La société HILTI DIGITAL MARKETING SERVICES, dont le siège social est situé 126 rue GALLIENI - 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT, représentée par xxxx, en sa qualité de Président, ci-après dénommée HDMS,
D’une part,
ET :
Les membres titulaires du
Comité Social et Economique de la société HDMS ayant voté au cours de la réunion du 15 janvier 2021 dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du CSE :
Madame xxx
Madame xxx
Monsieur xxx
Ci-après, le CSE ; D’autre part. Ci-après désignés ensemble «
les parties »,
Part 1. FORFAIT ANNUEL EN JOURS IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
La société HDMS a mené une réflexion sur l’organisation du temps de travail des salariés afin d’adapter cette dernière au fonctionnement de l’entreprise et d’apporter une flexibilité qui permette à la fois de répondre aux besoins des clients et de concilier les impératifs de l’activité professionnelle et de la vie personnelle des salariés. Dans ces conditions, la Direction et les membres du CSE se sont réunis afin de mettre en place le présent accord relatif à l’introduction du forfait annuel en jours au sein de la société HDMS et ont conclu le présent accord, conformément aux dispositions des articles L. 2232-24, L. 2232-25 et suivants du Code du travail, applicables aux entreprises dépourvues de délégué syndical et dont l’effectif habituel est supérieur à 50 salariés.
Cet accord a pour objectif de mettre en place le socle collectif du forfait annuel en jours. Dans ce cadre, il détermine, conformément à l’article L. 3121-64 du Code du travail :
Les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;
La période de référence du forfait ;
Le nombre de jours compris dans le forfait ;
Les conditions de prise en compte des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
Les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;
Les modalités selon lesquelles la société HDMS assure l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail des salariés ;
Les modalités selon lesquelles la société HDMS assure l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié ;
Les modalités selon lesquelles la société HDMS et les salariés concernés communiquent sur la charge de travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, la rémunération et l’organisation du travail ;
Les modalités selon lesquelles les salariés peuvent exercer leur droit à la déconnexion ;
Les modalités selon lesquelles les salariés peuvent renoncer à une partie de leurs jours de repos.
Cadre juridique Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables à la date de sa conclusion. Dans ce cadre, il est rappelé que la société HDMS est soumise à la Convention collective nationale du personnel des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (SYNTEC) dont les dispositions s’appliquent de plein droit à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Toutefois, les parties rappellent que, conformément aux dispositions de l’article L. 2253-3 du Code du travail, modifié en dernier lieu par l’Ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017, les dispositions du présent accord dérogent aux dispositions de la Convention collective de branche ayant le même objet. Le présent accord a été conclu dans le respect de ces différents principes. Ainsi, il est expressément convenu que les dispositions relatives aux conventions de forfait annuel en jours applicables au sein de la Branche des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (SYNTEC), et notamment celles résultant des accords du 19 février 2013 et du 22 juin 1999, ne seront pas applicables au sein de la société HDMS conformément aux dispositions de l’article L.2253-3 du Code du travail. Les conventions annuelles de forfait en jours des salariés visés à l’article II ci-dessous seront exclusivement régies par les dispositions du présent accord. Salariés éligibles au forfait annuel en jours Les dispositions du présent accord s’appliquent aux salariés dont la durée du travail ne peut pas être décomptée en heures. Il s’agit, conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail :
Des cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés, dits « cadres autonomes » ;
De tous autres salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Les catégories de salariés prévues au présent article, définies ci-dessus, susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait, dérogent aux dispositions de l’article 4.1 de l’accord de branche du 22 juin 1999 qui ne seront donc pas applicables au sein de la société HDMS.
A titre informatif et non exhaustif, il est précisé que relèvent notamment de ces catégories :
Copy writer
Graphic designer
Recruteur
Digital Asset Manager
Community Manager
Producer
Support specialist
Team Assistant
Après analyse des fonctions exercées par les salariés de l’entreprise, il résulte qu’à date, tous les salariés embauchés disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail.
Les parties conviennent que seront soumis à une convention de forfait en jours, à titre indicatif, et sans que cette liste ne présente aucun caractère exhaustif :
les Cadres autonomes
Les parties constatent que ces salariés ne relèvent pas d’un horaire fixe et précis et bénéficient d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps. Ils sont donc libres de déterminer leur rythme de travail en toute autonomie par rapport à l’horaire applicable au sein de leur service, sous la réserve du respect des garanties prévues par le présent accord et de l’intérêt de l’entreprise. En application du présent accord la durée de travail des salariés embauchés à date au sein de l’entreprise HDMS sera donc organisée dans le cadre d’une convention de forfait annuel en jours travaillés.
Il est rappelé que les cadres dirigeants (cadres participant à la Direction de l’entreprise auxquels sont confiés des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération parmi les plus élevées de l’entreprise) ne sont pas soumis aux dispositions relatives à la durée du travail, et notamment aux dispositions ci-après.
Période de référence du forfait annuel en jours La période annuelle de référence du forfait est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre. Pour l’année 2021, à titre exceptionnel, le nombre de jours compris dans le forfait ainsi que les jours de repos supplémentaires seront calculés au prorata conformément aux articles IV et V ci-après.
Nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait annuel en jours Une fois déduit du nombre total des jours de l'année, les jours de repos hebdomadaire, les jours de congés auxquels le salarié peut prétendre, et les jours de repos indemnisés (JRI), le nombre de jours travaillés sur la base duquel le forfait est défini est fixé à 218 jours maximum (journée de solidarité incluse) pour une année complète de travail. Le nombre de jours travaillés de 218 jours par an (dont 1 jour au titre de la journée de solidarité)
s'entend pour une année complète de référence, pour un droit à congés annuels complet.
La durée du travail des salariés éligibles au dispositif du forfait annuel en jours sera décomptée exclusivement par journée ou demi-journée de travail. A ce titre, est considérée comme demi-journée de travail, une activité terminée avant 13 heures ou débutée après 13 heures, étant précisé que, quoiqu’il en soit, les journées ou demi-journées travaillées doivent nécessairement correspondre à un temps de travail réel et significatif. Jours de repos indemnisés (JRI) Définition et nombre de jours de repos indemnisés par année pleine
Cette organisation particulière du temps de travail induit la prise de journées de repos au cours de l’année (JRI). Les jours de repos sont octroyés en sus des jours de week-end, des jours de congés annuels payés et des jours fériés correspondant à un jour ouvré. A titre informatif, le nombre de jours de repos est déterminé comme suit : 365 ou 366 jours – nombre de samedis et dimanches – nombre de jours fériés correspondant à un jour ouvré – nombre de jours de congés annuels payés – nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait = nombre de jours de repos indemnisés attribués au salarié Ainsi, selon le nombre de jours de repos indemnisés variera chaque année selon le nombre de jours fériés correspondant à un jour ouvré sur l’année considérée. Ce calcul n’intègre pas les congés supplémentaires conventionnels et légaux (exemple : congé d’ancienneté …) qui viendront en déduction des jours travaillés. Les jours de repos indemnisés s’acquièrent et se cumulent chaque mois, à raison de X/12ème jour par mois plein effectivement travaillé de la période de référence. Les résultats seront arrondis au jour le plus proche. Le nombre de jours de repos indemnisés théorique sera communiqué aux salariés au début de chaque année. Salariés arrivant au cours de la période de référence En cas d’arrivée ou de départ d’un salarié concerné en cours d’année, le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait annuel en jours sera déterminé au prorata temporis, en conséquence de quoi ce dernier se verra octroyer un nombre de jours de repos défini en fonction du nombre de jours de travail sur la période de référence. En cas de départ d’un salarié de l’entreprise en cours d’année, les JRI qui n’auront pas été soldés seront rémunérés. Si, au contraire, le salarié a pris par anticipation un ou plusieurs JRI, une retenue sur salaire sera opérée pour tenir compte du temps de présence réel sur la période de référence.
