ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LES BAREMES DES FRAIS PROFESSIONNELS
ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LES BAREMES DES FRAIS PROFESSIONNELS
A l’issue de la négociation annuelle obligatoire prévue aux articles L2242-1 et suivants du Code du Travail, il a été convenu ce qui suit entre :
Représentée par :
D’une part,
Les organisations syndicales
Représentées par les délégués syndicaux suivants :
CFDT
UNSA
UNSA
CGT
CGT
CGT
FO
CFTC
CFTC
CFTC
D’autre part,
ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD
Cet accord a pour objet de mettre en place des barèmes relatifs aux frais professionnels et plus particulièrement en ce qui concerne les remboursements des frais de repas, des déplacements professionnels. La Direction souhaite rappeler que les bonnes pratiques et principes à appliquer pour optimiser les déplacements sont inscrits dans la politique de voyages et frais professionnels qui est annexée au présent accord. En conséquence, les parties signataires ont décidé l’application de ce qui suit :
1 : FRAIS DE REPAS :
1.1 Dépenses de repas personnels
Les frais personnels de restauration sont définis comme étant des frais de restauration encourus par le collaborateur lors d'un repas pris seul au cours d'un voyage d'affaires à l'extérieur de la ville. Le collaborateur sera remboursé de ses frais de restauration, réels et dans la limite du raisonnable, (sur présentation des pièces justificatives) dans la limite des plafonds suivants :
Petit déjeuner
10 €
Déjeuner
25 €
Dîner
35 €
Pour la force de vente, les forfaits journaliers seront définis annuellement par note de service.
Le collaborateur sera remboursé de ses frais de repas sur présentation des pièces justificatives (reçus originaux) à concurrence du plafond en vigueur dans la société et après validation auprès du supérieur hiérarchique.
En cas de dépassement des plafonds, les frais de restauration supérieurs à l'indemnité journalière ne seront remboursés qu'après justification et accord du supérieur hiérarchique.
Dépenses de repas d'affaires
Les repas d'affaires se prennent en compagnie de clients, de prospects ou d'associés. Les affaires en cours doivent être l'objet de ces repas.
Le collaborateur sera remboursé de ses frais personnels de restauration :
Sur la base du coût réel
A concurrence du plafond autorisé
de 40 € par invité et soumis à la validation préalable de son supérieur hiérarchique.
Le collaborateur sera remboursé de ses frais de repas sur présentation des pièces justificatives (reçus originaux) à concurrence du plafond en vigueur dans la société et après validation auprès du supérieur hiérarchique.
Les informations suivantes devront être portées sur la note de remboursement de frais : date, motif du repas, nom de la société et nom des personnes invitées.
Repas d'affaires en compagnie d'autres collaborateurs
Le collaborateur sera remboursé des frais de repas d'affaires pris en compagnie d’autres collaborateurs uniquement dans les cas suivants :
Lorsqu’un client ou fournisseur est présent ;
Lorsque au moins un collaborateur est en déplacement professionnel ;
Les plateaux repas pris sur site lors de réunions de travail.
Dans ce cadre, le collaborateur sera remboursé de ses frais personnels de restauration :
Sur la base du coût réel
A concurrence du plafond autorisé
de 40 €
Le collaborateur sera remboursé de ses frais de repas sur présentation des pièces justificatives (reçus originaux) à concurrence du plafond en vigueur dans la société et après validation auprès du supérieur hiérarchique.
Les informations suivantes devront être portées sur la note de remboursement de frais : date, motif du repas, nom de la société et nom des personnes invitées.
Fiscalité et pièces justificatives
L'original de la facture doit être joint à la note de frais pour tout frais de repas et de représentation. Pour des raisons fiscales, il convient également de préciser sur la note de frais :
Le nom des personnes présentes, leurs titres et le nom de leur société ;
Les noms et lieu du repas ou de l'événement ;
Le montant exact et la date de la facture.
2 : FRAIS D’HEBERGEMENT :
Dans le cadre des déplacements professionnels, les frais d’hébergement seront remboursés sur la base des barèmes suivants : Chambre seule (avec PDJ en option) :
Jusqu’à 100 € par nuit (exceptionnellement 150€ en période de salon ou d’évènement particulier)
Jusqu’à 150€ pour Paris et les capitales internationales
Seuls des tarifs annulables et remboursables sont proposés et réservés
En cas de dépassement des plafonds, les frais d’hébergement supérieurs aux barèmes ci-dessus ne seront remboursés qu'après justification et accord du supérieur hiérarchique.
