Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren 538 518 473. Numéro LEI 969500JLU5ZH89G4TD57. Siège social : 143, rue Blomet - 75015 Paris. harmonie-mutuelle.fr
Accord cOVID 19 UES HARMONIE MUTUELLE
Entre,
Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par …, en qualité de Directrice Ressources Humaines
•la mutuelle Harmonie Mutuelle •le GIE S.I.H.M. •la SAS Kalixia •l’Union Harmonie Mutuelles •le GIE Synergie Mutuelles
Et,
La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :
L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par :
L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par :
L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :
Il a été convenu et arrêté ce qui suit.
Préambule
Dans cette période inédite, tant à titre professionnel que personnel, la direction Harmonie Mutuelle réaffirme tout son engagement aux côtés de l’ensemble des collaborateurs de l’UES HM.
Les partenaires sociaux sont guidés par la nécessité de protéger ses salariés en appliquant l’ensemble des recommandations et mesures gouvernementales en matière de protection de la santé tout en organisant au mieux la continuité de nos activités essentielles afin de servir nos adhérents, salariés ou TNS qui plus que jamais ont besoin pour faire face à cette crise sanitaire, sociale et économique.
Suite à la prise de parole du Président de la République le 12 mars, Harmonie Mutuelle a demandé à tous les collaborateurs déjà équipés de recourir au télétravail jusqu’à 5 jours hebdomadaires, mettant en place parallèlement avec la ligne managériale les modalités pratiques d’organisation de l’activité. Pour ceux restant sur site, Harmonie Mutuelle s’est attachée à rappeler les mesures barrières et à mettre en place les mesures de protection nécessaires pour préserver leur santé et leur sécurité.
Suite aux mesures annoncées samedi 14 mars par le Premier Ministre, la décision a été prise de fermer les agences d’Harmonie Mutuelle au public à compter du lundi 16 mars. Les conseillers et l’ensemble des salariés du développement restant néanmoins mobilisés pour assurer – sous d’autres modalités – la continuité de l’activité et répondre au mieux aux demandes de nos adhérents et entreprises clientes.
Grâce à une anticipation de la cellule de surveillance mise en place fin Janvier 2020, des commandes de matériel informatique ont été passées, des tests de montée en charge et une expérimentation de bureaux virtuels effectués, permettant ainsi à Harmonie Mutuelle de lancer un déploiement massif du télétravail dès le 16 mars 2020. Ainsi le 19 mars, 1000 postes de travail virtuels supplémentaires étaient mis à dispositions des collaborateurs des centres de Relation et Conseils et ceux de la Direction Satisfaction Client éligibles à la modalité RDS et le 20 mars pour une majorité des conseillers d’agences. Le 23 mars 2020, 4600 salariés étaient en capacité de travailler à distance.
A chaque étape, et depuis le 17 mars, les organisations syndicales via leurs élus se sont mobilisées pour exiger à la direction Harmonie Mutuelle de mettre en sécurité l’ensemble des salariés ainsi que la prise en compte de chaque situation individuelle qu’elles faisaient remonter. Elles ont également proposé d’inscrire à l’agenda social une réflexion sur la mise en place d’un dispositif de don de jours solidaires, pour accompagner tous les collaborateurs dont les activités ne sont pas télétravaillables et dont la présence sur le terrain peut être réduite.
Ainsi grâce à l’implication de tous, Harmonie Mutuelle poursuit son activité essentielle d’acteur de la chaine de santé et de solidarité et sa mission d’accompagnement auprès de ses adhérents et des entreprises clientes.
Le personnel amené à exercer son activité sur site est alors réduit au strict minimum : une quarantaine de collaborateurs n’intervenant que quelques jours ou heures pour assurer la continuité d’activités essentielles telle que relève du courrier et acheminement des dossiers de demandes de droit, d’action sociale ou la continuité du contrôle médical.
Par ailleurs après les deux premières semaines d’un confinement qui s’annonce pour durer au moins jusqu’à début mai, Harmonie Mutuelle a recherché les modalités d’un équilibre responsable et solidaire permettant de préserver ses collaborateurs, de s’organiser sans recourir à l’activité partielle (auparavant appelé chômage partiel), et de préparer une reprise d’activité dans les meilleures conditions.
Harmonie Mutuelle, sachant pouvoir s’appuyer sur l’engagement et la mobilisation de chacun des acteurs, a ainsi pris la décision, malgré la baisse d’activité et le contexte difficile, de ne pas recourir à activité partielle et de solliciter la prise des jours de repos acquis et le solde des congés. Si la période de confinement devait se poursuivre au-delà de début mai, cette position devrait naturellement être réétudiée.
