La présente annexe précise les dispositions particulières applicables aux personnels des services communs à l’ensemble des établissements de l’association (siège) ainsi que le personnel affecté au fonctionnement de l’association en elle-même (vie associative), présent au jour de la signature du présent accord.
Au jour de la conclusion de la présente annexe, cela concerne les catégories suivantes :
assistant(e) RH
assistant(e) paie
attaché(e) de direction
chargé(e) de mission
chargé(e) de mission adjointe
chargé(e) de recrutement
chef comptable
comptable
contrôleur de gestion
directeur général
responsable du pôle gestion
responsable paie
responsable ressources humaines
secrétaire de direction
secrétaire
Les définitions, classifications et salaires sont fixés par la présente annexe.
CHAPITRE I : CLASSIFICATION DES EMPLOIS
La définition et la classification des emplois sont annexées aux présentes.
CHAPITRE II : SALAIRES Définition de la valeur du point :
La valeur du point est définie à 5,532 Euros Bruts
au 1er juillet 2023.
CHAPITRE III – DUREE DU TRAVAIL
3.1. Définition du temps de travail
La durée du travail s’entend du temps de travail effectif s’écoulant entre le début et la fin de journée de travail quel que soit le lieu où il s’exécute, à l’exclusion de la coupure consacrée au repas.
Les temps de pause ne sont pas du temps de travail effectif lorsqu’il y a interruption du travail et que le salarié peut vaquer librement à des occupations personnelles.
Est considéré comme du temps de travail effectif, le temps pendant lequel le salarié est présent au sein de l’association, à la disposition de l’employeur et sous ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.
3.2. Répartition du temps de travail sur l’année des salariés à temps plein.
3.2.1. Champ d’application
Les dispositions suivantes s’appliquent aux personnels administratifs, hors cadre.
3.2.2. Répartition du travail
Conformément aux dispositions des articles L.3121-41 et suivants du Code du travail, les horaires de travail des catégories de personnel visées à l’article 2.1. pourront être répartis sur l’année.
Par année de référence, il est entendu la période allant du 1er octobre au 30 septembre.
Cette organisation est établie sur la base d’un horaire hebdomadaire moyen de 35 heures de travail effectif, de telle sorte que les heures effectuées au-delà et en deçà de 35 heures se compensent automatiquement dans le cadre de la période annuelle de référence.
3.2.3. Variation des horaires
La variation de l’horaire de travail sur la période annuelle de référence pourra conduire à des semaines de 0 heure à 48 heures maximum.
Les parties souhaitent que les salariés puissent bénéficier de jours non travaillés à l’intérieur de la période annuelle de référence.
En tout état de cause, les plannings de travail pourront être aménagés de telle sorte que les salariés puissent bénéficier de jours ou de demi-journée non travaillés à l’intérieur de la période annuelle de référence.
Ces repos peuvent être attribués par demi-journées ou journées, à l’intérieur d’une même semaine.
3.2.4. Heures supplémentaires
Le seuil annuel au-delà duquel les heures effectuées donneront lieu à l’attribution d’heures supplémentaires est fixé à 1607 heures.
Cette durée intègre la journée « solidarité » dont les modalités sont traitées par ailleurs.
Ce seuil de 1607 heures est applicable à une personne disposant d’un droit à congés payés intégral. En conséquence, il est expressément convenu entre les parties que, pour les salariés n’ayant pu prendre l’intégralité des congés payés sur la période de référence, et ce quelle qu’en soit la cause, ce seuil est augmenté proportionnellement aux jours de congés non pris.
Les heures supplémentaires sont alors définies comme les heures effectuées au-delà du plafond ainsi recalculé.
3.2.5. Modification des horaires
La modification des horaires de travail des salariés sera possible, en fonction des nécessités de service, et notamment s’il survient l’une des hypothèses suivantes :
remplacement d’un salarié absent ;
situation nécessitant d'assurer la sécurité des biens et des personnes ;
Les salariés sont informés des modifications d’horaire et de durée du travail par affichage au plus tard 3 jours avant la prise d’effet de la modification.
En cas d’urgence, le délai fixé à l’alinéa précédent peut être réduit à 1 jour. Les cas d’urgence correspondent aux situations suivantes : Absences non prévisibles d’un ou plusieurs salariés, nécessité liée à la continuité du service.
Le Comité Social et Économique sera informé de la modification des horaires collectifs de travail des salariés.
3.2.6. Durée maximale de travail et temps de repos
Les plannings des salariés doivent être conformes aux dispositions concernant les durées :
maximales de travail ;
minimales de repos.
3.2.7. Rémunération
La rémunération mensuelle est calculée sur la base de l’horaire moyen pratiqué sur l’année, indépendamment de l’horaire réellement accompli dans la limite de l’horaire collectif maintenu par semaine.
3.2.8. Absences
Les absences ne sont pas, sauf exception légale ou conventionnelle expresse, assimilées à du temps de travail et seront neutralisées pour le calcul des heures supplémentaires.
Elles pourront donner lieu à récupération dans les conditions légales.
Les absences rémunérées de toute nature sont payées sur la base du salaire mensuel lissé.
Les absences non rémunérées de toute nature sont déduites sur la base du salaire mensuel lissé.
En cas de périodes non travaillées, mais donnant lieu à indemnisation par l’employeur, cette indemnisation sera calculée sur la base de la rémunération lissée qui aurait été pratiquée si le salarié avait travaillé. La même règle sera appliquée pour le calcul de l’indemnité de licenciement et celui de l’indemnité de départ en retraite.
3.2.9. Contrepartie obligatoire en repos
Les heures de travail effectif réalisées au-delà du plafond fixé par le contingent d’heures supplémentaires ouvrent droit à une contrepartie obligatoire en repos. La contrepartie obligatoire en repos est fixée à 100% des heures effectuées au-delà du contingent.
3.2.10. Prise de la contrepartie obligatoire en repos
Le droit à contrepartie obligatoire en repos est ouvert dès lors que sa durée atteint 220 heures.
La contrepartie obligatoire en repos ne peut être prise que par journée entière dans le délai maximum de 6 mois commençant à courir dès l’ouverture du droit.
Les dates de repos sont demandées par le salarié moyennant un délai de prévenance de 30 jours, de préférence dans une période de faible activité.
