PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
PREAMBULE
La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE ci-après) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à la disposition du Comité social et économique (CSE ci-après). Cette dernière permet l’échange et la communication de documents essentiels aux représentants du personnel. Les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité. Le Code du travail octroie la possibilité de conclure un accord d’entreprise relatif à la BDESE en son article L. 2312-21. Ce dernier permet de définir dans un premier temps l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE. Dans un second temps, il permet de définir les modalités de fonctionnement de la BDESE, comprenant notamment les droits d’accès, son support ainsi que ses modalités de consultation et d’utilisation. Ce protocole d’accord s’inscrit dans le cadre de la création d’une nouvelle version de la BDESE. Ce faisant, les négociations avec les organisations syndicales représentatives ont permis d’améliorer l’architecture et l’ergonomie de la BDESE, tout en y intégrant les données environnementales. L’enjeu est de faire perdurer un système nécessaire et opérationnel de transmission des informations par le biais d’un outil local, d’adapter son architecture à nos spécificités et besoins en tant qu’organisme de sécurité sociale et de continuer à communiquer de manière fiable et sécurisée sur les données transmises par ce biais. Pour ce faire, les parties s’accordent à poursuivre l’utilisation d’un outil sharepoint. Le présent accord s’inscrit dès lors dans une démarche volontaire de la part des délégués syndicaux et de la Direction, comme prévu dans l’avenant du 18 mai 2022 du protocole d’accord de méthode en date du 08 juin 2020.
ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet de définir au niveau de la CPAM de Lille-Douai ce qui a trait à la BDESE :
Son organisation ;
Ses modalités de fonctionnement ;
Son architecture, incluant les données environnementales ;
Son accès ;
Son administration.
ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique à tous les salariés de la CPAM Lille-Douai ayant accès à la BDESE.
ARTICLE 3 – DEFINITION DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
La BDESE, anciennement BDES, est définie par l’article L. 2312-18 du Code du travail comme une base rassemblant l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à la disposition du CSE. Ainsi, elle rassemble des données liées notamment aux conditions de travail, aux aspects économiques, stratégiques ainsi qu’aux impacts environnementaux de la CPAM Lille-Douai. Les parties conviennent d’élargir l’utilisation de la BDESE aux délégués syndicaux pour partager les documents relatifs aux négociations et élections locales. La BDESE prend la forme d’une base de données dématérialisée. Cette base est un outil permettant d’allier communication, transparence et efficacité au regard des réunions du CSE et des négociations locales. Elle permet aux personnes ayant accès à la BDESE d’accéder, d’étudier et d’analyser les sujets donnant lieu à négociation ou à présentation. Elle contribue dès lors à une prise de décision éclairée sur des questions économiques, sociales et environnementales.
ARTICLE 4 – MODALITES D’UTILISATION DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
ARTICLE 4.1 – Administration des données
Le présent accord confie l’administration de la BDESE aux salariés suivants :
Assistant.e.s de direction ;
Attaché.e juridique ;
Assistant.e juridique.
Les parties se sont accordées afin d’ouvrir la possibilité aux administrateurs d’ajouter et/ou supprimer de nouvelles rubriques et sous-rubriques, selon les thématiques abordées. De même, ces mêmes salariés doivent alimenter la BDESE des documents et données nécessaires à la réflexion et au positionnement des membres qui y ont accès. Leur rôle est de permettre une prise de décision éclairée du CSE par cette alimentation de la BDESE.
ARTICLE 4.2 – Notifications en cas d’ajout de données
A chaque ajout d’un document par un administrateur au sein de la BDESE, les salariés ayant accès à cette dernière recevront une notification par le biais de leur boîte mail.
ARTICLE 4.3 – Accès et confidentialité
La BDESE est accessible de manière limitative aux salariés suivants :
Elus du CSE (titulaires et suppléants)
Délégués syndicaux
Représentants syndicaux au CSE
Membres du Comité de Direction
Responsable du département Ressources Humaines
Infirmier.e du travail
Assistant.es de direction
Attaché.e juridique
Assistant.e juridique
Certaines procédures associant le CSE nécessitent la transmission de données à caractère confidentiel, diffusées avec un accès restreint aux seuls membres élus titulaires et suppléants du CSE, ainsi qu’aux représentants syndicaux du CSE.
Les salariés ayant un accès à la BDESE sont tenus à une obligation de discrétion. Ces derniers se doivent alors de respecter rigoureusement les principes de sécurité des données et s’engagent à ne pas partager, diffuser ou utiliser de manière inappropriée les informations confidentielles auxquelles ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions.