Les partenaires sociaux ont souhaité s’inscrire dans une dynamique constructive et dans ce cadre, se sont entendus pour mobiliser la prise de congés payés et de jours RTT durant cette période selon les modalités ci-après décrites. Ainsi, afin que nous soyons au rendez-vous et disponibles pour nos clients et adhérents aujourd’hui mais aussi demain, les parties ont convenu de dispositions encadrant la prise de congés payés et de jours RTT durant cette période.
Enfin, Harmonie Mutuelle, acteur des solidarités actives, a acté, à la demande des partenaires sociaux, l’extension du dispositif solidaire de dons de jours pour ses collaborateurs dont l’activité n’est pas télétravaillable ou résidant en zone blanche rendant impossible toute connexion et désireux de réduire leur présence sur site.
Soucieux également de faciliter l’engagement de tous face aux appels à l’entraide qui se multiplient (appui aux maraîchers pour les récoltes, aux soignants, etc.), les parties s’accordent sur la mise en place d’un dispositif spécifique d’accompagnement du mécénat de compétences solidaire.
Les parties soussignées ont convenu de dispositions suivantes.
Dispositions generales Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE : -la mutuelle Harmonie Mutuelle -le GIE S.I.H.M -la SAS Kalivia -l’Union Harmonie Mutuelles -le GIE Synergie Mutuelles
Cadre juridique de l’accord
Le présent accord est conclu en application de la loi n°2020-290 en date du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 et de l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos.
Cet accord s’appuie également sur les dispositifs légaux en vigueur ainsi que les accords relatifs à la durée du travail.
PRISE DE JOURS DE CONGES ET ARTT La direction Harmonie Mutuelle, en lien avec les organisations syndicales, met tout en œuvre pour maintenir l’activité des collaborateurs et éviter une situation d’activité partielle. Elle sait pouvoir s’appuyer sur la responsabilité collective et l’engagement qui anime chacun.
Pour cela, certains dispositifs sont mis en œuvre, voire anticipés. Ainsi les entretiens annuels seront menés à distance chaque fois que cela sera rendu possible dans des conditions optimums. De même les cycles de formation qui devaient s’engager vont être adaptés pour pouvoir être démarrés au plus vite.
Dans cette même préoccupation de garantir l’activité actuelle, mais aussi la reprise à venir, les parties conviennent que chaque collaborateur prenne des jours RTT acquis et ses jours de congés payés acquis
Les jours déjà programmés et/ou validés sur les plannings d’équipe seront maintenus.
LES JOURS De CONGES PAYES Selon la législation en vigueur, les jours de congés payés acquis devront être pris avant le 31 mai 2020. Aucun report ne sera accepté après cette date.
Aussi, afin de garantir la continuité de notre activité et dans le but d’éviter le recours à une activité partielle, la ligne managériale organisera la planification jusqu’au 31 mai 2020 de ces jours de congés en privilégiant le mois d’Avril. Une attention particulière sera apportée afin de garantir une équité de traitement entre les collaborateurs. Les plannings seront établis sur la base d’une concertation d’équipe et de l’engagement responsable de chacun dans la période exceptionnelle.
De plus par le présent accord l’employeur pourra imposer au salarié jusqu’à 5 jours ouvrés de congés payés en respectant un délai de prévenance d’un jour franc.
Dans un souci d’équité entre tous les collaborateurs, il est expressément convenu que les dispositions relatives à la pose des congés payés s’appliquent également aux collaborateurs pouvant demander un congé pour garde d’enfant de moins de 16 ans. De ce fait les salariés qui n’auront pas soldé leur CP seront contactés par leur manager pour les poser avant le 31/05/2020.
Par ailleurs dans le contexte inédit et afin de tenir compte des enjeux d’articulation entre l’activité de télétravail à plein temps et la vie personnelle de chacun, il est rappelé que ces jours de congés ne sont pas nécessairement pris en continus et peuvent être fractionnés.
LES JOURS RTT Conformément à l’accord de convergence signé le 18 décembre 2012, les collaborateurs travaillant à temps plein bénéficient de 22,5 jours de RTT ou de 22,5 jours de repos pour les personnes au forfait jours, soit une acquisition de 2 jours de repos par mois environs.
