Accord moyens de communication digitaux des Organisations Syndicales
Le présent accord est conclu entre :
Sofrecom SA, société anonyme dont le siège social est 24 avenue du Petit Parc à Vincennes (94307), et le numéro SIRET 672 004 660 00037, RCS Créteil B 672 004 660, NAF 7112B, représentée par xxxx, en sa qualité de Directeur Général d’une part
III.Protection des données personnelles – rappel PAGEREF _Toc133584125 \h 3
IV.Utilisation de l’intranet et de la messagerie électronique de l’entreprise par les Organisations Syndicales PAGEREF _Toc133584126 \h 3
A.Utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise par les Organisations Syndicales PAGEREF _Toc133584127 \h 4 1.Utilisation de la messagerie professionnelle pour la diffusion de publications et tracts syndicaux PAGEREF _Toc133584128 \h 4 2.Chaque OS disposera de sa propre boite e-mail identifiée du nom de son Organisation Syndicale PAGEREF _Toc133584129 \h 5 3.Utilisation de la messagerie électronique pour communiquer avec les Organisations Syndicales PAGEREF _Toc133584130 \h 5 B.Utilisation de l’Intranet de l’entreprise par les Organisations Syndicales PAGEREF _Toc133584131 \h 5 1.Aide à la mise en place de sites intranet syndicaux pour les organisations syndicales PAGEREF _Toc133584132 \h 5 2.Contraintes techniques pour les publications et les tracts syndicaux PAGEREF _Toc133584133 \h 6 3.Dispositif particulier à l’occasion d’une échéance électorale. PAGEREF _Toc133584134 \h 6 C.Intranet CSE PAGEREF _Toc133584135 \h 6
V.Durée d’application PAGEREF _Toc133584136 \h 6
VI.Révision PAGEREF _Toc133584137 \h 6
VII.Dépôt et publicité PAGEREF _Toc133584138 \h 6
VIII.Annexe PAGEREF _Toc133584139 \h 8
A.Les références aux textes de lois PAGEREF _Toc133584140 \h 8 1.L’article L.2142-6 du code du travail PAGEREF _Toc133584141 \h 8 2.L’article L.2142-5 du Code du travail PAGEREF _Toc133584142 \h 8 3.L’article L2142-3 du Code du travail PAGEREF _Toc133584143 \h 8 4.La loi sur la liberté de la presse et du droit de la presse PAGEREF _Toc133584144 \h 8 5.La loi informatique et liberté PAGEREF _Toc133584145 \h 8
Préambule La qualité des rapports sociaux est un facteur clé de réussite pour la société. Il ne peut y avoir de performance économique sans performance sociale. Dans ce cadre, Sofrecom réaffirme le rôle essentiel des Institutions Représentatives du Personnel et des organisations syndicales pour le développement d’un dialogue social dynamique dans un monde profondément transformé par le numérique. Les nouveaux modes de travail et en particulier la mise en place de l’accès au télétravail, ont conduit les parties à repenser les moyens de communication des instances représentatives du personnel. Champ d’application Les principes et dispositions du présent accord s’appliquent aux Instances Représentatives du Personnel (IRP) et aux Organisations Syndicales (OS) de Sofrecom SA. Protection des données personnelles – rappel Dans le cadre des traitements de données personnelles mis en œuvre par les OS ou les IRP, ces dernières agissent en tant que « Responsables » au sens de la réglementation de protection des données personnelles. De ce fait, les IRP et les OS s’engagent à respecter pleinement les obligations légales et réglementaires en matière de protection des données et ce, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) n°2016-679, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifié relatif à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et au présent accord. Elles reconnaissent que les données personnelles constituent des informations confidentielles et veillent, à ce titre, à ce que les personnes autorisées à traiter des données personnelles s’engagent à respecter la confidentialité et la sécurité de ces données. Utilisation de l’intranet et de la messagerie électronique de l’entreprise par les Organisations Syndicales L’article L.2142-6 du code du travail dispose qu’« Un accord d’Entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ». La communication syndicale respecte la réglementation qui régit la loi sur la liberté de la presse et applique les contraintes et les obligations des dispositions du droit de la presse. Pour rappel, au même titre que l’affichage prévu à l’article L 2142-3 du Code du Travail, les communications syndicales se font dans le respect de la liberté syndicale. Dès lors, il est rappelé que la Direction n’a aucun pouvoir de contrôle sur le contenu des communications diffusées, notamment via la messagerie électronique.
