La Société STOKOMANI, société par actions simplifiées, au capital social de 25 000 000 €, immatriculée au RCS de Compiègne sous le numéro 317 780 062, dont le siège social est situé ZA Parc Technologique d’ALATA, 60 100 CREIL, représentée par Monsieur xxx, Directeur des Ressources Humaines,
D’une part,
ET :
Les Organisations Syndicales Représentatives :
CFDT
FO
CFE-CGC
D’autre part.
PREAMBULE
La Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité par la conclusion de l’accord du 18 avril 2016 instaurer et encadrer le Dialogue Social entre les Organisations Syndicales et la Direction. Dans le cadre du présent accord de révision, les Parties signataires réaffirment que la pratique du Dialogue Social et le souci d'un bon fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel sont des facteurs d'équilibre des rapports sociaux au sein de l'entreprise et contribuent à leur développement. Elles s'entendent sur l'instauration d'une culture de la concertation pour un Dialogue Social loyal, constructif et serein en garantissant un réel climat de confiance entre Direction et Représentants des Organisations Syndicales, au même titre qu'avec les Représentants du personnel élus. Les Parties signataires conviennent que la qualité du Dialogue Social repose sur le respect des règles énoncées par le Code du Travail et la Convention Collective applicable dans l'entreprise, améliorées par le présent accord et sur une volonté partagée de veiller à la bonne application des droits et devoirs respectifs de l'entreprise, des Organisations Syndicales et de leurs Représentants. Elles considèrent que la clarté des rôles et des moyens est un élément indispensable à la reconnaissance sociale de l'activité syndicale qui relève du fonctionnement normal, et participe à la vie de l'entreprise. Cet accord de révision vise à instaurer ou aménager :
Les règles permettant de développer avec les Représentants du Personnel, les Organisations Syndicales et la Direction, un dialogue approfondi couvrant les aspects de la vie économique et sociale de la société ;
La reconnaissance des Représentants du Personnel et des Organisations Syndicales en tant qu'acteurs à part entière en leur assurant les moyens modernes indispensables à l'exercice de leurs activités syndicales en toute indépendance et en tenant compte du développement de l'entreprise ;
La volonté de la Direction de faciliter l'engagement des salariés dans le cadre de leurs missions de représentation des salariés en accordant à chacun la possibilité de conjuguer sans contrainte supplémentaire l'accomplissement de leur mandat et la réalisation de leur travail professionnel tout en assurant l'absence de toute discrimination pouvant avoir un impact sur leur rémunération, leur carrière ou leur employabilité ;
La prise en compte de l'importance de l'exercice des mandats électifs et syndicaux pour la société ainsi que les moyens nécessaires et adaptés pour faciliter aux Représentants du personnel l'accomplissement de leurs missions en facilitant l'accès aux formations qui leur seraient nécessaires.
Cet accord d'entreprise constitue un socle de règles contribuant à faciliter l'exercice du droit syndical et des prérogatives des membres du personnel élus dans l'ensemble des établissements de l'entreprise. Il s'agit de dispositions de référence auxquelles peuvent s'ajouter les dispositions plus favorables des accords collectifs en vigueur sans que cela puisse entraîner le cumul des dispositions portant sur le même objet. Le présent accord se substitue en intégralité aux dispositions prévues par l’accord initial du 18 avril 2016. Dans ce cadre, les Parties signataires affirment leur volonté de respecter les engagements respectifs ci-après développés.
Table des matières TOC \z \o "1-3" \u \hPREAMBULEPAGEREF _Toc118800281 \h2 CHAPITRE 1. LES ACTEURS DU DROIT SOCIALPAGEREF _Toc118800282 \h6
PRINCIPES COMMUNSPAGEREF _Toc118800283 \h6
CHAPITRE 2. ENGAGEMENTS RESPECTIFS EN FAVEUR DU DIALOGUE SOCIALPAGEREF _Toc118800284 \h6
ENGAGEMENTS DE LA DIRECTIONPAGEREF _Toc118800285 \h6
ENGAGEMENTS DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DES REPRESENTANTS DU PERSONNELPAGEREF _Toc118800286 \h6
ENGAGEMENTS MUTUELSPAGEREF _Toc118800287 \h7
CHAPITRE 3. MOYENS D’ACTIONS DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL ET SYNDICALEPAGEREF _Toc118800288 \h7
1CREDIT D’HEURES DE DELEGATIONPAGEREF _Toc118800289 \h7
a.Crédit d’heures des délégués syndicauxPAGEREF _Toc118800290 \h7
b.Information préalable de l'employeurPAGEREF _Toc118800291 \h7
c.Déclaration des heures de délégationPAGEREF _Toc118800293 \h7
d.Utilisation du crédit d’heures de délégationPAGEREF _Toc118800294 \h7
4.3.Crédit d’heures annuel forfaitaire supplémentaire pour la négociation collectivePAGEREF _Toc118800317 \h14
4.4.Temps passé en réunion et temps de déplacementPAGEREF _Toc118800318 \h14
4.5.Prise en charge des frais de déplacementsPAGEREF _Toc118800319 \h14
CHAPITRE 6. DEVELOPPEMENT DES CARRIERES DES SALARIES ELUS OU MANDATESPAGEREF _Toc118800320 \h14
1PRINCIPES GENERAUXPAGEREF _Toc118800321 \h14
2ARTICULATION VIE PROFESSIONNELLE ET EXERCIXE DE MISSIONS REPRESENTATIVES OU SYNDICALES ET VALORISATION DES PARCOURS PROFESSIONNELSPAGEREF _Toc118800322 \h15
a.Entretien de prise de mandatPAGEREF _Toc118800325 \h15
b.Entretien de fin de mandatPAGEREF _Toc118800326 \h15
c.Dispositif national de certification des compétences acquises par les Représentants du personnelPAGEREF _Toc118800327 \h16
3ARTICULATION ENTRE LES MISSIONS REPRESENTATIVES/PROFESSIONNELLES ET LA VIE FAMILIALEPAGEREF _Toc118800328 \h18
3.1 Accompagnement des Responsables hiérarchiques sur le management des Représentants du personnelPAGEREF _Toc118800329 \h18
1DUREE ET ENTREE EN VIGUEURPAGEREF _Toc118800336 \h21
2DEPOT ET FORMALITESPAGEREF _Toc118800337 \h21
3REVISIONPAGEREF _Toc118800338 \h21
4DENONCIATIONPAGEREF _Toc118800339 \h22
ANNEXE 1 : CHARTE INFORMATIQUE (version en vigueur à date de signature)PAGEREF _Toc118800340 \h23
PRÉAMBULEPAGEREF _Toc118800341 \h23
1.DEFINITIONSPAGEREF _Toc118800342 \h23
2.OBJET DE LA CHARTEPAGEREF _Toc118800343 \h23
3.ACCÈS AUX RESSOURCES INFORMATIQUESPAGEREF _Toc118800344 \h24
4.PROTECTION DU POSTE DE TRAVAIL ET DES DONNÉESPAGEREF _Toc118800345 \h24
5.UTILISATION DE MATÉRIEL PERSONNEL (BYOD)PAGEREF _Toc118800346 \h26
6.UTILISATION DES SERVICES WEBPAGEREF _Toc118800347 \h26
7.UTILISATION DE LA MESSAGERIEPAGEREF _Toc118800348 \h26
8.CONSERVATION DES DONNÉESPAGEREF _Toc118800349 \h27
9.TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE CONFIDENTIELPAGEREF _Toc118800350 \h28
10.TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNELPAGEREF _Toc118800351 \h28
11.UTILISATION DE L’ACCÈS À DISTANCEPAGEREF _Toc118800352 \h28
12.USAGES LIÉS À LA TÉLÉPHONIEPAGEREF _Toc118800353 \h29
13.DÉPART COLLABORATEURPAGEREF _Toc118800354 \h29
14.INFORMATIONS LÉGALES ET RAPPEL DE LA LÉGISLATION ET DE LA RÉGLEMENTATION FRANÇAISEPAGEREF _Toc118800355 \h29
15.DÉONTOLOGIE, ÉTHIQUE ET SANCTIONSPAGEREF _Toc118800356 \h30
16.ENTRÉE EN VIGUEURPAGEREF _Toc118800357 \h30
17.CONCLUSIONPAGEREF _Toc118800358 \h31
ANNEXE 2 : FICHE DE DEPLACEMENTPAGEREF _Toc118800359 \h32 ANNEXE 3 : POLITIQUE VOYAGES DEPLACEMENT (version en vigueur à date de signature)PAGEREF _Toc118800360 \h33
LES ACTEURS DU DROIT SOCIAL
PRINCIPES COMMUNS
Les Parties signataires affirment que l'action syndicale et les Instances de Représentation du Personnel font partie intégrante de la vie de l'entreprise. Dès lors, le temps passé par un collaborateur à l'exercice d'un mandat électif ou désignatif constitue une activité participant du fonctionnement normal de l'entreprise. Les Parties signataires marquent ainsi leur attachement au rôle joué par les Organisations Syndicales Représentatives et les Instances Représentatives dans l'entreprise, dans le respect tout à la fois des prérogatives de chaque Institution Représentative du Personnel ou des Organisations Syndicales et du pouvoir de Direction et de gestion de l'employeur. La Direction Générale définit la politique de ressources humaines de l'entreprise, dont la politique sociale est l'une des composantes, et veille à sa bonne application, ainsi qu'au respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en matière de droit syndical et de fonctionnement des Institutions Représentatives du Personnel. Les Parties soulignent l'importance de développer la connaissance et la compréhension, par l'ensemble des salariés, des enjeux du dialogue social, du rôle joué par ses acteurs dans l'entreprise ou encore du fonctionnement des instances représentatives du personnel. Elles considèrent que l'implication des équipes de direction et des lignes hiérarchiques constitue un facteur essentiel de réussite de cette démarche.
