Accord relatif à l’égalité professionnelle et à la qualité de vie au travail
La société au capital de XXX €, dont le siège est sis XXX, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro XXX ; représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.
Ci-après dénommée « L’entreprise », D'UNE PART ET :
Le syndicat XXX représenté par Monsieur XXX, en qualité de Délégué syndical,
Ci-après dénommé « Le syndicat »,
D'AUTRE PART
Préambule
Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions issues de la loi du 17 août 2015, dite « loi Rebsamen », relative au dialogue social et à l’emploi qui ont été codifiées aux articles L 2242-1 et suivants du Code du Travail. Conformément aux dispositions de l’article L.2242-11, la négociation porte sur les thèmes suivants objet du présent accord :
Les objectifs et les mesures permettant d'atteindre l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes,
Les mesures relatives à l'insertion professionnelle et au maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés.
L'articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés,
Les mesures permettant de lutter contre toute discrimination,
Les modalités de définition d'un régime de prévoyance et de frais de santé,
L'exercice du droit d'expression directe et collective des salariés,
Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion.
La société est consciente que la prise en compte de la diversité et de l’égalité professionnelle est source d’équilibre social et d’efficacité économique. C’est ainsi que l’entreprise, par le présent accord :
Entend mener une politique proactive afin de promouvoir l’égalité professionnelle et faciliter le recrutement des femmes dans les emplois où elles sont encore sous représentées ;
Poursuit son engagement à développer les moyens à la disposition des collaborateurs pour concilier les contraintes liées à leur vie personnelle et à leur activité professionnelle ;
Affirme sa volonté de s’inscrire dans une démarche dynamique en faveur de l’emploi des personnes handicapées ;
Enfin, réitère sa volonté de proscrire toute forme de discrimination et de mettre en œuvre tous les moyens afin que chaque collaborateur puisse être assuré d’être traité équitablement.
Les parties signataires conviennent de préciser les objectifs et les mesures à mettre en œuvre dans le cadre du présent accord conclu pour une période triennale au sein de l’entreprise en France. C’est dans ce cadre que les parties se sont rencontrées aux dates suivantes pour négocier le présent accord :
1ère réunion le 25 Octobre 2022
2ème réunion le 24 Janvier 2023
3ème réunion le 25 Mai 2023
4ème Réunion le 6 Septembre 2023
Egalité professionnelle entre les Femmes et les Hommes
La société s’engage depuis plusieurs années à favoriser la diversité et l’égalité professionnelle, dans le but de faciliter le recrutement des femmes dans les emplois où elles sont encore sous-représentées. Dans cette optique, l’entreprise a signé un
premier accord relatif à l’égalité professionnelles entre les Hommes et les Femmes en 2019 dont les engagements portaient sur 3 domaines:
L’embauche
Les annonces de recrutement diffusées par l'entreprise ne comportent aucune mention relative à l’identification du genre.
Les primes de cooptation sont majorées de 20% dans les départements où les femmes sont sous-représentées, tels que la R&D et le Produit.
Lors des entretiens de recrutement, l'entreprise garantit une proportion équitable d'hommes et de femmes en fonction de la diversité des candidatures reçues.
L’entreprise accueille des jeunes en alternance et en stage afin de favoriser la mixité au sein des départements, en accordant une priorité à des candidats du sexe sous-représenté.
La rémunération
Au moment du recrutement, l'entreprise applique une rémunération équivalente pour les femmes et les hommes lors du recrutement, basée uniquement sur les niveaux de qualifications, d'expériences et de responsabilités.
Pour les collaboratrices de retour de congé de maternité et les collaborateurs de retour de congé d'adoption, le temps d'absence pour congé de maternité ne sera pas pris en compte dans le calcul du bonus de performance. Le paiement du bonus de performance est maintenu à un taux égal à la moyenne des deux trimestres précédents pour toute la période du congé.
La rémunération des collaboratrices et collaborateurs revenant de congé maternité ou d'adoption sera majorée en fonction des augmentations individuelles perçues pendant la durée du congé par les collaborateurs relevant de la même catégorie professionnelle.
Le choix de travailler à temps partiel ne sera pas un obstacle à l'évolution de la rémunération, et l'entreprise accordera une attention particulière à cette situation.
La formation professionnelle
L'entreprise forme chaque année un nombre équivalent de femmes et d'hommes proportionnellement à leur effectif au sein de l'entreprise.
L'entreprise favorise les formations de courte durée et développe les formations à distance pour faciliter l’accès à la formation.
L’entreprise propose également des formations certifiantes à distance.
Les formations dispensées sont autant que possible organisées pendant les horaires de travail pour répondre aux contraintes personnelles des employés.
L'entreprise suit de manière différenciée les personnes qui n'ont pas suivi de formation depuis trois ans afin de prendre des mesures correctives.
En parallèle, l’Entreprise a mis en place une
politique globale relative aux congés maternité et paternité, entrée en vigueur au 1er Octobre 2021 et s’appliquant à tous les collaborateurs de l’Entreprise. L’objectif de cette politique est :
d’offrir un environnement de travail permettant aux collaborateurs de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Cela est particulièrement important pour les collaborateurs qui accueillent un bébé, afin de leur permettre de prendre soin de leur enfant nouveau-né ou nouvellement adopté et de créer des liens avec lui.
de poursuivre notre démarche de globalisation en mettant en place une politique globale de congé maternité et paternité, où chacun aura un minimum de droits garantis.
Cette politique permet:
à toutes les femmes de bénéficier d’une durée minimale de 16 semaines de congé maternité, quel que soit leur pays, et ce dès leur premier jour d'emploi, sans condition d'ancienneté et durant lequel le salaire est maintenu à 100% (fixe et variable inclus).
À tous les co-parents de bénéficier d’une durée minimale de 4 semaines de congé, et ce dès leur premier jour d'emploi, sans condition d'ancienneté et durant lequel le salaire est maintenu à 100% (fixe et variable inclus).
Toujours dans le but de favoriser la diversité et l’égalité professionnelle,
l’Entreprise a signé en 2022 le Pacte Parité de la French Tech ayant pour objectif d’accélérer concrètement la parité dans les secteurs technologiques et numériques. En signant ce Pacte Parité, l’Entreprise s’est engagée à:
Atteindre un seuil minimal de 20% de femmes siégeant au board de l’entreprise d’ici 2025, puis 40% d’ici 2028
Former 100% des managers sur les enjeux de la diversité ainsi que la lutte contre les discriminations et le harcèlement
Garantir que 100% des fiches de poste publiées par l’entreprise s’adressent aux profils autant féminins que masculins
Constituer une équipe paritaire de représentantes et de représentants amenés à prendre la parole au nom de l’entreprise, en interne et en externe
Mettre en place un accompagnement spécifique pour chaque salarié au retour de son congé parental
Enfin, l’entreprise a mis en place des
mesures complémentaires destinées à favoriser la diversité et l'égalité professionnelle :
L’entreprise mène une enquête bi-annuelle auprès des collaborateurs sur la Diversité, l'Égalité professionnelle et l’Inclusion. L’entreprise publie de manière transparente son rapport global sur la Diversité, l’Équité et l’Inclusion à la fois en interne et en externe ;
L’entreprise permet à ses collaborateurs de créer leur propre ERG (Employee Resource Group) afin de sensibiliser à la diversité, l’équité et l’inclusion grâce à des webinaires et des projets éducatifs accessibles à tous les collaborateurs ;
L’entreprise a mis en place des processus rigoureux destinés à assurer l’équité à tous les niveaux:
Des processus de recrutement basés sur des entretiens structurés pour réduire les biais
Des outils et processus d’évaluation, de gestion des talents et de la rémunération pour garantir l’équité salariale.
Dans le cadre du présent accord, les parties ont convenu de maintenir l’ensemble des engagements prévus ci-dessus, d’en renforcer certaines, et de fixer les mesures suivantes:
L’embauche
Augmentation de la majoration appliquée à la prime de cooptation versée aux collaborateurs pour le recrutement de femmes dans les départements R&D et Produit soit une prime de 3000€ versée au collaborateur.
Le Congé parental à temps partiel jusqu'à ce que l'enfant atteigne l'âge de 3 ans.
Les collaborateurs bénéficiant d’un congé parental à temps partiel conserveront l’acquisition de RTT ou jours de repos, de manière proportionnelle à leur temps de travail ;
La rémunération variable sera ajustée proportionnellement au temps partiel.
La formation
La mise en place d’un programme de formation comprenant différents niveaux pour sensibiliser les collaborateurs à la diversité et d’ateliers sur le leadership inclusif et la prévention de la discrimination et du harcèlement ;
La formation des équipes en charge du recrutement sur le thème "Recruter sans discrimination".
Dans le cadre du présent accord, les parties ont convenu de présenter un suivi annuel de ces mesures avec le CSE.
Mesures relatives à l’insertion professionnelle et au maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés
Les parties signataires, dans le cadre des valeurs véhiculées par l’entreprise, affirment leur volonté de s’inscrire dans une démarche dynamique en faveur de l’emploi des personnes handicapées. Si l’accès au travail dans un milieu ordinaire constitue le moyen privilégié d’insertion à rechercher, les parties signataires sont conscientes de la difficile adéquation entre les profils recherchés au sein de l’entreprise, et ceux des travailleurs handicapés en recherche d’emploi. Aussi d’autres pistes que le recrutement, doivent être envisagées pour améliorer le taux d’emploi des travailleurs handicapés au sein de l’entreprise.
