Accord d'entreprise DIRECTION REGIONALE DU SERVICE MEDICAL OCCITANIE
Avenant au protocole d'accord sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel
Application de l'accord Début : 07/02/2024 Fin : 01/01/2999
AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL DE LA DRSM OCCITANIE DU 12 MARS 2021
center
Vu la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
Vu le Protocole d’Accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical
Vu l’Accord relatif à l’utilisation des technologies de l’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel de la CNAM du 31 mai 2018 modifié par avenant du 27 juillet 2022
Vu l’avenant au protocole d’accord du 31 mai 2018, signé le 27 juillet 2022
Entre, d’une part, la Direction Régionale du Service Médical Occitanie, représentée par le Docteur, en sa qualité de Directrice Régionale du Service Médical, Et, d’autre part, les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’organisme dûment mandatés à cet effet. Il est conclu le présent accord : Préambule Conformément à l’article 6.3 de l’accord relatif à l’utilisation des technologies de l’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel du 12 mars 2021, les parties ont convenu de se réunir suite aux modifications conventionnelles portées par l’avenant au protocole d’accord de la Cnam entreprise signé le 27 juillet 2022. L’objectif de l’avenant est d’adapter l’utilisation des TIC à l’évolution des Instances Représentatives du Personnel ainsi qu’aux besoins des organisations syndicales et du personnel. En outre, il s’agit de structurer l’utilisation par les organisations syndicales de LIAM. Dans ce cadre, l’accord régional du 12 mars 2021 est modifié comme suit : Article 1 de l’avenant Le Titre 2 est modifié comme suit : II Principes généraux définis par la CNAM
Le présent article rappelle les règles générales définies dans l’accord d’entreprise Cnam et applicables à la communication des organisations syndicales et des Instances Représentatives du Personnel de la DRSM Occitanie, que ce soit par voie d’affichage électronique ou par courriel. 2.1 - Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages Les modalités de la communication syndicale sont régies par le Code du Travail notamment comme suit : - Article L2142-6 : « Un accord d’entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise. A défaut d’accord, les organisations syndicales présentes dans l’entreprise et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans peuvent mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l’intranet de l’entreprise, lorsqu’il existe. L’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes : 1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique ; 2° Ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise, 3° Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message ». Au vu de ces dispositions, les principes généraux qui régissent l’usage des outils visés par le présent accord sont les suivants : - Les communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord ont un contenu exclusivement syndical. Sous cette réserve, le contenu des communications et messages est librement déterminé par les acteurs habilités à émettre les contenus ; - Les communications et message émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image ; - Chaque information syndicale est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la CNAM ou de l’établissement ; - Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur simultanément à la mise en ligne ; - Les documents et informations transmis aux membres des instances représentatives du personnel et signalés comme confidentiels par l’employeur ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion interne et externe à l’entreprise avant la finalisation du processus d’information et de consultation de l’instance compétente ; - Il est rappelé que le personnel des organismes de l’assurance maladie est soumis à l’obligation de secret professionnel.
2.2 - Principes relatifs à la sécurité du réseau informatique et à la maintenance L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par les chartes d’utilisation des moyens informatiques, et dans le respect de la politique de sécurité des systèmes d’information de l’Assurance Maladie et du fonctionnement du réseau Ramage. Les outils collaboratifs mis à disposition des salariés sur le poste de travail ne pourront être utilisés pour la mise en place de forums de discussion (tchat ou messagerie instantanée) à caractère syndical ni pour l’envoi de messages individuels ou collectifs à caractère syndical. Les licences individuelles Zoom Meetings Pro utilisées à titre syndical sont réservées à l’usage de réunion de travail interne de fonctionnement du syndicat ; elles ne peuvent être utilisées pour des assemblées de personnel ou pour échanger avec un service. Pour des raisons de sécurité informatique et de capacité du réseau, les pratiques suivantes ne sont pas autorisées :
Envoyer des messages (pièces jointes comprises) supérieurs à 5 mégas sauf dans le cadre des communications, par les organisations syndicales et instances représentatives du personnel, à un ou quelques salariés. Cette pratique est à respecter dans le cadre des communications générales
Le téléchargement et la diffusion de vidéos, d’images animées et de bandes son
La visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement
Les programmes java, moteurs de recherche ou d’exploitation de témoins de consultation
En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel et des outils informatiques dans les conditions en vigueur dans l’établissement. Article 2 de l’avenant : Le titre 3 est modifié comme suit : III La communication par les organisations syndicales au sein de la DRSM Occitanie
Chaque organisation syndicale de la DRSM Occitanie dispose d’un accès sécurisé à Internet et à l’Intranet à partir de son ordinateur. Cet accès lui permet de communiquer de l’information syndicale aux salariés de la DRSM Occitanie. Ces moyens d’informations syndicales ne se substituent pas aux panneaux d’affichages sur sites. Le présent article a pour objet de définir les règles de communication des organisations syndicales, par voie d’affichage électronique ou par courriel, au sein de la DRSM Occitanie. Leurs utilisations doivent se réaliser dans le respect des
principes généraux édictés à l’article II du présent avenant.
Les signataires conviennent également que ce dispositif s’inscrit dans des actions à mener dans le cadre du développement durable aussi bien dans son axe environnemental que social. Au titre du développement durable, les organisations syndicales s’inscrivent dans une démarche visant à privilégier la diffusion des informations sur supports numériques.
3.1 La mise à disposition d’un espace de communication syndicale par voie d’affichage électronique
3.1.1 Choix de l’espace
Au niveau de l’établissement, chaque organisation syndicale a la possibilité de disposer d’un des espaces de communication syndicale par voie d’affichage électronique suivant :
- Un groupe dans la communauté LIAM réservée à l’établissement
- Un SharePoint
Ces espaces sont utilisés pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Les organisations syndicales sont responsables du traitement et de la conservation des données à caractère personnel qu’elles ont transmises ou collectées auprès des salariés. Le temps consacré à la mise à jour des pages dédiées devra être pris sur les heures de délégation, sans crédit d’heures supplémentaires accordé. Les opérations de sauvegarde/restauration des données mises en ligne sont réalisées par les administrateurs et relèvent de l’entière responsabilité des organisations syndicales. La DRSM ne peut être tenue responsable des pertes de données.
3.1.1.1 Concernant l’espace syndical sur le Sharepoint
L’espace syndical est géré par les Délégués Syndicaux ou les représentants déclarés par ces derniers auprès de la Direction régionale, dans la limite de 10 contributeurs pour chaque organisation syndicale. Deux sont désignés administrateurs. L’ouverture des droits à l’espace de communication est assurée par les services informatiques. Une capacité de 20 Méga est garantie par la Direction pour chaque organisation syndicale. Les organisations syndicales veillent à archiver régulièrement leurs communications sur un autre support pour ne pas dépasser cette capacité. Une procédure d’archivage est à disposition des organisations syndicales.
3.1.1.2 Concernant l’espace syndical sur Liam
Les organisations syndicales ont la possibilité de créer un groupe syndical « public » dans la communauté LIAM réservée à la DRSM Occitanie. Il sera accessible à l’ensemble des salariés de la DRSM.
Le nom du groupe syndical doit impérativement faire référence à la dénomination de l’organisation syndicale concernée et à son périmètre d’exercice, à savoir la DRSM Occitanie. Les organisations syndicales ont la possibilité de communiquer en leur nom.
Les organisations syndicales communiquent le nom des administrateurs du groupe à la Direction Régionale. A défaut, les délégués syndicaux et les représentants de section syndicales seront considérés comme tels.
Comme le SharePoint, le groupe LIAM est un espace dédié à la communication des organisations syndicales vers l’ensemble des salariés, pas un lieu de discussion en ligne qui ne respecterait pas l’obligation de confidentialité. Le salarié qui souhaite réagir à une communication syndicale peut le faire en s’adressant directement à l’organisation syndicale par messagerie électronique.
