AVENANT N°1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
eNTRE
L’ensemble des sociétés composant l’UES EMERA telles que listées en annexe
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES EMERA :
Le syndicat
CGT,
Le Syndicat
CFTC,
D’autre part,
Préambule
Les représentants de l’UES ont signé, le 13 novembre 2014, un accord visant à mettre en place la Base de données économique et sociale au niveau de l’UES.
Or, les évolutions tant technologiques que de la législation, ont conduit les partenaires sociaux à y apporter les modifications suivantes :
Le présent accord a pour objet d’actualiser au sein de l'UES EMERA les modalités d’ores et déjà existantes relatives à la mise en place, au contenu et au fonctionnement de la Base de Données Economique et Sociales (BDES) à disposition de certains représentants du personnel
La documentation inscrite dans cet outil servira également de base à l'information et à la consultation des membres du CSE de l’UES sur les orientations stratégiques de l'entreprise et leurs conséquences sur l'activité.
Elle mettra à disposition des représentants y ayant accès, de manière actualisée et prospective lorsque cela sera possible, les données utiles à cette consultation.
Cela donnera lieu à un échange avec la Direction sur les choix stratégiques.
Les différents textes rappelés au préambule définissent le contenu de la base de données et les conditions dans lesquelles la mise à disposition est effectuée.
Compte tenu du nombre d'éléments d'information contenus dans cette base de données, l'insertion dans la BDES vaudra communication aux représentants du personnel desdits documents afin de permettre leur consultation dans le respect des périodicités prévue par le Code du Travail et l’accord conclu au sein de l’UES sur le fonctionnement du CSE de l’UES et des CSE de résidence.
L'objet de cet avenant est donc d’actualiser le champ d'application, le contenu, les modalités d'accès et d'alimentation de la BDES ainsi que son adaptation au sein de l'UES EMERA.
Celle-ci pourra également faire l'objet d'échanges lors de la consultation sur le droit d'expression en début d'année afin de préciser si les informations et les modalités d'alimentation de la BDES sont utiles à la préparation et l'élaboration des instances.
PREMIERE PARTIE - CONTENU ET ELABORATION DE LA BASE
La base de Données Economiques et Sociales est mise en place au niveau de l'unité Economique et sociale EMERA (UES).
Une seule base est mise en place pour l’ensemble des sociétés et établissements dépendant de l’UES EMERA.
Dès lors que les consultations récurrentes se font uniquement au niveau de l’UES EMERA, une seule Base destinées à permettre ces consultations est constituée au niveau de l’UES EMERA.
Les évolutions ultérieures du périmètre de l'UES produiront de plein droit une évolution du contenu de la BDES en tenant compte des dispositions du présent avenant.
Article 1 - Sommaire de la base légale prévu par les textes
Le contenu de la base de données économiques et sociales rappelé par le présent avenant comprend notamment les informations prévues par l'article R 2323-1-3 du Code du travail.
Son contenu porte ainsi sur :
Investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires et à temps partiel, emploi des travailleurs handicapés, des stagiaires, la formation professionnelle et les conditions de travail,
Investissement matériel et immatériel,
Egalité femmes/hommes
Fonds propres et endettement,
La rémunération des salariés et dirigeants,
Les activités sociales et culturelles,
La rémunération des financeurs,
Les flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts,
La sous-traitance,
Les éventuels transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe,
Les informations contenues dans la Base portent sur : •les 2 années précédentes, •l'année en cours, •les 3 années suivantes telles qu'elles peuvent être envisagées
Article 2 - Modalités de Consultations du CSE de l’UES pour le Bilan Social et les rapports sur l'égalité femme/homme :
Concernant les Rapports annuels suivants :
•Bilan social •Rapport sur la situation comparée des femmes/hommes •Indicateurs de l’Accord sur l'égalité professionnelle
Un seul bilan unique sera réalisé sur ces thématiques et obligations légales afin de regrouper en un seul document les informations propres à chacun de ces rapports ainsi que les informations communes afin de faciliter la vision d'ensemble des données et la pertinence de leur analyse.
La Consultation sur le Bilan social, sur la situation comparée Femmes /Hommes et sur les indicateurs de l’accord Egalité Femmes/Hommes de l'année N se réalisera donc à la suite de la communication de ce rapport unique qui se fera au plus tard le 15 avril de l'année N+1.
Les données issues de ce bilan sociale seront centralisées et consultables au même endroit que les autres éléments de la BDES.
Les autres rapports annuels et consultations légales obligatoires se dérouleront comme précédemment avec remise des documents avant consultation.
Les informations mentionnées pourront, par souci de pertinence et de lisibilité, être mentionnées soit de manière détaillée par résidence, soit condensées par société, soit fusionnées au niveau de l'ensemble de l'UES EMERA.
