TITRE IV – Suspension du contrat de travail PAGEREF _Toc178778602 \h 11
Chapitre 1 – Congés payés PAGEREF _Toc178778603 \h 11 Article IV.1.1 – Durée et période des congés PAGEREF _Toc178778604 \h 11 Article IV.1.2 – Congé estival PAGEREF _Toc178778605 \h 12 Chapitre 2 – Congés exceptionnels PAGEREF _Toc178778606 \h 12 Chapitre 3 – Absence pour maladie PAGEREF _Toc178778607 \h 12 Chapitre 4 – Congé de proche aidant PAGEREF _Toc178778608 \h 13 Chapitre 5 – Maternité – Paternité – Adoption PAGEREF _Toc178778609 \h 13 Article IV.5.1 – Congés de maternité, de paternité et d’adoption PAGEREF _Toc178778610 \h 13 Article IV.5.2 – Aménagement pour les femmes enceintes PAGEREF _Toc178778611 \h 13
Titre V – Rupture du contrat de travail à durée indéterminée PAGEREF _Toc178778612 \h 13
Chapitre 1 – Indemnités de licenciement PAGEREF _Toc178778613 \h 13
Titre VI – Formation PAGEREF _Toc178778614 \h 14
Article VI.1.1 – Compte personnel de formation PAGEREF _Toc178778615 \h 14
ANNEXE PAGEREF _Toc178778616 \h 15
Charte Informatique PAGEREF _Toc178778617 \h 15 Article 1 – Définitions PAGEREF _Toc178778618 \h 15 Article 2 – Utilisateurs concernés PAGEREF _Toc178778619 \h 15 Article 3 – Périmètre du système d’information et de communication PAGEREF _Toc178778620 \h 15 Article 4 – Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc178778621 \h 16 Article 5 – Données personnelles PAGEREF _Toc178778622 \h 17 Article 6 – Modalités d’utilisation du système d’information et de communication PAGEREF _Toc178778623 \h 18 Article 7 – Sanctions PAGEREF _Toc178778624 \h 23 Article 8 – Information et entrée en vigueur PAGEREF _Toc178778625 \h 23
PREAMBULE
Notre Europe – Institut Jacques Delors est une association de loi 1901 fondée en 1996, se situant au carrefour des mondes universitaire, politique et médiatique. Elle a pour mission de susciter, charpenter et diffuser des idées pour unir l’Europe, ainsi que de stimuler et nourrir le débat citoyen sur la construction européenne. À cette fin, l’association réalise des publications et des événements, organise des formations et effectue tous autres travaux d’intérêt européen.
Le présent accord définit les dispositions conventionnelles adaptées en matière de contrat de travail et d’aménagement de la durée du travail et des pratiques sociales adaptées aux missions, aux conditions de travail et à l’effectif de l’Institut Jacques Delors, ci-après IJD ou l’association. Il reprend et remplace les accords spécifiques en vigueur jusqu’alors.
Il est conclu entre le directeur de l’IJD (l’employeur) et le représentant du personnel salarié (le CSE), ci-après les Parties :
TITRE I – Dispositions générales
Chapitre 1 – Champ d’application
Article I.1.1 – Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés et stagiaires liés à l’IJD par un contrat de travail ou convention de stage.
Article I.1.2 – Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à compter de la date de sa signature.
Article I.1.3 – Dépôt
Conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail, le présent accord est déposé, à la diligence de l’employeur, en un exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Paris et en deux exemplaires à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), dont une version sur support papier et l’autre sur support électronique. Cet accord sera également déposé en ligne sur TéléAccords.
Article I.1.4 – Diffusion de l’accord
Conformément aux articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et remis à l’ensemble des salariés après sa signature. L’accord est tenu à la disposition des salariés et peut être consulté auprès du responsable administratif. Il sera aussi remis à chaque salarié lors de son embauche dans la version à jour.
Chapitre 2 – Institution représentative du personnel
Le comité social et économique (CSE) est l’instance de représentation du personnel salarié dans l’association. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l’IJD ayant au moins 3 mois d’ancienneté au 1er tour de scrutin. Ils sont élus pour une durée maximale de 4 ans. Le CSE comprend l’employeur et une délégation du personnel. La délégation du personnel comporte un titulaire et un suppléant, lequel assiste aux réunions en l’absence du titulaire.
TITRE II – Contrat de travail
Préambule
Les contrats de travail peuvent être conclus pour une durée déterminée et indéterminée en application de la législation en vigueur et doivent comprendre les mentions obligatoires prévues par le Code du travail.
Chapitre 1 – Période d’essai
Le contrat de travail de tout salarié, même à temps partiel, doit faire référence au présent accord d’entreprise et mentionner expressément la durée de la période d’essai déterminée comme suit.
Le contrat de travail à durée déterminée comporte une période d’essai ainsi définie par l’article L.1242-10 du Code du travail :
Lorsque la durée initialement prévue du contrat est au plus égale à six mois, un jour par semaine prévue dans le contrat, dans la limite de deux semaines ;
Dans les autres cas, un mois ;
Lorsque le contrat ne comporte pas de terme précis, la période d’essai est calculée par rapport à la durée minimale du contrat.
Le contrat de travail à durée déterminée à objet défini (cf. TITRE 2 Chapitre 2) peut prévoir une période d’essai. Pendant cette période, le contrat peut prendre fin à tout moment sous réserve d’un délai de prévenance de 24 heures porté à 48 heures après huit jours de présence.
Pour les contrats à durée indéterminée, la période d’essai est fixée par les dispositions en vigueur.
La visite d’information et de prévention est obligatoire et doit être effectuée pendant la période d’essai. Son résultat conditionne l’engagement définitif.
Chapitre 2 – Contrat de travail à durée déterminée à objet défini (CDD-OD)
Article II.2.1 – Conditions et recours au CDD-OD
Le contrat mis en œuvre par le présent accord permet l'embauche en contrat à durée déterminée à objet défini pour la réalisation des objectifs suivants :
réponse à un appel à projet,
travaux de recherche de nature temporaire liés à un projet spécifique et à durée définie ;
autres travaux de nature temporaire liés à un projet spécifique et à durée définie.
Le CDD à objet défini ne peut avoir ni pour objet, ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l'activité normale et permanente de l’association, conformément à l'article L. 1242-1 du code du travail. Il ouvre droit à des dispositions de télétravail propres, à convenir avec l’employeur.
