La Société VICINITY, société par actions simplifiée au capital de, dont le siège social se situe 32 rue de la République à LYON (69002), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro B 885 129 437, représentée par son Président la Société CLAVAL, elle-même représentée par son Président XXXX,
Ci-après dénommée « la Société » et/ou « la Société VICINITY », D’une part,
Et :
Le comité Social et Economique, représentée par: XXXX et XXXX
D’autre part,
PRÉAMBULE
La Société VICINITY exerce une activité de conseil et de prestations de services nécessitant une organisation du temps de travail adaptée aux besoins internes de l’entreprise, aux contraintes opérationnelles des missions réalisées auprès des clients et au respect des garanties légales et conventionnelles applicables aux salariés. Les parties ont souhaité regrouper dans un accord collectif unique les règles qui étaient jusqu’à présent précisées par notes de service, notamment celles relatives aux horaires collectifs et celles relatives aux modalités de mise en œuvre de la réduction du temps de travail. Le présent accord a ainsi pour objet d’harmoniser, de clarifier et de sécuriser les pratiques applicables au sein de VICINITY. Le présent accord se substitue aux dispositions internes ayant le même objet, sans remettre en cause les règles opérationnelles propres à VICINITY. Les parties rappellent que l’organisation du temps de travail doit permettre de concilier la continuité de l’activité, les impératifs de mission, les contraintes clients, le respect des temps de repos, la prévention de la surcharge de travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1. Objet de l’accord Le présent accord a pour objet de déterminer, dans le respect des principes fondamentaux relatifs à la durée du travail, les dispositions applicables au sein de la société en matière d’organisation du temps de travail. Il vise notamment à clarifier la durée du travail et les horaires collectifs applicables, à définir les modalités d’aménagement et de réduction du temps de travail, à encadrer l’acquisition et la prise des jours de RTT, à préciser les conditions de réalisation des heures supplémentaires, à fixer le contingent annuel d’heures supplémentaires et à assurer un suivi effectif de la durée et de la charge de travail des salariés. Le présent accord vient se substituer à toute disposition, note de service, usage ou engagement unilatéral ayant le même objet, au jour de son entrée en vigueur, sous réserve des stipulations contractuelles individuelles plus spécifiques compatibles avec les dispositions impératives applicables.
1.2. Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés titulaires d’un contrat de travail conclu avec la société, quels que soient leur site de rattachement, leur fonction, leur ancienneté, leur classification, leur lieu d’exécution du travail ou leur site de détachement. Certaines dispositions ne s’appliquent toutefois qu’aux salariés relevant de la catégorie ou de l’organisation du temps de travail expressément visée. Les salariés soumis à une convention annuelle de forfait en jours ou à une convention particulière restent régis par les stipulations spécifiques qui leur sont applicables, sous réserve des dispositions du présent accord relatives au suivi de la charge de travail, aux repos et au droit à la déconnexion.
CHAPITRE 2 : DURÉE DU TRAVAIL
2.1. Définition de la durée du travail effectif Conformément à l’article L. 3121-1 du Code du travail, la durée du travail effectif s’entend du « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Cette définition légale du temps de travail effectif est la référence des parties signataires en particulier pour le calcul des durées maximales de travail, l’appréciation du décompte ou du paiement d’éventuelles heures supplémentaires. Les périodes d'absence et/ou de suspension du contrat de travail rémunérées ou non (telles que notamment, les congés sans solde, absences pour maternité, maladie, accident du travail, les congés formations, les déplacements pour se rendre ou revenir du travail, etc…) ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif. Les parties conviennent que les temps de pause détente et de pause déjeuner ne constituent pas du temps de travail effectif dans la mesure où ils ne remplissent pas les critères définis par l’article L. 3121-1 du Code du travail.
2.2. Durées maximales de travail Conformément aux dispositions légales, la durée journalière de travail effectif ne peut être supérieure à 10 heures. En cas d'activité accrue ou pour des motifs liés à l'organisation de l'entreprise et/ou au bon déroulement de la mission, la durée journalière de travail effectif sera portée à 12 heures. De même, l’amplitude maximale d’une journée de travail ne peut être supérieure à 13 heures. En outre, sans préjudice des exceptions légales, la semaine de travail effectif des salariés ne peut excéder, en principe, 48 heures par semaine et 46 heures sur 12 semaines consécutives. Aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre 6 heures continues sans que le salarié bénéficie d'un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives. Les parties conviennent enfin de retenir la définition de la semaine civile prévue par l’article L. 3122-1 du Code du travail, soit du lundi 0 heure au dimanche 24 heures.
