Accord de Groupe relatif au calendrier 2022-2023 et aux modalités pour le renouvellement des Comités Sociaux et Economiques
Entre les soussignés :
Le Groupe PARTS HOLDING EUROPE, représenté par Madame Murielle ANDRE, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines Groupe, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 22 avenue Aristide Briand 94110 Arcueil, immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 488 077 165,
ci-après dénommées « le Groupe », d’une part,
ET
Les organisations syndicales représentées sur le périmètre de l’accord, prise en la personne de leurs représentants dument habilités :
- le syndicat CFDT représenté par M Ludovic MONDOT, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat CFTC représenté par M Philippe PEREIRA, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat CGT représenté par M Said AHRAUI, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat FO représenté par Mme Hélène PERRICHON, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat UNSA représenté par M Christophe FRANCHINI, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat SUD représenté par Mme Myriame FETTOUS, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe ; - le syndicat Confédération Autonome du Travail (CAT) représenté par M Abdoulaye GANDEGA, en sa qualité de Coordinateur syndical de Groupe. d’autre part.
Sommaire
Préambule
3
Article 1 – Champ d'application de l’accord
3
Article 2 – Seuil d’effectifs
3
Article 3 – Calendrier prévisionnel des élections pour le renouvellement des CSE
3
Article 4 – Protocoles d’accord pré-électoraux
4
Article 5 – Négociation des protocoles d’accord pré-électoraux
4
Article 6 – Vote électronique
4
Article 7 – Dispositions finales
7.1 – Durée de l’accord et entrée en vigueur 7.2 – Suivi de l’accord 7.3 – Révision 7.4 – Dénonciation
7.5 – Dépôt légal et publicité de l’accord
4 4 5 5 5 5
Annexe 1 – Calendrier 2022-2023 prévisionnel des élections des CSE dans les sociétés et établissements du Groupe PHE entrant dans le périmètre de l’accord
8
Annexe 2 – Modalités de mise en œuvre et du déroulement des scrutins par voie électronique 9
Annexe 3 – Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique 13
Préambule
Par accord en date du 18 mars 2018, et consécutivement à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le Groupe PHE prévoyait les modalités de mise en place des Comités Economiques et Sociaux (CSE) au sein de ses différentes filiales et enseignes françaises. Les mandats des élus au sein de ces instances arrivent à échéance courant 2022 et 2023. Dans le cadre de ces renouvellements, le Groupe PHE entend fixer le calendrier des différentes élections ainsi que les principales modalités communes qui en favoriseront la préparation, en faciliteront la conclusion des protocoles préélectoraux, et en permettront le déroulement conforme.
Article 1 – Champ d'application de l’accord
Le présent accord à vocation à s'appliquer à toutes les sociétés françaises du Groupe PARTS HOLDING EUROPE, telles que listées en annexe 1 du présent accord. Le présent accord s’appliquera de plein droit aux nouvelles sociétés intégrant le Groupe après la signature de l’accord dans la mesure où celles-ci auraient à organiser des élections pour la mise en place ou le renouvellement de leur CSE. Il est rappelé que sont considérées comme appartenant au Groupe les sociétés détenues directement ou indirectement à plus de 50 % par la société PARTS HOLDING EUROPE.
Article 2 – Seuil d’effectifs
Conformément aux dispositions de l’ordonnance du 22 septembre 2017, un Comité Social et Economique (CSE) est institué dans toutes les entreprises employant au moins onze salariés, dès lors que ce seuil a été atteint pendant douze mois consécutifs.
Article 3 – Calendrier prévisionnel des élections pour le renouvellement des CSE
Les dates des élections sont fixées conformément aux échéances légales des mandats au sein de chacun des CSE, à l’exception des entités suivantes :
Les enseignes Aquitaine, Blanchardet-Sarrat, et Garonne-Arnaudies, en tant qu’anciens établissements de la société GADSO, celle-ci ayant été absorbée en 2020 par la société AD Grand-Ouest, solliciteront la prorogation des mandats d’une année, soit jusqu’en novembre 2023, afin de faire coïncider leurs élections avec celles des autres établissements de la société AD Grand-Ouest à laquelle ils appartiennent désormais.
