Avenant de prolongation et de révision de l’Accord relatif au Télétravail au sein d’Olympus France
ENTRE LES SOUSSIGNÉS
Olympus France, dont le siège social est situé au 19 rue d’Arcueil, 94593 Rungis Cedex, enregistrée au RCS de Créteil sous le numéro 58202632400241 et représentée par XXXXXXXXXX, Président.
d'une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
TITRE 3 – Organisation de l’activité PAGEREF _Toc140073653 \h 5
Article 5 – Organisation des jours de télétravail PAGEREF _Toc140073654 \h 5 Article 6 – Organisation du temps de travail et de l’activité PAGEREF _Toc140073660 \h 8 Article 7 – Matériel mis à disposition PAGEREF _Toc140073661 \h 10 Article 8 – Prise en charge des frais liés au télétravail PAGEREF _Toc140073662 \h 10 Article 9 – Confidentialité des données accessibles à distance PAGEREF _Toc140073663 \h 11 Article 10 – Droits et obligations du collaborateur éligible au télétravail PAGEREF _Toc140073664 \h 11 Article 11 – Suivi et accompagnement PAGEREF _Toc140073665 \h 11
TITRE 4 – Fin du télétravail PAGEREF _Toc140073666 \h 12
Article 12 – Principe de réversibilité PAGEREF _Toc140073667 \h 12 Article 13 – Cas de cessation immédiate ou de révision de l’éligibilité au télétravail PAGEREF _Toc140073668 \h 12
TITRE 5 – Autres cas permettant le recours au télétravail occasionnel PAGEREF _Toc140073669 \h 13
TITRE 6 – Dispositions finales PAGEREF _Toc140073672 \h 13
Article 16 – Entrée en vigueur et durée de l’Avenant PAGEREF _Toc140073673 \h 13 Article 17 – Suivi de l’Accord PAGEREF _Toc140073674 \h 13 Article 18 - Révision de l’Accord PAGEREF _Toc140073675 \h 14 Article 19 – Publicité et dépôt de l’Accord PAGEREF _Toc140073676 \h 14
Préambule
Dans le cadre des dispositions des articles L1222-9 et suivants du code du travail afin de tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies et des demandes des salariés, la direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité développer et structurer le télétravail.
Ainsi, les partenaires sociaux ont conclu le 1er septembre 2022 un nouvel Accord d’entreprise mettant en place et organisant le télétravail conclu pour une durée déterminée d’un an prenant ainsi fin le 31 août 2023.
L’application de prolongation et de révision de l’Accord initial conduisent les Parties à renégocier un nouvel accord (ci-après l’ « Avenant ») prévoyant l’évolution des conditions d’organisation du télétravail dans l’entreprise à compter du 1er septembre 2023 et ce pour une durée déterminée de trois ans, soit jusqu’au 31 août 2026 inclus.
L’expérience de ces derniers mois a souligné que si le travail en présentiel reste important pour conserver le lien social, maintenir des moments de partage et d’échange en réunions notamment, d’autres activités peuvent tout à fait être menées à distance grâce aux technologies le permettant.
Les Parties rappellent que ces dispositions doivent permettre, entre autres, de réduire l'impact du temps de trajet domicile-travail, de contribuer ainsi à l'amélioration de la Qualité de Vie au Travail, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise.
Plus généralement, la mise en place du télétravail répond à plusieurs objectifs :
Le télétravail constitue une forme innovante d’organisation du travail, en ce qu’il permet d’une part, au collaborateur plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail, et d’autre part d’améliorer la performance de l’entreprise.
Accompagner les projets de l’entreprise et notamment sa transformation digitale.
Responsabiliser davantage les salariés en intégrant le télétravail au sein des équipes, conférant ainsi un degré d’autonomie plus important ;
Répondre aux aspirations personnelles des collaborateurs et favoriser ainsi leur engagement professionnel et leur productivité ;
Mieux concilier la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés en réduisant le nombre de trajets domicile-travail permettant de réduire les émissions de carbone liées à notre activité, d’améliorer la santé des salariés par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et une moindre exposition au risque d'accident de trajet.
Il est rappelé que le télétravail implique une relation de confiance entre le télétravailleur, le manager et les collègues de travail ce qui, pour les Parties au présent Accord, est une condition essentielle de la réussite du télétravail.
C’est dans ce contexte que les dispositions suivantes ont été arrêtées :
TITRE 1 - Généralités
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent Accord s’applique au sein d’Olympus France aux salariés sédentaires travaillant habituellement dans les locaux de l’entreprise rattachés aux sites de Rungis.
Il définit les conditions de recours et les principes de mise en place du télétravail, notamment les critères d’éligibilité ainsi que les modalités de mise en œuvre.
Article 2 – Définition du télétravail
Le télétravail désigne, au sens de l'article L1222-9 du code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».
Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié ou par exception un autre lieu situé en France métropolitaine (exclusion des DROM, COM et de la Corse notamment), à condition que ce lieu réponde aux conditions d’éligibilité correspondant aux « critères techniques » définis au sein de l’article 3.3 du présent Accord et que le salarié informe préalablement son supérieur hiérarchique de ce lieu de travail retenu.
Les Parties entendent préciser qu’il convient de distinguer le télétravail régulier du télétravail occasionnel de très courte durée et/ou lié à des circonstances exceptionnelles.
TITRE 2 – La mise en place du télétravail
Article 3 – Critères d’éligibilité au télétravail
Le télétravail est ouvert aux collaborateurs d’Olympus France remplissant l’ensemble des conditions détaillées ci-dessous.
3.1. Critères liés au collaborateur
Sont éligibles au télétravail les collaborateurs remplissant les 3 conditions cumulatives suivantes :
Salariés en CDI ou en CDD après une période de formation / intégration sur sites de deux mois complets pour les nouveaux embauchés,
Salariés embauchés à temps plein ou à temps partiel dès lors que leur(s) jour(s) de télétravail leur permette(nt) d’être présents physiquement dans l’entreprise au moins 3 jours par semaine,
Salariés disposant d’assez d’autonomie dans l’organisation du travail et d’expérience pour réaliser les missions confiées et atteindre leurs objectifs, sans qu’ils aient besoin d’une présence sur site ou bien d’une collaboration étroite et permanente avec leur manager, leurs collègues ou d’autres services de l’Entreprise.
A cet effet, sont éligibles aux conditions de mise en œuvre du télétravail les salariés suivants :
Site Québec : Salariés sédentaires
Site Madrid : Equipes Planification, Approvisionnement et lancement des réparations et Analyste Supply Chain.
Ces critères excluent de l’éligibilité au télétravail les étudiants en période de stage et les stagiaires d’été eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise, sous réserve des dispositions prévues à l’article 5.3 du présent Accord. En cas de changement de fonctions du salarié intervenant au cours de la relation contractuelle, l’éligibilité du collaborateur à l’exercice de son activité en télétravail sera interrompue au terme échu de sa précédente fonction. Une nouvelle demande d’exercice de son activité en télétravail devra être soumise par le salarié auprès du nouveau responsable hiérarchique (le cas échéant) dans le cadre de sa nouvelle fonction. Celui-ci ne sera éligible au télétravail qu’au terme de sa période probatoire, si prévue par avenant au contrat de travail.
3.2. Critères liés à l’activité
Les collaborateurs dont le métier n'est pas compatible avec le télétravail ne sont pas éligibles à cette organisation du travail.
Pour pouvoir être éligible, il est nécessaire que les activités exercées par le collaborateur puissent être réalisées dans les mêmes conditions à distance que sur sites. Elles doivent également pouvoir être exercées de manière compatible avec un bon fonctionnement du service et/ou de l’équipe.
A ce titre,
ne sont pas éligibles au télétravail les collaborateurs dont les activités :
Nécessitent une présence physique permanente dans les locaux de l’Entreprise,
Nécessitent une collaboration étroite et permanente avec le manager, les collègues ou d’autres services de l’Entreprise,
Nécessitent l’utilisation d’outils ou d’équipements disponibles uniquement dans les locaux de l’Entreprise,
Sont associées à des risques opérationnels, des impératifs de sécurité ou de confidentialité.
Au jour de la conclusion du présent Avenant, les salariés des divisions, départements ou services suivants ne sont, de ce fait, pas éligibles au télétravail :
Les collaborateurs de l’équipe Support Technique du service SDL,
Le(s) collaborateur(s) rattaché(s) au service Courrier,
Les collaborateurs occupant des fonctions nécessitant l’utilisation de pièces, d’outils et/ou d’équipements disponibles uniquement dans les locaux du site Madrid (à l’exclusion des équipes Planification, Approvisionnement et lancement des réparations dont les activités peuvent être exercées en partie depuis un autre lieu) :
Toutes les fonctions rattachées au Centre Régional de Réparation (RRC) et managers d’équipe nécessitant une présence physique sur site
Les collaborateurs occupant des fonctions itinérantes, soit à la date de signature du présent Avenant, les fonctions suivantes :
Les Directeurs de Business Unit (BUM), Ingénieurs Technico-Commercial (ITC), Product/Application Specialists, Business Developer Manager , Market Development Manager, Key Account Managers (KAM) et Managers et/ou Directeurs de Ventes, (Directeurs Régionaux, Directeur National des ventes), Responsable Export,
Le Directeur Service Terrain (Field Service Director), les Techniciens Itinérants (TI), Managers des équipes Techniques Itinérantes et Conseiller(ère) Support Clients et Formateur(trice), Manager de l’équipe Conseiller(ère) Support Clients et Formateur(trice)
Les collaborateurs occupant des responsabilités rattachées fonctionnellement à l’organisation Globale « OT » telles que stipulées expressément dans les descriptions de fonction, pour lesquelles les activités confiées ne nécessitent pas d’interactions régulières avec l’entité d’Olympus France. Toutefois, afin de se prémunir de tout risque psycho-social engendré par un trop grand isolement des salariés concernés (rupture du lien social), une journée « contacts » par semaine sur site devra être déterminée par le responsable hiérarchique en concertation avec les collaborateurs concernés.