2.3. Repos quotidien et hebdomadaire Chaque salarié bénéficie, sauf exceptions prévues par les textes applicables, d’un repos quotidien minimal de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien. Les responsables hiérarchiques veillent à ce que l’organisation des missions et les demandes formulées par les clients ne conduisent pas à méconnaître ces garanties. Le salarié qui constaterait une difficulté liée au respect de ces temps de repos doit en informer sans délai son responsable hiérarchique ou le service RH (et éventuellement le CSE).
CHAPITRE 3 : HORAIRES COLLECTIFS DE TRAVAIL
3.1. Principe des horaires collectifs Compte tenu des besoins de l’entreprise et des spécificités propres à l’organisation des différents services, plusieurs horaires collectifs de travail sont applicables au sein de VICINITY. Ne sont pas concernés par les horaires collectifs ci-dessous les collaborateurs qui bénéficient d’une convention annuelle de forfait en jours ou qui ont conclu une convention particulière avec VICINITY prévoyant une organisation différente du temps de travail. En fonction des projets qui leur sont confiés, les consultants en mission sur un site client relèvent de l’un des horaires collectifs prévus par le présent accord. Cette indication leur est communiquée en début de mission par mention dans l’ordre de mission, dans l’avenant de mission ou par tout autre écrit permettant d’identifier l’horaire applicable. Les autres salariés relèvent par principe de l’horaire collectif numéro 4, sauf indication contraire de leur responsable hiérarchique.
3.2. Définitions communes aux horaires collectifs Quel que soit l’horaire collectif applicable, la pause déjeuner correspond au moment pris par le salarié pour se restaurer et se régénérer. Elle constitue une coupure dans la journée de travail et n’est pas assimilée à du temps de travail effectif lorsque le salarié peut vaquer librement à ses occupations personnelles. La pause détente correspond aux moments pris au cours de la journée pour des appels personnels, des échanges personnels, des démarches personnelles ponctuelles, des recherches personnelles sur internet, des achats personnels, une pause-café, une pause cigarette ou tout autre usage personnel compatible avec le bon fonctionnement du service et de la mission. Les pauses détente doivent être fractionnées conformément à l’horaire collectif applicable. Elles ne peuvent pas être regroupées pour réduire artificiellement l’amplitude de présence ou quitter son poste plus tôt, sauf accord exprès et préalable du responsable hiérarchique.
3.3. Tolérance autour des horaires d’arrivée et de départ À la demande du personnel et en accord avec les instances représentatives du personnel, une tolérance de quinze minutes est accordée autour des horaires d’arrivée et de départ afin de tenir compte des contraintes de déplacement. Cette tolérance constitue une souplesse d’organisation ponctuelle. Elle ne modifie pas l’horaire collectif applicable, ne crée pas un horaire individualisé permanent et ne peut pas avoir pour effet de réduire la durée de travail attendue. Toute utilisation régulière de cette tolérance doit être signalée au responsable hiérarchique afin de vérifier si une adaptation formalisée de l’organisation est nécessaire.
3.4. Horaires collectifs applicables Les horaires collectifs applicables au sein de la société sont les suivants :
Horaire
Lundi à jeudi
Vendredi
Pause déjeuner
Pauses détente
1 9h00 - 18h00(17h45 pour les ETAM) 9h00 - 16h50(16h30 pour les ETAM) 1h à prendreentre 11h45 et 14h15 30 minutesà fractionner en 2 à 4 fois 2 8h30 - 18h30(18h15 pour les ETAM) 8h30 - 17h20(17h00 pour les ETAM) 1h45 à prendreentre 11h45 et 14h15 45 minutesà fractionner en 2 à 4 fois 3 8h00 - 18h00(17h45 pour les ETAM) 8h00 - 16h50(16h30 pour les ETAM) 1h45 à prendreentre 11h45 et 14h15 45 minutesà fractionner en 2 à 4 fois 4 9h30 - 19h30(19h15 pour les ETAM) 9h30 - 18h20(17h00 pour les ETAM) 1h45 à prendreentre 11h45 et 14h15 45 minutesà fractionner en 2 à 4 fois
3.5. Adaptation aux missions clients Pour les collaborateurs réalisant des prestations de service pour le compte des clients, l’organisation du temps de travail peut être adaptée à l’organisation du client, notamment lorsque la mission implique une présence sur site, le respect d’horaires d’ouverture, des contraintes de sécurité, des impératifs de production ou la coordination avec les équipes du client. Cette adaptation doit être mentionnée dans l’ordre de mission ou dans tout document équivalent. Elle ne peut avoir pour effet de priver le salarié des garanties relatives aux temps de repos, aux pauses, à la durée du travail ou au suivi de sa charge de travail. En cas de demande du client incompatible avec les règles applicables au sein de VICINITY, le salarié doit en informer son responsable hiérarchique afin qu’une solution adaptée soit déterminée.
