center PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre :
D’une part, la société par actions simplifiée
ZooParc de BEAUVAL, au capital social de 311 923,50€, immatriculée au RCS de Blois sous le n°383 578 432 000 15, dont le siège social est situé Route du blanc, 41110 Saint Aignan sur Cher, représentée par XXX en sa qualité de XXX,
Ci-après désignée, la « Société » ou « SAS ZooParc de Beauval »,
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives :
L’organisation syndicale CFTC, représentée par xxx, dûment habilité à l’effet des présentes,
L’organisation syndicale CFDT, représentée par xxx, dûment habilité à l’effet des présentes,
L’organisation syndicale FGTA-FO, représentée par xxx, dûment habilité à l’effet des présentes,
Ci-après désignées, les « Organisations Syndicales », ou désignées ensemble, les « Parties », ou individuellement, une « Partie »,
1ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE PAGEREF _Toc172807814 \h 4 a)ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc172807815 \h 4 b)Protection des données à caractère personnel PAGEREF _Toc172807816 \h 4 2Dates des élections PAGEREF _Toc172807817 \h 4 a)Dates des élections par voie électronique4 b)Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc172807819 \h 5 3Durée des mandats PAGEREF _Toc172807820 \h 5 4Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc172807821 \h 5 a)Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc172807822 \h 5 b)Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc172807823 \h 5 5Nombre de sièges à pourvoir et LE nombre d’heures de délégation PAGEREF _Toc172807824 \h 6 a)Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc172807825 \h 6 b)Collèges électoraux PAGEREF _Toc172807826 \h 6 c)Répartition des sièges entre collèges PAGEREF _Toc172807827 \h 6 d)Nombre mensuel d’heures de délégation PAGEREF _Toc172807828 \h 6 6Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc172807829 \h 6 7Listes électorales PAGEREF _Toc172807832 \h 7 a)Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc172807833 \h 7 b)Publication des listes électorales PAGEREF _Toc172807834 \h 7 c)Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc172807835 \h 7 8Appel et dépôt des candidatures7 a)Information du personnel et appel à candidatures7 b)Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections7 c)Cas d’organisation d’un SECOND tour7 d)Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc172807840 \h 8 e)Nombre de candidats par liste8 f)Cumul de candidatures8 g)Représentation équilibrée des hommes et des femmes8 h)Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc172807844 \h 9 9Propagande électorale9 A)Professions de foi des candidats9 B)Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale PAGEREF _Toc172807849 \h 10 10Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc172807850 \h 10 a)Vote électronique, principes généraux10 b)Déroulement du vote par internet10 c)Bureau de vote10 11Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc172807861 \h 11 a)Ratures PAGEREF _Toc172807862 \h 11 b)Egalité des voix1 PAGEREF _Toc172807863 \h 11 12Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc172807864 \h 11 a)Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc172807865 \h 11 b)Proclamation des résultats PAGEREF _Toc172807866 \h 11 c)Affichage des résultats PAGEREF _Toc172807867 \h 11 d)Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc172807868 \h 12 13Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc172807873 \h 12 14Annexe PAGEREF _Toc172807873 \h 12
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la SAS ZooParc de Beauval souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique. La solution de vote par internet de la société WeeChooz a été retenue.
Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
Un accord d’entreprise a été conclu le 08 novembre 2024 entre la direction et le syndicat représentatif dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé au présent protocole.
Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de la Société amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
La Société informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.
WeChooz, à qui la Société fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Dates des élections
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Dates des élections par voie électronique
Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.
Au 1er tour, les élections par voie électronique seront ouvertes du 20 janvier 2025 à partir de 09h00 et jusqu’au 21 janvier 2025 jusqu’à 17h00.
Au 2d tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 31 janvier 2025 de 09h00 à 17h00.
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 20 janvier 2025.
Durée des mandats
La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique est de 4 ans.
Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 01 février 2025.
Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.
Calcul de l’effectif
Dates de calcul de l’effectif
Les parties constatent que l'effectif de la SAS ZooParc de Beauval est de 717,86 en équivalent temps plein (ETP). Ces effectifs comprennent l’ensemble des services du ZooParc ainsi que ses Hotels et les fonctions supports.
Le nombre de membres à élire au sein du Comité Social et Economique est donc de 14 titulaires et 14 suppléants.