3.3. Critères techniques
Sont éligibles au télétravail, sous réserve de la possibilité du fonctionnement à distance des applications informatiques nécessaires à l’activité professionnelle du salarié, les collaborateurs :
Attestant d’un espace de travail dédié à partir de leur domicile, ou de tout autre lieu, et adapté à la réalisation d'une activité professionnelle ;
Attestant d’un environnement obéissant aux règles de sécurité électrique ;
Attestant que l’espace de travail dédié à l’activité professionnelle est couvert par une assurance ;
Attestant disposer d’un accès à internet via la fibre ou une ligne ADSL « haut débit ».
Ces critères sont applicables à l’ensemble des lieux au sein desquels le salarié déciderait d’exercer son activité en télétravail, à l’exclusion des lieux publics n’offrant pas le respect absolu de la confidentialité des données de l’Entreprise.
Le collaborateur s’engage à informer sa Compagnie d'Assurance de l’utilisation de l’espace dédié à des fins professionnelles et à fournir une attestation en ce sens à l’Entreprise. Par ailleurs, le collaborateur s’engage à déclarer à la Direction des Ressources Humaines tout changement intervenant sur l’un des critères susvisés (exemple : changement de couverture d’assurance, travaux électriques, changement réseau ADSL…) afin que l’Entreprise puisse vérifier que les conditions d’éligibilité au télétravail continuent d’être remplies.
En outre, pour des raisons de sécurité et d’assurance, dans le cas où le collaborateur choisirait d’exercer son activité professionnelle depuis un lieu distinct de sa résidence principale, le salarié en informera au préalable son supérieur hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines en précisant sa location.
Article 4 – Principe de double volontariat Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié et de l'Entreprise.
Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail formalisera sa demande par écrit, auprès de son manager. Le formulaire de demande de télétravail « Attestation de volontariat Télétravail » sera signé par le salarié et son manager et remplacera le formulaire de demande de télétravail précédemment mis en place par l’Entreprise.
Cette attestation précisera notamment la date à laquelle les parties souhaitent que le télétravail soit mis en place, le(s) jour(s) pendant lesquels le salarié serait en télétravail, demande conjointe valant acceptation du salarié des principes et conditions de l’exercice de l’activité en télétravail telles que prévues par le présent Accord.
Une fois signée par les deux parties, le salarié transmettra l’attestation à la Direction des Ressources Humaines (@OFR-DRH) afin que le télétravail puisse être mis en œuvre dans un délai maximum de 15 jours suivant transmission du formulaire.
Le refus de la demande du salarié de recourir au télétravail, opposé par le manager, doit être motivé et justifié par l’un des critères d’éligibilité prévus à l’article 3 du présent Accord. Cette réponse doit intervenir dans un délai maximum de 48 heures à l’attention du salarié (copie @OFR-DRH) si ce refus est opposé par le manager.
Le manager peut également conditionner son acceptation à une modification de la demande de télétravail (notamment s’agissant du ou des jours télétravaillés).
Cette procédure est à nouveau applicable au salarié qui changerait de fonctions au cours de sa relation contractuelle.
De son côté, l’Entreprise peut également proposer à ses salariés de télétravailler. Les salariés pourront, après examen de la situation, accepter ou refuser cette demande.
La demande du salarié d’exécuter ses fonctions en partie en télétravail via le formulaire « Attestation de volontariat Télétravail » et la réponse positive du manager apposée(s) sur le formulaire valent acceptation réciproque et mise en œuvre du télétravail dans le respect des dispositions prévues par le présent Accord et en particulier, dans la limite d’application de l’Avenant (à savoir jusqu’au 1er septembre 2026).
Dans ce cadre, un « Guide Télétravail » sera remis au salarié via la plateforme AskHR accessible depuis la rubrique « Bibliothèque de données » afin de lui rappeler les conditions de mise en œuvre de l’Avenant (conditions d’utilisation du matériel, règles de confidentialité, etc.).
TITRE 3 – Organisation de l’activité
Article 5 – Organisation des jours de télétravail
5.1. Cas général
Le nombre de jours de télétravail pour les salariés éligibles est fixé à
2 jours maximum par semaine avec possibilité de télétravailler 1 seul jour par semaine, sous réserve que la durée de présence physique des salariés sur le lieu de travail soit au minimum de 3 jours par semaine.
