PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE LA SOCIETE BAYER HEALTHCARE SAS
2023
Entre les soussignées :
La Société Bayer HealthCare SAS, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, mandaté pour conclure le présent protocole d’accord préélectoral,
d’une part,
Et
Les Organisations Syndicales Représentatives intéressées :
La CFDTreprésentée par;
La CFE-CGCreprésentée par;
La CFTCreprésentée par;
FO et FO CADRESreprésentée par;
UNSA représentée par .
d’autre part,
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u
Préambule PAGEREF _Toc147416328 \h 3
Article 1 : Cadre de mise en place des Comités Sociaux et Economiques PAGEREF _Toc147416329 \h 4
Art 7.1 : Electorat et éligibilité des salariés de la société Bayer HealthCare SAS PAGEREF _Toc147416338 \h 8
Art 7.2 : Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société Bayer HealthCare SAS par une entreprise extérieure PAGEREF _Toc147416339 \h 9
Art 7.3 : Listes électorales PAGEREF _Toc147416340 \h 9
Article 8 : Information du personnel – Dépôt des listes de candidats PAGEREF _Toc147416341 \h 10
Article 13 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes PAGEREF _Toc147416346 \h 16
Article 15 : Durée et publicité du protocole PAGEREF _Toc147416347 \h 18
ANNEXE 2- ACCORD GROUPE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc147416348 \h 21
Préambule
Conformément à la législation, la mise en place des Comités Sociaux et Economiques de la Société Bayer HealthCare SAS interviendra mi-novembre 2023. Aussi, la Direction a convoqué les Organisations Syndicales Représentatives intéressées par courrier du 21 juillet 2023 à une première réunion fixée le 29 août 2023, afin d’établir le protocole d’accord préélectoral. Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet notamment de définir le nombre et la composition des collèges électoraux ainsi que la répartition des sièges entre ces différents collèges pour l’élection des membres des Comités Sociaux et Economique de la Société Bayer HealthCare SAS. Il définit également les modalités d'organisation de ces élections. Les partenaires sociaux se sont réunis à plusieurs reprises en vue de la conclusion du présent protocole d’accord préélectoral.
Ces réunions se sont tenues :
Le 29 août 2023 ;
Les 6, 13 septembre et 27 septembre 2023.
Le 5 octobre 2023.
C’est dans ce cadre que les parties ont convenu de ce qui suit :
Article 1 : Cadre de mise en place des Comités Sociaux et Economiques
Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise sur la mise en place du CSE et CSEC en date du 5 septembre 2023, les partenaires sociaux conviennent que l’entreprise Bayer HealthCare SAS est composée, au sens des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement, des établissements distincts suivants :
Etablissement de Loos situé au Parc Eurasanté – 220 Avenue de la Recherche – 59 120 Loos, dont le numéro Siret est 706 580 149 00138.
Etablissement de La Garenne Colombes, situé 10 place de Belgique – BP 103 – 92 254 La Garenne Colombes Cedex, dont le numéro de Siret est 706 580 149 00203
Inclus le site de Saint Avé, situé rue Joseph Le Brix – 56 890 Saint Avé, dont le numéro Siret est 706 580 149 00104.
Etablissement de Gaillard, situé 33 rue de l’industrie – 74 240 Gaillard, dont le numéro de Siret est 706 580 149 00179.
Les prochaines élections professionnelles seront donc organisées au périmètre de chacun de ces établissements.
Article 2 : Champ d’application du protocole d’accord préélectoral
Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application les Comités Sociaux et Économiques de l’entreprise Bayer HealthCare SAS (Loos, La Garenne Colombes, Gaillard).
Article 3 : Collèges électoraux et répartition des sièges au sein de ces différents collèges
Art 3.1 : Nombre et composition des collèges électoraux
Selon les dispositions légales et conventionnelles, le personnel est réparti de la manière suivante :
1er collège : salariés classés dans les trois premiers groupes ;
2ème collège : salariés classés dans les groupes 4 et 5, sous réserve de l’application des dispositions prévues ci-après en cas d’existence d’un troisième collège ;
3ème collège : salariés classés dans les groupes 6 et suivants.
La convention collective nationale de l’industrie pharmaceutique dans sa version révisée applicable depuis le 1er juillet 2019, prévoit que dans les entreprises, quel que soit leur effectif, dont le nombre de salariés classés dans les groupes de classification 6 et suivants ou ayant la qualité de cadres, est au moins égal à 25 au moment de la constitution du CSE, ces catégories doivent constituer un 3ème collège.
Il est également rappelé que l’article L. 2314-12 du Code du travail prévoit qu’un accord peut modifier le nombre et la composition des collèges électoraux à
condition d’être signé par toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. L’accord conclu ne fait pas obstacle à la création du troisième collège dans les conditions prévues au dernier alinéa de l’article L. 2314-11 du Code du travail.
C’est dans ce contexte
qu’à l’unanimité des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les deux premiers collèges sont fusionnés pour les présentes élections de l’ensemble des Comités Sociaux et Économiques de l’entreprise Bayer HealthCare SAS (Loos, La Garenne Colombes, Gaillard).
