AVENANT N°2 A L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 26 JANVIER 2000 DIT AVENANT RELATIF AU FORFAIT JOURS
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société DOCAPOSTE BPO, S.A.S. au capital de 16.263.464 euros dont le siège social est sis 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 Ivry-sur-Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil, sous le numéro B 320 217 144,
Ci-après dénommée « la société » ou « l’entreprise » Représentée par Monsieur………………………., Directeur des Ressources Humaines, disposant des pouvoirs à l’effet des présentes,
D’une part, Les organisations syndicales représentatives suivantes représentées par les Délégués syndicaux centraux en vertu du mandat reçu à cet effet :
le syndicat CFDT représenté par son Délégué Syndical Central, ……………………………………,
le syndicat CGT, représenté par son Délégué Syndical Central, ……………………………………,
le syndicat CGC représenté par son Délégué Syndical, …………………………………………………..,
D’autre part.
Préambule :
L’évolution du mode d’organisation du travail au sein de BPO, avec notamment un élargissement du recours au télétravail à un plus grand nombre de collaborateurs, a entraîné une augmentation de l’autonomie de ces derniers dans la gestion et l’organisation de leur travail. Dans ce contexte et dans le cadre du changement de convention collective, les Parties au présent accord ont entendu revoir les modalités d’application des forfaits en jours afin de prendre en compte les différents enjeux suivants :
Concilier les nécessités organisationnelles de l'entreprise avec l'activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail,
Favoriser l’agilité et la souplesse dans nos modes d’organisation et de fonctionnement,
Favoriser la qualité de vie au travail et prendre en compte l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale des collaborateurs.
Article 1. Objet
Les dispositions du présent avenant se substituent à l’ensemble des dispositions de l’article 6 de l’accord du 26 janvier 2000 et ses révisions successives (avenant n°1 du 4 octobre 2017).
Article 2. Catégorie des salariés concernés
Les salariés éligibles au forfait jours sont les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et de leur travail et dont la nature des fonctions les conduit à ne pas suivre l’horaire collectif variable applicable au sein de l’Entreprise.
Les parties conviennent qu’au sein de l’entreprise, les salariés répondant à ces conditions sont ceux relevant du statut cadre du fait de la nature de leurs fonctions, des responsabilités qu’ils exercent et du degré d’autonomie dont ils bénéficient.
Article 3. Convention individuelle de forfait
Le recours au forfait jours fait l’objet d’une clause écrite dans le contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci. Cette convention individuelle de forfait précise notamment le nombre de jours travaillés et les possibilités de dépassement du forfait.
Article 4. Nombre de jours travaillés et jours de repos
Le temps de travail de ces salariés est déterminé en nombre de jours travaillés sur l’année.
La période annuelle de référence est l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
La durée annuelle du travail pour une année de référence est fixée à :
213 jours pour les salariés ayant une rémunération inférieure à 1,8 fois le plafond annuel de sécurité sociale.
215 jours pour les salariés ayant une rémunération supérieure à 1,8 fois le plafond annuel de sécurité sociale.
Le décompte du temps de travail se fait en journées ou demi-journées de travail.
Les éventuels congés conventionnels supplémentaires d’ancienneté et pour évènements familiaux viennent en déduction du nombre de jours travaillés prévus, sans impact sur la rémunération.
Article 5. Jours de repos (dits jours RTT)
5.1. Détermination du nombre de jours de repos
Le salarié au forfait jours bénéficie d’un nombre de jours de repos annuel selon un calcul annuel. Pour définir le nombre de jours de repos, le calcul est le suivant :
Nombre de jours calendaires sur l’année civile – 215 jours – nombres de jours de samedi & dimanche – nombres de jours fériés ouvrés – 25 jours de congés payés – 2 jours de Pont = nombres de jours de repos.
Nombre de jours calendaires sur l’année civile – 213 jours – nombres de jours de samedi & dimanche – nombres de jours fériés ouvrés – 25 jours de congés payés – 2 jours de Pont = nombres de jours de repos.
En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de jours de repos est déterminé par la méthode de calcul suivante : nombre de jours de repos / nombre de jours calendaires sur l’année civile X nombre de jours calendaires de présence sur l’année.
5.2 Communication au CSE
Au plus tard, le 31 décembre, l’entreprise informe le CSE du nombre de jours de repos sur la période de référence N+1.
5.3 Acquisition des jours de repos (hors congés payés) et incidence des absences
Il est convenu d’afficher, chaque année, le nombre de jours de repos théorique sur le bulletin et les outils de gestion du temps dès le mois de janvier de l’année en cours. Cette visibilité des jours de repos sur l’année n’est que théorique.
