ACCORD SUR LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE L’UNA DE LA MANCHE
ENTRE
L’association UNA de la Manche, immatriculée sous le numéro 790 844 260 00063, dont le siège social est situé, 1 place du Général Wood 50200 Coutances, représentée par Xxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXX, en sa qualité de Directrice,
D’une part,
ET
Les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE) de l’UNA de la Manche, statuant à la majorité selon le procès-verbal de la réunion du 20 décembre 2023 porté en annexe, représentés par Xxxxxx Xxxxxxxx XXXXXXXX, en sa qualité de Secrétaire du CSE,
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans l’objectif de simplifier l’organisation de certaines réunions du CSE de l’UNA de la Manche, les parties ont décidé d’avoir recours à la visioconférence.
Ayant déjà expérimenté ce mode de réunion lors de la crise sanitaire due à l’épidémie de Covid-19, la question s’est ensuite posée de continuer à utiliser cet outil au-delà de cette période.
D’autre part, les parties ont constaté que les réunions du CSE portant sur le reclassement des salariés déclarés inaptes ne duraient que 20 à 30 minutes. Cette durée étant très faible, il apparaît nécessaire de trouver une solution pour éviter de faire se déplacer les membres du CSE au siège de l’association. En effet, les temps de déplacement correspondent à 3 heures aller/retour pour les membres venant de Cherbourg, et 1 heures 20 minutes aller/retour pour les membres venant de Granville.
La visioconférence représente des avantages importants pour l’UNA de la Manche, dont les antennes sont éloignées géographiquement les unes des autres, et dont la plupart des salariés exercent le métier d’intervenant(e) à domicile, éloignés du siège social où ont habituellement lieu les réunions du CSE :
Plus de souplesse pour l’organisation des plannings d’intervention des salariés membres du CSE,
Suppression des temps de trajets des membres du CSE pour se rendre aux réunions,
Suppression des frais de déplacements associés,
Disponibilité plus importante des membres du CSE pour assister aux réunions.
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de l’UNA de la Manche.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de l’UNA de la Manche disposant des moyens techniques nécessaires pour se connecter au service de visioconférence.
Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage, ou accord collectif antérieur portant sur le même sujet.
Article 3 – Recours à la visioconférence
3.1. Cadre juridique
Le code du travail prévoit la possibilité pour le CSE d’avoir recours à la visioconférence pour se réunir, par accord entre l’employeur et les membres élus du CSE. En l’absence d’accord, le recours à la visioconférence est limité à trois réunions par année civile.
Les conditions techniques requises du recours à la visioconférence sont prévues dans le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017.
3.2 Réunions concernées
Les parties décident d’avoir recours à la visioconférence dans les situations suivantes :
Pour les réunions extraordinaires du CSE dont l’ordre du jour est la consultation du CSE sur les reclassements des salariés déclarés inaptes par le médecin du travail, et dont l’éventuel licenciement n’est pas soumis à l’autorisation préalable de l’inspection du travail.
Pour toutes les réunions ordinaires et/ou extraordinaires du CSE en cas d’impossibilité de se réunir physiquement, notamment en cas de pandémie.
3.3 Information des représentants du personnel
Les membres du CSE seront informés sur les modalités de la réunion lors de la convocation par courriel, sur lequel figurera le lien de connexion à la visioconférence.
3.4 Moyens techniques
Le service de visioconférence Google Meet sera utilisé. Ce dispositif technique garantit l’identification des membres du CSE et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
La direction s’assurera du fonctionnement de l’outil avant le début de la réunion.
En cas de dysfonctionnement et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourront décider de reporter la réunion.
La réunion en visioconférence pourra faire l’objet de suspensions de séance qui devront être mentionnées dans le procès-verbal de la réunion.
Le recours à un autre dispositif de visioconférence que Google Meet pourra être décidé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.5 Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis pourra se faire soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra, soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permet, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret en application des dispositions légales, le dispositif de vote garantit que l’identité du votant ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les votants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.
Le choix du dispositif de vote électronique pourra être modifié à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.6 Suspensions de séances
Le Président et les membres du CSE conservent la possibilité de suspendre les séances en visioconférence.
Pour éviter de perturber inutilement le bon fonctionnement des réunions, les parties conviennent que la durée d’une suspension sera limitée à 30 minutes, et que le nombre de suspensions sera limité à deux par réunion.
Lors des suspensions, le son et l’image seront coupés temporairement.
3.7 Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du CSE doivent utiliser les équipements mis à disposition par l’association ou par le CSE pour les réunions en visioconférence.
Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès à leur matériel informatique afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.
Pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur dans l’association. Ils s’engagent ainsi à respecter la charte informatique en vigueur, notamment concernant la protection des données et les consignes qui leur seront transmises par la direction de l’association.
Article 4 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 5 – Entrée en vigueur
Le présent accord entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de la DREETS et du conseil de prud’hommes.
Article 6 – Dépôt et publicité
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la télé plateforme dédiée « Télé Accords » conformément aux dispositions légales.
Il sera également déposé auprès du greffe du conseil des prud’hommes.
Article 7 – Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’autre partie et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant de révision fera l’objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
Le présent accord pourra être dénoncé, moyennant un préavis d’une durée de trois mois, par l’employeur ou par la majorité des membres titulaires du CSE.
Fait à Coutances, le 25 janvier 2024
Pour UNA de la ManchePour le CSE de l’UNA de la Manche