L'effectif pris en compte pour la répartition des sièges entre les collèges électoraux est celui des établissements mentionnés à l’article 2 du présent protocole arrêté à la date du
1er octobre 2023, soit :
Etablissement de Loos :
Collège électoral
Effectif
Groupes 1 à 5
61,63
Groupes 6 et suivants
514,17
TOTAL
575,80
Etablissement de la Garenne Colombes :
Collège électoral
Effectif
Groupes 1 à 5
9,80
Groupes 6 et suivants
104,07
TOTAL
113,87
Etablissement de Gaillard :
Collège électoral
Effectif
Groupes 1 à 5
53,79
Groupes 6 et suivants
245,46
TOTAL
299,25
Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
les salariés de la Société Bayer HealthCare SAS, titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),
les intérimaires (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat),
les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
En revanche ne sont notamment pas pris en compte :
les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation, les stagiaires,
les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, les salariés temporaires et les salariés mis à disposition d’une entreprise extérieure,
lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.
Art 3.2 : Répartition des sièges entre les collèges électoraux
Il est rappelé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restants sur la base du plus fort reste.
En conséquence, les sièges seront ainsi répartis :
Etablissement de Loos :
Collège électoral
Nombre de sièges Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège
1 siège titulaire et 1 siège suppléant
Groupes 6 et suivants – 3ème collège
12 sièges titulaires et 12 sièges suppléants
TOTAL
13 sièges titulaires et 13 sièges suppléants
Etablissement de la Garenne Colombes :
Collège électoral
Nombre de sièges Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège
1 siège titulaire et 1 siège suppléant
Groupes 6 et suivants – 3ème collège
5 sièges titulaires et 5 sièges suppléants
TOTAL
6 sièges titulaires et 6 sièges suppléants
Etablissement de Gaillard :
Collège électoral
Nombre de sièges Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège
2 sièges titulaires et 2 sièges suppléants
Groupes 6 et suivants – 3ème collège
9 sièges titulaires et 9 sièges suppléants
TOTAL
11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants
Article 4 : Heures de délégation
Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise de mise en place du CSE et CSEC en date du 5 septembre 2023 et en application de l’article L.2314-7 du Code du travail, il a été décidé des heures de délégation suivantes : CSE Elu titulaire Elu suppléant Secrétaire Secrétaire Adjoint Trésorier Trésorier Adjoint Représentant Syndical
Loos
30h / mois 15h / mois Heures nécessaires 10h / mois additionnelles Heures nécessaires 10h / mois additionnelles 30h / mois
Gaillard
25h / mois 15h / mois 15h / mois additionnelles 8h / mois additionnelles 15h / mois additionnelles 8h / mois additionnelles 25h / mois
La Garenne Colombes
25h / mois 15h / mois 15h / mois additionnelles 8h / mois additionnelles 15h / mois additionnelles 8h / mois additionnelles 25h / mois
Article 5 : Vote électronique
En application de l’Accord Groupe relatif au vote électronique du 11 septembre 2023, les parties conviennent de recourir au Vote Electronique afin de faciliter la mise en œuvre des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques. La Société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions sécurisées de vote par internet qui a été choisie est VOXALY. Ce recours au vote sous forme électronique est exclusif : il ne se cumulera donc pas avec un vote papier. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’accord ci-annexé.
Article 6 : Dates, horaires et lieux des scrutins
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours. Le présent protocole vient préciser les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Le premier tour de scrutin est donc fixé à la période suivante :
Du jeudi 16 novembre 2023 à 10 heures, au mardi 21 novembre 2023 à 14 heures.
Le second tour éventuel est fixé à la période suivante :
Du jeudi 30 novembre 2023 à 10 heures, au mardi 5 décembre 2023 à 14 heures.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Par ailleurs,
lors de l’ouverture des scrutins, le représentant de chaque liste de candidats (dénommé scrutateur), les membres du bureau de vote et deux représentants de la Direction, seront conviés une demi-heure avant l’ouverture afin de permettre la validation de l’ouverture des scrutins.
Article 7 : Electorat – Eligibilité et listes électorales
Art 7.1 : Electorat et éligibilité des salariés de la société Bayer HealthCare SAS
Sont électeurs l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini à son article 2 et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (jeudi 16 novembre 2023) :
Être âgé de 16 ans révolus ;
Avoir acquis une ancienneté d’au moins trois mois dans l'entreprise ;
Avoir la capacité électorale ;
Travailler au sein de l’établissement (tel que défini à l’article 1 du présent protocole) ;
Enfin, il est précisé que les salariés en cessation concertée d’activité (CCA) et en congé de reclassement (CR) seront électeurs sur le site au sein duquel ils exerçaient leur dernière activité.
Sont éligibles les salariés de l’entreprise qui répondent aux conditions suivantes à la date du 1er tour des élections (jeudi 16 novembre 2023) :
Être électeur,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins un an dans l'entreprise,
Travailler au sein de l’établissement (tel que défini à l’article 1 du présent protocole),
Ne pas être l'employeur ni son conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant ou descendant, frère, sœur et allié au même degré,
Ne pas bénéficier d'une délégation écrite particulière d'autorité permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou de le représenter effectivement devant le CSE,
Appartenir au collège dont on sollicite les suffrages.
Ainsi, ne sont, notamment, pas éligibles : les membres du Comité de Direction Bayer France, les Responsables Ressources Humaines (HR//BP), les Présidents des Instances de représentations du personnel (CSE/CSEC) et les Directeurs d’Etablissements.
