Protocole d’accord prÉÉlectoral pour l’Élection 2025 des rEprÉsentants du personnel au ComitÉ Social et Économique (CSE) de l’UES INERIS
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
L’Unité Économique et Sociale Ineris (Institut national de l’environnement industriel et des risques), telle que définie par le protocole d’accord portant création de l’Unité Économique et Sociale de l’Ineris du 4 juillet 2013 et représentée par le Directeur général de l’Ineris,
ci-après dénommée «
l’UES Ineris »,
d’une part,
ET
Les organisations syndicales suivantes :
La CFDT, organisation syndicale reconnue représentative de l’UES Ineris ;
La CFE-CGC, organisation syndicale reconnue représentative de l’UES Ineris ;
La CGT, organisation syndicale ayant constitué une section syndicale à l’UES Ineris ;
FO, organisation syndicale reconnue représentative de l’UES Ineris,
ci-après désignées les «
Syndicats »,
d'autre part.
Ci-après désignées «
Les Parties signataires ».
Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
L’accord relatif à la mise en place du comité social et économique (CSE) au sein de l’UES Ineris du 23 juillet 2018 ainsi que les avenants associés définissent les règles s’appliquant à l’UES Ineris en ce qui concerne l’organisation du dialogue social et économique. Conformément aux dispositions du précédent protocole d’accord préélectoral du 18 juillet 2022, la fin de mandat des représentants du personnel actuels de l’UES Ineris est fixée au 2 octobre 2025.
Dans le cadre de ces élections, l'accord d'entreprise () du 12 janvier 2022 autorise le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Cet accord s’appuie sur :
L'article L. 2314-26 du Code du travail autorisant le recours au vote électronique pour les élections du CSE ;
Les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail définissant les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE ;
La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objectifs :
De fixer certains points complémentaires à l’accord du 23/07/2018 (Section 1) ;
De définir les modalités d'organisation et de déroulement de l’élection 2025 des membres de la délégation du personnel du CSE (Section 2).
SECTION 1 : DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES À L’ACCORD CSE DU 23 JUILLET 2018
DurÉE DES MANDATS La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE est de 3 ans à compter de la date d’expiration des mandats des membres sortants ou à compter de la date de proclamation des résultats dans l’hypothèse où un second tour doit être organisé à une date ultérieure à celle d’expiration des membres sortants. Effectifs, composition du ComitÉ Social et Économique Les effectifs de l’UES Ineris retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Élection sont estimés à 565,27 salariés à la date du premier tour des élections des représentants du personnel. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L. 1111-2 du Code du travail.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-7 du Code du travail, le nombre de sièges de membres du personnel à pourvoir est modifié et est porté à quatorze (14) sièges pour les membres titulaires et à quatorze (14) sièges pour les membres suppléants. Heures de dÉlÉgation des membres titulaires au CSE et des reprÉsentants syndicaux En référence à l’article 4 de l’Accord relatif à la mise en place du comité social et économique au sein de l’UES Ineris du 23/07/2018, le crédit mensuel d’heures de délégation attribué à chaque membre titulaire est fixé, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur à vingt-quatre (24) heures (sauf circonstances exceptionnelles en accord avec l’employeur).
Le temps nécessaire à l'exercice des fonctions de représentants syndicaux au CSE est fixé, sauf circonstances exceptionnelles en accord avec l’employeur, à vingt (20) heures par mois. Nombre de membres et heures de dÉlÉgation des membres des commissions crÉées au sein du CSE devant Être dÉfinis dans le protocole d’accord prÉÉlectoral En référence à l’article 10 de l’Accord relatif à la mise en place du comité social et économique au sein de l’UES Ineris du 23/07/2018, le présent protocole d’accord préélectoral fixe les heures de délégation, le nombre de réunions et le nombre de membres désignés attribués à certaines commissions.
Pour rappels :
Le nombre des membres, les heures de délégation ainsi que le nombre annuel de réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont définis par l’accord susmentionné ;
Le nombre des membres ainsi que le nombre annuel de réunions de la commission économique sont définis par l’accord susmentionné.
