CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT10
ARTICLE 2.1 - Composition du CSE d’établissement10
1.Nombre de membres du CSE d’établissement10 2.Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants11 3.Bureau du CSE d’établissement11
ARTICLE 2.2 - Attributions et fonctionnement du CSE d’établissement11
1.Attributions11 2.Fonctionnement12 Nombre et fréquence des réunions12 Fixation et communication de l’ordre du jour12 Recours à la visioconférence13 Procès-verbaux des réunions14
ARTICLE 2.3 – Commissions du CSE d’établissement15
1.Commission Santé, Sécurité, Conditions de travail (SSCT) d’établissement15 Composition de la Commission SSCT d’établissement15 Attributions de la Commission SSCT d’établissement déléguées par le CSE d’établissement16 Nombre et fréquence des réunions de la Commission SSCT d’établissement16 Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission SSCT d’établissement16 Recours à la visioconférence16 Moyens de la Commission SSCT d’établissement17 Compte rendu de la Commission SSCT d’établissement17 2.Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement17 Composition de la Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement17 Attributions de la Commission Activités Sociales et Culturelles d'établissement18 Moyens de la Commission Activités Sociales et Culturelles d'établissement18
ARTICLE 2.4 – Moyens du CSE d’établissement18
1.Crédit d’heures de délégation18 2.Temps de réunion et de déplacement pour les réunions convoquées par la Direction20 3.Local et matériel20 4.Formations21 5.Moyens de communication21 Boîte aux lettres électronique21 CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL23
ARTICLE 3.1- Composition du CSE Central23
1.Nombre de membres du CSE Central23 2.Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants24 3.Bureau du CSE Central24
ARTICLE 3.2 – Attributions et fonctionnement du CSE Central24
1.Attributions24 2.Fonctionnement25 Nombre et fréquence des réunions25 Fixation et communication de l’ordre du jour25 Recours à la visioconférence25 Procès-verbal des réunions25
ARTICLE 3.3 – Commissions du CSE central26
1.Commission Sante, Sécurité, Conditions de travail Centrale (Commission SSCT Centrale)26 Composition de la Commission SSCT Centrale26 Attributions de la Commission SSCT Centrale déléguées par le CSE Central27 Nombre et fréquence des réunions de la Commission SSCT Centrale27 Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission SSCT Centrale28 Recours à la visioconférence pour les réunions de la Commission SSCT Centrale28 Moyens de la Commission SSCT Centrale28 Compte rendu de la Commission SSCT Centrale28 2.Commission Economique Centrale28 Composition de la Commission Economique Centrale28 Attributions de la Commission Economique Centrale29 Nombre et fréquence des réunions de la Commission Economique Centrale29 Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission Economique Centrale29 Moyens de la Commission Economique Centrale30 Recours à la visioconférence30 Compte-rendu30 3.Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale30 Composition de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale30 Attributions de la Commission de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale31 Nombre et fréquence des réunions de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale31 Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale31 Moyens de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale31 Recours à la visioconférence31 Les membres de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.31 Compte-rendu32 4.Commission d’information et d’aide au logement Centrale32 Composition de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale32 Attributions de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale32 Nombre et fréquence des réunions de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale33 5.Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale33 Composition de la Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale33 Attributions de la Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale33
ARTICLE 3.4 – Moyens du CSE Central34
1.Crédit d’heures de délégation34 2.Temps de réunion et de déplacement pour les réunions convoquées par l’employeur34 3.Le local du CSE Central35 4.Moyens de communication35
CHAPITRE 4 – PROCEDURE D’INFORMATION-CONSULTATION ET MODALITES D’ARTICULATION DES CSE D’ETABLISSEMENT ET DU CSE CENTRAL36
ARTICLE 4.1 – Gestion des informations-consultations récurrentes36
ARTICLE 4.2 – Gestion des informations-consultations ponctuelles des CSE d’établissement et du CSE Central37
ARTICLE 4.3 – Délais préfixes de consultation37
ARTICLE 4.4 – Expertises des CSE38
CHAPITRE 5 – ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES ET BUDGET DE FONCTIONNEMENT40
ARTICLE 5.1 – Montant de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles40
ARTICLE 5.2 – Montant de la contribution patronale au budget de fonctionnement40
ARTICLE 5.3 – Calendrier de versement40
CHAPITRE 6 – REPRESENTANTS DE PROXIMITE41
ARTICLE 6.1 – Périmètre de mise en place et nombre de représentants de proximité41
ARTICLE 6.2 – Modalités de désignation des représentants de proximité41
ARTICLE 6.3 – Attributions des représentants de proximité42
ARTICLE 7.2. Modalités d’organisation des opérations de vote par voie électronique44
1.Recours à un prestataire extérieur44 2.Protocole d’accord préélectoral44 3.Expertise et respect du RGPD44 4.Information et formation44 5.Etablissement des fichiers45 6.Programmation du site45 7.Cellule d’assistance technique et sécurité46
ARTICLE 7.3. Déroulement des opérations de vote46
1.Lieu et temps du scrutin46 2.Modalités d’accès au serveur de vote47 3.Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin47
ARTICLE 7.4 Clôture et résultats47
1.Clôture47 2.Opérations de dépouillement47 3.Délais de recours et destruction des données48
CHAPITRE 8 - ORGANISATIONS SYNDICALES49
ARTICLE 8.1 – Représentation syndicale au sein de l’UES CDC Habitat49
1.Représentation syndicale au niveau de l’UES CDC Habitat49 2.Représentation syndicale au niveau des établissements au sens du CSE dans l’UES CDC Habitat49
ARTICLE 8.2 – Missions des Délégués Syndicaux de l’UES CDC Habitat49
ARTICLE 8.3 – Délégation syndicale pour les négociations collectives49
ARTICLE 8.4 – Exercice du droit syndical dans l’UES50
1.Crédit d’heures50 2.Temps de réunion et de déplacement et les frais de déplacement pour les réunions convoquées par la Direction51 3.Budget de fonctionnement51 4.Locaux syndicaux51 5.Moyens complémentaires52
ARTICLE 8.5 – Expression syndicale52
1.Espace syndical accessible depuis l’Intranet52 Mise en œuvre de l’espace syndical52 Contenu de l’espace syndical52 Inscription53 Litige53 2.Messagerie électronique professionnelle53 3.Affichage syndical54 4.Tracts, journaux, informations syndicales54
ARTICLE 9.1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord55
ARTICLE 9.2 – Procédure de révision, de dénonciation et d’adhésion de l’accord55
ARTICLE 9.3 - Règlement des différents et interprétation de l’accord56
ARTICLE 9.4 – Dépôt et publicité56
ANNEXE 1 – LISTES DES SOCIETES COMPOSANT L’UES58
ANNEXE 2 – PROJECTION A TITRE INFORMATIF DU NOMBRE DE SIEGES59
ANNEXE 3 – SYNTHESE DES CREDITS D’HEURES DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN DE L’UES CDC HABITAT60
ANNEXE 4 – FORMATIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL62
ANNEXE 5 - CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU CSE64
PREAMBULE65
1.NATURE DU CAHIER DES CHARGES66
1.1Principes de l’élection :66
1.2Vote Electronique :66
2.INTERVENANTS67
2.1Organisation des élections67
2.2Le prestataire67
2.2.1Références67
2.2.2Coordination, suivi de l’opération et garanties67
3.DEFINITION DU BESOIN68
3.1Fonctionnalités générales attendues68
3.2Contraintes68
3.3La plate-forme de vote électronique69
3.3.1Disponibilité de la plate-forme70
3.3.2Accessibilité de la plate-forme70
3.3.3Accès au système de vote71
3.3.4Recette71
3.3.5Maintenance71
3.3.6Fonctionnalités du système de vote électronique71
3.4Mise en place d’un processus électoral72
3.4.1Moyens d’identification et d'authentification72
3.4.2Écrans de vote72
3.4.3Paramétrage de l’élection73
3.4.4Interface de contrôle73
3.4.5Formation74
3.4.6Tests et recette74
3.4.7Ouverture de l’élection électronique74
3.4.8Période de vote75
3.4.9Clôture de l’élection électronique75
3.4.10Dépouillement des urnes électroniques75
4.ASSISTANCE76
4.1Aux électeurs76
4.2A la Direction des Ressources Humaines76
4.3Documentation76
PREAMBULE
Un premier accord collectif relatif à l’organisation du dialogue social au sein de l’UES CDC Habitat a été conclu le 2 janvier 2019. Cet accord accompagnait la mise en place du plan de transformation « Trajectoire 2022 » et la création de l’UES CDC HABITAT ainsi que la réforme des institutions représentatives du personnel avec la mise en place des CSE (Comité Social et Economique).
La liste des sociétés composant l’UES CDC HABITAT est annexée au présent accord (Annexe 1).
Les élections professionnelles seront organisées en application du protocole d’accord préélectoral et du présent accord.
Fortes d’un premier retour d’expérience concernant l’application de l’accord de 2019 et de la première mandature des CSE, la direction et les organisations syndicales représentatives se sont ainsi rencontrées afin d’en ajuster certaines dispositions et de convenir des dispositions qui suivent.
Les parties conviennent que le présent accord vient réviser les précédentes dispositions de l’accord collectif relatif à l’organisation du dialogue social au sein de l’UES CDC HABITAT conclu le 2 janvier 2019 et s’y substitue dans son intégralité.
CHAPITRE 1 – PERIMETRE DE MISE EN PLACE DES CSE D’ETABLISSEMENT
ARTICLE 1.1 – Définition des établissements distincts au sens des CSE d’établissement
Les parties s’accordent pour définir l’établissement distinct comme une unité de travail territoriale regroupant plusieurs salariés des entreprises composant l’UES CDC Habitat basés sur un secteur géographique déterminé.
Le critère géographique est le critère déterminant de ce découpage, sauf pour les périmètre Nord-Est et Sud-Ouest qui n’intègrent pas :
la société Sainte-Barbe et l’Etablissement Administratif de Montpellier (EAM);
le GIE Centre Contact Client qui est rattaché à l’Etablissement administratif de Montpellier.
Cette notion d’établissement distinct est une notion de droit social visant à définir une représentation commune du personnel. Elle ne se confond pas avec les notions d’établissement, de société ou de groupement d’intérêts économiques telles que définies par le code de commerce.
ARTICLE 1.2 – Découpage de l’UES CDC Habitat en 8 CSE d’établissement
L’UES CDC Habitat est composée de 8 CSE d’établissements distincts définis ci-après.
CSE d’établissement Auvergne Rhône-Alpes
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social basés géographiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 1. Ain ; 3. Allier ; 7. Ardèche ; 15. Cantal ; 26. Drôme ; 38. Isère ; 42. Loire ; 43. Haute-Loire ; 63. Puy-de-Dôme ; 69. Rhône ; 73. Savoie ; 74. Haute-Savoie.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Lyon.
CSE d’établissement Grand-Ouest
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social basés géographiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 14. Calvados ; 18. Cher ; 22. Côtes-d'Armor ; 27. Eure ; 28. Eure-et-Loir ; 29. Finistère ; 35. Ille-et-Vilaine ; 36. Indre ; 37. Indre-et-Loire ; 41.Loir-et-Cher ; 44. Loire-Atlantique ; 45. Loiret ; 49. Maine-et-Loire ; 50. Manche ; 53. Mayenne ; 56. Morbihan ; 61. Orne ; 72. Sarthe ; 76. Seine-Maritime ; 85. Vendée
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Nantes.
CSE d’établissement Ile-de-France
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social, basés physiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 75. Paris ; 77. Seine-et-Marne ; 78. Yvelines ; 91. Essonne ; 92. Hauts-de-Seine ; 93. Seine-Saint-Denis ; 94. Val-de-Marne ; 95. Val-d'Oise.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Paris.
CSE d’établissement Nord-Est
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social, à l’exception des équipes du centre d’appel de Dijon, basés physiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 2. Aisne ; 8. Ardennes ; 10. Aube ; 20. Côte-d’Or ; 25. Doubs ; 39. Jura ; 51. Marne ; 52. Haute-Marne ; 54. Meurthe-et-Moselle ; 55. Meuse ; 57. Moselle ; 58. Nièvre ; 59. Nord ; 60. Oise ; 62. Pas-de-Calais ; 67. Bas-Rhin ; 68. Haut-Rhin ; 70. Haute-Saône ; 71. Saône-et-Loire ; 80. Somme ; 88. Vosges ; 89. Yonne ; 90. Territoire de Belfort.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Strasbourg.
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social basés physiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 2A. Corse-du-Sud ; 2B. Haute-Corse ; 4. Alpes-de-Haute-Provence ; 5. Hautes-Alpes ; 6. Alpes-Maritimes ; 13. Bouches-du-Rhône ; 83. Var ; 84. Vaucluse.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Marseille.
CSE d’établissement Sud-Ouest
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés des entreprises CDC Habitat et CDC Habitat Social, à l’exception des équipes de l’établissement administratif de Montpellier et du centre d’appel de Montpellier, basés physiquement dans les départements suivants quel que soit leur rattachement hiérarchique : 9. Ariège ; 11. Aude ; 12. Aveyron ; 16. Charente ; 17. Charente-Maritime ; 19. Corrèze ; 23. Creuse ; 24. Dordogne ; 30. Gard ; 31. Haute-Garonne ; 32. Gers; 33. Gironde ; 34. Hérault ; 40. Landes ; 46. Lot ; 47. Lot-et-Garonne ; 48. Lozère ; 64. Pyrénées-Atlantiques ; 65. Hautes-Pyrénées ; 66. Pyrénées-Orientales ; 79. Deux-Sèvres ; 81. Tarn ; 82. Tarn-et-Garonne ; 86. Vienne ; 87. Haute-Vienne.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Bordeaux.