Article II.2.2 – Contenu du contrat
Le CDD à objet défini doit être établi par écrit. Il comporte les mentions spécifiques suivantes, en sus des mentions obligatoires prévues pour les CDD :
la mention « contrat à durée déterminée à objet défini » ;
une clause descriptive du projet et la mention de sa durée prévisible ;
la définition des tâches pour lesquelles le contrat est conclu ;
l'événement ou le résultat déterminant la fin de la relation contractuelle ;
le délai de prévenance de l'arrivée au terme du contrat et, le cas échéant, de la proposition de poursuite de la relation de travail en contrat à durée indéterminée ;
une clause mentionnant la possibilité de rupture à la date anniversaire de la conclusion du contrat (24 mois) par l'une ou l'autre partie pour un motif réel et sérieux et le droit pour le salarié, lorsque cette rupture est à l'initiative de l'employeur, à une indemnité égale à 10 % de la rémunération totale brute du salarié.
Le CDD à objet défini peut comporter une période d’essai dans les conditions prévues pour les CDD par le code du travail.
Article II.2.3 – Durée et rupture du contrat
Le CDD à objet défini est conclu pour une durée minimale de 18 mois et maximale de 36 mois. Il ne peut pas être renouvelé. Il prend fin automatiquement avec la réalisation de l'objet pour lequel il a été conclu, cette date pouvant être différente de la date prévisible visée au contrat. Un délai de prévenance de 2 mois doit toutefois être respecté.
Il peut également être rompu, par l'une ou l'autre des parties, de façon anticipée pour une cause réelle et sérieuse, au bout de 18 mois, puis au bout de 24 mois. Cette rupture sera précédée d’un délai de prévenance de 2 mois.
Les cas et conditions de rupture anticipée du contrat prévus par les articles L. 1243-1 et suivants du Code du Travail sont applicables au contrat à objet défini.
En cas de poursuite des relations de travail au-delà du terme du CDD à objet défini, le contrat est requalifié en contrat à durée indéterminée.
Article II.2.4 – Indemnité de fin de contrat
Lorsque, à l'issue du contrat, les relations contractuelles du travail ne se poursuivent pas par un contrat de travail à durée indéterminée, le salarié a droit à une indemnité spécifique d'un montant égal à 10% de sa rémunération totale brute.
Cette indemnité est également versée :
Lorsque la rupture du contrat pour un motif réel et sérieux, à sa date anniversaire de conclusion, résulte de l'initiative de l'employeur ;
Lorsqu’à l’issue du CDD, le salarié refuse une proposition de CDI à des conditions moins avantageuses que son CDD (notamment en termes de rémunération et de niveau de responsabilité).
Article II.2.5 – Garanties applicables aux salariés sous CDD à objet défini
Le contrat à objet défini est régi par le titre IV du livre II de la première partie du Code du Travail à l'exception des dispositions qui lui sont spécifiques. Le salarié concerné bénéficie en outre de garanties visant à lui permettre, à l'issue du contrat à objet défini, de retrouver rapidement un emploi. Comme tout salarié, il bénéficie, pendant l'exécution du contrat, d'un droit d'accès à la formation professionnelle continue et à la VAE. Dès lors que le contrat se poursuit au-delà de 12 mois, un bilan sera réalisé afin de faire le point sur l'exécution des travaux confiés et les éventuels besoins en formation nécessaires à la bonne réalisation du contrat et au maintien de l'employabilité du salarié concerné.
Pendant le délai de prévenance de 2 mois, le salarié bénéficie d'une priorité d'embauche dans l'entreprise en CDI, sur tout poste correspondant à ses compétences et qualifications. Pour permettre l'exercice de ce droit, le salarié a accès à la liste des postes éventuels à pourvoir à durée indéterminée sur le site internet de l’association.
Afin de lui permettre d'organiser la suite de son parcours professionnel, le salarié peut demander un aménagement de son temps de travail, pendant la période du délai de prévenance, dont les modalités sont fixées en accord avec son employeur. Il bénéficie également d'une priorité de réembauchage pendant 12 mois à compter de la fin d'exécution du contrat, s'il en fait la demande pendant le même délai, pour tout emploi à durée indéterminée disponible et compatible avec sa qualification et ses compétences.
TITRE III – Organisation du travail et rémunération
Chapitre 1 – Organisation du travail
Article III.1.1 – Repos compensateurs de remplacement
Article III.1.1.1 – Objet
Cet accord a pour objet de faciliter l’accomplissement d’heures supplémentaires dans l’association dont l’activité est sujette à fluctuation, afin de lui permettre de mieux gérer les flux de travail.
Les heures supplémentaires sont celles réalisées au-delà de la durée légale du travail (35h hebdomadaire). Elles sont décomptées à la semaine et donnent lieu à une contrepartie financière ou de repos.
Les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d'un certain nombre d'heures, appelé contingent annuel. A l’Institut, ce contingent est fixé à 220 heures par salarié et par an. Les heures prises en compte pour le calcul du contingent annuel d'heures supplémentaires sont celles accomplies au-delà de la durée légale. Toutefois, les heures supplémentaires ouvrant droit à un repos compensateur (repos donné par l'employeur d'une durée égale aux heures travaillées équivalent selon le forfait défini ci-dessous) ne sont pas prises en compte dans le contingent.
Les parties conviennent d’un forfait de 78 heures annualisés (10x7.8h/j., soit 10j./an) qui seront automatiquement décomptées comme heures supplémentaires pour tous les salariés à temps complet au prorata de leur présence annuelle. Ce forfait sert de base au décompte des récupérations pour les salariés à temps partiel. Au-delà de ce forfait, les parties conviennent que les heures supplémentaires seront celles qui auront été préalablement et expressément approuvées par l’employeur, notamment celles éventuellement effectuées – à titre exceptionnel – les samedis et/ou dimanches qui ouvrent droit à récupération propre. A l’inverse, toute heure supplémentaire réalisée à la seule initiative du salarié ne fera l’objet d’aucune contrepartie financière ou de repos. Les parties conviennent que les stagiaires n’effectuent aucune heure supplémentaire et ne sont donc pas sujets à ce forfait annuel. La prise complète, partielle ou nulle du forfait, durant l’année N, n’a aucune incidence salariale.
Article III.1.1.5 – Remplacement par du repos compensateur
Dans le cadre du forfait d’heures supplémentaires, les heures supplémentaires seront rémunérées sous forme de repos compensateur de remplacement. Les repos compensateurs de remplacement se cumulent et se décomptent dans le cadre de l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre. Leur prise au fil de l’année est soumise à l’accord préalable de la Direction.
