Protocole d’accord relatif à l’accès et l’utilisation par les organisations syndicales
des technologies d’information et de communication
Protocole d’accord relatif à l’accès ET L’UTILISATION PAR LES organisations syndicales DES technologies d’information et de communication
Entre d’une part :
- la CAF de l’Hérault, représentée par son directeur
Et d’autre part :
- les organisations syndicales représentatives soussignées.
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de de l’article L 2142-6 du Code du travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole parties conviennent de déterminer les modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales légalement constituées et ayant formé une section syndicale au sein de la Caf de l’Hérault.
L’objectif est de favoriser le dialogue social et de permettre à chaque salarié de l’organisme de pouvoir avoir accès à l’information syndicale de son choix, tout en conservant la confidentialité des échanges et le secret de l’appartenance syndicale.
En toute circonstance, l’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales doit s’opérer dans le respect des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme, ainsi que dans le cadre des règles ci-après précisées.
Article 1 : L’accès à l’intranet par les organisations syndicales
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de l’Hérault dispose d’un accès à l’Intranet institutionnel ainsi qu’aux outils bureautiques classiques mis à disposition de tout salarié. La connexion informatique à ces outils pourra se faire depuis le matériel du local commun mis à disposition des organisations syndicales sur les sites de Celleneuve ou De Gaulle ou sur le matériel professionnel mis à disposition de chacun des représentants syndicaux.
Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Tout salarié peut également s’opposer à être destinataire des notifications émanant des organisations syndicales. Pour ce faire, il fera un mail à M. le Responsable du secteur informatique lui précisant qu’il ne souhaite pas recevoir lesdites notifications.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3. Le contenu du site syndical
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 2-4. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.
Les mises à jour du site sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation. La Direction de la Caf de l’Hérault sera informée simultanément de toute publication.
Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme habilitées à opérer la mise à jour du module et à publier les communications.
Chaque personne désignée recevra alors une habilitation pour accéder à l’espace syndical en fonction de son profil (lecteur ou gestionnaire).
Le portail donnant accès à chaque module syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme.
Lors de chaque publication, chaque salarié reçoit un message automatique dans sa boîte personnelle avec un lien lui donnant le choix de consulter ou non l’information donnée.
La publication des informations ne peut être réalisée que pendant les plages variables de l’organisme, fixées par le règlement d’horaire variable.
Chaque organisation syndicale est libre de notifier ou non l’information publiée.
Article 3 : L’Utilisation d’une messagerie électronique propre à chaque organisation syndicale
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale à la Caf de l’Hérault bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant l’acronyme de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme.
Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme gestionnaires de la Boîte partagée Outlook.
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel uniquement.
Chaque salarié a la possibilité de laisser un message à chaque organisation syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Article 4 : Le matériel informatique mis à disposition des organisations syndicales
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale en son sein, dans le local qui lui est affecté, (sur le site de Celleneuve et sur le site de De Gaulle) :
Un ordinateur aux normes de l’organisme équipé d’une connexion au réseau de la Caf
Les impressions sont à réaliser sur les copieurs collectifs mis à disposition du personnel de la Caf
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord expresse donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Une ressource partagée est mise à disposition afin de permettre l’enregistrement des fichiers bureautiques propres à chaque organisation syndicale.
Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme devant avoir accès à cette ressource partagée.
Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages correspond à la limite autorisée par le système, au même titre que sur la messagerie institutionnelle, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.
Article 6 : Les règles de maintenance
La maintenance du matériel mis à disposition sera réalisée par le service informatique. A cet effet, les gestionnaires désignés par les organisations syndicales seront habilités à créer des demandes d’intervention auprès du service informatique de l’organisme via GACI.
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).
Suite à demande d’intervention, le service informatique sera autorisé à accéder au matériel mis à disposition sans présence particulière d’un membre d’une organisation syndicale.
Article 7 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, la Caf de l’Hérault adresse une lettre à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 8 : Durée et entrée en vigueur du protocole d'accord
Comme prévu par l’article L. 123-2-1 du Code de la Sécurité sociale, les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la Caf de l’Hérault, sous réserve de l’obtention de l’agrément délivré par les autorités de tutelle. Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée de 4 ans à compter de sa date d’agrément. A l’issue de cette période, il sera de nouveau soumis à la négociation. Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales. Conformément à l'article L 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du Protocole d’accord :
une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes de cet accord jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord a été conclu ;
une ou plusieurs organisations syndicales représentatives à l'issue de cette période.
Article 9 : Notification, dépôt et publicité du protocole d’accord
Une copie du présent accord signé sera remise à chaque organisation syndicale représentative signataire. Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du Protocole d’accord sera déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier. Conformément au Décret n° 2018-362 en date du 18 mai 2018, ce Protocole d’accord sera mis en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Ces formalités de publicité et de dépôt seront réalisées par l’employeur.