L'objet de la BDES étant de permettre un accès à l'information, les données contenues dans la base peuvent être utilisées dans plusieurs documents, le rapport pouvant se contenter de renvoyer à l'information contenue dans la base sans nécessairement reprendre intégralement l'information.
Aucun autre document recouvrant les mêmes obligations ne sera réalisé à un niveau inférieur à l’UES EMERA et notamment pas au niveau des sociétés ou résidences dépendant de l’UES EMERA.
DEUXIEME PARTIE - L'ACCES A LA BASE
Article 3 - Personnes ayant accès à la base de données économiques et sociales
La BDES est accessible
Aux membres du CSE de l’UES titulaires et suppléants
Aux membres de la CSSCT
Aux délégués syndicaux désignés au niveau de l'UES EMERA
Aux représentants syndicaux du CSE de l’UES EMERA
La perte du mandat électif ou désignatif pour quelque raison que ce soit entraine la perte immédiate du droit d'accès à la BDES de l'UES EMERA.
Article 4 - Modalités d'accès :
Les informations seront consolidées au niveau de l'UES et seront accessibles à l’ensemble des personnes listées à l’article 3.
Article 5 - Modalité de consultation et d'utilisation de cette base
La BDES est constituée sous format numérique.
La société Emera Exploitations est gestionnaire de l'accès de la base et de son alimentation par la collecte des informations auprès de l'ensemble des sociétés de l'UES EMERA.
Elle est accessible, informatiquement au travers d’un lien One drive mis à disposition des personnes autorisées.
Seules les personnes autorisées recevront donc ce lien de connexion.
A contrario, cette autorisation leur sera retirée dès la fin de leur mandat quelle qu’en soit la cause. La Direction des ressources humaines est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de ses évolutions.
La BDES est constituée à ce jour sur un fichier Excel et de fichiers PDF (RUS…) dont les informations sont mises à jour en continu par le Service RH et le Service Financier et Comptable de l’UES EMERA.
La BDES est accessible en permanence mais les partenaires sociaux entendent à cette occasion rappeler les principes fixés dans le cadre de l’accord sur le droit à la déconnexion au sein de l’UES, cette connexion possible en continue ne devant pas conduire les représentants concernés à dépasser le cadre d’une utilisation normale en veillant notamment au respect des temps de repos et à l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle. La BDES est consultable mais ne permet pas l'exportation ou le traitement numérique des données par les personnes qui y ont accès.
Enfin, étant donné l'importance et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité de ces informations.
Des indicateurs (taux et fréquence d'utilisation) et relevés d'incidents pourront être demandés auprès de l'administrateur informatique de la BDES afin d'en améliorer le fonctionnement. Ces indicateurs ne sont pas nominatifs.
Article 6 Actualisation de la BDES :
La BDES constitue un outil de centralisation et simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations aux Instances représentatives du Personnel y ayant accès.
Sa mise à jour se fera au moins trimestriellement pour certaines données.
Il peut être précisé que certaines données seront, à un moment, définitives (telles que par exemple les données déclarées pour les années N-2 et N-1 ou ne le sont qu'à titre de projet).
Les données de la BDES seront les plus claires possibles et précises, comme celles figurant actuellement dans le bilan social des années précédant la mise en place de la BDES :
Les effectifs s'expriment en nombre de salariés (soit pas personne ou par équivalents temps plein)
La durée du travail s'exprime en heures ou jours
Les informations portant sur les valeurs financières (capitaux, dépenses, rémunérations) s'expriment en euros.
Pour les données années N+1, N+2 et N+3, celles-ci pourront évoluer en fonction des orientations stratégiques de l'entreprise, de l'évolution des marchés, de celle des prévisions et des réglementations.
Ces informations prospectives seront présentées soit sous forme de chiffres lorsque cela sera possible ou de grandes tendances.
Les modifications de la BDES seront signalées par message à l’ensemble des personnes concernées par sa consultation.
Article 7 -Confidentialité
Les personnes qui ont un accès à la Base de Données Economiques et sociales (BDES) sont tenues à une obligation de discrétion à l'égard des informations qui y sont contenues, lesquelles revêtent par nature un caractère confidentiel et présentées comme telles.
En effet, certaines informations peuvent être sensibles pour l'entreprise et leur diffusion pourrait nuire aux intérêts de l'entreprise. C'est la raison pour laquelle une obligation générale de confidentialité s'imposera aux personnes ayant accès à la BDES.
Cette obligation s'applique à l'ensemble des utilisateurs de la Base.
Les droits d'accès à la base fournis par l'employeur aux personnes disposant d'un accès sont strictement personnels car liés au mandat personnel et ne peuvent pas être transmis ou partagés avec un tiers, salarié ou non de l'UES EMERA ne bénéficiant pas d'un accès de même niveau.