La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.
Les organisations syndicales ont la possibilité d’annexer ponctuellement des documents à leurs publications. Elles veillent à archiver les posts et documents publiés depuis 2 ans pour donner de la visibilité aux nouvelles communications et garantir le bon fonctionnement du moteur de recherche. 3.1.2 Destinataires de l’information mise en ligne Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication syndicale à partir de l’intranet régional ou de Liam. Seuls les salariés de la DRSM Occitanie auront accès à l’intranet syndical et aux groupes LIAM des organisations syndicales de la DRSM Occitanie. Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la DRSM à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’établissement s’engage, dans le respect de la liberté individuelle et syndicale, à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les espaces dédiés aux organisations syndicales. Conformément aux préconisations de la CNIL, le choix est laissé aux salariés de consulter ou non les documents ainsi relayés. Chaque salarié est donc libre d’accéder aux nouvelles informations déposées. Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message à l’adresse mail du syndicat. La réponse de l’organisation syndicale ne pourra être qu’individuelle et adressée à cette seule personne.
3.2 Les communications syndicales par messagerie électronique 3.2.1 La mise à disposition d’une messagerie syndicale Outre le portail syndical, l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales a vocation à :
prévenir l’ensemble des salariés de la DRSM Occitanie de la mise en ligne de documents et des mises à jour des rubriques syndicales sur les outils mis à disposition par l’employeur.
Et/ou diffuser une communication syndicale
Elle peut également permettre à une organisation syndicale d’échanger avec un ou plusieurs salariés de l’entreprise. Une boite aux lettre générique, sécurisée selon les principes de la charte informatique, sera créée pour chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de la DRSM Occitanie sous le format suivant : Nomdusyndicat.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité de chaque délégué syndical ou représentant de la section syndicale de l’établissement. Il désigne au maximum 9 personnes pouvant être utilisateurs de la BAL dédiée à l’organisation syndicale. Cette adresse ne se substitue pas aux adresses professionnelles des utilisateurs. L’utilisation des adresses professionnelles à des fins de communications syndicales reste interdite. Des restrictions ponctuelles dans l’utilisation de la messagerie sont susceptibles d’être décidées par la Direction en fonction des opérations indispensables d’exploitation ou de maintenance. Dans ces situations qui ont vocations à rester exceptionnelles, les organisations syndicales sont informées le plus tôt possible. Un lien vers ces messageries sera proposé à chaque salarié consultant l’espace d’affichage électronique dédié aux organisations syndicales. Les anciennes adresses électroniques existantes au sein des anciennes DRSM Languedoc Roussillon et Midi-Pyrénées seront supprimées. 3.2.2 Les modalités d’utilisation de la messagerie Les courriels doivent être adressés à la liste de destinataires en copie cachée, afin d’éviter que des réponses soient adressées à tous. Les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages émanant d’une ou d’organisations syndicales en insérant un filtre depuis leur messagerie pour ne plus les recevoir. Ce droit ainsi que ces modalités d’exercice seront systématiquement rappelés dans tout message syndical, sur la base du texte suivant afin que les salariés puissent à tout moment exercer leur liberté de ne plus recevoir ces messages : « Chaque salarié peut exercer son droit d'opposition à la réception de communications syndicales en suivant la procédure mise en ligne sur la communauté Liam Cnam Entreprise ». La Direction de la DRSM Occitanie s’engage à respecter la confidentialité des messages individuels électroniques en provenance ou à destination des adresses dédiées aux organisations syndicales (contenu, auteur et destinataire).
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
Au terme de son mandat, l’utilisateur ne pourra plus accéder à cette messagerie et devra supprimer de son poste informatique, toutes traces des messages reçus dans le cadre de son mandat.
3.3 - Le matériel mis à disposition
L’organisme met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme deux locaux situés au sein des locaux de l’ERSM site de Montpellier et de Toulouse.
Au sein de ces locaux sont mis à disposition les matériels suivants :
Un accès à l’Intranet et à l’internet
Une station d’accueil pour ordinateur portable
Un support de stockage externe par organisation syndicale
L’ordinateur portable professionnel personnel peut être utilisé dans le cadre des fonctions syndicales.
Les organisations syndicales peuvent solliciter ponctuellement un prêt d’ordinateur portable auprès du service informatique lors de leur déplacement aux locaux syndicaux.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de la DRSM.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.
Article 3 de l’avenant : Le titre V est modifié comme suit : V Moyens mis à disposition pour la mise en œuvre de l’avenant 5.1 Listes de diffusion La Direction s’engage à fournir à chaque organisation syndicale ainsi qu’au CSE deux listes de diffusion dynamique à jour : une pour le personnel administratif et une pour les praticiens conseils de l’ensemble du personnel de la DRSM Occitanie. 5.2 Formation et accompagnement Les personnes dûment habilitées à communiquer pour le compte et par les organisations syndicales seront formées à la gestion des outils et logiciels mis à disposition par la Direction. Une présentation de l’outil avec un rendu visuel des différentes rubriques syndicales sera réalisée par l’employeur. A la suite de l’entrée en vigueur de l’accord, des sessions de formations seront réalisées pour les personnes habilitées. Un accompagnement sera mis en place pour chaque nouvel utilisateur. Pendant la période de lancement, les services informatique et communication-documentation de la DRSM interviendront en support technique auprès de chaque organisation syndicale dans le cadre défini ci-dessous et en relation avec le service relations sociales et juridiques pour permettre : •le développement complet des espaces électroniques dédiés, •la mise à disposition, sur le poste de travail des administrateurs, d’une interface de gestion nécessaire à la saisie des informations, •l’assistance de chaque administrateur. VI Dispositions générales 6.1 Utilisation non conforme des outils Si la Direction constate une utilisation non – conforme des espaces de communication syndicale ou de la messagerie électronique par une organisation syndicale ou par le CSE au regard des dispositions du présent avenant, un premier échange écrit aura lieu avec l’administrateur concerné afin de régulariser la situation. Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’usage non conforme sera adressé par la Direction à l’organisation syndicale concernée. A l’issue de cette procédure et si le différend persiste, la Direction saisira la juridiction compétente. En cas d’urgence, la Direction peut saisir directement la juridiction compétente. Cette procédure s’applique aux communications syndicales ainsi qu’à celles du CSE. 6.2 Modalités de suivi de l’avenant Une commission de suivi pourra être réunie sur demande de l’employeur ou l’une des organisations syndicales. 6.3 Durée de l’avenant Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Les parties signataires conviennent, en cas de modifications des textes légaux, règlementaires, conventionnels ou en cas de modifications de l’accord d’entreprise portant sur les dispositions du présent avenant, de se réunir en vue d’examiner les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit avenant et d’arrêter les modifications nécessaires par voie d’avenant dans les conditions rappelées à l’article 6.5. 6.4 Notification aux Organisations Syndicales Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent avenant est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la DRSM Occitanie. 6.5 Révision Le présent avenant pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L.2261-7-1 et suivants du Code du Travail. 6.6 Dénonciation Le présent avenant pourra être dénoncé par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail. 6.7 Entrée en vigueur et publicité de l’avenant Dès sa conclusion, le présent avenant sera adressé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi par le biais du service de dépôt des accords collectifs d’entreprise disponible sur Internet. Il sera également déposé auprès du secrétariat des greffes du Conseil des Prud’hommes de Montpellier. Une version anonyme de cet avenant sera publiée sur la base de données nationale Légifrance, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du Travail. L’avenant sera également mis en ligne sur le site intranet de la DRSM Occitanie pour être porté à la connaissance de l’ensemble des salariés. Le présent avenant entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.