Les repos compensateurs de remplacement se prennent par journée complète ou demi-journée et correspondent au total d’heures travaillées par jour pour chaque salarié pour une journée complète. Ils devront être pris avant le 31 décembre de l’année N, date au-delà de laquelle ils seront considérés perdus.
Article III.1.2 –Horaires de travail hebdomadaire
Pour faciliter la collaboration entre les salariés, l’Institut se donne des plages horaires de fonctionnement collectif, prévues de 9h30 au plus tard jusqu’à 17h00 au plus tôt et comprenant une pause déjeuner d’1 heure. Basé sur ce cadre les salariés doivent s’assurer d’accomplir les heures de travail hebdomadaires habituels qui sont définies dans leur contrat de travail (notamment pour les contrats à 35h + 4 heures supplémentaires). Pour les stagiaires, l’horaire habituel est de 9h00/9h30 – 12h00 | 13h00 – 17h00/17h30.
Article III.1.3 – Organisation du télétravail
Article III.1.3.1 – Accès au télétravail
Article III.1.3.1.1 – Volontariat
L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable de l’employeur.
Article III.1.3.1.2 – Éligibilité
Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’association, quel que soit son poste ou son emploi. Par ailleurs, il est ouvert à tout type de contrat et de durée contractuelle de temps de travail.
Article III.1.3.1.3 – Conditions matérielles
Le salarié devra garantir de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes. Il assure également avoir une connexion internet fiable et constante.
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de publication d’un arrêté préfectoral pour informer la population d'un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’association. Les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail en situation de crise sont celles définies par décret en Conseil d’Etat.
Article III.1.3.2 – Mise en œuvre du télétravail
Le télétravail est accordé aux salariés selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs). La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation de l’employeur sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation fondée sur la confiance mutuelle entre le salarié et l’employeur. A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’association met en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.
Article III.1.3.2.1 – Recours
Si une candidature au télétravail n’est pas validée, sur le fondement des critères objectifs visés précédemment, le refus sera motivé et notifié par écrit par l’employeur. Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande.
Article III.1.3.2.2 – Formalisation
L’accord de l’association quant à l’accès au télétravail pour un salarié sera formalisé dans un document propre notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, les jours de la semaine / mois en télétravail, ainsi que les horaires de travail. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.
Article III.1.3.2.3 – Réversibilité
La situation de télétravail est résiliable. Durant les trois premiers mois de télétravail, l’association comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires. L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le salarié concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de l’IJD. Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance de trois mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du salarié, soit à celle de l’association. Si la demande émane du salarié, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à l’employeur les motifs justifiant sa décision. Si la demande émane de l’employeur, ce dernier recevra le salarié pour lui exposer les motifs de résiliation qui doivent découler des nécessités du service, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier électronique ou remis en main propre). La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis de trois mois visé précédemment. En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le salarié sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’association, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.
Article III.1.3.2.4 – Lieux
L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu. Le salarié qui occasionnellement souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement l’employeur par écrit. Dans ce cas, le salarié s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord. Compte tenu de la diversité de nationalités au sein de l’équipe de l’Institut, le télétravail est possible occasionnellement depuis un autre pays de l’Espace économique européen, la Suisse et le Royaume-Uni pour raison familiale et pour une durée limitée préalablement définie, en accord avec l’employeur.
Article III.1.3.3 – Modalités d’organisation du télétravail
Article III.1.3.3.1 – Rythme du télétravail
Le rythme du télétravail est déterminé en accord entre le salarié et l’employeur. Il est organisé sur la base de fréquences fixes hebdomadaires ou mensuelles qui seront formalisées par un accord écrit entre le salarié et l’employeur. Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation de l’employeur, situation qui devra donner lieu à un accord préalable.
Article III.1.3.3.2 – Planification
Le télétravail est organisé sous la responsabilité de l’employeur. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salariés concernés. Les périodes travaillées au siège de l’IJD sont planifiées au moyen d’une application de réservation à distance. Pour le maintien de la cohésion de l’équipe et l’organisation du travail, le télétravail n’est en principe pas autorisé la demi-journée pendant laquelle ont lieu la réunion de coordination et autres formats de réunions de l’équipe. Il n’est pas possible de télétravailler au-delà de 4 jours par semaine, sauf en cas de situations exceptionnelles convenues avec l’employeur. Les salariés qui ne télétravaillent d’ordinaire aucun jour de la semaine disposent d’un poste de travail dédié.
Article III.1.3.3.3 – Report
En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le salarié ne pourra exiger le report du jour de télétravail. Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de l’IJD, l’employeur peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’association lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance d’au moins un jour, sauf cas de force majeure. Dans ce cas, le salarié pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.
Article III.1.3.3.4 – Horaires et joignabilité
Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’association. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement non autorisé explicitement.
Article III.1.3.3.5 – Suivi et comptabilisation du télétravail
L’ensemble des salariés de L’IJD ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’association, de sorte que l’équipe puisse connaitre en temps réel la situation de travail de chaque salarié. Tout salarié en situation de télétravail à domicile devant exceptionnellement s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable l’employeur et obtenir un accord écrit.
Article III.1.3.3.6 – Droit à la déconnexion
L’IJD réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à la disposition des salariés et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses salariés. Salariés et employeur doivent être particulièrement vigilants à l’application de ce droit dans les situations de télétravail, en vertu de la charte sur le droit à la déconnexion.
Article III.1.3.4 – Réalisation du télétravail
Article III.1.3.4.1 – Moyens et équipements
L’IJD met à disposition de ses salariés l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.
Dans le cadre du télétravail, l’association prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition. Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :
Un forfait mensuel de 20€/j jusqu’à 3j. de télétravail par semaine + prise en charge à 50% du PassNavigo (dispositif pour les salariés franciliens), sur 11 mois dans la limite de 60€ par mois.
Un forfait mensuel de 20€/j jusqu’à 4j. de télétravail par semaine, sans prise en charge du PassNavigo (possibilité de remboursement des tickets RATP, sur justificatif de paiement, pour les salariés non franciliens) sur 11 mois dans la limite de 80€ par mois.
Les salariés en télétravail bénéficient de la carte déjeuner au même titre que les autres travailleurs.
Article III.1.3.4.2 – Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition
Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et/ou de téléphonie lui ayant été confié par l’association à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique en annexe du présent accord. Le salarié en télétravail devra informer l’association sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’IJD.