Sans préjudice des règles relatives aux congés payés annuels, l’acquisition du nombre de jours de repos est déterminée en fonction du temps de travail effectif. Les absences non-assimilées à du travail effectif entrainent une réduction des droits à jours de repos de manière proportionnelle.
Le nombre de jours de repos s'acquiert ainsi en fonction du temps de travail effectif dans l'année, étant considérés comme du temps de travail effectif :
Les jours d’arrêt pour maladie d’origine professionnelle ou accident d’origine professionnelle, assimilés à du temps de travail effectif,
Les congés pour événements familiaux,
Le congé maternité et paternité,
Le temps passé pour l’exercice des mandats des représentants du personnel,
Les congés payés et les jours de repos ;
Jours d’absences considérés comme du temps de travail effectif dans nos accords d’entreprise ou dans la convention collective.
Ainsi, toute absence dans le cadre du Compte Epargne Temps (CET), congé sans solde, congé parental etc. de plus d’1 mois (absence du 1er jour ouvré au dernier jours ouvré du mois) ne sont pas considérées comme des jours travaillés pour l’acquisition des jours de repos. Concernant les absences pour maladie d’origine non professionnelle, celles-ci ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif pour l’acquisition des jours de repos à partir du 1er jour d’absence non maintenu en terme de salaire par l’entreprise conformément aux règles conventionnelles relatives au maintien de salaire en cas d’incapacité temporaire de travail.
En cas d’entrée ou de sortie dans les effectifs en cours d’année, le nombre de jours de repos est réduit proportionnellement.
5.4 Modalités de prise des jours de repos
Les jours de repos sont pris par moitié par les responsables hiérarchiques, pour moitié par les salariés. Les jours de repos des salariés cadre au forfait jours doivent être pris au plus tard, le 31 mars de l’année N+1. Les demandes de jours de repos doivent être demandées au moins 2 jours ouvrés avant la date de départ.
Article 6. Incidences des absences sur la rémunération
En cas d'absence rémunérée, le temps non travaillé est valorisé suivant sa nature et son origine en fonction des règles qui sont propres à chaque type d’absence dans les conditions prévues par la loi ou la convention collective applicable.
S’agissant des absences non rémunérées, le principe de la rémunération forfaitaire ne fait pas obstacle aux retenues sur salaire réalisées pour des motifs d’absence et pour lesquels aucun maintien de rémunération légal ou conventionnel n’est prévu. La retenue doit être strictement proportionnelle à la durée d’absence du salarié.
La valeur d’une journée entière de travail est calculée en divisant le salaire mensuel par le nombre de jours ouvrés moyen c’est-à-dire 21.6667.
Article 7. Affectation de jours de repos sur le compte épargne-temps
Le salarié en forfait en jours peut affecter des jours de repos sur son compte épargne-temps selon la procédure indiquée dans l’accord relatif au compte épargne temps. L'affectation de jours de repos sur le compte épargne-temps ne doit pas avoir pour effet de porter le nombre de jours travaillés dans l'année à plus de 235 jours. Ces jours de repos seront automatiquement épargnés sur le CET s’ils ne sont pas pris au 31 mars de chaque année.
Article 8. Forfait réduit
Le passage à un forfait réduit implique l’accord préalable de l’employeur. Il est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail qui précisera les modalités de mise en œuvre. La planification des jours travaillés intègre les besoins de l’organisation collective du travail et plus particulièrement du service dont le collaborateur relève. Le collaborateur est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Les collaborateurs en forfait réduit bénéficient d'un nombre de jours de repos proportionnel à leur temps de travail dans les conditions suivantes et réajusté en fonction du nombre de jours de repos annuel des forfaits à temps complet (illustration à titre d’exemple pour les jours de repos dans le cas d’un nombre de 12 jours de repos annuel pour un forfait 213 jours, cf. article 5) :
COLLABORATEURS AU FORFAIT JOURS 213
Réduction du temps de travail en pourcentage du temps plein
Nombre de jours travaillés
Nombre de jours de repos
100% 213 jours sur l’année 12
90% 192 jours sur l’année 11
80% 170 jours sur l’année 10
70% 149 jours sur l’année 8
60% 128 jours sur l’année 7
50% 107 jours sur l’année 6
40% 85 jours sur l’année 5
COLLABORATEURS AU FORFAIT JOURS 215
Réduction du temps de travail en pourcentage du temps plein
Nombre de jours travaillés
Nombre de jours de repos
100% 215 jours sur l’année 10
90% 193 jours sur l’année 9
80% 172 jours sur l’année 8
70% 151 jours sur l’année 7
60% 129 jours sur l’année 6
50% 108 jours sur l’année 5
Lorsque l'application de la règle de proportionnalité n'aboutit pas à un nombre entier de jours, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Article 9. Contrôle et suivi du forfait jours
9.1. Modalités de décompte des jours travaillés sur l’année
Étant autonome dans l’organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n’est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Il bénéficie ainsi d’une autonomie dans la gestion de son temps de travail sous respect des besoins de l'organisation de son service et de ses responsabilités qui ne lui impose pas en cas de besoin de poser une demi-journée d’absence en cas de réalisation de plus de 5 heures de travail sur la journée. L’activité hebdomadaire des salariés au forfait jours s’exerce en principe sur 5 jours consécutifs du lundi au vendredi, sauf nécessités liées à la mission exercée ou sujétions de service (astreintes…).
