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Les frais de déplacement

Définition 

 

Le salarié peut être amené dans le cadre de l’exécution de son travail, à effectuer des déplacements pour les besoins de son activité, cela peut se faire par différents modes, entre l’avion, le train, le taxi, ou l’utilisation du véhicule personnel…

Les frais de déplacement sont les frais engagés par le salarié lors d’un déplacement pour les besoins de son activité professionnelle.

Un déplacement est considéré comme étant professionnel ou effectué pour le compte d’une entreprise uniquement lorsque l’objectif du déplacement ne touche pas la vie privée.

Les frais de déplacement peuvent englober le prix du transport et de l’hébergement ainsi que les dépenses supplémentaires encourues pour les repas (Frais de bouche). In fine l’ensemble des frais que peuvent engendrer les visites chez les clients ou chez les fournisseurs, la participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires et plus généralement tout ce qui présente un intérêt pour la société.

Le principe est le remboursement des frais de déplacement. Le remboursement des frais de déplacement est généralement réglementé dans la convention collective ou dans le cadre d’un accord d’entreprise le cas échéant.

Les modes de transport et l’indemnisation kilométrique

Le déplacement peut se faire par l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles, ou par l’utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos.

Les dépenses que le salarié engage en utilisant sa propre voiture à des fins professionnelles peuvent être compensés par l’employeur en appliquant le barème kilométrique.

On parle alors d’indemnités kilométriques puisque le remboursement se fait selon un forfait par kilomètre défini par l’administration fiscale.

L’indemnité kilométrique couvre l’utilisation du véhicule (carburant, entretien, assurance), son montant dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale et de la distance parcourue.

Les indemnités sont exonérées d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales pour le salarié et sont déductibles du résultat imposable pour l’entreprise qui les verse.

Un certain nombre de conditions doivent être respectées pour pouvoir bénéficier de ces indemnités kilométriques.

  • Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société,
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement.

Par ailleurs, le salarié devra justifier  :

  • Le nombre de trajet effectuer chaque les moins ;
  • La distance entre le domicile et le lieu de travail ;
  • La puissance fiscale du véhicule ;

 

Afin de calculer le montant des indemnités kilométriques, un barème est publié chaque année par l’Urssaf prenant en compte le nombre de chevaux fiscaux et la distance parcourue durant l’année civile.

Puissance administrative

 

Jusqu’à 5 000 km De 5001 à 20 000 km Au delà de 20 000 km
 3CV et moins d x 0,41 (d x 0,245) + 824 d x 0,286
4 CV d x 0,493 (d x 0,277) + 1 082 d x 0,332
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401

 

 

    • Exemples :
    • – Pour 4 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d’un montant de frais réels égal à : 4 000 km x 0,568 = 2 272 euros ;
    • – Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, le contribuable peut faire état d’un montant de frais réels égal à : (6 000 km x 0,305) + 1 188 = 3 018 euros ;
    • – Pour 22 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 7 CV, le contribuable peut faire état d’un montant de frais réels égal à : 22 000 km x 0,401 = 8 822 euros.

Barèmes applicables aux cyclomoteurs, vélomoteurs, scooters et motocyclettes

Un cyclomoteur au sens du code de la route est un véhicule à deux-roues, dont la vitesse maximale par construction ne dépasse pas 45 km/h et équipé d’un moteur d’une cylindrée ne dépassant pas 50 cm³ s’il est à combustion interne, ou d’une puissance maximale nette n’excédant pas 4 kw pour les autres types de moteur. Il peut s’agir, selon les dénominations commerciales, de scooters, de vélomoteur.

Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146

Remarque : d représente la distance parcourue.

 

Exemples :

  • Un contribuable ayant parcouru 2 500 km, dont 1 800 km à titre professionnel, avec un vélomoteur dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3 peut obtenir la déduction de : 1 800 x 0,269 = 484 euros ;
  • Un contribuable ayant parcouru 3 000 km à titre professionnel, avec un scooter dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3 peut obtenir une déduction de : (3 000 x 0,063) + 412 = 601 euros ;
  • Pour un parcours professionnel de 5 100 km effectué avec un scooter dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3, le montant de la déduction est de : 5 100 x 0,146 = 745 euros.