Ainsi, à la fin du mois d’avril, chaque collaborateur aura acquis un maximum de 8 jours de RTT ou de repos et 10 jours fin Mai (sauf absences sur le quadrimestre)
En accord avec le manager et aux regards d’une planification d’équipe, il est convenu :
Pose obligatoire de 3 jours minimum de RTT d’ici fin mai (sous réserve du solde acquis restant à la signature du présent accord)
Les salariés en arrêt de travail, qui ne font pas d’acquisition d’RTT, ne sont pas concernés.
DISPOSITIONS exceptionnelleS
L’entreprise fermera tous les vendredi après-midi sur le mois d’Avril : pose obligatoire d’un demi RTT les vendredis après-midi. Pour les salariés ne disposant pas d’RTT, ils devront poser des ½ journées de congés ou récupération pour les vendredis après-midi. Le cas échéant, une replanification des jours RTT déjà posés pourra être nécessaire.
Par ailleurs, toute personne souhaitant poser un jour de congé le vendredi 22 mai et samedi 23 mai 2020 (pont de l’Ascension) le pourra. Aucune demande ne sera refusée.
LES JOURS EVENEMENTS FAMILIAUX
Les salariés qui seraient confrontés au décès d’un proche (éligible aux autorisations d’absence dans le cadre de la CCN Mutualité) pendant la période de confinement et qui ne seraient pas en mesure de se rendre à la sépulture aux regards des conditions actuelles, pourront demander à bénéficier des jours évènements familiaux correspondants ultérieurement
don de jours de repos
Dans le cadre des mesures en faveur de la qualité de vie au travail, les parties ont déjà prévu la possibilité pour tout salarié de pouvoir céder tout ou partie de ses jours de repos à un collègue, dont l’enfant est gravement malade ou revêtant la qualité d’aidants familiaux. Pour ce faire, il a été créé un « fonds de solidarité », destiné à recueillir et mutualiser l’ensemble des jours anonymement cédés.
Cependant dans le contexte spécifique lié au confinement réclamé par le gouvernement français et dans le cadre du déploiement du télétravail au sein de l’UES Harmonie Mutuelle, les organisations syndicales ont interpelé la direction sur les situations particulières des collaborateurs dont l’activité ne leur permet pas de recourir au travail à distance ou résidant en zone blanche rendant impossible toute connexion et désireux de réduire leur présence sur site. Dans ce cadre les élus ont proposé la création d’un fonds solidaire de jours.
Favorables à ce dispositif, les parties conviennent donc de mettre en place un fond de solidarité spécifique dont les conditions sont les suivantes.
DONATEURS ET JOURS CESSIBLES Dans ce contexte, tous les salariés des structures de l’UES Harmonie Mutuelle en CDD ou CDI, sans condition de statut ni d’ancienneté peuvent contribuer au don de jours de repos.
Les jours pouvant faire l’objet d’un don concernent les jours suivants, acquis et non utilisés :
La 5ème semaine de congés payés ;
Les jours RTT et jours de repos ;
Les jours affectés sur le compte épargne temps.
La journée entreprise
Le don s’effectue uniquement sur la base du volontariat, il est anonyme et définitif. Il se déroulera du 1er au 30 avril 2020
Il est entendu que ces jours déposés sur le fonds de solidarité peuvent être compris dans les jours prévus dans le chapitre 2.1 à 2.3 (exception faite des vendredis après-midi).
SALARIES BENEFICIAIRES Peut bénéficier du don de jours de repos tout salarié de l’entreprise, sans condition de statut ni d’ancienneté, au regard de la situation actuelle dont les activités ne sont pas télétravaillables et qui se voit contraint à poser des jours de repos. Sont concernées également les personnes résidant dans les zones dites « zones blanches » pour lesquelles aucune solution technique n’a pu être trouvée et qui à ce titre ne pas peuvent pas être en situation de télétravail, dès lors qu’ils souhaiteraient réduire leur temps de présence sur site.
Par ailleurs, les salariés qui ont posé des jours de repos avant le déploiement du dispositif de télétravail pourront bénéficier de ce dispositif, dans les conditions décrites ci-dessous.