ENGAGEMENTS RESPECTIFS EN FAVEUR DU DIALOGUE SOCIAL
ENGAGEMENTS DE LA DIRECTION
La Direction s'engage à :
Garantir au sein de l'entreprise, le libre exercice de l'activité syndicale et des prérogatives des membres du personnel élus ;
Garantir l'absence de discrimination envers les salariés protégés et leur assurer un traitement égal à celui de l'ensemble des salariés de l'entreprise dans leur parcours professionnel, en termes de fonction ; de formation, d'évolution et de traitement salarial en adéquation avec leurs compétences professionnelles ;
Garantir liberté d'utilisation des crédits d'heures de délégation et des temps de représentation ;
Fournir aux organisations les moyens leur permettant d'’exercer leurs missions dans de bonnes conditions ;
Garantir un espace d'affichage sur chacun des sites conformément à la réglementation en vigueur.
ENGAGEMENTS DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Les salariés élus ou mandatés s'engagent à :
Circuler dans l'entreprise sans susciter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés et notamment en ne mobilisant pas l’ensemble des collaborateurs en vue d’échanger avec eux ;
Se conformer à la réglementation aux règles relatives aux lieux d'affichage et de distributions de tracts prévues par le présent accord ;
Conserver la confidentialité des informations notifiées comme telles par la Direction.
ENGAGEMENTS MUTUELS
Dans la mesure du possible, les Parties s’engagent à discuter ensemble afin de trouver des issues amiables.
MOYENS D’ACTIONS DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL ET SYNDICALE
CREDIT D’HEURES DE DELEGATION
Il est rappelé que les crédits d’heures accordés en vertu de dispositions légales et conventionnelles sont, de plein droit, considérés comme du temps de travail effectif et payés à l’échéance normale de paie.
Crédit d’heures des délégués syndicaux
Par dérogation à l’article L2143-13 du Code du travail, les Délégués syndicaux disposent d’un crédit d’heures supplémentaires de 10 heures par mois pour l’exercice de ses missions, soit un crédit de 34 heures de délégation mensuel au regard de l’effectif à date de l’entreprise.
Information préalable de l'employeur
Sauf cas d'urgence, et afin d'assurer la bonne marche de l'entreprise, les salariés élus ou mandatés informent leur Responsable hiérarchique direct 24 heures avant de s'absenter de leur poste de travail pour toute prise d'heures de délégation.
Déclaration des heures de délégation
La déclaration des heures de délégation permet d’informer :
La hiérarchie afin d’anticiper l’organisation de l’activité et des éventuels aménagements de planning.
Le services des ressources humaines chargé de suivre l’utilisation du crédit d’heures.
Le déploiement du nouvel outil de gestion des temps (GTA) Chronotime permettra la déclaration dans un premier temps et le suivi dématérialisé dans un second temps, des heures de délégation pour l’ensemble des salariés élus et mandatés disposant d’un crédit d’heures. Dans l’attente du développement du module de suivi des heures, les salariés élus ou mandatés informeront simultanément le service des relations sociales et leur responsable hiérarchique de la prise d’heures de délégation afin d’en assurer le suivi.
Utilisation du crédit d’heures de délégation
1.d.1 Mutualisation et report d’heures
Le crédit d’heures des Délégués Syndicaux peut être annualisé et mutualisé selon l’article L. 2143-14 du code du travail. Les Parties conviennent que les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de douze mois calendaires. Néanmoins, cette règle ne peut conduire pour les délégués syndicaux, à disposer, dans le mois, de plus de deux fois le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie. Par ailleurs, la répartition des heures entre les Délégués syndicaux, ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois :
De plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire ;
De plus de deux fois le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un délégué syndical.
Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées ou mutualisées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation. Enfin, les Parties conviennent d’étendre ces deux principes aux représentants de proximité, aux représentants syndicaux au CSE, aux délégués syndicaux et aux représentants de section syndicale.
1.d.2 Salariés élus ou mandatés au forfait-jours annuel
Pour les salariés au forfait-jours, le crédit d'heures doit être regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours travaillés fixés dans la convention individuelle de forfait. Une demi-journée correspond à trois heures et demie de mandat. Lorsque le crédit d'heures ou la fraction du crédit d'heures restant est inférieur(e) à trois heures et demie, les Représentants du personnel disposent d'une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés dans sa convention individuelle (Code du travail, article R. 2315-3). Lorsque la conversation du nombre d’heures de délégation en demi-journées ne permet pas d’obtenir un nombre entier, le salarié au forfait-jours bénéficiera d’un nombre de demi-journées arrondi à l’entier supérieur. Exemple : un salarié au forfait-jours dispose de 24 heures de délégation par mois. La conversion en demi-journées de crédit d’heures est égale à 24 heures /3h30 = 6,86 demi-journées par mois. Le calcul ne permettant pas d’obtenir un nombre entier, le salarié bénéficiera d’un arrondi à l’entier supérieur soit 7 demi-journées de délégation. Il bénéficiera finalement de 3,5 jours et demi de délégation qui viendront s'imputer sur le contingent annuel de jours travaillés fixés dans la convention individuelle de forfait. Ces demi-journées sont déduites du nombre de jours à travailler et donnent lieu au maintien de la rémunération.
LOCAL SYNDICAL
La Direction met à la disposition de chaque Organisation Syndicale Représentative dans l'entreprise un local qui lui est propre et situé au siège social de l’entreprise. Les membres de la section syndicale, sous la responsabilité des Délégués Syndicaux, s'engagent à utiliser le local syndical conformément à son objet. Ils respectent les conditions de sécurité et de capacité d'accueil du local. Les locaux syndicaux mis à la disposition des Organisations Syndicales Représentatives sont aménagés et dotés du matériel nécessaire à leur fonctionnement. Ils sont équipés respectivement :
D’une table ;
De deux chaises ;
D’une armoire ou meuble fermant à clé ;
D’une ligne téléphonique indépendante ;
D’un accès internet indépendant ;
D’un matériel informatique récent et en bon état de marche de type PC équipé de logiciels bureautiques (standard entreprise) relié à une imprimante ;
D’une boîte aux lettres installée à la demande de l’Organisation Syndicale.
Les Organisations Syndicales Représentatives auront également accès au catalogue de commande afin de leur permettre de passer leur commande de fournitures. L'utilisation des outils informatiques et de téléphonie doit se faire dans l’intérêt du mandat. Le matériel mis à disposition reste la propriété de l'entreprise et obéit aux règles habituelles en vigueur en matière de matériel informatique et bureautique. L'entretien et le remplacement de ces matériels et, d'une façon générale, les dépenses normales de fonctionnement (fournitures de bureau, papier et cartouches d'encre d'imprimante, consommations téléphoniques) sont prises en charge par l'entreprise dans le cadre des procédures budgétaires en vigueur dans la Société. La Direction procédera, au terme de quatre ans d'utilisation, conjointement avec chaque Organisation Syndicale, à un inventaire de l’ensemble des équipements mis à disposition en vue, le cas échéant, de son renouvellement total ou partiel. Les Organisations Syndicales qui, du fait de leur perte de représentativité, ne bénéficient plus d'un local dédié, doivent libérer, dans un délai de 15 jours le local et restituer à l'entreprise l'intégralité du matériel qui a été mis à leur disposition dans le cadre de l'exercice de leur mandat. Enfin, la Direction pourra procéder au déménagement des locaux syndicaux notamment en vue de permettre leur établissement au niveau du siège social. Les nouveaux locaux disposeront des équipements et matériels prévus par le présent accord. La Direction informera par écrit la ou les sections syndicales représentatives concernées par le déménagement prochain de leur local en respectant un préavis de trois mois à compter de la date de notification du déménagement aux Délégués Syndicaux. La section syndicale se verra informée de la localisation du nouveau local, de la surface de ce dernier et des équipements mis à disposition. La section pourra procéder à la visite de son nouveau local avant sa mise à disposition définitive par l’entreprise afin d’échanger sur d’éventuels aménagements nécessaires.