Incidence des absences au cours de la période de référence Les périodes d’absence assimilées légalement ou conventionnellement à du temps de travail effectif ne réduisent pas les droits à jours de repos. En cas d’absence non indemnisée, quel qu’en soit le motif, il sera opéré une réduction proportionnelle du nombre de jours de repos. La rémunération mensuelle lissée sera réduite de façon strictement proportionnelle, soit par demi-journée, soit par journée. Le cas échéant, l’absence est indemnisée sur la base de la rémunération lissée, le tout selon les règles légales et conventionnelles en vigueur.
Prise des jours de repos indemnisés (JRI) Les dates de prise de repos sont en principe fixées à l’initiative du salarié sur l’outil de suivi. Elles devront être fixées en cohérence avec les nécessités du service et de leur mission ainsi que leurs contraintes professionnelles et être portées à la connaissance de la hiérarchie au moins 7 jours calendaires à l’avance. Le manager a la possibilité de refuser la pose des JRI a une date fixée, eu égard à une nécessité de service. Les parties souhaitent préciser que la pose tardive des jours de repos est autorisée en cas de circonstances exceptionnelles, d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique. Par exception, les dates de prise de repos pourront être fixées par l’employeur concernant 5 JRI. Les JRI peuvent être pris sous la forme de journées ou demi-journées, isolément ou regroupées et pourront être accolés à un week-end ou à une période de congés payés.
Dans la mesure du possible, les salariés sont invités à planifier les jours de repos afin d’éviter une accumulation et limiter le risque d’une impossibilité de solder l’intégralité de leurs droits. Les jours de repos acquis au cours d’une période de référence devront obligatoirement être pris au cours de cette période de référence. Ils devront en conséquence être soldés au 31 décembre de chaque année et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.
Renonciation à des jours de repos indemnisés (JRI) Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec la société HILTI DIGITAL MARKETING SERVICES, renoncer à une partie de ses jours de repos indemnisés en contrepartie d'une majoration de salaire au titre des jours travaillés indemnisés, conformément aux dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail. En aucun cas, cette renonciation ne peut conduire le salarié à travailler plus de 230 jours sur la période de référence. La société s’assurera que cette renonciation reste compatible avec les dispositions relatives au repos quotidien, au repos hebdomadaire, aux jours fériés chômés dans l’entreprise, et aux congés payés. Cette renonciation doit faire l’objet d’un accord formalisé par un avenant à la convention individuelle de forfait, qui précise le nombre annuel de jours de travail supplémentaires et leur rémunération. La rémunération de ces jours de travail supplémentaires sera majorée de 20 % jusqu'à 222 jours et 35 % au-delà et calculée de la façon suivante : Salaire journalier = salaire annuel de base / nombre de jours de travail annuel fixé dans la convention individuelle de forfait. Salaire journalier majoré = salaire journalier + majoration de 20 % ou 35 %. Valeur annuelle du rachat = salaire journalier majoré x nombre de jours de travail supplémentaires . Rémunération La rémunération forfaitaire des salariés au forfait annuel en jours est fixée sur une base annuelle. Cette rémunération est forfaitaire et lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois. Le bulletin de paie des salariés concernés fait apparaître que leur rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant le nombre.
Forfait en jours réduit En accord avec le salarié et la société HDMS, il pourra être prévu un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels maximum défini au sein du présent accord. Dans ce cas, le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail tiendra compte de la réduction convenue. Il est rappelé que le forfait en jours réduit n’est pas légalement assimilé à un temps partiel, notamment vis-à-vis des cotisations sociales.
Les collaborateurs souhaitant une modification de la durée de leur forfait en jours doivent en formuler la demande par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre au service des ressources humaines en précisant l’aménagement souhaité et la date envisagée pour sa mise en œuvre. Cette demande doit être adressée au moins deux mois avant cette date. La société HDMS dispose d’un délai d’un mois pour examiner la demande. En cas de refus, la réponse sera motivée notamment pour des raisons relatives aux nécessités du service, aux spécificités du poste occupé ou à la compétence particulière de la personne occupant le poste. En l’absence de réponse, la demande sera réputée acceptée. Un avenant au contrat de travail sera impérativement signé avant toute mise en œuvre de la modification du forfait. Enfin, les forfaits réduits sont conclus selon les mêmes modalités que celles définies pour les conventions de forfait. Modalités de conclusion d’une convention individuelle de forfait En application de l’article L. 3121-64 du Code du travail, le forfait annuel en jours est précisé dans une convention individuelle (avenant) conclue avec chacun des salariés concernés sur la base des modalités rappelées ci-dessus. La mise en place d’une convention individuelle de forfait annuel en jours est subordonnée à l’accord exprès de chaque salarié concerné. La convention individuelle de forfait en jours fait référence au présent accord et énumère :
La nature des missions du salarié justifiant le recours au forfait en jours ou les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome,
Le nombre de journées travaillées,
Les modalités de décompte des journées et demi-journées travaillées, ainsi que les conditions de prise de repos et les possibilités de renonciation à des jours de repos indemnisés,
La rémunération correspondante,
les modalités selon lesquelles l'employeur assure l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié, dont le nombre d’entretiens,
les modalités selon lesquelles l'employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, la rémunération et l’organisation du travail,
les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.
Repos quotidien et hebdomadaire Les salariés en forfait annuel en jours ne sont pas soumis, conformément à l’article L. 3121-62 du Code du travail :
À la durée légale hebdomadaire de travail fixée à 35 heures, telle que prévue à l’article L. 3121-27 du code du travail,
À la durée quotidienne maximale de travail fixée à 10 heures, telle que prévue à l’article L. 3121-18 du code du travail,
Aux durées hebdomadaires maximales de travail, fixées à 48 heures pour une semaine et à une moyenne de 44 heures hebdomadaire sur 12 semaines consécutives, telles que prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail.
Les salariés bénéficient d'un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives, conformément à l’article L. 3131-1 du Code du travail.