Il est rappelé que le forfait en jours ne dispense pas le collaborateur d’être à disposition dans les plages horaires lui permettant de rencontrer ses collègues, ses supérieurs hiérarchiques, ses interlocuteurs, notamment pour les réunions de service.
Dans ces conditions, et compte tenu notamment de son rôle de support, d’animation et/ou d’encadrement, le collaborateur s’efforcera de tenir compte, dans l’organisation de son temps de travail, d’une présence minimum au cours des plages horaires de ses collègues, de son équipe et/ou au cours des horaires d’ouverture des entreprises auprès desquelles il a vocation à intervenir.
Le Responsable hiérarchique est tenu d’un devoir de vigilance concernant le suivi de l’organisation, de l’amplitude et de la charge de travail de ses collaborateurs. A ce titre, il doit être attentif à l’organisation du travail de chacun de ses collaborateurs au forfait annuel en jours pour garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail et des repos de l’intéressé.
9.2 Garanties relatives aux temps de repos
Le salarié et l’employeur veilleront concrètement au respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives à la durée du repos hebdomadaire minimum, à la durée minimale de repos quotidien ainsi qu’au nombre maximum de jours de travail dans la semaine.
Dans ce cadre, le salarié au forfait jours doit respecter les temps de repos obligatoires :un temps de pause d’une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le travail quotidien atteint 6 heures de travail ;
le repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;
deux jours de repos hebdomadaire consécutifs ou non, dont un le dimanche ;
des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;
des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;
des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés jours de repos forfait-jours.
Compte tenu de la latitude d’action dont il dispose dans la détermination de son temps de travail, le salarié au forfait jours est directement tenu de veiller lui-même au respect de son temps de repos quotidien et hebdomadaire.
9.3 Entretien annuel dédié
Les salariés bénéficiaires d’une convention de forfait annuel en jours évoquent notamment lors d’un entretien annuel avec leur hiérarchie :
Leurs missions
Leur charge de travail
L'organisation du travail dans l'entreprise l'amplitude des journées, la durée des trajets professionnels
L’articulation entre leur activité professionnelle et leur vie personnelle/familiale
Leur rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de l’entretien.
Le salarié et le responsable hiérarchique examinent également, si possible, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
En outre, un ou plusieurs entretiens supplémentaires peuvent être mis en œuvre le cas échéant dans le cadre du dispositif d’alerte prévu ci-après ou en cas de besoin exprimé par un salarié.
9.4 Dispositif d’alerte
En complément de l’entretien de développement individuel (EDI) annuel, lors duquel est abordé la charge de travail, chaque salarié pourra, au cours de l’année et dès que cela lui apparaitrait nécessaire, alerter par courriel sa hiérarchie sur sa charge de travail ainsi que les services RH et ses impacts potentiels sur l’équilibre entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle ainsi que sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire.
Le manager et les services RH recevant cette alerte seront tenus d’organiser un entretien dans un délai de 8 jours maximum afin de rechercher et analyser les causes de cette charge de travail déraisonnable.
Manager et salarié élaboreront ensemble d’un plan d’action adapté afin d’y remédier notamment par une nouvelle priorisation des tâches ou une adaptation des objectifs annuels.
9.5 Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les parties rappellent que l’utilisation des nouvelles technologies mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun d’entre eux. Ainsi, l’Entreprise reconnait à tous les salariés un droit à la déconnexion pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant les jours fériés, les congés payés, les jours de repos et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail sauf intervention urgente. Le manager veille au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel pendant ces périodes.
9.5.1 La charte des bonnes pratiques
Aussi, afin de favoriser une articulation équilibrée entre vies professionnelle et personnelle, la Direction a défini dans le cadre de la charte Groupe des bonnes pratiques en termes d’organisation du travail et droit à la déconnexion, annexée au règlement intérieur de l’entreprise, des bonnes pratiques relatives aux thématiques suivantes : - Utilisation de l’outil informatique et droit à la déconnexion - Organisation de réunions et de formation
A cet effet, DOCAPOSTE a déterminé les principes suivants :
l’usage de la messagerie ne peut se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.
le droit à la « déconnexion » de chacun, en dehors de son temps de travail effectif, doit être respecté.
L’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en soirée ou en dehors de jours travaillés doit être justifié par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.
