UGIPS Gestion société anonyme de courtage et de gestion au capital, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 428 216 444 ,
dont le siège social se situe , 5 place du colonel Fabien 75015 PARIS Représentée par Madame xxx, en sa qualité de Directrice Générale
d'une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives signataires : La CFDT, représentée par Madame, Déléguée syndicale, L’UNSA UDPA, représentée par Madame, Déléguée syndicale, La CFE CGC, représentée par Madame, Déléguée syndicale,
d'autre part,
Préambule :
Perçu par les collaborateurs, et en particulier dans un contexte de ces dernières années, comme un élément clé de l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle mais aussi diminuer les contraintes des trajets et contribuer au développement durable, le télétravail s’est érigé comme un axe essentiel de la réflexion sur comment travailler différemment. Convaincus que le télétravail peut renforcer l’attractivité du modèle social de, les parties ont convenu de la nécessité de mettre en avant une nouvelle organisation liée au télétravail. Les parties ont toutefois souhaité s’inscrire dans ce mode d’organisation permettant de continuer de maintenir les liens sociaux indispensables à la vie de l’entreprise et de poursuivre la politique de gestion des parcours professionnels de chaque collaborateur au sein de l’entreprise. Les parties tiennent à rappeler que les mesures envisagées actuellement dans le cadre des négociations de l’accord sur la Qualité de Vie au Travail s’inscrivent pleinement dans l’esprit du présent accord et que les dispositions qui y sont contenues, notamment celles relatives à la déconnexion, s’appliqueraient au télétravailleur dans les mêmes conditions si elles étaient adoptées. Le télétravail fait l’objet de nombreux textes favorisant son développement, avec notamment l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail et des articles L1222-9 et suivants du code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017 1387 du 22 septembre 2017, et par l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 relatif au télétravail. À la suite du bilan de la mise en œuvre du télétravail, effectué conformément à l’accord initial du 8 juin 2021, la Direction de et les délégués syndicaux se sont réunis
le 4, le 17, le 19 et le 25 juin 2024.
ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Définition du télétravail
Le présent accord est conclu dans le cadre notamment des recommandations de l’ANI du 26 novembre 2020 sur le télétravail. Tel que prévu dans l’article L 12222-9 du code du travail, « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » Les parties entendent rappeler que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes d’absences (exemple : congés payés, …). Le salarié pourra exercer son activité en télétravail à partir de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, adapté à la réalisation de son activité professionnelle, situé à une distance raisonnable de son lieu de travail, afin de pouvoir si les nécessités de service l’y obligent à revenir sur site dès le lendemain de la demande du responsable. Ce lieu doit permettre au salarié en télétravail de bénéficier d’un environnement de travail d’un niveau de sécurité adéquat, notamment en matière de conformité électrique, et garantissant la confidentialité et le secret nécessaire à l’exercice de sa mission. A titre d’exemple sont donc exclus les espaces de coworking, les cafés, les restaurants, sans que cette liste soit limitative. Afin de pouvoir travailler sur site ou de son lieu de télétravail, le salarié devra chaque jour être en possession du matériel nécessaire au télétravail. Il pourra ainsi s’installer sur les postes de travail de son service librement. Les postes de travail seront donc équipés pour permettre à n’importe quel salarié du service de s’y installer.
Champ d’application et bénéficiaires
Les parties conviennent que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et son manager. Le présent accord s’applique aux salariés demandant d’accéder au télétravail de l’entreprise selon les critères d’éligibilité définis ci-dessous :
Eligibilité liée au poste :
Il s’agit de la nature du travail des salariés pouvant exercer leur activité à distance qui ne nécessite pas l’utilisation d’équipements, de moyens ou d’applications particulières ou ne nécessitant pas de présence physique dans les locaux. Par exemple, sans que cela soit limitatif, il s’agit des tâches qui ne pourraient pas être effectuées hors des locaux de l’entreprise, notamment le service courrier ou pour des éditions.
Les services concernés sont ceux dont l’organisation et les modalités de fonctionnement permettent le recours au télétravail, étant précisé qu’il revient au responsable et à la Direction des Ressources Humaines de s’assurer que les demandes de télétravail sont compatibles avec leurs impératifs de fonctionnement.
Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service et la bonne réalisation de la mission.