Art 7.2 : Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société Bayer HealthCare SAS par une entreprise extérieure
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections :
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote au sein de l’entreprise utilisatrice et non dans celle qui l’emploie,
Remplir les conditions d’électorat « classique » (avoir 16 ans révolus et avoir la capacité électorale).
Ne sont pas éligibles les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure.
Art 7.3 : Listes électorales
Une liste du personnel « électeur et éligible » sera établie par l’employeur sur chaque établissement et pour chaque collège et affichée sur les panneaux de la Direction
au plus tard le jeudi 19 octobre 2023 à 12 heures.
Ne figurent sur cette liste que les noms et prénoms de l’électeur, sa date de naissance (âge), son sexe, sa date d’entrée dans l’entreprise ou le groupe (ancienneté), son statut (sa qualité de salarié ou de mis à disposition), son collège, et, pour ceux remplissant les conditions d’éligibilité, la mention « E ». Outre l’affichage des listes des électeurs, dans le même temps, celles-ci seront transmises par mail aux organisations syndicales représentatives intéressées (à leur Délégué Syndical Central pour chacune ou à leur tête de liste en l’absence de Délégué Syndical Central). Les réclamations concernant ces listes devront être présentées auprès de la Direction des Affaires sociales,
au plus tard le mardi 24 octobre 2023 à 12 heures.
Si un second tour devait être organisé, cette liste ne devrait pas être changée entre les deux tours.
Article 8 : Information du personnel – Dépôt des listes de candidats
Les salariés seront informés par affichage sur les différents établissements et par le biais de l’intranet de l’entreprise, de l’organisation et du déroulement des élections professionnelles. Concernant les salariés en Cessation Concertée d’Activité (CCA) et en congé de reclassement (CR), ils seront informés directement sur leurs adresses mails personnelles, sous réserve que ceux-ci les aient communiquées. Ces communications seront effectuées le
jeudi 19 octobre 2023 pour le premier tour et le mercredi 22 novembre 2023 pour l’éventuel second tour.
Ce même affichage constitue, en outre, un appel à candidatures. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales intéressées et que les candidatures sont libres au second tour. Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au premier tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi de l’indication de son syndicat d’appartenance, ou à défaut, que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’application de l’article L.2232-12 du Code du travail. Il est rappelé que les listes de candidats ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Les listes de candidats incomplètes, c’est-à-dire, qui comprendraient moins de candidats que de sièges à pourvoir, sont en revanche admises. Il est précisé que les candidatures présentées par une organisation syndicale au premier tour de scrutin doivent être considérées comme maintenues, dès lors qu’un second tour est organisé, sans que cette organisation syndicale ait besoin de les renouveler. En cas de changement dans la composition des listes de candidats, les modifications doivent être portées à la connaissance de la
Direction des Affaires Sociales, dans les formes prévues ci-dessous pour le dépôt, et avant la date limite de dépôt des candidatures, telle que mentionnée ci-dessous.
Un(e) candidat(e), qui aura récemment changé de nom, pourra, lors du dépôt des candidatures, faire ajouter, après son nom actuel, le nom précédent sous lequel il/elle était connu(e). Les listes de candidats doivent être établies par Comité Social et Economique pour lequel les candidats se présentent, par collège électoral, et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, site d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale. En outre, les candidats devront apposer leur signature personnelle sur la liste sur laquelle ils se présentent ou sur un document annexe certifiant qu’ils se portent candidat, ceci afin de s’assurer de leur consentement. Enfin, il est précisé que les listes de candidats devront respecter les règles prévues par l’article L.2314-30 du Code du travail sur la représentation équilibrée des hommes et des femmes (cf. article 13).
Pour le premier tour
Les organisations syndicales mentionnées à l’article L.2314-29 du Code du travail, sont seules habilitées à présenter des candidats au premier tour. Elles communiqueront leur(s) liste(s) de candidats à partir du jour de l’affichage des listes électorales (soit le jeudi 19 octobre 2023 à 14 heures) et au plus tard le jeudi 26 octobre 2023 à 12 heures, sous format papier, remis en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception, auprès de la Direction des Affaires Sociales, qui devra les afficher le vendredi 27 octobre 2023 avant 12 heures.
En cas remise des candidatures par courrier électronique, la Direction des Affaires Sociales confirmera par retour de mail la bonne réception desdites candidatures.
Les réclamations concernant les candidats devront être présentées auprès de la Direction des Affaires sociales au plus tard le mardi 31 octobre 2023 à 16 heures.
En cas de second tour
Il est précisé que les listes déposées au premier tour restent valables. En cas de changement dans leur composition, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction des Affaires Sociales dans les mêmes formes que celles prévues pour le premier tour et avant la date limite telle que fixée ci-dessous. Ainsi, tout nouveau dépôt de candidatures devra s’effectuer au plus tard le
jeudi 23 novembre 2023 avant 12 heures selon les mêmes conditions qu’au premier tour.
Pour affichage le jeudi 23 novembre 2023 avant 16 heures.
Les réclamations concernant les candidats devront être présentées au plus tard le
vendredi 24 novembre 2023 avant 16 heures.
Enfin, il est précisé que toute liste de candidats déposée au-delà des délais mentionnés ci-dessus sera automatiquement rejetée. De plus, si, à la suite d'une réclamation, une liste de candidats était appelée à changer le nom de l'un ou plusieurs de ses candidats, et bien que les délais d'affichage ne puissent être respectés pour ce ou ces nouveau(x) candidat(s) désigné(s), ce motif ne pourrait en aucun cas être utilisé pour demander le recul de la date fixée pour les élections professionnelles, objet du présent protocole d’accord.