Article III.1.3.4.3 – Assistance technique
Le salarié pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique du prestataire informatique pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.
Article III.1.3.4.4 – Conditions d’exercice
Le salarié n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant. Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’association, notamment en matière de concentration et de bruit.
Article III.1.3.4.5 – Sécurité informatique et protection des données personnelles
Le salarié sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’association, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (Charte Informatique de l’IJD). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir l’association de toute anomalie constatée. L’IJD prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en période de télétravail à des fins professionnelles. Il incombe au salarié en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l’association relatives à la protection des données et à leur confidentialité.
Article III.1.3.4.6 – Assurances
L’IJD prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’association dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié. Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’association n’est pas engagée. Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel. Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail. A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le salarié sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’association.
Article III.1.3.4.7 – Accidents liés au travail
L’IJD prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la Sécurité sociale. Il incombera au salarié d’alerter en ce sens l’employeur dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité. L’IJD procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.
Article III.1.3.5 – Suivi du télétravail
Article III.1.3.5.1 – Suivi managérial
Le manager du salarié est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les salariés soient télétravailleurs ou non. Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre manager et salarié :
Un point hebdomadaire entre le manager et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,
Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,
Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation.
Enfin, tout salarié en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou de l’employeur en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.
Chapitre 2 – Rémunération
Article III.2.1 – Rémunération
Les conditions de rémunération sont fixées par la politique salariale négociée séparément.
Article III.2.2 – Carte déjeuner
Les salariés et les stagiaires ont droit à une carte déjeuner dans le cadre de la législation en vigueur.
La répartition employeur/salarié ou stagiaire s’établit sur le principe d’une répartition de 60% pour l’employeur et 40% pour le salarié ou stagiaire.
Les salariés et les stagiaires bénéficieront d’un montant d’au moins 9,50€ par jour travaillé.
Chapitre 3 – Charte informatique L’association Notre Europe-Institut Jacques Delors met en œuvre un système d’information et de communication nécessaire à son activité comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique, ainsi que des outils mobiles.
Dans l’exercice de leurs fonctions, les salariés et autres collaborateurs sont conduits à utiliser les outils informatiques et téléphoniques mis à leur disposition et à accéder aux services d’information et de communication de l’association.
Dans un but de transparence à l'égard des utilisateurs, et de l’utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d'information et de communication, une charte informatique de l’IJD pose les règles relatives à l’utilisation de celui-ci.
La charte définit aussi les moyens de contrôle et de surveillance de l’utilisation du système d’information, non seulement pour la bonne exécution du contrat de travail des salariés, mais aussi dans le cadre de la responsabilité pénale et civile de l’employeur.
Elle revêt un aspect réglementaire et est annexée à l’accord d’entreprise de l’IJD. Elle ne remplace en aucun cas les lois en vigueur que chacun est censé connaître. D’une manière générale, l’utilisateur doit s’imposer le respect des lois et, notamment, celles relatives aux publications à caractère injurieux, raciste, pornographique, diffamatoire, sur le harcèlement sexuel/moral.
La charte est communiquée individuellement à chaque employé et peut être révisée annuellement avec le CSE de l’association.
TITRE IV – Suspension du contrat de travail
Chapitre 1 – Congés payés
Article IV.1.1 – Durée et période des congés
Le début de la période de référence pour l’acquisition des congés est fixé dans les contrats de travail. La période pendant laquelle le salarié acquiert des congés payés, dite période de référence, court du 1er juin de l’année précédente (N-1) au 31 mai de l’année en cours (N).
Les congés payés que chaque salarié/stagiaire a acquis au cours de la période de référence devront être soldés de préférence avant le 31 mai de l’année N+1 et au plus tard le 31 décembre de l’année N+1. A compter du 31 décembre de l’année N+1, ils seront perdus. A titre exceptionnel, et selon les seules situations prévues par la loi (congé maladie, congé maternité ou d'adoption, impossibilité pour des raisons d'organisation à la demande de l’employeur, congé de proche aidant), un délai supplémentaire pourra être accordé au salarié pour prendre ses congés par la direction de l’Institut.
Les congés pris sont comptés en jours ouvrés – soit 25 jours / an (cinq semaines / an). Les jours ouvrés correspondent aux jours de la semaine, à l’exception du jour de congé hebdomadaire (le samedi et le dimanche) et des jours fériés. Les jours fériés ne sont pas décomptés dans les jours de congés.
Le lundi de Pentecôte est un jour légal férié qui n’est pas chômé. Il peut être chômé par le salarié en posant un jour de congé ou de repos compensateur, sans possibilité de refus par l’employeur. Afin de faciliter la prise de congé, aucun événement public de l’association, ni réunion de travail ne sont prévus, ni tenus ce jour-là.
Article IV.1.2 – Congé estival
Il est obligatoire de prendre au minimum deux semaines de congés payés consécutifs (soit 10 jours) entre le 01 mai et fin octobre chaque année. Il est recommandé de poser ces semaines pendant les deux mois d’été, période durant laquelle l’activité à l’IJD est habituellement réduite.
Chapitre 2 – Congés exceptionnels La durée des congés spécifiques ci-après n’est pas déduite du nombre de jours de congés payés annuels.
Déménagement : 1 jour ouvré.
Mariage / PACS : 4 jours ouvrés.
Mariage d’un enfant : 1 jour ouvré
Naissance ou adoption : 3 jours ouvrés. Ce congé n’a pas à être pris nécessairement le jour de la naissance mais à une date proche de l’événement, fixée en accord avec l’employeur. Le congé peut être cumulé avec le congé de paternité et d’accueil de l’enfant.
Décès : 3 jours ouvrés dans le cas d’un (beau-)parent, d’un frère ou sœur, époux, partenaire de PACS ou concubin, 5 jours ouvrés dans le cas du décès d’un enfant, 7 jours ouvrés en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans, 1 jour ouvré dans le cas d’un autre membre de la famille, ou belle-famille, du premier degré (neveu/nièce, cousin/e, oncle/tante) ou d’un filleul, d’une marraine ou d’un parrain du salarié ainsi que du décès d’un enfant avant sa naissance.
Ces congés doivent être obligatoirement pris au moment de l’évènement qui les motive (sauf pour le cas de naissance/adoption).