Les salariés bénéficient d’un repos hebdomadaire d‘au moins une journée de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives au repos quotidien. Il est rappelé qu’il est de la responsabilité individuelle de chacun des salariés de s’astreindre à organiser son activité afin qu’elle s’inscrive dans ces limites et garanties convenables. Garanties mises en place par l’employeur pour les salariés en forfait jours Contrôle de la durée et de l’organisation du travail Les salariés autonomes géreront leurs jours de travail en cohérence avec leurs contraintes professionnelles.
La charge de travail et l’amplitude des journées d’activité des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours devront rester dans les limites raisonnables afin d’assurer une réelle conciliation entre leur activité professionnelle et leur vie personnelle et familiale. En outre, les salariés concernés devront organiser leur temps de travail de manière à bénéficier de :
11 heures de repos minimum quotidien ;
35 heures de repos hebdomadaire minimum.
Les parties à l’accord prévoient expressément l’obligation, à cet égard, pour chaque salarié dont le temps de travail sera organisé dans le cadre d’une convention individuelle de forfait annuel en jours, de signaler à sa hiérarchie toute organisation du travail les mettant, selon eux, dans l’impossibilité de respecter le repos journalier de 11 heures consécutives ainsi que le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures.
L’organisation du temps de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours fera l’objet d’un suivi régulier par sa hiérarchie qui veillera, notamment, aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos visées ci-dessus.
La Direction de la société établira, en outre, un système de suivi et de décompte des journées ou demi-journées travaillées par le salarié (ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en repos hebdomadaire, congés payés, jours fériés chômés, congés conventionnels ou JRI).
Par ailleurs, le salarié établit mensuellement un relevé indiquant pour chaque jour s'il y a eu une journée ou une demi-journée de travail, de repos ou autres absences à préciser. Le suivi et le contrôle individuel du nombre de jours travaillés s’opèrent au moyen de la
plateforme ADP.
Cet outil permettra de décompter les journées ou demi-journées travaillées ou non travaillées. Il fera apparaitre le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en :
Repos hebdomadaires ;
Congés payés ;
Congés conventionnels ;
Jours de repos liés au forfait ;
Congés maladie et autres.
Droit à la déconnexion Les parties rappellent que l’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chaque personne. Les salariés disposant d’un téléphone et/ou d’un ordinateur portable mis à leur disposition par l’entreprise pour l’exécution de leurs missions disposent, sauf situation exceptionnelle, d’un droit à la déconnection de 11 H consécutives entre deux journées de travail, incluant nécessairement la plage allant de 22 H à 5 H du fuseau horaire du pays où ils se trouvent, les week-ends et les jours fériés ainsi que pendant les congés et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail. Le salarié n’est donc pas tenu de répondre à une sollicitation par téléphone ou à un message électronique durant cette période de déconnection. Par ailleurs, les salariés doivent, d’une manière générale faire un usage approprié des e-mails et des messageries électroniques :
En évitant, dans la mesure du possible, les envois de mails en dehors des heures habituelles de travail,
En ne cédant pas à l’instantanéité de la messagerie,
En s’interrogeant systématiquement sur le moment le plus opportun d’envoi d’un mail afin de ne pas créer de sentiment d’urgence,
En favorisant, autant que cela est possible, les échanges directs et verbaux,
En restant courtois et en ne mettant pas en copie des personnes qui ne seraient pas directement concernées par le message,
Et en alertant sa hiérarchie en cas de débordements récurrents.
Entretiens individuels Chaque année, un entretien individuel sera organisé avec chaque salarié concerné aux fins d’examiner l’application du forfait sur l’année écoulée et prévenir les éventuelles difficultés sur l’année à venir.
Au cours de chacun de cet entretien, il sera fait un point avec le salarié notamment sur :
Sa charge de travail,
L’organisation de l’activité, dans son service et dans l’entreprise,
L’état des jours non travaillés pris et non pris,
L’amplitude de ses journées de travail,
La durée des trajets professionnels, le cas échéant,
La rémunération,
L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale.
L’objectif de cet entretien sera notamment de vérifier l’adéquation entre la charge de travail et le nombre de jours travaillés.
Ainsi, à l’occasion de cet entretien, le salarié pourra indiquer à son Responsable hiérarchique ou au Responsable du Service Ressources Humaines s’il estime sa charge de travail excessive. Dans cette hypothèse, ils arrêteront conjointement les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés mises en lumière. Le salarié pourra également solliciter un entretien supplémentaire avec son manager ou le Service des Ressources Humaines si nécessaire.
Les éléments de suivi et de contrôle indiqués ci-dessus ne remettent pas en cause l’autonomie dont dispose le salarié dans l’organisation de son emploi du temps et son objet porte uniquement sur le décompte des journées ou demi-journées de travail au titre du forfait et sur le respect des garanties prévues par les parties. Procédure d’alerte en cas de dysfonctionnements afférents à la charge de travail, à l’amplitude des journées de travail et à l’équilibre entre vie privée / vie professionnelle En sus de cet entretien annuel visé à l’article précédent, le salarié a la possibilité à tout moment en cours d’année, s’il constate des difficultés inhabituelles quant à l’organisation, à sa charge de travail ou à un isolement professionnel, d’émettre par écrit une alerte auprès de sa hiérarchie et de la Direction des Relations Humaines qui recevra le salarié dans les 8 jours et formulera dans un compte-rendu écrit les mesures correctives adoptées et s’assurera de leur suivi.
En outre, l’employeur qui constate que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou sa charge de travail conduisent à des situations anormales, la hiérarchie du salarié ou la Direction des Relations Humaines a la faculté d’organiser un rendez-vous avec ce dernier afin de faire le point sur les difficultés constatées et mettre en œuvre des actions correctives. Le salarié soumis au forfait annuel en jours peut à tout moment, dès lors qu’il l’estime nécessaire, demander à sa hiérarchie que soit organisée une visite médicale afin de prévenir les risques éventuels sur sa santé physique et mentale.
L’employeur s’engage à tout mettre en œuvre pour qu’une telle visite médicale soit organisée dans les plus brefs délais. Modalités d’accomplissement de la journée de solidarité La journée de solidarité instituée par les articles L. 3133-7 et L. 3133-8 du Code du travail en vue d'assurer le financement des actions en faveur de l'autonomie des personnes âgées sera fixée chaque année au lundi de Pentecôte. Ainsi, le lundi de Pentecôte sera une journée travaillée. Dans le cas où le salarié ne souhaite pas travailler ce jour-là, il pourra, selon le cas, et dans le respect des procédures internes :
Demander à poser un jour de congé conventionnel, ou un jour de repos indemnisé (JRI), ou un jour de congé payé, s’il est au régime du forfait en jours.
La Société pourra également imposer la pose d’un jour de repos indemnisé à cette date conformément aux dispositions précitées permettant à l’employeur de fixer 5 JRI sur l’année.
