Elections professionnelles des membres du comité social et économique (CSE)
Protocole d’accord préélectoral
Protocole d’accord préélectoral
2023
2023
Le présent protocole est conclu,
Entre la Caisse d’allocations familiales de Saône-et-Loire
,
représentée par sa Directrice, d’une part,
et les organisations syndicales représentatives, ci-après désignées : pour la CFDT : pour la CGT : pour FO : d’autre part,
PREAMBULE
Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, du Code du travail, de l’accord d’entreprise du 31 mai 2023 relatif au fonctionnement du CSE, et a notamment pour objectif de fixer :
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
La répartition du personnel dans les collèges ;
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 20 décembre 2018 dénommé
Protocole d’accord relatif au recours au vote électronique, les parties ont décidé d’utiliser, pour les élections du Comité Social et Economique, un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS
Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le 28 septembre 2023. Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le 12 octobre 2023. Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet ;
du dépouillement électronique ;
de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 : MISE EN ŒUVRE DES ELECTIONS
La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire LegaVote – RCS Lyon n°878 188 176 – choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
2.1 : Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.
2.2 : Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la Caf de Saône-et-Loire sera mise en place. Par ailleurs, la société LegaVote, met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs, pour tout problème de connexion au : 04 28 29 19 09.
2.3 : Connexion à la plateforme de vote
La société LegaVote, enverra sur l’adresse mail professionnelle une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote le
15 septembre 2023.
En cas d’absence prévue du salarié, le prestataire expédiera à cette même date un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. Ces moyens d’authentifications sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers.
Une fois que l’électeur aura passé la première étape, il lui sera demandé d’entrer son numéro de matricule. Il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.
ARTICLE 3 : REPARTITION ET NOMBRE DE SIEGES
3.1 : Nombre de sièges
Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre des élections professionnelles sont les effectifs prévus à la date du 1er tour, soit le
28 septembre 2023.
Ainsi, l'effectif total de la société s’élèverait à 258,7 salariés en équivalent temps plein (ETP) à la date du 1er tour réparti comme suit :
3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux
Compte tenu de l’effectif de la Caf de Saône-et-Loire et en accord avec chacune des parties signataires le nombre de sièges à pourvoir est fixé à 11 titulaires et 11 suppléants. Les sièges sont répartis entre les catégories professionnelles et collèges électoraux suivants :
1er collège "Employés" : 10 titulaires et 10 suppléants ;
2ème collège "Cadres" : 1 titulaire et 1 suppléant.
Le collège "Employés" est constitué :
des salariés de niveau 2 à 5A ;
du personnel informaticien ;
des travailleurs sociaux ;
des contrôleurs des situations individuelles.
Le collège "Cadres" est constitué :
des autres salariés de niveau 5B et plus ;
des agents de direction.
3.3 : Répartition femmes/hommes dans les collèges électoraux
Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale. En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes. Parmi les collèges, la répartition des femmes et des hommes est la suivante :
1er collège : 208 femmes - 13 hommes
2ème collège : 30 femmes - 8 hommes
Conformément au texte précité, la répartition des femmes et des hommes parmi les sièges est la suivante :
1er collège : 9 titulaires femmes - 1 titulaire homme / 9 suppléantes femmes - 1 suppléant homme
2ème collège : Non applicable
ARTICLE 4 : DUREE ET NOMBRE DE MANDATS
La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans. Le nombre de mandats successifs n’est pas limité.
ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES
Le CSE est composé de membres titulaires, de leurs suppléants ainsi que de l’employeur.
5.1 : Personnel électeur
Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à leurs droits civiques. Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. Ces salariés doivent également choisir d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise d’accueil et non dans leur entreprise d’origine. Les conditions pour être électeurs s’apprécient au jour du 1er tour du scrutin.
5.2 : Personnel éligible
Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception du conjoint, du partenaire d’un pacte civil de solidarité, du concubin, des ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles. Les conditions d’éligibilité s’apprécient également au jour du 1er du scrutin.
5.3 : Liste du personnel électeur et éligible
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le
4 septembre 2023.
Cette liste comportera les indications suivantes : les noms, prénoms, les dates de naissance, d’embauche, le collège des électeurs, la qualité d’éligible. Tout électeur qui constaterait son absence sur les listes électorales ou une erreur dans l’affectation de son collège, doit impérativement le faire savoir au plus tard la veille du scellement de la plateforme de vote, soit le
20 septembre 2023. En effet, toute modification des listes électorales ne pourra avoir lieu une fois le système de vote scellé.
ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS
6.1 : Information des salariés
Le personnel a été informé par note de direction, de l’organisation des élections professionnelles, le
22 juin 2023 par voie d’affichage sur l’intranet.
A la suite de la rédaction du présent protocole, le personnel sera informé de l’affichage des modalités d’organisation de l’élection dans les meilleurs délais.
6.2 : Listes des candidats pour le 1er tour
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Caf de Saône-et-Loire ont été invitées par courrier en date du
31 mai 2023 à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats pour le premier tour.
Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ont été invités à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé ou remis en mains propres en date du
31 mai 2023 et à établir les listes de leurs candidats pour le premier tour.
Les listes de candidats sont établies pour chaque catégorie de personnel, c’est-à-dire pour chaque collège électoral. Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la direction de la Caf à l'attention de la Directrice, avant le
jeudi 7 septembre 2023 à 12 heures au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
Une liste devra être composée pour les titulaires et une autre distincte comprenant les suppléants. Les listes peuvent être incomplètes, c’est-à-dire comporter moins de candidats que de sièges disponibles. En revanche, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges disponibles. Un candidat peut s’inscrire pour les deux sièges (titulaires et suppléants). Cependant, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire. En cas de liste commune entre plusieurs organisations syndicales, les organisations syndicales en informeront la direction et préciseront les modalités de répartition des sièges. La Direction en informera le prestataire. Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement, soit le
20 septembre 2023.