En raison de la durée initiale des mandats fixés à 3 ans des instances des établissements de la société GADEST, et afin de permettre une planification plus échelonnée des différentes élections au sein des entités juridiques du Groupe en France en général et sur la zone VL Est en particulier,
les enseignes ASM-Herbemont, Colard, et Jullien, établissements qui forment la société GADEST, prorogeront d’une année les mandats.
Le calendrier prévisionnel détaillé, par société et établissement, des élections des CSE figure en annexe 1 du présent accord.
Article 4 – Protocoles d’accord pré-électoraux
Chacune des sociétés concernées par l’organisation des élections des membres du CSE négociera un protocole d’accord préélectoral. A cet effet, la Direction de chacune d’elle invitera par écrit les Fédérations des organisations syndicales représentatives au sein du Groupe à désigner le représentant syndical chargé de la négociation des protocoles locaux conformément à la législation. Le recours au vote électronique tel que prévu à l’article 6 du présent accord nécessite obligatoirement l’intervention du Prestataire pour procéder aux opérations de scellement et de dépouillement de la solution mise en œuvre Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront donc fixées dans le protocole pré-électoral de chacune des sociétés concernées pour tenir compte de la disponibilité du prestataire qui assurera le service du vote électronique. De même, les Directions des sociétés concernées par une même échéance électorale, se concerteront entre elles pour déterminer des périodes d’ouverture et de fermeture de leurs bureaux de vote, compatibles avec lesdites obligations et la disponibilité du Prestataire.
Article 5 – Négociation des protocoles d’accord pré-électoraux
Un forfait global d’heures de délégation est attribué à chaque coordonnateur syndical du Groupe pour la préparation des protocoles dans la limite de 28 heures maximum par an. Ce forfait d’heures intervient en sus des heures de délégation dont le coordonnateur syndical bénéficie au titre de ses mandats habituels. Par ailleurs il sera laissé aux coordinateurs syndicaux du Groupe la faculté de se déplacer dans le but d’assurer les démarches nécessaires pour identifier les salariés qui constitueront les listes électorales.
Article 6 – Vote électronique
Comme pour les élections de mise en place des CSE en 2018-2019, les signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique pour l’ensemble des élections des CSE entrant dans le périmètre de cet accord. Les parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. La société NEOVOTE est choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (cf. annexe 3). Le système déployé par NEOVOTE respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Le processus électoral dématérialisé par internet permet d’adapter la durée d’ouverture des scrutins en fonction notamment du nombre d’électeurs, des caractéristiques et de la population de chaque entreprise. Pour chaque scrutin les dates et les heures d’ouverture et de fermeture seront fixées dans le protocole préélectoral de l’entreprise. Chaque scrutin sera ouvert à minima pendant une période de 48 heures incluant dans la mesure du possible l’un des jours non travaillés par la majorité des salariés concernés par le scrutin. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu à leur convenance, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Pour cela, l’entreprise dédiera en accès libre dans chacun des sites, pendant toute la durée du scrutin, un ou plusieurs terminaux pour permettre aux salariés ne disposant pas d’un poste informatique professionnel et/ou souhaitant voter pendant leurs heures de travail, de participer au scrutin. Le détail de ses modalités (implantation du ou des terminaux, nombre de postes…) sera fixé dans le protocole préélectoral de l’entreprise. La Direction de l’entreprise veillera à ce que la confidentialité du vote sur un terminal professionnel ou bien sur un poste dédié soit garantie. Les modalités de mise en œuvre et du déroulement des scrutins par voie électronique sont détaillées en annexe (cf. annexe 2).
Article 7 – Dispositions finales
7.1 – Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2023. Il entre en vigueur à la date de sa signature.
7.2 – Suivi de l’accord
Afin de permettre le suivi de l’application du présent accord, les parties signataires conviennent d’examiner avant le terme de celui-ci sa bonne application. Si des modifications dans la rédaction de l’accord sont nécessaires, celles-ci ne pourraient entrer en vigueur que par la conclusion d’un avenant.
7.3 – Révision
Conformément à l’article L. 2261-7-1 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le réviser. La demande de révision doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception aux autres signataires. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.