Une réponse est communiquée au salarié dans un délai de 30 jours.
Si l'organisation de l’activité ne permet pas de satisfaire la demande du salarié, une autre date est proposée par la Direction.
Lorsqu'il existe une concurrence entre plusieurs demandes de prise de la contrepartie, il est procédé à un arbitrage tenant compte des demandes déjà différées, puis de l'ancienneté et de la situation de famille.
En l’absence de demande du salarié dans le délai de 30 jours, les dates de prise de la contrepartie obligatoire en repos sont fixées par la hiérarchie dans le délai 30 jours.
La prise de la contrepartie obligatoire en repos n’entraîne aucune diminution de rémunération par rapport à celle que le salarié aurait perçue s'il avait accompli son travail.
3.2.11 Entrée et sortie en cours de période
Lorsqu'un salarié du fait d’une embauche ou d’une rupture du contrat n’a pas accompli la totalité de l’année, une régularisation est effectuée au 30 septembre, ou à la date de la rupture du contrat.
S’il apparaît que le salarié a accompli une durée du travail supérieure à la durée correspondant au salaire lissé, il est accordé au salarié un complément de rémunération équivalant à la différence de rémunération entre celle correspondant aux heures réellement effectuées et celles rémunérées.
Ce complément de rémunération est versé avec la paie du mois d’octobre, ou lors de l'établissement du solde de tout compte.
Si les sommes versées sont supérieures à celles correspondant au nombre d'heures réellement accomplies, une compensation est faite avec la dernière paie ou la paie du mois de janvier, entre les sommes dues par l'employeur et cet excédent.
3.3. Répartition du temps de travail sur l’année des salariés à temps partiel
3.3.1. Champ d’application
Les dispositions suivantes s’appliquent au personnel administratif.
3.3.2. Principe
Est considéré comme horaire à temps partiel tout horaire inférieur à 35 heures. Pour précision, il s’agit de tout horaire inférieur aux durées annuelles de travail comme définies à l’article 3.2.4. précédent (1607 heures par an).
La durée de travail des salariés à temps partiel sera répartie sur l’année. La période de référence est celle visée à l’article 3.2.2. précédent.
La variation de l’horaire de travail sur la période annuelle de référence pourra conduire à des jours ou des semaines de 0 heure.
Les parties souhaitent que les salariés puissent bénéficier de jours non travaillés à l’intérieur de la période annuelle de référence.
Ces repos peuvent être attribués par demi-journée, journée, semaine.
Les salariés seront informés au moins 3 jours calendaires à l’avance, des changements apportés au calendrier de programmation en fonction des charges de travail.
En cas d’urgence, le délai fixé à l’alinéa précédent peut être réduit à 1 jour. Les cas d’urgence correspondent aux situations suivantes : Absences non prévisibles d’un ou plusieurs salariés, nécessité liée à la continuité du service.
La période minimale de travail journalier rémunérée est fixée à 2 heures.
3.3.3. Durée annuelle de travail
La durée annuelle de travail est calculée comme suit pour les salariés à temps partiel après information et consultation des membres du comité social et économique.
52 semaines x horaire hebdomadaire contractuel
La durée annuelle ainsi obtenue est arrondie à l’entier le plus proche.
3.3.3.1. Garanties accordées aux salariés à temps partiels
Le salarié à temps partiel bénéficie des droits reconnus au salarié à temps complet par la loi, les conventions et les accords collectifs d'entreprise sous réserve, en ce qui concerne les droits conventionnels, de modalités spécifiques prévues par un accord collectif de travail.
Les salariés à temps partiels bénéficient des mêmes possibilités d’évolution de carrière, de formation et de promotion que les salariés à temps plein.
Le salarié à temps partiel qui souhaite accroître son temps de travail a priorité pour l'attribution d'un emploi à temps plein ressortissant de sa catégorie professionnelle ou d'un emploi équivalent sous réserve d’en manifester la volonté.
3.3.3.2. Information du salarié sur le nombre d’heures réalisées lors de la période de référence
Les salariés sont individuellement informés, au terme de la période de référence, du nombre d’heures de travail qu’ils ont réalisées sur celle-ci. En cas de départ du salarié avant la fin de la période de référence, cette information est donnée au moment du départ.
L’information est communiquée au moyen d’un document annexé au dernier bulletin de paie relatif à la période de référence. En cas de départ avant le terme de celle-ci, le document est annexé au dernier bulletin de paie adressé au salarié.
3.3.4. Heures complémentaires
Le volume d'heures complémentaires accomplies par un salarié à temps partiel, est porté à 1/3 de la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail calculée sur la période de référence annuelle définie pour les salariés à temps complet.
Lorsque la limite dans laquelle peuvent être accomplies des heures complémentaires est portée au-delà du dixième de la durée hebdomadaire ou mensuelle calculée sur la période de référence, chacune des heures complémentaires accomplies au-delà du dixième de cette durée donne lieu à une majoration de salaire de 25 %.
Les heures complémentaires ne peuvent avoir pour effet de porter la durée du travail accomplie par un salarié à temps partiel à une durée égale ou supérieure à 35h et à la durée annuelle de travail définie à l’article 3.2.2. précédent pour un salarié travaillant à temps plein.
3.3.5. Rémunération
La rémunération mensuelle est calculée sur la base de l’horaire moyen pratiqué sur l’année, indépendamment de l’horaire réellement accompli dans la limite de l’horaire collectif maintenu par semaine.
3.3.6. Absences
Les absences ne sont pas, sauf exception légale ou conventionnelle expresse, assimilées à du temps de travail et seront neutralisées pour le calcul des heures complémentaires.
Les absences rémunérées de toute nature sont payées sur la base du salaire mensuel lissé.
Les absences non rémunérées de toute nature sont retenues proportionnellement au nombre d’heures d’absences constatées par rapport au nombre réel du mois considéré.
En cas de périodes non travaillées, mais donnant lieu à indemnisation par l’employeur, cette indemnisation sera calculée sur la base de la rémunération lissée qui aurait été pratiquée si le salarié avait travaillé. La même règle sera appliquée pour le calcul de l’indemnité de licenciement et celui de l’indemnité de départ en retraite.