Dispositions relatives aux temps de trajet réalisés de manière exceptionnelle un jour non travaillé
Lorsqu’un salarié bénéficiant d’un forfait annuel en jours doit exceptionnellement effectuer, un jour non travaillé, un trajet depuis son domicile vers le lieu d’exécution de sa prestation de travail (par exemple : réunion à l’étranger le lundi impliquant un trajet réalisé le dimanche), ce temps de trajet ne constitue pas un temps de travail effectif.
Il est expressément convenu qu’en compensation de ce temps de trajet, et peu important sa durée, le salarié bénéficiera d’une demi-journée de repos de récupération.
Partie 2. L’astreinte Astreinte L’astreinte, dans le cadre de cet accord, est un dispositif permettant d’assurer une permanence de certains collaborateurs en dehors des horaires habituels de travail afin d’assurer une continuité de service et répondre aux exigences et contraintes particulières de l’activité. Le présent accord vise à fixer les conditions d’organisation des astreintes, ainsi que les contreparties aux contraintes qui sont imposées, conformément aux dispositions de l’article L3121-7 du Code du travail. Champs d’application Seront concernés par les périodes d’astreinte :
les salariés attachés au service support (support spécialistes par exemple)
Les salariés attachés aux services dits « Mission control »
Définition du temps d’astreinte et d’intervention Conformément aux dispositions de l’article L.3121-9 du Code du travail actuellement applicable, les temps d’astreinte sont entendus comme des périodes pendant lesquelles le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de la société, doit être en mesure d’intervenir pour effectuer un travail au service de la société et/ ou afin d’effectuer une assistance technique d’urgence pour le compte de la société. Pendant les périodes où il est d’astreinte, sous réserve de l’obligation précisée ci-dessus, le salarié demeure libre de vaquer à ses occupations personnelles, de sorte que la période d’astreinte ne constitue pas une période de temps de travail effectif. Ainsi, les périodes d’astreinte constituent, à la différence des périodes d’intervention, des périodes de repos. Temps d’intervention L’intervention constitue du temps de travail effectif et est normalement intégrée dans le dispositif du calcul du temps de travail. Le décompte du temps d’intervention est effectué sur la base des comptes rendus d’intervention établis par chaque salarié intervenant dans le cadre d’une astreinte.
XII.3 Temps de déplacement éventuel
Le temps de déplacement éventuellement nécessaire pour se rendre sur le lieu d’intervention constitue du temps de travail effectif. Le temps de déplacement sera déterminé par auto-déclaration du salarié, sur la base des comptes rendus d’intervention établis, et validé par le supérieur hiérarchique.
En cas de désaccord entre le salarié et le supérieur hiérarchique, ce temps de déplacement sera déterminé sur la base des informations fournies sur le site internet Via Michelin.
XII.4 Modalités d’accomplissement de l’astreinte
Périodicité et période de l’astreinte La périodicité et la période d’astreinte seront définies selon un planning établi par la Direction.
Lieu de l’astreinte et de l’intervention Durant le temps de l’astreinte, hors intervention, le salarié demeure à son domicile ou à proximité. S’agissant de l’intervention, celle-ci peut s’effectuer soit à distance, soit sur le lieu de travail. L’intervention à distance est privilégiée chaque fois que les conditions techniques de la mission le permettent. Dans ce cas, la Direction met à disposition du salarié des moyens matériels nécessaires à cette intervention à distance.
5. Rémunération du temps d’intervention et de déplacement éventuel
Pour les collaborateurs dont la durée du travail est décomptée en heures, les heures d’intervention et de déplacement, constitutives d’un temps de travail effectif, seront rémunérées comme telles. Pour les collaborateurs au forfait annuel en jours, la durée du travail est exprimée en nombre de jours travaillés et décomptée en journée ou demi-journée entière. Toute référence horaire leur est donc inapplicable.
Compte tenu de ces modalités particulières, les collaborateurs au forfait en jours sur l’année bénéficieront de la récupération de l’équivalent des temps d’intervention dans les conditions suivantes :
D’une demi-journée de travail s’ils sont appelés à travailler pour une durée inférieure ou égale à 4 heures, constatée sur une période d’astreinte prise dans sa globalité ;
D’une journée de travail s’ils sont appelés à travailler pour une durée supérieure à 4 heures et inférieure à une journée, constatée sur une période d’astreinte prise dans sa globalité.
Les éventuelles périodes supplémentaires de travail constatées sur la période d’astreinte seront comptabilisées par tranches de 4 heures.
6 Incidence du temps d’intervention sur le temps de repos
Lorsque le salarié n’est pas amené à intervenir pendant la période d’astreinte, l’astreinte constitue du temps de repos pour le décompte des temps de repos quotidiens et hebdomadaires. En revanche, le temps d’intervention interrompt la période minimale de repos quotidien ou hebdomadaire du salarié. Deux situations doivent donc être distinguées pour l’appréciation du respect des temps de repos :
Soit le salarié a d’ores et déjà bénéficié de l’intégralité de son temps de repos quotidien ou hebdomadaire lorsqu’il est appelé à intervenir : son intervention n’aura alors aucune incidence sur ces temps de repos.
Soit le salarié n’a pas encore pu disposer de l’intégralité de son temps de repos quotidien ou hebdomadaire lorsqu’il est appelé à intervenir : le repos intégral journalier ou hebdomadaire devra alors être pris par le salarié au terme de son intervention.
7 Information des salariés
La programmation individuelle des périodes d’astreinte, établie par la Direction, sera portée à la connaissance de chaque salarié concerné, par mail, 15 jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve que le salarié en soit averti au moins 1 jour franc à l’avance. Il en sera de même de toute modification apportée à la programmation individuelle. En outre, à la fin de chaque mois, chaque salarié concerné recevra un document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte effectuées par celui-ci au cours du mois écoulé.
8Contreparties au temps d’astreinte
Malgré la non-assimilation des périodes d’astreinte à du temps de travail effectif, il est entendu que celles-ci font l’objet de contreparties dès lors qu’il s’agit de compenser les disponibilités et l’investissement des salariés intégrés dans ce type d’organisation. Ainsi, les périodes d’astreinte ouvrent droit aux contreparties définies ci-dessous :
Une prime mensuelle forfaitaire de 200 euros brut
Dispositions finales Conclusion de l’accord Le présent accord est conclu avec les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du CSE, non mandatés par une organisation syndicale, conformément aux dispositions des articles L. 2232-24 et L. 2232-25 du Code du travail.