6.3 : Listes des candidats pour le 2nd tour
Les candidatures étant libres, tous les salariés éligibles peuvent se présenter à l’élection. Elles seront soumises aux mêmes formalités que les candidatures présentées lors du premier tour par les organisations syndicales. Les organisations syndicales désirant se maintenir sont invitées à informer l’employeur du maintien de la liste ou de sa nouvelle composition. En l’absence de communication, celles-ci seront maintenues, sous réserve qu’il reste des candidats éligibles. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. Les listes doivent comporter la même proportion de femmes et d'hommes que celle du collège électoral. Dans l’hypothèse où l’application de ces règles conduirait à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste. La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au
mardi 3 octobre 2023 à 12 heures.
6.4 : Propagande électorale
Au premier tour, les organisations syndicales présentes aux élections pourront accéder à leur espace sous Cafcom ou remettre à la direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur l’intranet de la Caf. La date limite de remise de ces supports est fixée
au jeudi 7 septembre 2023 à 12 heures.
De même, au second tour l’ensemble des candidats pourra remettre ses supports de communication jusqu’au
mardi 3 octobre 2023 à 12 heures.
Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés sont : Un seul fichier A4, recto/verso, au format PDF et maximum 5 Mo. Les candidats disposent également des panneaux d’affichage de l’entreprise et la distribution de tracts en rapport avec les élections professionnelles est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail. La propagande électorale cessera la veille du jour de l’ouverture du scrutin à 18 heures maximum.
Affichage des candidatures sur la plateforme de vote.
Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire (chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent). Sous réserve de leur transmission, les professions de foi et les logos des organisations syndicales pourront être affichés. Ces éléments devront être remis à la direction, au plus tard le
jeudi 7 septembre 2023 à 12 heures pour le premier tour et le mardi 3 octobre 2023 à 12 heures pour le second tour, afin qu’ils puissent être transmis au prestataire de vote, qui les chargera sur la plateforme, à disposition des électeurs.
Les professions de foi sont attendues au format A4 recto-verso, en fichier PDF de maximum 5Mo. Les logos devront être transmis au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum.
ARTICLE 7 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise : du vendredi 22 septembre 2023 à 8 heures au jeudi 28 septembre 2023 à 16 heures 15 minutes.
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont : du vendredi 6 octobre 2023 à 8 heures au jeudi 12 octobre 2023 à 16 heures 15 minutes.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
ARTICLE 8 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral. Il est composé d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents et acceptant le rôle. Dans la mesure du possible, les mêmes bureaux de vote siègeront pour chaque tour de scrutin. Les 2 électeurs les plus âgés dont l’un sera désigné président et l’électeur le plus jeune constitueront le bureau de vote. Un candidat ne peut pas être membre du bureau de vote.
8.1 : Rôle des membres du bureau de vote
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales. Ils s’assureront de la régularité et du secret du vote. Ils proclameront les résultats. A ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées;
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils signeront les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
la composition du bureau de vote
les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
les listes d'émargement
le registre d’activité
l’empreinte numérique globale de l’application
8.2 : Formation
Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote par LegaVote. Cette formation sera menée, à distance, par le personnel du prestataire au moment de la réunion de scellement.
8.3 : Commission de surveillance
La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la direction. Elle participe à la réunion de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement. Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.
ARTICLE 9 : MODALITES DE SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT
Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote pour l’élection des titulaires et pour l’élection des suppléants. Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme. A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement choisie et strictement confidentielle, il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. En cas d’oubli ou de perte de deux des trois clés de chiffrement, il sera impossible de procéder au dépouillement et le prestataire ou son préposé ne pourra en être tenu responsable.
Les réunions de scellement de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs, auront lieu le jeudi 21 septembre 2023 à 11h pour le 1er tour et le jeudi 5 octobre 2023 à 11h pour le 2nd tour.
Les réunions de dépouillement de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs, auront lieu
le jeudi 28 septembre 2023 à 16h15 pour le 1er tour et le jeudi 12 octobre 2023 à 16h15 pour le 2nd tour.
La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote. Les représentants des organisations syndicales sont invités à assister à ces réunions.
ARTICLE 10 : PROCLAMATION DES RESULTATS
La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote. Elle comprendra notamment :
le nombre de votants ;
le nombre d’électeurs inscrits ;
le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
le nombre de suffrages exprimés ;
le nombre d’élus.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés. Les procès-verbaux signés seront télétransmis, dans les 15 jours suivants les élections sur le site du ministère du travail. Ils seront également transmis aux organisations syndicales ayant négocié le présent protocole.
ARTICLE 11 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidats au premier tour ;
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits) ;
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
ARTICLE 12 : AFFICHAGE DU PROTOCOLE
Le présent protocole d’accord préélectoral sera affiché sur le portail Cafcom le 1er jour ouvrable suivant la signature, avec le calendrier des opérations électorales annexé.
ARTICLE 13 : ENTREE EN VIGUEUR
Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur au jour de sa signature.
Fait à Mâcon, le 6 juillet 2023, en 4 exemplaires
La DirectricePour la CFDT,Pour la CGT, de la Caf de Saône-et-Loire,