REUNION D’INFORMATION SYNDICALE
Conformément à l’article L 2142-10 du code du travail, les adhérents de chaque section syndicale peuvent se réunir une fois par mois dans l'enceinte de l'entreprise au sein du local mis à disposition par l’entreprise. Les sections syndicales peuvent inviter des personnalités syndicales extérieures à l'entreprise à participer à des réunions organisées par elles dans les locaux syndicaux mis à leur disposition en application de l'article L 2142-8, ou, avec l'accord de l’entreprise, dans d'autres locaux mis à leur disposition à la demande du syndicat. Les réunions syndicales ont lieu en dehors du temps de travail des participants à l'exception des Représentants du personnel qui peuvent se réunir sur leur temps de délégation.
AFFICHAGE ET PUBLICATION DES COMMUNICATIONS SYNDICALES
4.1 Panneaux syndicaux
Un panneau syndical sur l'ensemble des établissements de l'entreprise (Siège Social, magasins, entrepôts) est affecté à chaque section syndicale dont le syndicat est représentatif dans l'entreprise. L'affichage des communications syndicales s'effectue librement sur les panneaux prévus à cet effet dont un exemplaire est remis à la Direction. La Direction installera des panneaux syndicaux pouvant fermés à clés lorsque leur installation est possible au sein des établissements. Chaque communication syndicale est adressée simultanément à l’affichage sur les panneaux syndicaux à la Direction des Ressources Humaines par courriel. La norme de l'affichage sera le format A4 ou A3.
4.2 Mise à disposition d’un espace syndical digital sur le réseau social d’entreprise MyStokomani
En vue d’accompagner la transformation digitale de l'entreprise et de renforcer la communication interne, la Société a mis en place le réseau social d’entreprise MyStokomani accessible à tous les salariés de l’entreprise disposant d’une adresse professionnelle ou personnelle. La Direction mettra à disposition des Organisations Syndicales, en plus des panneaux syndicaux, un espace digital dédié exclusivement aux communications syndicales sur le réseau social d’entreprise MyStokomani dont elle restera l’administrateur. Les Organisations Syndicales transmettront leur communication syndicale au service des relations sociales qui publiera le document au plus tard dans les 48 heures suivant leur transmission. Les tablettes et/ou postes informatiques en libre-service accessibles au sein des établissements de l’entreprise disposeront de l’accès au réseau social MyStokomani en vue de prendre également connaissance des communications syndicales. Les Organisations Syndicales veilleront à animer leur espace dédié notamment en invitant régulièrement les salariés à consulter leur page syndicale.
DIFFUSION DE TRACTS SYNDICAUX
Les tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés par les Organisations Syndicales aux collaborateurs de l'entreprise à l'extérieur de celle-ci, sur les lieux d'entrées et sorties du personnel (y compris le parking) et uniquement aux heures d'entrée et de sortie du travail. Un exemplaire de chaque tract, préalablement à sa distribution, est remis au Directeur de Magasin et/ou à l'un des Responsables Adjoints de l'établissement concerné pour le Réseau ou au Responsable hiérarchique direct pour le Siège Social et les Entrepôts. Les sections syndicales de l'entreprise pourront déposer les tracts syndicaux en salle de pause à l'attention des salariés. Il est strictement interdit de distribuer des tracts syndicaux aux clients dans l'enceinte des établissements de l'entreprise.
CHAPITRE 4. MODALITES D’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES ET DE LA COMMUNICATION
UTILISATION DU LOGO ET DU NOM DE L'ENTREPRISE DANS LES COMMUNICATIONS SYNDICALES
Le logo de l'entreprise, demeurant l'entière propriété de cette dernière, ne peut être utilisé qu'avec l'accord préalable écrit de la Direction des Ressources Humaines ou de la Direction Générale. Le nom de la société accolé au logo syndical peut être utilisé dans les communications syndicales ou du CSE afin que l'Organisation Syndicale puisse clairement être identifiée par les salariés.
COMMUNICATION PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Les Délégués Syndicaux se voient attribuer une adresse électronique dans la messagerie interne de l'entreprise pour un usage exclusivement dans l’intérêt de leur mandat :
Ces messageries seront utilisées pour la communication interne entre les Délégués Syndicaux, les Représentants des Institutions Représentatives du Personnel, la Direction des Ressources Humaines, les Dirigeants de la société et les salariés.
UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE
Nature des échanges
L'ouverture de la messagerie interne a pour objet de faciliter et d'organiser la circulation électronique des informations et correspondances entre :
Les salariés titulaires de mandat(s), entre eux, dans le cadre de leurs missions représentatives, d'une part ;
Les salariés titulaires de mandat(s) et leurs interlocuteurs au sein de la Direction, d'autre part.
La messagerie interne ne constitue pas, pour les Organisations Syndicales, un outil de communication vers les salariés de la société. Elle n'a pas vocation à être utilisée à titre personnel, politique, diffamatoire, etc. Les personnes ayant accès à la messagerie interne au titre du présent accord s'engagent à respecter l'ensemble des normes en vigueur concernant l'utilisation de cette messagerie (confidentialité, sécurité, taille des fichiers joints, etc.) et notamment la Charte d'utilisation du Système d'Information.
Confidentialité de la correspondance
L'entreprise et les utilisateurs s'engagent à respecter le secret des correspondances ainsi échangées.
Utilisation d’internet
L'utilisation d'internet s'effectue dans le cadre de la Charte d'utilisation du Système d'Information.
NON-RESPECT DES CONDITIONS D’UTILISATION
Tous les salariés élus ou mandatés signent et conservent un exemplaire de la charte d’utilisation du système d’information de la Société. Toute violation des règles d'utilisation de la messagerie interne et/ou d'internet par une personne bénéficiant d'un accès au titre du présent accord, entraînera un signalement de la Direction à l’Organisation Syndicale concernée et une mise en demeure de se conformer immédiatement à la charte d'utilisation du système d'Information de STOKOMANI. A défaut de régularisation de l’usage des outils mis à disposition, la Direction procédera à la fermeture immédiate des accès de l’Organisation Syndicale pour une durée d’une semaine. Toute violation expose le contrevenant à des sanctions disciplinaires conformément au règlement intérieur et à la charte informatique. En cas de nouvelle violation constatée dans les six mois suivant la première coupure, la section syndicale concernée se verra définitivement couper les accès informatiques mis à sa disposition (notamment l’adresse de messagerie, accès internet, espace MyStokomani).
CHAPITRE 5. FONCTIONNEMENT DES REUNIONS ENTRE LA DIRECTION ET LES SALARIES ELUS ET/OU MANDATES
CONVOCATIONS DES DELEGUES SYNDICAUX AUX REUNIONS DE NEGOCIATION
L'entreprise invite les Délégués Syndicaux aux réunions de négociation dans un délai de 3 jours ouvrables avant chaque réunion, par courriel, par le biais de la messagerie interne de l'entreprise. Un courriel sera envoyé à titre d'information au Directeur de Magasin, copie au Directeur Régional concerné ou Responsable hiérarchique direct, où travaillent les Délégués Syndicaux justifiant notamment de leur absence dans leur établissement pour cause de réunion.
COMPOSITION DES DELEGATIONS SYNDICALES
Les Délégués Syndicaux ont la possibilité d'inviter aux réunions de négociation collective au titre de leur section syndicale deux collaborateurs faisant exclusivement partie des effectifs de l'entreprise. Ils en informent préalablement par courriel, suivant la réception de la convocation à négocier, la Direction des Ressources Humaines et leur hiérarchie sur site au plus tard la veille avant 12h00 de la réunion de négociation concernée.
DEROULEMENT DES REUNIONS DE NEGOCIATIONS
Les Parties conviennent que les négociations se déroulent dans le respect mutuel et dans la recherche d’un accord équilibré. L'utilisation des moyens modernes de communication et notamment la visioconférence est admise lors de négociations d'accords collectifs Pour les réunions à l'initiative de la Direction d'une durée de plus de 3 heures, la Direction organise les repas sur place.