CSE d’établissement EAM
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés de l’entreprise CDC Habitat et de CDC Habitat Social et du GIE Centre Contacts Client, basés physiquement à l’établissement administratif de Montpellier et aux centres d’appels de Dijon et Montpellier.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Montpellier.
CSE d’établissement Sainte-Barbe
Ce CSE d’établissement regroupe les salariés de l’entreprise Sainte-Barbe et les salariés de CDC Habitat et de CDC Habitat Social basés physiquement à la Sainte Barbe.
A titre informatif, à la date de signature de l’accord, le site principal de cet établissement est situé à Freyming-Merlebach.
CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT
ARTICLE 2.1 - Composition du CSE d’établissement
Nombre de membres du CSE d’établissement
Chaque CSE d’établissement est présidé par l’employeur, ou son représentant, assisté de maximum trois collaborateurs. Le Président en accord avec le Secrétaire, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour, et réciproquement.
A titre dérogatoire et pour un bon fonctionnement de l’instance, compte tenu du périmètre du du CSE IDF, le Président du CSE IDF sera assisté d’un Président adjoint, représentant de la DRHG, et de 3 autres collaborateurs.
Le nombre de représentants élus au sein de ces 8 CSE d’établissement est déterminé par le protocole d’accord préélectoral en considération de l’effectif de son périmètre, en application du Code du travail.
Chaque CSE d’établissement est composé d’un nombre égal de titulaires et de suppléants.
A titre purement informatif, à la date de signature du présent accord, la projection des effectifs par établissements avec le nombre de membres titulaires et suppléants sur la base des dispositions légales est annexée au présent accord (Annexe 2).
Les parties conviennent de majorer de 20 % arrondi à l’entier supérieur, le nombre de membres titulaires et suppléants prévu légalement en fonction des effectifs de chaque CSE. A titre purement informatif, à la date de signature du présent accord, la projection des effectifs par établissements et du nombre de membres titulaires et suppléants est annexée au présent accord (Annexe 2).
Pendant la durée des mandats, fixée à 4 ans, il est possible qu’un titulaire ne puisse pas continuer à tenir ses fonctions ou soit momentanément absent. Dans ces hypothèses, il est alors remplacé par un suppléant dans les conditions prévues par le Code du travail.
Lorsqu'un membre titulaire cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie (au sens CSP).
S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.
Il en résulte que, en l'absence de suppléant de la même catégorie, le remplacement est assuré en priorité par un suppléant d'une autre catégorie appartenant au même collège, présenté par la même organisation syndicale, à défaut, par un suppléant d'un autre collège présenté par cette même organisation, à défaut par un candidat non élu répondant à cette condition de présentation syndicale.
En cas de remplacement pérenne, une délibération du CSE entérine le remplacement conformément à ces règles qui sont d’ordre public.
En cas de remplacement temporaire, la règle d’ordre public est rappelée par le Président lors de la séance.
Chaque organisation syndicale représentative dans l'établissement peut désigner conformément aux dispositions légales un représentant syndical au CSE d’établissement. Il assiste aux réunions.
Lors des réunions des CSE d’établissement portant sur les thèmes liés à la santé au travail, le ou les médecin(s) du travail, le ou les agent(s) de contrôle de l’inspection du travail et les agents des services de prévention des CARSAT devront également être invités.
Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants
Conformément aux dispositions du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en cas d’absence des titulaires. Toutefois afin de pouvoir se porter candidat aux commissions du CSE d’établissement ou au CSE Central les membres suppléants sont invités à participer à la réunion constituante du CSE.
Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires et, afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, reçoivent les convocations à titre informatif.
Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE d’établissement, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE d’établissement dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son organisation syndicale ou d’un autre membre de sa liste, le suppléant de droit, le Secrétaire ainsi que le Président du CSE d’établissement. Le titulaire absent est remplacé par le suppléant pour toute la durée de la réunion.
Afin de faciliter les remplacements, un tableau d’ordre de suppléance est établi en début de mandature et actualisé à chaque fin de mandat d’élu afin de faciliter l’organisation des remplacements et des votes par le Secrétaire et le Président du CSE d’établissement.
Bureau du CSE d’établissement
Chaque CSE désigne, par un scrutin uninominal à un tour à la majorité des voix valablement exprimées, un Secrétaire et un Trésorier parmi ses membres titulaires.
Afin de faciliter l’exercice de leurs attributions, le règlement intérieur du CSE peut prévoir la désignation d’un Secrétaire adjoint et d’un Trésorier adjoint parmi ses membres élus.
ARTICLE 2.2 - Attributions et fonctionnement du CSE d’établissement
Attributions
Le CSE d’établissement a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.
Chaque CSE d’établissement présente les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et aux autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise. Il exerce les attributions qui relèvent du champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. Le CSE d’établissement délègue, tout ou partie de ses attributions non-consultatives en matière de santé, sécurité et conditions de travail à sa commission Santé, Sécurité et Conditions de travail (cf. article 2.3.1).
Le CSE d’établissement est seul consulté sur les projets décidés au niveau de ce seul établissement. Il est également consulté sur les déclinaisons et mesures d’adaptation régionales des projets nationaux. L’articulation entre les prérogatives du CSE d’établissement et du CSE Central est précisée ci-après.
Chaque CSE désigne un référent en matière de lutte contre le harcèlement et les agissements sexistes parmi les membres de la CSSCT pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus. Ce référent bénéficiera d’une formation spécifique comme indiqué dans le tableau annexé au présent accord.
Fonctionnement
Nombre et fréquence des réunions
Chaque CSE d’établissement se réunit à l’initiative de son Président une fois par mois. Ce nombre de réunion peut être adapté en fonction de l’actualité, en concertation avec le Secrétaire.
Au moins 4 réunions du CSE d’établissement portent chaque année en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
Le CSE d’établissement peut se réunir en réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres ayant voix délibérative ou de son Président ainsi que dans les conditions prévues à l’article L. 2315-27 al.2.
Les réunions ordinaires ou exceptionnelles se tiennent jusqu’à épuisement de l’ordre du jour, sauf accord du Président et de la majorité des élus titulaires présents.
Fixation et communication de l’ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion du CSE d’établissement est établi conjointement par le Président et le Secrétaire, sans préjudice du droit pour le Président d’y inscrire unilatéralement les points sur lesquels l’information ou la consultation du CSE d’établissement est requise.
La convocation à cette réunion, accompagnée de l’ordre du jour et du lien pour accéder aux documents associés, est transmise par courriel par la Direction au moins 7 jours calendaires avant la réunion prévue. En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire.
La séance porte sur les points inscrits à l’ordre du jour de l’instance ; les questions diverses permettent d’aborder, le cas échéant, des éléments d’actualité le nécessitant.
Recours à la visioconférence
Les membres du CSE qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, conformément aux dispositions légales, l’employeur peut imposer la tenue de réunions de CSE par visioconférence dans la limite de 3 par année civile (Article L. 2315-4 du Code du travail).
Par ailleurs, les réunions de CSE peuvent également se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les cas suivants uniquement :
CSE extraordinaire ;
Situations d’intempéries rendant les déplacements impossibles ;
Paralysie des moyens de transport pour un nombre significatif d’élus;
État d’urgence ou respect des prescriptions au titre des mesures prises par les pouvoirs publics notamment sanitaires ou au titre du plan de continuité de l’activité ;
Indisponibilité exceptionnelle des locaux résultant d’une situation accidentelle.
Dans ces cas, l’intégralité des membres du CSE assistent à la réunion du CSE à distance.
Lorsque la réunion est tenue par visioconférence via l’outil dédié ou par conférence téléphonique elle obéit aux règles de sécurité juridique suivantes :
Le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations ;
Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret au sein du CSE, le dispositif de vote mis en œuvre répond aux conditions prévues au troisième alinéa de l’article D. 2315-1 du Code du travail à savoir :
La garantie que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote ;
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Concernant l’information des membres :
Le Président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par visioconférence via l’outil dédié ou par conférence téléphonique ;
Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.
La réunion se déroule conformément aux étapes prévues à l’article D. 2315-2 du Code du travail à savoir :
L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisants ;
Dans l’hypothèse d’un vote à bulletin secret, le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion du CSE
afin d’éviter aux intervenants internes ou externes de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de l’instance.
Procès-verbaux des réunions
Le procès-verbal (PV) de la réunion est établi par le Secrétaire du CSE et communiqué au Président et aux membres du CSE au moins 7 jours calendaires avant la réunion suivante.
Chaque destinataire peut faire connaître au Secrétaire du CSE ses observations en vue de l’approbation en séance au plus tard la veille de la réunion plénière du comité.
Le procès-verbal est approuvé en séance plénière. Le Secrétaire est en charge de sa transmission.
La Direction prend en charge le coût de rédaction des procès-verbaux des réunions plénières du CSE. Cette rédaction est assurée par un prestataire extérieur soumis à une stricte obligation de confidentialité.
La rédaction des procès-verbaux étant de la responsabilité du Secrétaire du CSE, le lien d’accès au fichier audio de cet enregistrement sera strictement mis à sa disposition avec un accès unique pour celui-ci (identifiant personnel confidentiel non cessible et non transmissible). Les enregistrements ne peuvent être écoutés en interne que par le Président, les membres élus et les représentants syndicaux en présence du secrétaire soit dans le local du CSE, soit dans la salle de la réunion préparatoire. Il sera par conséquent indispensable de faire une demande préalable au Secrétaire avant le prochain CSE. Pour des raisons de disponibilité et de plannings, le demandeur s’assurera d’apporter ses propres écouteurs ou casque pour une écoute claire et intelligible et éviter tout bruit externe. Tout autre enregistrement de quelque forme que ce soit y compris lorsqu’on réécoute l’enregistrement est strictement interdit. En tout état de cause, les enregistrements sont détruits 3 mois après l'adoption du procès-verbal définitif.
ARTICLE 2.3 – Commissions du CSE d’établissement
Chaque CSE d’établissement, indépendamment de son effectif, met en place, dans les conditions précisées par le présent article, une Commission Santé, Sécurité, Conditions de travail et une commission Activités Sociales et Culturelles.
Commission Santé, Sécurité, Conditions de travail (SSCT) d’établissement
Composition de la Commission SSCT d’établissement
La Commission SSCT d’établissement est présidée par le Président du CSE d’établissement, ou son représentant. Il peut être assisté de trois collaborateurs. Le Président en accord avec le Secrétaire de la commission, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour et réciproquement.
La Commission SSCT d’établissement comprend un nombre de membres déterminés en fonction de l’effectif de l’établissement :
Effectifs
Nombre de membres
Moins de 200 3 membres de 201 à 500 5 membres de 501 à 1000 6 membres de 1 001 à 2 000 9 membres Plus de 2 000 10 membres
Concernant la représentation des différents collèges, la composition de la commission respectera l’article L. 2315-39 alinéa 2 du Code du Travail, étant précisé que la CSSCT comprend au moins un représentant du collège cadre.
Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE d’établissement.
Le secrétaire de la commission est obligatoirement un membre titulaire du CSE. Il est désigné par les membres de la commission dont il fait partie, et la représente à ce titre auprès de la Direction.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE d’établissement seront invités lors de la réunion suivant immédiatement la vacance à désigner le remplaçant selon les mêmes modalités que celles décrites précédemment.
Seront également obligatoirement invités à la Commission SSCT d’établissement :
le ou les médecin(s) du travail ;
le ou les agent(s) de contrôle de l’inspection du travail ;
les agents des services de prévention des CARSAT.
Attributions de la Commission SSCT d’établissement déléguées par le CSE d’établissement
La commission SSCT d’établissement se voit confier, en application du présent accord :
La réalisation d’enquête en cas de survenance d’un accident ou incident grave sur un site compris dans le champ territorial du CSE d’établissement ;
Le pouvoir de procéder à des inspections sur site.
La Commission SSCT d’établissement a pour principal objet de préparer les travaux du CSE consacrés à la santé, la sécurité et aux conditions de travail des collaborateurs.
Lorsque le CSE d’établissement est consulté sur un projet important ayant des conséquences sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail des salariés du périmètre couvert par la Commission SSCT d’établissement, le Président de la commission SSCT d’établissement peut décider de la convoquer en amont de la réunion plénière du CSE d’établissement. Si le président ne le fait pas, le CSE d’établissement peut demander, lors de la première réunion au cours de laquelle il est informé en vue de sa consultation sur ledit projet important, l’éclairage de la Commission d’établissement.
Le CSE d’établissement, peut, en application des dispositions légales, préciser dans son règlement intérieur, les missions qu’il entend confier à la Commission SSCT, en sus de celles indiquées ci-dessus.
Les travaux de la commission doivent s’articuler et respecter les délais de consultations des instances.
Les délégations visées au présent article ne peuvent en aucun cas attribuer à la Commission SSCT d’établissement le pouvoir de désigner un expert, ni celui d’émettre un avis.
Nombre et fréquence des réunions de la Commission SSCT d’établissement
La Commission SSCT d’établissement se réunit à l’initiative du Président au moins une fois par trimestre et autant de fois que ses attributions le nécessitent sur convocation de son Président. Le Commission SSCT d’établissement peut également se réunir de façon exceptionnelle avec l’accord du Président à la demande de la majorité de ses membres.
Le Secrétaire de la Commission SSCT présente dans la mesure du possible aux membres du CSE d’établissement, les observations ou recommandations de la commission lors de la réunion suivante du CSE concerné par les questions traitées.
Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission SSCT d’établissement
L’ordre du jour de chaque réunion de la Commission SSCT d’établissement est établi par le Président conjointement avec le Secrétaire de la Commission.
La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour ainsi que les documents associés sont mis à la disposition des membres de la commission au moins 7 jours calendaires avant la réunion. La Direction informe par courriel l’ensemble des membres du CSE. En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire
Recours à la visioconférence
Les membres de la Commission SSCT qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, les réunions de la commission SSCT peuvent se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les mêmes cas et conditions de sécurité juridique que celles du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion de la Commission SSCT afin d’éviter aux intervenants internes ou externes de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de la commission.