Ces jours de télétravail ne pourront en aucun cas être fractionnés en demi-journées.
Les jours de télétravail sont fixes dans la semaine et ne peuvent être déplacés.
A titre exceptionnel, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 48 heures, la direction ou un manager peuvent demander aux collaborateurs de venir travailler sur site un jour habituellement dédié au télétravail. Une telle demande peut notamment être exprimée pour des réunions d’équipe ou d’Entreprise, des formations nécessitant la présence physique du salarié sur site, en cas de présence d’autres collègues d’autres régions EMEA, ou bien en cas d’inspections ou audits internes du Groupe, ou d’inspections externes effectuée à la demande ou pour le compte des Autorités de tutelle sanitaires ou légales. Dans ces hypothèses, le salarié doit s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise.
Cette possibilité est également offerte au collaborateur, sous réserve d’en informer son manager 48 heures avant le jour dédié au télétravail. Cette demande ne nécessite pas d’être justifiée par le salarié, mais peut être refusée par le manager notamment pour des raisons d’organisation de l’activité du service.
Les demandes d’annulation / déplacement de jours de télétravail à l’initiative du manager ou du collaborateur devront être systématiquement formalisées auprès du Département des Ressources Humaines par mail (OFR-DRH@Olympus.fr) en amont de tout changement.
Toutefois, si le collaborateur était amené à devoir se déplacer sur site durant une journée habituelle de télétravail, celle-ci pourra dès lors être reportée sur ladite semaine (non perdue), ne pouvant néanmoins être reportable ni cumulable sur les semaines suivantes.
Par ailleurs, les journées de télétravail programmées et non exercées, du fait notamment de la coïncidence avec des jours fériés, des arrêts maladie, des congés ou même des missions en déplacement, ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement.
5.2. Situations dérogatoires au télétravail régulier : Salariés nécessitant une attention particulière en Accord avec le manager
Une attention particulière sera portée aux demandes de télétravail suivantes :
Collaborateurs de plus de 58 ans,
Travailleurs handicapés reconnus RQTH travaillant à temps complet,
Salariés disposant de recommandations médicales particulières ou souffrant de pathologies ou d’affectations graves déclarées comme telles par les services de santé au Travail ;
Salariés dont la mobilité et/ou l’activité sont adaptées ou temporairement réduites, suite aux recommandations des services de Santé au travail,
Salariés en situation de « proche aidant ». Est considéré comme salarié proche aidant « Toute personne qui vient en aide, de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne d’une personne en perte d’autonomie, du fait de l’âge, de la maladie ou d’un handicap, et entretenant un lien familial étroit et stable avec la personne aidée, dont la résidence de la personne aidée se situe en France » :
Personne avec qui le salarié vit en couple : Mariage, Pacs ou concubinage (union libre) ;
Ascendant (Personne dont on est issu) : parent, grand-parent, arrière grand-parent… L'ascendant, le descendant ou le collatéral : Frères, sœurs et enfants de ces derniers (collatéraux privilégiés) ainsi qu'oncles, tantes, cousins, cousines (collatéraux ordinaires) jusqu'au 4e degré de la personne avec laquelle le salarié vit en couple ;
Descendant (Enfant, petit-enfant, arrière petit-enfant, l'enfant dont la personne assume la charge au sens des prestations familiales) ou son collatéral jusqu'au 4e degré (frère, sœur, tante, oncle, cousin(e) germain(e), neveu, nièce...) ;
Personne âgée ou handicapée avec laquelle le salarié réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui le salarié vient en aide de manière régulière et fréquente (intervention à titre non professionnel pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne).
ou encore des femmes enceintes à partir de la déclaration de grossesse CPAM remise à l’employeur.
Ainsi, après avoir obtenu l'accord du supérieur hiérarchique dans les conditions prévues à l'article 4 du présent Avenant, les collaborateurs qui relèvent de situations spécifiques décrites ci-dessus, sous réserve qu'ils soient éligibles, pourront bénéficier de modalités dérogatoires de recours au télétravail, différentes de celles prévues ci-dessus (notamment concernant le nombre de jours maximum de télétravail).
A titre exceptionnel, au regard des situations particulières visées ci-dessus, le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail dérogatoire formalisera sa demande par écrit en remplissant le formulaire « Attestation de volontariat – Télétravail Dérogatoire » auprès de son manager pour approbation.
Un formulaire de demande de télétravail dérogatoire « Attestation de volontariat - Télétravail Dérogatoire » devra être signé par le salarié et son manager, précisant notamment la date de début et de fin (si applicable en fonction de la situation personnelle du salarié) à laquelle les parties souhaitent que le télétravail soit mis en place, ainsi que le(s) jour(s) pendant lesquels le salarié serait en télétravail. Cette demande vaudra acceptation du salarié des principes et conditions de l’exercice de l’activité en télétravail telles que prévues par le présent Avenant.
Concernant les salariés en situation de proche aidant , et conformément aux dispositions en vigueur, le collaborateur devra adjoindre au formulaire « Attestation de volontariat – Télétravail Dérogatoire » les documents justificatifs suivants, selon la situation rencontrée :
Déclaration sur l'honneur soit du lien familial du salarié avec la personne aidée, soit de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle le salarié réside ou entretient des liens étroits et stables,
ou copie de la décision justifiant d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % (si la personne aidée est un enfant handicapé à sa charge) : Enfant qui vit au foyer et qui a moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours ou enfant handicapé qui vit au foyer quel que soit son âge ou un adulte handicapé,
ou copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (Apa),
ou copie de la décision d'attribution des prestations spécifiques lorsque la personne aidée en bénéficie (ex. majoration d'une tierce personne (MTP) pour aide constante; prestation complémentaire pour recours à tierce personne; majoration spéciale pour assistance d'une tierce personne relevant de la CNRACL : CNRACL : Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales; majoration attribuée aux fonctionnaires et aux magistrats invalides dans l'obligation d'avoir recours à l'assistance d'une tierce personne pour les actes ordinaires de la vie ; majoration pour tierce personne pour les militaires et victimes de guerre).
Ces attestations signées par les parties prenantes seront ensuite transmises à la Direction des Ressources Humaines (@OFR-DRH) afin que le télétravail puisse être mis en œuvre dans un délai maximum de 15 jours suivant transmission de ce formulaire.
Le refus de la demande du salarié de recourir au télétravail (conditions dérogatoires du télétravail) opposé par le manager doit être motivé et justifié par l’un des critères d’éligibilité prévus à l’article 3 du présent Accord. Cette réponse doit intervenir dans un délai maximum de 48 heures à l’attention du salarié (copie @OFR-DRH) si ce refus était opposé par le manager.
5.3 Situations exceptionnelles : Salariés dont une partie des activités peuvent s’effectuer en télétravail en Accord avec le manager, tuteur et/ou maitre de stage
Après validation du supérieur hiérarchique ou du tuteur dans les conditions prévues à l’article 4 du présent Accord,
sont éligibles à 1 jour de télétravail par semaine les salariés embauchés occupant les fonctions suivantes :
Fonctions administratives de l’équipe SDL,
Stagiaires à temps plein de 6 mois minimum après une période de formation / intégration sur site de deux mois pleins,
Salariés bénéficiant d’un contrat en alternance dont la présence sur site est supérieure ou égale à 3 jours pleins par semaine mais inférieure à 5 jours pleins par semaine (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) après une période de formation / intégration sur site de deux mois pleins.
Par ailleurs, à titre dérogatoire et exceptionnel, après validation de leur supérieur hiérarchique ou du tuteur dans les conditions prévues à l’article 4 du présent Accord,
sont éligibles à 2 jours de télétravail par semaine les salariés embauchés occupant la fonction suivante :
Les alternants à temps plein en entreprise dont la présence sur site est égale à 5 jours pleins par semaine (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) après une période de formation / intégration sur site de deux mois pleins :
Article 6 – Organisation du temps de travail et de l’activité
6.1. Respect de la règlementation sur la durée du travail
La durée, les horaires de travail et les temps de repos du salarié en situation de télétravail s'inscrivent dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur dans son entité et/ou individuellement applicable à son poste.
Les collaborateurs en télétravail veillent à respecter les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail ainsi que les temps de repos obligatoires.
6.2. Décompte du temps de travail
Décompte du temps de travail en heures
Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de :
- Salariés du site Québec (hors services Hotline Clients et Field Planning) :
7h40 minutes de travail effectif par jour, du lundi au jeudi, dans le respect des plages horaires applicables dans l’Entreprise ;
6h00 de travail effectif par jour tous les vendredis, dans le respect des plages horaires applicables dans l’entreprise.
- Salariés des sites Madrid et Québec pour les services Hotline Clients et Field Planning :
7h20 minutes de travail effectif par jour, du lundi au vendredi, dans le respect des plages horaires applicables dans l’Entreprise.
Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué selon un système en auto déclaratif (badgeage à distance) par le salarié via le logiciel de gestion des temps prévu à cet effet. En tout état de cause, la durée du travail ne peut, sauf demande écrite de la hiérarchie, excéder les durées quotidiennes de travail mentionnées précédemment.
Par ailleurs, le télétravail ne saurait déclencher d’heures supplémentaires, sauf à la demande expresse du manager, et par exemple pour faire face à un pic d’activité exceptionnel et temporaire.
Décompte du temps de travail en jours
Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.
Le collaborateur soumis à une convention de forfait jours pourra être contacté durant les plages horaires habituelles de travail des salariés de son service, dans le respect de l'équilibre vie privée/vie professionnelle.
6.3. Plage de disponibilité et droit à la déconnexion
Au cours d’une journée de télétravail, le collaborateur conserve son rattachement hiérarchique habituel de sorte que cette organisation de travail n’emporte aucune conséquence sur sa situation contractuelle. Ainsi, le collaborateur concerné doit continuer à exécuter les tâches que pourrait lui confier son manager s’il était présent physiquement au sein de l’Entreprise.
Plus généralement, durant les jours de télétravail, les collaborateurs restent joignables grâce aux équipements de télécommunication mis à leur disposition par l'Entreprise pendant leurs horaires de télétravail.
Du fait des plages horaires variables mis en place au sein de l’entreprise, il est recommandé de joindre les collaborateurs en télétravail prioritairement durant les plages fixes telles que définies au sein de l’Entreprise, sauf en cas d’impératifs de service ou d’urgence.
En tout état de cause, les collaborateurs ne peuvent pas être contactés en dehors des plages horaires (fixes ou variables) fixés par l’Entreprise, sauf en cas de force majeure.
Pour une efficacité optimale, afin de permettre à tous les salariés d’assister aux réunions de service ou à toute autre réunion, salariés présents physiquement sur sites ou bien travaillant depuis un autre lieu que les locaux de l’Entreprise, les réunions internes et réunions sociales extraordinaires (selon la loi en vigueur) seront organisées avec un accès à distance systématique par défaut (via Teams), précisant les règles de participation pour tous.
Les collaborateurs bénéficient ainsi d’un droit à la déconnexion visant à préserver leur vie privée et favoriser une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle. A cet effet, il est vivement recommandé :
- d’éviter l’organisation des réunions le matin avant 08h30, - de respecter un temps de pause déjeuner à minima de 30 minutes, entre 12h00 et 14h00 - d’éviter l’organisation des réunions le soir après 18h00.
6.4. Charge de travail
Les managers prendront en compte une répartition équivalente de la charge de travail entre les collaborateurs en télétravail et les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.
En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux attendus sur le lieu habituel de travail.
Le manager veillera ainsi à ne pas modifier la charge de travail des salariés ayant optés pour un mode d’organisation en télétravail. Une évaluation annuelle renforcée est réalisée entre le manager et son collaborateur dans le cadre de l’entretien annuel via le formulaire « Formulaire d'Entretien - Conditions d'Activité et Charge de Travail en Télétravail ».
6.5. Mesures permettant de prévenir l’isolement du collaborateur en télétravail
Afin de favoriser une bonne animation d’équipe et garantir la qualité du lien social, les managers prévoiront la présence simultanée des membres de leur équipe pour les séminaires et réunions d’équipe. L’Entreprise et les partenaires sociaux estiment que les évènements nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l'Entreprise sont prioritaires par rapport aux journées de télétravail. Ainsi le collaborateur en situation de télétravail sera tenu d’assister aux réunions et aux formations en présentiel.
À tout moment, le salarié pourra solliciter la mise en place d’un point de suivi spécifique en cas de difficultés rencontrées auprès de son manager direct, ou bien de son manager N+2.
En tout état de cause, un entretien annuel est organisé avec le collaborateur portant notamment sur ses conditions d’activité et sa charge de travail pour les salariés en forfait-jours (cf. article 6.4).
Article 7 – Matériel mis à disposition
Les collaborateurs en situation de télétravail doivent bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de leur activité.
Ils sont dotés par l’Entreprise d’un ordinateur portable.
Le salarié peut également solliciter auprès du service IT la mise à disposition des équipements suivants sans réserve, ou à minima reportée dans la limite du stock disponible :
D’un grand écran
D’un casque audio, socle téléphone (casque) Jabra
D’un clavier d’ordinateur et d’une station d’accueil PC portable
Pour des raisons de sécurité, seul l’ordinateur mis à disposition par l’Entreprise doit être utilisé pour accéder aux applications bureautiques, aux fichiers et aux données nécessaires à l’activité du salarié, à l’exclusion de tout autre système informatique.
Le matériel est mis à la disposition du collaborateur pour un usage exclusivement professionnel. A ce titre, tout usage du matériel pendant des périodes de suspension du contrat de travail ou pour un usage non professionnel est interdit.
Le collaborateur s'assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.
Le collaborateur s’engage à respecter l’ensemble des règles d’utilisation des équipements de travail mis à sa disposition, en particulier celles prévues dans le cadre des procédures informatiques en vigueur dans l’Entreprise.
Il s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de perte ou de vol et en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le collaborateur qui télétravaille doit en aviser immédiatement son manager et revenir travailler sur site, sans possibilité de report.
Le télétravailleur est par ailleurs responsable de son espace de travail et de son adaptation à une situation de travail.
Article 8 – Prise en charge des frais liés au télétravail
En dehors des situations de télétravail dans des circonstances exceptionnelles prévues aux articles 14 et 15 du présent Accord, l’entreprise prend en charge les surcoûts découlant de l’exercice du télétravail dans la limite de :
10 euros net par mois si le collaborateur effectue 1 jour de télétravail par semaine ;
20 euros net par mois si le collaborateur effectue 2 jours de télétravail par semaine.