Modalités de signature Les parties conviennent de procéder à la signature du présent accord par voie électronique. Il est rappelé que la signature électronique confère la même valeur légale que la signature manuscrite et procure ainsi force obligatoire au présent contrat. Durée et entrée en vigueur de l’accord Les parties conviennent que le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et qu’il entrera en vigueur de manière rétroactive le lendemain de son dépôt auprès de l’administration. Le présent accord se substitue à toute pratique, usage, accord atypique ou accord d’entreprise antérieur portant sur le même objet. Révision et dénonciation de l’accord Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou par lettre remise en main propre contre décharge. Au plus tard dans un délai de trois mois à partir de la réception de la lettre demandant la révision, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires dans les conditions fixées à l’article L. 2261-9 du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit être déposée auprès des services du Ministère chargé du travail (DIRECCTE). Les partenaires sociaux se réuniront dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution. L’accord dénoncé continuera, le cas échéant, à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui sera substitué, ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois. Suivi de l’accord et information/consultation des institutions représentatives du personnel Les parties signataires du présent accord se réuniront au moins une fois par an, à l’initiative de la Direction et/ou sur demande de la délégation du personnel au Comité social et Economique, afin de faire le point sur l’application du présent accord. Conformément aux dispositions légales et réglementaires, la société HDMS informe et consulte chaque année le Comité Social et Economique sur le recours au forfait en jours dans l’entreprise ainsi que sur ses modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés. Le Comité Social et Economique sera à ce titre notamment informé du nombre de salariés en forfait en jours, du nombre d’alertes émises ainsi que mesures adoptées pour y remédier. Ces informations seront consolidées dans la base de données économiques et sociales unique.
Dépôt – Publicité Conformément aux articles D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) via la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Une version anonymisée de l’accord sera publiée sur la base de données nationale. En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire. Un exemplaire sera déposé à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) de la Fédération Syntec. Le présent accord sera affiché et mis à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.
Cet accord étant rédigé en français et en anglais, seule la version française prévaudra en cas de litige quant à son interprétation.
BETWEEN THE UNDERSIGNED :
HILTI DIGITAL MARKETING SERVICES
having its registered office at 126 rue GALLIENI - 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT, represented by Carl Carlander, acting as the Company’s President, hereinafter referred to as HDMS,
AND :
The standing members of the HDMS’s
Social and Economic Council (SEC) who voted at the meeting of January 15th, 2021 whose minutes are annexed to this agreement, representing a majority of the votes cast during the latest elections of the SEC :
Madame xxx
Madame xxx
Monsieur xxx
Hereinafter referred to as SEC
Together the "
Parties".
Part 1. ANNUAL FORFEIT
NOW THEREFORE, THE PARTIES HAVE AGREED AS FOLLOWS :
Preambule
HDMS conducted a study of the organisation of its employees’ working time so as to adapt it to the operation of the enterprise and to provide for flexibility making it possible to respond to customers’ needs and to reconcile the requirements associated with the employees’ professional activity and personal life.
Under such conditions, Management and the members of the SEC met in order to conclude this Agreement related to the introduction of an annual fix number of working days arrangement within HDMS, and executed this Agreement, pursuant to articles L. 2232-24, L. 2232-25 and seq. of the French Employment Code, applicable to enterprises having no trade union representatives and whose headcount habitually exceeds 50 employees. This Agreement is aimed at defining the collective basis for the annual working days arrangement. In this context, this Agreement sets out, pursuant to article L. 3121-64 of the French Employment Code :
the categories of employees who may sign an individual arrangement ;
the annual working days arrangement’s benchmark period;
the number of days included in the annual arrangement;
the rules governing the counting of absences and the management of arrivals and departures during a given period;
the main characteristics of the individual arrangement;
the methods used by HDMS in order to assess and regularly monitor the employees’ workload ;
The procedures by which HDMS in order to assess and regularly monitor each employee’s individual workload;
The procedures by which HDMS and the employees concerned to exchange views on the workload, the balance between professional activity and personal life, compensation and work organisation ;
the terms under which employees may exercise their disconnection right ;
the terms under which employees may waive part of their resting days.
Legal context
This Agreement was made by taking into account the rules of laws, regulations and collective bargaining agreements applicable upon its execution date.
In this context, it is recalled that HDMS is subject to the National Collective Bargaining Agreement for technical study firms, engineering consultants and consulting firms (SYNTEC) whose provisions are applicable as a matter of law to all employees of the enterprise. However, the parties recall that pursuant to article L. 2253-3 of the French Employment Code, as last amended by Ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017, the provisions of this Agreement deviate from the provisions of the industry collective bargaining agreement covering the same subject matter. This Agreement was executed in keeping with the various principles set out above.
Thus, it is expressly agreed that the provisions related to the annual working days arrangement applicable to SYNTEC and in particular the provisions resulting from the agreements of 19 February 2013 and 22 June 1999, shall not be applicable within HDMS pursuant to article L.2253-3 of the French Employment Code.
Individuals annuals arrangements of employees referred to in Article II below shall be exclusively governed by the provisions of this Agreement. Employees eligible for annual working days arrangement s The provisions of this Agreement are applicable to those employees whose working time cannot be counted in hours. Such employees are pursuant to article L. 3121-58 of the French Employment Code :
executives who have overall autonomy in organisation of their working time and wich, of the nature of their position, don't follow with the collective schedule applicable within the workshop, unit or team to which they are assigned (“autonomous executives”);
all other employees whose working time cannot be predetermined and who enjoy real autonomy in the organisation of their time in order to discharge the responsibilities entrusted to them.
The categories of employees provided for in this Article, and referred to above, who may conclude an individual annual agreement, deviate from the provisions of Article 4.1 of the SYNTEC industry agreement of 22 June 1999, which shall therefore not be applicable within HDMS.
As an item of information only, it is specified that these categories include in particular, but are not limited to, the following :
Copy writer
Graphic designer
Recruteur
Digital Asset Manager
Community Manager
Producer
Support specialist
Team Assistant
After analysing the positions held by the employees of the enterprise, it appears that, to date, all employees hired by the enterprise enjoy real autonomy in the organisation of their work.
The parties agree that, as an indication only, and without any limitation, an annual working days arrangement shall be executed with :
Autonomous Executives.
The parties note this employees are not subject to any fixed and precise schedule and enjoy real autonomy in the organisation of their working time. They are thus free to determine their work pace in full autonomy as compared with the schedule applicable within their unit, subject to compliance with the guarantees contained in this Agreement and subject to protection of the interests of the enterprise. Pursuant to this Agreement, the working time of the employees hired to date within HDMS shall thus be organised under an annual working days arrangement.
It is recalled that executive officers (executives participating in the Management of the enterprise, who are entrusted with responsibilities whose importance entails great independence in the organisation of their working time, who are authorised to make decisions in a largely autonomous manner and whose remuneration is among the highest of the enterprise) are not subject to the provisions on working time, and in particular to the provisions below.
Benchmark period of annual working days arrangement The working days arrangement’s annual benchmark period shall be the calendar year, i.e. from 1 January until 31 December. For year 2021, exceptionally, the number of days covered by the all-in arrangement and the additional resting days shall be calculated ratably in accordance with Articles IV and V below.
Number of days worked under the annual working days arrangement After deducting from the total number of days of the year, the weekly resting days, the holidays to which the employee is entitled, and any indemnified resting days (JRI), the number of days worked on the basis of which the all-in arrangement is defined is set at a maximum of 218 days (including the solidarity day) for a complete year of work. This number of days worked, i.e. 218 days per year (including 1 day for the solidarity day)
is applicable for a full benchmark year and for employees with full annual holiday entitlements.