Barème applicables aux plus grosses cylindrées (supérieur à 50 cm3)

 

Puissance administrative

 

Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
                   1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
                   3, 4 ou 5 CV d x 0,4 (d x 0,070) + 989 d x 0,235

        Plus de 5 CV

d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292

Remarque : d représente la distance parcourue.

 

Exemples :

  • Un contribuable ayant parcouru 3 000 km, dont 2 000 km à titre professionnel, avec une moto dont la puissance administrative est de 5 CV peut obtenir la déduction de : 2 000 x 0,4 = 800 euros ;
  • Pour un parcours de 5 000 km effectué à titre professionnel avec un scooter dont la puissance est de 1 CV, la déduction sera de : (5 000 x 0,084) + 760 = 1 180 euros ;
  • Pour un parcours de 6 100 km effectué à titre professionnel avec une moto dont la puissance est supérieure à 5 CV, la déduction sera de : 6 100 x 0,292 = 1 781 euros
  • Utilisation du vélo

    Depuis février 2016, lorsque le salarié utilise son vélo pour se déplacer vers son lieu de travail, il peut percevoir une indemnité kilométrique calculée selon un mode différent de celui de l’indemnité kilométrique de véhicule.

    Depuis le décret 2017-144 du 11 février 2017, le barème des indemnités kilométriques pour le vélo est de 0.25 € / kilomètre.

    Qu’en est-il du trajets domicile-travail

    Dans le cadre du trajet du salarié entre son domicile et le lieu de travail, l’employeur est tenu de prendre en charge une partie des frais de transports du salarié conformément à l’article L.3261-2 et R.3261-1 du Code du travail.

    Il doit rembourser 50% du prix des titres ou du service pour l’intégralité du trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail, sa participation aux frais de transports publics est obligatoire.

    Il faut noter que seuls les abonnements sont remboursables, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

    Autres types de frais considérés comme des frais de déplacement :

    • Stationnement et péage dans certaines situations.
    • Les frais d’entretien (également inclus dans le barème kilométrique)
    • La prime d’assurance annuelle (inclue dans le barème kilométrique)
    • Les frais de carburant (inclus dans le barème kilométrique)

     

    Ci-après votre clause de frais de déplacement :

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    Clause de frais de déplacement :

     

    Compte tenu des missions et responsabilités du Salarié nécessitant des déplacements professionnels, il est convenu qu’à l’occasion de ses déplacements professionnels, le salarié sera remboursé sur justificatifs de  l’ensemble des frais occasionnés par les déplacements.

    Ces frais de déplacement concernent :  les frais d’hébergement, les frais de bouche ainsi que les frais de transport, selon les normes et usages en vigueurs au sein de la Société.

    [Facultatif]

    Le Salarié sera remboursé à hauteur de [Montant] pour les frais d’hébergement, à hauteur de [Montant] pour les frais de bouche.

    Les frais de transport seront intégralement pris en charge par la Société.

    Le Salarié est autorisé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels, dans ce cas il s’engage vis-à-vis de l’Employeur à  bénéficier d’une assurance valide et d’être apte à la conduite d’un véhicule : titulaire d’un permis de conduire, capacité physique suffisante.

    Le Salarié sera alors remboursé des frais du véhicule par l’octroi d’indemnités kilométriques selon le barème applicable dans l’entreprise dans le respect des régimes sociaux et fiscaux en vigueur.

     

                                                                                                              Fait à [Lieu], le [Date].

    Signature de l’Employeur                                                                  

    Lu et approuvé

     

    Signature du Salarié

    Lu et approuvé

     

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    Fascicule: Votre clause de mobilité

    Fascicule: Votre modèle de contrat de travail

    Fascicule: Le contrat de travail Etude Générale

     

     

    Fiche pratique mise à jour le 18 mai 2018.

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