Article 9 : Propagande électorale
Les professions de foi :
Conformément aux dispositions relatives au vote électronique, les
professions de foi de chaque liste présentant les listes de candidats, seront intégrées sur la page du site internet sécurisé de Voxaly.
Pour ce faire, les professions de foi devront être transmises
à la Direction des Affaires Sociales à l’attention de Madame Maryline Chonier (maryline.chonier@bayer.com) :
sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 3 Mo maximum ; La recommandation étant néanmoins un fichier au format PDF de taille inférieure ou égale à 2 Mo.
Avant le jeudi 26 octobre 2023, 12 heures pour le 1er tour, et avant le jeudi 23 novembre 2023, 12 heures, pour l’éventuel second tour.
Par ailleurs, pour les salariés en Cessation Concertée d’Activité (CCA) et en Congé de reclassement (CR), les professions de foi transmises par les Organisations Syndicales au premier tour et par les Organisations Syndicales et candidats libres le cas échéant au deuxième tour, seront adressées par la Direction des Affaires Sociales sur les adresses mails personnelles des salariés concernés (pour ceux les ayant communiquées préalablement). Cet envoi sera effectué le jeudi 26 octobre 2023.
La propagande électorale :
Pour le 1er tour, la
propagande électorale pourra débuter à compter du jeudi 19 octobre 2023 à 14 heures, et se terminera en tout état de cause, au plus tard la veille de l’ouverture du scrutin à 19 heures (soit au plus tard le mercredi 15 novembre 2023 à 19 heures).
Au 2nd tour, l’ensemble des candidats disposent de moyens de propagande. Toutefois, leur propagande ne peut débuter avant la fin du 1er tour, et se terminera au plus tard
la veille de l’ouverture du scrutin à 19 heures (soit au plus tard le mercredi 4 décembre 2023 à 19 heures).
Par ailleurs, les parties conviennent de ce qui suit :
Les tracts électoraux :
Les candidats pourront remettre, à chaque tour des élections professionnelles, des
tracts électoraux, respectant le même type de formalisme que pour la profession de foi, et qui pourront être diffusés par les organisations syndicales, selon les règles applicables au sein de l’entreprise en matière de communication syndicale.
Les tracts électoraux en version papier seront distribués exclusivement en main propre au personnel des établissements, aux
heures d’entrée et de sortie, ainsi qu’à à l’heure du déjeuner (de 12 heures à 14 heures).
Dans tous les cas, la Direction des Affaires Sociales devra être destinatrice de ces communications de façon concomitante à leur envoi ou leur distribution.
Les informations diffusées devront avoir trait aux élections à venir : -sans aucun caractère diffamatoire ou injure et notamment à l’égard d’une autre liste ; -sans porter atteinte à la libre détermination des électeurs.
Les push mails :
La Direction autorise exceptionnellement d’allouer à chaque organisation syndicale la possibilité de
mails supplémentaires, en sus du quota de huit mails par an. Ces mails supplémentaires ne pourront porter que sur la thématique des élections et utilisés uniquement durant la période de propagande. Ces mails supplémentaires seront répartis de la manière suivante :
- Quatre mails par organisation syndicale présentant une liste au premier tour, au périmètre de l’établissement / par établissement (adressés par le Délégué Syndical Central ou le Délégué Syndical d’établissement ou le Représentant de Section Syndicale).
- Dans l’hypothèse d’un second tour,
un mail par organisation syndicale présentant une liste - ou par tête de liste en cas de candidatures libres - au périmètre de l’établissement / par établissement, sera autorisé.
Dans le respect des dispositions en vigueur, la Direction des Affaires Sociales (Jean-François Very) devra être destinataire, en copie, de ces communications de façon concomitante à leur envoi ou leur distribution.
Article 10 : Bulletins de vote
Il est rappelé que la société VOXALY assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Au sein de chaque liste, les membres de celles-ci sont libres de choisir l’ordre de présentation des candidats, sous réserve des règles de la représentation équilibrée des femmes et des hommes.
Article 11 : Bureau de vote
Des bureaux de vote seront constitués pour chacun des établissements définis à l’article 1 du présent protocole. Un bureau de vote centralisateur sera également mis en place. Il sera présent sur le site de Loos.
Ce bureau de vote centralisateur sera détenteur des clés de déchiffrement. Lors de la clôture, la saisie de ces clés permettra le déchiffrement des bulletins de vote suivi de la mise à disposition des résultats aux bureaux de vote de chaque établissement. En effet, conformément au système de vote électronique retenu, un seul et unique bureau de vote sera constitué pour chaque tour de scrutin pour l’ensemble des collèges électoraux, toutes élections confondues (titulaires et suppléants) pour chacun des établissements définis à l’article 1 du présent protocole. Le bureau de vote sera composé
d’un Président et de trois assesseurs pour le bureau de vote centralisateur, devant tous répondre aux conditions légales d’électorat.
Le bureau de vote sera composé
d’un Président et de deux assesseurs pour les autres bureaux de vote locaux, devant tous répondre aux conditions légales d’électorat.
Il est convenu que le
bureau de vote de Loos sera également le bureau de vote centralisateur, sans composition supplémentaire, soit un Président et trois assesseurs au total.