The working time of those employees eligible for an annual working days arrangement shall be counted exclusively per day or half-day of work. As such, shall be deemed a half-day of work, any work period completed prior to 1 p.m. or started after 1 p.m., it being specified that, in any event, any days or half-days of work shall necessarily correspond to actual and significant working time. Indemnified resting days (JRI) Definition and number of indemnifief resting days per full year
This specific working time organisation implies the taking of resting days over the year (JRI). The said resting days are granted in addition to weekend days, annual paid holidays and legal holidays, each corresponding to a worked day. As an item of information only, the number of resting days is determined as follows: 365 or 366 days - number of Saturdays and Sundays - number of legal holidays corresponding to a worked day - number of days of annual paid holidays - number of days worked under the all-in arrangement = number of indemnified resting days granted to the employee Thus, the number of indemnified resting days shall vary each year according to the number of legal holidays each corresponding to one worked day in the year concerned. This calculation does not include any additional leave granted under collective bargaining agreements and provisions of law (e.g. seniority day) that shall be deducted from the worked days. Indemnified resting days are vested and accumulated each year, by X /12th day per full month actually worked during the benchmark period. Results are rounded to the nearest day. The theoretical number of indemnified resting days shall be communicated to employees at the beginning of each year.
Employees hired during the benchmark period If any employee concerned joins or leaves the company during the year, the number of days worked under the annual day-based all-in arrangement shall be determined in proportion to the time worked; as a consequence, the employee shall be granted a number of resting days that shall be defined according to the number of days of work over the benchmark period. If an employee leaves the enterprise during the year, those compensated resting days that have not been remunerated shall be settled. On the contrary, if the employee has taken in advance one or more compensated resting days, then an amount shall be withheld from the employee’s salary in order to account for the actual attendance time over the benchmark period. Impact of absences during the benchmark period Any periods of absence that are assimilated with actual working time, under provisions of law or a collective bargaining agreement, are not deducted from the resting day entitlements. For any absence not compensated, for any reason, a proportionate reduction shall be applied to the number of resting days. The smoothed monthly remuneration shall be reduced in a strictly proportionate manner, whether per half-day or per day. Where applicable, the absence shall be indemnified on the basis of the smoothed compensation, subject always to compliance with applicable provisions of law and collective bargaining agreements. Taking of the indemnified resting days (JRI) In principle, the dates on which resting days shall be taken and determined by the employee on the monitoring tool. Such dates shall be consistent with operational requirements, the tasks assigned to employees and their professional constraints, and shall be communicated to supervisors no less than 7 calendar days in advance. The manager may oppose the taking of the indemnified resting days on any given date on grounds related to operational requirements. The parties intend to specify that resting days may be taken belatedly in extraordinary circumstances, by mutual agreement between the employee and his supervisor. As an exception, such dates may be determined by the employer as regards 5 indemnified resting days. The JRI may be taken in the form of days or half-days, whether in isolation or as a series of days, and may be coupled with a weekend or a paid holiday period. To the greatest extent possible, employees are asked to schedule resting days so as to avoid any accumulation and to limit the risk that all of their rights cannot be settled in full. Resting days vested during a benchmark period must imperatively be taken during the said benchmark period. As a consequence, such resting days must be settled by 31 December of each year and may in no event be carried over at the end of the said period or give rise to the payment of any compensating indemnity.
Waiver (JRI)
Employees who so elect may, subject to HDMS consent, waive part of their indemnified resting days in consideration for a salary increase in respect of the indemnified worked days, pursuant to article L. 3121-59 of the French Employment Code. In no event may such waiver cause any employee to work more than 230 days over the benchmark period. The company shall ascertain whether such waiver remains compatible with the provisions related to the daily and weekly rest, to worked legal holidays in the enterprise and to paid holidays. Such waiver must be memorialised in a written understanding in the form of an amendment to the individual agreement, specifying the annual number of additional work days and the related compensation. The remuneration of these additional work days shall be increased by 20% up to 222 days and by 35% over and above 222 days, and shall be calculated as follows: Daily salary = annual base salary / annual number of days of work stipulated in the individual agreement. Increased daily salary = daily salary + 20% or 35% increase. Annual redemption value = increased daily salary x number of additional days of work.
Rémunération
The all-in compensation of employees party to an annual working days arrangement is determined each year.
Such compensation is determined on a lump-sum consideration and is smoothed over the annual benchmark period regardless of the number of days worked during the month. The pay slips of the employees concerned show that their compensation is calculated on the basis of an annual number of days of work and specify such number. Reduced annual working days arrangement The employee and HDMS may agree to reduce the number of days worked below the annual maximum number of days set out in this Agreement. In such event, the employee shall be compensated in proportion to the number of days stipulated in the individual agreement, and the workload shall be adjusted to account for the agreed decrease. It is recalled that reduced annual working days arrangements are not assimilated under provisions of law with part-time work, in particular as regards social security contributions. Employees wishing to reduce the duration of the working time under a day-based arrangement must submit a request by registered mail with recorded delivery or by registered mail return receipt requested to the human resources department by specifying the requested adaptation and its contemplated effective date. Such request must be sent no less than two months prior to the said date. HDMS shall review such request within one month. Any refusal shall be substantiated, in particular by reasons related to operational requirements, the specific features of the occupied position or the specific competencies of the person holding the said position. Absent any response, the request shall be deemed accepted. An amendment to the employment contract shall imperatively be signed prior to any implementation of the change to the all-in arrangement. Finally, any reduced all-in arrangements shall be executed in accordance with the same terms as for individuals arrangements. Individual agreements’ execution mode In apply to the article L. 3121-64 of the French Employement Code, annual working days arrangement are memorialised in an individual agreement (amendment) executed with each employee concerned in accordance with the above terms. The execution of an individual annual word days agreement is conditional on the express consent of each employee concerned. Individual annual working days agreement shall refer to this Agreement and shall set out:
the nature of the employee’s tasks justifying reliance on an annual working days arrangement or the reasons why the employee concerned is an autonomous executive,
the number of days worked,
the method used for counting the days and half-days worked, and the terms governing the taking of resting time and the possibility of waiving indemnified resting days,
the corresponding compensation,
the methods used by the employer in order to assess and regularly monitor the employee’s workload, including the number of related meetings,
the methods used by the employer and the employee to periodically exchange views on the employee’s workload, the balance between professional activity and personal life, compensation and work organisation,
the ways in which employees may exercise their disconnection right.
daily and weekly rest Employees party to an annual day-based all-in arrangement shall not be subject to, pursuant to article L. 3121-62 of the French Employment Code:
the statutory weekly working time, i.e. 35 hours, under Article L. 3121-27 of the French Employement Code,
the maximum daily working time, i.e. 10 hours, under Article L. 3121-18 of the French Employement Code,
the maximum weekly working periods, i.e. 48 hours per week or one week and an average of 44 hours per week over 12 consecutive weeks, under Articles L. 3121-20 et L. 3121-22 of the French Employement Code.
