DU TRAVAIL SOUMIS A LA RATIFICATION DES 2/3 DU PERSONNEL
Entre,
Kirkland & Ellis LLP Société étrangère, dont le siège français est situé 43/45, avenue Kleber à Paris (75116), représentée à l’effet des présentes par […] ;
Ci-après « le Cabinet », ou « la Direction »
d’une part,
Et,
Le personnel du cabinet, statuant par voie référendaire à la majorité des 2/3,
Ci-après « le Personnel »
d’autre part,
Ci-après collectivement désignées « les Parties »
PREAMBULE
Le présent accord collectif d’entreprise a pour objet d’aménager l’organisation du travail du personnel salarié du Cabinet.
A la date de signature du présent accord, le Cabinet relève de la Convention collective de branche du personnel salarié des cabinets d’avocats (IDCC 1000).
En application notamment des dispositions de l’Ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017, le présent accord collectif d’entreprise se substitue aux ou complète les dispositions de la convention collective de branche du personnel salarié des cabinets d’avocats et les dispositions supplétives de la loi relatives :
aux forfaits-jours ;
au contingent annuel d’heures supplémentaires.
Il accorde par ailleurs des jours de repos supplémentaires aux salariés dont le temps travail est organisé en heures par semaines avec attribution de jours de réduction du temps de travail (JRTT).
Le présent accord a été conclu conformément à l’article L.2232-23 du Code du travail.
TITRE 1 – Organisation du temps de travail EN HEURES
Durée du travail
Sous réserve des dispositions du titre 2 du présent accord, la durée de travail des salariés-est décomptée en heures par semaine.
Les salariés dont la durée du travail est décompté en heures par semaine sont susceptibles d’effectuer des heures supplémentaires dans les conditions definies à l’article 2 ci-dessous.
Heures supplémentaires
Article 2.1 : Définition des heures supplémentaires
Sont considérées comme des heures supplémentaires les heures de travail accomplies au-delà de la durée légale ou de la durée contractuelle à la condition que ces heures aient été préalablement demandées et validées par le Cabinet, selon les procédures internes en vigueur.
A l’inverse, les heures effectuées au-delà de la durée légale ou de la durée contractuelle à l’initiative du salarié ne constituent pas des heures supplémentaires.
Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié.
Les heures effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent droit à une contrepartie obligatoire sous forme de repos dans les conditions prévues par le Code du travail.
JRTT
Les salariés dont le temps de travail est organisé en heures par semaine avec attribution de JRTT sur l’année bénéficient, sur le fondement des dispositions de l’avenant n°57 à la convention collective de branche du personnel salarié des cabinets d’avocats, de JRTT.
Ainsi, un salarié travaillant 37 heures par semaine bénéficie de 12 JRTT par an pour ramener sa durée de travail hebdomadaire à 35 heures en moyenne sur l’année.
Le nombre de JRTT est proratisé en cas de période non-assimilée à du temps de travail effectif.
Comme les congés payés, les JRTT s’acquièrent et doivent être pris au cours d’une période de référence correspondant à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Les JRTT non-pris au terme de la période de référence sont perdus, sauf dérogation exceptionnelle et expresse accordée par le Cabinet.
TITRE 2 – Organisation du temps de travail EN JOURS
Objet du forfait annuel en jours
Le forfait annuel en jours consiste à décompter le temps de travail des salariés concernés en jours par an, et non en heures par semaine.
Salariés concernés
Conformément à l’article L.3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait annuel en jours :
les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de leur service ou de leur équipe ;
les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Ces dispositions ne font pas obstacle à ce que :
le temps de travail de certains cadres soit décompté en heures par semaine, notamment s’ils ne remplissent pas les conditions de l’article L.3121-58 du Code du travail ;
certains cadres relèvent du statut de cadre-dirigeant dès lors qu’ils remplissent les conditions de l’article L.3111-2 du Code du travail et de la convention collective de branche applicable.
Période de référence du forfait annuel en jours
La période de référence du forfait annuel en jours est l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Nombre de jours travaillés au cours de l’année
Les salariés soumis à un forfait annuel en jours travaillent 218 jours pour une année complète de travail et pour un droit complet à congés payés.
Le forfait annuel de 218 jours comprend la Journée de solidarité.
Les congés conventionnels éventuels réduisent d’autant le nombre de jours travaillés.
Jours de repos supplémentaires
Article 5.1 : Nombre de jours de repos supplémentaires
Afin de ne pas dépasser le plafond annuel de jours travaillés mentionné à l’article précédent, le salarié bénéficie de jours de repos supplémentaires (JRS) dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment du nombre de jours fériés chômés au cours de l’année.
A cet égard, compte tenu du nombre variable de samedis, de dimanches et de jours fériés tombant un jour normalement ouvré, le nombre de JRS dans l’année sera calculé chaque année et communiqué aux salariés concernés (par mention sur leurs bulletins de paye) selon la formule suivante :
- Nombre de jours dans l’année : 365* - Nombre de samedis et dimanches dans l’année : 104** - Nombre de congés payés annuels (droit complet) : 25 - Nombre de jours travaillés prévu au forfait : 218 - Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré : X = Nombre de JRS dans l’année
*ou 366 en cas d’année bissextile **ou 105 en fonction du nombre de jours de l’année
A titre d’exemple, pour l’année 2024, le nombre de JRS est en principe de : 366 – 104 – 25 – 218 – 9 (un jour étant déduit au titre de la Journée de solidarité) = 10 JRS.
Le nombre de JRS est déterminé en fonction du temps de travail effectif au cours de l’année.
Ainsi, les absences assimilées à du temps de travail effectif (congé maternité, congé paternité, etc.) n’ont pas d’incidence sur l’acquisition des JRS.
A l’inverse, les absences qui ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif (maladie, congé sans solde, congé parental, congé pour création d’entreprise, etc.) ne permettent pas l’acquisition de JRS.
Les JRS sont pris pendant l’année civile au cours de laquelle ils ont été attribués, par journées entières ou demi-journées.
Les salariés doivent poser leurs JRS régulièrement au fil de la période de référence, en accord avec leur responsable.
En cas de désaccord, la Direction aura la possibilité d’imposer au salarié de prendre ou ne pas prendre des JRS, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours avant la date de prise.
Sauf dérogation exceptionnelle, les JRS qui n’ont pas été pris au 31 décembre de chaque année sont perdus.
Article 5.3 : Situation des salariés embauchés ou sortant en cours d’années ou absents
Dans le cas d’une année incomplète (en raison d’une embauche ou d’un départ en cours d’année ou de la conclusion d’une convention de forfait en cours d’année civile), il conviendra, pour déterminer le nombre de jours de travail pour le reste de l‘année, de déduire du nombre de jours calendaires restant jusqu’à la fin de l’année, le nombre de samedis et dimanches, le nombre de jours fériés tombant un jour ouvré, le nombre de JRS pour l’année considérée proratisé ainsi que le nombre de congés pour l’année considérée proratisé.
Nombre de jours de l’année restants à courir jusqu’au 31 décembre - Nombre de samedis/dimanches restants - Nombre de jours fériés tombant un jour ouvré restants - Nombre de JRS proratisés : Nombre de jours de l’année restants x nombre de JRS pour une année complète / 365 - Nombre de congés payés annuels proratisés : Nombre de jours de l’année restants x 25 / 365 = Nombre de journées travaillés au cours de l’année incomplète
Le nombre de journées travaillés ainsi déterminé est arrondi à la demi-journée inférieure.
Rémunération
Article 6.1 : Lissage
La rémunération mensuelle versée au salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours est lissée sur l’année et indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois, pour un mois complet d’activité.
Article 6.2 : Incidences des absences ainsi que des embauches et départs en cours d’année sur la rémunération
En cas d’absences non rémunérées, ainsi qu’en cas d’embauche ou de départ en cours de mois, la rémunération mensuelle du salarié est diminuée en fonction du nombre de journées ou demi-journées d’absence, sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule suivante :
Salaire journalier = rémunération annuelle / nombre de jours du forfait.
Durée maximale de travail, durée des repos et droit à la déconnexion
En application de l’article L.3121-62 du Code du travail, les salariés dont la durée du travail est décomptée en jours ne sont pas soumis à la durée légale hebdomadaire de travail, à la durée quotidienne maximale de travail, ni aux durées hebdomadaires maximales de travail.
Néanmoins, afin de garantir la santé et la sécurité des salariés concernés, l’amplitude de leur journée de travail et leur charge de travail doivent rester raisonnables et permettre une bonne répartition des temps travaillés.
Les règles relatives au repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives) sont applicables aux salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours.
Les salariés concernés s’efforcent d’organiser leur emploi du temps de manière à bénéficier effectivement de ces temps de repos minimaux.
La durée du travail est en principe répartie sur cinq jours de la semaine.
L’effectivité du respect des durées de repos implique également une obligation pour les salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie.
Les modalités d’exercice de ce droit sont exposées au TITRE 7 du présent accord.
Le Cabinet rappelle qu’au regard de l’autonomie dont dispose les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, leur implication dans le respect de ces règles est essentielle.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il doit en avertir sans délai la Direction afin qu’une solution alternative soit trouvée.
Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés
Le forfait annuel en jours implique l’évaluation et le suivi, par la Direction, de la charge de travail des salariés concernés.
A cette fin, chaque salarié concerné devra, de manière régulière et au minimum une fois par mois, déclarer par le biais de PeopleSoft (ou autre dispositif équivalent) les éléments suivants :
le positionnement et la qualification des journées non-travaillées (repos hebdomadaires, congés payés, JRS, arrêt maladie, etc…) ;
il s’en déduit, après soustraction des jours de repos hebdomadaire et des jours fériés (sauf à ce qu’ils soient explicitement mentionnés comme travaillés par le salarié) le positionnement et le nombre de jours travaillés ;
les éventuelles remarques du salarié relatives à leur charge de travail, la répartition dans le temps de leur travail ou l’amplitude de leurs journées de travail ;
une éventuelle demande d’entretien avec la Direction.
Ces données sont renseignées par le salarié et accessibles par son responsable pour examen.
Ce dernier s’assure ainsi que l’amplitude des journées de travail reste raisonnable, que la répartition entre les temps de travail et de repos est bonne et que le salarié prend ses JRS de manière régulière.
Entretiens individuels
Article 9.1 : Entretien ponctuel
A tout moment, le salarié peut alerter la Direction des éléments qui accroitraient de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail et, plus largement, de toute difficulté qu’il rencontrerait dans la mise en œuvre du forfait annuel en jours.
Le responsable organise également un entretien si une situation anormale est identifiée.
Au terme de ces entretiens, la Direction et le salarié définissent ensemble les mesures à mettre en place pour permettre un traitement effectif et adapté de la situation.
Article 9.2 : Entretien annuel
La Direction organise un entretien individuel spécifique au moins une fois par an avec chaque salarié bénéficiant d’un forfait annuel en jours.
Cet entretien se déroule de manière distincte de l’entretien annuel d’évaluation (mais, le cas échéant, à l’occasion de celui-ci). Il a vocation à permettre au salarié et à la Direction de faire le bilan notamment de :
l’organisation du travail du salarié ;
sa charge de travail ;
l’amplitude de ses journées de travail ;
le décompte des jours travaillés et des JRS pris ou non à la date de l’entretien ;
l’articulation de l’activité professionnelle et de la vie personnelle du salarié ;
la rémunération du salarié.
Au regard des constats effectués, le salarié et la Direction arrêteront ensemble, si nécessaire, les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés identifiées.
Le bilan et les mesures envisagées seront recueillis dans un compte rendu d’entretien proposé à la signature du salarié et de son responsable. Une copie sera remise au salarié.
Forfait annuel en jours réduit
Il est possible de conclure un forfait annuel en jours réduit.
Les salariés en forfait annuel en jours réduit travaillent selon un pourcentage de réduction contractuel de 218 jours pour une année complète de travail et pour un droit complet à congés payés.
Le nombre de jours travaillés et le nombre de JRS sont déterminés en applicant au nombre de jours travaillés prévu à l’article 4 du présent TITRE et au nombre de JRS prévu à l’article 5.1 du présent TITRE le pourcentage de réduction contractuel, le nombre obtenu étant arrondi à la demi journée supérieure.
Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours travaillés fixé par sa convention individuelle de forfait et la charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Les incidences des absences et de l’arrivée ou du départ en cours d’année, aussi bien concernant la rémunération du salarié que le nombre de JRS, sont calculées comme pour un forfait en jours complet, le résultat étant ensuite affecté du pourcentage de réduction contractuel.
Convention individuelle de forfait annuel en jours
Le forfait annuel en jours ne peut être mis en place au bénéfice d’un salarié qu’avec son accord écrit et préalable.
Précisément, le Cabinet, après s’être assuré que le salarié concerné remplit les conditions définies à l’article 2 du présent TITRE, peut lui proposer de conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours qui sera intégrée au contrat de travail initial ou fera l’objet d’un avenant à ce contrat.
La convention individuelle de forfait précise à tout le moins :
le nombre de jours travaillés dans l’année (pour une année complète et un droit complet à congés payés) qui ne peut être supérieur à 218 jours, Journée de solidarité incluse ;
le droit du salarié à des JRS dont le nombre varie chaque année ;
les droits au repos quotidien et hebdomadaire dont bénéficie le salarié ;
le montant de la rémunération dont bénéficie le salarié.
TITRE 3 – MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
L’utilisation des outils de communication mis à la disposition des salariés doit respecter leur vie personnelle. Les salariés, notamment ceux bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours, doivent bénéficier d’un droit à la déconnexion en vue d’assurer le respect des temps de repos.
La bonne gestion et la maîtrise de ces outils (messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones, etc.) est indispensable afin d’assurer l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés.
Ce droit à la déconnexion se traduit notamment par l’absence d’obligation pour les salariés de répondre aux appels téléphoniques professionnels ou encore d’envoyer et de traiter les emails professionnels, en dehors de leurs plages habituelles de travail, sauf circonstances particulières.
TITRE 4 – DISPOSITIONS GENERALES
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du bureau de Paris du Cabinet, sous contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Approbation de l’accord
Conformément aux dispositions des articles L.2232-21 et suivants du Code du travail, la validité du présent accord est soumise à son approbation par les deux tiers au moins du Personnel du Cabinet.
Le résultat du vote fera l’objet d’un procès-verbal qui sera annexé à l’accord.
Conformément à l’article R.2232-12 du Code du travail, le projet d’accord a été communiqué aux salariés le 13 juin 2024, date à laquelle ils ont également été destinataires d’un document les informant des modalités de la consultation du Personnel.
Suivi de l’accord
La mise en œuvre du présent accord fera l’objet d’un suivi afin d’examiner l’évolution de son application et de remédier aux éventuelles difficultés identifiées.
La Direction rencontrera les salariés qui souhaiteraient engager des discussions sur les thèmes abordés par l’accord.
Durée de l’accord, révision et dénonciation
Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l’issue du préavis de 3 mois.
Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les Parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Publicité, dépôt de l’accord et entrée en vigueur
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera déposé par le représentant légal du Cabinet sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ainsi qu’à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche professionnelle du personnel salarié des cabinets d’avocats.
Le présent accord sera par ailleurs déposé par la Direction auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera par ailleurs notifié aux organisations syndicales représentatives dans la branche professionnelle dont relève le Cabinet.
Il entrera en vigueur le 1er juillet 2024.
Le présent accord sera tenu à la disposition du personnel par la Direction sur le système informatique du cabinet. Il en sera fait mention aux salariés lors de leur embauche.
Version bilingue
La version du présent accord qui lie les parties est la version française, la version anglaise n’étant élaborée qu’à titre informatif. En cas de contradiction entre les versions française et anglaise, la version française prévaudra.
Le présent accord est soumis au droit français.
** *
Fait à Paris, le 20 juin 2024 en trois exemplaires originaux.
Pour le Cabinet Kirkland & Ellis LLP […]
Pour la ratification au 2/3 du Personnel du Cabinet
AGREEMENT RELATING TO THE ORGANISATION OF WORK SUBJECT TO RATIFICATION BY 2/3 OF THE STAFF
Between,
Kirkland & Ellis LLP A foreign company, having its the registered office in France at 43/45, avenue Kleber à Paris (75116), represented by […];
Hereinafter referred to as “the Firm”, or “the Management”
on the one hand,
And,
The Law Firm’s employees, voting by referendum with a 2/3 majority,
Hereinafter “the Employees”
on the other hand,
Hereinafter collectively referred to as “the Parties”
PREAMBLE
The purpose of this company-wide collective bargaining agreement is to organise the work of the employees of the Firm.
On the date of signature of this agreement, the Firm is covered by the collective bargaining agreement for salaried employees of law firms (IDCC 1000).
Pursuant to the provisions of Order no. 2017-1385 of 22 September 2017, this company-wide collective bargaining agreement derogates from or complete all or part of the provisions of the collective bargaining agreement for salaried employees of law firms and from the suppletive provision of the French Labour Code relating to:
the possibility to count working time in days instead of hours (hereinafter forfaits-jours) ;
the annual overtime quota.
It also grants additional rest days to employees whose working time is organised in hours per week, with the allocation of working time reduction days (JRTT).
This agreement has been concluded in accordance with Article L.2232-23 of the Labour Code.
TITLE 1 – ORGANISATION OF WORKING TIME IN HOURS
Working time
Except as provided for in Title 2 of this agreement, employees' working time is counted in hours per week.
Employees whose working time is counted in hours per week may work overtime under the conditions defined in Article 2 below.
Overtime
Article 2.1: Definition of overtime
Hours worked over the legal or contractual working time are considered overtime, provided that these hours have been requested in advance and validated by the Firm, in accordance with the applicable procedures.
Conversely, hours worked over the legal or contractual working time at the initiative of the employee do not constitute overtime.
Article 2.2: Annual overtime quota
The annual overtime quota is set at 220 hours per year per employee.
Hours worked over the annual quota give entitlement to compulsory time off under the conditions set out in the French Labour Code.
JRTT
Employees whose working time is organised in hours per week with the allocation of JRTTs over the year benefit, on the basis of the provisions of amendment no. 57 to the collective bargaining agreement for salaried employees of law firms, from JRTTs.
An employee working 37 hours per week benefits from 12 JRTTs per year in order to reduce his weekly working time to 35 hours in average over the year.
The number of JRTTs is prorated in the event of a period that does not count as actual working time.
Like paid leave, JRTTs are earned and must be taken during a reference period corresponding to the calendar year (1 January to 31 December).
JRTT days not taken by the end of the reference period are lost, unless an exceptional and express derogation is granted by the Firm.
TITLE 2 – ORGANISATION OF WORKING TIME FOR EXECUTIVE EMPLOYEES
Object of the forfait-jours
The forfait-jours consists in counting the working time of the concerned employees in days per year instead of hours per week.
Employees concerned
In accordance with Article L.3121-58 of the French Labour Code, the following employees are eligible to forfait-jours:
executives who have autonomy in the organisation of their working hours and whose duties do not require them to follow the collective timetable applicable within their department or team;
non-executive employees whose working time cannot be predetermined and who have real autonomy in the organisation of their working hours in order to carry out the responsibilities entrusted to them.
These provisions do not prevent:
the working time of certain executive being counted in hours per week, particularly if they do not meet the conditions of article L.3121-58 of the French Labour Code ;
certain executive employees from senior executive status, provided they meet the conditions set out in article L.3111-2 of the French Labour Code and the applicable collective bargaining agreement.
Reference period of forfait-jours
The reference period for forfait-jours is the calendar year (from 1st January to 31st December).
Number of days worked per year
Employees with a forfait-jours work 218 days for a full working year and for a full entitlement to paid leave.
The 218-day forfait-jours includes the Day of solidarity ("Journée de Solidarité").
The number of days worked is reduced by the days off granted according to the provisions of the collective bargaining agreement for salaried employees of law firms.
Additional rest days
Article 5.1: Number of additional rest days
In order not to exceed the annual number of days worked referred to in the previous article, the employee benefits from additional rest days ("JRS"), the number of which may vary from one year to another depending in particular on the number of public holidays during the year that fall on a day that is normally a working day.
In this respect, taking into account the variable number of Saturdays, Sundays and public holidays falling on a normal working day, the number of JRS in the year will be calculated each year and communicated to the employees concerned (by mention on their pay slips) according to the following formula:
- Number of days in the year: 365* - Number of Saturdays and Sundays in the year: -104** - Number of paid leave (full entitlement): 25 - Number of days worked under the forfait-jours: 218 - Number of public holidays falling on a working day: X = Number of JRS during the year
*or 366 in the case of a bissextile year **or 105 depending on the number of days in the year
As an example, for year 2024, the number of JRS is in principle: 366 - 104 - 25 - 218 - 9 (excluding one day as Day of solidarity) = 10 JRS.
The number of JRS is determined according to the time effectively worked during the year.
Thus, absences treated as effective working time (maternity leave, paternity leave, etc.) have no impact on the acquisition of JRS.
Conversely, absences that are not considered as effective working time (illness, unpaid leave, parental leave, leave to set up a business, etc.) do not allow the acquisition of JRS.
JRS are taken during the calendar year in which they were attributed, in whole or half days.
Employees must take their JRS throughout the reference period, by agreement with their manager.
In the event of disagreement, Management will have the possibility of requiring the employee to take or not to take the JRS, subject to 7 days' notice.
Unless an exception is made, JRS that have not been taken by 31 December of each year are lost.
Article 5.3: Situation of employees hired or leaving during the year or absent
In case of an incomplete year (due to recruitment or leaving during the year, a period of suspension of the contract that does not count as effective work, or the conclusion of a forfait-jours addendum during the calendar year), it will be necessary, in order to determine the number of working days for the rest of the year, to deduct from the number of calendar days remaining until the end of the year, the number of Saturdays and Sundays, the number of public holidays falling on a working day, the number of JRS for the year in question prorated as well as the number of paid leave for the year in question prorated.
Number of days of the year remaining until 31 December - Number of Saturdays/Sundays remaining - Number of public holidays falling on a remaining working day - Number of prorated JRS: Number of remaining days of the year x number of JRS for a full year / 365 - Number of prorated annual paid leave: Number of remaining days in the year x 25 / 365 = Number of days worked during the incomplete year
The number of days worked thus determined is rounded down to the nearest half day.
Rémunération
Article 6.1 : Equilization
The monthly remuneration paid to an employee who has concluded an forfait-jours agreement is equalized over the year and is independent of the number of days worked in the month, for a full month of activity.
Article 6.2: Impact of absences, recruitment and leaving during the year on remuneration
In the event of unpaid absences, as well as in the event of recruitment or leaving during the month, the employee's monthly remuneration is reduced according to the number of days or half-days of absence, based on a daily salary reconstituted according to the following formula:
Daily salary = annual remuneration / number of days of the forfait-jours.
Maximum working hours, rest periods and the right to disconnect
Pursuant to Article L.3121-62 of the French Labour Code, employees whose working time is counted in days are not subject to the legal weekly working time, the maximum daily working time or the maximum weekly working time.
Nevertheless, in order to guarantee the health and safety of the employees concerned, the length of their working day and their workload must remain reasonable and allow for a good distribution of the time worked.
The rules relating to daily and weekly rest (respectively 11 and 35 consecutive hours) periods are applicable to employees benefiting from a forfait-jours.
The employees concerned shall endeavour to organise their schedules in such a way as to effectively benefit from these minimum rest periods.
Working hours are in principle spread over five days of the week.
The effective observance of rest periods also implies an obligation for employees to disconnect from remote communication tools during their daily and weekly rest periods as well as during their paid leave, rest and sick leave.
The modalities for exercising this right are set out in TITLE 7 of this agreement.
The Firm reminds that, regarding the autonomy of employees benefiting from a forfait-jours, their involvement in complying with these rules is essential.
If an employee on forfait-jours finds that he/she will not be able to comply with the minimum rest periods, he/she must inform Management immediately so that an alternative solution can be found.
Modalities of evaluation and regular monitoring of the employees' workload
The forfait-jours implies the evaluation and monitoring, by Management, of the workload of the employees concerned.
To this end, each employee concerned must, on a regular basis and at least once a month, declare using PeopleSoft (or other equivalent tool) the following elements:
the positioning and qualification of days not worked (weekly rest, paid holidays, JRS sick leave, etc.);
after substracting weekly rest days and public holidays (unless they are explicitly mentioned as worked by the employee), the number of days worked is calculated;
any comments they may have concerning their workload, the distribution of their working time or the lenght of their workink day;
a possible request for a meeting with the management.
These data are filled in by the employee and accessible by his/her manager for review.
The manager ensures that the working day remains reasonable in length, that the balance between work and rest time is good, and that the employee takes his/her JRS regularly.
Individual meetings
Article 9.1 : Occasional meeting
At any time, the employee may alert Management of elements that would increase his/her workload in an unusual or abnormal manner and, more generally, of any difficulties encountered in the implementation of the forfait-jours.
The manager organises a meeting if an abnormal situation is identified.
At the end of these meetings, Management and the employee will jointly define the measures to be put in place to enable the situation to be dealt with effectively and appropriately.
Article 9.2: Annual meeting
Management organises a specific individual meeting at least once a year with each employee on a forfait-jours.
This meeting takes place separately from the annual review meeting (but, if necessary, during the latter). It is intended to enable the employee and the management to assess, in particular:
the organisation of the employee's work;
the employee's workload;
the length of the employee's working day;
the count of days worked and JRS taken or not taken at the date of the meeting;
the balance of the employee's professional activity and personal life;
the employee's remuneration.
In light of the observations made, the employee and Management will decide together, if necessary, on measures to prevent and resolve any difficulties identified.
The assessment and the contemplated measures will be recorded in a report signed by the employee and his/her manager. A copy will be given to the employee.
Reduced forfait-jours
It is possible to conclude a reduced forfait-jours.
Employees on a reduced forfait-jours work according to a contractual reduction percentage of 218 days for a full working year and for a full paid leave entitlement.
The number of days worked and the number of JRS is determined by applying the contractual reduction percentage to the number of days worked provided for in Article 4 of this TITLE and to the number of JRS provided for in Article 5.1 of this TITLE, the number obtained being rounded up to the next half day.
The employee shall be remunerated in proportion to the number of days worked set out in the individual forfait-jours agreement and the workload must take into account the agreed reduction.
The impact of absences and the recruitment or leaving during the year, both on the employee's remuneration and on the number of JRS, are calculated as for a full forfait-jours, the result being then affected by the contractual reduction percentage.
Individual forfait-jours agreement
The forfait-jours may only be implemented for an employee with his/her prior written agreement.
Specifically, the Firm, after ensuring that the employee concerned fulfils the conditions defined in Article 2 of this TITLE, may propose that he/she conclude an individual forfait-jours agreement, which will be included in the initial employment contract or will be the subject of an addendum to this contract.
The individual agreement specifies at least:
the number of days worked in the year (for a full year and a full untitlement to paid leave) which cannot exceed 218 days, including the Day of solidarity;
the employee's right to JRS, the number of which varies each year;
the employee's right to daily and weekly rest;
the amount of the employee's remuneration.
TITLE 3 – MODALITIES FOR EXERCISING THE RIGHT TO DISCONNECT
The use of communication tools made available to employees must respect their personal life. Employees, particularly those with an forfait-jours agreement, have the right to disconnect in order to ensure that rest periods are respected.
The proper management and control of these tools (e-mail, laptops, smartphones, etc.) is essential to ensure a balance between the private and professional lives of employees.
This right to disconnect is reflected in the fact that employees do not have to answer work-related telephone calls or to send and process work-related emails outside their normal working hours, except in special circumstances.
TITLE 4 – GENERAL PROVISIONS
Scope of application
This agreement applies to all employees of the Paris office of the Firm, under definite or indefinite term employment contracts.
Approval of the agreement
In accordance with the provisions of Article L.2232-21 et seq. of the French Labour Code, the validity of this agreement is subject to its approval by at least two thirds of the Firm's Employees.
The result of the vote will be recorded in a minute which will be attached to the agreement.
In accordance with Article R.2232-12 of the French Labour Code, the draft agreement was communicated to employees on 13 June 2024, date on which they also received a document informing them of the terms and conditions of the consultation of the Employees.
Follow-up of the agreement
The implementation of this agreement will be followed up to examine the evolution of its application and to remedy any difficulties identified.
Management will meet with employees who wish to engage in discussions on the topics covered by the agreement.
Duration of the agreement, revision and termination
This collective bargaining agreement is concluded for an indefinite period.
During its period of application, this agreement may be revised in accordance with legal provisions.
In accordance with article L.2261-9 of the French Labour Code, this agreement and any amendments thereto may be terminated by either of the signatory parties, upon written notification to the other parties by registered letter with acknowledgement of receipt.
The denunciation shall take effect at the end of a three-month notice period.
During the notice period, Management undertakes to organise a meeting of the Parties to negotiate a possible replacement agreement.
Publicity, deposit of the agreement and entry into force
In accordance with the provisions of Article L.2231-5-1 of the French Labour Code, this agreement will be submitted by the Firm's legal representative to the tele-procedure platform of the Ministry of Labour (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), as well as to the permanent joint negotiation and interpretation commission of the collective bargaining agreement for salaried employees of law firms.
The present agreement will also be submitted by Management to the Labour Tribunal of Paris.
In accordance with Article L.2231-5 of the French Labour Code, it will also be notified to the representative trade union organisations in the professional sector to which the Firm belongs.
It will come into force on 1st July 2024.
This agreement shall be made available to the employees by Management on the Firm's electronic network. Employees will be informed of this collective bargaining agreement when they are hired.
Bilingual version
The version of the present agreement which binds the Parties is the French version, the English version being only for information purposes. In case of inconsistency between the French and English versions, the French version will prevail.
The present agreement is subject to French law.
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In Paris, on 20 June 2024 in three original copies.
For the Law Firm Kirkland & Ellis LLP […]
For ratification by 2/3 of the Law Firm's employees