Les membres du bureau de vote centralisateur devront être présents sur le site de
Loos (salle Cassis/Citrus/Coriandre/Canelle) à l’heure d’ouverture du scrutin et ce, pendant une heure, ainsi que le dernier jour du scrutin de 9 heures à 14 heures, puis à l’occasion du dépouillement.
Pour la
composition des membres du Bureau de vote, il sera fait appel au volontariat par voie d’affichage qui aura lieu le jeudi 19 octobre 2023 avant 12 heures, en respectant les principes suivants :
- Interdiction de désigner comme membre du bureau de vote un salarié représentant de l’employeur ou du personnel. - Interdiction de désigner comme Président du bureau de vote un candidat aux élections professionnelles, objet du présent protocole. En l’absence de volontaires, il sera fait application des dispositions du code électoral. Ainsi, les salariés les plus âgés et les plus jeunes figurant sur les listes électorales seront désignés pour être membres du bureau de vote. En tout état de cause, les Présidents des bureaux de vote locaux et du bureau de vote centralisateur seront les électeurs les plus âgés parmi les volontaires/désignés relevant de chacun des trois établissements, au sens des comités sociaux et économiques d’établissement, susvisés. S’agissant des assesseurs, il est convenu que :
pour le bureau de vote centralisateur :
2 assesseurs seront les électeurs les plus âgés parmi les volontaires/désignés,
1 assesseur sera l’électeur le plus jeune parmi les volontaires/désignés.
pour les bureaux de vote locaux :
1 assesseur sera l’électeur le plus âgé parmi les volontaires/désignés,
1 assesseur sera l’électeur le plus jeune parmi les volontaires/désignés.
Les noms des membres du bureau de vote de chaque établissement devront être portés à la connaissance de la Direction des Affaires Sociales au plus tard
le jeudi 26 octobre 2023, avant 12 heures.
La liste des membres du bureau de vote sera affichée sur les panneaux de la Direction le vendredi 27 octobre 2023, avant 12 heures.
Deux représentants de la Direction et un représentant de chaque liste de scrutin pourront assister aux opérations électorales. A cet égard, il est convenu que les représentants de chaque liste devront être portés par écrit (courrier simple ou courriel)
à l’attention de Madame Maryline Chonier (maryline.chonier@bayer.com) au plus tard le jeudi 26 octobre 2023, avant 12 heures pour le 1er tour des élections, au plus tard le jeudi 23 novembre 2023, avant 12 heures, en cas de second tour éventuel.
Article 12 : Dépouillement
A l’issue du scrutin, les bureaux de vote locaux procéderont au dépouillement.
Pour rappel, le dépouillement ne sera possible que par
l’activation conjointe d’au moins deux des clés de déchiffrement qui doivent être éditées pour chaque membre du bureau de vote centralisateur.
Cette opération aura lieu sur le site de
Loos en salle Cassis/Citrus/Coriandre/Cannelle.
La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses assesseurs du bureau de vote centralisateur ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Le dépouillement se fera aux date et heures prévues pour la clôture du scrutin (
mardi 21 novembre 2023 à 14 heures pour le premier tour / mardi 5 décembre 2023 à 14 heures pour le second tour), telle que mentionnée à l’article 6 du présent protocole.
Le dépouillement sera fait dans les salles suivantes (salles de visioconférence), à savoir :
Pour l’établissement de Loos : salle Cassis/Citrus/Coriandre/Cannelle.
Pour l’établissement de La Garenne Colombes : salle Acanthe (le 21 novembre) et salle Cocotier (le 5 décembre).
Pour l’établissement de Gaillard : salle Céleste.
Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint. Il est attribué à chaque liste autant de sièges que la moyenne des voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Si aucun siège n’a été pourvu ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués à la plus forte moyenne. Le Président du bureau de vote local proclamera ensuite les résultats, et le procès-verbal dont il sera établi trois exemplaires qui seront signés par les membres du bureau de vote. Ce procès-verbal sera affiché au plus tard le lendemain du scrutin sur les panneaux de la Direction, puis sera transmis au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail et à toutes les organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole ainsi qu’à celles ayant présenté des listes de candidats. En cas de carence de résultat, le procès-verbal de carence sera également transmis à l’Inspection du travail. Lors du dépouillement, un représentant de la société VOXALY sera présent sur le Bureau de vote centralisateur.
Article 13 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l’article L. 2314-30 du Code du travail qui comportent plusieurs candidats seront composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.
A ce titre, les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Si le calcul n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il sera procédé à l’arrondi arithmétique suivant : (C. trav., art. L. 2314-30).
1° Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 2° Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieur à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.
Pour l’établissement de Loos :
Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante : - 1er et 2ème collèges réunis : 88,72 % femmes et 11,28 % hommes ; - 3ème collège : 69,46 % femmes et 30,54 % hommes. Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter : - 1er et 2ème collèges réunis :
1 femme et 0 homme ;
L’exigence de répartition équilibrée ne joue pas lorsqu’il y a un seul siège à pourvoir, il est donc possible de présenter indifféremment un homme ou une femme sur les listes de candidats du 1er et 2ème collèges réunis.
- 3ème collège :
8 femmes et 4 hommes.
