Accord d'entreprise CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE
Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour l'élection des représentants du personnel au CSE
Début : 14/12/2024
Fin : 28/03/2025
29 accords de la société CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE
Le 22/10/2024
accord d’entreprise
relatif à la mise en place du vote électronique
pour l’élection des représentants du personnel
au Comité Social et Economique
ENTRE, D'UNE PART,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Gironde, dont le siège social est situé place de l’Europe 33085 Bordeaux, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro SIRET 781 847 421 000 18, représentée par son directeur en exercice, Monsieur ,
ET, D'AUTRE PART,
Les organisations syndicales soussignées représentatives au sein de la Caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde,
La CFDT, représentée par Monsieur et Madame ,
La CFTC, représentée par Monsieur et Madame ,
La CGT, représentée par Mesdames et ,
Et l’UNSA représentée par Mesdames et ,
CONVIENNENT,
d’organiser, par vote électronique, l’élection des représentants du personnel au Comité social et économique (CSE) de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Gironde, selon les modalités ci-après.
Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.
SOMMAIRE
Titre 1 – Cadre de mise en place 3
Article 1 – Vote exclusivement par internet 3
Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur 3
Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information 4
Article 4 – Système de vote et stockage des données 4
Article 5 – Accès aux fichiers 4
Article 6 – Dispositif de secours 4
Article 7 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL 5
Titre 3 – Travaux préparatoires 5
Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs 5
Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi 6
Article 11 – Cellule d’assistance technique 6
Titre 4 – Déroulement des opérations de vote 8
Article 13 – Modalités d’organisation – Protocole préélectoral 8
Article 14 – Accès au système de vote 8
Article 15 – Expression du vote 8
Article 16 – Mode de scrutin 9
Article 17 – Contrôle des opérations de vote 9
Article 18 – Dépouillement et décompte des voix 9
Article 19 – Proclamation des résultats 10
Titre 6 – Dispositions diverses 11
Article 22 – Entrée en vigueur, durée de l’accord 11
Article 23 – Notification, dépôt et publicité 11
Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des représentants du personnel au CSE de l’entreprise, conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Considérant :
la souplesse de vote ainsi offerte aux salariés, de nature à favoriser leur participation et d’augmenter la sécurisation des élections,
la répartition des électeurs sur tout le territoire de la Gironde et la complexité organisationnelle en découlant,
la démarche de développement durable dans laquelle s’inscrit résolument l’organisme et conformément à la loi « Climat et Résilience » n° 2021-1104 du 22 août 2021,
la solution retenue est celle d’un vote dématérialisé par internet.
Titre 1 – Cadre de mise en place
Article 1 – Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un système de vote électronique exclusivement par internet pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de 2025.
Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur
L’adhésion de la Caisse primaire d’Assurance maladie de la Gironde à l’accord-cadre n° 22/AC/09 lot 1 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique est obligatoire.
Suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics, le prestataire retenu est la société LEGAVOTE.
Un marché subséquent a été signé par la CPAM de la Gironde pour la mise en place du vote électronique.
Article 3 – Droit électoral
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information
Article 4 – Système de vote et stockage des données
Le prestataire assure la programmation des accès.
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (art. R.2314-6 du Code du travail).
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (art. R.2314-7, alinéa 2 du Code du travail).
Le système est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (art. R.2314-8 du Code du travail).
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
L’identifiant (login) de l’électeur est généré par la société LEGAVOTE de manière aléatoire mais non accessible par ce dernier. Ce code est anonyme et sera unique pour toute l’élection.
Le prestataire assure la conservation des données et leur archivage dans un coffre – fort électronique chez un huissier, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées (art. R.2314-17 du Code du travail).
La société LEGAVOTE s’engage à remettre à la CPAM de la Gironde l’ensemble des fichiers et d’effacer des supports informatiques les données relatives à l’élection une fois le délai de recours expiré.
Article 5 – Accès aux fichiers
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (art. R.2314-7, alinéa 1 du Code du travail).
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les clés de chiffrement seront envoyées par LEGAVOTE aux membres du bureau de vote, et connus seulement de ces derniers.
Article 6 – Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.
Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties que le système principal avec une qualité de service identique.
Article 7 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) préalablement à leur mise en œuvre.
La solution de vote en ligne LEGAVOTE a été développée pour répondre au plus haut niveau de sécurité applicable (niveau 3), conformément aux délibérations n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
En outre, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante, diligentée par la CNAM, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Ce système a également subi des tests d’intrusions afin de déceler d’éventuelles failles de vulnérabilités.
Le rapport de l’expert rédigé le 13.06.2023 sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
L’organisme effectue les formalités déclaratives attachées aux fichiers transmis (art. R. 2314-11 du Code du travail).
Titre 3 – Travaux préparatoires
En sus des dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :
Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs
L’employeur fournit au prestataire les éléments d’authentification des électeurs, constitués des données suivantes : collège, civilité, nom et prénom, date de naissance, date d’entrée dans l’organisme, adresse mail professionnelle, adresse postale, 4 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale sans la clé.
Le fichier « Electeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.
L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire.
Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi
Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par la société LEGAVOTE, seront adressées au service des Ressources Humaines dans les délais impartis, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Selon les modalités définies par le prestataire, ce dernier assurera la mise en ligne des candidatures et des professions de foi.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Article 10 – Bureau de vote
Il est constitué un bureau de vote, au siège de l’organisme.
Le bureau de vote comprend un président.
L’acte de candidature est incompatible avec la fonction de président.
Chaque liste de candidats peut être représentée, au sein de ce bureau, par un à trois délégué(s) ayant la qualité d’électeur.
Parmi ces délégués, deux sont porteurs, également, de clés de chiffrement distinctes.
Ces deux délégués sont expressément désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du travail.
A défaut d’accord, le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste sont désignés de fait comme porteurs de clés.
Au moins 3 clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement sera effectué par la combinaison d’au moins 2 clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote et celle d’au moins un assesseur.
L’employeur communique au prestataire l’identité des membres du bureau de vote, pour paramétrage des comptes utilisateurs.
Article 11 – Cellule d’assistance technique
Le prestataire mettra à disposition des salariés une hotline téléphonique disponible 24 h / 24 et 7 j /7.
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote (art. R.2314-10 du Code du travail). Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire (art. R.2314-10 du Code du travail).
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
Article 12 – Codes d’accès
Chaque électeur recevra 10 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Une notice de vote lui sera également adressée.
Cet identifiant sera envoyé :
par courrier postal au domicile de tous les salariés (présents et absents),
par courriel sur les adresses professionnelles pour les salariés présents.
Il sera valable également pour le second tour éventuel.
A l’aide de son identifiant, le salarié se connectera à la plateforme de vote et répondra à une information personnelle à caractère non trivial (elle n’est pas publique) sur les 4 derniers chiffres de son numéro de Sécurité sociale, sans la clé.
NB : l’information non triviale est chiffrée lors de l’import des données, de sorte que l’équipe LEGAVOTE ne puisse pas en avoir connaissance.
L’électeur recevra ensuite un mot de passe (code à usage unique) par SMS s’il a renseigné un téléphone portable, ou par serveur vocal s’il a renseigné un téléphone fixe. Chaque salarié ne peut renseigner qu’un seul numéro de téléphone.
L’électeur pourra alors voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou de non-réception, l’électeur peut entrer en contact avec le prestataire LEGAVOTE afin de permettre le réassort de ses codes.
Le salarié pourra également faire une demande de modification de ses coordonnées (si elles sont erronées) grâce à un formulaire disponible depuis l’interface de connexion.
Ce module de récupération en ligne est un complément à la hotline téléphonique disponible 24 h / 24 et 7 j /7.
Titre 4 – Déroulement des opérations de vote
Article 13 – Modalités d’organisation – Protocole préélectoral
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle sera convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi, LEGAVOTE, pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 14 – Accès au système de vote
Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs peuvent voter à tout moment de façon confidentielle, 24h/24, par tout moyen doté d’une connexion internet (ordinateur, tablette, téléphone portable…), sur leur lieu de travail ou à distance.
Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail.
Dans la mesure des possibilités existantes, un PMF avec softphone, isolé du collectif de travail, est dédié aux opérations de vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Article 15 – Expression du vote
Une fois que l’électeur s’est connecté au système de vote, il accède alors aux listes de candidats et aux professions de foi.
Il peut alors exprimer son vote tant pour les titulaires que pour les suppléants de son collège de rattachement.