Nul n’est quoi qu’il en soit tenu de répondre aux mails ou messages, SMS, adressés en dehors de son temps de travail (soirée/WE/CP/RTT).
L’objet et la finalité des moyens de communication mis à disposition, tant en termes de formes que de contenu (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment) doivent être respectés.
l’Entreprise s’engage à généraliser l’ajout de la phrase suivante à la signature électronique des collaborateurs : « Aucun message reçu pendant une période d’absence ou en dehors de votre temps de travail ne requiert de réponse de votre part durant cette période ».
Par ailleurs, pour favoriser une meilleure articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, et en-dehors de circonstances exceptionnelles, les réunions de travail devront avoir lieu sur les plages horaires de travail des collaborateurs qui y participent.
Chaque manager doit veiller au respect de ce principe, qui est un des principes majeurs de l’articulation vie professionnelle - vie personnelle au sein de l’Entreprise. A ce titre, Il est demandé aux managers de porter une attention particulière dans le choix des horaires de réunion, particulièrement des horaires matinaux ou tardifs.
9.5.2. Règles visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle hors temps de travail Afin de promouvoir des pratiques de travail respectueuses de chacun, la Direction souhaite rappeler ici les bonnes pratiques d'utilisation des outils professionnels, qui s'appliquent également à l'utilisation des appareils mobiles (professionnels ou personnels, si des applications professionnelles y ont été installées) :
Ces outils n'ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos des collaborateurs. Ces derniers disposent d'un réel « droit à la déconnexion » en dehors des horaires habituels de travail, et à tout le moins pendant la durée légale du repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés et pendant toute période de suspension du contrat de travail impliquant l'absence d'exercice d'activité professionnelle (arrêt de travail pour maladie par exemple).
L'ensemble des collaborateurs doit veiller au respect de ce droit à la déconnexion, en s'attachant notamment à ne pas solliciter ses collègues pendant ces périodes.
L'usage ou non du droit à la déconnexion ne constitue en aucun cas un critère d'appréciation des collaborateurs. Ils ne pourront jamais se voir reprocher leur absence de disponibilité pendant ces périodes.
Les managers participent activement à la mise en œuvre de ces bonnes pratiques, auxquelles ils sont sensibilisés. Ils veillent à leur respect.
L'ensemble des collaborateurs s'engage à signaler toute difficulté rencontrée ou constatée dans l'utilisation des outils de travail à leur manager et/ou au service ressources humaines. Les mesures nécessaires seront prises pour y remédier.
Les collaborateurs sont invités, en cas de problème dans l'articulation entre leur vie personnelle et professionnelle, à aborder ce point dans l'entretien annuel, mais également à tout autre moment qui leur paraît nécessaire auprès de leur manager et/ou au service ressources humaines.
Chaque collaborateur est invité à mettre un message d'absence lors d'un congé ou une absence afin de mentionner la ou les personnes (ou la liste de diffusion) à contacter en cas d'urgence en leur absence. Le back-up sera préalablement identifié par le collaborateur avec le manager. Ce message sera aussi l'occasion de préciser la durée de leur absence, afin que leurs collègues ne continuent pas à tenter de les joindre.
9.5.3. Règles visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle pendant le temps de travail
Le droit à la déconnexion peut s’exercer également pendant le temps de travail. Ainsi, notamment pour des questions d’efficacité et dans un souci de favoriser la concentration et d’éviter les phénomènes de surcharge cognitive, les parties conviennent de restreindre l’usage des messageries électroniques pendant le déroulement des réunions ou formations, dans la mesure du possible. De même, pendant ses horaires habituels de travail, tout collaborateur a la possibilité d’aménager des « temps de déconnexion » aux outils informatiques selon les besoins liés à son activité professionnelle (préparation d’intervention client externe/interne, réponse appels d’offres, etc.). Pour ce faire, le collaborateur pourra préciser ce temps de déconnexion sur son agenda « Outlook » ou bien sur l’application Teams.
9.5.4. Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion
Chaque collaborateur doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion, mais également à celui des autres collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, sauf en cas d’urgence, de circonstance exceptionnelle ou de nécessité impérieuse de service tel que précisé ci-dessus, il est recommandé de ne pas contacter, pour des raisons professionnelles, sous quelque forme que ce soit, un autre collaborateur en dehors des heures de travail, pendant les weekends, les jours fériés ou les congés (si connus), ainsi que pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
Article 10. Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er avril 2024.
Article 11. Formalités de dépôt
Le présent accord sera déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes en un exemplaire. L’accord et les pièces annexées seront également déposés en parallèle sur la plateforme de télé-procédure qui transmettra automatiquement à la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS) d’Ile de France. En outre un exemplaire sera établi pour chacune des parties, et sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