Employees are entitled to a daily rest of no less than 11 consecutive hours, pursuant article L. 3131-1 of the French Employement Code.
Employees are entitled to a weekly rest of at least one day of 24 consecutive hours plus the hours following the daily rest. It is recalled that each employee is individually responsible for organising his work, so that it complies with the above limits and guarantees.
Guarantees created by the employer in favour of employees party to a annual working days arrangement Control of the work duration and organisation
Autonomous employees shall manage their working days in a consistent manner with their professional constraints.
The workload and scope of the workdays of employees party to an annual working days arrangement shall remain within reasonable limits in order to allow for genuine computability between their professional activity and their personal and family life. In addition, the employees concerned shall organise their working time so as to benefit from:
11 hours minimum of daily rest;
35 hours minimum of weekly rest.
The parties to the agreement expressly agree in this respect that each employee whose working time is organised under an annual working days arrangement shall be obligated to report to his supervisors any work organisation preventing him from complying with the daily rest of 11 consecutive hours and the weekly rest of a minimum duration of 35 hours.
The organisation of the working time of the employees party to an annual working days arrangement shall be regularly monitored by their supervisors who shall in particular seek to avoid any excessive workloads and to ensure compliance with the above minimum resting periods.
In addition, Management will etablish set up a system for the monitoring and counting of the days and half-days worked by the employee (and the positioning and characterisation of the days not worked, as weekly resting time, paid holidays, worked legal holidays, days granted under collective bargaining agreements or JRI).
Also, employees establish each month a statement indicating, for each day, the existence of any day or half-day of work, resting time or other absences to be specified. The number of days worked is monitored and controlled individually through the
ADP platform.
Such tool shall allow for the counting of the days or half-days worked or not worked. Such tool shall show the number and date of the days worked and their positioning and characterisation as:
weekly resting time;
paid holidays;
days granted under the collective bargaining agreement;
resting days related to the annual working days arrangement;
sick leave and other leave.
Right to disconnection The parties recall that the New Information and Communication Technologies (NTIC) made available to the employees are to be used in a manner mindful of the privacy of all person. Employees equipped with a cellular telephone and/or laptop computer made available to them by the enterprise, with a view to the discharge of their duties, have, save in extraordinary circumstances, a right to 11 consecutive hours of disconnection between two days of work, necessarily including the period between 10 p.m. and 5 a.m. in the time zone of the country where they are located, any weekends, any legal holidays, and during leave and any and all periods in which the performance of the employment contract is suspended. Therefore, the employee shall not be obligated to respond to any request by telephone or email during such disconnection period. Also, employees must, in general, make an appropriate use of emails and messaging systems:
by avoiding, to the greatest extent possible, sending any emails outside habitual working hours,
by resisting the temptations created by the ready availability of messaging systems,
by examining systematically what is the most appropriate time to send any email in order not to create any feeling of urgency,
by fostering, to the greatest extent possible, any direct and oral exchanges,
by remaining courteous and avoiding to copy persons who are not directly concerned by the relevant message, and
by informing supervisors in the case that any repeated excesses are committed.
Individual meetings Each year, an individual meeting shall be held with each employee concerned in order to review the application of the all-in arrangement over the last year and to prevent any possible difficulties for the next year.
During this meeting, an assessment shall be made with the employee, in particular as regards the employee’s:
workload,
work organisation, in the employee’s department and in the enterprise,
number of non-worked days, taken and not taken,
working day span,
commuting time, where applicable,
compensation,
balance between professional activity and personal and family life.
The objective of this meeting will be to aim to verify the adequacy between the workload and the number of days worked.
Thus, during such meeting, the employee concerned will may indicate to his Supervisor or to the Human Resources Manager whether he considers that his workload is excessive. In such event, the employee and the Supervisor or Human Resources Manager shall jointly determine the steps to be taken in order to prevent and settle any identified difficulties. The employee will may also seek an additional meeting with his manager or with the Human Resources Department.
The above monitoring and control procedures are without prejudice to the autonomy granted to the employee as regards the organisation of his working time. The said procedures only cover the counting of the days and half-days of work under the annual working days arrangement and the compliance with the guarantees established by the parties. Warning procedure in case of malfunctions related to the workload, the scope of the days of work and the balance between privacy and professional activity
In addition to the annual meeting referred to in the above paragraph, the employee can, at any time during the year, if any unusual difficulties are identified in relation to the organisation, his workload or professional isolation, issue a written warning to his supervisors and to the Human Resources Department which grant an interview to the employee within 8 days and shall prepare a written report documenting any corrective measures taken and shall monitor such measures.
In addition, if the employer notes that the work organisation adopted by the employee and/or his workload lead to abnormal situations, then the employee’s supervisor or the Human Resources Department can organise a meeting with the employee in order to take stock of any identified difficulties and take any necessary corrective steps.
Any employee party to an annual working days arrangement can, at any time, whenever he deems it necessary, ask his supervisors to organise a medical examination in order to prevent any possible risks for his physical and mental health.
The employer undertakes to take any necessary action to organise such a medical examination as soon as practicable. Rules applicable to the solidarity day The solidarity day created in apply to articles L. 3133-7 et L. 3133-8 of French Employement Code in order to provide for the financing of steps securing the autonomy of elder citizens shall each year be on Whit Monday. Therefore, Whit Monday will be a worked day.
If the employee doesn’t want to work on Whit Monday, the employee may, as the case, and in accordance with the company’s internal procedures :
ask to take one day off under the collective bargaining agreement or one indemnified resting day (JRI) or one day of compensated holiday, if the employee is party to annual working days arrangement.
The Company may also impose the taking of a indemnified resting day on Whit Monday in accordance with the above provisions enabling the employer to select 5 JRI over the year.
Provisions relating to exceptional journey times on a day not worked
When an employee which beneficiate an annual working days arrangement, must exceptionally, on a date not worked, make a journey from his home to the place of performance of his work (for example: a meeting abroad on Monday involving a journey made on Sunday), this travelling time does not constitute effective working time.
It is expressly agreed that in compensation for this travel time, and regardless of its duration, the employee will benefit from a half day's recovery rest.
Part 2. On-Call duty / On-standby duty On-call duty On-call duty, under this agreement, is a system to permits a permanence of certain employees outside the usual working hours in order to ensure continuity of service and to meet the specific requirements and constraints of the activity. This Agreement sets out the conditions for the organisation of on-call duty, as well as the counterparties to the constraints imposed, pursuant provisions of article L3121-7 of the French Employment Code. Scope Will be concerned by on-call periods :
- employees attached to the support service (specialist support, for example)
- employees attached to the so-called "Mission control" services
Definition of on-call and intervention time In accordance with article L.3121-9 of the French Employment Code currently in force , on-call duty time is the time during which the employee, without being at his place of work and without being permanently and immediately at the disposal of the employer, must be able to intervene to carry out work in the service of the company and/or to provide emergency technical assistance on behalf of the company. During periods of on-call duty, subject to the obligation specified above, the employee remains being able to freely attend to personal matters, so that the period of on-call duty does not constitutes a period of effective working time. Thus, on-call duty periods are, unlike intervention periods, rest periods. Intervention time Intervention constitutes effective working time and is normally integrated into the working time calculation system. Counting of intervention time is on the basis of intervention reports drawn up by each employee working on-call duty.
