Frais professionnels de repas

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Frais de repas au restaurant

Il est communément admis que les frais engager pour le déjeuner lorsque le salarié est en déplacement ou à l’occasion d’un chantier extérieur sont constitutifs de frais professionnels.

A noter que cette définition des frais de repas en qualité de frais professionnel est bâtie sur une logique contestable dans la mesure où même si le salarié n’est pas en déplacement à l’extérieur, ce n’est pas pour autant qu’il peut rentrer chez lui déjeuner.

C’est l’impossibilité pour le salarié de rentrer chez lui qui caractérise la notion de frais professionnel avec la notion de déplacement professionnel.

Ceci étant, le salarié qui déjeune à proximité de ses bureaux ou de son activité comme à l’accoutumé, sans raison particulière, et alors même qu’il n’aurait pas le temps de rentrer chez lui, ne peut prétendre au remboursement des frais de repas.

A noter par ailleurs, que si en l’absence de déplacement un repas à proximité des bureaux de l’entreprise ne peut être caractérisé de frais professionnel, il peut cependant en être différemment en fonction du contexte et des circonstances.

Bon à savoir : Il est admis qu’en dehors d’un déplacement extérieur, un déjeuner au restaurant à caractère exceptionnel peut être considéré comme frais professionnel.

La notion de frais professionnel pour les repas, en l’absence de déplacement extérieur repose essentiellement sur un caractère exceptionnel. En l’absence de ces différentes conditions, les frais engagés devront être soumis à cotisations sociales.

Mode de remboursement des frais de repas

Comme cela est le cas en matière de remboursement de frais professionnels, l’employeur pourra rembourser le salarié de deux manières possibles :

• Via un remboursement correspondant à la dépense engagée au travers la présentation d’un justificatif.
• Via le versement d’une indemnité forfaitaire / Indemnité repas – (21,10 euros en 2025).

A noter que c’est le montant de l’indemnité forfaitaire qui permettra de savoir si l’allocation versée peut-être déduite partiellement ou totalement de l’assiette des cotisations sociales.

Bon à savoir : Le montant de l’indemnité forfaitaire de frais de repas au restaurant est revalorisé chaque année.

Charge de la preuve de l’empêchement ou du caractère exceptionnel

C’est à l’employeur qu’il incombe la responsabilité de produire les justificatifs et de démontrer les circonstances particulières qui ont conduit le ou les salariés à prendre leur repas au restaurant – ( Cass.soc 13 mai 1985 n°83-15.711).

Cette preuve peut se faire par tout moyen, elle peut concernée toute l’entreprise ou un seul salarié.

Bon à savoir : A noter que l’usage d’une profession peut influencer l’acceptation ou non du fait de prendre son repas à l’extérieur.

En principe, la simple justification ne peut suffire à prouver les conditions particulières ayant conduit à déjeuner à l’extérieur – (  Cass.soc 5 novembre 1986 n°84-14.159).

Fascicule mis à jour le 14 janvier 2025.

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