3.3.7. Entrée et sortie en cours de période
Lorsqu’un salarié du fait d’une embauche ou d’une rupture du contrat n’a pas accompli la totalité de l’année, une régularisation est effectuée au 30 septembre, ou à la date de la rupture du contrat.
S’il apparaît que le salarié a accompli une durée du travail supérieure à la durée correspondant au salaire lissé, il est accordé au salarié un complément de rémunération équivalant à la différence de rémunération entre celle correspondant aux heures réellement effectuées et celles rémunérées.
Ce complément de rémunération est versé avec la paie du mois d’octobre, ou lors de l’établissement du solde de tout compte.
Si les sommes versées sont supérieures à celles correspondant au nombre d’heures réellement accomplies, une compensation est faite avec la dernière paie ou la paie du mois de janvier, entre les sommes dues par l’employeur et cet excédent.
En cas de rupture du contrat de travail, pour motif économique aucune retenue n’est effectuée.
3.4. Durée quotidienne de travail
La durée quotidienne de travail effectif est de 10 heures
3.5. Mesures et contrôle du temps de travail pour les salariés non cadres
Les salariés du service administratif ont souhaité la mise en place d’une pointeuse.
Compte tenu des caractéristiques de l’activité du GIHP, il est convenu que le trimestre constitue la bonne « échelle de temps » pour apprécier ce qui s’est déroulé au cours de la période et prendre les dispositions de régularisation qui pourraient être nécessaires. Aussi à la fin de chaque trimestre arrêté au terme de la dernière semaine complète, chaque responsable de service effectue le bilan réel du temps de travail des salariés placés sous leur responsabilité sur la période écoulée.
Les dépassements doivent impérativement être apurés en application des règles ci-dessus définies.
Le suivi des horaires de travail est placé sous l’autorité du responsable de service.
3.6. Dispositions spécifiques aux cadres
Décompte du temps de travail avec Jours RTT
Le contrôle de la durée du travail s'effectue à partir de documents établis par le salarié faisant apparaître le temps de travail de chaque journée avec un récapitulatif hebdomadaire.
Ces documents sont communiqués par le salarié à son responsable.
Ces documents constituent des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés. L’attribution des jours RTT s’effectuera au temps de présence effective du personnel concerné à son poste de travail.
Organisation en forfait
Le personnel cadre ou non cadre suivant l’organisation en forfait jours suivent les dispositions définies dans l’article 3.1.4. des dispositions communes du présent accord.
CHAPITRE IV : PERIODE D’ESSAI
La durée de la période d’essai, dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée varie suivant l’indice salarial auquel le salarié est recruté :
-2 mois pour les salariés dont le premier indice de la grille est inférieur ou égal à 286 ; -3 mois pour les salariés dont le premier indice de la grille est supérieur à 286 et inférieur ou égal à 369 ; -4 mois pour les salariés dont le premier indice de la grille est supérieur à 369.
CHAPITRE V : FICHES DE POSTES ET GRILLES DE SALAIRE
Sommaire :
Assistant(e) administration RHpage 10
Assistant(e) RH formationpage 12
Assistant(e) paiepage 14
Chargé(e) de missionpage 16
Chef comptablepage 18
Comptablepage 20
Contrôleur de gestionpage 22
Directeur généralpage 24
Responsable paiepage 26
Responsable ressources humainespage 28
Secrétaire de directionpage 32
Secrétairepage 34
ASSISTANT(E) ADMINISTRATION RH
Pôle d’activité : Administration Générale, spécialité administration RH au sein du service ressources humaines
Au sein de l’équipe des ressources humaines, l’assistant(e) administration RH contribue à l’intégration des nouveaux salariés et à la gestion des tous les éléments relatifs à la formation professionnelle. Il/elle s’assure du respect des règles, méthodes et organisation du service ainsi que des dispositions législatives en la matière.
Missions :
L’assistant(e) administration RH a pour missions, sans pour autant que cette liste ne revête un caractère limitatif ou exhaustif, de :
Au niveau de l’embauche des salariés :
Établissement de la déclaration préalable à l’embauche.
Préparation du dossier comprenant les documents à remettre lors de l’embauche du salarié.
Rédaction des contrats de travail de travail en fonction des besoins des services et des dispositions légales en la matière.
Rédaction des contrats particuliers relatifs à la politique d’emploi.
Création du dossier salarié.
Création de la fiche « salarié » sur le logiciel de paie.
Suivi du registre des stagiaires.
Au niveau de la santé au travail :
Prise de rendez-vous pour les visites médicales en lien avec les services et transmission des convocations.
Suivi des visites médicales du travail : embauche, périodique (en fonction des types de poste), reprise, à l’initiative de l’employeur.
Veille en matière de déclenchement des visites médicales en fonction des situations individuelles des salariés : maternité, longue maladie, congé parental etc.
Saisie des avis médicaux sur le logiciel de paie et transmission d’information au responsable des ressources humaines en cas d’avis particulier de la part du médecin du travail (restriction sur le poste, inaptitude etc …) et du service.
Suivi des aptitudes à la conduite et constitution des dossiers de visite médicale.
Rédaction et envoi des courriers d’information sur les dispositifs d’aide au retour sur leur poste des salariés en long arrêt de travail.
Déclaration obligatoire de l’emploi des travailleurs handicapés.
Aide au suivi des fiches d’entreprises établies par les médecines du travail.
Au niveau de la gestion des congés payés :
Rédaction et diffusion de la note d’information relatives aux congés payés.
Établissement des fiches de demandes individuelles de congés payés et diffusion auprès des responsables de service.
Synthèse des congés payés validés par les services et diffusion.
Saisie des congés payés sur le logiciel de paie.
Réponse aux demandes ponctuelles des services et/ou des salariés.
Calcul et vérification des jours de fractionnement.
Au niveau du secrétariat RH :
Rédaction des d’attestation et de note d’information diverses.
Aide à la préparation des instances représentatives du personnel.
Aide au suivi et à la mise en place des procédures d’inaptitude.
Aide au suivi des fiches d’entreprise rédigées par les médecines du travail.
Rédactions de courriers RH simples.
Suivi des indicateurs sociaux.
Suivi de la pointeuse.
Classement
Au niveau des relations sociales :
Suivi des bons de délégations.