Moyens de la Commission SSCT d’établissement
Chaque membre de la commission SSCT d’établissement dispose d’un crédit d’heures de délégation en fonction des effectifs. Ce crédit d’heures est en sus de leur crédit d’heures de délégation au titre d’autres mandats de représentant du personnel.
Effectifs
Crédit d’heures
Moins de 200 10 h / mois de 201 à 500 20 h / mois de 501 à 1000 20 h / mois de 1 001 à 2 000 25 h / mois Plus de 2 000 30 h / mois
Ces heures de délégation ne peuvent être mutualisées qu’entre les membres de ladite commission. Cette mutualisation doit être formalisée en amont et de façon explicite à la Direction, avec l’accord écrit des représentants du personnel concerné. La mutualisation ne peut toutefois conduire les membres à disposer dans le mois de plus de deux fois le crédit d'heures de délégation dont ils devraient disposer en application des dispositions du présent accord. En cas de mutualisation, les membres de la CSSCT doivent en informer l'employeur avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l'identité des membres et le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.
Les enquêtes en cas de survenance d’un accident ou incident grave sur un site compris dans le champ territorial du CSE d’établissement ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.
Compte rendu de la Commission SSCT d’établissement
Les travaux confiés à la commission font l’objet d’un compte-rendu écrit par le Secrétaire de la Commission SSCT d’établissement lors de la réunion du CSE d’établissement.
Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement
Composition de la Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement
Le nombre de membres de la commission Activités Sociales et Culturelles (ASC) d’établissement est fixé dans le règlement intérieur.
Le Secrétaire de la commission et ses autres membres sont désignés par un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour par le CSE d’établissement parmi ses membres titulaires ou suppléants par une élection par les membres titulaires du CSE d’établissement et les membres suppléants qui remplacent des membres titulaires.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE d’établissement.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE d’établissement seront invités lors de la réunion suivant immédiatement la vacance à désigner le remplaçant selon les mêmes modalités que celles décrites précédemment.
Attributions de la Commission Activités Sociales et Culturelles d'établissement
La commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement gère les activités sociales et culturelles pour le CSE d’établissement.
Le CSE d’établissement, peut, préciser dans son règlement intérieur, ses modalités de fonctionnement ainsi que les missions qu’il entend confier à cette commission.
Moyens de la Commission Activités Sociales et Culturelles d'établissement
La Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement bénéficie d’un crédit d’heures annuel selon l’effectif du CSE :
Effectifs
Crédit d’heures
Moins de 200 360 h / an de 201 à 500 600 h / an de 501 à 1000 720 h / an de 1 001 à 2 000 960 h / an Plus de 2 000 1 200 h / an
Ce crédit d’heures est à répartir entre les différents membres de la Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement.
En sus de ces heures, le Secrétaire de la Commission Activités Sociales et Culturelles d’établissement bénéficie :
de 10 heures de délégation par mois jusqu’à 2000 salariés ;
de 20 heures de délégation par mois au-delà de 2000 salariés.
ARTICLE 2.4 – Moyens du CSE d’établissement
Crédit d’heures de délégation
Chaque membre titulaire des CSE d’établissement bénéficie du crédit d’heures prévu par les dispositions légales en fonction de l’effectif du CSE d’établissement majoré au maximum de 20 % arrondi à l’entier supérieur.
A titre purement informatif, à la date de signature du présent accord, la projection des effectifs par établissements permet d’attribuer les crédits d’heures suivants :
CSE d'établissement
Effectif
Crédit d’heures
Membres titulaires
CSE Auvergne Rhône-Alpes 263,4 27 h / mois CSE Etablissement Administratif de Montpellier 412,40 27 h / mois CSE Grand-Ouest 392,1 27 h / mois CSE Ile-de-France 2433,9 32 h / mois CSE Nord-Est 288,8 27 h / mois CSE Provence-Alpes-Côte d'Azur Corse 372,5 27 h / mois CSE Sainte Barbe 126,7 26 h / mois CSE Sud-Ouest 312,9 27 h / mois
Projection à titre informatif
Dans les établissements d’au moins 300 salariés, les représentants syndicaux aux CSE ont un crédit d’heures de 20 heures par mois. Dans les établissements de moins de 300 salariés, les délégués syndicaux d’établissement assurent le rôle de représentant syndical au CSE d’établissement.
Les membres titulaires du CSE peuvent mutualiser leurs heures de délégation dans les conditions prévues par la loi. Cette mutualisation doit être formalisée en amont et de façon explicite à la Direction, avec l’accord écrit des deux représentants du personnel.
Le Secrétaire et le Trésorier du CSE d’établissement dispose respectivement d’un crédit mensuel complémentaire en fonction de l’effectif du CSE :
Effectifs
Crédit d’heures mensuel
Secrétaire CSE
Crédit d’heures mensuel
Trésorier CSE
Moins de 500 20 h / mois 15 h / mois de 501 à 1000 30 h / mois 20 h / mois de 1 001 à 2 000 50 h / mois 35 h / mois Plus de 2 000 65 h / mois 45 h / mois
Le crédits d’heures du Secrétaire et du Trésorier du CSE sont transférables selon les besoins à leurs adjoints. Ce transfert sur une année civile doit être formalisée en amont et de façon explicite à la Direction, avec l’accord écrit des deux représentants du personnel.
Un système numérique de gestion de bon de délégation est mis en place à l’initiative de l’entreprise par souci de transparence. Son utilisation est fortement recommandée. Les heures de délégation ne sont pas soumises à validation du manager. Il s’agit d’une simple information préalable sur les heures prévisionnelles de départ et de retour qui permet au manager de mieux appréhender le fonctionnement de son service. Le salarié doit prévenir son manager de son absence et de la durée de celle-ci dans un délai de prévenance suffisant quand cela est possible. En cas d’absence imprévisible, le salarié doit informer son manager de son absence et la régulariser à son retour. La Direction veillera à saisir dans les agendas Outlook les absences prévisibles liées par exemple aux réunions connues à l’avance (CSE, négociations, ). Le salarié veille à faire de même pour les absences qu’il connaît. Les informations saisies permettront également de suivre le pourcentage d’activité professionnelle tel qu’il a été indiqué dans l'entretien de début de mandat et de l’ajuster le cas échéant à la hausse ou à la baisse.
Un tableau récapitulatif de l’ensemble des heures de délégation est annexé au présent accord (Annexe 3).
Temps de réunion et de déplacement pour les réunions convoquées par la Direction
Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur est considéré et rémunéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.
Afin de préparer ces réunions, les membres (titulaires et suppléants) et les représentants syndicaux du CSE peuvent se réunir dans la limite de 3h48 ou d’une demi-journée pour les cadres en forfait-jours par réunion, sans que ce temps soit décompté des crédits heures de délégation mensuels. Ce temps de préparation est assimilé à du temps de travail effectif.
La Direction prend en charge les frais de restauration et de déplacement des membres du CSE liés aux réunions à l’initiative de la Direction ainsi qu’à leurs préparations en amont selon les règles en vigueur au sein de l’UES et sur présentation des justificatifs.
Lorsqu’un déjeuner est pris en charge par la Direction et que le collaborateur bénéficie par ailleurs de tickets restaurants, il veille à le déclarer dans l’outil dédié afin de ne pas avoir une double prise en charge de ses repas.
Les temps de déplacement excédant le temps de trajet habituel (domicile – lieu de travail) pour se rendre aux réunions convoquées par la Direction (y compris pour la réunion préparatoire si elle précède la réunion plénière) sont rémunérés comme du temps de travail effectif et ne sont jamais décomptés des crédits d’heures.
Local et matériel
Un local est mis à la disposition de chaque CSE d’établissement sur le site principal de l’entité dont relève le CSE.
Ce local est aménagé avec le matériel existant dans l’entreprise (ordinateur, imprimante, ligne téléphonique, etc.). Par ailleurs, le CSE dispose de deux ordinateurs portables afin de faciliter la saisie des compte rendus des commissions.
Dans l’hypothèse où le Secrétaire du CSE d’établissement travaille sur un autre site que le site principal de l’entité, un bureau spécifique sera mis à sa disposition dans la mesure du possible.
L’ensemble des membres du CSE bénéficie d’un ordinateur portable lorsqu’il n’en dispose pas déjà d’un à titre professionnel.
L’ensemble des documents utiles pour participer aux réunions du CSE seront mis en ligne via un espace partagé sur le réseau collaboratif de l’entreprise (aujourd’hui : Jalios).
Formations
Les conditions et les modalités de prise en charge des formations destinées aux membres des CSE sont annexées au présent accord (Annexe 4).
Moyens de communication
Boîte aux lettres électronique
Chaque CSE bénéficiera d’une boîte aux lettres électronique dans le cadre de la messagerie professionnelle en place au sein de l’entreprise. Chaque boîte répond à l’adresse suivante :
Elle permettra aux CSE de réceptionner et d’envoyer des messages dans le cadre exclusif de leurs activités sociales et culturelles et de diffuser au personnel de leur périmètre les procès-verbaux des réunions plénières du comité, une fois ceux-ci approuvés.
Les salariés auront la possibilité d’accepter cette communication ou de la refuser via l’option courrier indésirable de leur boîte mail. Cette possibilité devra être rappelée dans chaque communication.
Il est rappelé que les communications collectives ayant notamment la nature de tracts ou de publications syndicales, ainsi que les envois à plusieurs interlocuteurs en utilisant notamment les fonctions « copie invisible » et « copie cachée » ne sont pas autorisés dans le cadre de l’utilisation de cette boîte aux lettres.
Pour chaque CSE, le Secrétaire du CSE donne la liste des personnes habilitées pour accéder à la boîte aux lettres électronique. Afin d’ouvrir les droits d’accès, le nom de ces personnes sera communiqué par écrit à la Direction des relations sociales Groupe.
Il sera également créée une boîte aux lettres électronique pour chaque CSSCT permettant uniquement aux membres du CSE d’échanger avec leur CSSCT et vice-versa dans le cadre exclusif de leurs prérogatives respectives :
Espaces d’affichage électronique sur l’intranet In Vivo
Chaque CSE d’établissement bénéficiera d’un espace d’affichage électronique sur l’intranet de l’entreprise.
Cet espace sera exclusivement dédié à la publication d’informations concernant les activités sociales et culturelles et à la publication des procès-verbaux des réunions plénières, une fois ceux-ci approuvés.
Chaque CSE effectuera la mise à jour de son espace d’information. Le contenu de chaque document stocké ne dépassera pas 50 méga octets, afin d’éviter toute saturation du réseau et lenteurs de navigation. Le Secrétaire du CSE donne la liste des personnes habilitées pour accéder à l’espace d’affichage électronique et à y effectuer des publications. Leur nom sera communiqué par écrit à la Direction des relations sociales Groupe, afin d’ouvrir les droits d’accès
Il est rappelé que l’espace d’information ne peut être que consulté par les salariés et ne constitue pas un forum de discussion.
Les informations diffusées dans cet espace ne devront comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire conformément aux lois et règlements relatifs à la presse, aux droits d’auteur et à la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image.
Enfin, pour la boîte aux lettres électronique, comme pour l’espace d’affichage sur l’Intranet, tout usage non conforme aux règles d’utilisation du présent accord, ainsi qu’à la Charte d’utilisation des ressources des systèmes d’information du groupe CDC Habitat annexé au règlement intérieur pourra donner lieu à la suspension pendant un mois ou, en cas de manquements répétés, à la suppression du moyen de communication susvisé.
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL
ARTICLE 3.1- Composition du CSE Central
Nombre de membres du CSE Central
Le CSE Central de l’UES CDC Habitat est présidé par l’employeur, ou son représentant, assisté de trois collaborateurs. Le Président en accord avec le Secrétaire, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour et réciproquement.
Le CSE Central de l’UES CDC Habitat comprend 11 membres titulaires et 11 membres suppléants dont les sièges seront pourvus entre chaque établissement de la manière suivante :
Effectifs du CES d’établissement
Nombre de titulaires au CSE Central
Nombre de suppléants au CSE Central
Moins de 1 000 salariés 1 1 1 000 salariés et plus 4 4
Ainsi, chacun des CSE d’établissement procède à la désignation de ses représentants au CSE Central, parmi ses membres élus titulaires, dans les proportions et conditions suivantes :
Concernant la représentation des différents collèges, la composition du CSE Central doit respecter l’article L. 2316-5 du Code du Travail.
Cette désignation intervient lors de la réunion de constitution du CSE d’établissement.
Pour l’élection des membres du CSE Central, il n’y a pas lieu de voter par collèges distincts. Seuls les membres titulaires des CSE d’Etablissement sont électeurs.
Une élection dans chaque établissement se fait au scrutin uninominal majoritaire à un tour, c’est à dire que chaque électeur (membre titulaire du CSE) vote en une seule fois pour autant de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir. Le scrutin a lieu à bulletin secret. En cas de partage des voix entre deux candidats, le plus âgé est déclaré élu.
Seuls les titulaires au sein du CSE d’établissement peuvent être désignés en qualité de titulaires ou de suppléants au sein du CSE Central. Les représentants syndicaux aux CSE d’établissement ne participent pas au vote et ne peuvent être éligibles.
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES CDC Habitat peut désigner, conformément aux dispositions légales, un représentant syndical au CSE Central. Il est invité aux réunions plénières.
Les membres du CSE Central sont désignés pour un mandat prenant fin en même temps que celui des élus au CSE d’établissement.
En cas d’indisponibilité ponctuelle d’un membre titulaire du CSE Central, le secrétaire organise en début de séance son remplacement, par un suppléant du même CSE d’établissement. En début de séance, le Secrétaire indique le nom du remplaçant.
Le remplacement pérenne d’un membre titulaire ou suppléant du CSE Central pourra être effectué par un élu titulaire appartenant au même CSE. Une délibération du CSE entérine le remplacement.
Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants
Les suppléants peuvent participer aux réunions plénières du CSE Central et ont accès aux mêmes informations que les titulaires. Lorsque le titulaire est absent le suppléant le remplace en cas de vote.
Bureau du CSE Central
Le CSE Central désigne par un scrutin uninominal à un tour à la majorité des voix valablement exprimées, un Secrétaire et un Trésorier parmi ses membres titulaires.
Afin de faciliter l’exercice de ses attributions, le CSE central désigne également un Secrétaire adjoint et un Trésorier adjoint parmi ses membres titulaires.
Le Secrétaire du CSE Central est en outre en charge des attributions en matière économique. Il est à ce titre membre de droit de la Commission économique centrale.
Le Secrétaire adjoint du CSE Central est en outre en charge des attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Il est à ce titre membre de droit de la Commission santé, sécurité et conditions de travail centrale.
ARTICLE 3.2 – Attributions et fonctionnement du CSE Central
Attributions
Le Comité Social et Economique Central exerce les attributions prévues par le Code du Travail.
Il exerce les attributions qui concernent la marche générale de l’UES CDC Habitat et qui excède les limites des pouvoirs des Présidents des CSE d’établissement.
L’articulation entre les prérogatives des CSE d’établissement et CSE Central est précisée ci-après.
Fonctionnement
Nombre et fréquence des réunions
Le CSE Central se réunit à l’initiative de son Président au minimum trois fois par an. Ce nombre de réunions peut être adapté en fonction de l’actualité, en accord avec le Secrétaire.
Le CSE Central peut se réunir en réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres ayant voix délibérative ou de son Président.
Les réunions ordinaires ou exceptionnelles se tiennent jusqu’à épuisement de l’ordre du jour, sauf accord du Président et de la majorité des élus titulaires.
Fixation et communication de l’ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion du CSE central est établi conjointement par le Président et le Secrétaire, sans préjudice du droit pour le Président d’y inscrire unilatéralement les points sur lesquels l’information ou la consultation du CSE Central est requise.
La convocation à cette réunion, accompagnée de l’ordre du jour et du lien pour accéder aux documents associés est transmise par courriel par la Direction au moins 7 jours calendaires avant la réunion prévue. En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire.
La séance porte sur les points inscrits à l’ordre du jour de l’instance ; les questions diverses permettent d’aborder, le cas échéant, des éléments d’actualité le nécessitant.
Recours à la visioconférence
Les membres du CSE Central qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, conformément aux dispositions légales, l’employeur peut imposer la tenue de réunions de CSE Central par visioconférence dans la limite de 3 par année civile (Article L. 2315-4 du Code du travail).
Par ailleurs, les réunions du CSE Central peuvent se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les mêmes cas et conditions de sécurité juridique que celles du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion du CSE Central afin d’éviter aux intervenants internes ou externes de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de l’instance.
Procès-verbal des réunions
Le procès-verbal (PV) de la réunion est établi par le Secrétaire du CSE et communiqué au Président et aux membres du CSE au moins 7 jours calendaires avant la réunion suivante.
Chaque destinataire peut faire connaître au Secrétaire du CSE ses observations en vue de l’approbation en séance au plus tard la veille de la réunion plénière du comité.
Le procès-verbal est approuvé en séance plénière. Le Secrétaire est en charge de sa transmission.
La Direction prend en charge le coût de rédaction des procès-verbaux des réunions plénières du CSE. Cette rédaction est assurée par un prestataire extérieur soumis à une stricte obligation de confidentialité.
La rédaction des procès-verbaux étant de la responsabilité du Secrétaire du CSE Central, le lien d’accès au fichier audio de cet enregistrement sera strictement mis à sa disposition avec un accès unique pour celui-ci (identifiant personnel confidentiel non cessible et non transmissible). Les enregistrements ne peuvent être écoutés en interne que par le Président, les membres élus et les représentants syndicaux en présence du secrétaire soit dans le local du CSE, soit dans la salle de la réunion préparatoire Il sera par conséquent indispensable de faire une demande préalable au Secrétaire avant le prochain CSE. Pour des raisons de disponibilité et de plannings, le demandeur s’assurera d’apporter ses propres écouteurs ou casque pour une écoute claire et intelligible et éviter tout bruit externe. Tout autre enregistrement de quelque forme que ce soit y compris lorsqu’on réécoute l’enregistrement est strictement interdit. En tout état de cause, les enregistrements sont détruits 3 mois après l'adoption du procès-verbal définitif.
ARTICLE 3.3 – Commissions du CSE central
Le CSE Central met en place, dans les conditions précisées par le présent article :
une Commission Santé, Sécurité, Conditions de travail Centrale ;
une Commission Economique Centrale ;
une Commission Emploi – Formation professionnelle – Egalité professionnelle Centrale ;
une Commission information et aide au logement Centrale ;
une commission Activités Sociales et Culturelles Centrale.
Commission Sante, Sécurité, Conditions de travail Centrale (Commission SSCT Centrale)
Composition de la Commission SSCT Centrale
La Commission SSCT Centrale est présidée par l’employeur, ou son représentant. Il peut être assisté par trois collaborateurs. La Direction en accord avec le Secrétaire de la commission, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour et ce réciproquement.
Outre le Secrétaire adjoint du CSE Central qui est membre de droit de la Commission Centrale SSCT, elle comprend 8 membres (1 par CSE d’établissement), désignés par chaque CSE d’établissement parmi les membres de leur Commission SSCT d’établissement.
Les membres sont désignés par un scrutin uninominal à un tour à la majorité des voix valablement exprimées lors de la réunion constituante du CSE d’établissement.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE Central.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE d’établissement sont invités à désigner le remplaçant en son sein selon les modalités précitées.
Le Secrétaire adjoint du CSE Central est le Secrétaire de la Commission SSCT et la représente à ce titre auprès de la Direction.
Attributions de la Commission SSCT Centrale déléguées par le CSE Central
Elle est compétente pour les questions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail qui concernent des salariés qui relèvent de plusieurs CSE d’établissement.
Lorsque le CSE Central est consulté sur un projet important ayant des conséquences sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail des salariés du périmètre couvert par la Commission SSCT Centrale, le Président de la Commission SSCT Centrale peut décider de la convoquer en amont de la réunion plénière du CSE Central. Si le Président ne le fait pas, le CSE Central peut demander, lors de la première réunion au cours de laquelle il est informé en vue de sa consultation sur ledit projet important, l’éclairage de la Commission SSCT Centrale.
Le CSE Central, peut, en application des dispositions légales, préciser dans le règlement intérieur de son instance, les missions qu’il entend confier à la Commission SSCT Centrale, en sus de celles indiquées ci-dessus.
Les travaux de la commission doivent s’articuler et respecter les délais de consultations des instances.
Les délégations visées au présent article ne peuvent en aucun cas attribuer à la Commission SSCT Centrale le pouvoir de désigner un expert, ni celui d’émettre un avis.
Nombre et fréquence des réunions de la Commission SSCT Centrale
La Commission SSCT Centrale se réunit à l’initiative du Président au moins deux fois par an et autant de fois que ses attributions le nécessitent sur convocation de son Président. La Commission SSCT Centrale peut également se réunir de façon exceptionnelle avec l’accord du Président à la demande de la majorité de ses membres.
Le Secrétaire de la commission présente, dans la mesure du possible, aux membres du CSE Central les observations ou recommandations de la commission lors de la réunion suivante du CSE Central concerné par les questions traitées.
Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission SSCT Centrale
L’ordre du jour de chaque réunion de la Commission SSCT centrale est établi par le Président conjointement avec le Secrétaire de la commission.
La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour ainsi que les documents associés sont mis à la disposition des membres de la commission au moins 7 jours calendaires avant la réunion. La Direction informe par courriel l’ensemble des membres du CSE central.
En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire.
Recours à la visioconférence pour les réunions de la Commission SSCT Centrale
Les membres de la Commission SSCT Centrale qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, les réunions de la Commission SSCT Centrale peuvent se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les mêmes cas et conditions de sécurité juridique que celles du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion de la Commission SSCT Centrale afin d’éviter aux intervenants internes ou externes de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de la commission.
Moyens de la Commission SSCT Centrale
Chaque membre de la Commission SSCT Centrale dispose d’un crédit d’heures de délégation de 40 heures par an, en sus de son crédit d’heures de délégation au titre d’autres mandats de représentant du personnel. Ce crédit d’heures de délégation peut être augmenté en accord avec l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles.
Ces heures de délégation ne peuvent être mutualisées qu’entre les membres de ladite commission. Cette mutualisation doit être formalisée en amont et de façon explicite à la Direction, avec l’accord écrit des deux représentants du personnel.
Compte rendu de la Commission SSCT Centrale
Les travaux confiés à la commission font l’objet d’un compte-rendu écrit par le Secrétaire de la commission présenté lors de la réunion du CSE Central.
Commission Economique Centrale
Composition de la Commission Economique Centrale
La Commission Economique Centrale est présidée par l’employeur, ou son représentant, assisté par trois collaborateurs. La Direction en accord avec le Secrétaire de la commission, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour et réciproquement.
Outre le Secrétaire du CSE Central qui est membre de droit de la Commission Economique Centrale, elle comprend cinq membres. Concernant la représentation des différents collèges, la composition de la commission doit respecter l’article L. 2315-47 alinéa 2 du Code du Travail.
Le Secrétaire du CSE Central est le représentant la Commission Economique Centrale auprès de la Direction.
Les membres sont désignés par un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour lors de la réunion constituante par le CSE central parmi ses membres titulaires ou suppléants par une élection par les membres titulaires du CSE central et les membres suppléants qui remplacent des membres titulaires.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE d’établissement.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE Central sont invités à désigner le remplaçant en son sein selon les modalités précitées.
Le Secrétaire du CSE Central est le Secrétaire de la Commission Economique Centrale et la représente à ce titre auprès de la Direction.
Attributions de la Commission Economique Centrale
Cette commission a pour objet d’étudier l’ensemble des documents économiques et financiers reçus par le comité central dans le cadre de la consultation sur la situation économique des sociétés du périmètre de l’UES.
La commission peut également être en charge, de manière ponctuelle, de toute question que le comité central souhaite lui soumettre.
Les travaux de la commission doivent s’articuler et respecter les délais de consultations des instances.
Nombre et fréquence des réunions de la Commission Economique Centrale
La commission se réunit au minimum deux fois par an et autant de fois que ses attributions le nécessitent sur convocation de son Président. La Commission Economique Centrale peut également se réunir de façon exceptionnelle avec l’accord du Président à la demande de la majorité de ses membres.
Le secrétaire de la commission présente, dans la mesure du possible, aux membres du CSE Central les observations ou recommandations de la commission lors de la réunion suivante du CSE Central concerné par les questions traitées.
Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission Economique Centrale
L’ordre du jour de chaque réunion de la Commission Economique Centrale établi par le Président conjointement avec le Secrétaire de la commission.
La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour ainsi que les documents associés sont mis à la disposition des membres de la commission au moins 7 jours calendaires avant la réunion. La Direction informe par courriel l’ensemble des membres du CSE central. En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire.
Moyens de la Commission Economique Centrale
Chaque membre de la commission dispose d’un crédit d’heures de délégation de 40 heures par an, en sus de son crédit d’heures de délégation au titre d’autres mandats de représentant du personnel.
La commission peut également se faire assister dans ses travaux par l’expert-comptable du CSE Central dans les conditions prévues par la loi.
Recours à la visioconférence
Les membres de la Commission Economique Centrale qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, les réunions de la Commission Economique Centrale peuvent se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les mêmes cas et conditions de sécurité juridique que celles du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion de la Commission Economique Centrale afin d’éviter aux intervenants internes ou externes de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de la commission.
Compte-rendu
Les travaux confiés à la commission font l’objet d’un compte-rendu rédigé par le Secrétaire de la Commission Economique Centrale présenté lors de la réunion du CSE Central.
Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
Composition de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
La commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle du CSE Central est présidée par l’employeur ou son représentant, assisté par trois collaborateurs. La Direction en accord avec le Secrétaire de la commission, se réserve la possibilité d’inviter un intervenant interne ou externe pour présenter un point inscrit à l’ordre du jour et réciproquement.
Elle comprend six membres du CSE Central.
Les membres sont désignés par un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour lors de la réunion constituante par le CSE central parmi ses membres titulaires ou suppléants par une élection par les membres titulaires du CSE Central et les membres suppléants qui remplacent des membres titulaires.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE Central.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE Central sont invités à désigner le remplaçant en son sein selon les modalités précitées.
Un membre de la commission est désigné par les membres de la commission en tant que Secrétaire et la représente à ce titre auprès de la Direction.
Attributions de la Commission de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
La commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle du CSE Central est chargée d'étudier les documents ayant trait à l’emploi, à la formation professionnelle et à l’égalité professionnelle recueillis par le CSE Central et toute question que ce dernier lui soumet sur ces matières.
Les travaux de la commission doivent s’articuler et respecter les délais de consultations des instances.
Nombre et fréquence des réunions de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
La commission se réunit au minimum deux fois par an et autant de fois que ses attributions le nécessitent sur convocation de son Président. La Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale peut également se réunir de façon exceptionnelle avec l’accord du Président à la demande de la majorité de ses membres.
Par ailleurs, un membre de la commission peut être désigné par ses membres pour présenter aux membres du CSE Central les observations ou recommandations de la commission lors de la réunion suivante du CSE Central concerné par les questions traitées.
Fixation et communication de l’ordre du jour de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
L’ordre du jour de chaque réunion de la Commission Emploi Formation Professionnelle Egalité professionnelle centrale est établi par le Président conjointement avec le Secrétaire de la Commission.
La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour ainsi que les documents associés sont mis à la disposition des membres de la commission au moins 7 jours calendaires avant la réunion. La Direction informe par courriel l’ensemble des membres du CSE.