Chapitre 3 – Absence pour maladie Toute incapacité à travailler doit être notifiée à l’employeur le plus tôt possible. Sous 48h, le salarié ou stagiaire concerné doit faire parvenir le volet employeur de l’arrêt maladie prescrit par le médecin au responsable administratif. L’Institut Jacques Delors prend en charge les arrêts de travail pour maladie, y compris ses trois premiers jours pendant lesquelles le salaire est maintenu dans son intégralité.
En cas d’enfant malade ou accidenté de moins de 16 ans, l’employeur peut accorder jusqu’à trois jours de congé dans l’année au salarié concerné pendant lesquels son salaire est maintenu dans son intégralité. Toute prise de congé pour enfant malade donne droit à une réorganisation provisoire du télétravail durant cette période.
Un congé menstruel d’un jour par mois maximum peut être accordé seulement sur avis médical.
Chapitre 4 – Congé de proche aidant
Le congé de proche aidant peut être pris, selon les dispositions prévues par la loi. Elles sont complétées par des dispositions spécifiques de court terme à l’IJD.
Le salarié a droit d’utiliser jusqu’à 5 jours de congé de proche aidant par année sans perte de revenu (congé de proche aidant payé) dans les conditions suivantes :
La personne accompagnée par le salarié peut être (a) la personne avec qui le salarié vit en couple ou (b) son collatéral jusqu’au deuxième degré (ce qui inclut les parents, les grands-parents, les enfants, les petits-enfants ainsi que les sœurs/frères du salarié).
En tenant compte du caractère international de l’équipe, la personne accompagnée par le salarie pendant ce congé peut également être domicilié hors de la France.
Pour bénéficier du nouveau droit, le salarié doit déclarer le besoin de prendre un conge de proche aidant à court terme auprès de la direction. Ce congé ne peut généralement pas être refusé.
Ce congé peut être utilisé pour accompagner des proches qui sont dans une situation de perte d’autonomie temporaire ou d’une perte d’autonomie permanente qui est nouveau ou qui nécessite ponctuellement de l’accompagnement.
Cet accord de proche aidant à court terme n’exclut pas la possibilité de négocier des solutions individuelles entre un salarié et la direction qui vont au-delà du cadre proposé.
Chapitre 5 – Maternité – Paternité – Adoption
Article IV.5.1 – Congés de maternité, de paternité et d’adoption
Après un an d’ancienneté, pendant la période légale de suspension du contrat de travail, le salaire de l’intéressé/e est maintenu dans sa totalité et continuera d’être versé par l’employeur qui est subrogé ainsi à l’intéressé/e.
Article IV.5.2 – Aménagement pour les femmes enceintes
Avant le début de son congé maternité, l’intéressée peut bénéficier d’un réaménagement provisoire de son temps de télétravail, en accord avec l’employeur. Titre V – Rupture du contrat de travail à durée indéterminée
Chapitre 1 – Indemnités de licenciement
Il est attribué à tout salarié licencié, justifiant d’au moins deux années d’ancienneté, une indemnité de licenciement distincte de l’indemnité éventuelle de préavis. Cette indemnité de licenciement n’est pas due dans le cas où le licenciement est intervenu pour faute grave ou lourde.
Cette indemnité sera réduite d’un tiers lorsque le salarié sera pourvu par l’employeur, avant la fin de la période de préavis, d’un emploi équivalent et accepté par l’intéressé, en dehors de l’association. Ce tiers restant sera versé à l’intéressé si la période d’essai dans le nouvel emploi reste sans suite.
L’indemnité de licenciement se calcule en mois de rémunération brute sur la base suivante : Après deux ans d’ancienneté, un tiers de mois par année de présence, sans pouvoir excéder un plafond de douze mois. Le mois de rémunération s’entend dans le cas particulier comme le douzième de la rémunération brute des douze derniers mois précédant la notification de la rupture du contrat de travail. Pour les années incomplètes, l’indemnité de licenciement est calculée proportionnément au nombre de mois de présente.
Titre VI – Formation Les Parties soulignent l’intérêt de la formation continue et conviennent d’en appliquer les dispositions dans les meilleures conditions, conformément aux textes en vigueur, de manière à favoriser la promotion interne et l’épanouissement du personnel salarié.
La Direction présente chaque début d’année, en réunion du CSE, ses orientations et priorités de financement en matière de formation décidées à l’issue des entretiens individuels d’évaluation.
Article VI.1.1 – Compte personnel de formation
Tout salarié acquiert chaque année des droits à la formation qu’il cumule dans son compte personnel de formation (CPF). Les formations financées par le CPF peuvent, sous réserve d’accord préalable de l’employeur, avoir lieu pendant le temps de travail et/ou être co-financées par l’employeur
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des Parties.
Fait à Paris, le ……………………………………………..
En quatre exemplaires originaux
Pour Notre Europe – Institut Jacques Delors, représentée par sa directrice, ***************
Pour le comité social et économique (CSE), représenté par ***************, agissant en qualité de membre titulaire. ANNEXE
Charte Informatique
Article 1 – Définitions
« Equipements informatiques » : désigne l’ensemble des matériels, équipements, outils informatiques mis à disposition par l’association aux utilisateurs.
« Personnes concernées » : désigne les personnes physiques dont les données à caractère personnel sont traitées par l’association ou par tout tiers via le système d’information ou de communication, ou via des équipements informatiques.
« Utilisateurs » : désigne toute personne qui utilise les systèmes d’information de l’association et les équipements informatiques quel que soit son statut, et notamment les mandataires sociaux, les bénévoles, les salariés, les intérimaires, les stagiaires, les employés de sociétés prestataires, les visiteurs occasionnels, les salariés suivis et de manière générale, à toute personne qui a obtenu un droit d’utilisation du système d’information ou de ses équipements informatiques.
Article 2 – Utilisateurs concernés
Les obligations décrites dans la présente charte s’appliquent à toute personne qui utilise les systèmes d’information de l’association. Il en est ainsi, notamment, des salariés, des stagiaires, des intérimaires, bénévoles et de manière générale, de tout utilisateur ayant obtenu des droits personnels d’utilisation (voir infra).
La présente charte devra être annexée au contrat de prestations conclus avec des tiers concernant l’informatique dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.
Tout utilisateur extérieur à l’association ne peut avoir accès aux systèmes d’information que moyennant une autorisation expresse préalable délivrée par la direction et s’engage, dès lors, à respecter l’ensemble des dispositions de la présente charte.