3.6. Dérogations et modification des horaires collectifs Toute dérogation aux horaires collectifs doit demeurer exceptionnelle et nécessite un accord préalable exprès et écrit de la hiérarchie, en fonction de contraintes professionnelles ou personnelles particulières. Toute modification durable des horaires collectifs sera précédée des formalités d’information et, le cas échéant, de consultation applicables. Les salariés concernés seront informés de cette modification dans un délai de prévenance raisonnable, tenant compte de l’importance du changement et des nécessités d’organisation.
CHAPITRE 4 : MODALITÉS D’AMÉNAGEMENT ET DE RÉDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL
4.1. Salariés relevant de la modalité standard (modalité 1) À l’exception des salariés relevant d’une convention de forfait en jours et des salariés dont la durée de travail est spécifiquement prévue par leur contrat de travail, les salariés cadres concernés relèvent par principe de la modalité standard. Pour cette catégorie de salariés à temps plein, la durée hebdomadaire de référence est fixée à 36 heures 20 minutes par semaine, avec l’octroi de jours de RTT permettant de ramener la durée annuelle de travail à 1 607 heures sur une période de 12 mois. Le nombre de jours de RTT est fixé à 8 jours pour un salarié à temps plein présent sur une année complète. Ce nombre est fixe et ne varie pas en fonction du nombre de jours fériés travaillés ou chômés au cours de l’année.
4.2. Cadres relevant d’une convention de forfait jours (modalité 3) Les règles applicables aux cadres relevant d’une convention annuelle de forfait en jours sont celles prévues par la convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (SYNTEC), par les dispositions légales applicables et par la convention individuelle de forfait conclue avec le salarié concerné. La mise en place d’une convention de forfait jours suppose la conclusion d’une convention individuelle écrite. Les salariés concernés disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne sont pas soumis aux horaires collectifs prévus par le présent accord. Ils restent toutefois tenus de respecter les temps de repos quotidiens et hebdomadaires, le droit à la déconnexion ainsi que les procédures de suivi de la charge de travail. Le forfait annuel de référence est fixé conformément aux dispositions applicables, la convention individuelle pouvant prévoir un nombre de jours inférieur. Le nombre de jours de repos correspondant est déterminé chaque année en tenant compte du calendrier, des jours fériés, des congés payés et du nombre de jours travaillés prévu par la convention individuelle. À l’occasion de la signature de la convention individuelle de forfait, un cadrage de la charge de travail sera effectué entre l’intéressé et son supérieur hiérarchique. À la date de conclusion du présent accord, personne ne relève de cette catégorie au sein de la Société VICINITY. Cela étant, les parties conviennent de la nécessité de prévoir cette organisation du travail afin de se réserver la possibilité de l’utiliser à l’avenir.
4.3. Salariés relevant de la durée légale du travail Les salariés relevant du statut ouvrier, employé, technicien ou agent de maîtrise se voient appliquer, sauf disposition contractuelle contraire, la durée légale du travail de 35 heures par semaine. Ces salariés ne bénéficient donc d’aucun jour de RTT au titre du présent accord, sauf organisation spécifique expressément prévue par écrit et reposant sur une référence hebdomadaire supérieure à 35 heures.
4.4. Salariés à temps partiel Les collaborateurs à temps partiel ou dont l’horaire hebdomadaire de travail est inférieur ou égal à 35 heures ne bénéficient pas de jours de RTT. À titre d’exception, des jours de RTT peuvent être accordés aux salariés dont le temps partiel repose sur une référence hebdomadaire supérieure à 35 heures, sous réserve d’une formalisation écrite.
CHAPITRE 5 : MODALITÉS D’ACQUISITION ET DE PRISE DES JOURS DE RTT
5.1. Acquisition et période de référence des jours de RTT Les jours de RTT s’acquièrent mois par mois, en fonction des droits de chacun, sur la base de la fraction suivante : nombre de jours de RTT annuels divisé par 12 pour un salarié à temps complet présent sur l’ensemble de l’année. La période de référence d’acquisition des jours de RTT coïncide avec l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. En cas d’absence au poste de travail, quelle qu’en soit la cause ou la nature, le nombre de jours de RTT attribué est réduit à due proportion, sauf disposition légale ou conventionnelle contraire. Un compte RTT est suivi pour chaque salarié concerné selon les modalités en vigueur au sein de l’entreprise.