En cas de réunion exceptionnelle, le délai d’envoi est de 3 jours calendaires et peut être réduit par accord entre le Président et le Secrétaire.
Moyens de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale
Chaque membre de la commission dispose d’un crédit d’heures de délégation de 40 heures par an, en sus de son crédit d’heures de délégation au titre d’autres mandats de représentant du personnel.
Recours à la visioconférence
Les membres de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale qui participent à la réunion doivent être physiquement présents.
Toutefois, les réunions de la Commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale peuvent se dérouler à titre exceptionnel après accord entre le Président et le Secrétaire sous forme de visioconférence via un outil dédié ou, en cas d’indisponibilité de cet outil, de conférence téléphonique dans les mêmes cas et conditions de sécurité juridique que celles du CSE.
La visioconférence peut être utilisée lors d’une réunion de la commission Emploi – Formation professionnelle - Egalité professionnelle du CSE central afin d’éviter aux intervenants interne ou externe de se déplacer sur le lieu où se tient la réunion de la commission.
Compte-rendu
Les travaux confiés à la commission font l’objet d’un compte-rendu rédigé par un des membres de la Commission Emploi – Formation professionnelle – Egalité professionnelle Centrale lors de la réunion du CSE Central.
Commission d’information et d’aide au logement Centrale
Composition de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale
La Commission d’information et d’aide au logement Centrale comprend :
8 membres (1 membre par CSE d’établissement), désignés par chaque CSE d’établissement parmi ses membres ;
1 membre du CSE Central, désigné par le CSE Central parmi ses membres
Les membres sont désignés par un scrutin uninominal à un tour à la majorité des voix valablement exprimées lors de la réunion constituante du CSE d’établissement et du CSE Central.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE Central.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE d’établissement sont invités à désigner le remplaçant en son sein selon les modalités précitées.
Le membre désigné par le CSE Central assure le rôle de Secrétaire de la commission et la représente auprès de la Direction.
Un membre du service social est également membre de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale.
La commission d’information et d’aide au logement peut inviter un intervenant interne et/ou externe.
Attributions de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale
La Commission d’information et d’aide au logement Centrale facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.
Ainsi la commission recherche les possibilités d’offre de logement correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation de l’employeur à l’effort de construction et informe les collaborateurs sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Le service social réceptionne l’ensemble des demandes de logements avec l’ensemble des justificatifs nécessaires et assure les ouvertures de droit.
Le CSE Central peut, préciser dans son règlement intérieur les modalités de fonctionnement ainsi que les missions qu’il entend confier à cette commission, en sus de celles indiquées ci-dessus.
Nombre et fréquence des réunions de la Commission d’information et d’aide au logement Centrale
La commission se réunit une fois par mois. Ce temps de réunion est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur les heures de délégation.
Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale
Composition de la Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale
La Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale comprend 3 membres du CSE Central, désigné par le CSE Central parmi ses membres.
Les membres sont désignés par un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour lors de la réunion constituante du CSE Central.
Ils sont désignés pour un mandat de 4 ans prenant fin en même temps que celui des élus au CSE Central.
En cas d’absences prolongées telles que définies dans le règlement intérieur de l’instance ou en cas de démission ou de vacance définitive d’un siège, les membres du CSE d’établissement concernés sont invités à désigner le remplaçant en son sein selon les modalités précitées.
Un membre de la commission est désigné par la commission en tant que Secrétaire et la représente à ce titre auprès de la Direction.
Attributions de la Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale
La Commission Activités Sociales et Culturelles Centrale gère les logements vacances en lien avec les CSE d’établissements. Une convention entre chaque CSE d’établissement et le CSE Central doit définir les modalités de gestion de ces « logements vacances ».
A la date de signature du présent accord, le nombre de « logements vacances » est de 18. La Direction s’attache à maintenir au minimum ce nombre. En outre, la Direction examinera l’évolution des « logements vacances » dans le cadre de l’évolution de l’UES.
Le CSE Central, peut, préciser dans son règlement intérieur, ses modalités de fonctionnement ainsi que les missions qu’il entend confier à cette commission, en sus de celles indiquées ci-dessus.
ARTICLE 3.4 – Moyens du CSE Central
Crédit d’heures de délégation
Chaque membre titulaire et suppléant du CSE Central bénéficie d’un crédit d’heures de 30 heures par an.
Les membres titulaires du CSE Central peuvent mutualiser leurs heures de délégation dans les conditions prévues par la loi. Cette mutualisation doit être formalisée en amont et de façon explicite à la Direction, avec l’accord écrit des deux représentants du personnel.
Le Secrétaire et le Trésorier du CSE Central bénéficient respectivement d’un crédit d’heures supplémentaire de 20 heures et 10 heures par mois.
Le Secrétaire de la Commission
Activités Sociales et Culturelles Centrale bénéficie de 10 heures de délégation par mois.
Les crédits d’heures du Secrétaire et du Trésorier du CSE Central sont transférables selon les besoins à leur adjoint.
Un système numérique de gestion de bon de délégation est mis en place à l’initiative de l’entreprise par souci de transparence. Son utilisation est fortement recommandée. Les heures de délégation ne sont pas soumises à validation du manager. Il s’agit d’une simple information préalable sur les heures prévisionnelles de départ et de retour qui permet au manager de mieux appréhender le fonctionnement de son service. Le salarié doit prévenir son manager de son absence et de la durée de celle-ci dans un délai de prévenance suffisant quand cela est possible. En cas d’absence imprévisible, le salarié doit informer son manager de son absence et la régulariser à son retour. La Direction veillera à saisir dans les agendas Outlook les absences prévisibles liées par exemple aux réunions connues à l’avance (CSE, négociations, ). Le salarié veille à faire de même pour les absences qu’il connaît. Les informations saisies permettront également de suivre le pourcentage d’activité professionnelle tel qu’il a été indiqué dans l'entretien de début de mandat et de l’ajuster le cas échéant à la hausse ou à la baisse.
Un tableau récapitulatif de l’ensemble des heures de délégation est annexé au présent accord (Annexe 3).
Temps de réunion et de déplacement pour les réunions convoquées par l’employeur
Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur est considéré et rémunéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE Central.
Afin de préparer ces réunions, les membres (titulaires & suppléants) et les représentants syndicaux du CSE Central peuvent se réunir dans la limite de 3h48 ou d’une demi-journée pour les cadres en forfait-jours par réunion, sans que ce temps soit décompté des crédits heures de délégation mensuels. Ce temps de préparation est assimilé à du temps de travail effectif.
La Direction prend en charge les frais de restauration et de déplacement des membres du CSE liés aux réunions à l’initiative de la Direction ainsi qu’à leurs préparations en amont selon les règles en vigueur au sein de l’UES et sur présentation des justificatifs.
Lorsqu’un déjeuner est pris en charge par la Direction et que le collaborateur bénéficie par ailleurs de tickets restaurants, il veille à le déclarer dans l’outil dédié afin de ne pas avoir une double prise en charge de ses repas.
Les temps de déplacement excédant le temps de trajet habituel (domicile – lieu de travail) pour se rendre aux réunions convoquées par la Direction (y compris pour la réunion préparatoire si elle précède la réunion plénière) sont rémunérés comme du temps de travail effectif et ne sont jamais décomptés des crédits d’heures.
Le local du CSE Central
Un local est mis à la disposition du CSE Central.
Ce local est aménagé avec le matériel existant dans l’entreprise (ordinateur, imprimante, ligne téléphonique, etc.). Par ailleurs le CSE Central dispose de deux ordinateurs portables afin de faciliter la saisie des CR des commissions. L’ensemble des documents utiles pour participer aux réunions du CSE Central seront mis en ligne via un espace partagé sur le réseau collaboratif de l’entreprise (aujourd’hui : Jalios).
Moyens de communication
Le CSE Central dispose dans les mêmes conditions que les CSE d’établissement d’une boîte aux lettres électronique (CSE Central : cse.central@cdc-habitat.fr) et d’un espace Espaces d’affichage électronique sur l’intranet In Vivo.
CHAPITRE 4 – PROCEDURE D’INFORMATION-CONSULTATION ET MODALITES D’ARTICULATION DES CSE D’ETABLISSEMENT ET DU CSE CENTRAL
Le Code du travail prévoit la capacité de définir, par la négociation collective, la procédure d’information-consultation des CSE d’établissement et du CSE Central ainsi que les modalités afférentes à l’articulation entre ces instances.
ARTICLE 4.1 – Gestion des informations-consultations récurrentes
Le CSE Central est informé-consulté annuellement sur :
- les orientations stratégiques de l’entreprise
Cette consultation porte sur les perspectives d’activité et les conséquences sur l’emploi. Les CSE d’établissement sont informés de la consultation du CSE Central sur les orientations stratégiques et le suivi de ces orientations.
- la situation économique et financière de l’entreprise
Cette consultation porte sur le résultat de l’entreprise, les perspectives pour l’année à venir et les documents comptables.
-la politique sociale, les conditions de travail et de l’emploi de l’entreprise
Cette consultation porte sur les thèmes suivants :
la situation de l’emploi (effectifs, qualifications, apprentissage, stagiaires…) ;
le bilan de la formation pour l’année écoulée et les lignes directrices de la formation pour l’année à venir ;
les lignes directrices sur la santé, la sécurité et les conditions de travail pour l’année à venir ;
les informations et les indicateurs chiffrés sur la situation comparée des femmes et des hommes au sein de l’entreprise ;
les informations sur les mesures prises en vue de faciliter l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
La consultation sur chacun des thèmes listés ci-dessus peut être réalisée séparément. Dans ce cas, l’ordre du jour précise les thèmes sur lesquels le CSE Central est consulté. Un avis distinct est alors rendu sur chacun des thèmes.
Dans la continuité de chacune de ces consultations, les CSE d’établissement sont informés. L’avis du CSE Central est joint aux documents d’information.
Le CSE d’établissement est informé et consulté sur le Document Unique d’Evaluation des Risques et sur le bilan santé, sécurité et conditions de travail et les actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines.
Une BDES est accessible sur l’intranet de l’entreprise pour les CSE et le CSEC.
ARTICLE 4.2 – Gestion des informations-consultations ponctuelles des CSE d’établissement et du CSE Central
Les domaines dans lesquels le CSE Central et/ou les CSE d’établissement sont appelés à rendre un avis sont ceux limitativement énumérés par le Code du travail.
Afin d’avoir une meilleure lisibilité du rôle de chaque instance et d’avoir une étude du dossier au niveau le plus en mesure d’en évaluer les impacts, il est convenu de la répartition des responsabilités suivantes :
Typologie de projet
Niveau de consultation
Projet local avec des impacts différents dans les établissements concernés
Consultation des CSE d’établissements concernés
Projet national qui comporte des mesures d’adaptations spécifiques à un ou plusieurs établissements
Consultation des CSE d’établissements concernés et CSE Central
Projets décidés au niveau national qui ne comportent pas de mesures d'adaptation spécifiques à un ou plusieurs établissements
Consultation du CSE Central et information des CSE d’établissement
Pour tous les dossiers ayant un impact important en matière de santé, sécurité et conditions de travail, la CSSCT Central et/ou les commissions locales sont saisies pour étude et préparation de la consultation du CSE Central ou des CSE d’établissement, en fonction du niveau d’information-consultation défini ci-dessus.
Chaque dossier de présentation d’un projet national adressé au CSE Central précise, le cas échéant, l’articulation entre les CSE concernés :
procédure d’information ;
ou procédure d’information et consultation.
ARTICLE 4.3 – Délais préfixes de consultation
Le CSE d’établissement ou le CSE Central est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis défavorable à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la communication par l'employeur du dossier d’information en vue de la consultation.
Ce délai est porté à :
2 mois : si le CSE Central ou d’établissement décide de mandater un expert dans le cadre de sa consultation ;
3 mois : en cas d'intervention d'une ou plusieurs expertises dans le cadre d'une consultation se déroulant à la fois au niveau du CSE Central et d'un ou plusieurs CSE d'établissement.
La saisine d’une commission par le CSE Central ou par un CSE d’établissement ou d’un expert ne peut avoir pour effet d’allonger les délais de consultation précités.
Ces délais n’excluent évidemment pas que le CSE Central ou les CSE d’établissement, après débats sur le projet, objet de la consultation, puissent émettre leur avis avant leur expiration.
ARTICLE 4.4 – Expertises des CSE
Le CSE Central est le seul compétent pour désigner un expert dans le cadre des consultations récurrentes et des projets sur lequel il est le seul à être consulté et sur les mesures d’adaptation communes à plusieurs établissements.
Le CSE Central peut légalement recourir à un expert dans le cadre des consultations suivantes :
Consultations récurrentes
Orientations stratégiques de l’entreprise Situation économique et financière Politique sociale, conditions de travail et d’emploi
Consultations ponctuelles
Opérations de concentration Droit d’alerte économique Licenciements économiques collectifs avec PSE Offre publique d’acquisition Introduction de nouvelles technologies ou tout projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail
Les CSE d’établissement sont seuls compétents pour désigner un expert dans le cadre des projets de l’établissement et les projets nationaux pour lesquels il y a des mesures d’adaptation propres à l’établissement, sous réserve qu’il n’y ait pas d’expertise diligentée au niveau central.
Le CSE d’établissement peut légalement recourir à un expert dans le cadre des consultations suivantes :
Consultations ponctuelles
Introduction de nouvelles technologies ou tout projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail Licenciements économiques collectifs avec PSE Risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel constaté dans l’établissement
Les modalités de prise en charge du financement de l’expertise sont conformes aux dispositions légales.
Lorsqu’un CSE désigne un expert, ce dernier transmet à l’employeur le coût prévisionnel, l’étendue et la durée de l’expertise dans un délai de 10 jours calendaires maximum à compter de sa désignation.