Eligibilité liée au salarié :
Il s’agit de la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance, en toute autonomie ou autonome dans l’organisation de son activité et la gestion de son temps de travail :
Avec une ancienneté de 4 mois minimum, pour travailler en toute autonomie
Ne pas être en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage
Ne requérant pas un accompagnement managérial rapproché
Les salariés à temps partiel sont éligibles au télétravail, à condition que le nombre de jours de télétravail dans les locaux de l’entreprise, tel que prévu par leur contrat de travail, soit au moins égal à trois jours.
Eligibilité liée aux prérequis techniques :
Le salarié doit disposer d’une connexion internet stable et performante et d’un réseau téléphonique de qualité suffisante.
Pour les salariés bénéficiant d’une disposition particulière (organisation par la médecine du travail, femmes enceintes pour leur dernier trimestre, …) celle-ci est gérée avec le responsable, le service RH ou les interlocuteurs extérieurs indépendamment du présent accord.
Il est précisé qu'en cas de changement de poste et pendant la période d'adaptation, le télétravail sera suspendu de manière à permettre au salarié d'être mieux accompagné dans sa prise de poste.
ARTICLE 2 : MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Conditions d’accès au télétravail, principe du volontariat et condition de retour à une exécution sur site
Les salariés sont libres d’opter ou non pour le recours au télétravail. Le télétravail repose sur un principe de double volontariat. Le salarié souhaitant adopter ce mode d’organisation du travail doit exprimer formellement sa demande auprès de son manager, via un formulaire « demande de télétravail » et informer le service Ressources Humaines. Sur cette base, le manager organise un entretien avec le salarié afin d’évaluer si les conditions d’éligibilité sont remplies et d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du dispositif :
Via le formulaire de « demande de télétravail », mis à disposition par l’entreprise,
Ces modalités sont convenues pour une durée de 3 ans, chacune des parties pouvant y mettre fin, en motivant sa réponse par écrit à l’autre partie. Le principe de réversibilité permettra au salarié de retrouver ses conditions d’organisation du travail antérieures.
En cas de refus par la Direction ou le manager, il sera fait un retour par écrit circonstancié au salarié. Le télétravail est toujours réversible, y compris au terme de la période d’adaptation. Planification des jours et principe de non-récupération :
3 jours de travail par semaine doivent nécessairement être effectués sur site. Le nombre de jours exercé en télétravail ne peut excéder 2 jours par semaine pour un salarié à temps plein, afin de préserver le collectif de travail de 3 jours sur site (par exemple : les personnes à 80% bénéficieront d’1 jour de télétravail par semaine). Une organisation sera définie par note de service et pourra être amenée à évoluer tout au long de la durée de l’accord. Le manager veillera à une répartition homogène des jours télétravaillés sur la semaine.
Dans le cas où le jour fixé en télétravail habituellement doit être travaillé en tout ou partie dans les locaux de l’entreprise, pour une formation par exemple ou à la demande du responsable, il ne pourra être reporté. Il pourra donc être demandé au salarié de pouvoir revenir sur site, pour le lendemain, sur son jour de télétravail dans le cadre des nécessités de services, pour des besoins de formations…sans que cette liste soit exhaustive.
Si la semaine fait moins de 5 jours (ex : congés, arrêt maladie, ...) les 3 jours sur site seront applicables en priorité. Pour les semaines avec un jour férié, s’agissant d’un cas d’exception, il ne sera pas nécessaire de modifier le planning de télétravail pour être forcément 3 jours sur site, en revanche si le jour de télétravail coïncide avec un jour férié, il ne pourra être reporté
Cependant, le salarié et le manager veilleront à traiter les cas exceptionnels dans le respect de la satisfaction des besoins des clients, internes ou externes.
Le salarié pourra à titre exceptionnel mobiliser 6 jours « flottants » supplémentaires au cours de l’année civile s’il le souhaite, qu’il pourra poser dans la limite de 2 jours par mois et d’un jour par semaine. Les jours flottants non pris ne sont pas reportables d’une année sur l’autre.
A titre exceptionnel, le salarié qui est éligible, et qui souhaiterait réaliser du télétravail exceptionnel, pourra en faire la demande à son manager, et devra régulariser dans un second temps sa situation en réalisant une demande formelle via le formulaire à l’issue de cette demande exceptionnelle.