Nombre membres désignés
Heures de délégation
Fréquence annuelle des réunions des membres désignés de chaque commission
Commission Santé Sécurité Conditions de Travail (CSSCT) 6 (*) 12 heures mensuelles par membre titulaire de la commission (*) Minimum 4 (*) Commission Économique (COMECO) 5 (*) 20 heures annuelles par membre titulaire de la commission Minimum 2 (*) Commission Formation et Égalité Professionnelle (COMFEP) 4 490 heures annuelles à répartir dans le Règlement Intérieur du CSE entre ces 3 commissions 3 Commission Information, Aide au Logement et Œuvres Sociales (COS) 4
Définie par le Règlement Intérieur du CSE Commission Sports et Loisirs (CSL) 5
(*) Nombres de membres et/ou heures de délégation établis dans l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Économique au sein de l’UES INERIS du 23/07/2018 et repris ici à titre indicatif Établissement des procès-verbaux des rÉunions de la CSSCT prÉsidÉes par le reprÉsentant de l’UES INERIS En référence à l’article 10.1.4 de l’Accord relatif à la mise en place du comité social et économique au sein de l’UES INERIS du 23/07/2018, le présent protocole d’accord préélectoral peut modifier les conditions d’établissement du procès-verbal des réunions de la CSSCT. La CSSCT fera appel à une personne extérieure pour l’enregistrement des séances et l’établissement du Procès-Verbal des réunions présidées par le représentant de l’UES Ineris ou son mandataire. Les frais liés à l’enregistrement sont pris en charge par l’UES Ineris.
SECTION 2 – ORGANISATION DES ÉLECTIONS
Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de l'UES Ineris, ci-après dénommée « l'Élection ». NOMBRE ET RÉPARTITION DES SIÈGES Conformément L. 2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.
Les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège : Employés, techniciens et agents de maîtrise (ETAM) ;
2ème collège : Cadres, ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs (INGÉNIEURS et CADRES).
Les effectifs et le nombre de sièges à pourvoir par collège et par type de siège, décrits à l’article 2, sont établis selon le principe de répartition des sièges proportionnellement à la taille de chacun des collèges et au plus fort.
Collège Effectif estimé Répartition des sièges
Titulaires Suppléants COLLÈGE ETAM : Techniciens et agents de maîtrise 217,63 5 5 COLLÈGE INGÉNIEURS et CADRES : Cadres, ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs 347,64 9 9
Total
565,27
14
14
MODALITÉS DU VOTE Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'Élection, conformément à l'accord d'entreprise du 12 janvier 2022 prévu à cet effet. Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’UES Ineris procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré. DateS du scrutin La date des élections des représentants du personnel au CSE de l’UES Ineris est fixée pour le premier tour de scrutin sur la période suivante :
Du mardi 30 septembre 2025 à 9h15 au jeudi 2 octobre 2025 à 16h30.
Au cas où un second tour de scrutin s’avérerait nécessaire, il aurait lieu sur la période suivante :
Du mardi 14 octobre 2025 au jeudi 16 octobre 2025,
dans les mêmes conditions d'horaires et d’organisation.
Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter est considéré comme du temps de travail effectif. RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR L'UES Ineris a pris contact avec un prestataire extérieur, la société VOXALY-DOCAPOSTE, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles. L'UES Ineris a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique. Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le système de vote » dans le cadre de l'Élection. CALENDRIER DE L'ÉLECTION
Étapes Dates et heures Annonce de l'élection À partir du mercredi 2 juillet Diffusion de la note d'information À partir du jeudi 4 sept. Affichage et publication des listes électorales À partir du jeudi 4 sept. Désignation des membres du bureau de vote et des observateurs Mercredi 17 sept. Envoi des codes d'authentification aux électeurs Jeudi 25 sept.
1er tour
Date limite de dépôt des candidatures et des professions de foi Mercredi 17 sept. à 12h00
Affichage des candidatures Jeudi 18 sept.
Formation au système de vote Semaine du 22 sept.
