La Société VYNEX Société Anonyme, immatriculée au RCS de SEDAN sous le numéro 785620725 Dont le siège social est situé 22, Grand rue – 08350 THELONNE Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ci-après dénommée « la Société » D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir : Pour la CFDT, Confédération Française Démocratique du Travail, xxxxxxxxxxxx dûment mandatée en sa qualité de délégué syndical, Pour la CSN, Chambre Syndicale Nationale des forces de vente, xxxxxxxxxxxxxxx dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical
D’autre part,
Préambule
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu.
L'entreprise et les organisations syndicales définissent par ailleurs dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 – Recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire
xxxxxxxxxxxxxxx, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société
xxxxxxxxxxxxxxxxx dont le système a été auditée et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en vigueur.
Article 2 – Respect des principes du droit électoral et de la loi informatique et liberté.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : -la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, -l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, -l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, -la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège ; -la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Par ailleurs, dans le cadre des opérations électorales, l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés dans les délais requis. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
Article 3 – Modalités de vote
Pour le premier tour, le processus de vote électronique se déroulera sur plusieurs jours,
du 1er juin au 4 juin 2018.
Le second tour, le cas échéant, se déroulera sur plusieurs jours
du 15 juin au 18 juin 2018.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant ces périodes d'ouverture, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, et pour les salariés ne disposant pas d’un poste informatique des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Les salariés absents pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Article 4 – Communication des listes électorales et des listes des candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système du prestataire à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier informatique au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 500 ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.
Le logo sera communiqué en format JPEG taille maximum 50 ko. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 5 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du prestataire, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées par collège sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 – Déroulements des opérations matérielles du vote
Une note explicative, détaillant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs par voie d’affichage.
Avant l’ouverture du scrutin le prestataire effectuera des tests destiné à valider le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle sera menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.
Article 7 – Garanties de confidentialités du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L’opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ces mesures garantissent ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La consultation de la liste d’émargement est réservée uniquement aux membres du bureau de vote, cependant, les délégués de liste, la direction et le prestataire pourront consulter la participation anonyme.
Article 8 – Dépouillement – Procès-verbaux
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ces résultats sont générés directement aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 9 – Durée de l’accord – Formalités de Dépôt
Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique de la société VYNEX.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.
Fait en 6 exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties signataires, A THELONNE, le 26 mars 2018
Les organisations syndicales Pour VYNEX S.A xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