Pour le salarié de plus de 57 ans, il sera possible de réaliser une demande d’un jour supplémentaire par semaine, permettant d’être sur site 2 jours par semaine et de réaliser jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine.
Le salarié, travaillant à temps plein, pourra choisir de réaliser un jour ou deux jours de télétravail afin d’être présent sur site 3 jours ou 4 jours, sauf si exceptionnellement il demande un jour « flottant ». Ce choix sera formalisé sur le formulaire de « demande de télétravail ». Si au cours de l’année, le salarié souhaite modifier son choix en passant d’1 jour à 2 jours ou inversement, il pourra en faire la demande une fois par an seulement. Le changement sera pris en compte le mois suivant, après acceptation du manager et du service Ressources Humaines. Il est rappelé qu’il est de la responsabilité du salarié de veiller à respecter l’organisation du télétravail le concernant et de modifier le cas échéant les jours de télétravail dans l’outil de gestion des temps si cela est nécessaire, en revenant sur site tel que définit selon les différents points expliqués précédemment. Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et sécurité au travail, l’employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE membres de la commission SSCT pourront demander à avoir accès au domicile du salarié en télétravail. Cet accès est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.
Organisation matérielle du télétravail :
Le salarié devra obligatoirement utiliser les logiciels / applications transitant sur l’environnement sécurisé. Si l’accès aux outils informatiques est rendu complexe et / ou la sécurité des données de l’entreprise n’est pas garantie, le télétravail ne pourra être maintenu.
Le salarié en télétravail se doit de respecter les règles de sécurité mises en place par l’entreprise comme il le ferait en exerçant son activité au sein des locaux. Il est rappelé que le matériel mis à disposition est réservé à un usage strictement professionnel. Il est de la responsabilité du salarié de veiller à la confidentialité, à l’intégrité et la protection des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès.
Le salarié s’engage à informer son assureur Multirisques Habitation de la situation de télétravail et à déclarer formellement sur l’honneur qu’il a fait cette démarche. Cet engagement est acté lors de la signature du formulaire de télétravail. Le lieu où le salarié exercera le télétravail, devra :
Comprendre un environnement de travail lui permettant d’exercer ses fonctions dans de bonnes conditions de confort et d’ergonomie, de sécurité et de confidentialité…
Disposer de prise de terre, disjoncteur et installations électriques conformes, notifié sur l’attestation sur l’honneur.
Les équipements mis à disposition seront :
Pour les postes de travail sur site : un équipement avec un dock et deux écrans seront installés sur chaque bureau, afin de permettre au salarié de s’installer sur n’importe quel espace de travail dans son service.
Pour le salarié dont l’organisation en télétravail a été validée : une dotation avec notamment un écran sera mis à disposition. Pour le salarié ne souhaitant pas la mise à disposition d’un écran, il pourra le signaler dans le cadre du formulaire de demande de télétravail. Il sera possible en complément, sur demande du salarié qui le souhaite, de fournir un support pour ordinateur portable pour toute la durée du présent accord.
Dans tous les cas, il sera fourni au salarié un ordinateur portable livré avec une souris, un casque, un clavier et une sacoche qui serviront au travail sur site et au télétravail, tel que prévu dans les dotations de l’entreprise. Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Une information « Savoir télétravailler » sera proposée au salarié systématiquement après la validation du manager pour réaliser du télétravail (rappel sur ce qu’est le télétravail, les droits, obligations, présentation de bonnes pratiques pour préserver sa santé et sa sécurité, sensibiliser aux relations avec le collectif de travail, présenter les bonnes pratiques pour rester efficaces…). Le manager bénéficiera d’un accompagnement adapté concernant les modalités d’exercice du management à distance des télétravailleurs. Pour rappel, le matériel demeure la propriété de l’entreprise. Il doit être restitué à l’issue du contrat de travail.
Prise en charge des frais de télétravail :
L’entreprise participe, dans le respect des règles de l’URSSAF, dans la limite de 10 € par jour de télétravail habituel. (20 € pour les personnes choisissant de télétravailler deux jours par semaine et 10 € pour salariés travaillant un jour par semaine). Les congés payés du salarié seront pris en compte sur la période d’août de manière collective pour déduire la période non télétravaillée de l’année. Pour le salarié ayant des aménagements spécifiques comme par exemple liés à la médecine du travail, ou si le salarié a de plus de 57 ans ou tout autre situation exceptionnelle, les montants plafonnés seront appliqués.