A compter de sa désignation l’expert dispose d’un délai maximum de 5 jours calendaires pour demander à l’employeur des informations complémentaires. L’expert est tenu de remettre son rapport au plus tard 15 jours calendaires avant l’expiration du délai d’information consultation.
CHAPITRE 5 – ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES ET BUDGET DE FONCTIONNEMENT
ARTICLE 5.1 – Montant de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles
Le taux de contribution aux activités sociales et culturelles de l’UES CDC est fixé à 1,80 % de la masse salariale pour l’ensemble du personnel de l’UES. Les CSE d'établissement assurent et contrôlent la gestion de toutes les activités sociales et culturelles.
La répartition du budget est effectuée au prorata des effectifs de chaque CSE d’établissement.
ARTICLE 5.2 – Montant de la contribution patronale au budget de fonctionnement
Chaque CSE d’établissement recevra, conformément à l’article L. 2315-61, une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,22 % de la masse salariale.
Cette subvention sera versée suivant les mêmes modalités et le même calendrier que les contributions aux activités sociales et culturelles
Le CSE Central perçoit, de la part des Comités Sociaux et Economique d’Etablissement, une subvention annuelle équivalente à 15 % du budget de fonctionnement de l’année N de chaque CSE d’établissement. Le pourcentage pourra être revu si la trésorerie du CSE Central le nécessite, après délibération et vote du CSE Central.
En complément du budget de fonctionnement, la Direction met à la disposition deux assistants l’un pour le CSE d’IDF et l’autre pour les autres CSE d’établissement et le CSE Central. Ces assistants ont notamment en charge d’assurer la réservation des billets de train et d’hôtel, selon les règles en vigueur dans l’entreprise, pour les membres des CSE d’établissements et le CSE Central.
ARTICLE 5.3 – Calendrier de versement
Ces deux budgets (contribution aux activités sociales et culturelles et subvention de fonctionnement) seront versés de façon distinctes au plus tard le 31 janvier N.
En début d’année (N), ces budgets sont calculés sur la masse salariale réelle de l’année N-1. Au début de l’année suivante (N+1), une régularisation est faite sur la base de la masse salariale réelle de l’année N.
CHAPITRE 6 – REPRESENTANTS DE PROXIMITE
Pour garantir un dialogue social au plus près des préoccupations des personnels, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité en application des dispositions de l’article L. 2313-7 du Code du Travail et dans les conditions suivantes.
ARTICLE 6.1 – Périmètre de mise en place et nombre de représentants de proximité
A l’exception des CSE Sainte-Barbe et de l’Etablissement Administratif de Montpellier, des représentants de proximité sont mis en place dans les CSE suivants en lien avec le nombre d’agences :
Toutefois, en raison de la situation particulière des salariés de l’ex-Centre d’Appel de Dijon qui sont rattachés au CSE de l’Etablissement Administratif de Montpellier, les parties conviennent de mettre en place un représentant de proximité sur ce site.
ARTICLE 6.2 – Modalités de désignation des représentants de proximité
Le représentant de proximité doit exercer son activité professionnelle sur le site qu’il représente et doit remplir les conditions d’éligibilité telles que fixées à l’article L. 2314-19 du Code du Travail. Il est désigné pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres du CSE.
Un appel à candidatures sera effectué par la direction par voie d’affichage suite à la première réunion constituante du CSE. Les candidats auront alors 21 jours calendaires pour déposer leur candidature auprès du service des Ressources Humaines. Cette candidature devra être réalisée soit par :
courriel avec avis de réception,
lettre recommandée avec avis de réception,
remise en main propre contre décharge.
La désignation des représentants de proximité sera effectuée par le CSE (élus titulaires ou suppléants en cas de remplacement de titulaires absents) pour chaque siège à pourvoir, à la majorité des voix valablement exprimées (hors abstentions et blancs), à bulletins secrets, si possible au cours de la deuxième réunion du CSE, sinon au plus tard dans les 45 jours qui suivent l’élection du CSE.
En cas de carence de candidats (ou en cas de candidature unique, si le candidat n’obtient aucune voix) le siège restera vacant. Si le siège reste vacant, tout salarié du site pourra porter sa candidature auprès du Secrétaire du CSE et au service des RH pendant la durée du cycle électoral. En l’absence de candidature, le siège reste vacant jusqu’à l’échéance des mandats du CSE.
Le changement définitif de lieu de travail hors du périmètre de désignation emporte fin du mandat.
En cas de perte du mandat (mutation, rupture du contrat de travail, démission du mandat), le CSE procédera à la désignation d’un nouveau représentant de proximité, selon les mêmes modalités que la désignation initiale, pour la durée du mandat restant à courir.
ARTICLE 6.3 – Attributions des représentants de proximité
Le représentant de proximité est un acteur du dialogue social de proximité sur le périmètre de désignation défini. Il est l’interlocuteur des managers locaux ainsi que des RRH.
Ainsi, le représentant de proximité est le relai local du CSE sur le terrain et peut lui transmettre si besoin les questions/problématiques individuelles et collectives liées à la vie au travail qui n’ont pas trouvé de solution au niveau local. Pour ce faire, il peut saisir le Président et le Secrétaire du CSE pour demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE.
Par ailleurs, le représentant de proximité contribue à la prévention en matière de santé et sécurité au travail, sur délégation de la CSSCT. Il peut participer aux visites de site organisées par la CSSCT.
Le représentant de proximité peut formuler et communiquer à l’employeur et à la CSSCT toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail des salariés de son périmètre.
Le représentant de proximité dispose d’un crédit d’heures individuel de 90 heures par an pour exercer son mandat sur le périmètre de désignation. Ces heures ne sont ni reportables d’un mois à l’autre, ni mutualisables avec un autre représentant du personnel (membre du CSE, représentant de proximité).
Dans le cadre de l’utilisation des technologies informatiques et afin d’encourager la participation aux élections professionnelles, la Direction propose aux organisations syndicales représentatives sur les périmètres de l’UES CDC Habitat la possibilité de mettre en œuvre le vote par voie électronique lors des prochaines élections professionnelles.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment sincérité, anonymat et secret, unicité, confidentialité et liberté du vote. la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
Cet accord collectif doit notamment définir les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système et préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Le présent accord collectif est conforme aux dispositions du Code du travail, au Règlement Général de Protection des Données (RGPD) ainsi qu’à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les élections professionnelles des membres du CSE par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord (Annexe 5).
ARTICLE 7.1. Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles (CSE) au sein de l’UES CDC Habitat.
Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des CSE de l’UES CDC Habitat.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales relatives au vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
s’assurer d’un vote unique par salarié,
respecter la confidentialité et le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 7.2. Modalités d’organisation des opérations de vote par voie électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur mandaté pour ce faire par la Direction.
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections professionnelles des Comités Sociaux et Economiques, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, les modalités opératoires, la répartition du personnel dans les collèges, la répartition des sièges dans les établissements selon les collèges et la répartition des sièges entre les hommes et les femmes, ainsi que le nom du prestataire retenu s'il est déjà arrêté.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, le cahier des charges détaillant le fonctionnement du système de vote électronique retenu, les modalités d’organisation du vote par correspondance et du déroulement des opérations électorales.
Expertise et respect du RGPD
Le système de vote électronique respecte les dispositions légales, le Règlement général sur la protection des données et les recommandations de la CNIL.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, aura dû faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Information et formation
Les parties soulignent que la réussite du vote électronique devra passer par une forte communication auprès des salariés ; celle-ci pourra être réalisée efficacement par l’intermédiaire des canaux digitaux d’ores et déjà utilisés au quotidien par la Direction pour diffuser des informations.
Les salariés seront ainsi informés par courriel de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, une ou plusieurs communications pourront être adressées par la Direction ou le prestataire à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote et/ou le(s) représentant(s) désigné(s) de la DRH afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, dans les conditions qui seront définies au sein du protocole préélectoral.
En outre, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. La formation aura lieu, au plus tard, une semaine avant l’ouverture du vote.
Elle portera sur :
le rappel du cadre légal et conventionnel des élections professionnelles au sein de l’UES CDC Habitat (le présent accord sur les modalités de vote, le protocole d’accord préélectoral et le retro planning) ;
la présentation des fonctions techniques de la solution de vote ;
la présentation du déroulement des opérations électorales (test à blanc) ;
le scellement de la solution (remise des trois clés de déchiffrement au Président et aux deux assesseurs de chaque bureau de vote).
Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral, site ;
pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, sexe, appartenance syndicale, la propagande électorale ;
pour la liste des résultats : nom, prénom et sexe des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale et collège.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales, salariés habilités de la DRH ;
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités de la DRH ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales, candidats libres en cas de second tour, salariés habilités de la DRH ;
pour les listes des résultats : électeurs, DREETS, organisations syndicales, candidats libres en cas de second tour, salariés habilités de la DRH.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique assurée par le prestataire chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
ARTICLE 7.3. Déroulement des opérations de vote
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroulent, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Dans le cadre du vote électronique, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, sur leur lieu de travail avec un temps dédié, de leur domicile, de leur lieu de villégiature ou un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote pour assurer le contrôle des opérations électorales. Ils pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les personnels. La Direction établit ainsi une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le protocole d’accord préélectoral précisera les modalités d’accès au taux participation et aux listes d’émargement.
Modalités d’accès au serveur de vote
Les modalités d’accès au serveur de vote sont réalisées en conformité avec les dispositions légales en vigueur lors de l’organisation du processus électoral, et notamment avec les délibérations émises par la CNIL.
Les modalités d’envoi de la note explicative, du code d’identifiant personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi que du mot de passe sont définies dans le protocole d’accord préélectoral rédigé dans le respect des dispositions susmentionnées.
Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteront par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification de l’électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 7.4 Clôture et résultats
Clôture
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture des scrutins électroniques et le rejet des doublons, les votes par correspondance sont intégrés dans chaque urne électronique.
Après l’intégration des votes par correspondance, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Opérations de dépouillement
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président, Assesseurs).
Le format des clés doit garantir leur sécurité et leur inviolabilité avant utilisation.
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote, de manière à prouver, de façon irréfutable, que seuls les Présidents et leurs assesseurs en sont détenteurs, à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de vote éditent et signent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Délais de recours et destruction des données
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports et en informe la DRH Groupe par courrier.
CHAPITRE 8 - ORGANISATIONS SYNDICALES
ARTICLE 8.1 – Représentation syndicale au sein de l’UES CDC Habitat
Le caractère étroit des liens établis entre les sociétés parties au présent accord conduit les signataires à constituer une représentation syndicale commune au sein l’UES CDC Habitat.
Représentation syndicale au niveau de l’UES CDC Habitat
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES CDC Habitat désigne 4 délégués syndicaux centraux dans les conditions prévues par le Code du travail.
Représentation syndicale au niveau des établissements au sens du CSE dans l’UES CDC Habitat
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’établissement au sens des CSE désigne un ou plusieurs délégués syndicaux d’établissements dans les conditions prévues par le Code du travail. Le nombre de délégués syndicaux d’établissement est déterminé conformément aux dispositions légales en vigueur.
A titre d’information, à la date de signature de l’accord :
Effectifs
Nombre de délégués syndicaux d’établissement
50 à 999 salariés 1 délégué 1 000 à 1 999 salariés 2 délégués 2 000 à 3 999 salariés 3 délégués
Les organisations syndicales non-représentatives, remplissant les conditions prévues par le Code du travail, peuvent mettre en place une section syndicale au niveau de chaque établissement au sens des CSE et désigner un représentant de section syndicale.
ARTICLE 8.2 – Missions des Délégués Syndicaux de l’UES CDC Habitat
Les Délégués Syndicaux Centraux et d’établissement représentent leur organisation syndicale représentative auprès de la Direction dans leur périmètre de désignation. Ils animent la vie syndicale dans l’entreprise conjointement à leur section syndicale.
Ils peuvent également assister un collaborateur, comme tout salarié, lors d’un entretien disciplinaire.
Les Délégués Syndicaux Centraux négocient les accords collectifs de l’UES CDC Habitat.
ARTICLE 8.3 – Délégation syndicale pour les négociations collectives
La délégation syndicale, pour chaque thème de négociation est composée par organisation syndicale représentative, de 4 membres salariés des entités composant l’UES dont obligatoirement au moins deux délégués syndicaux centraux. En présence d’un seul délégué syndical central, la composition de la délégation ne pourra excéder 3 personnes.
Conformément à leurs dispositions statutaires, les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES mandatent le ou les délégués syndicaux signataires, seuls habilités à signer les accords opposables à l’ensemble des salariés de l’UES CDC Habitat.
Chaque organisation syndicale représentative compose elle-même sa délégation et en informe la Direction. Pour le bon déroulé des échanges, les organisations syndicales représentatives essayent dans la mesure du possible de conserver la même délégation syndicale pour chaque thème de négociation.
ARTICLE 8.4 – Exercice du droit syndical dans l’UES
Crédit d’heures
Chaque délégué syndical central dispose d’un crédit d’heures mensuel de 28 heures de délégation assimilé à du temps de travail effectif, pour exercer ses missions représentatives.
Chaque délégué syndical d’établissement dispose d’un crédit d’heures mensuel, tel que défini par le Code du Travail, assimilé à du temps de travail effectif, pour exercer ses missions représentatives.
A titre d’information à la date de signature de l’accord :
Effectifs
Crédit d’heures syndicaux d’établissement
50 à 150 salariés 12 heures / mois 151 à 499 salariés 18 heures / mois Au moins 500 salariés 24 heures / mois
Chaque représentant de section syndicale dispose d’un crédit d’heures mensuel, tel que défini par le Code du travail, assimilé à du temps de travail effectif, pour exercer ses missions.
