Cet ordinateur est réservé à usage strictement professionnel, il est fourni et entretenu par le cabinet qui en conserve la propriété
Le collaborateur doit disposer et attester de la couverture réseau Haut Débit du domicile et l’accessibilité d’un Wifi suffisamment efficace
Le collaborateur devra attester du bon fonctionnement du VPN mis à disposition par AH&CO, permettant de se connecter au serveur de l’entreprise
4.4- Frais
Les frais de déplacement d’un collaborateur restent à sa charge sous réserve des dispositions habituelles sur la prime de transport
4.5- Couverture sociale et assurances
Le collaborateur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès, prévoyance que les autres salariés du cabinet
Si un accident devait survenir pendant une période de travail à domicile, le lien professionnel serait, sauf circonstances particulières, présumé. Cette présomption s’applique conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en accident du travail et des maladies professionnelles, étant rappelé que la reconnaissance d’un accident du travail relève des organismes de Sécurité Sociale et non de l’Employeur
Le collaborateur doit informer son manager ou son coach de tout accident ou de tout arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail au cabinet (48 heures)
Le collaborateur fournira, lors de l’autorisation au télétravail, une attestation d’assurance multirisques habitation garantissant le domicile, lieu du télétravail, contre l’incendie et les risques assimilés
Parallèlement, le collaborateur enverra à son assureur multirisques habitation, un courrier type en recommandé l’informant de la situation de télétravail au domicile de l’assuré. La réponse de l’assureur devra être communiquée dès réception à AH&CO