Article 3 – Périmètre du système d’information et de communication
La présente charte concerne l’ensemble des moyens informatiques et de communication électronique qui sont mis à la disposition des utilisateurs à des fins professionnelles exclusivement, ainsi que l’ensemble des moyens informatiques et de communication électronique qui sont la propriété personnelle de l’utilisateur, et pour lesquels celui-ci a obtenu une autorisation d’utilisation dans le cadre de son activité professionnelle.
Les systèmes d’information et de communication de l’association sont notamment constitués des éléments suivants :
Téléphones, smartphones, tablettes et clés 3G/4G/5G,
Logiciels, fichiers, données et bases de données, système de messagerie, connexion internet (filaire ou sans fil), abonnements à des services interactifs (messagerie électronique, logiciel de gestion de projet et d’animation d’équipe)
La présente charte ne préjuge pas des accords particuliers pouvant porter sur l'utilisation du système d'information et de communication par les institutions représentatives, l'organisation d'élections par voie électronique ou la mise en télétravail de salariés.
Article 4 – Sécurité et confidentialité
L’association met en œuvre une série de moyens et de règles pour assurer la sécurité de son système d’information et des données traitées, en particulier des données personnelles.
L’utilisateur est responsable des ressources informatiques qui lui sont confiées dans le cadre de ses missions, et doit concourir à leur protection, notamment en faisant preuve de prudence. Il doit s’assurer d’utiliser les ressources informatiques mises à sa disposition de manière raisonnable, conformément à ses missions.
Article 4.1 – Responsabilité de l’association
L’association met en œuvre les moyens humains et techniques appropriés pour assurer la sécurité matérielle et logicielle du système d'information et de communication. À ce titre, il lui appartient de :
Limiter les accès aux ressources sensibles et données personnelles aux utilisateurs strictement concernés,
D'acquérir les droits de propriété intellectuelle ou d'obtenir les autorisations nécessaires à l'utilisation des ressources mises à disposition des utilisateurs.
Le prestataire informatique, sous le contrôle de la direction, est responsable de la mise en œuvre et du contrôle du bon fonctionnement du système d'information et de communication. Il doit prévoir un plan de sécurité et de continuité du service, en particulier en cas de défaut matériel. Il veille à l'application des règles de la présente charte. Il est assujetti à une obligation de confidentialité sur les informations qu'elle est amenée à connaître.
Article 4.2 – Responsabilité de l’utilisateurs
L'utilisateur est responsable quant à lui des ressources qui lui sont confiées dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Tout utilisateur a la charge, à son niveau, de contribuer à la sécurité des moyens mis à sa disposition et du réseau auquel il a accès, principalement en évitant l'intrusion de virus susceptibles d'endommager le système d'information de l’association.
Il doit concourir à la protection des dites ressources, en faisant preuve de prudence et de vigilance. En particulier, il doit signaler à la direction et au prestataire informatique toute violation ou tentative de violation de l’intégrité de ces ressources, et, de manière générale, tout dysfonctionnement, incident ou anomalie.
Sauf autorisation expresse de la direction, l’accès au système d’information avec du matériel n’appartenant pas à l’association (téléphone portable, supports amovibles…) est interdit. Une grande majorité des salariés de l’Institut Jacques Delors ne dispose pas d’un téléphone portable professionnel fourni par l’Institut, ils utilisent leur téléphone portable personnel pour des motifs professionnels. Les utilisateurs doivent, dans ce cas et plus généralement dans tous les cas où l’accès au système d’information de l’Institut avec du matériel n’appartenant pas à l’association a été autorisé, veiller à la sécurité du matériel utilisé et à son innocuité. Ils doivent informer aussi vite que possible l’Institut et/ou le prestataire de service informatique de toute faille de sécurité qu’ils pourraient constater. De même, la sortie de matériel appartenant à l’association doit être justifiée par des obligations professionnelles.
En cas d'absence, même temporaire, il est impératif que l'utilisateur verrouille l'accès au matériel qui lui est confié ou à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère professionnel ou la possibilité d’accès au système d’information.
L'utilisateur doit effectuer des sauvegardes régulières des fichiers dont il dispose sur le matériel mis à sa disposition pour éviter toute perte de données. A cette fin il doit sauvegarder ces fichiers sur le serveur commun de l’institut et peut également le faire sur le cloud associé à son compte à l’institut (OneDrive). Il doit régulièrement supprimer les données devenues inutiles sur les espaces communs du réseau ; les données anciennes mais qu’il souhaite conserver doivent être archivées avec l’aide de la direction.
L'utilisateur ne doit pas installer, copier, modifier ou désinstaller des logiciels, et copier ou installer des fichiers susceptibles de créer des risques de sécurité au sein du système d’information et de communication de l’association. Il ne doit pas non plus modifier les paramétrages de son poste de travail out des différents outils mis à sa disposition, ni contourner aucun des systèmes de sécurité mis en œuvre dans l’association. Il ne doit pas accéder, tenter d’accéder, ou supprimer des informations du système d’information et de communication si cela ne relève pas de tâches lui incombant.
L'utilisateur s’oblige en toutes circonstances à se conformer à la législation, qui protège notamment les droits de propriété intellectuelle, le secret des correspondances, les données personnelles, les systèmes de traitement automatisé de données, le droit à l'image des personnes, l'exposition des mineurs aux contenus préjudiciables. Il ne doit en aucun cas se livrer à une activité concurrente à celle de l’association ou susceptible de lui causer un quelconque préjudice en utilisant le système d'information et de communication.
Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations et en particulier des données personnelles qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser. Les règles de confidentialité ou d’autorisation préalable avant diffusion externe ou publication sont définies par la direction et applicables quel que soit le support de communication utilisé.
Dans le cadre de ses déplacements professionnels, travail ou connexion à distance, peu importe leur durée ou leur fréquence, l’utilisateur se doit d’adopter une attitude de prudence et de réserve au regard des informations et des ressources du système d'information qu'il pourrait être amené à accéder, manipuler ou échanger. En particulier, il est déconseillé d'utiliser les systèmes de connexion wifi dans les lieux publics.
Il s’engage à prendre toutes les précautions utiles pour éviter que ne soient divulguées de son fait, ou du fait de personnes dont il a la responsabilité, ces informations confidentielles.
Article 5 – Données personnelles
La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite Loi Informatique et Libertés, l’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) viennent définir les conditions dans lesquelles des traitements de données à caractère personnel peuvent être opérés.
La Loi Informatique et Libertés et le RGPD instituent au profit des personnes concernées par les traitements réalisés par les utilisateurs des droits que la présente charte vient protéger et respecter, tant à l’égard des utilisateurs que des tiers.