5.2. Répartition des jours de RTT La prise des jours de RTT se fait pour partie à l’initiative du salarié et pour partie à l’initiative de l’employeur. Pour un droit annuel complet de 8 jours de RTT, 4 jours sont à l’initiative de VICINITY et 4 jours sont à l’initiative du salarié. Les jours de RTT peuvent être pris par journée entière ou par demi-journée. Ils peuvent être accolés à une période de congés payés, sous réserve de validation dans les conditions prévues par les procédures internes et par le présent accord.
5.3. Jours de RTT à l’initiative de VICINITY Les jours de RTT à l’initiative de VICINITY sont fixés avec un délai de prévenance de 2 jours calendaires. Ils peuvent notamment être positionnés pendant les périodes d’intercontrat, de formation, de baisse temporaire d’activité, d’organisation collective du service ou d’adaptation à la situation d’un client. La Société veille, lorsqu’elle fixe ces jours, à tenir compte des contraintes de service et, dans la mesure du possible, de la situation du salarié. Le positionnement d’un RTT employeur ne constitue pas une sanction et s’inscrit dans l’organisation collective du temps de travail.
5.4. Jours de RTT à l’initiative du salarié Les jours de RTT à l’initiative du salarié sont fixés avec un délai de prévenance de 4 jours calendaires. La demande doit être formulée selon la procédure interne applicable et faire l’objet d’une validation par la hiérarchie. La Société se réserve le droit de refuser la demande du salarié dans un délai d’un jour ouvré complet suivant la demande, notamment en raison des nécessités de service, des contraintes de mission ou de la continuité de l’activité. En l’absence de réponse dans ce délai, la demande est réputée acceptée.
5.5. Adaptation à l’organisation du client et fermeture de site client Pour les collaborateurs réalisant des prestations de service pour le compte des clients dans leurs locaux, il peut être nécessaire d’adapter l’organisation du temps de travail à celle du client, notamment lorsque le client ferme son site. Dans ce cas, le ou les jours de fermeture sont affectés pour moitié aux jours de RTT à la discrétion de l’employeur et pour moitié aux jours de RTT à l’initiative du salarié, dans la limite des droits disponibles. Dès lors que VICINITY a connaissance des dates de fermeture du site client, elle s’efforce d’en informer le salarié dans un délai raisonnable respectant a minima les délais de prévenance prévus par le présent accord.
5.6. Consommation annuelle et report des jours de RTT Les jours de RTT doivent être consommés au cours de l’année civile. Ils ne peuvent pas, par principe, faire l’objet d’un report d’une année sur l’autre et sont perdus s’ils ne sont pas pris dans les délais applicables. À titre exceptionnel, lorsqu’un jour de RTT programmé ne peut être pris à la suite d’une demande formelle de la hiérarchie ou en raison de contraintes objectives de service, un report peut être autorisé par écrit. Ce report doit être limité dans le temps et organisé dans les meilleurs délais, afin d’éviter l’accumulation de droits non pris.
5.7. Embauche ou départ en cours d’année En cas d’embauche ou de départ en cours d’année, le nombre de jours de RTT est déterminé prorata temporis en fonction de la durée de présence du salarié au cours de l’année civile, sous réserve des règles de paie et d’arrondis applicables. En cas de rupture du contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, les jours de RTT non pris au jour de la sortie des effectifs sont traités selon les dispositions applicables. Ils ne donnent lieu à indemnisation que lorsque VICINITY n’a pas mis le salarié en mesure de les prendre ou lorsqu’une disposition impérative l’impose.
CHAPITRE 6 : MODALITÉS D’ACQUISITION ET DE PRISE DES JOURS DE CONGÉS PAYÉS En préambule, il sera rappelé que, conformément à la législation en vigueur, la fixation des dates de congés est une prérogative qui appartient à l’employeur.
6.1. Les périodes de référence La période de référence pendant laquelle le salarié acquiert ses droits à congés payés est fixée du 1er juin de l’année N, au 31 mai de l’année N+1. La période de prise de congés est fixée du 1er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1 en raison de la continuité indispensable des services assurés par la Société. La période de prise de congés payés étant fixée par le présent accord, elle ne fera pas l’objet d’une information annuelle des salariés.
6.2. Durée et acquisition du congé La durée du congé annuel est de 25 jours ouvrés par exercice complet. Les salariés acquièrent 2,083 jours de congés par mois civil complet de travail effectif. En cas d’exercice incomplet, la durée du congé est calculée proportionnellement au nombre de mois de travail effectif.