MOYENS ACCORDES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES
Accord de méthode
Les Parties privilégieront la mise en place en amont d’un accord de méthode lorsque la densité ou la complexité du sujet traité est reconnue par les Parties. Cet accord prévoira les modalités de la négociation et notamment :
Le calendrier prévisionnel des réunions de négociation ;
La fixation de réunions préparatoires et leur durée ;
Les moyens alloués aux organisations syndicales représentatives.
A défaut de signature d’un tel accord, le planning des réunions de négociation sur un même thème sera soit fixé lors de la première réunion en précisant les dates retenues entre les Parties, soit fixé à la fin de chaque réunion pour la fois suivante, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer une convocation en parallèle par courriel.
Réunion préparatoire
Les Organisations Syndicales Représentatives bénéficient d’une journée de réunion préparatoire (7 heures) en vue d’étudier les documents transmis par la Direction et établir leurs propositions et contrepropositions éventuelles. Cette dernière est fixée prioritairement la veille de la réunion de négociation concernée. Le temps passé en réunion préparatoire constitue du temps de travail effectif payé comme tel.
Crédit d’heures annuel forfaitaire supplémentaire pour la négociation collective
Sauf dispositions dérogatoires plus favorables négociées dans un accord de méthode en vue d’une négociation spécifique, les Organisations Syndicales Représentatives disposent d’un crédit d’heures forfaitaire annuel de 18 heures pour la négociation collective (Code du travail, art. L.2143-16).
Temps passé en réunion et temps de déplacement
Le temps passé par les Délégués Syndicaux à des réunions qui ont lieu à l’initiative de l’employeur ne sont pas imputables sur les temps de délégation (Code du travail, art. L. 2143-18). Elles sont donc rémunérées comme du temps de travail effectif. Le temps de déplacement est également considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Ces dispositions s’appliquent également aux salariés invités par les organisations syndicales.
Prise en charge des frais de déplacements
Le remboursement des frais s'effectue sur la base des barèmes, politique de voyages/déplacements et de la procédure de justification en vigueur dans l'entreprise. La Direction prend en charge la carte d'abonnement S.N.C.F permettant de bénéficier de tarifs préférentiels sur le réseau national. Le Barème de remboursement et le formulaire de note de frais sont annexés au présent accord. Chaque Délégué Syndical bénéficie d'une avance annuelle sur frais d'un montant de 500€ dès lors qu’il en fait la demande à la Direction. Pour les salariés invités, les frais de déplacement sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour les Délégués Syndicaux. Il est précisé que dans le cadre de leur déplacements, les Représentants du personnel remettent au service des relations sociales ou à défaut à leur manager, la fiche de déplacement jointe en annexe afin de valider le remboursement des frais de déplacement et le paiement d’éventuelles heures supplémentaires déclarées en lien avec l’exercice de leur mandat.
CHAPITRE 6. DEVELOPPEMENT DES CARRIERES DES SALARIES ELUS OU MANDATES
PRINCIPES GENERAUX
Les Partenaires Sociaux considèrent que l'activité syndicale ou de représentation du personnel doit être reconnue au regard des compétences et des connaissances qu'elle permet d'acquérir. Dans ce cadre, les salariés élus ou mandatés doivent pouvoir concilier l'exercice de l'activité syndicale ou de représentation du personnel et leur activité professionnelle en bénéficiant d'une évolution professionnelle conforme à leurs compétences et à l’évolution normale dans la société. Les réformes successives des dernières années portant sur le dialogue social en France exigent un accroissement à la fois du niveau d’implication et d’exigence technique attendu des Représentants du personnel au sein de l’entreprise.
Pour autant, il est pleinement partagé entre les Parties que cette professionnalisation des titulaires d’un mandat de représentation du personnel ne doit pas amener à rompre le lien primordial avec l’activité professionnelle, tant pour le représentant lui-même que pour l’essence même du dialogue social.
En outre, la question de la limitation du nombre de mandats successifs conduit à réfléchir à l’opportunité de garantir à la fois l’employabilité des élus et la proximité des représentants avec les collaborateurs, tout en facilitant l’intégration de nouvelles vocations.
Aussi, les dispositions du présent accord visent à créer les conditions favorables à l’exercice de telles responsabilités et à répondre à un triple objectif :
Affirmer la primauté du dialogue social en entreprise et l’importance de ses acteurs ;
Assurer un équilibre entre le mandat, l’activité professionnelle et la vie privée du Représentant du personnel ;
Permettre aux Représentants du personnel sortants de poursuivre leur activité professionnelle dans des conditions optimales et en valorisant le cas échéant les compétences acquises dans l’exercice du mandat.
ARTICULATION VIE PROFESSIONNELLE ET EXERCIXE DE MISSIONS REPRESENTATIVES OU SYNDICALES ET VALORISATION DES PARCOURS PROFESSIONNELS
Entretien de prise de mandat
Afin de coordonner et d'harmoniser conjointement l'exercice des activités syndicales ou de représentation du personnel et l'activité professionnelle, le salarié mandaté ou élu titulaire et son Responsable hiérarchique, conviennent d'un entretien suivant une trame définie par le service des Ressources Humaines. Cet entretien est proposé et réalisé dans un délai maximum de deux mois suivant la prise de mandat du salarié élu ou mandaté. En outre, tout salarié conduit à exercer des responsabilités doit être informé des moyens mis à sa disposition au début de sa prise de poste en matière d'exercice du droit syndical ou de représentation du personnel afin de permettre aux salariés élus ou désignés d'exercer leurs missions dans les meilleures conditions. Pour un salarié disposant d’un mandat dont le crédit d’heures mensuel attaché à son ou ses mandat(s) :
Est inférieur ou égal à 30% de sa durée contractuelle de travail : l’entretien est mené par le Responsable Hiérarchique éventuellement accompagné du Responsable des Ressources Humaines
Est supérieur à 30% de sa durée du travail contractuelle : l’entretien est mené par le Responsable Hiérarchique et le Responsable des Ressources Humaines.
Le salarié peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Cet entretien porte notamment sur le bon équilibre entre la charge de travail du salarié concerné au titre de son activité professionnelle et celle résultant du mandat exercé. L'adaptation de la charge de travail et des objectifs du détenteur de mandat fait l'objet d'une attention particulière.
Entretien de fin de mandat
Le salarié élu ou mandaté dont le crédit d’heures mensuel attaché à son ou ses mandat(s) représente au moins 30% de la durée du travail fixée dans son contrat de travail bénéficie d’un entretien en fin de mandat.
Par ailleurs, indépendamment de son volume d’heures, le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d'un mandat syndical peut bénéficier, à sa demande, d’un entretien en fin de mandat.
Cet entretien a lieu lorsque le Représentant du personnel n’occupe plus aucun mandat électif ou syndical ou lorsque le crédit d’heures mensuel attaché à son ou ses mandat(s) représente(nt) désormais moins de 30% de la durée du travail fixée dans son contrat de travail.
Cet entretien est réalisé dans la mesure du possible dans les deux mois qui suivent la fin ou la réduction du temps de délégation du/des mandat(s) du représentant du personnel.
L’entretien de fin de mandat a pour objet de recenser les compétences acquises par le salarié dans l'exercice de son mandat et de préciser les modalités selon lesquelles elles pourront être valorisées par l'entreprise. Il vise par ce biais à préparer les conditions de retour l’activité professionnelle du salarié.
A cette occasion, le salarié a la faculté d’évoquer ses souhaits d’orientation professionnelle.
L’entretien de fin de mandat réalisé est assimilé à l’entretien professionnel qui sera enrichi en vue de tenir compte des thématiques liées à l’exercice d’un mandat.
A ce titre, en accord avec le Responsable Hiérarchique et le service des Ressources Humaines et en fonction du temps passé entre l’activité professionnelle et le mandat, il peut être envisagé de mettre en œuvre des actions de formation ou d’accompagnement afin de mieux préparer le retour à l’activité professionnelle.
Par ailleurs, convaincues que l’exercice de responsabilités électorales ou syndicales amène à développer des compétences particulières, la Direction et les Organisations Syndicales entendent autant que possible valoriser l’expérience acquise en faveur de l’exercice d’une activité professionnelle.
Aussi, un bilan professionnel pourra être le cas échéant réalisé pour aider le collaborateur à identifier les compétences acquises lors de l’exercice de son mandat.