Alimentation et gestion du fonds de solidarite La Direction s’engage à mettre en place un fond de solidarité spécifique à cette période de confinement lié au coronavirus. Pour cela tout don de jours qui sera effectué entre le 1er et le 30 Avril 2020 sera affecté exclusivement à ce fonds solidaire. Afin de faciliter les dons par les collaborateurs, les parties conviennent d’utiliser les mêmes modalités que celles utilisées pour les dons de jours « aidants »
Le salarié qui souhaite bénéficier du dispositif en fait la demande écrite auprès de la direction régionale des ressources humaines qui informe le manager du salarié concerné. En cas de charge d’activité nécessitant la présence du collaborateur, le manager peut exprimer un refus. En l’absence de refus, le service Paie procède à l’affectation des jours sur le compteur du salarié bénéficiaire.
Il est entendu que les autres possibilités d’absence décrites ci-dessus (chapitres 2.1 à 2.3) devront préalablement avoir été utilisées par le demandeur dans le cadre des dispositions spécifiques mises en place par l’entreprise sur la prise des CP et RTT durant cette période.
Les jours cédés non utilisés seront réaffectés dans le Fonds de solidarité mis en place dans l’accord « en faveur de l’égalité professionnelle et de la qualité de vie au travail » du 17/12/2015 (Article 5 - Chapitre IV B) et en cours de renégociation.
Pendant son absence, le salarié bénéficie du maintien de sa rémunération et des droits liés à l’ancienneté. Les jours cédés sont valorisés selon la règle du maintien de salaire. Cette période est assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des jours de congés payés et jours de RTT.
BENEVOLAT « SOLIDAIRE » LES ACTIONS Chaque salarié qui le souhaite est encouragé à s’inscrire dans un dispositif de bénévolat solidaire dans le cadre des actions de l’appel à la mobilisation citoyenne. Celles-ci peuvent prendre la forme :
Celles d’urgence nationale organisées par le ministère de la Santé :
Lien avec les personnes isolées (téléphone, lien social)
Solidarité de proximité (courses)
Celles réalisables à distance qui permettent de mettre ses connaissances et ses compétences au service d’une association (soutien scolaire ou amélioration de la logistique dans la distribution des repas par exemple).
Harmonie mutuelle complétera sa plateforme de bénévolat de compétences des liens vers les plateformes qu’elle retient afin de favoriser le développement de l’engagement de chacun. D’ores et déjà chacun est appelé à s’inscrire dans le cadre des mesures d’urgence telles qu’administrée par le Ministère de la santé via le site Réserve civique ou les dispositifs de soutien réalisables à distance qui permettent de mettre ses compétences et ses connaissances au service d’une association « institut Télémaque » ou l’ensemble des plateformes identifiées sous la plateforme d’entraide groupe « www.covid19.groupe-vyv.fr »
abondement employeur Harmonie Mutuelle, souhaite accompagner les collaborateurs voulant s’engager dans l’une de ces actions et pour cela abondera d’une journée « Absence autorisée/payée » lorsqu’un salarié posera un jour de repos pour participer à des actions de solidarité
LES MODALITES Le collaborateur devra se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines de sa région d’appartenance pour la mise en place de ce bénévolat solidaire.
Il devra communiquer par écrit (formulaire à disposition) la date des jours consacrés à une action de solidarité (repos + jours normalement travaillés). Parallèlement les services ressources humaines neutraliseront sur le portail RH DGE, les jours de travail octroyés par l’employeur.
Exple : 2 journées d’action solidaire = 1 jours de repos « collaborateur » + 1 journée « employeur »
Il est entendu que ces jours de repos consacrés à ces actions solidaires peuvent être compris dans les jours prévus dans les chapitres 2.1 à 2.3 (exception faite des vendredis après-midi)
dispositions finales Effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, il entre en vigueur à la date de signature. Il cessera donc immédiatement de produire effet au 31 Mai 2020.
INFORMATION AUX SALARIES
L’entreprise utilisera tous les moyens de communication à sa disposition pour informer le plus amont possible des évolutions des mesures prises et des perspectives de reprise d’activité.
SUIVI DE L'ACCORD
Un bilan sera fait au CSE sur les différentes mesures mises en œuvre sur la période de l’accord.
Révision et dénonciation de l'accord
Le présent accord pourra être révisé pendant la période d'application par voie d'avenant.
Le présent accord ne pourra être dénoncé que par la majorité des parties signataires et sous réserve de respecter les formalismes légalement prévus notamment en termes de notification.
Formalités de dépôt et publicité
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.
Le présent accord et ses annexes donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE de Paris, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.
Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’accord signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.
Fait en 3 exemplaires ;
A Paris, le 31 mars 2020
Les signataires
Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle
Pour la fédération PSTE C.F.D.T
Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C
Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C
Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle
