ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE
La Société ETE, SAS, au capital de 673 200€ dont le siège social est situé au 16 rue Louis Paturel – CS 90036 – TREGUEUX , immatriculée au RCS de Saint-Brieuc sous le numéro n° B 496 573 155 représentée par XXX, en qualité de XXX et dûment habilité aux fins des présentes.
Ci-après désigné « la Société »
d’une part,
Et,
Les organisations syndicales représentatives de la Société :
Syndicat CFDT, représenté par XXXXX, Délégué Syndicale
Syndicat FO, représenté par Monsieur XXXX, Délégué Syndical
Syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur XXXX, Délégué Syndical
Ci-après désigné « les Organisations Syndicales », d’autre part,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE-E) d’Axians Communication & Cloud Rennes/Lorient et d’Axians Communication & Cloud Nantes/Axians Outsourcing Ouest.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
La présente décision du vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique d’établissement de Axians Communication & Cloud Rennes/Lorient et Axians Communication & Cloud Nantes/Axians Outsourcing Ouest.
Définition et choix du moyen de vote électronique
L’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord du vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par « le fournisseur prestataire », mandaté par la Direction. La société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le «Prestataire») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le vote émis par chaque électeur sera stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de chiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mention légales ») et synthétisée dans le courrier et courriel envoyé à l’électeur.
Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’un accompagnement sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord du vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu’au président du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'«
observateur » (les membres du bureau de vote, les scrutateurs, les organisateurs et délégués de liste) au cours de l'Election.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins : · Les listes électorales · Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos) · L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement.
Durée, dépôt et publicité
Le présent accord de vote électronique est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections des CSEE :- Axians Communication & Cloud Rennes/Lorient- Axians Communication & Cloud Nantes/Axians Outsourcing Ouest Il prendra fin à l’expiration dudit processus. Il sera déposé à la DREETS des Côtes d’Armor dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au Secrétariat – greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Brieuc conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D2231-2 et suivants du Code du travail. Les salariés en seront informés par les moyens de communication habituels. Fait à Trégueux, le 20 mai 2025 en 5 exemplaires originaux
Pour l’Entreprise :
XXXXX – XXXX
Pour les Organisations Syndicales représentatives :