Dispositif national de certification des compétences acquises par les Représentants du personnel
Les Parties conviennent de l’importance de rappeler l’existence du dispositif national de certification des compétences acquises par les Représentants du personnel prévu par l'article L. 6112-4 du code du travail. Ce dispositif permet aux Représentants du personnel de faire valider les compétences qu'ils auraient acquises dans l'exercice de leur mandat et d'obtenir un certificat de compétences professionnelles. Il est précisé que lorsque que les actions de formation nécessaires à l'obtention de ce certificat se déroulent sur le temps de travail, elles constituent du temps de travail effectif et donnent lieu à maintien de la rémunération. Il est précisé que sont visées par ce maintien de rémunération, les actions de positionnement, d'accompagnement et d'évaluation des compétences. Les Parties reconnaissent l’objectif de sécurisation des parcours professionnels des Représentants du personnel et des Délégués Syndicaux recherché par ce dispositif. Les bénéficiaires de cette nouvelle certification individuelle pourront s'en prévaloir comme une véritable valeur ajoutée dans leur parcours professionnel et le cas échéant accéder à une nouvelle qualification afin de créer des passerelles vers des métiers qui peuvent être significativement différents de leur métier d'origine en lien avec la gestion des parcours professionnels. La Société observe par le biais de ce dispositif un double avantage :
La prise en compte de ces éventuelles certifications dans la gestion des carrières de leurs Représentants du personnel dans la politique d'évolution de carrière, et de mobilité ;
La valorisation des connaissances et aptitudes certifiées dans le cadre du recrutement dont les compétences auraient été acquises par ce biais.
Salariés éligibles
Peuvent bénéficier de ce dispositif les salariés ayant exercé un mandat de Représentants du personnel ou un mandat syndical au cours des cinq années précédant la session d'examen, quelle qu'en soit sa durée.
Certificats de compétences professionnels
Six domaines de compétences transférables, dénommés certificats de compétences professionnelles, ont été identifiés par le dispositif :
Encadrement et animation d'équipe ;
Gestion et traitement de l'information ;
Assistance dans la prise en charge d'un projet ;
Mise en œuvre d'un service de médiation sociale ;
Prospection et négociation commerciale ;
Suivi de dossier social d'entreprise.
L’acquisition des certificats par le biais de ce dispositif permettra :
La prise en compte de ces éventuelles certifications dans la gestion des carrières de leurs Représentants du personnel dans la politique d'évolution de carrière, et de mobilité.
La valorisation des connaissances et aptitudes certifiées dans le cadre du recrutement dont les compétences auraient été acquises par ce biais.
Accompagnement dans la constitution du dossier
Pour les salariés éligibles qui souhaiteraient bénéficier de ce dispositif, la société s’engage à les accompagner dans la gestion du dossier notamment dans la communication d’éléments permettant d’appuyer l’éligibilité du salarié.
Référentiel interne d’évaluation des compétences et aptitudes acquises en lieu avec l’exercice de missions représentatives ou syndicales
Afin de valoriser l'expérience acquise par un salarié dans l'exercice de ses mandats représentatifs ou syndicaux dans le cadre de son évolution professionnelle, les Parties conviennent de mettre en place un référentiel interne d’évaluation des compétences et aptitudes en lien avec l’exercice de missions représentatives ou syndicales : Il est précisé que ce dispositif sera facultatif et permettra à l’entreprise en association avec les Organisations Syndicales d’apprécier les compétences mises en œuvre dans l'exercice d’un mandat. Ce dispositif aura pour vocation de donner éventuellement lieu à une offre de formation et dont l'analyse sera destinée à être intégrée dans l'évolution de carrière du salarié. Ainsi, en vue de l’élaboration d’un dispositif ayant pour objectif de permettre l’accès à de nouvelles qualifications afin de créer des passerelles vers des métiers au sein de l’entreprise, les Parties conviennent de mettre en place la méthodologie suivante :
Création d’un groupe de travail composé de membre de la direction des Ressources Humaines et de représentants des Organisations Syndicales ;
Elaboration d’un projet de référentiel et évaluation de ce projet sur une durée d’un an en vue d’apporter les modifications et observations nécessaires ;
Bilan du projet en réunion du comité de dialogue social ;
Validation du référentiel définitif et mise à jour de l’accord sur le dialogue social.
ARTICULATION ENTRE LES MISSIONS REPRESENTATIVES/PROFESSIONNELLES ET LA VIE FAMILIALE
3.1 Accompagnement des Responsables hiérarchiques sur le management des Représentants du personnel
Les Parties reconnaissent l'importance d'améliorer la compréhension par les Responsables hiérarchiques du rôle des instances et des détenteurs de mandat, ainsi que des implications résultant de la détention d'un mandat. Lors des renouvellements des mandats ou à l’occasion d’une nouvelle désignation syndicale, les Responsables hiérarchiques ayant au sein de leur équipe un collaborateur élu titulaire ou mandaté seront informés de la nature du ou des mandats détenus ainsi que du temps consacré à l'exercice de celui-ci ou de ceux-ci, tel que défini par les dispositions légales, réglementaires ou fixées par accords d’entreprise. La Société veillera à sensibiliser, former et accompagner les Responsables hiérarchiques de Représentants du personnel par :
L’organisation de la charge de travail du Représentant du personnel en tenant compte de son/ses mandat(s) ;
La préparation et le déroulement des entretiens d’évaluation annuelle et professionnelle ;
La sensibilisation des équipes au rôle des Représentants du personnel ;
La recherche de solutions en vue d’organiser la poursuite de l’activité du magasin/service en raison de l’exercice des missions représentatives de collaborateurs.
3.2 Entretien annuel d’évaluation
Les Parties constatent les difficultés rencontrées par certains Responsables hiérarchiques lors de l’évaluation de collaborateurs exerçant des missions représentatives ou syndicale particulièrement importantes. Afin d’assurer le bon déroulement de ces entretiens en tenant compte du ou des mandats exercé(s) et de leur articulation avec l’activité professionnelle du salarié, les Parties conviennent que les entretiens d’évaluation se tiendront de la façon suivante :
Temps de délégation inférieur à 30% de la durée du temps de travail : entretien réalisé par le Responsable Hiérarchique, participation facultative du Responsable Ressources Humaines à la demande du salarié concerné ou du responsable ;
Temps de délégation entre 30 et 60% du temps de travail : réalisation conjointe de l’entretien avec le Responsable hiérarchique et le Responsable des Ressources Humaines.
Temps de délégation supérieur à 60% du temps de travail : réalisation de l’entretien par le Responsable des Ressources Humaines accompagné du Responsable hiérarchique.
Il est précisé que la participation du Responsable des Ressources Humaines n’a pas pour vocation d’évaluer le salarié sur ses aptitudes et compétences professionnelles, mais sinon de permettre :
De vérifier le bon équilibre entre la charge de travail du salarié concerné au titre de son activité professionnelle et celle résultant du mandat exercé.
L'adaptation le cas échéant de la charge de travail et des objectifs du salarié élu titulaire ou mandaté fait l'objet d'une attention particulière notamment pour les cadres et agents de maîtrise.
L’entretien veillera également à s’assurer de l’articulation équilibrée avec la vie personnelle du salarié.
En l’absence de difficultés identifiées, les Parties ont la possibilité de séquencer le temps dédié à un échange entre le salarié détenteur d’un mandat et le Responsable hiérarchique et le temps d’échange impliquant l’intervention du Responsable des Ressources Humaines. Enfin, le salarié pourra émettre le souhait de voir son entretien entièrement réalisé par son Responsable hiérarchique. Il est précisé que la Direction des Ressources Humaines veillera pour les salariés élus et mandatés à la réalisation et au bon déroulement des entretiens annuels à l’issue de chaque campagne annuelle.
GARANTIE D’EVOLUTION SALARIALE
Il est rappelé que la situation individuelle des Représentants du personnel, en termes de rémunération – au sens de l'article L. 3221-3 du code du travail – et de classification, doit être examinée, au même titre que celle de tous les salariés de l'entreprise, et être exempte de toute discrimination du fait de la détention du mandat.
Les salariés, dont le nombre d'heures de délégation est supérieur à 30 % de la durée de travail fixée dans leur contrat de travail bénéficient d'une évolution de rémunération, au moins égale, sur l'ensemble de la durée de leur mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle et dont l'ancienneté est comparable ou, à défaut de tels salariés, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l'entreprise.
Sont notamment concernés par cette garantie de rémunération :
Les délégués syndicaux ;
Les membres de la délégation du personnel au CSE ;
Les représentants syndicaux au CSE ;
Les représentants de proximité.
Il est précisé que les Représentants du personnel mentionnés ci-dessus doivent bénéficier d'une évolution de rémunération au moins égale, sur l'ensemble de la durée de leur mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle et dont l'ancienneté est comparable, ou à défaut de tels salariés, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l'entreprise (article L. 2141-5-1 du code du travail).