Les Organisations Syndicales sont autorisées à utiliser l’intranet et la messagerie électronique de l’entreprise pour la durée de l’accord, selon les modalités décrites ci-dessous. Cette autorisation fera l’objet d’un bilan annuel entre les OS et la direction. Cette autorisation répond aux exigences suivantes : Utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise par les Organisations Syndicales Utilisation de la messagerie professionnelle pour la diffusion de publications et tracts syndicaux
Les Organisations Syndicales (OS) sont autorisées à utiliser la messagerie électronique de l’entreprise pour diffuser des publications et des tracts syndicaux. Cette autorisation est valable pour la durée de l’accord et fera l’objet d’un bilan annuel entre la direction et les OS. L’autorisation répond aux exigences suivantes :
les OS peuvent communiquer librement auprès des salarié-es dès lors qu’ils/elles sont inscrit-es sur leurs listes d’abonnement : pour ce faire, à la signature du présent accord, une première communication sera faite aux salarié-es à l’initiative de la direction, donnant la libre possibilité à chacun-e de s’abonner ou non via un lien donné par OS ; de même, la direction s’engage à communiquer aux nouveaux arrivants cette possibilité offerte aux salarié-es ;
chaque salarié-e est libre de s’inscrire sur les listes d’abonnement d’une ou plusieurs OS ;
chaque OS est gestionnaire de sa liste d’abonnement : les salarié-es abonné-es n’ont pas connaissance des autres destinataires ;
à tout instant, un-e salarié-e doit pouvoir faire connaitre à l’OS sa volonté de se « désabonner » ; la désinscription des listes doit être effective dans un délai de 7 jours ;
à cette fin, chaque organisation syndicale proposera dans chaque e-mail (et sur son accès intranet lorsqu’il existe) les moyens d’inscription/désinscription à la boite e-mail de l’organisation syndicale et rappellera à chaque échange la garantie du respect de la confidentialité et la liberté à tout moment d’inscription/désinscription (qui devra être effective dans un délai de de 7 jours au plus).
les OS doivent s’assurer que les traitements mis en œuvre pour la gestion des listes de diffusion sont dûment documentés conformément à la réglementation susmentionnée ;
les adresses électroniques professionnelles ainsi recueillies ne peuvent être utilisées par les OS à d’autres fins que celles prévues dans le présent accord. En cas de contestation, l’OS tiendra à disposition d’un-e éventuel-elle requérant-e les éléments de preuve d’abonnement
les OS doivent s’assurer à tout moment que la gestion de ces données se fait de manière sécurisée
les communications restent encadrées par les limites fixées par la législation en vigueur ; il est admis que le nombre et le volume de cette communication s’opère dans un souci de compatibilité avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise et ne doit pas entraver l’accomplissement du travail de chacun ;
les OS doivent rappeler dans leur communication que les communications syndicales reçues via un abonnement ne peuvent être transférées.
En cas de non-respect d’une des conditions d’utilisation de la messagerie électronique syndicale et/ou d’accès aux messageries professionnelles les mesures suivantes sont mises en œuvre : 1.lors du premier manquement constaté, l’entreprise avertit l’OS concernée afin qu’elle se conforme aux obligations telles que rappelées ci-dessus ; 2.en cas de nouveau manquement constaté de l’OS, quel qu’en soit la nature, une mise en demeure de se conformer aux dispositions légales et conventionnelles est adressée à l’OS concernée par l’entreprise ; 3.au troisième manquement constaté, l’entreprise suspend l’adresse électronique de l’OS concernée ainsi que son autorisation d’envoi de publication et tracts syndicaux sur la messagerie professionnelle des personnels pendant une période d’un mois.
Chaque OS disposera de sa propre boite e-mail identifiée du nom de son Organisation Syndicale La boite e-mail de chaque organisation syndicale sera gérée par son délégué syndical qui sera seul habilité à envoyer et recevoir des e-mails selon les termes de l’accord.
Utilisation de la messagerie électronique pour communiquer avec les Organisations Syndicales Le présent accord n’obère pas la possibilité qui est donnée à chaque salarié-e à titre individuel de communiquer par courriel directement avec les Organisations Syndicales de son choix, et vice et versa, en utilisant son adresse électronique professionnelle. De même, les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie électronique professionnelle au sein de leur syndicat avec leur adresse électronique syndicale. Le caractère syndical de la correspondance doit être indiqué dans l’objet du courriel Ces messages électroniques ne sont pas re-transférables au-delà de ces destinataires directs. Cette règle est inscrite dans le corps de chaque courriel. Cette correspondance strictement privative et confidentielle doit être précisée dans l’objet du message. L’entreprise s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité du contenu et du flux de ces messages (art. 34 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiés par la loi n°2004-801 du 6 août 2004). C’est pourquoi, elle s’engage à ne pas enregistrer et à ne pas contrôler le contenu des messages, ni à rechercher l'identification des salariés destinataires ou expéditeurs de ces messages Utilisation de l’Intranet de l’entreprise par les Organisations Syndicales Chaque organisation syndicale peut créer un site, accessible à tous les postes connectés à l’intranet de l’entreprise, sur le réseau intranet de l’entreprise. L’entreprise s’engage à assurer la confidentialité des consultations de ce site. C’est pourquoi, elle s’engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant ce site, ni à mesurer les fréquences d’utilisation de chaque site et de chaque page. Les règles appliquées habituellement dans l’entreprise pour l’utilisation des panneaux d’affichage seront utilisées pour la publication des informations sur le site intranet. Aide à la mise en place de sites intranet syndicaux pour les organisations syndicales Les OS peuvent bénéficier d’un site accessible depuis l’intranet de l’entreprise via sa page d’accueil selon les modalités techniques utilisées par l’entreprise. La direction veille à ce que les sites des différentes OS bénéficient tous des mêmes conditions d’accès et de visibilité par les salariés. La règle générale veut que les sites des OS soient hébergés sur l’intranet de l’entreprise. Dans le cas où le site préexistant est hébergé sur internet, si l’OS le souhaite, et en vérifiant que le site répond aux normes techniques et de sécurité d’accès aux données en vigueur dans l’entreprise, l’accès est maintenu via un lien sur l’intranet de l’entreprise. Lors de la première mise en place du site intranet par l’organisation syndicale, la direction de la communication s’engage auprès de l’OS qui en fait la demande à apporter tout le soutien nécessaire pour l’ouverture d’une page sur le site intranet de Sofrecom dans la rubrique dédiée aux partenaires sociaux. Cette page est alimentée par l’organisation syndicale. Le contenu « est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse » comme précisé par l’article L2142-5 du Code du travail. Contraintes techniques pour les publications et les tracts syndicaux La taille maximale des publications et des tracts syndicaux ne doit pas excéder les recommandations faites à l’ensemble des salariés par les équipes informatiques de l’entreprise. Il est recommandé aux OS de privilégier les liens vers leurs sites syndicaux aux fins de ne pas dépasser cette limite de taille. Dispositif particulier à l’occasion d’une échéance électorale. La communication des organisations syndicales lors de ces échéances est précisée dans les accords préélectoraux. A défaut, les dispositions du présent accord sont applicables à l’occasion de la campagne électorale. Intranet CSE La gestion et l’administration de ce site reste sous le contrôle du CSE. Durée d’application Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt auprès de l’autorité administrative et du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Révision Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par la Direction ou par une Organisation syndicale habilitée au sens de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. Les demandes de révision ou de modification de tout ou partie du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des Parties signataires au présent accord. Les négociations au sujet des demandes de révision commencent le plus rapidement possible avec l’ensemble des OS à compter de la réception de la demande de révision par l’ensemble des parties concernées. Si un avenant portant révision de tout ou partie de cet accord est valablement conclu, celui-ci se substitue de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie. Dépôt et publicité Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera transmis aux délégués syndicaux. Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités dont relève le siège social de la société. Un exemplaire sera également déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes de Créteil. Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par tout moyen utile, et notamment sera publié sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Vincennes, le 3 mai 2023, en autant d’exemplaires que de parties. Pour Sofrecom SA : Le Directeur Général xxxx Pour les organisations syndicales :
CFTC, xxxx
CFE-CGC, xxxx
SUD, xxxx
CFDT, xxxx Annexe Les références aux textes de lois L’article L.2142-6 du code du travail Pour l’utilisation de l’intranet et de la messagerie électronique par les OS L’article L.2142-5 du Code du travail Pour le contenu qui « est librement déterminé par l’organisation syndicale L’article L2142-3 du Code du travail Pour l'affichage des communications syndicales s'effectue librement La loi sur la liberté de la presse et du droit de la presse Pour la règlementation appliquée par la communication syndicale La loi informatique et liberté Pour la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés
