La Caisse Régionale d’Assurances Mutuelles Agricoles Méditerranée, dénommée GROUPAMA MEDITERRANEE, dont le siège social est situé 24 Parc du Golf, BP 10359, 13799 AIX EN PROVENCE et dont le siège administratif est situé 20 avenue Frédéric Mistral 34 261 MONTPELLIER CEDEX 2, représentée par Monsieur XXXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
Et d’autre part les Organisations Syndicales Représentatives suivantes
CFDT représentée par……………..
FO représentée par…………….
CFE/CGC SYNAPSA représentée par …………
UNSA représentée par ………….
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u1.Préambule PAGEREF _Toc187149058 \h 3 2.Champ d’application PAGEREF _Toc187149059 \h 3 3.Mise à disposition d’un site dédié aux organisations syndicales PAGEREF _Toc187149060 \h 4 4.Création d’équipes via « teams » PAGEREF _Toc187149061 \h 5 5.Accompagnement des représentants syndicaux à l’utilisation des outils de communication interne PAGEREF _Toc187149062 \h 5 6.Sécurité et traçabilité PAGEREF _Toc187149063 \h 6 7.Utilisation non conforme des outils PAGEREF _Toc187149064 \h 6 8.Modalités relatives à l’application de l’accord PAGEREF _Toc187149065 \h 7 8.1Durée et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc187149066 \h 7 8.2Révision PAGEREF _Toc187149067 \h 7 8.3Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc187149068 \h 7
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires reconnaissent l’importance des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans l’information syndicale.
C’est dans ce contexte qu’un accord a été conclu pour une durée déterminée de 18 mois le 22 mars 2023. En 2024, la Direction et les partenaires sociaux se sont réunis, et il a été décidé de signer ce nouvel accord valable pour une durée de 2 ans.
Cet accord vient compléter les dispositions inscrites dans le chapitre 2 de l’accord signé le 03 juillet 2018 sur le CSE et le droit syndical.
Il a pour objet de mettre à disposition des organisations syndicales des outils numériques dits « collaboratifs », et d’encadrer leur utilisation.
Il est rappelé que l’utilisation de ces moyens de communication doit se faire dans le strict respect des dispositions légales applicables telles que celles relatives au respect de la vie privée et la loi informatique et libertés.
En application des dispositions légales, l’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire les conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise.
L’ensemble des organisations syndicales dispose d’un accès à internet, conformément à la politique en vigueur dans l’Entreprise et doivent, pour ce faire, respecter les règles d’utilisation qui y sont prévues. Champ d’application
L’ensemble des organisations syndicales représentatives et non représentatives au sein de Groupama Méditerranée bénéficie des dispositions du présent accord dans le respect de ses conditions et modalités d’application.
L’entreprise accepte d’élargir l’utilisation des outils collaboratifs au profit de la communication syndicale, dans les conditions décrites ci-dessous.
Mise à disposition d’un site dédié aux organisations syndicales
L’Entreprise met à la disposition des organisations syndicales disposant d’une section syndicale qui le souhaitent, un site Sharepoint dédié. Il s’agit d’un site d’information accessible à tous les salariés.
Ce site permettra à chacune des organisations syndicales de déposer la documentation suivante à destination des salariés de Groupama Méditerranée :
Présentation du syndicat et de ses représentants au sein de l’Entreprise
Bulletin d’adhésion
Tracts
Propagande électorale dans la cadre du renouvellement du CSE
Documentations diverses
Il sera possible d’insérer des liens hypertextes vers des sites externes depuis le site Sharepoint, ainsi que des vidéos en lien avec l’activité syndicale. Les organisations syndicales peuvent désigner deux représentants pour prendre en charge l’administration du site Sharepoint (par exemple : modifier des rubriques, …).
Les publications, les tracts et les vidéos déposés ne doivent pas contenir de propos injurieux ou diffamatoires. En cas de différent, c’est la juridiction compétente qui appréciera la nature des propos.
Lorsque l’organisation syndicale souhaite informer les salariés de la mise en ligne d’une publication dans son espace Sharepoint, elle en informe la DRH (sur la boîte commune GMED relations sociales) qui se chargera d’adresser un mail à l’ensemble des salariés de l’Entreprise Sauf cas exceptionnel, la DRH enverra ce mail dans les 24h qui suivent la demande. Il sera possible d’adresser deux mails par mois au maximum par organisation syndicale.
Le modèle de mail est annexé au présent accord.
Les tracts devront être transmis simultanément à la DRH.
Préalablement à la mise à disposition de ce site, il est obligatoire que chaque organisation syndicale transmette à la DRH :
Les mentions légales
La politique de gestion des données personnelles
Les organisations syndicales s’engagent à traiter l'ensemble des Données à caractère personnel en conformité avec les règlementations en vigueur applicables au traitement des Données à caractère personnel et à la protection de la vie privée, et notamment les dispositions de la loi Informatique et Libertés (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée) et du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement 2016/679 du 27 avril 2016).
Dans le cadre de la mise en place du site Sharepoint : - les organisations syndicales agissent en qualité de Responsables conjoints de Traitement.- Groupama Méditerranée agit en qualité de de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données.
Les représentants des organisations syndicales s’engagent à ne divulguer aucune information stratégique et/ou économique présentant un caractère confidentiel indispensable à la préservation des intérêts de l’entreprise, et donnée comme telle par l’employeur. Création d’équipes via « teams »
L’employeur donne la possibilité aux organisations syndicales qui le souhaitent de créer une équipe « teams » avec leurs adhérents et sympathisants, et ceci dans le but de garantir la confidentialité de l’adhésion au syndicat.
Il est rappelé que pour toute création d’un groupe teams, à minima deux propriétaires devront être identifiés.
L’outil teams ne permet pas de masquer les participants.
Les organisations syndicales peuvent organiser les réunions des adhérents/ sympathisants prévues par l’accord de 2018 sur le CSE et le droit syndical via l’application « teams ».
Accompagnement des représentants syndicaux à l’utilisation des outils de communication interne
En fonction des besoins des utilisateurs, la Direction s’engage à accompagner les représentants syndicaux désignés par les organisations syndicales qui le souhaitent à la bonne utilisation de ces outils collaboratifs.
Un accompagnement est prévu pour la mise à disposition de Sharepoint.
Cet engagement est valable notamment en cas de changement important de solution interne, d’introduction de nouveaux outils ou lors de la nomination de nouveaux représentants.
Sécurité et traçabilité
L’employeur et les organisations syndicales sont tenus à une obligation de confidentialité.
Conformément aux recommandations de la CNIL, et afin d’assurer le respect de cette obligation de confidentialité lors de l’utilisation des outils collaboratifs entre les salariés et les organisations syndicales, les parties signataires préconisent les mesures de sécurité suivantes :
Exercer une vigilance particulière sur la bonne identification des destinataires des échanges et sur les participations aux réunions ou groupes collaboratifs ;
Eviter le stockage de documents à haut niveau de confidentialité qui devraient être transmis chiffrés et ne pas être conservés dans les partages OneDrive ou SharePoint dépendant fortement de la bonne maîtrise de la gestion des autorisations ;
Ne pas utiliser la fonction “laisser entrer” des réunions Teams sans contrôle notamment si le nombre d’invités est important. Les dispositions de l’article L. 2142-10 du code du travail doivent en particulier être respectées.
Les administrateurs informatiques n'ont pas accès aux conversations ni aux données stockées dans les équipes teams.
Néanmoins, leurs prérogatives d’administrateur du système d’information leur permettent de connaître la composition des équipes Teams. Ils se doivent de respecter la charte des administrateurs du système d'information.
Les propriétaires des équipes Teams et du site Sharepoint commun aux organisations syndicales bénéficient de privilèges leur permettant de gérer les droits d'accès. Ils doivent donc être particulièrement vigilants quant à la gestion rigoureuse et la mise à jour des droits d’accès.
Ils sont responsables de la gestion et de la mise à jour des membres de leurs équipes. Utilisation non conforme des outils
Dans l’hypothèse où l’administrateur DSI détecte un usage non conforme des outils, il informe concomitamment l’organisation syndicale concernée et la DRH.
En cas d’utilisation non conforme par les organisations syndicales aux dispositions légales ou aux règles prévues au présent accord, la Direction dispose de la faculté, selon la gravité des faits :
D’adresser un rappel à l’ordre à l’auteur de la publication ;
De mettre en œuvre toutes les mesures prévues par les textes en vigueur le cas échéant : comme par exemple suspension temporaire ou suppression des accès, …
Modalités relatives à l’application de l’accord Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur le 15 janvier 2025
Il est conclu pour une durée déterminée de 2 ans soit jusqu’au 14 janvier 2027.
Révision
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par le Code du travail.
Formalités de dépôt et de publicité
Un exemplaire du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Puis, conformément aux dispositions légales, il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et un exemplaire sera déposé auprès du secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.
Fait à Montpellier, le 14 janvier 2025
Le Directeur GénéralLes Organisations Syndicales Représentatives
CFDT
CFE-CGC SYNAPSA
FO
UNSA
Annexe : Modèle de mail
Objet : Nouvelle Publication Syndicale – espace OS « Mesdames, Messieurs,
Nous vous informons du dépôt d’une nouvelle publication sur le site Sharepoint de [Nom de l’organisation syndicale] .
Vous pourrez y accéder en cliquant « ici ». Bien cordialement.