A cet égard, l’association s’engage à informer les utilisateurs de :
ne pas utiliser les données à caractère personnel auxquelles ils peuvent accéder à des fins autres que celles prévues par leurs attributions ;
ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication, qu’il s’agisse de personnes privées, publiques, physiques ou morales ;
ne faire aucune copie de ces données sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de leurs fonctions ;
prendre toutes les mesures conformes aux usages et à l’état de l’art dans le cadre de leurs attributions afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;
prendre toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art pour préserver la sécurité physique et logique de ces données ;
s'assurer, dans la limite de leurs attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés seront utilisés pour transférer ces données ;
ne pas accéder, tenter d’accéder ou supprimer les données en dehors de leurs attributions ;
respecter les droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition, effacement…) conformément aux procédures mises en place par l’association;
en cas de cessation de leurs fonctions, restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d’information relatif à ces données ;
respecter l’ensemble des procédures liées à la protection des données mises en place par l’association.
Aussi, l’association s’engage, et par voie de conséquence les utilisateurs, au respect de la présente charte et par conséquent, à respecter les principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel, à savoir notamment la minimisation de la collecte et la préservation de la confidentialité, de l’intégrité et de la sécurité des données à caractère personnel.
Article 6 – Modalités d’utilisation du système d’information et de communication
Les systèmes d’information mis à disposition des utilisateurs sont réservés à un usage professionnel exclusif. Tout usage des moyens informatiques et de communication électronique est réputé avoir été réalisé par le bénéficiaire de l’identification d’accès, ce à des fins professionnelles.
Par ailleurs, une utilisation des systèmes d’information à des fins personnelles peut être résiduelle. Ainsi, tant dans la fréquence que dans la durée, elle ne peut être envisagée qu’en dehors du temps de travail et de manière limitée pendant le temps de travail, conformément à la jurisprudence en la matière.
Les répertoires informatiques et échanges électroniques doivent alors porter la mention « privé » ou « personnel ». L’employeur se réserve le droit de limiter ou suspendre une telle utilisation, en cas d’abus.
Les règles générales exposées dans cette charte s’appliquent à l’ensemble des outils informatiques utilisés dans le cadre du système d’information et de communication de l’association.
Article 6.1 - Accès
Article 6.1.1 - Mots de passe
L'accès à certains éléments du système d'information (comme la messagerie électronique, les sessions sur les postes de travail, le réseau, certaines applications ou services interactifs) est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe).
Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils ne doivent être communiqués à personne, ni responsable hiérarchique, ni informatique. Dans la mesure du possible, ces paramètres doivent être mémorisés par l'utilisateur et ne pas être conservés, sous quelque forme que ce soit. En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles.
Aucun utilisateur ne doit se servir pour accéder au système d’information de l’association d’un autre compte que celui qui lui a été attribué.
Le mot de passe doit se conformer à la politique de mot de passe édictée conformément aux prescriptions de la CNIL relatives à la protection des données personnelles (https://www.cnil.fr/fr/mots-de-passe-une-nouvelle-recommandation-pour-maitriser-sa-securite). Le mot de passe doit être changé tous les 6 mois.
Ce droit d’accès cesse automatiquement lors d’un départ (l’utilisateur quittant l’association) et peut être modifié lors d’un changement d’affectation (changement de poste, mutation, etc.) ou s’il est constaté que l’utilisateur a enfreint l’une des obligations imposées par la présente charte.
Article 6.1.2 - Accès au système d’Information en dehors du bureau (télétravail, mobilité, accès au bureau distant)
Le présent article concerne l’utilisation des systèmes d’information de l’association, de ses ressources, et des moyens de communication par l’utilisateur lorsque celui-ci est situé en-dehors du site physique de celle-ci.
En premier lieu, il convient de préciser que l’ensemble des dispositions de la présente charte sont applicables aux utilisateurs accédant aux systèmes d’information et de communication du l’association à distance.
L’association veille à souscrire aux assurances nécessaires pour la protection des moyens informatiques et de communication électronique mis à disposition (se référer à l’accord d’entreprise sur le télétravail).
Article 6.2 - Internet
Dans le cadre de leur activité, les utilisateurs ont accès à Internet. Le prestataire informatique est habilité à imposer des configurations du navigateur et à restreindre le téléchargement de certains fichiers sous le contrôle de la direction.
Il est interdit de se connecter à des sites Internet dont le contenu est contraire à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou à l’image de marque de l’association, ainsi qu’à ceux pouvant comporter un risque pour la sécurité du système d’information de l’association ou engageant financièrement celle-ci.
Article 6.3 - Messagerie électronique
Article 6.3.1 - Points généraux sur l’utilisation de la messagerie électronique
Chaque salarié dispose, pour l'exercice de son activité professionnelle, d'une adresse de messagerie électronique normalisée attribuée par la direction.
Les messages électroniques reçus sur la messagerie professionnelle font l'objet d'un contrôle antiviral et d'un filtrage anti-spam. Les salariés sont invités à informer le prestataire informatique (copie direction) des dysfonctionnements qu'ils constateraient dans ce dispositif de filtrage.
Par principe, tous les messages envoyés ou reçus sont présumés être envoyés à titre professionnel. Par exception, les utilisateurs peuvent utiliser la messagerie à des fins personnelles, dans les limites posées par la loi. Les messages personnels doivent alors porter la mention « PRIVÉ » ou « PERSONNEL » dans l’objet du courriel et être classés dans des dossiers portant la même mention. Les utilisateurs sont invités, dans la mesure du possible, à utiliser leur messagerie personnelle pour l'envoi de messages à caractère personnel plutôt que la messagerie de l’association.
Chaque utilisateur doit porter attention à limiter la taille des messages envoyés et à être vigilant notamment au poids des pièces jointes. Afin de limiter l’engorgement du système de messagerie, l’utilisateur est tenu de supprimer de lui-même dès que possible tous les messages inutiles et de faire des sauvegardes avec l’aide du prestataire informatique système d’information et de communication nécessaire.
Afin d'éviter l'interception de tout message destiné à une institution représentative du personnel, les messages présentant une telle nature doivent être signalés et classés de la même manière que les messages à caractère personnel, mais en utilisant la mention "CSE" dans leur objet à l’émission et dans le dossier où ils doivent être classés.