Les Parties conviennent de faire un point annuel sur la rémunération des salariés visés ci-dessus et sur la suppression des écarts de rémunération éventuellement constatés lors de la commission de dialogue social. CHAPITRE 7. COMMISSION DE DIALOGUE SOCIAL
Les Parties conviennent de mettre en place une commission de dialogue social qui aura pour rôle :
Le contrôle de l’application des dispositions liées à la garantie d’évolution de rémunération des salariés élus ou mandatés ;
La mise en place d’un groupe de travail pour la création d’un référentiel de compétences des salariés détenteurs d’un mandat élu titulaire ou syndical ainsi que du suivi de l’avancée des travaux jusqu’à la validation du référentiel.
L’examen des situations individuelles des salariés exerçant des activités syndicales ou de représentation du personnel qui rencontreraient des difficultés depuis leur prise de mandat
D’analyser les remontées et observations relatives à l’application du présent accord et l’identification des aménagements ou révisions nécessaires envisagés le cas échéant.
La commission de dialogue social se réunit au moins une fois par an à l’initiative de la Direction ou des Organisations Syndicales Représentatives.
SUIVI ANNUEL DE LA SITUATION DES SALARIES ELUS OU MANDATES
A l'aide de tableaux de bords et d'indicateurs de suivi portant sur l'année civile écoulée, il est examiné, lors de cette réunion :
Le nombre et une synthèse des contenus des comptes rendus d'entretien de prise/fin de mandat des Représentants du personnel,
Le nombre de demandes d'adaptations ou de réorientations professionnelles formulées par les Représentants du personnel ;
Le nombre de mobilité et de promotion ayant concerné les Représentants du personnel, le nombre de formations demandées et réalisées par les Représentants du personnel,
Le nombre de VAE demandées et réalisées par les Représentants du personnel afin de valider les acquis liés à l'exercice de leurs responsabilités syndicales ou électives ;
Le nombre de Représentants du personnel ayant demandé un accompagnement en vue de l’obtention de certificats de compétences professionnelles dans le cadre de l'article L. 6112-4 du code du travail ;
L’analyse des rémunérations des Représentants du personnel concernés par la garantie d’évolution salariale et le nombre de régularisations réalisées.
Ces tableaux de bord et indicateurs de suivi permettent de détecter les éventuels écarts salariaux entre les Représentants du personnel et les autres salariés relevant de la même catégorie professionnelle et exerçant un emploi comparable.
CONSTITUTION
La commission de dialogue social est composée de :
Deux représentants de la Direction ;
Deux représentants par Organisations Syndicales Représentatives.
CHAPITRE 8. DISPOSITIONS DIVERSES
DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord de révision est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à sa date de signature par les Parties.
DEPOT ET FORMALITES
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail :
Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ;
Un exemplaire sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque Organisation Syndicale représentative, pour notification au sens de l'article L. 2231-5 du Code du travail.
Enfin, en application des dispositions des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux Représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
REVISION
À tout moment, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision qui pourra affecter l’une quelconque de ses dispositions.
Sont habilitées à solliciter la révision du présent accord :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord est conclu : un salarié mandaté ou représentant élu selon les modalités fixées aux articles L.2232-23-1 du Code du travail ;
À l'issue de ce cycle : un salarié mandaté ou représentant élu selon les modalités fixées aux articles L.2232-23-1 du Code du travail, ou bien une ou plusieurs Organisations Syndicales Représentatives dans le champ d'application de l'accord ;
Ainsi que la Direction.
Toute demande de révision est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge aux interlocuteurs tels que désignés ci-dessus.
Cette demande doit comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Elle peut également comporter des propositions de remplacement.
Les Parties entament des négociations sous un délai de trois mois. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. Si aucun accord de révision n’est conclu, ces dispositions seront maintenues. Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord soit à la date expressément prévue par les Parties, soit le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.
DENONCIATION
Le présent accord conclu pour une durée indéterminée pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires.
La dénonciation pourra être totale ou partielle et ne concerner ainsi que certaines de ses dispositions.
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres Parties signataires.
La dénonciation ne sera effective qu'à l'issue d'un délai de préavis de trois mois, lequel court à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.
Une nouvelle négociation devra avoir lieu rapidement et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la date de la dénonciation.
Durant les négociations, l'accord restera applicable sans aucun changement.
Si les négociations n’aboutissent pas à la signature d’un nouvel accord, l’accord dénoncé continuera à produire effet pendant une durée d’un an commençant à courir à l’expiration du délai de préavis de trois mois.
Fait à Creil le 8 novembre 2022, en 8 exemplaires originaux.
Pour la Société STOKOMANI
Monsieur xxx
Pour le syndicat CFDT
Mesdames xxx et xxx
Pour le syndicat CFE-CGC
Monsieur xxx
Pour le syndicat FO
Madame xxx et Monsieur xxx
ANNEXE 1 : CHARTE INFORMATIQUE (version en vigueur à date de signature) Annexe au règlement intérieur
CHARTE D’UTILISATION DU SYSTEME D’INFORMATION DE STOKOMANI
PRÉAMBULE
Cette charte, qui s’inscrit dans le cadre de la politique de sécurité et de déontologie de la société STOKOMANI, est conforme au contexte législatif et réglementaire français en vigueur. Cette charte constitue un document de référence pour l’ensemble des entités juridiques de la société STOKOMANI en France. Elle concerne tous les collaborateurs, permanents ou temporaires, quel que soit leur niveau de responsabilités, et s’applique à :
Tout type d’information électronique.
Tout type de traitement de l’information.
Tous les éléments du Système d’Information.
Cette charte s’inscrit en annexe au règlement intérieur. Elle sera annexée à titre d’information aux contrats de travail des collaborateurs utilisant les moyens informatiques de l’entreprise ainsi que ceux auxquels il est possible d’accéder à distance. Outre les aspects abordés dans ce document, les régies habituelles en matière de confidentialité, secret professionnel, respect de la vie privée, diffusion d’informations nominatives seront soumises aux conditions actuellement en vigueur.
DEFINITIONS
Système d’Information (ou SI) : ensemble du système de traitement de données, qui relève des technologies de l’information et de la communication, et des opérations qui l’utilisent. Direction des Systèmes d’Information (ou DSI) : direction métier STOKOMANI responsable du SI. Ressources informatiques : moyens informatiques matériels et logiciels mis à disposition par la DSI.
OBJET DE LA CHARTE
Cette charte est avant tout un code de bonne conduite et présente des recommandations de bon usage. Son non-respect par le collaborateur peut être considéré comme une faute et traité comme telle. Elle a pour objet de préciser les droits, les devoirs et les responsabilités des collaborateurs, en accord avec la législation et la réglementation du pays, afin d’instaurer un usage correct du Système d’Information de STOKOMANI. Elle n’a pas pour objet de couvrir, de façon exhaustive, tous les cas de figure possibles mais de fixer des principes généraux d’utilisation. C’est donc
à l’esprit de ces principes que le collaborateur devra se conformer dans les situations non envisagées dans le présent document. En cas de doute, il est invité à se rapprocher de son supérieur hiérarchique ou de la DSI. Il a aussi la charge de contribuer à la sécurité générale de la société STOKOMANI.
L’utilisation du SI par le collaborateur doit être rationnelle et loyale afin :
D’éviter la saturation ou le détournement à des fins non professionnelles,
De garantir la sécurité des données et traitements en termes de confidentialité, de disponibilité et d’intégrité.
Au nom de la liberté résiduelle, l’utilisation du SI est réservée à un usage professionnel mais un usage personnel est toléré dans la mesure où celui-ci est exceptionnel et raisonnable.
ACCÈS AUX RESSOURCES INFORMATIQUES
Pour l’exercice de sa mission, STOKOMANI peut mettre à disposition d’un collaborateur, permanent ou temporaire, un ensemble d’équipements, de logiciels, de droits de connexion et de moyens de communication. Les autorisations d’accès à ces ressources sont strictement personnelles et ne peuvent en aucun cas être cédées, prêtées ou transmises de quelque façon que ce soit, même temporairement, à tout tiers interne ou externe. Ces autorisations peuvent être retirées ou modifiées à tout moment, sans préavis, dans le cadre de l’application des procédures d’habilitations et de gestion des accès. Ces autorisations sont le plus souvent définies par un nom de collaborateur, un mot de passe, un profil d’accès, une fonction et une appartenance à un service. Ces éléments sont attribués, modifiés ou supprimés sous la responsabilité du supérieur hiérarchique. Il appartient à chaque collaborateur de préserver la confidentialité de ses mots de passe. Toute autorisation prend fin lors de la suspension ou de la cessation de l’activité professionnelle qui l’a initialement justifiée. Toute nouvelle autorisation ou renouvellement de contrat doit faire l’objet d’une demande spécifique de création de nouvelles autorisations ou de maintien des autorisations initiales par le biais des procédures communiquées par la DSI.