Établissement des tableaux mensuels des heures de délégations pour les représentants du CSE.
L’assistant(e) administration RH est amené à remplacer l’assistant(e) paie et/ou l’assistant(e) RH formation pendant leurs absences et travaille en collaboration directe avec le/la responsable des ressources humaines. L’assistant(e) administration RH doit veiller au respect et à l’application de la Charte relative au respect de la personne et des bonnes pratiques professionnelles associatives du GIHP, aux dispositions de l’accord d’entreprise du GIHP et au Règlement Intérieur dans le cadre de son activité professionnelle.
Compétences techniques / Savoir-faire :
Avoir l’esprit de synthèse
Connaissances juridiques en matière de législation sociale
Compétences rédactionnelles
Technique de communication
Conditions d’accès au métier :
Pour accéder à cet emploi, la personne doit être détentrice d’un diplôme de niveau Bac + 2/3 avec une spécialisation en ressources humaines ou droit social. Elle doit également avoir une expérience réussie sur un poste généraliste RH d’une durée minimale de 2 ans.
Qualités requises / Savoir-être :
Qualités et valeurs humaines (respect, tolérance, ouverture d’esprit, empathie, etc.)
Honnêteté et rigueur
Neutralité, impartialité et discrétion
Aptitude au travail en autonomie et au sein d’une équipe
Sens de l’écoute et de la relation humaine
Sens de l’observation et de l’analyse
Sens des responsabilités et prise d’initiative
Capacités d’adaptation, réactivité et disponibilité
Organisation
Dynamisme et implication
Dynamique d’approfondissement et d’amélioration des compétences
Lien hiérarchique direct :
Le/la responsable des ressources humaines
ASSISTANT(E) RH FORMATION
Pôle d’activité : Administration Générale, spécialité accueil, recrutement et formation au sein du service ressources humaines
Au sein de l’équipe des ressources humaines, l’assistant(e) RH formation contribue à l’intégration des nouveaux salariés et à la gestion des tous les éléments relatifs à la formation professionnelle. Il/elle s’assure du respect des règles, méthodes et organisation du service ainsi que des dispositions législatives en la matière.
Missions :
L’assistant(e) RH formation a pour missions, sans pour autant que cette liste ne revête un caractère limitatif ou exhaustif, de :
Au niveau de la formation :
Création et suivi des documents relatifs à la mise en place des actions de formation.
Aide au recensement des besoins en formation.
Recherche de nouvelles formations.
Pré-analyse des résultats post formation avec l’analyse des fiches d’évaluation de la formation.
Suivi des dossiers formation (convention, attestation de présence, facture, plan de formation, etc…).
Suivi du tableau de financement et de remboursement en lien avec les services comptable et gestion.
Établissement et suivi des dispositifs de prise de prise en charge financière de la formation (FSE, FNE, CPF, CPF Transition professionnelle …).
Établissement des habilitations à la conduite pour les intervenants à domicile et suivi du tableau de formation SAAD.
Établissement des habilitations à la conduite PMR pour les conducteurs accompagnateurs.
Suivi des contrats en alternance le cas échéant.
Rédaction des notes d’information relatives à la formation.
Aide à la préparation des réunions et documents relatifs au suivi des plans de formation (élaboration et mise à jour du plan de formation, état des actions de formation réalisées, souhaits de formation …).
Suivi du numéro formation.
Veille juridique au niveau de la formation.
Aide au suivi de l’alternance : mise en place du dispositif, relation centre de formation, embauche, relation avec l’OPCO.
Entretiens professionnels : suivi, programmation, recensement des actions à mettre en place
Suivi de la base de données unique.
Classement
Au niveau de l’intégration et de l’embauche des nouveaux salariés :
Formation temps d’accueil des nouveaux salariés.
Signature des contrats de travail.
Inscription des nouveaux salariés sur les tableaux formation SAAD.
Mise à jour des tableaux après formation.
Au niveau du recrutement :
Recensement des offres d’emploi des services.
Diffusion des offres d’emploi sur les canaux appropriés (Emploi LR, Pôle Emploi, Indeed, etc …).
Représentation sur les salons d’emploi.
L’assistant(e) RH orientée accueil/recrutement/formation est amené(e) à remplacer l’assistant(e) administration RH pendant ses absences et travaille en collaboration directe avec le/la responsable des ressources humaines.
L’assistant(e) RH formation doit veiller au respect et à l’application de la Charte relative au respect de la personne et des bonnes pratiques professionnelles associatives du GIHP, aux dispositions de l’accord d’entreprise du GIHP et au Règlement Intérieur dans le cadre de son activité professionnelle.
Compétences techniques / Savoir-faire :
Avoir l’esprit de synthèse
Connaissances juridiques en matière de législation sociale
Compétences rédactionnelles
Technique de communication
Conditions d’accès au métier :
Pour accéder à cet emploi, la personne doit être détentrice d’un diplôme de niveau Bac + 2/3 avec une spécialisation en ressources humaines ou droit social. Elle doit également avoir une expérience réussie sur un poste généraliste RH d’une durée minimale de 2 ans.
Qualités requises / Savoir-être :
Qualités et valeurs humaines (respect, tolérance, ouverture d’esprit, empathie, etc.)
Honnêteté et rigueur
Neutralité, impartialité et discrétion
Aptitude au travail en autonomie et au sein d’une équipe
Sens de l’écoute et de la relation humaine
Sens de l’observation et de l’analyse
Sens des responsabilités et prise d’initiative
Capacités d’adaptation, réactivité et disponibilité
Organisation
Dynamisme et implication
Dynamique d’approfondissement et d’amélioration des compétences
Lien hiérarchique direct :
Le/la responsable des ressources humaines
ASSISTANT(E) PAIE
Pôle d’activité : Administration Générale, spécialité paie au sein du service paie
L’assistant(e) paie contribue à la réalisation du processus relatif à la paie en lien direct avec le/la responsable paie. Il/elle s’assure du respect des dispositions règlementaires et législatives en la matière. L’assistant(e) paie participe à l’évolution du service et s’inscrit dans un lien fonctionnel avec le service RH.