L’utilisateur ne doit pas ouvrir, ni répondre à des messages électroniques tels que spam, messages électroniques répétés, ni les transférer lorsque ceux-ci sont reçus à son insu sur leur messagerie électronique professionnelle et ne présentent aucun rapport avec ses fonctions et ses attributions au sein de l’association. Il s’engage, dans pareil cas, à les détruire immédiatement et à avertir le responsable des systèmes d’information en cas d’abus manifeste de fréquence ou de volume.
L’utilisateur est informé et accepte qu’en cas d’absence prolongée ou pour la continuité des services, l’association se réserve le droit d’accéder à sa messagerie et à ses dossiers professionnels, et ce sans son consentement préalable. En cas d’absence, l’utilisateur devra activer la fonction de délégation ou de notification d’absence afin de prévenir toute discontinuité dans le traitement des messages et permettre à ses interlocuteurs de prendre des mesures appropriées (détaillé dans la sous-section 4.3.2). En cas d'urgence ou pour des raisons liées au besoin de maintenir un niveau de qualité de service, le prestataire informatique peut procéder à la destruction ou réinitialiser les codes d'accès d'un utilisateur. La messagerie électronique de l’utilisateur est conservée sur le serveur de l’association pendant une durée déterminée par le responsable des systèmes d’information.
Article 6.3.2 - Bonnes pratiques pour l’utilisation de la messagerie électronique et le droit à la déconnexion
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les utilisateurs de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire et/ou urgent ;
utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » et “répondre à tous” lors de la réception d’un message à un ensemble de destinataires ;
indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;
privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.
pour les absences de plus de 3 jours ouvrés, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
pour les absences de plus de 5 jours ouvrés (sauf congés anticipés et sans besoin de transfert), prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l'institut (avec son accord).
Par ailleurs, le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel. Dans ce cadre, les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des personnels de l’institut. Sauf urgence avérée, les responsables hiérarchiques ne peuvent pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable.
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, les salariés ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriels qui leurs sont adressés ou d’y répondre en dehors de leurs temps de travail. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé. Toute dérogation doit être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.
Article 6.4 - Téléphonie
Pour leur activité professionnelle, les utilisateurs peuvent disposer d’un poste fixe et / ou mobile et / ou de la prise en charge d’une partie de leur abonnement téléphonique.
Dans le cadre professionnel, l’envoi de SMS/MMS ou l’utilisation d’une application de messagerie (type WhatsApp ou Signal) engage la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’un courriel. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut, au droit à la déconnexion et aux bonnes pratiques indiquées.
L’utilisateur s’engage en outre à :
prévenir sans délai en cas de perte, vol ou faille de sécurité ;
mettre en œuvre tous les moyens de sécurité prévus par les fonctionnalités du smartphone et qui sont demandées et notamment le code d’accès ;
utiliser des codes d’accès (pin, verrouillage clavier et autre) différents ;
se déconnecter de toutes applications après usage et ne pas rester connectés par défaut;
être vigilants vis à vis des données contenues dans le smartphone ;
être vigilant dans l’utilisation de données mobiles en cas de déplacement à l’étranger hors Union européenne
Les dépassements du forfait mobile lorsque celui-ci est pris en charge par l’Institut ne seront pas remboursés s’ils concernent un déplacement privé ou d’une période de repos, congé et suspension du contrat de travail. L’utilisateur est seul responsable des frais engendrés par la consommation de données mobile dans le cadre d’un déplacement à l’étranger hors de l’Union européenne, l’envoi ou la réception d’appels ou de messages publicitaires occasionnant un surcoût. Les frais ne seront pas remboursés sauf dans des cas particuliers où les dépassements seraient liés à l’activité professionnelle et/ou à la mission ayant justifié le déplacement.
Article 6.5 - Serveur informatique
Tout salarié se voit octroyer l’accès au serveur de l’association. Le serveur est accessible dans les locaux de l’association et à distance via un accès sécurisé login et mot de passe. Contrairement aux ordinateurs personnels, une sauvegarde journalière des données et fichiers conservés sur le serveur est réalisée sous le contrôle du prestataire informatique.
Il a pour première fonction l’archivage des documents produits, conservés et collectés par l’association.
Pour éviter la perte d’informations essentielles, les documents doivent donc être stockés dans le serveur. On distingue les archives courantes (création et utilisation régulière du document), des archives intermédiaires (besoins ponctuels) et des archives définitives (documents historiques).
Il est de la responsabilité de chacun des utilisateurs de gérer correctement les documents qu’il produit ou collecte. Il doit régulièrement supprimer les données devenues inutiles sur les espaces communs du réseau ; les données anciennes mais qu’il souhaite conserver doivent être archivées avec l’aide de la direction.
Article 6.6 - Cessation de l’utilisation
Lors de son départ de l’association, l’utilisateur doit remettre l’ensemble des moyens informatiques et de communication électronique qui lui ont été remis (ordinateur, périphériques, mobile, carte d’accès, moyen d’authentification à distance, badges, supports de stockage, etc.) en bon état général de fonctionnement et ne conserver aucun matériel ou aucune donnée permettant d’accéder au système d’information. De plus, l’utilisateur s’interdit, avant son départ, de détruire des informations et des données professionnelles.
Sauf nécessité liée à la continuité du service et pour un temps raisonnable qui ne saurait excéder 6 mois, le compte messagerie de l’utilisateur est supprimé le jour de son départ.
Dans le cas où le compte messagerie est toujours actif, même après le départ d’un utilisateur, une redirection des messages peut être mise en place par l’association vers l’utilisateur ayant repris le poste de l’utilisateur ayant quitté l’association ou toute autre personne occupant une fonction similaire. Ses identifiants sont également désactivés.
Les éléments marqués « PRIVÉ » ou « PERSONNEL » doivent être supprimés par l’utilisateur au plus tard la veille de son départ.
Article 7 – Sanctions
Il est rappelé que la présente charte est un document à portée juridique, et donc contraignante pour les utilisateurs.
En effet, le manquement aux règles et mesures de sécurité décrites dans la présente charte est susceptible d'engager la responsabilité de l'utilisateur et d'entraîner à son encontre des avertissements, des limitations ou suspensions d'utiliser tout ou partie du système d'information et de communication, voire des sanctions disciplinaires, proportionnées à la gravité des faits concernés.
Article 8 – Information et entrée en vigueur
La présente charte est ajoutée en annexe à l’accord d’entreprise de l’IJD et communiquée individuellement à chaque employé. Elle sera révisée annuellement avec le CSE de l’association.