Modalités de contrôle du temps de travail et régularisation de la charge de travail :
Le télétravail ne modifie ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise : 8h à 18h45 du lundi au vendredi. Le télétravailleur doit respecter des plages horaires pendant lesquelles il doit rester joignable, consulter sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations de l’entreprise. La réalisation d’horaires au-delà de 7 heures par jour pour un temps complet sera soumise à accord du responsable pour le crédit d’heures Kelio. Pour les heures supplémentaires, elles respecteront le cadre légal, et devront être effectuées à la demande de l’employeur. Le salarié s’engage à respecter les durées de travail minimales quotidiennes et hebdomadaires. Il s’engage à respecter les durées maximales de travail sur la journée et la semaine. Pour les horaires de travail, un badgeage instantané à distance sera réalisé lors de chaque moment de la journée via Kelio sur cette application. Le télétravail n’a pas d’incidence sur la nécessité de respect des objectifs fixés et la charge de travail associée. L’entretien annuel sera l’occasion de faire un bilan du dispositif. Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le manager que le salarié doivent respecter le droit à la déconnexion. Le salarié en forfait jours organise lui-même son temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Le salarié en télétravail prend l’engagement de fournir la prestation de travail prévue à son contrat de travail de manière identique quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci. Le suivi de sa prestation en situation de télétravail sera assuré par le manager, en concertation avec les RH, et pourra s’avérer déterminant dans la possibilité d’arrêter le dispositif de télétravail.
Confidentialité et protection des données :
Le salarié en télétravail se doit de respecter les règles de sécurité mises en place par l’entreprise comme il le ferait en exerçant son activité au sein des locaux. Il est rappelé que le matériel mis à disposition par l’entreprise est réservé à un usage strictement professionnel. Il est de la responsabilité du salarié de veiller à la confidentialité, à l’intégrité et à la protection des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès.
Dispositions applicables :
En cas de difficulté technique ou de panne, le salarié doit faire appel au support technique habituel au sein de l’entreprise et prévenir son responsable afin d’organiser une poursuite de son activité dans les locaux de l’entreprise immédiatement.
Les dispositions du règlement intérieur demeurent applicables. Les manquements aux dispositions pourront donner lieu à une sanction disciplinaire prévue au règlement intérieur.
ARTICLE 3 : Modalités de mise en place du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure
A titre exceptionnel le télétravail, dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité (PCA) déclenché par la Direction, peut être mis en place ponctuellement, pour une durée limitée pour tout ou partie des salariés, pour tenir compte de circonstances particulières : épisode de pollution, pandémie, épidémie, intempéries exceptionnelles, pannes techniques, … par exemple, sans que cela soit limitatif. Il s’agit d’un aménagement rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Le télétravail peut alors être imposé par l’entreprise, par dérogation au principe de double volontariat. Les parties entendent rappeler que le télétravail n’a pas vocation à se substituer aux droits individuels conventionnels et légaux des salariés. Ainsi à titre d’exemple, sans que ceux-ci soient limitatifs, le télétravail occasionnel n’a pas vocation à éviter la pose de congés payés, de journées pour événements familiaux, de journées pour enfants malades…Le télétravail ne saurait pas plus être mis en œuvre en cas d’arrêts maladie.
ARTICLE 4 : Suivi du dispositif de télétravail
Une présentation annuelle réalisée par le service Ressources Humaines sur le déploiement de l’accord télétravail sera faite auprès des élus du CSE.
ARTICLE 5 : Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il prendra effet à compter du 1er septembre 2024, en relais du précédent accord. Il pourra être modifié selon le dispositif prévu par le code du travail. Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de l’entreprise, soit par l’ensemble des Organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les Articles L.2261-9 et suivants du code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois.
ARTICLE 6 : Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur à la signature le 1ier septembre 2024. Conformément aux articles L 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. Conformément à la loi du 8 aout 2016 et aux articles D 2231 -2 et suivants du code du travail, le présent avenant sera déposé de manière dématérialisée sur la plateforme Téléaccord. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes.
Fait à Chantilly,
Pour UGIPS Gestion Madame Directrice Générale
Pour le syndicat CFDT Madame Déléguée syndicale
Pour le syndicat UNSA UDPA Madame Déléguée syndicale