Il s’agit de couvrir notamment les frais suivants : la participation aux frais d’abonnement internet (uniquement abonnement ADSL internet « Haut Débit ») et de téléphonie, les frais de petits matériels (papier, encre pour imprimante…) ou d’équipements spécifiques (lampe ou chaise de bureau…), le surcout éventuel des frais de chauffage, d’électricité, d’assurance, etc.
Le montant de cette prise en charge pourra être modifié unilatéralement par la Direction notamment en cas d’évolution de la législation sur le régime fiscal (Barème Urssaf) de la prise en charge des frais liés au télétravail.
Article 9 – Confidentialité des données accessibles à distance
Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles fixées par l’Entreprise en matière de sécurité et de protection des données.
Il porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus particulièrement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.
Le collaborateur doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens.
Il s'engage à respecter les mesures de sûreté et de confidentialité des données de l'entreprise :
Le cryptage des données via le système en vigueur ;
Les mots de passe sont gardés strictement personnels et non communiqués à des tiers ;
L'utilisation du matériel informatique fourni par l'entreprise s'effectue dans le respect des directives informatiques ;
Les règles de sûreté devront être appliquées lors des déplacements entre le lieu du télétravail et le site ainsi que pour l'utilisation des documents et matériels.
Article 10 – Droits et obligations du collaborateur éligible au télétravail
Le collaborateur qui bénéficie de cette organisation du travail bénéficie des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'Entreprise, notamment pour le suivi de son activité, l'évaluation des résultats, la rémunération, l'évolution professionnelle, le temps de travail.
De même, les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail, sont applicables au collaborateur éligible au télétravail.
Les Parties rappellent que le collaborateur éligible bénéficie de la même couverture accident du travail/ maladie professionnelle que les autres collaborateurs de l’Entreprise. En cas d’accident survenu durant l’activité professionnelle effectuée en télétravail, le collaborateur doit en informer, par écrit, son manager et le service Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise. Il doit par ailleurs préciser les circonstances de l’accident permettant d’établir un lien avec l’activité professionnelle.
En cas d’arrêt de travail, le salarié en situation de télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.
Article 11 – Suivi et accompagnement
L’accompagnement des collaborateurs concernés par le télétravail et de leur manager est l’une des conditions de réussite de ce mode d’organisation du travail. A ce titre, le collaborateur éligible ainsi que son manager recevront une information adaptée liée à cette forme d’organisation du travail.
A cet effet, en tant que garant de la bonne application des règles internes de l’Entreprise, il appartient à chaque manager de suivre et de faire respecter l’application des termes du présent Accord auprès des salariés éligibles au télétravail. Lors de l’entretien annuel d’évaluation de la Performance, le collaborateur et son manager échangeront sur les conditions d’activité du télétravail et la charge de travail.
Les Parties rappellent que l’activité et la charge de travail demandées à un collaborateur en télétravail sont équivalentes à celles demandées aux collaborateurs ayant une fonction identique.
Un référent Télétravail est désigné au sein de l’équipe Ressources Humaines pour faciliter la mise en œuvre du télétravail. Son rôle sera de :
Répondre aux questions et conseiller les salariés et le management,
Mettre à disposition les informations et guide en vigueur,
Orienter les salariés sur la mise à disposition des Formulaires de demande de télétravail « Attestation de volontariat Télétravail » disponibles sur la plateforme AskHR,
Suivre quantitativement et qualitativement le dispositif du télétravail « Questionnaires et retours d’expérience Télétravail »
TITRE 4 – Fin du télétravail
Le télétravail n’est pas une situation immuable. Les Parties conviennent des situations dans lesquelles le collaborateur pourra cesser de bénéficier de cette organisation du travail.
Article 12 – Principe de réversibilité
Les parties conviennent que le collaborateur ou l’Entreprise pourront mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance précisé ci-après. En effet, les Parties conviennent que le télétravail ne présente pas un caractère contractuel ni unilatéral.
Initiative du collaborateur
Le collaborateur peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail en informant son manager et la Direction des Ressources Humaines, par écrit et en respectant un délai de prévenance qui ne peut être inférieur à 15 jours minimum. Le délai de prévenance peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.
Initiative de l’Entreprise
Le manager peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail, par écrit motivé, en raison de la disparition d’un ou plusieurs critère(s) d’éligibilité du télétravail défini(s) à l’article 3 du présent Avenant, en respectant un délai de prévenance qui ne pourra pas être inférieur à 15 jours minimum.
Le collaborateur a la possibilité de demander un entretien auprès de la Direction des Ressources Humaines et de son manager afin d’échanger sur cette décision.