XII.3 Possible travel time
Travel time which may be necessary to reach the place of intervention shall constitutes effective working time. Travel time will be determined by the employee's self-declaration, based on the intervention reports drawn up by the employee and validated by the line manager. In case of disagreement between the employee and the line manager, this travel time will be determined on the basis of the information provided on the Via Michelin website.
XII.4 modality of accomplishment of the on-call duty
The periodicity and the on-call period The periodicity and the on-call period will be defined according to a schedule established by Management.
Place of on-call duty and intervention During on-call time, excluding intervention, the employee remains at home or nearby. The intervention can be carried out either remotely or at the workplace. Remote intervention is preferred whenever the technical conditions of the mission allow it. In this case, management provides the employee with the material resources necessary for this remote intervention.
5. Remuneration of intervention time and possible travel time
For employees whose working hours are counted in hours, intervention and travel hours, which constitute effective working time, will be remunerated as such. For employees wich beneficiate an annual working days arrangement, working time is expressed in number of days worked and counted as days or half-days. All hourly references are therefore inapplicable to them. In view of these special terms and conditions, employees party to an annual working days arrangement, will benefit from the recovery of the equivalent of the intervention time under the following conditions :
From a half-day of work if they are called upon to work for a period less than or equal to 4 hours, recorded over a period of on-call duty taken as a whole ;
From a day of work if they are called upon to work for more than 4 hours and less than one day, recorded over a period of on-call duty taken as a whole ;
Any possible additional period of work observed during the on-call period will be accounted for in increments of 4 hours.
6 Incidence of intervention time on rest time
When the employee is not required to intervene during the on-call period, the on-call period constitutes rest time for the calculation of daily and weekly rest times.
The intervention time interrupts the employee's minimum daily or weekly rest time.
Two situations must therefore be distinguished when assessing compliance with rest times :
Either the employee has already taken advantage of his full daily or weekly rest time when he is called upon to intervene : in this case, his intervention will have no impact on these rest times.
Or, the employee has not yet been able to take all of his daily or weekly rest time when he is called upon to intervene : in this case, the full daily or weekly rest time must be taken by the employee at the end of his intervention.
7 Information of employees
The individual scheduling of on-call periods, established by Management, will be brought to the attention of each employee concerned, by e-mail, 15 days in advance, except in exceptional circumstances and on condition that the employee is notified at least one clear day in advance. The same will apply to any changes made to individual programming. In addition, at the end of each month, each employee concerned will receive a document summarizing the number of on-call hours worked by him during the past month.
8Contreparties au temps d’astreinte
Despite the fact that on-call periods are not assimilated to effective working time, on-call periods will give rise to counterparties to compensate for the availability and investment of the employees integrated into this type of organization. Thus, the on-call periods give rise to the counterparties defined below : - a gross monthly bonus of 200 euros
Final provisions Execution of the agreement This Agreement is executed with the standing members of the Social and Economic Council (SEC) representing a majority of the votes cast during the latest elections of the SEC, who are not instructed by any trade union, pursuant articles 2232-24 et L. 2232-25 of the French Employement Code.
Execution mode The parties agree to execute this Agreement through electronic channels. It is recalled that electronic signing gives the same legal value as signing by hand and thus causes this Agreement to be binding on the parties. Duration and effective date of the Agreement The parties agree that this Agreement is made for an unlimited term and shall come into effect retroactively on the day following its being filed with administrative authorities. This Agreement shall supersede any prior practice, custom, atypical agreement or enterprise agreement existing in relation to the same subject matter. Revision of the agreement – Waiver This Agreement may be revised as provide articles L2261-7-1 et L2261-8 to the French Employement Code. Notice of any request for a revision shall be given by registered mail return receipt requested to each of the other signatory parties or shall be personally delivered against acknowledgment of receipt. No later than three months from receipt of the notice seeking a revision, the parties shall meet in order to conclude a potential revision amendment. This Agreement may be terminated by any signatory, as provide article L. 2261-9 to the French Employement Code.party subject to a term of notice of 3 months. Notice of the termination shall be given by the terminating party to the other signatories of the agreement and shall be filed with the Labour Ministry (DIRECCTE). The social partners shall meet within three months from receipt of the notice in order to consider the possibility to execute a substitution agreement. Where applicable, the terminated agreement shall remain in force until the coming into effect of the new replacement agreement, or, in default, during a period of one year from expiration of the three-month notice period. Monitoring of the agreement - Information/consultation of the institutions representing the staff
The parties signing this Agreement shall meet once a year on the initiative of the Management and/or the staff delegates to the Social and Economic Council, in order to review the application of this Agreement. In accordance with legal and regulatory provisions, HDMS inform and consult each year the Social and Economic Council concerning reliance on annual working days arrangement in the enterprise and the monitoring of the workload of the employees concerned. The Social and Economic Council will be informed in particular of the number of employees party to a annual working days arrangement, the number of warnings issued and any mesure taken to cure the same. Such information will be consolidated in the single economic and social database.
Filing – Disclosure Pursuant to Articles D. 2231-4 of the French Employement Code, this Agreement shall be filed with the Enterprises, Competition, Consumption, Labour and Employment Regional Directorate (DIRECCTE) through the platform www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr..
A copy of this Agreement shall be filed with the Registry of the relevant Labour Court. An anonymised version of this Agreement shall be filed in the national database. In addition, an original copy shall be prepared for each party hereto. A copy of this Agreement shall be filed with the Syntec Federation’s Permanent Two-Party Negotiation and Interpretation Committee (CPPNI). This Agreement will be displayed on the Company’s premises and made available to the employees at their workplace.
This agreement being drafted in French and English, only the French version will prevail in the event of dispute related to its interpretation.
Fait à Boulogne-Billancourt , le 20/01/2021 En
7 exemplaires originaux, soit un pour chaque partie, un pour le dépôt sur la plateforme téléaccords, un pour le dépôt à la Commission paritaire et un pour le dépôt au Greffe du Conseil de prud’hommes / Done in 7 original copies, i.e. a copy for each party, a copy intended for filing on the Téléaccords platform, a copy intended for filing with the Two-Party Committee and a copy for filing with the Labour Court’s Registry.
Pour la Société HILTI DIGITAL MARKETING SERVICES
Madame xxx
Responsable Ressources humaines
Pour les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du CSE/ The standing members of the HDMS’s Social and Economic Council (SEC) representing a majority of the votes cast during the latest elections of the SEC :