ARTICLE 4.4 - Conservation des données
La BDESE fera état des données de la mandature en cours pour la totalité de sa durée. Dès lors, les données relatives à l’ancienne mandature apparaîtront dans la rubrique « archives ». Dès que la mandature en cours sera terminée, les données correspondantes seront transférées vers la rubrique « archives », remplaçant ainsi les anciennes données susmentionnées.
ARTICLE 5 – ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
Le présent accord permet de renouveler l’architecture de la BDESE, qui doit comprendre les considérations économiques, sociales et environnementales. Elle doit donc intégrer les données nécessaires aux consultations récurrentes relatives :
Aux orientations stratégiques de l’entreprise ;
A la situation économique et financière de l’entreprise ;
A la politique sociale de l’entreprise, aux conditions de travail et à l’emploi.
Pour y répondre, les parties s’entendent sur l’architecture-socle, composée des rubriques suivantes relatives :
Au CSE, organisée dans l’ordre chronologique des réunions du CSE ;
Aux commissions obligatoires : information et aide au logement, égalité professionnelle, formation professionnelle ;
A la Commission Santé Sécurité et Conditions de travail ;
Aux données environnementales (cf. indicateurs ci-dessous) ;
Aux négociations ;
Aux élections ;
Aux éléments divers ;
Aux archives.
Par ailleurs, la loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets nécessite l’intégration de nouvelles données afin d’informer le CSE des conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. Celles-ci se manifestent de deux manières distinctes :
Tout d’abord, par la présentation des conséquences environnementales durant les consultations du CSE ;
Puis, par la mise en place d’indicateurs environnementaux convenus comme tel :
Politique générale en matière environnementale : concerne l’organisation de l’entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et, le cas échéant, les démarches d’évaluation ou de certification en matière d’environnement ;
Economie circulaire :
Utilisation durable des ressources : consommation d’eau et consommation d’énergie ;
Gestion des déchets.
Changement climatique :
Identification des postes d’émissions directes de gaz à effet de serres (GES ci-après) produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l’entreprise et, lorsque l’entreprise dispose de cette information, évaluation du volume de ces émissions de GES.
Bilan des émissions de GES prévu par l’article L. 229-25 du Code de l’environnement ou le bilan simplifié prévu par l’article 244 de la loi n°2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 pour les entreprises tenues d’établir ces bilans.
Enfin, un agenda social, un moteur de recherche ainsi qu’un message de bienvenue figurent au sein de la page d’accueil de la BDESE, dans laquelle la charte de confidentialité est reproduite.
ARTICLE 6 – FORMATION DES NOUVEAUX ELUS
Lors de chaque renouvellement de mandature, une formation sera dispensée aux membres élus titulaires et suppléants, aux représentants syndicaux du CSE ainsi qu’aux délégués syndicaux. La formation portera sur l’utilisation de la BDESE et l’obligation de confidentialité afférente.
ARTICLE 7 – MAINTENANCE
En cas de problèmes techniques rencontrés lors de l’accès ou de l’utilisation de la BDESE, il est nécessaire de contacter dans un premier temps un administrateur, qui sollicitera si besoin une intervention du service informatique fonctionnelle.
ARTICLE 8 – RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DU PRESENT ACCORD
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir sur le sujet dès que nécessaire.
ARTICLE 9 – CONFORMITE AU REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)
Le support de la BDESE prend la même forme que l'ancienne base de données, soit un sharepoint.
Ce dernier constitue une déclinaison locale issue d'un applicatif CNAM, déclaré conforme à la charte nationale afférente aux sharepoint. L'engagement de conformité à la RGPD, pourvue par ladite charte, est donc applicable. Par ailleurs, la BDESE figure dans le registre local de protection des données de la CPAM de Lille Douai.
ARTICLE 10 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
En application des articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale, le présent accord entrera en vigueur le premier jour qui suit son agrément ministériel. Il sera également transmis à la Direction de la sécurité sociale. Sous réserve de son agrément ministériel, le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans, avec prorogation tacite. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
ARTICLE 11 – DEPÔT ET PUBLICITE
Le présent accord sera adressé, conformément aux dispositions légales, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme. Il sera également déposé dans les formes requises, par le représentant de l’organisme auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille. Cet accord est à ce titre versé dans une base de données nationale conformément aux dispositions présentes à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. Enfin, un exemplaire signé du présent accord sera communiqué auprès de l’ensemble du personnel, par affichage et sera déposé sur l’intranet de la CPAM de Lille-Douai.