L’enregistrement du vote fait l’objet d’un récépissé téléchargeable par le salarié.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier Contenu de l’urne électronique.
Le fichier Contenu de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique.
Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.
Article 16 – Mode de scrutin
Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants de la délégation du personnel au CSE, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.
Le scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Il est procédé, dans un délai de quinze jours, à un second tour de scrutin :
si, au premier tour de scrutin, le quorum n’est pas atteint (le nombre de votants étant inférieur à la moitié des électeurs inscrits),
ou si des sièges restent à pourvoir après le premier tour (du fait de la carence des listes de candidatures, ou de listes incomplètes).
Article 17 – Contrôle des opérations de vote
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.
Les membres du bureau de vote disposent d’un accès spécifique leur permettant de superviser les opérations électorales.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information, sauvegarde ou suspension, sur la base des informations exhaustives communiquées par le prestataire.
Les taux de participation sont accessibles aux membres du bureau de vote, via leurs comptes utilisateurs respectifs, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Article 18 – Dépouillement et décompte des voix
Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin (art. R.2314-16, alinéa 2 du Code du travail).
Seule la participation est consultable par les personnes habilitées (taux de participation tout au long du scrutin et après descellement / dépouillement).
Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (art. R.2314-8 du Code du travail). Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
A l’issue du descellement et du dépouillement, LEGAVOTE fournira, sous forme de format PDF, la liste d’émargement contenant les informations suivantes :
nom de l’élection,
nom du collège,
prénom et nom de l’électeur,
le canal de vote,
le numéro unique d’accusé de vote,
l’horodatage du vote.
Le dépouillement est public. Les mêmes acteurs du scellement saisissent à nouveau leurs clés privées.
Les données de l’élection sont alors déchiffrées, les résultats deviennent lisibles et accessibles immédiatement.
Un dépôt au coffre-fort électronique a lieu à ce stade avec les données de l’élection (liste électorale, candidats, empreinte, liste d’émargement) par un archivage à valeur probante et une prise d’empreinte.
Article 19 – Proclamation des résultats
Pour chaque collège, pour l’élection des titulaires d’une part, et des suppléants d’autre part, les résultats mentionnent les éléments suivants : intitulés de listes, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus.
Les membres du bureau de vote proclament les résultats, signent les procès-verbaux correspondants, et en reçoivent chacun un exemplaire.
L’employeur affiche les résultats, sans délai, au sein du bureau de vote, et les publie sur le site intranet de l’organisme.
Titre 5 – Accompagnement
Article 20 – Formation
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique par le prestataire (art.R.2314-12, alinéa 2 du Code du travail).
Article 21 – Communication
L’employeur accompagne le personnel dans sa bonne appropriation du dispositif de vote.
Dans ce cadre, chaque salarié dispose d’une information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, consultable sur le site intranet de l’organisme et par tous autres moyens de diffusion par l’employeur (art. R.2314-12, alinéa 1 du Code du travail).
Cet outil de communication se voit complété d’informations diffusées par messagerie électronique, ou auprès de l’encadrement qui relaiera utilement celles-ci.
Le prestataire accompagne l’employeur dans la communication mise en œuvre auprès du personnel.
Il met à disposition des salariés une ligne téléphonique dédiée, pour toute la durée du scrutin.
Il adresse à chaque électeur, sur sa messagerie professionnelle et selon un contenu défini avec l’employeur, un courriel d’alerte signalant l’imminence de l’ouverture du scrutin ainsi que des relances durant le scrutin.
Pendant toute la durée du scrutin, l’employeur adressera chaque jour des courriels de rappel aux salariés et une information quotidienne sera diffusée sur la page d’accueil de l’intranet.
Titre 6 – Dispositions diverses
Article 22 – Entrée en vigueur, durée de l’accord
Cet accord, qui ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur, entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’état.
Il est applicable uniquement pour le scrutin constituant son objet.
L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.
Article 23 – Notification, dépôt et publicité
Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du Code du travail.
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et diffusé aux salariés de la Caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde au moyen d’une mise à disposition dans l’intranet de l’organisme.
Fait à Bordeaux, le 22 octobre 2024
Le Directeur, Les Organisations Syndicales Représentatives
La C.G.T
La C.F.D.T.
La C.F.T.C.
L’U.N.S.A.
Mise à jour : 2025-01-31
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
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