Missions :
L’assistant(e) paie a pour missions, sans pour autant que cette liste ne revête un caractère limitatif ou exhaustif, de :
Au niveau de la paie :
Préparation de la paie : réalisation et diffusion des masques de saisie, saisie des éléments variables de paie
Gestion des acomptes
Contrôle des fiches de frais
Elaboration des bulletins de salaire
Elaboration et remise des soldes de tout compte
Mise en place de la procédure relative aux virements des salaires
Mise sous pli des bulletins de salaires et distribution
Classement
Au niveau des charges sociales :
Etablissement de la DSN (mensuelle).
Gestion et contrôles des charges sociales (mensuelles).
Au niveau de la protection sociale :
Déclaration des accidents du travail.
Gestion des arrêts maladie et accident du travail sur le logiciel de paie
Etablissement des attestations de salaire en fonction du motif d’arrêt de travail
Suivi des indemnités journalières versées par la CPAM en lien avec le service comptable
Suivi des tableaux de bord IJSS et prévoyance en lien avec le service comptable
Suivi des reprises suite aux arrêts de travail, en lien avec l’assistant(e) administration RH
Elaboration et suivi des dossier prévoyance dans le respect des délais impartis
Gestion des absences pour événements familiaux
Suivi du régime obligatoire frais de santé (affiliation, dispense …)
L’assistant(e) paie est amené(e) à remplacer le/la responsable paie pendant ses absences et à assurer notamment les tâches suivantes :
Suivi des retenues sur salaire
Contrôles (Fillon, organismes sociaux, etc …)
Contrôles des charges sociales
Établissement de la DSN et autres charges sociales (trimestrielles, semestrielles)
Saisie comptable de la paie du mois
L’assistant(e) paie travaille sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable paie et en collaboration fonctionnelle directe avec le/la responsable des ressources humaines.
L’assistant(e) paie doit veiller au respect et à l’application de la Charte relative au respect de la personne et des bonnes pratiques professionnelles associatives du GIHP, aux dispositions de l’accord collectif du GIHP et au Règlement Intérieur dans le cadre de son activité professionnelle.
Compétences techniques / Savoir-faire :
Technique de paie
Connaissances juridiques en matière de législation sociale
Notions de comptabilité
Avoir l’esprit de synthèse
Technique de communication
Conditions d’accès au métier :
Pour accéder à l’emploi d’assistant(e) paie, la personne doit être détentrice d’un diplôme de niveau Bac +2 dans le domaine social ou comptable avec une spécialisation dans le domaine dans la paie. Elle doit également avoir une expérience réussie sur un poste de gestion directe de la paie et des charges sociales d’une durée minimale de 2 ans.
Qualités requises / Savoir-être :
Qualités et valeurs humaines (respect, tolérance, ouverture d’esprit, empathie, etc.)
Honnêteté et rigueur
Neutralité, impartialité et discrétion
Aptitude au travail en autonomie et au sein d’une équipe
Sens de l’écoute et de la relation humaine
Sens de l’observation et de l’analyse
Sens des responsabilités et prise d’initiative
Capacités d’adaptation, réactivité et disponibilité
Organisation
Dynamisme et implication
Dynamique d’approfondissement et d’amélioration des compétences
Lien hiérarchique direct :
Le/la responsable paie CHARGE(E) DE MISSION
Définition :
Le chargé(e) de mission assure, sans que cette liste ne présente un caractère limitatif ni exhaustive :
Le développement de nouveaux services :
Assister à des réunions organisées par les collectivités ou des partenaires afin de relever les besoins ou de représenter le GIHP.
Étudier les besoins par le biais d’enquêtes par questionnaire auprès des adhérents : Rédaction du questionnaire, Envoi aux adhérents, Traitement des données
Proposer des réponses aux besoins identifiés : Compilation des textes législatifs, Synthèse de propositions possibles
Développer des projets de services : Rédaction de l’avant-projet relatif à la proposition retenue, suivi de l’évolution de cet avant-projet jusqu’à son stade final, rédaction du dossier final de demande d’autorisation de création du service, Rédaction des outils de la loi du 2 janvier 2002.
La participation et le soutien à l’environnement médico-social (recherche, études)
Suivi partiel ou complet des nouveaux services
Condition d’accès au poste
Le chargé de mission doit disposer d’un diplôme de niveau BAC + 4 de nature médico-social ou gestion
GRILLE DE SALAIRE DU CHARGE DE MISSION
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 369 2 2 379
3 379 3 4 389
5 389 4 6 399
7 399 5 8 409
9 409 6 10 419
11 419 7 12 429
13 429 8 14 439
15 439 9 16 449
17 449 10 18 459
19 459 11 20 469
21 469 12 22 479
23 479 13 24 489
25 489
CHEF COMPTABLE
Fonction :
Le chef comptable est chargé des tâches ci-dessous sans pour autant que cette liste revête un caractère exhaustif :
Le chef comptable supervise le travail du personnel du service.
Contrôle et analyse des dépenses de tous les services
Vérification des comptes de la comptabilité générale et de la comptabilité analytique
Suivi des subventions
Déclarations auprès des services des impôts (TVA, CET, impôts société, etc…)
Tenue de différents tableaux sur Excel (Résultat de tiers financeurs – Provisions – Fonds Dédiés – Tenue des heures des services SAAD – Tenue des fiches pour le dossier de révision du GIHP – etc…)
Suivi du tableau d’amortissement du GIHP
Production du budget révisé avec le responsable du pôle gestion
Collaboration avec le contrôleur de gestion pour les comptes administratifs des établissements et services médico-sociaux.
Production du suivi budgétaire général et analytique
Collaboration avec les responsables de services
Présentation des situations comptables (juin – septembre et décembre)
Écritures comptables pour les situations (opérations diverses et opérations de simulation)
Collaboration avec les trésoriers du GIHP
Collaboration avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes à l’élaboration du compte d’exploitation, du bilan et des situations intermédiaires.
Élaboration de différents tableaux pour le cabinet d’expert-comptable en fin d’année
Remplacement partiel du comptable pendant ses absences
Le chef comptable conduit les travaux d’arrêté des comptes (situation et gestion) jusqu’à l’établissement du bilan.
Le chef comptable est tenu au secret professionnel et au devoir de réserve.