Un système numérique de gestion de bon de délégation est mis en place à l’initiative de l’entreprise par souci de transparence. Son utilisation est fortement recommandée. Les heures de délégation ne sont pas soumises à validation du manager. Il s’agit d’une simple information préalable sur les heures prévisionnelles de départ et de retour qui permet au manager de mieux appréhender le fonctionnement de son service. Le salarié doit prévenir son manager de son absence et de la durée de celle-ci dans un délai de prévenance suffisant quand cela est possible. En cas d’absence imprévisible, le salarié doit informer son manager de son absence et la régulariser à son retour. La Direction veillera à saisir dans les agendas Outlook les absences prévisibles liées par exemple aux réunions connues à l’avance (CSE, négociations, ). Le salarié veille à faire de même pour les absences qu’il connaît. Les informations saisies permettront également de suivre le pourcentage d’activité professionnelle tel qu’il a été indiqué dans l'entretien de début de mandat et de l’ajuster le cas échéant à la hausse ou à la baisse.
Temps de réunion et de déplacement et les frais de déplacement pour les réunions convoquées par la Direction
Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur est considéré et rémunéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des délégués syndicaux ou représentants du personnel.
Les temps de déplacement excédant le temps de trajet habituel (domicile – lieu de travail) pour se rendre aux réunions convoquées par la Direction (y compris pour la réunion préparatoire si elle précède la réunion plénière) sont rémunérés comme du temps de travail effectif et ne sont jamais décomptés des crédits d’heures
La Direction prend en charge les frais de restauration et de déplacement des membres du CSE liés aux réunions à l’initiative de la Direction ainsi qu’à leurs préparations en amont selon les règles en vigueur au sein de l’UES et sur présentation des justificatifs.
Lorsqu’un déjeuner est pris en charge par la Direction et que le collaborateur bénéficie par ailleurs de tickets restaurants, il veille à le déclarer dans l’outil dédié afin de ne pas avoir une double prise en charge de ses repas.
Budget de fonctionnement
Chaque organisation syndicale représentative au niveau l’UES CDC Habitat bénéficie d’un budget de fonctionnement calculé selon les modalités suivantes :
Une enveloppe globale d’un montant de 90 % du Plafond annuel de de la sécurité sociale par Organisation Syndicale Représentative. Cette enveloppe globale est répartie de la manière suivante :
budget fixe équivalent à 80% de l’enveloppe globale répartie de manière identique entre chaque organisation syndicale représentative ;
budget variable équivalent à 20% de l’enveloppe globale distribuée en fonction du taux de représentativité de chaque organisation syndicale. Les parties précisent que le taux de représentativité du syndicat catégoriel CFE-CGC sera calculé en ramenant le taux global de représentativité des organisations syndicales représentatives à 100%.
Les parties conviennent que le budget de fonctionnement est attribué aux organisations syndicales représentatives en un versement au plus tard le 1er mai de chaque année, sauf pour les années d’élections professionnelles où les modalités de versement sont adaptées.
Locaux syndicaux
Les parties rappellent le principe de la mutualisation des locaux syndicaux, principe selon lequel un bureau commun aux délégués syndicaux Groupe CDC Habitat et aux délégués syndicaux centraux au sein de l’UES est octroyé à chaque organisation syndicale représentative au sein du Groupe CDC Habitat.
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES CDC Habitat dispose d’un local sur le site de Galaxie, 33 avenue Pierre Mendès France, 75013, PARIS. Ce local est partagé avec les délégués syndicaux Groupe.
Dans le périmètre de chaque CSE d’établissement de moins de 1000 collaborateurs, les organisations syndicales, ayant constitué une section syndicale, disposent d’un local mutualisé se situant sur le même site que celui du Comité Social et Economique d’Etablissement. Ce local partagé doit être assez grand pour accueillir une armoire fermant à clé par organisation syndicale ayant constitué une section syndicale.
Dans le périmètre de chaque CSE d’établissement de plus de 1000 collaborateurs, chaque organisation syndicale représentative dispose de son propre local se situant sur le même site que celui du Comité Social et Economique d’Etablissement. Un local mutualisé sera mis à la disposition des organisations syndicales non-représentatives ayant constitué une section syndicale.
Moyens complémentaires
Chaque délégué syndical central se voit attribuer, à sa demande :
un smartphone ;
un ordinateur portable lorsqu’il n’en dispose pas déjà d’un à titre professionnel ou d’un autre mandat.
Chaque organisation syndicale représentative au niveau central bénéficie en complément d’un ordinateur portable au choix.
Les frais générés par l’abonnement téléphonique sont pris en charge par les entités composant l’UES.
ARTICLE 8.5 – Expression syndicale
Espace syndical accessible depuis l’Intranet
Chaque organisation syndicale présente dans le périmètre de l’UES CDC Habitat ayant constitué, dans les conditions prévues par le Code du travail, une section syndicale peut demander la mise à disposition d’un espace syndical accessible depuis l’Intranet.
Le présent article fixe les modalités d’utilisation d’un Espace syndical, panneau d’affichage électronique accessible à l’ensemble du personnel.
En dehors de l’Espace syndical, la diffusion des tracts syndicaux continue à obéir strictement aux règles posées par le Code du travail.
Mise en œuvre de l’espace syndical
Chaque OS désigne deux de ses représentants qui seuls (à l’exception de l’administrateur réseaux) bénéficient d’un accès à l’Espace Syndical de leur syndicat en qualité d’administrateur (possibilité de créer, modifier et supprimer un document de l’espace syndical).
La validation d’un document permet son accès à l’ensemble du personnel qui peut se connecter à l’Intranet. La diffusion en chaîne (principe du SPAM) ou la diffusion spécifique à un salarié ou un groupe de salariés est interdite.
En cas de violation des prescriptions décrites dans le présent accord, des dispositions de fermeture d’accès temporaires ou définitives sont prévues.
Contenu de l’espace syndical
Le contenu mis en ligne est librement déterminé par les administrateurs de l’organisation syndicale dans le respect des dispositions légales et règlementaires.
Les informations contenues dans l’Espace Syndical sont de la responsabilité de ceux qui ont été désignés en qualité d’administrateurs. Elles doivent revêtir un caractère exclusivement syndical.
L’Espace Syndical ne doit en aucun cas être l’occasion d’organiser des forums de discussion. Son utilisation doit s’inscrire dans le respect des dispositions de la Charte d’utilisation des ressources des systèmes d’information du Groupe.
L’Espace Syndical doit respecter les dispositions sur le droit de la presse et ne doit à ce titre contenir ni injures, ni diffamations publiques, ni fausses nouvelles, ni provocations. Elles doivent respecter la dignité des personnes, la vie privée et le droit à l’image.
Chaque espace syndical est limité à 10 Go. Le contenu de chaque document stocké ne doit pas dépasser 50 méga octets ceci afin d’éviter toute saturation du réseau et les lenteurs de navigation.
La Direction des systèmes d’information du Groupe assurera la formation de chaque administrateur de l’espace à sa demande. Elle assure la maintenance courante de l’Espace syndical.
Inscription
Chaque utilisateur de l’intranet a la possibilité de s’inscrire à l’Espace Syndical de la ou des organisations syndicales de son choix.
À chaque publication, il recevra une alerte e-mail l’invitant à se connecter sur l’Espace Syndical de la ou des organisation(s) syndicale(s) auprès de laquelle/desquelles il se sera abonné.
Litige
Tout litige sur le contenu, la forme des documents publiés dans l’Espace Syndical ou sur les modalités de son utilisation, est porté à la connaissance de l’organisation syndicale concernée qui rencontrera alors la DRH Groupe dans le but d’aboutir à la conciliation et faire cesser le trouble.
En l’absence de conciliation, la Direction se réserve la possibilité de prendre toute mesure conservatoire nécessaire.
Messagerie électronique professionnelle
En principe, aucune publicité ou tract syndical ne pourra être adressé par voie de messagerie.
Toutefois, quatre fois par an, les organisations syndicales représentatives et non représentatives au niveau national auront la possibilité de diffuser auprès des collaborateurs de l’UES une publication syndicale via la messagerie professionnelle. Les modalités de cette diffusion par la messagerie électronique seront précisées par la DRH Groupe.
Les salariés ont la possibilité d’accepter ou refuser cette communication. Le collaborateur ne souhaitant pas recevoir cette communication, peut, via l’option courrier indésirable de sa boîte mail, bloquer l’expéditeur. Cette possibilité doit être rappelée dans chaque communication syndicale.
Pour les personnes non informatisées, la DRH Groupe remettra aux organisations syndicales un jeu d’étiquette comprenant les adresses professionnelles des salariés concernés afin qu’elles puissent procéder à trois envois postaux. Chaque organisation syndicale gère la mise sous-plis et remet les enveloppes à la DRH Groupe pour envoi.
Il est précisé que les documents transmis ne doivent revêtir aucun caractère injurieux ni diffamatoire.
Affichage syndical
Chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales, sur les panneaux réservés à cet effet au sein de l’entreprise à l’exclusion de tout autre emplacement.
Il est précisé que les documents affichés ne doivent revêtir aucun caractère injurieux ni diffamatoire.
Tracts, journaux, informations syndicales
Les tracts, journaux syndicaux ainsi que tout autre document ou objet de propagande syndicale ne peuvent être distribués au personnel qu’à l’entrée des locaux, aux heures d’entrée, de sortie ou de déjeuner des salariés.
Cette distribution ne doit occasionner aucun trouble.
De même, ces informations syndicales, à l’issue de leur distribution, ne doivent être déposées dans l’entreprise que dans les endroits réservés à cet effet (panneaux réservés, espace ou local syndical).
Application
Les collaborateurs sont autorisés à installer sur leur smartphone professionnel - après validation de la DSI sur les aspects techniques et sécurité et après validation des risques liés à la Protection données personnelles par le Délégué à la protection des données -
les applications développées par chaque organisation syndicale présente dans le périmètre de l’UES CDC Habitat ayant constitué, dans les conditions prévues par le Code du travail, une section syndicale.
CHAPITRE 9 – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 9.1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 9.2 – Procédure de révision, de dénonciation et d’adhésion de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa date de signature.
En cas d’intervention de décisions légales et réglementaires venant perturber l’équilibre du présent accord, les parties conviennent de se réunir au plus tôt et de convenir des suites à donner.
Le présent accord est révisable au gré des parties.
Au cours du cycle électoral lors duquel le présent accord a été conclu, la procédure de révision ne peut être engagée que :
par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application ; signataires ou adhérents de cet accord.
Au terme du cycle électoral lors duquel le présent accord a été conclu, la procédure de révision peut être engagée :
par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application, qu’il(s) ai(ent) ou non signé ou adhéré à cet accord.
La demande de révision peut intervenir à tout moment. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction et à l’ensemble des organisations syndicales. Elle doit être accompagnée d’un projet sur les points à réviser.
Des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la date de demande de révision afin d’engager la conclusion d’un avenant de révision.
L’avenant se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Dans l’hypothèse d’une dénonciation par une organisation syndicale signataire, cette dernière adressera à la seule Direction l’exemplaire de dénonciation par lettre recommandée avec AR, la Direction se chargeant de porter à la connaissance des autres organisations syndicales signataires et non signataires, le contenu de la lettre de dénonciation.
Lorsque la dénonciation émane de la Direction, cette dernière adressera la dénonciation à toutes les organisations syndicales signataires par lettre recommandée avec AR et informera les organisations non signataires de sa décision.
Lorsque la dénonciation est le fait d’une partie seulement des organisations syndicales signataires, cette dénonciation ne fait pas obstacle au maintien en vigueur de l’accord entre les autres parties signataires sous réserve que la condition de majorité soit remplie.
En cas de dénonciation, le présent accord continue, conformément aux dispositions du Code du travail, à produire effets jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord destiné à le remplacer ou, à défaut de conclusion d’un nouvel accord, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois. Toute organisation syndicale représentative non signataire peut décider d'adhérer, à tout moment et sans réserve, au présent accord. Cette adhésion devra être notifiée à la Direction par lettre recommandée avec AR, à charge pour cette dernière d'informer les autres organisations syndicales représentatives signataires et non signataires. Le présent accord constituant un tout indivisible, l'adhésion ultérieure d'une organisation syndicale représentative non signataire de l'accord initial emporte l'adhésion et l'agrément sur l'ensemble des dispositions en vigueur à la date de ladite adhésion.
ARTICLE 9.3 - Règlement des différents et interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les trente jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
ARTICLE 9.4 – Dépôt et publicité
Le contenu du présent Accord fera l'objet des formalités légales de notification auprès des organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES CDC Habitat. Le présent Accord sera déposé par la direction à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités, exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Fait à Paris, le 6 décembre 2022 en sept exemplaires.
Pour l’UES CDC Habitat
Mme XXXX, Directrice des ressources humaines du Groupe CDC Habitat
Pour les Organisations Syndicales Représentatives de l’UES CDC Habitat, désignées ci-après :
CGT des Filiales Immobilières de la CDC
SNUHAB CFE-CGC
SNUP-HABITAT
UNSA Groupe CDC
ANNEXE 1 – LISTES DES SOCIETES COMPOSANT L’UES
CDC Habitat - Société Anonyme d’Economie Mixte
Siège social : 33 avenue Pierre Mendes-France, 75013, PARIS
CDC Habitat Social - Société Anonyme d’HLM
Siège social : 33 avenue Pierre Mendes-France, 75013, PARIS
Sainte-Barbe - Société par Action Simplifiée dénommée
Siège social : 2 avenue Emile Huchet, BP 70031, 57 801 FREYMING MERLEBACH CEDEX
Centre de Contact Client - Groupement d’Intérêt Economique (GIE – Employeur)
Siège social : 125 avenue de Lodève, CS 70007, 34074 MONTPELLIER CEDEX 3
AMPERE GESTION
Siège social : 33 avenue Pierre Mendes-France, 75013, PARIS ;
ANNEXE 2 – PROJECTION A TITRE INFORMATIF DU NOMBRE DE SIEGES
Projection sur la base des dispositions du présent accord :
Rappel : Les parties conviennent de majorer de 20 % arrondi à l’entier supérieur, le nombre de membres titulaires et suppléants prévu légalement en fonction des effectifs de chaque CSE.