7.4 – Dénonciation
Conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois. La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail. L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager la conclusion d’un accord de substitution.
7.5 – Dépôt légal et publicité de l’accord
Le présent accord est établi en 9 exemplaires. À l'issue de la procédure de signature, et en application des dispositions de l'article L. 2231-5 du code du travail, le représentant du Groupe notifiera le texte du présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives. En application des articles D. 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plate-forme de téléprocédure du Ministère du Travail : - dans une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l'accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l'enregistrement ; - dans une version électronique de l'accord déposé en format DOCX, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l'entreprise continueront à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales et le lieu et la date de signature. Un exemplaire signé sera, par ailleurs, remis à chaque signataire et déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion. Une information sera faite en CSE avec communication du présent accord. Ce dernier sera également transmis aux délégués syndicaux et délégués syndicaux centraux, et sera diffusé par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à Arcueil, le 03 février 2022 en 9 exemplaires
Pour le Groupe PARTS HOLDING EUROPE, Mme Murielle ANDRE
pour la CFDT, M Ludovic MONDOT
pour la CFTC, M Philippe PEREIRA
pour la CGT, M Said AHRAUI
pour FO, Mme Hélène PERRICHON
pour l’UNSA, M Christophe FRANCHINI
pour SUD, Mme Myriame FETTOUS
pour la Confération Autonome du Travail : M Abdoulaye GANDEGA
Annexe 1 – Calendrier 2022-2023 prévisionnel des élections des CSE dans les sociétés et établissements du Groupe PHE entrant dans le périmètre de l’accord
Annexe 2 – Modalités de mise en œuvre et du déroulement des scrutins par voie électronique
1 – Principes généraux :
Le système du prestataire retenu (NEOVOTE) respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité pour un électeur de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre à chaque électeur d'exercer son droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;
la publicité du scrutin.
Le prestataire garantit :
l’inviolabilité de la plateforme et du logiciel mis à la disposition des électeurs pendant tout le processus électoral ;
les dispositifs de sécurité mis en œuvre au niveau des serveurs utilisés pour le stockage des données et des opérations de vote ;
la bonne application du cahier des charges établi dans le respect des dispositions réglementaires.
Il est rappelé que pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Par conséquent, le prestataire s’engage à ce que toutes les données ainsi transmises, notamment les données nominatives, ne puissent être utilisées à d’autres fins que le processus électoral, ni transmises de quelque façon que cela soit à un tiers.
2 – Confidentialité :
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions légales (articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Le système retenu permet d'assurer la confidentialité de l’intégralité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’à leur dépouillement, effectué sous le contrôle des membres du Bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du Bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire NEOVOTE chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau dans l’éventualité où le juge, dans le cas d’une contestation, ordonnerait un nouveau dépouillement à l’aide des données de référence stockées dans le coffre-fort électronique et dans les serveurs de vote. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par NEOVOTE jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire.
3 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part de NEOVOTE, avant le premier tour des élections par courrier à son adresse personnelle :
l’adresse du serveur de vote ;
les codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire ; ces codes seront valables pour les deux tours ;
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour, telle que définie dans le protocole préélectoral de son entreprise.
Les listes de candidats ainsi que les professions de foi feront l’objet d’un envoi au domicile des électeurs sauf si les signataires du protocole préélectoral de l’entreprise en disposent autrement. Cet envoi sera fait dans un courrier distinct de celui contenant les codes d’accès. Dès réception de leur code d’accès les électeurs ont accès à la plateforme de vote leur permettant de prendre connaissance des listes de candidats et des professions de foi. Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur pourra alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site des élections professionnelles dédiées. Pendant toute la durée du scrutin, l’électeur aura la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique et l’assistance téléphonique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de son vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et son collège. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. La confirmation du vote fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de télécharger, d’imprimer ou demander à recevoir par courriel son accusé de réception à l’issue du vote. La confirmation du vote vaut ainsi signature de la liste d’émargement. Cette validation clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. A cette fin ils pourront contacter la cellule d’assistance mise en place par NEOVOTE.