Par nature ont un caractère confidentiel :
Les informations concernant une ou plusieurs sociétés de l'UES EMERA communiquées par l'employeur au CSE dans le cadre d'une procédure d'alerte
Les documents comptables et financiers communiqués au CSE
Afin de le rappeler à l'ensemble des personnes ayant un accès à la BDES, les informations transmises dans le cadre de la BDES seront présentées sous un tableau EXCEL avec le libellé "confidentiel" pour chacun de ses onglets.
Durant l'exécution de son mandat de Représentant du Personnel, et même après la fin de celui ci, quelle qu'en soit la cause, chaque élu ayant eu accès à la BDES, est tenu, indépendamment d'une obligation de réserve générale, à une discrétion absolue à l'égard de toutes les informations et données financières dont il pourrait prendre connaissance, en raison de ses fonctions de représentant, et qui concerneraient tant la gestion et le fonctionnement de cette dernière que sa situation et ses projets.
Cette obligation de discrétion joue tant à l'égard de tiers que des salariés de l'entreprise ne disposant pas d'un accès à la BDES de même niveau.
L'obligation continuera à s'appliquer : -à la fin du mandat -après la fin du contrat de travail
Le non-respect par le salarié de son devoir de discrétion postérieurement à la cessation de son accès à la BDES peut le rendre responsable du préjudice qui en résulte pour l'entreprise, même en l'absence de faute lourde et l’exposer à un risque de sanction.
Article 8- Accès aux Données
Durant l'exécution de son mandat de Représentant du Personnel, chaque salarié disposant d'un accès à la BDES est tenu, de garder confidentielles ses modalités d’accès à la base de données.
Il ne peut les diffuser à aucun tiers ou autre salarié de l'UES EMERA.
L'accès cesse de plein droit avec la cessation du mandat permettant l'accès à la BDES et l'entreprise pourra sans préavis mettre un terme à cet accès par l'invalidation du lien de connexion à la plateforme d’hébergement des données.
Chaque bénéficiaire de l'accès à la BDES est informé que l'entreprise dispose des moyens techniques enregistrant de manière nominative les dates et heure de connexion à la BDES ainsi que tout éventuel téléchargement ou impression de document.
Article 9 - Les données de la BDES :
Les documents inscrits et figurant au sein de la BDES y sont placés sous la responsabilité de l'entreprise ayant fourni ces données et restent sa propriété.
Les représentants des salariés doivent prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations contenues et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou transmises à des personnes non autorisées.
Chaque utilisateur doit donc respecter les obligations suivantes :
Ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui leur sont confiés, à l'exception de celles nécessaires à l'exécution de leur mandat ;
Ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles nécessaires à l'exercice de leur Mandat ;
Ne pas divulguer ces documents ou informations par voie orale, écrite ou électronique, à d'autres personnes, ni même communiquées à des salariés au sein de l'entreprise qui n'en ont pas l'utilisation dans leur fonction ;
S'interdit de solliciter ou d'accepter un avantage quelconque d'un tiers en échange d'informations confidentielles obtenues ;
Et en fin de mandat à procéder à la destruction de tous fichiers manuels ou informatisés stockant les informations qu'il aurait pu saisir
Se déconnecter impérativement de la plateforme sur l'ordinateur utilisé
TROISIEME PARTIE – EXECUTION DE L’ACCORD
Article 10 - Durée et modalités de suivi de l'avenant
Le présent avenant est expressément conclu pour une durée indéterminée et prend effet à la date de son dépôt.
Le présent avenant pourra être révisé ou modifié par avenant adopté dans les conditions de droit commun.
Toute modification du présent avenant donnera lieu à la rédaction d'un avenant soumis aux mêmes formalités d'adoption et de dépôt que celle du présent avenant.
En cas de dénonciation, un préavis de 3 mois sera respecté pendant lequel les parties s'engagent à négocier un éventuel accord de substitution.
Article 11 - Dépôt et publicité
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent avenant sera déposé en 2 exemplaires signés (une version électronique et une version papier) auprès de la Direccte du Maine et Loire.
Un exemplaire sera déposé également auprès du greffe du Conseil des Prud'hommes d'Angers.
Le personnel de l'UES sera informé du présent avenant par voie d'affichage sur l'intranet de l'entreprise et sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Le présent avenant est fait en 7 exemplaires originaux pour remise à chacune des parties.
Fait à Paris le 11 mars 2020
Pour le Syndicat CGT
Pour le Syndicat CFTC
Pour les Sociétés membres de l’UES EMERA (liste des sociétés figurant en annexe)
Liste des sociétés membres de l’UES EMERA:
Société
Nom de la Résidence
Ville ou est située la Résidence de retraite
Emera Exploitations
Lac de Maine Bouchemaine (49) Océane Nantes (44) Douceur de France Gradignan (33) Sophie Grasse (06) Pré du Lac Châteauneuf de Grasse (06) Lac de Saint Pryvé Orléans (45) Antoine de Bourbon Pau (64) Agélia Chambéry (73) La Pergola Bourg en Bresse (01)