Article 13 – Cas de cessation immédiate ou de révision de l’éligibilité au télétravail
Le télétravail pourra prendre fin sans délai en cas de pannes régulières ne permettant pas un bon fonctionnement du télétravail, ou en cas d’évènements affectant de manière majeure le collaborateur concerné (exemple : accident survenant au domicile (matériel ou corporel), dysfonctionnement du matériel de télétravail ou de la ligne ADSL, violation de l’obligation de confidentialité, …).
En cas de non-respect des termes de l’Avenant par le salarié, un entretien préalable entre le manager et le collaborateur sera organisé dans les meilleurs délais afin d’établir les raisons et/ou les difficultés rencontrées par le salarié quant au non-respect des termes du présent Accord pouvant porter sur le non-respect des jours de télétravail définis préalablement entre le manager et le collaborateur, ou bien la non présence du collaborateur sur site, ou bien au regard des critères d’éligibilité non respectés par le collaborateur tels que définis à l’article 3 du présent Avenant.
Une réduction du nombre de jours de télétravail pourra dès lors être envisagée à la suite de cet entretien pour permettre au salarié de mettre en œuvre les moyens nécessaires à son retour à l’éligibilité au télétravail. Dans l’intervalle, le collaborateur reprendra alors son activité en se rendant physiquement sur site.
A défaut de remédier aux dysfonctionnements et difficultés constatés dans les meilleurs délais, le collaborateur ne sera plus éligible au télétravail et reprendra dès lors son activité en se rendant physiquement sur site.
Par ailleurs, les Parties conviennent que le changement de fonctions du collaborateur entrainera la caducité de l’Accord du manager sur l’exercice du télétravail. En cas de souhait de poursuite du télétravail sur ses nouvelles fonctions, le collaborateur devra respecter la procédure détaillée aux articles 3 et 4 du présent Accord. La nouvelle demande sera étudiée au regard des critères d’éligibilité évoqués précédemment.
TITRE 5 – Autres cas permettant le recours au télétravail occasionnel
Article 14 – Circonstances exceptionnelles En cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas d’épidémie, d’activation du seuil de vigilance « Rouge » au regard des conditions climatiques annoncé par la Préfecture, d’activation du Plan de Continuité des Activités (PCA), de paralysie prolongée des transports en commun ou d’autres manifestations nationales d’envergure, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Entreprise et garantir la protection des salariés.
Les Parties conviennent que le télétravail pourra être ponctuellement étendu dans ce cas sur décision de l’Entreprise. Les instances représentatives du personnel seront informées et/ou consultées à cet effet dans les conditions permises par les circonstances.
Article 15 – Situations de très courte durée
Le collaborateur confronté à une situation exceptionnelle l’empêchant de rejoindre son site de travail (notamment en cas de grève des transports ou d’autres manifestations nationales d’envergure) pourra à titre exceptionnel demander à son manager à exercer son activité professionnelle depuis son domicile ou de tout autre lieu si les conditions techniques le permettent.
Cette situation qui nécessite l’Accord exprès du manager devra rester totalement exceptionnelle.
TITRE 6 – Dispositions finales
Article 16 – Entrée en vigueur et durée de l’Avenant
Le présent Avenant entrera en vigueur à compter du 1er septembre 2023. Il est conclu pour une durée déterminée de trois ans, soit jusqu’au 31 août 2026 inclus. Il cessera de plein droit à compter du 1er septembre 2026.
Article 17 – Suivi de l’Accord
Un suivi régulier de l’application de l’Accord sera transmis aux managers afin de prévenir d’éventuelles dérives concernant l’application de l’Accord en particulier en leur fournissant un état précis mensuel des présences et absences sur site de leurs collaborateurs. Par ailleurs, un suivi trimestriel auprès des instances représentatives du personnel (CSE) pourra également être réalisé durant la durée du présent Accord.
Article 18 - Révision de l’Accord
Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du Travail, le présent Accord pourra être dénoncé par l’intervention de l’une ou de l’autre des Parties signataires à tout moment, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. La partie qui dénonce devra aussitôt notifier cette décision à la DREETS, ainsi qu’aux autres Parties. Les parties signataires se réuniront alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
Article 19 – Publicité et dépôt de l’Accord
Le présent Accord est établi en 5 exemplaires et sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives.
Il sera déposé auprès de la DRIEETS, par dépôt sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et du Conseil des Prud’hommes compétent, conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Un exemplaire original sera établi pour chaque délégué syndical. Une copie sera également transmise au Comité Social et Economique.
Un exemplaire du présent Accord sera mis en ligne sur l’Intranet de l’Entreprise via la plateforme « AskHR ».
Le présent Accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Rungis, Le 17 Juillet 2023 ;
Pour Olympus France : XXXXXXXXXX
Président
Pour la CFE-CGC : Pour la CFDT : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Délégué SyndicalDélégué Syndical