Conditions d’accès au poste :
Le chef comptable doit être titulaire du D.E.S.C.F et disposer de 3 années d’expérience professionnelles ou de disposer d’une expérience réussie d’au minimum 6 ans dans un poste similaire.
GRILLE DE SALAIRE DU CHEF COMPTABLE
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 430 2 2 445
3 445 3 4 459
5 459 4 6 474
7 474 5 8 479
9 479 6 10 504
11 504 7 12 519
13 519 8 14 534
15 534 9 16 549
17 549 10 18 563
19 563 11 20 578
21 578 12 22 593
23 593 13 24 608
25 608
COMPTABLE
Fonction :
Le comptable est chargé des tâches ci-dessous sans pour autant que cette liste revête un caractère limitatif, ni exhaustif :
Contrôle des dépenses de tous les services avec les bons justificatifs.
Enregistrement des recettes des agences.
Tenue et saisie des cahiers de caisse.
Tenue des banques et rapprochements bancaires.
Contact avec les banques, suivi de la trésorerie au quotidien, achat et ventes d’OPCVM, saisie des chèques émis.
Vérification des comptes de la comptabilité générale et analytique.
Suivi des règlements fournisseurs par chèques et par virement bancaire.
Suivi des règlements clients.
Suivi des subventions.
Suivi et règlement des fiches de frais.
Suivi des locations et maintenance.
Intégration des factures mensuelles en comptabilité.
Mise en recouvrement auprès de l’organisme de recouvrement.
Sauvegarde informatique.
Préparations des différents éléments pour les situations comptables et pour le bilan.
Ecritures comptables pour les situations (opérations diverses et opérations de simulation).
Collaboration avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes lors des situations comptables et du bilan.
Collaboration avec les responsables des services.
Collaboration avec les Trésoriers du GIHP.
Traitement du courrier chaque matin après l’avoir transmis au chef comptable
Codification et remise en banque des chèques utilisateurs
Suivi et relances des factures impayées avec la mise à jour des tableaux Excel
Codification et saisie des factures manuelles
Codification des factures fournisseurs après rapprochement avec le bon de commande
Saisie des factures fournisseurs
Règlement des fournisseurs par chèque
Suivi sur Excel des tableaux de carburant & d’entretien et réparation du parc de véhicules
Classement des factures fournisseurs et utilisateurs
Contrôle du grand livre fournisseurs et clients
Saisie des cahiers de caisse
Archivage
Suivi du classeur d’inventaire des immobilisations.
Le comptable est tenu au secret professionnel et au devoir de réserve.
Conditions d’accès au poste :
Le comptable doit être titulaire d’un diplôme de comptabilité de niveau BAC + 2
GRILLE DE SALAIRE DE COMPTABLE
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 311 2 2 320
3 320 3 4 330
5 330 4 6 340
7 340 5 8 350
9 350 6 10 361
11 361 7 12 371
13 371 8 14 382
15 382 9 16 392
17 392 10 18 402
19 402 11 20 413
21 413 12 22 424
23 424 13 24 435
25 435
CONTROLEUR DE GESTION
Fonction :
Le contrôleur de gestion assure sans que cette liste ne revête un caractère limitatif, ni exhaustif.
Élaboration des budgets prévisionnels et révisés des services
Le suivi et la préparation des procédures contradictoires dans le cadre des négociations avec les Autorités de Tarification
Mise en place et suivi des indicateurs médico-sociaux
Élaboration des tableaux de bord des services
Études diverses de gestion en collaboration avec les différents services
Participation aux situations et bilans comptables
Élaboration des Comptes Administratifs des établissements et services médico-sociaux
Élaboration des Plans Pluriannuel d’Investissements
Suivi budgétaire
Élaboration des dossiers contentieux auprès du TITSS
Études budgétaires
Conditions d’accès :
Le candidat au poste est titulaire d’un diplôme de gestion d’un niveau BAC + 4 (maîtrise de gestion…) ou équivalent avec 2 années d’expérience professionnelle réussies
GRILLE DE SALAIRE DU CONTROLEUR DE GESTION
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 401 2 2 421
3 421 3 4 441
5 441 4 6 461
7 461 5 8 481
9 481 6 10 501
11 501 7 12 521
13 521 8 14 541
15 541 9 16 561
17 561 10 18 581
19 581 11 20 601
21 601 12 22 621
23 621 13 24 641
25 641
DIRECTEUR GENERAL
Le directeur général est chargé de mettre en application en collaboration avec les services, les orientations définies par le Conseil d’Administration.
Il a notamment pour mission, sans que cette liste ne revête un caractère limitatif, ni exhaustif :
La gestion financière
Réalisation des budgets
Contrôle budgétaire
Gestion trésorerie
Relations commissaire aux comptes, expert-comptable
Etablissement des comptes administratifs des établissements et services médico-sociaux
La gestion du personnel
Recrutement
Disciplinaire – propositions à l’élu délégué et notification
Relations avec les instances représentatives
Plan de formation
Animation des réunions
La gestion des dossiers exceptionnels
Extension des services
Développements des activités
La représentation à l’extérieur (communication et représentation de l’association)
La présentation et défense des budgets auprès des collectivités (élus et services techniques)
Les négociations financières
La coordination des services
La mise en œuvre de la conformité et de la sécurité en collaboration avec les responsables de service
L’entretien du patrimoine de l’association Le Directeur Général assure un rôle de conseils et de propositions vis à vis des instances ou administrateurs responsables de l’association. Il est associé à tous les débats d’élaboration et d’orientation du GIHP.
Le directeur général dispose d’une certaine autonomie dans le cadre des orientations définies par le Conseil d’Administration. Il est caractérisé par la polyvalence de ses fonctions et compétences en matière d’organisation, économique et financière, juridique et de gestion des ressources humaines.
Le directeur général sera notamment chargé, de la préparation, de la présentation, de la négociation avec les collectivités ou partenaires extérieurs et de la représentation à l’extérieur de l’association.
Conditions d’accès au poste :
Le candidat au poste est titulaire :
d’un diplôme de gestion d’un niveau BAC +5 (Sup de Co, Master 2 ou équivalent).