En cas de variation importante de l’effectif à la date du premier tour de scrutin, il serait procédé par l’employeur à l’ajustement du nombre de sièges de délégués à pourvoir en tenant compte de l’effectif atteint à la date du premier tour de scrutin et après notification de la variation d’effectif et du nouveau nombre de sièges de délégués du personnel à pourvoir aux organisations syndicales signataires du présent protocole.
Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Nombre de sièges à pourvoir et LE nombre d’heures de délégation
Nombre de sièges à pourvoir
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique : 14 titulaires et de 14 suppléants.
Collèges électoraux
Le personnel est réparti en 2 collèges :
1. Ouvriers et employés 2.Techniciens, AM et assimilés, ingénieurs, chefs de service, cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification.
Répartition des sièges entre collèges
Les 14 sièges de titulaires et les 14 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :
Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par élu titulaire au comité social et économique est fixé à 24 heures, conformément à la législation.
Electorat et éligibilité
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
Listes électorales
Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.
A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, ancienneté et sexe des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le 06 janvier 2025,, les listes électorales seront mises à disposition des salariés par la Société. Les salariés recevront une communication via l’intranet pour les avertir de cette possibilité de consultation.
Les listes seront également affichées sur les panneaux d’affichages prévus à cet effet.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.
A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Appel et dépôt des candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le 23 décembre 2024, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par l’intranet. L’information sera également affichée sur les panneaux d’affichages prévus à cet effet.
Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la Société.
Cas d’organisation d’un SECOND tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au 2d tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.
Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.
Elles seront déposées contre récépissé au Service juridique et relations sociales (Maison RH, située 785 voie Romaine, 41110 Saint-Aignan) ou envoyées par email à l’adresse suivante : chloe.sibrac@zoobeauval.com.
Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.
Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.
La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
10 janvier 2025 à 12h pour le 1er tour,
24 janvier 2025 à 12h pour le 2d tour éventuel.
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.
Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront publiées sur l’intranet de la Société.
Les listes seront également affichées sur les panneaux d’affichages prévus à cet effet.
Propagande électorale
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
La propagande électorale sera mise à disposition des électeurs sur le site de vote électronique.
La Société publiera sur l’intranet les professions de foi au plus tard le 13 janvier 2025. Elle renouvèlera la même opération en cas de changement de profession de foi entre les deux tours.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre au service juridique et relations sociales lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. En plus d’être déposées dans l’intranet, celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès.
Si la profession de foi est présentée au format papier, elle devra respecter les critères suivants : un support au format A4, en recto/verso. Cela permettra d'assurer une mise en page claire et une présentation cohérente pour tous les documents soumis.
Dans le cadre d’un éventuel 2d tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.
Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM * Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis au service juridique et relations sociales en même temps que les candidatures, soit :
Le 10 janvier 2025 jusqu’à 12h pour le 1er tour,
Le 24 janvier 2025 jusqu’à 12h pour le 2d tour éventuel.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Vote électronique, principes généraux
Conformément à l’accord relatif à l’utilisation du vote internet pour les élections des représentants des salariés de la SAS ZooParc de Beauval, il est mis en place un dispositif de vote par voie électronique pour les élections faisant l’objet du présent protocole.
L’organisation des élections est confiée à la Société WeeChooz. La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole conformément aux articles R.2314-13 du Code du travail.
Le vote est secret et s’effectue à l’aide de code d’accès. A cet effet, tous les salariés recevront une notification explicative comprenant les codes d’accès personnalisés nécessaires au vote.
Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.
Le personnel qui ne dispose ni d’ordinateur, ni smartphone, ni tablette, pourra se rendre dans une salle qui sera communiquée aux collaborateurs ultérieurement, les jours suivants :
Pour le 1er tour : le 20 janvier 2025 de 09h00 à 17h00 sans interruption et le 21 janvier 2025 de 09h00 à 17h00 sans interruption.
Pour le 2d tour éventuel : le 31 janvier 2025 de 09h00 à 17h00 sans interruption.
Bureau de vote
Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune.
Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.
Un membre désigné par la Direction assistera ce bureau de vote, et ce, à titre purement consultatif.
Chargés du contrôle du bon déroulement des élections, les membres du bureau de vote sont notamment investis des missions suivantes :
Vérifier l’ouverture et la fermeture des scrutins aux dates et heures fixées,
Veiller à la régularité des opérations électorales,
Répondre aux questions des électeurs.
Pour le dépouillement du vote, le bureau de vote sera chargé de procéder au dépouillement des 2 collèges.
Modalités de désignation des élus
En matière de validité du bulletin, le droit commun sera appliqué.