Fin de campagne électorale Lundi 29 sept. à 19h00
Réunion de lancement et vérification des scellements Mardi 30 sept. à 9h00
Ouverture du vote Mardi 30 sept. à 9h15
Clôture du vote Jeudi 2 octobre à 16h30
Dépouillement Jeudi 2 octobre à 16h35, à la suite de la clôture
2ème tour
Appel à candidatures Vendredi 3 octobre
Date limite de dépôt des candidatures et des professions de foi Mardi 7 octobre à 12h00
Fin de campagne électorale Lundi 13 octobre à 19h00
Réunion de lancement et vérification des scellements Mardi 14 octobre à 9h00
Ouverture du vote Mardi 14 octobre à 9h15
Clôture du vote Jeudi 16 octobre à 16h30
Dépouillement Jeudi 16 octobre à 16h35, à la suite de la clôture Date limite d'envoi des résultats au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP) Vendredi 31 octobre ANNEXES DU PROTOCOLE Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :
Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste (Annexe #1) ;
La description détaillée du déroulement des opérations électorales (Annexe #2) (art. R. 3214-13 du Code du travail) ;
La description détaillée du fonctionnement du système de vote (Annexe #3) (art. R. 3214-13 du Code du travail).
CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Élection.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
D’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
D’un représentant de l'UES Ineris, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection ».
Rôle du Représentant du prestataire Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. À ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de l'UES Ineris auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du système de vote. Rôle du Gestionnaire de l'élection Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l'UES Ineris.
À ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test du système de vote, vérification des scellements, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l'UES Ineris, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l'UES Ineris et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du bureau de vote, candidat Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.
Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera désigné par l’employeur parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats. De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du bureau de vote. ÉLECTORAT Conformément à l'article L. 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date d’ouverture du 1er tour des élections (telle qu’établie à l’ REF _Ref200468800 \r \h ARTICLE 10) :
Âgés de seize ans révolus ;
Ayant acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l'UES Ineris ;
N’ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
De plus, conformément aux articles L. 1111-2 et L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de l'UES Ineris par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l'UES Ineris et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s'ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus. Dès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions pourront choisir d'exercer leur droit de vote au sein de l'UES Ineris ou au sein de la société qui les emploie.
Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes :
Collège Proportion de femmes Proportion d'hommes Total COLLÈGE ETAM : Techniciens et agents de maîtrise 49,8 % 50,2 % 100,00% COLLÈGE INGÉNIEURS et CADRES : Cadres, ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs 41,2 % 58,8 % 100,00% ÉLIGIBILITÉ Conformément à l'article L. 2314-19 du Code du travail, sont éligibles dans leur collège les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date d’ouverture du 1er tour des élections (telle qu’établie à l’ REF _Ref200468800 \r \h ARTICLE 10) :
Être âgé de 18 ans révolus ;
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’UES Ineris ;
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Conformément à l’article L. 2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure souhaitant exercer leur droit de vote au sein de l’UES Ineris ne sont pas éligibles. Annonce de l’Élection Le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur les panneaux prévus à cet effet. Cette information sera également relayée par courriel et consultable depuis l’Intranet de l’Ineris (EPIC).
Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures. LISTE ÉLECTORALE La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral (cf. REF _Ref200468800 \r \h ARTICLE 10. La liste électorale sera établie par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénoms, Nom, Âge, Ancienneté, Éligibilité.
La liste électorale sera également publiée sur le site de vote, par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénoms, Nom.
Le site de vote sera accessible dès l’ouverture des votes en saisissant dans le navigateur Internet l'adresse URL correspondante (indiquée dans le courriel/courrier d’envoi des éléments d’authentification) (cf. REF _Ref106099535 \r \h \* MERGEFORMAT ARTICLE 25). LISTES DE CANDIDATS Constitution et dépôt des listes de candidats Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection conformément au calendrier électoral (cf. REF _Ref200468800 \r \h ARTICLE 10).
Elles pourront être :
Soit transmises par courrier électronique à : thibault.balouin@ineris.fr ;
Soit remises en main propre contre récépissé à : Thibault BALOUIN-PEYRAS ;
Soit par courrier recommandé avec avis de réception à l’attention de : Thibault BALOUIN-PEYRAS (département RH).