De la capacité transport de personnes
De 5 années d’expérience professionnelle réussies dans un poste similaire
Le/la responsable paie contribue et veille à la réalisation de l’ensemble du processus relatif à la paie, de la préparation aux déclaration sociales. Il/elle est le garant du respect des règles règlementaires et législatives. Le/la responsable paie anime et encadre l’équipe paie, contribue au bon fonctionnement général du service et supervise l’ensemble des problématiques paie en lien fonctionnel avec le service RH. Le/la responsable paie assure également le lien avec les service comptabilité et gestion. Le/la responsable paie fait évoluer les méthodes et les outils selon les évolutions règlementaires, fonctionnelles et techniques.
Missions :
Le/la responsable paie a pour missions, sans pour autant que cette liste ne revête un caractère limitatif ou exhaustif, de :
Au niveau de la paie :
Préparation de la paie : réalisation et diffusion des masques de saisie, saisie des éléments variables de paie
Gestion des acomptes
Suivi des avances sur frais
Contrôle des fiches de frais
Suivi des retenues sur salaire
Élaboration des bulletins de salaire
Élaboration et remise des soldes de tout compte
Mise en place de la procédure relative aux virements des salaires
Paramétrage du logiciel de paie (interlocutrice prestataire paie)
Gestion des affectations analytiques
Classement
Au niveau des charges sociales :
Contrôles (Fillon, organismes sociaux, etc …)
Gestion et contrôles des charges sociales (mensuelles, trimestrielles, annuelles)
Établissement de la DSN (mensuelle) et autres charges sociales (mensuelles, trimestrielles, annuelles)
Suivi prise en charge et déclaration ASP concernant les contrats aidés
Déclarations DARES
Relation avec l’administration fiscale concernant le prélèvement à la source
Au niveau des rémunérations :
Simulations salariales
Calcul des indemnités de fin de contrat (rupture conventionnelle, licenciement, retraite)
Calcul de la prime de fin d’année s’il y a lieu
Calcul des primes annuelles (5% et 8%)
Au niveau de la protection sociale :
Suivi des tableaux de bord IJSS et prévoyance en lien avec la comptabilité
Le/la responsable paie travaille en collaboration fonctionnelle directe avec le responsable des ressources humaines. Le/la responsable paie définit les axes de travail prioritaires de l’assistante paie.
Le/la responsable paie doit veiller au respect et à l’application de la Charte relative au respect de la personne et des bonnes pratiques professionnelles associatives du GIHP, aux dispositions de l’accord d’entreprise du GIHP et au Règlement Intérieur dans le cadre de son activité professionnelle.
Compétences techniques / Savoir-faire :
Technique de paie
Connaissances juridiques en matière de législation sociale
Notions de comptabilité par rapport à l’intégration en comptabilité des éléments de paie
Esprit de synthèse
Compétences rédactionnelles
Technique de communication
Conditions d’accès au métier :
Pour accéder à l’emploi de responsable paie, la personne doit être détentrice d’un diplôme de niveau Bac +3 dans le domaine juridique, social ou comptable avec une spécialisation dans le domaine dans la paie. Elle doit également avoir une expérience réussie sur un poste de gestion directe de la paie et des charges sociales d’une durée minimale de 5 ans.
Qualités requises / Savoir-être :
Qualités et valeurs humaines (respect, tolérance, ouverture d’esprit, empathie, etc.)
Honnêteté et rigueur
Neutralité, impartialité et discrétion
Aptitude au travail en autonomie et au sein d’une équipe
Sens de l’écoute et de la relation humaine
Sens de l’observation et de l’analyse
Sens des responsabilités et prise d’initiative
Capacités d’adaptation, réactivité et disponibilité
Dynamisme et implication
Dynamique d’approfondissement et d’amélioration des compétences
Lien hiérarchique direct :
La Direction Générale
RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES
Pôle d’activité : Administration Générale, spécialité organisation et animation du service des ressources humaines
Responsable du service ressources humaines, le/la responsable des ressources humaines anime et encadre l’équipe, contribue au bon fonctionnement général du service, veille au respect et à l’application des dispositions légales et supervise l’ensemble des problématique RH. Le/la responsable des ressources humaines intervient au niveau organisationnel, au niveau des relations sociales et assure un lien fonctionnel avec le service paie. Le/la responsable des ressources humaines fait évoluer les méthodes et les outils de services selon les évolutions règlementaires, fonctionnelles et techniques. Le service RH constitue un service support pour l’ensemble des services.
Missions :
Le/la responsable des ressources humaines a pour missions, sans que cette liste ne revête un caractère limitatif ou exhaustif, de :
Au niveau des relations sociales :
Organisation et préparation des réunions relatives à la négociation annuelle obligatoire.
Organisation et préparation des réunions des instances représentatives du personnel (CSE).
Organisation des élections professionnelles.
Rédaction des réponses à apporter aux représentants du personnel.
Réponse aux salariés en fonction des demandes individuelles.
Au niveau de la veille juridique :
Veille juridique (législative et conventionnelle) et déclinaison.
Suivi des différents textes de référence de l’association : accord pénibilité, accord sénior, charte sur le télétravail, charte sur le droit à la déconnexion, règlement intérieur etc…
Mise à jour de l’accord salarial.
Etude et mise en place des évolutions en matière de réglementation sociale.
Appui juridique aux responsables d’exploitation.
Au niveau de la santé au travail :
Suivi et mise à jour du document unique des risques professionnels.
Assure les relations avec les médecines du travail.
Mise en place des procédures d’inaptitude.
Contrôle du suivi des visites médicales.
Suivi des fiches entreprise établies par les médecines du travail.
Gestion des dossiers de reconnaissance accident du travail et maladie professionnelle.
Déclaration obligatoire de l’emploi des travailleurs handicapés.
Au niveau rémunération/paie :
Contrôle des bulletins de salaires et des virements.
Etablissement des bulletins de salaire en renfort du pôle paie en cas de besoin.
Simulations salariales.
Calcul des indemnités de fin de contrat rupture conventionnelle (licenciement, retraite).
Suivi des indices.
Au niveau de la formation :
Recensement des besoins en formation.
Elaboration et gestion du plan de formation.
Suivi des dossiers de formations et des dispositifs de financement en lien avec la comptabilité.
Mise en place des actions RH à mener suite aux entretiens professionnels.
Mise en place et suivi de la GPEC.
Suivi de l’alternance : mise en place du dispositif, relation centre de formation, embauche, relation avec l’OPCO.