ANNEXE 3 – SYNTHESE DES CREDITS D’HEURES DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN DE L’UES CDC HABITAT
CSE d’Etablissement
Membres Titulaires CSE d’établissement
Effectif
Crédit d’heures individuel
De 100 à 199 21 h / mois Majoration de 20 % du crédit d’heures légal 26 h / mois De 200 à 499 22 h / mois
27 h / mois De 500 à 1499 24 h / mois
29 h / mois De 1500 à 3499 26 h / mois
32 h / mois
Membres de la Commission SSCT du CSE d’établissement
Effectif
Crédit d’heures individuel
Moins de 200 10 h / mois de 201 à 500 20 h / mois de 501 à 1000 20 h / mois de 1 001 à 2 000 25 h / mois Plus de 2 000 30 h / mois Commission ASC du CSE d’établissement
Effectif
Crédit d’heures global pour la commission
Moins de 200 360 h / an de 201 à 500 600 h / an de 501 à 1000 720 h / an de 1 001 à 2 000 960 h / an Plus de 2 000 1200 h / an
Secrétaire ASC
Effectif
Crédit d’heures individuel
Secrétaire ASC
Jusqu’au 2000
10h/mois 2000 et + 20h/mois
Représentants syndicaux au CSE d’établissement
Effectif
Crédit d’heures individuel
Moins de 300 0 h / mois 300 et plus 20 h / mois
Secrétaire & trésorier du CSE d’établissement
Effectif
Crédit d’heures individuel
Secrétaire CSE
Crédit d’heures individuel
Trésorier CSE
Moins de 500 20 h / mois 15 h / mois de 501 à 1000 30 h / mois 20 h / mois de 1 001 à 2 000 50 h / mois 35 h / mois Plus de 2 000 65 h / mois 45 h / mois
CSE Central
Mandats
Crédit d’heures individuel
Titulaires & suppléants du CSE Central 30 h / an Membres de la Commission Economique Centrale 40 h / an Membres de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail Centrale 40 h / an Membres de la Commission Emploi - Formation professionnelle - Egalité professionnelle Centrale 40 h / an Secrétaire CSE Central 20 h / mois Trésorier CSE Central 10 h / mois
Organisations syndicales
Mandats
Effectif
Crédit d’heures individuel
Délégué syndical central
28 h / mois Délégué syndical d’établissement Entre 50 à 149 12 h / mois
Entre 150 et 499 18 h / mois
Au moins 500 24 h / mois Représentant de section syndicale (organisation syndicale non-représentative)
4 h / mois
ANNEXE 4 – FORMATIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Formation
Bénéficiaires
Conditions & modalités
Prise en charge du coût pédagogique
Prise en charge des frais d’hébergement,…
Prise en charge de la rémunération du salarié formé
Formation Economique
Membres titulaires et suppléants du CSE élus et les représentants syndicaux Durée max : 5 jours. Durée imputée sur celle de la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale Renouvellement à chaque nouveau mandat Pour chaque formation, deux dates de sessions sont proposées par la Direction.
Prise en charge par l’employeur sur présentation de 3 devis
Prise en charge par le CSE Le temps consacré aux formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation. C. trav. art. L. 2315-16.
Formation spécifique en santé, sécurité et conditions
de travail (dont sensibilisation HM et agissements sexistes)
Membres du titulaires et suppléants CSE et les représentants syndicaux
Référents harcèlement et agissements sexistes Durée max : 5 jours Renouvellement à chaque nouveau mandat Pour chaque formation, deux dates de sessions sont proposées par la Direction.
Prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues par le Code du travail Employeur dans les conditions fixées dans l’entreprise
Formation spéc. Sur les risques ou facteurs de risques particuliers
Membres de la commission CSSCT Durée max : 3 jours Renouvellement à chaque nouveau mandat Pour chaque formation, deux dates de sessions sont proposées par la Direction.
Prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues par le Code du travail Employeur dans les conditions fixées dans l’entreprise
Formation spéc. sur le harcèlement
Référent harcèlement Durée max : 2 jours Employeur Employeur dans les conditions fixées dans l’entreprise
Formation Représentants de proximité
Représentants de proximité Durée max : 1 jour Employeur Employeur dans les conditions fixées dans l’entreprise
ANNEXE 5 - CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU CSE
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE65
1.NATURE DU CAHIER DES CHARGES66
1.1Principes de l’élection :66
1.2Vote Electronique :66
2.INTERVENANTS67
2.1Organisation des élections67
2.2Le prestataire67
2.2.1Références67
2.2.2Coordination, suivi de l’opération et garanties67
3.DEFINITION DU BESOIN68
3.1Fonctionnalités générales attendues68
3.2Contraintes68
3.3La plate-forme de vote électronique69
3.3.1Disponibilité de la plate-forme70
3.3.2Accessibilité de la plate-forme70
3.3.3Accès au système de vote71
3.3.4Recette71
3.3.5Maintenance71
3.3.6Fonctionnalités du système de vote électronique71
3.4Mise en place d’un processus électoral72
3.4.1Moyens d’identification et d'authentification72
3.4.2Écrans de vote72
3.4.3Paramétrage de l’élection73
3.4.4Interface de contrôle73
3.4.5Formation74
3.4.6Tests et recette74
3.4.7Ouverture de l’élection électronique74
3.4.8Période de vote75
3.4.9Clôture de l’élection électronique75
3.4.10Dépouillement des urnes électroniques75
4.ASSISTANCE76
4.1Aux électeurs76
4.2A la Direction des Ressources Humaines76
4.3Documentation76
PREAMBULE
L’UES CDC Habitat souhaite confier au prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la mise en place du système de vote électronique sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires et les dispositions du Code du travail.
Le système devra assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
NATURE DU CAHIER DES CHARGES
Principes de l’élection :
Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Vote Electronique :
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la DRH Groupe de CDC Habitat ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et de vote par correspondance ainsi que l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges ;
le calcul de la représentativité syndicale régionale et nationale. A l’issue des élections, CDC Habitat disposera de la mesure de l’audience des organisations syndicales présentes en son sein. Celle-ci est calculée sur la base des résultats au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs en situation de handicap amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux électeurs en situation de handicap d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Les modalités d’envoi de la note explicative, du code d’identifiant personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi que du mot de passe sont définies dans le protocole d’accord préélectoral rédigé dans le respect des dispositions susmentionnées.
Dans le cadre du vote électronique, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, sur leur lieu de travail avec un temps dédié, de leur domicile, de leur lieu de villégiature ou un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java (Applet ou Javascript) est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin.
Le prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
INTERVENANTS
Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Directrice des Relations Sociales Groupe du Groupe CDC Habitat, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
Le prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales et les références s’y rattachant.
Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier. Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de recours contentieux, le prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destinées à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;
le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver sans aucune modification :
une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ;
le rapport de l’Audit.
ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être référencée et fournie sur simple demande. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du prestataire est en cours, celui-ci devra en faire état ainsi que des conclusions qu’il a pu apporter.
DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé ;
la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection ;
la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.
Fonctionnalités générales attendues
Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
la coordination de l'opération en relation avec la Direction des Ressources Humaines Groupe ;
l’assistance technique pour les organisateurs de l’élection ;
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement ;
le traitement et l’intégration des listes de candidats ;
la mise à disposition des affichages (listes électorales, listes de candidats,…) ;
la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin ;
le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique ;
la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion ;
la conservation des fichiers pendant les délais de recours ;
la destruction des archives.
Contraintes
Le traitement du « Fichier Electeur » a pour objet de fournir la liste électorale et de permettre l’édition des codes pour que chaque électeur puisse exprimer son vote par voie électronique.
Le traitement du « Fichier Electeur » a également pour finalité le paramétrage du site de vote, l’identification des électeurs ayant voté et l’édition de la liste d’émargement.
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole SSL V3 et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement SSL.
Il comprend obligatoirement :
un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
une séparation stricte des données sera assurée :
pour le fichier des électeurs ;
pour la réception des votes (urne électronique).
Le prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …).
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie dans le calendrier du protocole d’accord préélectoral.
La plate-forme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
la fiabilité de l’ensemble ;
une protection des accès physiques ;
un contrôle d'accès logique ;
une gestion des droits ;
l’intégrité des données ;
la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.
Le prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction des Ressources Humaines Groupe.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote
Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plate-forme
La disponibilité de la plate-forme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plate-forme de vote. Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.
Tout incident entravant la disponibilité de la plate-forme devra être tracé et remonté à la Direction des Ressources Humaines Groupe.
Le prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plate-forme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.
En conséquence, le prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, ou Safari) ou terminaux mobiles, smartphones et les tablettes.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué.
L’accès à la plate-forme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/mot de passe (code secret alphanumérique) seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs dans les conditions définies à l’article 3.4.4 du présent cahier des charges. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plate-forme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Le chiffrement sur le poste de vote est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL.
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton de vote, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation de 2019
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
le vote blanc ;
le raturage dans une liste ;
à l’électeur de revenir sur son choix avant validation ;
la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique ;
la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).
Le système de vote devra interdire :
de sélectionner plus d’une liste ;
de voter plusieurs fois ;
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir, notamment, être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres des bureaux de vote.
Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs, permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Les identifiants, mots de passe et notice d’information seront adressés par le prestataire aux électeurs par un courrier en lettre prioritaire à leur adresse postale personnelle. Les modalités d’envoi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.
En cas de non réception ou de perte des codes, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux, par SMS ou sur une adresse courriel personnelle, après avoir procédé à l’authentification du personnel.
Pour s’identifier l’électeur doit indiquer les éléments suivants :
Son nom et son prénom ;
Le code postal de son domicile ;
La clé de son numéro de sécurité sociale.
Cette demande peut intervenir au plus tard 30 minutes avant la fin du scrutin, permettant ainsi à l’électeur de disposer du temps matériel pour procéder au vote.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les trois résolutions les plus largement utilisées :
800 x 600
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
L’écran de vote devra également s’adapter à l’affichage sur terminaux mobiles, smartphones et les tablettes.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction des Ressources Humaines Groupe fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
Le prestataire s’engage à conserver, de manière confidentielle, toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune donnée. Cette destruction fera l’objet d’un procès-verbal de destruction remis à la DRH Groupe de l’UES CDC Habitat.
La Direction des Ressources Humaines Groupe fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format gif de 4 Kilooctets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format pdf d’un maximum de 100 kilooctets.
Le prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Formation
Le prestataire assurera la formation sur le système de vote auprès des membres des bureaux de vote et éventuellement des délégués de liste. La formation aura lieu, au plus tard, une semaine avant l’ouverture du vote.
Elle portera sur :
Le rappel du cadre légal et conventionnel des élections professionnelles (RGPD, accord collectif sur les modalités de vote, protocole d’accord préélectoral, retro planning) ;
La présentation des fonctions techniques de la solution de vote ;
La présentation du déroulement des opérations électorales avec les tests et recette décrits ci-dessous ;
Le scellement de la solution (remise des trois clés de déchiffrement au Président et aux deux assesseurs de chaque bureau de vote).
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
le bon fonctionnement du processus de connexion ;
la présence de la liste d’émargement ;
la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés ;
la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ;
le fonctionnement du processus de vote ;
le fonctionnement du processus de dépouillement.
Le prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le prestataire :
détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;
remettra à zéro le compteur des votes ;
scellera les listes électorales ;
scellera les listes de candidats ;
videra et scellera l’urne électronique.
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Ouverture de l’élection électronique
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote désignés au sein de l’UES CDC Habitat.
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7j/7j.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :
l’émargement dans le fichier des électeurs ;
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique ;
l’impossibilité de revoter ;
la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
Clôture de l’élection électronique
La clôture de l’élection électronique est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote désignés au sein de l’UES CDC Habitat.
La procédure de clôture de l’élection électronique comporte les étapes suivantes :
la constatation de la clôture du site ;
le contrôle de la participation, une fois le scrutin clos.
Dépouillement des urnes électroniques
Le dépouillement ne doit être possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
l’intégration de l'émargement des votes par correspondance ;
le rejet des doublons (le vote électronique prime sur le vote par correspondance) ;
l’intégration des votes par correspondance dans l’urne électronique ;
le calcul du taux de participation par élection ;
la consolidation de la liste d’émargement définitive ;
la saisie, par les membres des bureaux de vote, des clefs de déchiffrement ;
l’accès à la liste consolidée des émargements du vote électronique et du vote par correspondance ;
l’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA (pré-complété avec le nom et le prénom de chaque membre du bureau de vote) ainsi que du calcul de la représentativité ;
la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres des bureaux de vote.
Il est précisé que tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres des bureaux de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
ASSISTANCE
Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet de 9 h à 18 h 00 (heure de Paris) du lundi au vendredi une hotline sera mise en place par la Direction des Ressources Humaines par l’intermédiaire du prestataire pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire dans les conditions définies à l’article 3.4.1 du présent cahier des charges.
A la Direction des Ressources Humaines
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines Groupe dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
La rédaction du protocole d’accord préélectoral intégrant les modalités du vote électronique ;
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ;
La présentation du système aux organisations syndicales participant à la négociation du protocole d’accord préélectoral ;
La mise à disposition d’une vidéo présentant le système de vote.
Pendant toute la durée de l'opération, le prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
Le prestataire mettra à disposition :
Les résultats bruts comportant les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres des bureaux de vote, et la cellule d’assistance technique auront accès à ces résultats « en ligne ».
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres des bureaux de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition des bureaux de vote et de la Direction des Ressources Humaines Groupe les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf.
Documentation
Le prestataire fournira :
une documentation sur le système de vote
une documentation sur le système de dépouillement
une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes.
Le prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents. Le prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nombre des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
