Remboursement – Frais de transport : les transports personnels
Caractéristique des frais de transport personnel
Frais de transport personnel : se caractérise par l’utilisation du véhicule personnel afin de satisfaire des besoins professionnels.
Ces frais de transport personnel engendre divers frais à savoir des frais de carburant, alimentation d’un véhicule électrique ou hybride rechargeable auprès de bornes de stationnement.
Conformément à l’article L.3261-4 du Code du travail, la prise en charge des frais de carburant est instaurée par accord d’entreprise ou pour les entreprises n’entrant pas dans le champ d’application de l’obligation de négociation sur les salaires, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE.
Conformément à l’article L.3261-3 du Code du travail, il est prévu que l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables, engagés pour les déplacements de salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Île-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
- ou dont les horaires de travail ne leur permettent pas d’utiliser un mode collectif de transport.
L’employeur prend en charge le montant de l’indemnité kilométrique vélo fixé à 25 centimes d’euros par kilomètre conformément à l’article D.3261-15-1 du Code du travail.
A noter que cette prise en charge n’est pas obligatoire. Toutefois, dès lors que l’employeur la met en place, elle doit être profitable à l’ensemble des salariés dans des conditions identiques.
Le salarié doit fournir les pièces exigées par l’employeur, justifiant que le salarié répond aux conditions de la prise en charge.
Il convient de relever qu’en cas de changement des conditions de remboursement ayant un lien avec le délai, les justificatifs… l’employeur est tenu d’avertir les salariés au moins un mois à l’avance.
Le montant de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques est une mention devant figurer sur le bulletin de paie.
Le salarié bénéficie d’un délai de prescription de 3 ans après remise de son bulletin de paie afin de contester le montant ou son exactitude conformément à l’article L.3245-1 du Code du travail.
La « prime transport » n’est assujettie à aucune cotisation ni contribution d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 € par an et par salarié.
Cette exonération ne permet pas le cumul avec l’application d’une déduction forfaitaire propre aux frais professionnels selon la circulaire du 28 janvier 2009 relative aux frais de transport entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés.
Frais de transports personnels : Les salariés concernés
Les salariés concernés sont :
- Les salariés travaillant à temps partiel effectuant un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, le salarié bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet selon R.3261-14 alinéa 1 du Code du travail ;
- Les stagiaires ;
- Les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps disposent d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps d’après l’article R.3261-14 alinéa 2 du Code du travail.
La prise en charge des frais de transports personnels est possible uniquement dès lors que celle-ci est prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur.
Frais de transports personnels : les salariés exclus
Sont exclus du bénéfice des frais de transports personnels :
- les salariés bénéficiant de transport assuré gratuitement par l’employeur ;
- les salariés disposant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par ce dernier des dépenses liées au carburant ;
- logé dans des conditions excluant tout frais de transports pour se rendre au travail (logement de fonction).
Fascicule MD mis à jour le 04 avril 2019.
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