Au niveau organisationnel :
Animation de l’équipe ressources humaines.
Evolution du service dans son organisation.
Propositions d’actions.
Au niveau disciplinaire et de la gestion des contentieux :
Préparation, suivi et rédaction des documents relatifs aux procédures disciplinaires.
Suivi et préparation des contentieux tribunal des affaires de la sécurité sociale : reconnaissance faute inexcusable.
Suivi et préparation des dossiers contentieux : conseil de prud’hommes, cour d’appel, cour de cassation.
Suivi et préparation des contentieux au tribunal d’instance.
Au niveau des relations avec les partenaires extérieurs :
Etude des différentes problématiques sociales en relation avec le conseil juridique.
Relation avec les fournisseurs spécialisés dans le domaine de la protection sociale : prévoyance, mutuelle.
Relation avec les organismes collecteurs : fonds de formation, logement.
Relation avec les organismes spécialisés en matière d’emploi : Pôle emploi, Agefiph, etc…
Relation avec les organismes intentionnels : Inspection du Travail, Conseil de prud’hommes, Préfecture, Conseil Départemental …
Représentation sur les salons pour l’emploi.
Divers :
Elaboration des indicateurs sociaux.
Suivi des effectifs.
Rédaction de notes d’information et de service.
Rédaction de courriers RH complexes.
Veille sur les réseaux sociaux.
Mise en place et suivi des procédures de dénonciation des usages
Analyse sociale (AT, maladie, etc…).
Classement
Le/la responsable des ressources humaines doit veiller au respect et à l’application de la Charte relative au respect de la personne et des bonnes pratiques professionnelles associatives du GIHP, aux dispositions de l’accord d’entreprise du GIHP et au Règlement Intérieur dans le cadre de son activité professionnelle.
Compétences techniques / Savoir-faire :
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, messagerie, internet, etc.) et de la mise en œuvre des applications et logiciels informatiques
Capacité à fixer des objectifs et à en évaluer les résultats
Capacité à définir des priorités d'action au quotidien, à hiérarchiser les urgences et les échéances
Capacité à encadrer et à coordonner une équipe
Compétences et normes rédactionnelles
Conduite de projet
Techniques d’animation de groupe
Savoirs / Conditions d’accès au métier :
Pour accéder à cet emploi, la personne doit être détentrice d’un diplôme de niveau Bac + 5 avec une spécialisation en ressources humaines ou droit social. Elle doit également avoir une expérience réussie sur un poste généraliste RH d’une durée minimale de 5 ans.
Qualités requises / Savoir-être :
Qualités et valeurs humaines (respect, tolérance, ouverture d’esprit, empathie, etc.)
Rigueur et honnêteté
Grande autonomie et prise d’initiative
Sens des responsabilités
Ordre, méthode et organisation
Discrétion et confidentialité
Capacité d'écoute, sens du contact et du relationnel
Capacité d'anticipation et de réactivité
Dynamisme et implication
Dynamique d’approfondissement et d’amélioration des compétences
Lien hiérarchique direct :
La Direction Générale
GRILLE DE SALAIRE DU RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 413 2 2 433
3 433 3 4 453
5 453 4 6 473
7 473 5 8 493
9 493 6 10 513
11 513 7 12 533
13 533 8 14 553
15 553 9 16 573
17 573 10 18 593
19 593 11 20 613
21 613 12 22 633
23 633 13 24 653
25 653
SECRETAIRE DE DIRECTION
Définition :
Elle est de façon générale un agent qui organise son travail afin de répondre aux nécessités du service dont elle a la responsabilité ou du poste de responsable auquel elle est adjointe.
La secrétaire de direction collaboratrice d’un responsable a pour fonction, sans que cette liste ne soit limitative, ni exhaustive :
Assurer le suivi des dossiers dont elle a la charge
Assurer les contacts téléphoniques
Assurer les prises de rendez-vous
Elaborer des courriers une fois les orientations données
Gérer l’agenda du responsable
Préparer et assurer le suivi des rendez-vous du responsable
Collaborer avec le responsable
Se tenir au devoir de réserve
Accueil téléphonique
Suivi de certains contrats de maintenance
Classement et archivage de tous dossiers administratifs
Suivi dossier Assurance
Ouverture du courrier à l’arrivée avec la répartition par service
Affranchissement du courrier départ
Relevé les compteurs de la machine à affranchir et du photocopieur
Suivi et commande des fournitures de bureau
Conditions d’accès :
Elle doit être titulaire d’un BTS de secrétariat de direction ou d’un diplôme équivalent.
GRILLE DE SALAIRE DE LA SECRETAIRE DE DIRECTION
ECHELON
ANNEE
INDICE
1 1 314 2 2 319
3 319 3 4 325
5 325 4 6 331
7 331 5 8 337
9 337 6 10 344
11 344 7 12 350
13 350 8 14 356
15 356 9 16 362
17 362 10 18 369
19 369 11 20 375
21 375 12 22 382
23 382 13 24 388
25 388
SECRETAIRE
Fonction :
Collaboratrice directe d’un responsable, elle organise son travail de manière autonome afin de pouvoir assurer le secrétariat administratif.
La secrétaire est chargée des tâches ci-dessous sans que cette liste ne revête un caractère limitatif, ni exhaustif.
- Courriers divers, classement, prise de lignes téléphoniques - Gestion de la facturation, suivi des virements et réclamations. - Contacts avec les adhérents ou bénéficiaires des services. - Envoi mensuel des rapports mensuels d’activités. - Enregistrement mensuel des statistiques. - Rédaction ou suivi des courriers - Accueil des nouveaux bénéficiaires ou adhérents - Elle remplace pour partie de ses tâches la responsable du service transport pendant ses absences - Accueil téléphonique - Suivi de certains contrats de maintenance - Classement et archivage de tous dossiers administratifs - Suivi dossier Assurance RAQVAM. - Ouverture du courrier à l’arrivée avec la répartition par service - Affranchissement du courrier départ - Relevé les compteurs de la machine à affranchir et du photocopieur - Suivi et commande des fournitures de bureau
Conditions d’accès :
Elle doit être titulaire d’un BTS de secrétariat de direction ou d’un diplôme équivalent.