Pour l’établissement de la Garenne Colombes :
Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante : - 1er et 2ème collèges réunis : 18,37 % femmes et 81,63% hommes ; - 3ème collège : 56,91 % femmes et 43,09 % hommes. Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :
- 1er et 2ème collèges réunis : 0 femme et 1 homme ;
L’exigence de répartition équilibrée ne joue pas lorsqu’il y a un seul siège à pourvoir, il est donc possible de présenter indifféremment un homme ou une femme sur les listes de candidats du 1er et 2ème collèges réunis.
- 3ème collège : 3 femmes et 2 hommes.
Pour l’établissement de Gaillard :
Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante : - 1er et 2ème collèges réunis : 75,23% femmes et 24,77% hommes ; - 3ème collège : 69,76 % femmes et 30,24 % hommes. Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter : - 1er et 2ème collèges réunis :
2 femmes et 0 homme ;
L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les hommes dans le 1er et 2ème collège réunis, les listes de candidats pourront comporter un candidat homme conformément à l'article L. 2314-30. Mais ce candidat ne peut être en première position sur la liste. - 3ème collège :
6 femmes et 3 hommes.
La Direction doit porter à la connaissance des salariés la proportion établie par voie d’accord ou par décision de la DREETS (en l’absence d’accord), et ce, par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information. Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Article 14 : Durée des mandats et limitation du nombre de mandats successifs
Conformément à l’accord collectif de mise en place du CSE, les représentants du personnel au CSE sont élus pour quatre ans.
Il est rappelé que l’article L.2314-33 du Code du travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au Comité Social et Economique.
Article 15 : Durée et publicité du protocole
Le présent protocole d'accord préélectoral est conclu pour les élections de 2023 des membres des Comités Sociaux et Économiques d’établissement de Bayer HealthCare SAS. Il entrera en vigueur le jour de sa signature et fera l’objet d’une publication sur les panneaux d’affichage de la Direction et sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’intranet de l’entreprise. Un exemplaire original du présent protocole sera communiqué à l’ensemble des parties à la négociation. Le présent protocole sera également transmis à l'inspecteur du travail compétent. Le document constituant ce protocole comporte 19 pages (hors annexes).
Fait à Loos, le 5 octobre 2023.
Pour la Société Bayer HealthCare SAS
, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, dûment accrédité aux fins de la présente :
Pour la
C.F.D.T.,:
Pour la
C.F.E.- C.G.C.,:
Pour la
C.F.T.C.,:
Pour
F.O. / F.O. CADRES,:
Pour
U.N.S.A,:
ANNEXE 1- CALENDRIER RECAPITULATIF DES OPERATIONS ELECTORALES
Actions
Dates
1er tour Affichage des listes électorales par la Direction des Ressources Humaines Jeudi 19 octobre 2023 avant 12h00 Affichage de l'appel des volontaires du bureau de vote
Jeudi 19 octobre 2023 avant 12h00 Date limite de contestation des listes électorales Mardi 24 octobre 2023 avant 12h00 Date limite pour la constitution des membres du bureau de vote Jeudi 26 octobre 2023 avant 12h00 Date limite des dépôts des listes de candidats pour le 1er tour Jeudi 26 octobre 2023 avant 12h00 Affichage des membres du bureau de vote Vendredi 27 octobre 2023 avant 12h00 Affichage des listes de candidats pour le 1er tour sur les panneaux de l'Entreprise Vendredi 27 octobre 2023 au plus tard à 12h00 Date limite de remise à la Direction des Affaires Sociales des professions de foi Jeudi 26 octobre 2023 avant 12h00 Date limite de contestation des listes de candidats Mardi 31 octobre 2023 au plus tard à 16h00 Date du 1er tour de scrutin Du jeudi 16 novembre 2023 à 10h00 au mardi 21 novembre 2023 à 14h00 Affichage des résultats du 1er tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le 2nd tour Mercredi 22 novembre 2023 avant 12h00
2nd tour
Date limite des dépôts des listes de candidats pour le 2nd tour Jeudi 23 novembre 2023 au plus tard à 12h00 Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'Entreprise Jeudi 23 novembre 2023 avant 16h00 Date limite de remise à la Direction des Affaires Sociales des professions de foi Jeudi 23 novembre 2023 avant 12h00 Date de limite de contestation des listes de candidats Vendredi 24 novembre 2023 avant 16h00 Date du 2nd tour de scrutin Du jeudi 30 novembre 2023 à 10h00 au mardi 5 décembre 2023 à 14h00 Affichage des résultats du 2nd tour Mercredi 6 décembre 2023 avant 12h00
ANNEXE 2- ACCORD GROUPE VOTE ELECTRONIQUE
Accord groupe sur le recours au vote électronique
pour les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements
- Le Groupe Bayer en France composé des Sociétés Bayer S.A.S, Bayer Healthcare S.A.S et Bayer Seeds S.A.S, représenté par son Directeur des Ressources Humaines Groupe, Monsieur laurent BESSE, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
D’une part,
Et
- Les Organisations Syndicales Représentatives au sein du Groupe Bayer en France représentées par leurs Coordonnateurs Syndicaux respectifs :
La CFDT, Monsieur Luc JUCHAT,
La CFE-CGC, Madame Nelly ENGINGER,
La CGT, Madame Marie-Hélène VALCARCE,
FO, Madame Valérie BOISROUX.
D’autre part,
IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Afin de faciliter la mise en œuvre des élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’Etablissements des sociétés Bayer S.A.S et Bayer Healthcare S.A.S. et du Comité Social et Economique (CSE) d’Entreprise de la société Bayer Seeds S.A.S, sociétés du Groupe Bayer en France, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives ont décidé d’organiser le scrutin par vote électronique exclusivement, conformément aux dispositions légales en vigueur.