Les listes de candidats doivent être établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.
Les listes de candidats indiqueront les données suivantes : les noms et prénoms des candidats, le collège d’appartenance, le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés et leur appartenance syndicale le cas échéant. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.
Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.
De plus, conformément à l'article L. 2314-30 du Code du travail :
Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;
Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire ;
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Ces règles s'appliquent aux listes syndicales de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants. Elles ne s'appliquent pas aux candidatures libres présentées au second tour des élections professionnelles (Cass. soc., 25 novembre 2020, n° 19-60.222). Les parties conviennent que les proportions précisées à l' REF _Ref106032973 \r \h \* MERGEFORMAT ARTICLE 13 du présent protocole seront retenues pour l'application des dispositions qui précèdent.
Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.
Lorsque plusieurs syndicats forment une liste commune, ils doivent, lors du dépôt de celle-ci, indiquer sur quelle base ils entendent voir opérer la répartition des suffrages exprimés en faveur de cette liste (article L. 2122-3 du Code du travail) et doivent également porter cette répartition à la connaissance des électeurs de l’entreprise ou de l’établissement concerné, avant le déroulement des élections. À défaut, la répartition des suffrages obtenus entre les syndicats ayant présenté cette liste commune s’opérera à parts égales. D’autre part, il est recommandé de préciser l’appartenance syndicale de chacun des candidats figurant sur la liste commune.
Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les listes de candidats sont affichées au lendemain de la date limite de dépôt. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs dès l’ouverture des scrutins.
Si un second tour s’avère nécessaire, les listes de candidats présentées au premier tour de l'Élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues, sauf indication contraire de leurs représentants. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’UES Ineris dans les mêmes conditions que pour le 1er tour selon le calendrier établi à l’ REF _Ref200468800 \r \h ARTICLE 10. Représentants des listes de candidats Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Élection par un ou deux candidats de la liste. Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.
Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test du système de vote d'une part, à la réunion de lancement précédent l’ouverture des scrutins, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part. CAMPAGNE ÉLECTORALE La campagne électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.
La campagne électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.
La campagne électorale est autorisée durant toute la période préalable à la période de vote. Elle cessera la veille de l’ouverture du scrutin à 19 heures. Aucune campagne ne pourra être faite les jours de vote.
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée du Prestataire et accessibles aux électeurs. Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
Format PDF de 2 Mo au maximum ;
1 page A4 recto-verso ;
Couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
Format png ;
Taille de 200 pixels x 200 pixels.
Les professions de foi pourront intégrer les photographies des candidats, les photographies ne pouvant être affichées directement sur le site de vote.
Les professions de foi et logos devront être communiqués au Gestionnaire de l'élection par courriel avant la date limite définie dans le calendrier électoral pour le 1er tour et pour le 2nd tour. Les listes sont affichées selon l’ordre indiqué dans le référentiel Listes et candidats.
Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs. OBSERVATEURS Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur » au cours de l'Élection.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés ;
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.
Les observateurs pourront assister à la réunion de formation, aux ouvertures et aux clôtures du scrutin.
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Élection :
Le Gestionnaire de l'élection ;
Les représentants de l'employeur ;
Les représentants des organisations et de sections syndicales ;
VOXALY-DOCAPOSTE.
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, ces codes de connexion seront différents de leurs codes attribués en tant qu'électeur. BUREAU DE VOTE Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.
Le même bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin. Désignation des membres du bureau de vote Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.
À défaut d'accord entre les membres du bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.
Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.
Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du bureau de vote. Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés dans le système de vote. Rôle des membres du bureau de vote Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
À ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Informations à l'attention du bureau de vote Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés ;
La composition du bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
Les listes d'émargement ;
Le journal des événements ;
Le code de scellement du système de vote.