6.3. Modalité de prise du congé Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche, à concurrence du nombre de jours acquis durant le mois précédent. Cela étant, les parties conviennent que les congés peuvent être pris par anticipation, avant même l’ouverture de ces droits sous réserve de l’accord du salarié et de l’employeur. La prise de congés payés par anticipation est limitée à 5 jours ouvrés de congés par an. Le salarié, sauf dérogation écrite de sa hiérarchie, doit prendre au minimum 10 jours ouvrés de congés consécutifs (congé principal) durant entre le 15 avril de l’année N et le 15 janvier de l’année N+1. Quelle que soit la date de prise du congé, le salarié ne peut pas prendre plus de 20 jours ouvrés de congés consécutifs. Il ne sera accordé de dérogations aux règles précédentes qu'à titre tout à fait exceptionnel, pour des raisons de service et sous réserve d'un accord écrit préalable de la Direction, après avis favorable du responsable hiérarchique.
Conformément à l’article L. 3141-21 du Code du travail et compte tenu de la prise de congé durant toute l’année, les parties décident que lorsque le congé est fractionné, même à l’initiative de l’employeur, le salarié ne peut prétendre à aucun jour de congé supplémentaire au titre de ce fractionnement. Au 31 mai, hors exceptions légales, les congés non pris seront définitivement perdus et ne feront l’objet d’aucune indemnisation. Cela étant, outre les cas de reports légaux, un report de congé peut être autorisé de manière exceptionnelle en fonction de contraintes professionnelles ou personnelles particulières. Ce report de congé nécessite un accord préalable exprès par écrit de la hiérarchie, en réponse à une demande écrite du salarié. Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté. Les modalités de rémunération des congés payés reportés seront celles fixées à l'article L. 3141-22 du Code du travail. Par ailleurs, le report ne devra pas avoir pour effet de majorer les seuils fixés aux articles 3.3.2 et 3.2.2 du présent accord dans une proportion plus importante que celle correspondant à la durée ainsi reportée.
6.4. Délais de prévenance Comme indiqué ci-avant, la fixation des dates de congés payés appartient à l’employeur sous réserve du respect des dispositions légales et conventionnelles. L’employeur peut donc, à tout moment, imposer une prise de congé au salarié, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 1 mois. Cela étant, le salarié peut émettre un souhait concernant ses dates de congés. Cette demande doit être faite au minimum 1 mois avant la date de départ envisagée. Sans réponse de la Société dans un délai de 15 jours calendaires, la demande de congé est réputée acceptée.
Le responsable hiérarchique arbitre les demandes en fonction des nécessités de service et de la situation de famille des salariés. L’ordre des départs est fixé par le responsable hiérarchique sans pouvoir être modifié par lui, sauf circonstances exceptionnelles, dans le délai de 15 jours avant la date prévue du départ.
6.5. Fermeture de la Société Sous réserve de respecter la procédure légale et conventionnelle, l’employeur peut décider de la fermeture de la Société. En cas de fermeture décidée, le salarié devra poser des congés payés sur la période sauf contraintes de service. Dans l’hypothèse où le salarié ne disposerait pas de suffisamment de jours de congés acquis, il peut, sur autorisation de sa hiérarchie, prendre des congés par anticipation ou utiliser les RTT à sa disposition. Si le salarié ne souhaite pas prendre de congé par anticipation, il est alors dispensé de présence et son salaire ne lui sera pas versé sur la période de fermeture.
CHAPITRE 7:CONGÉS SUPPLÉMENTAIRES
7.1. Congés pour évènements familiaux L’ensemble du personnel bénéficie, sans condition d’ancienneté, de congés exceptionnels payés pour les évènements familiaux prévus ci-dessous :
Mariage (civil ou religieux) ou PACS du salarié : 4 jours ouvrés ;
Obsèques du conjoint ou du concubin du salarié ou du partenaire lié par un PACS : 5 jours ouvrés ;
Obsèques d'un enfant du salarié : 5 jours ouvrés ;
Mariage d’un enfant du salarié : 1 jour ouvré ;
Naissance : 3 jours ouvrés consécutifs commençant à courir, au choix du salarié, le jour de la naissance de l’enfant ou du premier jour ouvré qui la suit ;
Adoption : 3 jours ouvrés consécutifs commençant à courir, au choix du salarié, pendant la période de 7 jours précédant l’arrivée de l’enfant au foyer ou le jour de l’arrivée de l’enfant ou le premier jour ouvré qui la suit ;
Obsèques d’un ascendant du salarié (sans limitation de degré) : 2 jours ouvrés ;
Obsèques d’un frère ou d’une sœur du salarié : 3 jours ouvrés ;
Obsèques du beau-père ou de la belle-mère du salarié : 3 jours ouvrés ;
Pour le conjoint, concubin ou partenaire lié par un PACS à la mère, naissance ou adoption d’un enfant : 3 jours ouvrés consécutifs ou non, inclus dans une période de 15 jours entourant la naissance ou l’arrivée de l’enfant dans le foyer en cas d’adoption ;
Annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant du salarié : 2 jours ouvrés.