3 : FRAIS DE TRANSPORTS :
3.1 Voiture
Pour les trajets Aller-Retour inférieurs à 100km, les collaborateurs seront remboursés sur la base de 0.60 centimes par kilomètres effectués. Pour les trajets Aller-Retour supérieurs à 100 km et/ou lorsque plusieurs collaborateurs se déplacent ensemble (à partir de 3 personnes), le collaborateur devra louer un véhicule ou utiliser son véhicule de fonction s’il en dispose. Le collaborateur peut réserver les catégories de véhicules ci-dessous :
Classe B
Classe C à partir de 3 personnes et/ou pour des distances supérieures à 500 km
Sans option (sauf GPS et conducteur supplémentaire)
Véhicule essence ou électrique selon disponibilité du parc
Le collaborateur sera remboursé de ces frais sur présentation de sa note de frais accompagné des pièces justificatives (reçus originaux) à concurrence du plafond en vigueur dans la société et après validation auprès du supérieur hiérarchique.
3.2 Avion
Les déplacements en avion se feront sur la base des critères suivants et dans le respect des règles et procédures inscrites dans la politique voyage et frais professionnels de l’entreprise :
Classe éco pour les vols de moins de 3 heures (hors temps de transit) ;
Classe affaires pour les vols de plus de 3 heures ainsi que pour les vols successifs ;
Les trajets directs sont privilégiés quand les horaires le permettent ;
Seuls des tarifs modifiables avec frais sont proposés ;
Pas de tarif non remboursable, non modifiable proposé, sauf demande expresse validée par le supérieur hiérarchique.
Pour les déplacements impliquant un départ du domicile avant 7h du matin, les collaborateurs pourront partir la veille. De même, pour les retours après 20h, les collaborateurs ont la possibilité de demander un retour le lendemain matin. En cas d’annulation ou de modification de vols qui engendrerait une attente supérieure à 6 heures, les frais d’hébergement et de restauration seront pris en charge par la société.
Concernant les bagages :
Pour les Aller/Retour journée, pas de franchise bagage ;
Pour les déplacements comportant 1 nuit, la franchise bagage sera de 12 kg soit un bagage cabine ;
Pour les déplacements au-delà d’une nuit, la franchise bagage sera de 25 kg.
La surcharge pour excédent de bagages ne sera remboursée que si le voyage nécessite le transport de matériels et/ou de produits de la société validé lors de la demande par le hiérarchique
Taxis et Parkings :
Dans la mesure du possible, nous recommandons aux collaborateurs se rendant au même endroit de partager le moyen de transport utilisé entre l’aéroport et la destination finale. Le collaborateur doit emprunter le moyen de transport le plus économique pour se rendre à l’aéroport lorsqu’il n’accompagne pas un client. Les moyens de transport ci-après sont à sa disposition :
Autobus, métro, chemin de fer, taxi,
Navettes organisées par l’hôtel ou l’aéroport
Les services automobiles mis à disposition à l’aéroport (taxi) ne doivent être empruntés uniquement si, dans l’intérêt des affaires et de la sécurité du collaborateur, la situation exclut le recours à des moyens de transport plus économiques.
Parking à l’aéroport : Pour les déplacements supérieurs à 3 jours, les collaborateurs devront utiliser les parkings économiques.
4: FRAIS DE PASSEPORT :
Les frais de passeport pour les collaborateurs dont les déplacements à l’étranger nécessitent obligatoirement l’utilisation d’un passeport seront pris en charge par la société.
Le collaborateur concerné sera remboursé de ces frais sur présentation de sa note de frais accompagné des pièces justificatives (reçus originaux).
5: TEMPS DEPLACEMENT :
Le temps de déplacement est considéré comme du temps de travail effectif.
Aussi, les temps de déplacements en dehors du temps de travail habituel pourront donner lieu à récupération.
6: CONGES DE FORMATION ECONOMIQUE, SOCIAL ET SYNDICAL :
Les dispositions suivantes sont applicables aux collaborateurs se déplaçant dans le cadre de congé de formation économique, sociale et syndicale (article L2145-5 du code du travail) : -Les frais de repas hors frais de repas d’affaires (1.2 et 1.3) -Les frais d’hébergement -Les frais de transport
ARTICLE 2 : DUREE ET APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 3 : REVISION
Chaque partie signataire du présent avenant peut demander la révision de tout ou partie du présent avenant, selon les modalités définies ci-après. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres Parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions indiquées ci-dessus, les parties engageront une nouvelle négociation.
L’avenant portant révision du présent avenant fera l’objet d’un dépôt légal dans les formes indiquées à l’article 4.
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celle du présent avenant qu’elles modifient et seront opposables aux signataires du présent avenant, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet avenant, soit à la date qui aura été expressément convenue dans le nouvel avenant, soit, à défaut, à partir de jour qui suivra son dépôt légal.
ARTICLE 4 : PUBLICITE DE L’ACCORD
Dès sa conclusion, le présent accord sera à la diligence de l’Entreprise, adressé :
-en version électronique sous forme de version PDF, en ligne sur la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
- un exemplaire papier sera envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Grasse.
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale, sauf demande de l’une des Parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.