GESTION DES CLÉS DE DÉCHIFFREMENT Génération des clés de déchiffrement Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de formation. Ces clés de déchiffrement sont identiques pour les deux scrutins. Utilisation des clés de déchiffrement Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes. INFORMATION DES SALARIÉS Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes. La note sera consultable et téléchargeable sur la page dédiée aux élections professionnelles sur le site Intranet de l’Ineris. FORMATION Conformément aux obligations légales, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données et tests de vote et de dépouillement ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote.
Le prestataire formera ainsi les membres du bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer leurs missions.
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers ou courriels contenant les éléments nécessaires aux électeurs pour leur authentification rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro du Service Support du Prestataire, sera communiqué aux électeurs avec les éléments nécessaires à leur authentification ;
Le Service Support du Prestataire, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.
SUIVI DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES Accès aux listes d'émargement Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Résultats partiels Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins. Accès au taux de participation Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l' REF _Ref106033088 \r \h \* MERGEFORMAT ARTICLE 19.
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels. ACCÈS AU SITE DE VOTE Génération des identifiants et des mots de passe Le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel (codes d’accès) fourni par le Prestataire, en saisissant dans le navigateur Internet l'adresse URL correspondante.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du bureau de vote et les candidats) ainsi qu'aux observateurs.
Les identifiants seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Ces codes seront générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire. Transmission des identifiants Procédure standard Choix n°1 : Envoi de l'identifiant par courriel + retrait du mot de passe sur le site de vote Ce mode de communication est le mode privilégie retenu pour les salariés de l’UES Ineris et des salariés des entreprises mises à disposition disposant d’une adresse courriel professionnelle (@ineris.fr, @geoderis.fr ou @ineris-développement.fr) étant présents lors du premier tour de scrutin. Les identifiants seront édités et adressés par le Prestataire aux électeurs et aux observateurs à leurs adresses électroniques préalablement enregistrées.
Choix n°2 : Envoi par lettre postale à l'adresse personnelle de l'électeur + retrait du mot de passe sur le site de vote Ce mode de communication sera établi :
Pour les salariés électeurs :
Dont le contrat de travail est suspendu (congé sabbatique, congé parental d’éducation, etc.) à la date d'ouverture du premier tour de scrutin et à la date d’envoi des identifiants ;
Absents préalablement à leur départ à la retraite à la date d'ouverture du premier tour de scrutin et à la date d’envoi des identifiants ;
Absents pour maladie sur toute la période comprise entre la date d’envoi des identifiants et la date d'ouverture du premier tour de scrutin ;
Pour les salariés des entreprises mises à disposition satisfaisant les conditions d’électorat, ayant choisi d'exercer leur droit de vote au sein de l'UES Ineris et ne disposant pas d’adresse courriel professionnelle.
Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple au domicile des titulaires. Double identification Afin de respecter les obligations réglementaires et de sécuriser le vote, un système de double identification est mis en place. Le salarié électeur, muni de ses codes d’accès transmis par courriel et ou par voie postale, sera amené, lors de la connexion au site de vote lors du 1er tour, à saisir plusieurs données à caractère personnel venant créer un mot de passe supplémentaire communicable par sms ou par serveur vocal (canal de transmission différent du canal d’envoi des codes d’accès).
Ainsi, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
L’électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courriel - en saisissant son identifiant et plusieurs données à caractère personnel (liste données saisies) ;
L’électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à son authentification ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS ou via un serveur vocal.
Procédure de secours En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un réassort depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que le Gestionnaire de l’élection envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : les cinq derniers caractères de l’IBAN du compte à partir duquel est perçu la paie du collaborateur, sa date de naissance).
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande. EXPRESSION DU VOTE Vote électronique Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet récent, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
La connexion a lieu par le navigateur Internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Le déroulement est le suivant :
L’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet ;
Après identification, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer ;
L’électeur choisit une élection (les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables) ;
Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur ;
L’électeur peut :
Choisir une liste complète ;
Raturer des candidats ;
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;
L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé ;
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote ;
À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
Dans le cas où son code d’accès est perdu ou non reçu, l’électeur peut demander l’envoi du nouveau code. Il est alors invité à saisir des données à caractère personnel (ex : nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, les cinq derniers caractères de l’IBAN du compte à partir duquel est perçu la paie du collaborateur, le matricule) avec renvoi sur l’adresse courriel de son choix.