Ratures
En cas de ratures de certains candidats, deux situations devront être distinguées :
Si le nombre de ratures est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour la liste du candidat rayé, il n'y aura aucune incidence sur l'ordre dans lequel les candidats seront élus ;
Si certains candidats de la liste ont obtenu un nombre de ratures inférieur à 10 % tandis que d’autres ont obtenu un nombre de ratures supérieur ou égal à 10 %, les sièges seront attribués :
En priorité, par ordre de présentation, aux candidats ayant obtenu moins de 10 % de ratures.
Les sièges restants seront attribués aux autres candidats de la liste en fonction de l'ordre décroissant du nombre de voix obtenues.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote.
Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.
Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.
Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Affichage des résultats
Les résultats du scrutin seront affichés, par la Société, sur l’intranet de l’entreprise, mais également sur l’interface du site de vote électronique. Les résultats seront également affichés sur les panneaux d’affichages prévus à cet effet.
Envoi des procès-verbaux
Dans les 15 jours suivants la proclamation des résultats, deux procès-verbaux seront transmis à l’Inspection du travail et un au centre de traitement des élections professionnelles.
Les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ainsi que celles ayant participé à la négociation de ce présent protocole seront également destinataires de copies des procès-verbaux.
Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.
Le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par les canaux de communication habituels. Fait à Saint-Aignan le 17 décembre 2024
Pour la Société ZooParc de BEAUVAL,
xxx
Pour les organisations syndicales représentées par,
xxx, xxx xxx, xxxxxx, xxx
xxx, xxx
ANNEXE 1 :
CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE
Préambule
Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la SAS ZooParc de Beauval souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).
Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :
Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (
1.) ;
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (
2.) ;
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (
3.).
***
SOMMAIRE
TOC \f y \h \z 1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 1.1. La phase pré-électorale 1.2. La phase électorale 1.3. La phase post-électorale 2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique 2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité 2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques 2.3. Expertise indépendante 3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique 3.1. Documentation fournie et formation dispensée 3.2. Cellule d’assistance technique
TC "1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique" \f y \l 1 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :
La phase pré-électorale ;
La phase électorale ;
La phase post-électorale.
TC "1.1. La phase pré-électorale" \f y \l 2 La phase pré-électorale
Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.
Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.
Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :
La gestion du calendrier électoral
La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2nd tour de l’élection le cas échéant ;
Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.
Le paramétrage des éléments clés de l’élection
Ce qui recouvre notamment :
Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;
La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;
Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;
La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;
La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;
La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;
Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;
Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).
La gestion de la liste électorale
L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;
Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;
Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;
L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.
La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.
La gestion des listes de candidats
La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;
Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;
La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;
Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants.
La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;
Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.
La gestion des bureaux de vote
La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;
Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;
Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;
Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.
Contrôle des listes électorales par les électeurs
Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.
Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables
Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;
Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;
Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;
La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.
TC "1.2. La phase électorale" \f y \l 2 La phase électorale
Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :
Connexion sécurisée des électeurs
A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;
Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.
Information et relance des électeurs au cours de l’élection
Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :
Les informant des dates des élections ;
Les informant de l’ouverture du vote ;
Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.
Vote de l’électeur
Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.
Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;
Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;
L’électeur pourra voter blanc.
Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, l’électeur pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;
Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;
L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.
Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote
Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;
Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;
Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.
TC "1.3. La phase post-électorale" \f y \l 2 La phase post-électorale
Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :
Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats
Plus précisément, il permettra :
D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;
Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;
Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :
Au calcul du quorum ;
L’attribution des sièges aux différentes listes ;
La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;
Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;
Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour.
Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;
D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;
L’accès à la feuille d’émargement.
Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote
L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.
Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme WeChooz
Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;
Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.
Initialisation du 2nd tour si nécessaire
Le système devra permettre :
L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.
De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.
Communication des résultats à l’administration
Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme WeChooz.
TC "2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique" \f y \l 1 Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique
Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.
TC "2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité" \f y \l 2 Obligations de confidentialité et de sécurité
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement ;
La sécurité du dépouillement.
TC "2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques" \f y \l 2 Obligations relatives aux traitements informatiques
Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Il est précisé par ailleurs que :
Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;
La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;
Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;
L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.
Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.
TC "2.3. Expertise indépendante" \f y \l 2 Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.
L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).
L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :
Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
Les échanges réseau ;
Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
TC "3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique" \f y \l 1 L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique
TC "3.1. Documentation fournie et formation dispensée" \f y \l 2 Documentation fournie et formation dispensée
Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