PROTECTION DU POSTE DE TRAVAIL ET DES DONNÉES
La protection du poste de travail et des informations qu’il contient est l’affaire de chacun. Chaque collaborateur :
Choisira des mots de passe sûrs (renouvelés régulièrement, de longueur suffisante, suffisamment complexes), les gardera secrets et en aucun cas ne les communiquera à des tiers,
Verrouillera les postes de travail sous sa responsabilité ou s’en déconnectera en s’absentant,
Fermera toute application ou toute connexion en fin de journée sauf en cas de nécessité opérationnelle,
Signalera à sa hiérarchie tout constat, tentative ou soupçon de violation de données ou d’informations qu’il utilise, s’engagera à informer la DSI de toute faille éventuelle de sécurité et s’interdira de les utiliser ou de les publier,
S’assurera que les données critiques ou réellement utiles à l’entreprise et stockées sur le disque de son poste de travail seront sauvegardées sur un support fiable et conservé en lieu sûr notamment sur le réseau.
Afin de garantir une adéquation optimale entre les équipements et les applications informatiques, la DSI fournit des configurations standards qui font l’objet de tests et de validations. Toute installation additionnelle de programmes ou logiciels peut potentiellement porter préjudice à la configuration initiale, et de ce fait est susceptible d’entraîner son dysfonctionnement. Il en est de même de la modification des configurations et paramétrages définis à la livraison des équipements. Il est strictement interdit d’introduire dans la société, de télécharger à partir d’internet, de copier à partir d’équipements informatiques de l’entreprise ou d’installer des
logiciels. La DSI dispose de systèmes permettant de faire l’inventaire des logiciels, la maintenance et la prise en main à distance de chaque PC connecté au réseau. En cas de dysfonctionnement avéré les logiciels non standards pourront être désinstallés par les équipes de support. Il est aussi strictement interdit de bloquer ou désinstaller les outils de prise en main à distance et d’inventaire logiciel et matériel.
L’utilisation des clés USB et autres disques externes sur les appareils de l’entreprise est autorisée. Cependant, si un de ces périphériques est trouvé, sans que son possesseur soit clairement identifié, il doit être directement porté à la DSI. Tous les systèmes de stockage de fichiers sur internet sont strictement interdits, sauf ceux autorisés et paramétrés par la DSI. Pour des raisons de sécurité et de télémaintenance, seuls pourront être raccordés au réseau STOKOMANI les équipements octroyés par STOKOMANI dans le cadre des procédures standards.
Cas des ordinateurs portables :
Ils ne doivent pas être prêtés à des personnes extérieures à l’entreprise, quelle qu’en soit l’utilisation. Ils doivent faire l’objet, très régulièrement, d’une sauvegarde des données sur un support fiable et conservé en lieu sûr (par une reconnexion au réseau d’entreprise par exemple). En cas de vol de l’appareil, la DSI doit immédiatement être contactée. Celle-ci prendra les mesures nécessaires, notamment au sujet de l’annulation des accès distants aux ressources internes de l’entreprise et des démarches à suivre (exemple : dépôt de plainte).
Cas des téléphones portables :
Pour le cas des téléphones portables mis à disposition aux collaborateurs par STOKOMANI, des journaux d’appels sont conservés. Les SMS/MMS sont soumis aux mêmes implications que les mails. Ils sont ainsi également à même de constituer des preuves et de former un contrat. Il est obligatoire de protéger son téléphone portable par un système de verrouillage (mot de passe, code PIN, schéma de déverrouillage...)
UTILISATION DE MATÉRIEL PERSONNEL (BYOD)
L’usage d’équipements personnels est interdit sur le Système d’Information STOKOMANI.
UTILISATION DES SERVICES WEB
L’accès à Internet est mis à disposition des collaborateurs pour un usage professionnel ; il est paramétré et administré à cet effet. Le collaborateur doit faire usage des services Internet dans le respect des règles propres aux sites visités et des règles générales suivantes :
A l’intérieur des locaux STOKOMANI, il ne doit pas se connecter ou essayer de se connecter sur Internet autrement que par l’accès Internet fourni à travers le réseau STOKOMANI. L’accès au réseau internet en connexion directe avec un fournisseur d’accès est strictement prohibé car l’équipement ne bénéficierait plus des protections antivirales et anti-intrusion mises en place au niveau central du réseau.
Il ne doit pas utiliser ces services pour proposer ou rendre accessibles aux tiers des informations confidentielles ou ne respectant pas la législation ou la réglementation applicable.
Il ne doit pas émettre ou recevoir des informations « sensibles » (nominatives, confidentielles, ...) sans mécanisme de protection approprié. Attention aux mots de passe censés protéger les fichiers en ouverture et qui sont facilement déchiffrés sur Internet. Les politiques de mots de passe des comptes collaborateurs sont ici de bon conseil.
Il ne doit pas tenter de dissimuler son identité par usurpation d’identité ou par utilisation de proxy.
Le téléchargement de fichiers volumineux de type audio ou vidéo, l’écoute de radios en ligne ou la visualisation de films sont interdits car extrêmement consommateurs de bande passante (sauf validation hiérarchique). Ces opérations peuvent paralyser les accès au Système d’Information pour tout ou partie de l’entreprise. Les sites visités depuis le réseau STOKOMANI peuvent être enregistrés et analysés dans le respect de la législation en vigueur. Au besoin, certains sites pourront être interdits sans préavis ni information.
UTILISATION DE LA MESSAGERIE
Les adresses de messageries électroniques mises à disposition du collaborateur ne doivent être utilisées qu’à des fins professionnelles. Toute inscription sur Internet à des fins personnelles n’est pas autorisée (exemple : forums, réseaux sociaux ou assimilables, etc.).
Pour respecter les bonnes conventions d’échange et la facilité de communication, le collaborateur veillera à appliquer les règles suivantes :
Libeller explicitement l’objet du message.
Ecrire en son propre nom ou son service. Ceci permettant d’éviter l’anonymat de la réponse et d’assurer un traitement régulier des courriers reçus.
Veiller à ne pas envoyer de pièces jointes trop volumineuses. L’envoi de pièce jointe trop volumineuse peut poser des problèmes à la personne qui la recevra ou encombrer le serveur de messagerie. Si possible, compresser les fichiers volumineux.
Les messages entrants et sortants sont susceptibles d’être supprimés sans préavis si leur taille est trop importante. La taille exacte étant sujette au changement, se référer à la DSI pour en connaître la valeur actuelle.
Ne jamais diffuser à l’extérieur de l’entreprise un carnet d’adresse complet.
Se méfier de certains fichiers joints aux messages venant de l’extérieur et préférer détruire un mail douteux (expéditeur inconnu, sujet racoleur…).
Se méfier des rumeurs propagées par e-mail concernant de prétendus virus. Ne jamais faire suivre ce genre de message, et contacter immédiatement la DSI. Seules les alertes émises par la DSI sont à prendre en compte.
Juger de la confidentialité des e-mails envoyés en externe car ils transitent par l’internet public et leur confidentialité ne peut être garantie.
Être particulièrement prudent quant aux abonnements à des listes de distribution publiques (mailing-listes) qui servent souvent de sources aux messages publicitaires non sollicités mais aussi et surtout à la propagation de virus par usurpation d’identité.
De plus, il est souhaitable :
De s’abstenir de répondre à la liste de distribution complète d’un message quand on n’en est qu’en copie (CC).
D’activer un message de réponse automatique en cas d’absence prolongée tout en veillant à la pertinence de son contenu (noms, titres, numéros de téléphone) car il sera systématiquement envoyé en réponse à tout message entrant.
L’utilisation de la messagerie électronique à des fins personnelles est tolérée dans la limite du raisonnable. Les messages doivent rester limités en volume et en nombre.
La diffusion en interne ou externe de messages à caractère discriminatoire, de sollicitations commerciales ou autres, de lettres chaîne est strictement interdite.
Il est rappelé au collaborateur que des échanges électroniques peuvent constituer des preuves et former un contrat. L’utilisateur doit, en conséquence, être vigilant sur la nature des messages électroniques qu’il envoie ou qu’il échange.
CONSERVATION DES DONNÉES
Pour des nécessités de maintenance et de gestion technique, l’utilisation des ressources matérielles ou logicielles ainsi que les échanges via le réseau peuvent être analysés et contrôlés dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et les libertés. Ces données sont stockées par STOKOMANI pour une durée maximale de 1 an. En cas de cessation d’activité, les dossiers privés de l’utilisateur seront sauvegardés et conserver pour 1 an ou supprimés sur demande spécifique et légitime.
TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE CONFIDENTIEL
L'utilisateur doit assurer la confidentialité des données qu'il détient et appliquer les règles de sécurité relatives à la manipulation d’informations sensibles. La protection des informations confidentielles, qu'il s'agisse de données spécifiques à Stokomani ou de données dont l’utilisateur se trouverait dépositaire, implique de :
Ne pas permettre aux tiers non autorisés d’accéder à de telles informations ;
Respecter le devoir de confidentialité qui s’applique à ces informations ;
Ne pas reproduire et communiquer ces informations, sous quelque forme que ce soit, à des tiers non autorisés ;
Appliquer les règles relatives à la sécurité des communications et utilisant les moyens mis à disposition ou préconisés par la DSI.
TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Un utilisateur qui traite des données à caractère personnel, concernant la vie privée des usagers (date de naissance, adresses personnelles d’usagers, situation sociale, coordonnées, etc.) doit respecter les dispositions de la législation en vigueur. L’exploitation de ces données à caractère personnel, dans le cadre d’un traitement informatisé est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). A ce titre, le traitement de données à caractère personnel doit être réalisé dans le cadre d’un usage prévu et référencé dans le registre de traitement des données, maintenu par le DPO (Data Protection Officer) de Stokomani. En cas de suspicion de traitement illégitime de données à caractère personnel, l’utilisateur a le devoir de se rapprocher du DPO afin de s’assurer de la légitimité du dit traitement.
UTILISATION DE L’ACCÈS À DISTANCE
Lorsqu’un accès à distance est accordé à un utilisateur (ex. : accès VPN), celui-ci s’engage à n’utiliser que les moyens d’authentification qui lui sont remis, à les maintenir confidentiels et à ne les communiquer à personne. Inversement, l’utilisateur ne doit pas utiliser le moyen d’authentification d’autrui. L’utilisateur devra aviser la DSI sans délai, de la perte, du détournement ou du vol des moyens d’accès à distance et/ou d’authentification.
USAGES LIÉS À LA TÉLÉPHONIE
Il est interdit d’utiliser sa carte SIM professionnelle dans un autre téléphone que celui mis à disposition par Stokomani. Ne pas composer de numéros spéciaux autant que possible (118 218,3635, 08XX, etc.). Il est interdit d'appeler des services à caractère non professionnel du type « site de rencontre, jeux » ou de « tchat », ou de participer à des votes par SMS. Les appels vers et depuis l’étranger sont proscrits, sauf pour motif de service. En cas de nécessité d’ouverture de droit exceptionnelle, dans le cas d’un déplacement à l’étranger, une demande devra alors être faite au moins 15 jours avant le départ, auprès de la DSI, et validée au préalable par le manager du collaborateur.
DÉPART COLLABORATEUR
Avant son départ de l’entreprise, le collaborateur est tenu de restituer, en bon état de fonctionnement, toutes les ressources qui lui ont été confiées ainsi que ses moyens d’accès à distance et/ou d’authentification.
Au départ définitif de tout utilisateur, son compte d’accès au SI est désactivé ainsi que les accès aux applications et habilitations qui lui étaient autorisées. Les ressources associées à ce compte ainsi que le compte lui-même seront détruits au bout d’un délai de 1 an. Stokomani considère les fichiers et données présents dans le SI, comme étant professionnels et de la propriété intellectuelle de l’entreprise. L’utilisateur est tenu de ne pas les exporter, de ne pas les copier et de ne pas les détruire. Il a l’obligation de supprimer, la veille de son départ au plus tard, les éventuels répertoires « Personnel » qu’il aurait été amené à créer. Le cas échéant ces répertoires sont détruits par les administrateurs techniques à la DSI, au plus tard 1 an après le départ de l’utilisateur sans être consultés, ni copiés. L’utilisateur doit également purger sa messagerie professionnelle de tous les messages estampillés « Personnel » qu’il aura pu émettre ou recevoir. Les autres messages, réputés à caractère professionnel, pourront être réattribués en interne pendant une durée limitée de 1 an maximum pour la continuité des dossiers et services. La DSI se réserve la possibilité de modifier les habilitations décernées à l’utilisateur en cas d’évolution significative de ses conditions de travail (ex. : exécution de préavis, suspension du contrat de travail…), de mobilité interne ou d’utilisation non conforme à la présente charte.
INFORMATIONS LÉGALES ET RAPPEL DE LA LÉGISLATION ET DE LA RÉGLEMENTATION FRANÇAISE
Les traitements faisant appel à des données personnelles font l’objet de déclarations simplifiées ou ordinaires auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des Libertés. Vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent (art. 34 de la loi “Informatique et Libertés”). Chaque utilisateur doit se conformer aux lois et réglementations en vigueur et, notamment, il ne doit pas directement ou indirectement :
Porter atteinte aux droits des personnes, à leur honneur et considérations ainsi qu’à la vie privée.
Porter atteinte aux systèmes de traitement automatisés des données, aux bases de données et aux logiciels : intrusion ou maintien sans autorisation... (En vertu de la législation relative à la fraude informatique Art. 323-1 et suivants du Nouveau Code Pénal).
Porter atteinte aux droits d’auteur (installation ou copie illicite de logiciels) ou se rendre coupable de contrefaçon (en application de la législation relative à la propriété intellectuelle).
Se rendre coupable de délits dits « de presse » : diffamation, injures, ... ou procéder au stockage de documents proscrits par la loi (détention d’images ou de textes à caractère pédophile ou raciste, ...), plus généralement, les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » doivent être strictement respectées.
Des systèmes de vidéosurveillance, de nature à assurer la prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens, sont mis en place sur certains lieux de travail. Ces-derniers ont pour destination la DSI de STOKOMANI et font chacun l’objet d’une déclaration en préfecture et à la CNIL, conformément à la législation en vigueur. La durée maximale de conservation des enregistrements est fixée à 30 jours.
DÉONTOLOGIE, ÉTHIQUE ET SANCTIONS
L’utilisation des moyens informatiques se fait dans le respect des règles de déontologie et d’éthique. Le collaborateur informe sa direction de toute anomalie, pratique ou contenu illicite qu'il est amené à constater lors de son activité. Le non-respect de la présente charte peut donner lieu à des sanctions professionnelles et d’éventuelles poursuites civiles ou pénales.
ENTRÉE EN VIGUEUR
L’entrée en vigueur de la présente charte qui comporte pour les collaborateurs un certain nombre d’obligations dont l’inobservation peut être considérée comme faute professionnelle, est soumise aux obligations de consultation, de dépôt et de communication prévues par la loi du 04 août 1982. Ainsi le comité d’entreprise est informé et/ou consulté préalablement à son entrée en vigueur. La charte a été préalablement affichée (conformément aux dispositions du code du travail) et déposée auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’emploi et de la formation professionnelle de Paris, au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Creil. Cette charte d’utilisation du système d’information de STOKOMANI entre en vigueur le 2 mai 2022 sous réserve de la validation de l’Inspection du travail.
CONCLUSION
La DSI est disponible pour toute question ou besoin d’assistance technique quant à l’utilisation des équipements informatiques ou à l’application de cette charte. Les DRH et DSI se tiennent à la disposition des collaborateurs pour tout éclaircissement des points évoqués dans ce document. Une série de procédures, constituant un guide technique, est mise à la disposition des utilisateurs dans un but d’assistance.
ANNEXE 2 : FICHE DE DEPLACEMENT
FORMULAIRE DE deplacement
institutions représentatives du personnel
Nom - Prénom : ……………………………………………… Date : ……………………………………………………………… Magasin / Service/ Etablissement : ……………………………………………………….. Temps de travail : ▢35 heures ▢37 heures ▢Forfait jours ▢Autres :préciser……………………… Horaires de travail sur la journée concernée par le déplacement : ……………………………………………………………………………………………………………………………. Jour de repos : ▢oui ▢non
Réunions à la demande de la direction ❒ Autre motif ❒ (à préciser : ………….……………...………………) Jour et heure de convocation à la réunion/ ou du motif de déplacement sur site : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Heure de fin de réunion/déplacement sur le site : …………………………………………………………………………….. Lieu de la réunion /déplacement ………………………………………………………………………………………………………..
Aller
Lieu de départ : Lieu de travail ❒ (préciser)……………………………………….. Domicile ❒ Jour et heure de départ : …………………………………………………………………………. Heure d’arrivée sur site …………………………………………………………………………
Retour
Site de départ : ………………………………………………….. Jour et heure de départ : …………………………………………………………………………. Heure d’arrivée sur le lieu de travail ou à domicile :……………………………………………………………………………
Heures supplémentaires générées par le déplacement : ……………………………………………………
Signature Représentant du personnel Signature Responsable service relations sociales ou manager
ANNEXE 3 : POLITIQUE VOYAGES DEPLACEMENT (version en vigueur à date de signature)