En tout état de cause, il ne sera accordé ces jours de congés payés supplémentaires que sur présentation d’un justificatif.
Les jours de congés mentionnés ci-dessus doivent en principe être pris le jour de l’évènement et le cas échéant le(s) jour(s) précédent(s) ou suivant(s) cet évènement. Si, sans l’accord préalable du supérieur hiérarchique, ces congés ne sont pas pris au moment de l’évènement, ils ne sont aucunement dus, ni en argent, ni en report de congé.
7.2. Congés pour enfant malade Une autorisation d’absence non rémunérée est accordée aux salariés dont l’enfant à charge, âgé au maximum de 12 ans (20 ans pour un enfant handicapé) est malade, dans la limite de trois jours ouvrés par an. Cette absence sera autorisée sous réserve de la délivrance d’un certificat médical attestant de l’état de santé de l’enfant et de la nécessité d’une présence constante d’un parent. Si les deux parents sont salariés de la Société VICINITY, ils bénéficient l’un et l’autre des dispositions ci-dessus, mais ils ne peuvent pas prendre simultanément les jours d’absences.
7.3. Congés conjoint ou enfant pour maladie grave La Société permettra au salarié disposant d’un an d’ancienneté et dont l’enfant à charge ou le conjoint/concubin/partenaire pacsé serait atteint d’une maladie grave, de disposer de 3 jours de congés supplémentaires par an. La maladie grave doit être médicalement constatée, nécessiter une présence permanente aux côtés du malade et recouvrir une des situations suivantes :
Pathologie mettant en jeu le pronostic vital, attestée par un certificat médical ;
Pathologie chronique nécessitant une hospitalisation prolongée d’au moins 2 mois, durée attestée par un certificat médical ;
Handicap d’une particulière gravité, attestée par une décision prise en application de la législation de la sécurité sociale ou d’aide sociale subordonnée à la justification d’un taux d’incapacité permanent au moins égal à 80%.
La demande doit être formulée par mail avec accusé de réception ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Sans réponse de la Société dans le mois qui suit la réception de la demande, cette demande est considérée comma acceptée.
7.4. Don de jours de repos Conformément aux dispositions légales, le don de jours de congés ou de repos (5ème semaine de congés payés, RTT ou récupération) est possible au profit d'un salarié, parent d'un enfant de moins de 20 ans gravement malade et nécessitant une présence soutenue et des soins contraignants, sous réserve de la présentation d'un certificat médical. Le don concerne des salariés appartenant à la même entreprise. Le don doit viser un salarié identifié. Le don prend la forme d'une renonciation anonyme et sans contrepartie à tout ou partie des jours de repos non pris par le donateur.
7.5. Congé Paternité Les salariés souhaitant prendre un congé de paternité bénéficieront des dispositions légales mais ne bénéficieront pas du maintien du salaire net qu'ils auraient perçu s'ils avaient travaillé pendant cette période.
CHAPITRE 8 : HEURES SUPPLÉMENTAIRES, CONTINGENT ET REPOS COMPENSATEUR
8.1. Définition des heures supplémentaires Les heures supplémentaires sont les heures réalisées, demandées ou validées par la hiérarchie au-delà de la durée annuelle de travail de 1 607 heures et, plus généralement, au-delà de l’horaire de référence applicable au salarié concerné. Plus précisément, sont considérées comme heures supplémentaires, et rémunérées en tant que telles, celles qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :
Elles sont effectuées uniquement sur autorisation préalable écrite du responsable hiérarchique ou de son représentant (lequel ne peut pas être le client) ;
Elles sont effectuées au-delà de l’horaire hebdomadaire de référence ;
Elles respectent les maxima légaux.
Elles sont déclarées dans l’outil de suivi du temps en vigueur au sein de la société
Le client ne peut pas, à lui seul, autoriser des heures supplémentaires opposables à la société. Lorsque le client sollicite une présence supplémentaire, le salarié doit en informer son responsable hiérarchique afin d’obtenir l’accord préalable de l’employeur.
8.2. Validation et déclaration des heures supplémentaires Les heures supplémentaires doivent être demandées ou validées par la hiérarchie avant leur réalisation. À titre exceptionnel, lorsqu’une urgence opérationnelle ne permet pas d’obtenir une validation préalable, le salarié doit déclarer la situation sans délai afin que le responsable hiérarchique puisse apprécier le caractère justifié du dépassement. La déclaration des heures supplémentaires est effectuée dans le système de déclaration du temps de travail en vigueur au sein de la Société, à ce jour BoondManager ou tout autre outil qui s’y substituerait. La déclaration doit permettre d’identifier la date, le volume d’heures, la mission concernée et le motif du dépassement. 8.3. Majoration des heures supplémentaires Les heures supplémentaires ouvrent droit à paiement avec application d’une majoration de 10 % par heure effectuée, conformément aux règles applicables au sein de VICINITY. Le paiement des heures supplémentaires intervient après déclaration, contrôle et validation par la hiérarchie, selon le calendrier de paie applicable. Les heures non déclarées ou non validées ne peuvent être traitées comme des heures supplémentaires, sauf situation particulière établie et régularisée par l’employeur.
8.4. Repos compensateur de remplacement Par dérogation au principe du paiement, et avec l’accord exprès du responsable hiérarchique, les heures supplémentaires peuvent ouvrir droit à un repos compensateur de remplacement. Ce repos est organisé en tenant compte des contraintes de service, de mission et de continuité d’activité. Il peut être pris par journée ou demi-journée lorsque le droit acquis le permet. Le salarié indique les périodes de repos compensateur dans le système de déclaration du temps de travail en vigueur au sein de VICINITY, via la rubrique ou le motif correspondant à la récupération.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur de remplacement équivalent ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.
8.5. Contingent annuel d’heures supplémentaires Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 300 heures par salarié et par année civile. La réalisation d’heures supplémentaires doit rester compatible avec les durées maximales de travail, les repos obligatoires, l’état de santé du salarié et l’organisation de la mission. La Direction et le service RH assurent un suivi du contingent afin de prévenir les dépassements non maîtrisés.
8.6. Heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent droit à un repos compensateur de 100 %, ainsi qu’au paiement avec application de la majoration de 10 % par heure effectuée, sous réserve des dispositions légales et conventionnelles applicables. Le dépassement du contingent annuel doit demeurer exceptionnel et être justifié par des contraintes opérationnelles identifiées. Il fait l’objet d’un suivi particulier par la Direction, le responsable hiérarchique et le service RH.
8.7. Modalités d’utilisation du repos compensateur Le repos compensateur doit être pris dans un délai raisonnable suivant son acquisition. L’employeur propose en priorité le planning de repos compensateur en tenant compte des contraintes de service. À défaut, le repos est pris à l’initiative du salarié, en accord avec l’employeur. Si le repos compensateur ne peut être pris en raison de contraintes objectives liées à l’organisation du service ou de la mission, le responsable hiérarchique doit le planifier dès que possible. En cas de départ du salarié, si celui-ci n’a pas pris l’intégralité des repos compensateurs acquis, les droits restants sont traités avec le solde de tout compte selon les règles applicables. CHAPITRE 9 : SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL ET DE LA CHARGE DE TRAVAIL
9.1. Modalités de suivi du temps de travail Le suivi du temps de travail des salariés est assuré par le respect des horaires collectifs applicables et par le remplissage du système de déclaration du temps de travail mis en place par VICINITY. Les salariés doivent déclarer de manière fidèle les journées ou demi-journées travaillées, les absences, les congés, les jours de RTT, les repos compensateurs, les heures supplémentaires autorisées et toute situation particulière ayant une incidence sur le décompte du temps de travail.
9.2. Rôle du responsable hiérarchique Chaque responsable hiérarchique est tenu d’évaluer et d’assurer le suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail des salariés qui lui sont rattachés. Il veille notamment au respect des horaires collectifs, des temps de repos, des durées maximales de travail, des pauses, des modalités de prise des RTT et du suivi des heures supplémentaires. Une attention particulière est portée aux salariés en mission chez les clients, aux périodes de forte activité, aux changements de mission, aux périodes d’intercontrat et aux demandes récurrentes d’heures supplémentaires.
9.3. Suivi de la charge de travail La charge de travail doit rester raisonnable et compatible avec le respect de la santé et de la sécurité des salariés. Elle doit permettre de concilier l’activité professionnelle avec la vie personnelle et familiale. Ce point est régulièrement évoqué avec les salariés, notamment lors des suivis RH, des échanges managériaux et du bilan annuel. Lorsque la situation le justifie, un point spécifique peut être organisé afin d’identifier les mesures de régulation nécessaires.
9.4. Droit d’alerte du salarié En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail, le respect des temps de repos, la prise effective des pauses ou l’accumulation d’heures supplémentaires, le salarié peut émettre une alerte par écrit auprès de son responsable hiérarchique ou du service RH. À la suite de cette alerte, un échange est organisé dans un délai raisonnable afin d’analyser la situation et de définir les mesures adaptées. Ces mesures peuvent notamment consister en une priorisation des tâches, un ajustement de planning, une limitation des heures supplémentaires, un échange avec le client, une planification de repos ou toute autre mesure permettant un traitement effectif de la difficulté.
9.5. Droit à la déconnexion Les parties rappellent que l’utilisation des outils numériques professionnels doit respecter la vie personnelle de chacun. Sauf urgence ou circonstance exceptionnelle, le salarié n’est pas tenu de répondre aux courriels, appels, messages ou sollicitations professionnelles reçus pendant ses temps de repos, congés, absences ou périodes de suspension du contrat de travail. Les responsables hiérarchiques veillent à ne pas créer d’usage imposant une disponibilité permanente des salariés en dehors de leur temps de travail. Si une situation anormale d’utilisation des outils de communication est constatée, VICINITY prend toute mesure utile pour y remédier.
CHAPITRE 10 : TEMPS DE DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL
10.1 Définition Conformément aux dispositions légales, le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas un temps de travail effectif, qu’il s’agisse du lieu de travail habituel ou du lieu de travail exceptionnel. Toutefois, s'il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu d’emploi et le lieu d’intervention, il fait l'objet de la contrepartie financière prévue ci-après. Le temps normal de trajet est défini en fonction du mode de transport (en privilégiant les transports en commun s’ils existent) et des usages régionaux. À titre d’exemple, en région lyonnaise, le temps normal de trajet peut s’étendre jusqu’à 1h15 pour un aller. Cela étant, les déplacements à l’intérieur des périmètres géographiques et administratifs suivants ne donneront pas lieu à compensation financière :
La Métropole de Lyon (Grand Lyon) ;
Paris et sa petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne) ;
Toute autre métropole française au sein de laquelle la Société Vicinity installerait une agence.
Enfin, il est rappelé que s’il est établi que l’éloignement résulte d’une convenance personnelle, aucune indemnisation n’est due.
10.2 Contrepartie La compensation financière est une indemnité équivalente à 25% du dépassement, sur la base du salaire horaire brut de base. Il est rappelé que la part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l'horaire de travail habituel n'entraîne aucune perte de salaire.
CHAPITRE 11 : DISPOSITIONS FINALES
11.1. Commission de suivi de l’accord Pour le suivi du présent accord, une commission de suivi peut être constituée. Elle est composée de représentants de la Direction et, selon la configuration sociale de l’entreprise, de représentants du personnel ou des organisations signataires ou adhérentes.
Dans ce cadre, la commission sera donc amenée à examiner l’application de l’accord concernant notamment les domaines suivants :
Temps de travail pour l’ensemble des catégories de personnel ;
Situation des salariés, de leur charge de travail, des heures supplémentaires et de l'organisation de leur travail ;
Gestion des jours de RTT.
En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, la commission de suivi peut être réunie par l’une ou l’autre des parties.
11.2. Clause de rendez-vous Les parties conviennent de se rencontrer en cas d’évolution législative, réglementaire, conventionnelle ou organisationnelle susceptible d’avoir une incidence significative sur les dispositions du présent accord. Cette réunion est organisée soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’une partie habilitée à solliciter la réouverture des échanges selon les règles applicables.
11.3. Entrée en vigueur et durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter du 01/07/2026, sous réserve de l’accomplissement des formalités légales de dépôt et de publicité lorsque celles-ci sont requises. À compter de son entrée en vigueur, il annule et remplace les dispositions relatives à l’organisation du temps de travail, aux horaires collectifs, aux RTT et aux heures supplémentaires antérieurement applicables au sein de VICINITY lorsqu’elles découlent de notes de service, d’usages ou d’engagements unilatéraux ayant le même objet.
11.4. Révision Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur. La demande de révision devra être formulée par écrit et préciser les dispositions dont la modification est sollicitée ainsi que, dans la mesure du possible, les propositions de rédaction associées. En cas de conclusion d’un avenant de révision, celui-ci se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera, conformément aux dispositions applicables.
11.5. Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues par les dispositions légales applicables, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois et de l’accomplissement des formalités requises. En cas de dénonciation, l’accord continuera à produire effet dans les conditions prévues par le Code du travail jusqu’à l’entrée en vigueur d’un accord de substitution ou jusqu’au terme de la période de survie prévue par les textes applicables.
11.6. Formalités de dépôt et de publicité Le présent accord sera déposé par la Direction conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON. Il sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail. Un exemplaire du présent accord sera tenu à disposition des salariés selon les modalités habituelles de communication interne de VICINITY.
Fait à Lyon, le 23/06/2026. En deux exemplaires originaux.