À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
L'UES Ineris s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
L’UES Ineris mettra à disposition des électeurs ne disposant pas d’un terminal équipé d’un navigateur Internet récent un poste informatique ainsi qu’un poste de téléphonie fixe permettant de joindre le Service Support Téléphonique du Prestataire durant toute la durée de l’Élection dans la salle d’accueil de l’Ineris sur le site de Verneuil-en-Halatte.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
À l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le système de vote, qu'il pourra conserver.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc. Vote par correspondance Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu. DÉPOUILLEMENT - PROCÈS VERBAUX Procédure de dépouillement Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le dépouillement des urnes aura lieu dans la salle d’accueil de l’Ineris sur le site de Verneuil-en-Halatte, en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, du Gestionnaire de l'élection, d’un représentant de la Direction et du représentant du Prestataire. Le dépouillement sera mené par le représentant du Prestataire et pourra être réalisé en distanciel.
Le processus de dépouillement est le suivant :
Clôture du site Internet de vote ;
Déchiffrement des suffrages après activation des clés des membres du bureau de vote ;
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges ;
Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour ;
Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour ;
Carence de candidats au premier tour.
Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.
Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités. Signature et communication des procès-verbaux Les procès-verbaux (formulaires CERFA) reprenant les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Les procès-verbaux seront ensuite édités et signés par les membres du bureau de vote. Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant à la télétransmission, l’UES Ineris procédera au téléversement de la version scannée signée des procès-verbaux dans les quinze jours suivant la tenue des élections.
Une copie des procès-verbaux sera également transmise par l'UES Ineris aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Signature et conservation des listes d'émargement À l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l'UES Ineris.
L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours. Proclamation des résultats Le Président du bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel dès le lendemain des élections et seront affichés sur les panneaux d’affichage. Une communication à destination des salariés de l’UES Ineris sera également faite. FORMALITÉS DE DÉCLARATION ET ACCÈS AUX DONNÉES PERSONNELLES Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par l’UES Ineris au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports. DURÉE DE L’ACCORD Ce protocole vaut pour l’Élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus selon les dispositions établies à l’ REF _Ref198025221 \r \h ARTICLE 1.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation). Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait ainsi de référence. ModalitÉs de publicitÉ et de dÉpÔt de l’accord Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel de l’UES Ineris, par le biais de sa mise en ligne sur l’Intranet de l’Ineris.
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives ainsi qu’au comité social et économique de l’UES Ineris conformément à l’article R. 2262-2 du Code du travail.
Le présent protocole, avec les pièces prévues aux articles D. 2231 6 et D. 2231-7 du Code du travail accompagnant le dépôt, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), et un exemplaire sera transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.
Fait à VERNEUIL-EN-HALATTE, le En 8 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.
(*) (*) Délégué syndical FO Représentante de la section syndicale CGT
(*) Parapher chaque page
ANNEXE #1 DU PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL NOMBRES DE CANDIDATS DE CHAQUE SEXE ATTENDUS AU SEIN D'UNE LISTE DE CANDIDATS, SELON LE NOMBRE DE CANDIDATS DE LA LISTE
Les modalités de constitutions des listes de candidats sont détaillées à l’article REF _Ref106371284 \r \h 17.1 du présent accord.
Collège Type de siège Nombre de sièges à pourvoir Nombre de candidats de la liste Nombre de candidats femmes Nombre de candidats hommes COLLÈGE ETAM : Techniciens et agents de maîtrise Titulaires ou Suppléants 5 5 2 3
4 2 2
3 1 2
2 1 1
1 Non autorisé * Non autorisé * COLLÈGE INGÉNIEURS et CADRES : Cadres, ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs Titulaires ou Suppléants 9 9 4 5
8 3 5
7 3 4
6 2 4
5 2 3
4 2 2
3 1 2
2 1 1
1 Non autorisé * Non autorisé * Note (*) : Arrêt Cass.Soc, 9 mai 2018, n°17-14.088
Nota :
La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats des proportions de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale entraîne l'annulation de l'élection d'un nombre d'élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d'hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l'élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l'ordre inverse de la liste des candidats.