C’est dans ce cadre que les Partenaires sociaux se sont rencontrés au cours d’une réunion de négociation qui s’est tenue le 7 juillet 2023 durant laquelle, il a été décidé de recourir aux services de la Société VOXALY, prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet et qui était déjà intervenue lors des précédentes élections, notamment les dernières en date sur l’année 2019.
Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.
Ainsi, les Organisations Syndicales Représentatives du Groupe Bayer en France ont consulté le cahier des charges (Annexe 1) et un exemple de conclusions d’un rapport de l’expert indépendant sur le système de vote électronique proposé par la Société VOXALY (Annexe 2).
Les garanties d’indépendance du prestataire VOXALY ont ainsi pu être connues et partagées par les Partenaires Sociaux.
Ainsi, il a été convenu ce qui suit.
Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales
Parallèlement au présent accord, un Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) lié aux élections professionnelles des membres des CSE de chacune des sociétés du Groupe Bayer en France sera négocié par entité légale. Celui-ci définissant, notamment, les périmètres des CSE d’Etablissement pour Bayer SAS, Bayer HealthCare SAS ou d’Entreprise pour Bayer Seeds SAS, la répartition des sièges entre les collèges électoraux, le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote.
Le présent accord sera annexé à chacun des PAP.
En outre, les parties conviennent que :
Si le vote électronique est retenu, il ne se cumulera donc pas avec un vote papier ;
Les membres désignés par les Organisations Syndicales Représentatives ainsi que les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation assurée par la société VOXALY relative au système de vote électronique retenu.
Article 1-1 : Modalités des élections
Listes électorales et fichier des électeurs
Aux fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines établit, à partir des listes électorales, un fichier des électeurs. Les listes électorales susmentionnées, établies par établissement pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS, et par entreprise pour Bayer Seeds SAS et par collège électoral, enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise ou le groupe (ancienneté), date de naissance (âge), statut (collèges/groupes niveaux), qualité de salarié ou de mis à disposition, et, pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention « E ». Elles sont affichées par l'employeur, d’une part, en version papier, sur les différents sites des sociétés concernés par les élections de leur établissement/entreprise et d’autre part, en version numérique, sur l’espace dédié aux élections professionnelles. Ensuite et après épuisement du délai de contestation des listes électorales, un fichier des électeurs sera établi pour transmission au prestataire de vote électronique. Celui-ci contiendra les informations suivantes : matricule, civilité, noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d'entrée dans l’entreprise ou le groupe, collège d'appartenance, établissement de rattachement, coordonnées (adresse postale et adresse mail connue de la Direction), clé du numéro de sécurité sociale. Le fichier des électeurs sera uniquement transmis à la société prestataire. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :
De s'identifier et de prendre part au vote ;
De compléter la liste d'émargement.
Les électeurs seront enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier, comme pour le second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le PAP de chacune des sociétés concernées, lequel prévoira les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours d’ouverture de scrutin, de n’importe quel terminal Internet (du lieu de leur choix : domicile, lieu de travail, etc. ; de l’appareil de leur choix : ordinateur professionnel, ordinateur personnel, Smartphone, Tablette, etc.), en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Selon les besoins, un ordinateur pourra être mis à disposition au sein d’un espace spécialement réservé pour les élections en fonction des dates et horaires définis dans le PAP entreprise pour chaque établissement/site concerné et qui en fera la demande.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Bureau de vote :
Conformément aux dispositions légales, un bureau de vote doit être constitué afin de contrôler l’organisation des opérations électorales.
Pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS:
Compte-tenu de l’existence d’établissements distincts au sein de ces deux entités, des bureaux de vote locaux seront mis en place dans chacun de ces établissements. Chaque bureau de vote local sera composé d’un
président et au minimum de deux assesseurs.
Il est précisé que le bureau de vote du siège social aura la qualité de bureau de vote centralisateur.
A ce titre, ce bureau de vote centralisateur sera composé d’un président et au minimum de trois assesseurs.
Pour Bayer Seeds SAS:
Le bureau de vote sera composé
d’un président et au minimum de deux assesseurs.
En outre, l’ensemble des membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation de la part du prestataire. Lors de cette séance de formation, des clés de déchiffrement seront générées pour les membres du bureau de vote centralisateur de Bayer SAS et de Bayer HealthCare SAS et pour les membres du bureau de vote de Bayer Seeds SAS. Cette opération sera publique, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls ces derniers en sont détenteurs.
Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins
2 des 3 ou des 4 clés de déchiffrement (en fonction des bureaux de vote) sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes
Ainsi, avec ces éléments, les bureaux de vote seront autonomes pour dépouiller les résultats de leur périmètre le jour des opérations de dépouillement au sein de chaque établissement/entreprise.
En complément, la société prestataire sera présente sur le bureau de vote centralisateur lors du dépouillement afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions des membres.
Cellule d’assistance technique
L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule sera composée d’un représentant du prestataire et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines chargé de l'organisation des élections au sein de l’entreprise.
Cette cellule devra, en présence des représentants des listes de candidats :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffres générées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à la fin des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Consultation du nombre de votants
Le taux de participation par établissement/entreprise sera accessible, en temps réel, pendant le scrutin, via un accès privilégié, réservé aux membres du bureau de vote, aux organisations syndicales et à la Direction des Ressources Humaines. De plus, une communication spécifique aux salariés, sur les écrans TV, par affichage papier et par push mail indiquera le taux de participation aux élections. En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Liste d’émargement
La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote. Conformément aux dispositions légales et jurisprudentielles, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote.
Dispositif de secours en cas de dysfonctionnement informatique
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote centralisateur, sur recommandation du bureau de vote local, aura compétence à la majorité de ses membres, après avis des représentants de la société mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension, voire de l'annulation des opérations de vote.
Article 1-2 : Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Article 1-3 : Liste des candidats
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Afin de renforcer la lisibilité des listes, le logo de l’organisation syndicale sera présent à l’écran.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Les professions de foi de chaque liste seront intégrées sur la page présentant ces listes (en fichier attaché). Pour ce faire, les professions de foi devront être transmises sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 2 Megaoctets.
Article 2 : Modalités de vote
Article 2-1 : Information et assistance aux électeurs
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote. Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures et le samedi de 9 heures à 12 heures, un centre d'appels permettant de les aider. En outre, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera adressée aux électeurs par voie postale (enveloppe neutre avec le logo Bayer), en même temps que les moyens d’authentification. Cette notice figurera également sur les panneaux d'affichage dédiés aux élections professionnelles au sein des différents établissements/sites du Groupe Bayer en France. Enfin, le matin du dernier jour de scrutin, la société prestataire adressera un courriel à l'ensemble des électeurs disposant d’une adresse mail connue de la Direction des Ressources Humaines afin de leur rappeler le fait qu'il s’agit du dernier jour d'ouverture du scrutin ainsi que l'heure de clôture de ce scrutin.
Article 2-2 : Modalités d’accès au serveur de vote et garanties entourant le vote de l’électeur
Chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier simple (enveloppe neutre avec le logo Bayer), un identifiant de vote généré de manière aléatoire par le prestataire. Le courrier d'envoi sera adressé au minimum 6 jours ouvrables avant l'ouverture du scrutin. L’authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote puis par la création d’un mot de passe. Un code sécurité est ensuite envoyé à l’électeur sur l’adresse email connue ou par sms au numéro indiqué par l’électeur. Une fois reçu, ce code doit être recopié par l’électeur pour finaliser la création de son mot de passe. La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes (deux votes organisés et distincts : CSE titulaires, CSE suppléants). Seules les listes de candidats correspondant à son collège électoral lui seront proposées. Son choix de vote apparaîtra ensuite clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation. La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé. La validation le rendra définitif et empêchera toute modification ultérieure. En outre, le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique », qui recense les votes exprimés. Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l’unicité du vote. Enfin, la transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.
Article 2-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Ainsi, le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système et travaillant pour le prestataire externe.
Article 3 : Résultats du vote
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe :
D’au moins trois clés de déchiffrement différentes des membres du bureau de vote centralisateur pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS et,
D’au moins deux clés de déchiffrement différentes des membres du bureau de vote de Bayer Seeds SAS.
La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Le Président et les assesseurs des
bureaux de vote précités génèreront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ».
Le double des clés de déchiffrement pourra être mis sous scellés et conservé par le(s) huissier(s) de justice, lorsqu’il(s) existe(nt). Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal, de format CERFA. Ainsi, la liste des résultats contiendra les informations suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège. Les attributions des sièges et la désignation des élus se feront conformément aux dispositions du PAP de chaque entreprise du Groupe Bayer en France. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 4 : Respect du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)
La solution VOXALY prend en compte les exigences du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD), lequel prévoit la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. La solution VOXALY fait régulièrement l’objet d’expertises durant lesquelles son système de vote électronique est certifié par un expert indépendant (Annexe 2). Elle sera de nouveau expertisée dans le cadre des prochaines élections intervenant aux bornes du Groupe Bayer en France objet du présent accord. En outre, il est rappelé que dans un délai maximum de trois mois, il sera procédé à la remise des données personnelles collectées auprès des sociétés du Groupe Bayer en France et à leur destruction totale. Enfin, en complément, le système de vote électronique a été analysé et approuvé par le Data Privacy Officer (DPO) interne afin de vérifier la fiabilité du système et la conformité au RGPD.
Article 5 : Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée de chaque PAP entreprise lié aux prochaines élections professionnelles de 2023 au sein des établissements des Sociétés composant le Groupe Bayer en France.
Il restera applicable aux nouvelles élections qui devraient être organisées en cas d’annulation de ces élections ou d’élections partielles à venir dans ce cycle électoral.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise et entrera en vigueur une fois les formalités légales de dépôt effectuées. Fait à Lyon, le 11 septembre 2023.
Pour le
Groupe Bayer en France, composé des Sociétés Bayer S.A.S, Bayer Healthcare S.A.S et Bayer Seeds S.A.S, représenté par son Directeur des Ressources Humaines groupe, Monsieur , dûment accrédité aux fins des présentes :
Pour la
CFDT
Pour la CGT
Pour la CFE-CGC :
Pour FO :
Annexe 1- Cahier des charges VOXALY
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles des sociétés Bayer SAS, Bayer HealthCare SAS et Bayer Seeds SAS composant le Groupe Bayer en France
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit au Groupe Bayer en France les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
2 – Exemple de conclusions d’un rapport d’expertise de la solution VOXALY