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Cependant, les scrutateurs ont la possibilité de consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information est mise à jour en temps réel. La possibilité pour les scrutateurs d’accéder ou non au taux de participation de chacun des scrutins devra être prévue dans le protocole préélectoral de chaque entreprise.
4 - Scellement du système
Le scellement consiste à garantir la stabilité de l’application, de sa configuration et de son contenu. Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres du Bureau de vote procèderont au contrôle des données importées dans le système, notamment :
des listes électorales, des listes de candidats, des professions de foi, dont une copie papier leur aura été préalablement remise par la Direction de l’entreprise, ainsi des masques présentés à l’écran ;
ils s’assureront que les urnes soient vides et contrôleront que le paramétrage des heures d’ouverture et de fermeture du scrutin sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral.
Le prestataire effectuera un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement. A l’issue de ces tests et contrôles, les membres du Bureau procéderont au scellement du système par le biais de clefs électroniques qui leur auront été préalablement communiquées par NEOVOTE, sous pli confidentiel. Ces opérations sont réalisées en présence du prestataire, d’un représentant de l’entreprise et de scrutateurs ; les modalités de désignation de ces derniers par les organisations syndicales seront fixées dans le protocole préélectoral de l’Entreprise. Il est précisé que le représentant de NEOVOTE peut être en relation avec les membres du Bureau pour effectuer les opérations ci-dessus décrites, soit en étant à distance, soit en étant sur place. Cette dernière possibilité devra être privilégiée.
5 – Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Les opérations de dépouillement sont effectuées sous l'autorité du Président du Bureau avec la présence obligatoire des assesseurs, d’un représentant de l’entreprise et des scrutateurs ayant participé à la procédure de scellement. Le lancement des opérations de dépouillement nécessite que le Président et au moins l’un des deux assesseurs déverrouillent le système par la saisie des codes sécurisés qui leur auront été précédemment remis à titre personnel. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d’aux moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Ainsi, dans chaque Bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Le Président du Bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom de chaque candidat élu et les signe. Les autres membres du Bureau de vote signent également les formulaires précités.
Annexe 3 – Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système de vote électronique mis en place permettra de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote au sein de chaque établissement,
s’assurer de l’anonymat du vote,
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Le vote par Internet sera l’unique modalité de mise en œuvre du vote électronique.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
La mise en œuvre du vote électronique s’inscrira dans le cadre des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système de vote permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du Bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du Bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le Bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Information et formation
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel du personnel, en leur qualité de scrutateurs, et les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Modalités relatives à l’organisation du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture des Bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, tablette ou Smartphone, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Caractéristiques du matériel de vote
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo). Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, le cas échéant avec les logos. Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l’adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du Bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’aux moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du Bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du Bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
Expertise indépendante et déclaration à la CNIL
Le Prestataire communiquera à la Direction un rapport d’expertise confirmant le respect des obligations légales et des recommandations de la CNIL par le système de vote mis en œuvre pour les opérations qui lui sont confiées. Parallèlement, le Prestataire fournira à la Direction les informations relatives à l’exécution de sa prestation nécessaire pour effectuer la déclaration à la CNIL requise par la mise en œuvre du vote électronique.
Prestations et engagements attendus
Prestations
Dans le cadre qui précède, le Prestataire devra assurer :
la fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :
l’organisation et l’administration du processus de vote ;
l’expression du vote par les électeurs, selon les modalités prévues ;
le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
l’édition sécurisée des documents électoraux, notamment : procès-verbaux, listes d’émargement ;
la conservation des fichiers pendant le délai de recours ;
la destruction des archives.
la génération et l’envoi sécurisés des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs, selon les modalités prévues ;
la génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés pour chaque scrutin ;
la disponibilité d’un support technique pendant la durée des opérations électorales ;
la coordination de l’opération en relation avec les interlocuteurs désignés.
Engagements
Outre l’engagement de respecter les conditions et modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantir que le système de vote mise en œuvre :
sera accessible à partir de tout ordinateur utilisant un des systèmes d’exploitation et connecté à Internet au moyen d’un des navigateurs Internet usuels (le Prestataire indiquera au démarrage de sa prestation la liste des navigateurs autorisés)
fonctionnera conformément aux spécifications pendant toute la durée des opérations électorales.