La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats de l'alternance d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes entraîne l'annulation de l'élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Les règles précitées ne s'appliquent pas aux candidatures libres présentées au second tour (Arrêt Cass.Soc, 25 novembre 2020, n°19-60.222).
ANNEXE #2 DU PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES
Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
ORGANISATION DES ÉLECTIONS 1.1. Invitation des organisations syndicales Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats. 1.2. Négociation du protocole d'accord préélectoral Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées. 1.3. Annonce de l'élection L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour. 1.4. Création du « Dossier de vote » dans le système de vote Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.
Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :
Titre des élections ;
Règles des scrutins ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.
Les instances et collèges sont définis :
Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;
Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.
1.5. Déclaration au registre Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée. 1.6. Édition et publication de la note d'information La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. 1.7. Personnalisation du système de vote Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote. PRÉPARATION DES SCRUTINS 2.1. Établissement et enregistrement du fichier électoral Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Le fichier est enregistré dans le système de vote.
2.2. Publication des listes électorales
Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.
2.3. Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs
En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.
2.4. Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote
Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote. 2.5. Désignation et enregistrement des observateurs Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote. 2.6. Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral. Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à VOXALY-DOCAPOSTE, pour enregistrement dans le système de vote. 2.7. Génération des éléments d’authentification Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.
Nota : Les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour. 2.8. Transmission des codes d’authentification Les codes d'authentification à l'attention des électeurs et des observateurs sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral. OPÉRATIONS DE VOTE 3.1. Réunion de contrôle des données et de test du système de vote Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données et de test du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après. 3.1.1. Réunion de contrôle des données et test du système de vote Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres des scrutins, dont :
Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation ;
Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement ;
Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès ;
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (lettres d’intention, photographies et vidéos éventuelles) ;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.
3.1.2. Vérification du fonctionnement du système de vote A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
Le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;
L’absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.
3.1.3. Génération et transmission des clés de déchiffrement La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.
Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.
Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral. 3.2. Scellement du système de vote À l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.
Lors de l'opération, le code de scellement du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.
3.3. Ouverture des scrutins
L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données et de test du système de vote). 3.4. Expression des votes Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.
Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Note : Le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote. 3.5. Assistance téléphonique des électeurs Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote. L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral. 3.6. Régénération des codes d'accès À la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue. 3.7. Clôture des scrutins La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données et de test du système de vote). DÉPOUILLEMENT ET CLÔTURE DES ÉLECTIONS
Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats
À l'issue des opérations de vote, la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau du bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après. 4.1.1. Contrôle du scellement du système de vote Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données et test du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.
En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations. 4.1.2. Dépouillement des urnes À l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.
Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés ;
Le quorum.
Pour chaque liste de candidats seront aussi présentés :
Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;
Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;
Les élus éventuels.
Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché :
Étape 0 : Calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;
Étape 1 : Calcul du quotient électoral ;
Étape 2 : Calcul du nombre de voix de chaque liste ;
Étape 3 : Attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;
Étape 4 et suivantes éventuelles : Attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;
Dernière étape : Attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.
À chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions. 4.1.3. Édition des procès-verbaux et des listes d'émargement À l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote. Ces procès-verbaux sont conformes aux instructions du Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) et du Ministère du travail. De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.
Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral. 4.1.4. Édition des documents et publication des résultats Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.
À l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.
Envoi des procès-verbaux
Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).
Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.
Archivage des données
La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.
Appel à candidatures – 2ème tour
À l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.
Destruction des données électorales
À l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.
ANNEXE #3 – Description dÉtaillÉe du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu) Les exigences de sÉcuritÉ pour le vote La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les informations de connexion, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien, ni relation entre les deux. Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) vers l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement ;
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
Après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection ;
Un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit ;
Une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
Aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS ;
Aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages. Le scellement du systÈme et des donnÉes Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. L’expertise Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins. Recommandations CNIL Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques. VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