Recours au secteur protégé et adapté
L’entreprise travaille aujourd’hui avec des ESAT sur des prestations qui peuvent être sous-traitées, comme la commande de prestations évènementielles ou le recyclage de matériel informatique. Les parties signataires conviennent de poursuivre le développement des achats auprès du secteur protégé et adapté. Les parties ont convenu de présenter un suivi annuel de ces mesures avec le CSE.
Maintien dans l’emploi et aménagements de postes
Les parties signataires conviennent :
Que la Direction des Ressources Humaines, en lien avec l’office manager et le management, prendra toutes les mesures nécessaires en matière d’aménagement du poste de travail ou des horaires permettant de favoriser le maintien dans l’emploi d’un travailleur handicapé ;
De faciliter le recours au télétravail à temps complet ;
D’accorder 2 jours de congés payés supplémentaires par an au parent d’un enfant reconnu handicapé ;
Actions de sensibilisation et de communication
Conscientes de la difficulté que représente la déclaration du handicap en interne, compte tenu des représentations liées au handicap, les parties conviennent de la nécessité de communiquer et de sensibiliser les collaborateurs de l’entreprise. Une campagne de sensibilisation / communication annuelle sur le handicap sera organisée au travers des outils de l’entreprise, ou de l’intervention d’experts auprès des collaborateurs. Ces dernières pourront porter sur les thèmes suivants :
Lutter contre les discriminations liées au Handicap en comprenant mieux le Handicap sous toutes ses formes ;
Les différentes pathologies susceptibles de rentrer dans le champ de la Reconnaissance de Travailleur Handicapé (RQTH) ;
Les démarches à effectuer pour obtenir la RQTH et ses bénéfices pour le collaborateur.
L’articulation entre la vie professionnelle et l’exercice de la responsabilité familiale
Les parties signataires entendent marquer leur attachement à préserver un environnement de travail qui soit le plus favorable possible à l’équilibre pour chacun des collaborateurs entre la vie professionnelle et la vie personnelle, notamment l’exercice de la responsabilité familiale. Ainsi, l’exercice de la responsabilité familiale ne doit pas faire obstacle à des perspectives d’évolution professionnelle. L’entreprise a mis en place des actions concrètes en faveur de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle lors de l’exécution du contrat de travail :
Un environnement de travail flexible lié à une politique de télétravail décrite dans l’accord temps de travail signé le 12 Janvier 2022
Des plages horaires souples d’arrivée et de départ décrites dans l’accord relatif au temps de travail signé le 18 Novembre 2016
Une Politique Globale de parentalité en Octobre 2021 comme décrite précédemment;
Des entretiens trimestriels entre les collaborateurs et managers visant à garantir des points réguliers sur les objectifs, les moyens de les atteindre, et la charge de travail associée ;
Un dispositif d’écoute s’appuyant sur une Hotline 24/7, permettant de soutenir les collaborateurs qui feraient face à des difficultés dans leur vie professionnelle, personnelle ou familiale ;
Une salle de repos et la mise à disposition d’espaces, pour l’allaitement ou pour être au calme par exemple, ou bien pour les cours de Yoga ou toutes autres activités que souhaiterait organiser le CSE, pour favoriser le bien-être et la qualité de vie au travail.
L’entreprise a également mis en place des mesures d’accompagnement de la parentalité, afin que les responsabilités familiales ne soient pas un frein à l’évolution de carrière et que les modalités d’organisation du travail demeurent compatibles avec la vie familiale:
Un entretien au retour du congé maternité, d’adoption ou parental avec le manager
Le droit à une demi-journée d’absence rémunérée le jour de la rentrée scolaire pour les parents d’enfants scolarisés jusqu’en 6ème (inclus)
La prise de journées « enfants Malades » sans demander de justificatifs, dans les conditions prévues par la CCN Syntec, soit 3 jours non rémunérés par enfant et par an. La durée du congé est portée à 5 jours si l'enfant a moins d'un an, ou si le salarié assume la charge de 3 enfants ou plus âgés de moins de 16 ans.
La prise des congés exceptionnels prévus par la CCN Syntec.
Dans le cadre du présent accord, les parties ont convenu de maintenir les engagements prévus ci-dessus et de fixer les mesures suivantes:
Accompagnement de la parentalité
La possibilité de recourir au télétravail à temps complet pour les femmes à compter du 3ème trimestre de grossesse ;
La possibilité de recourir au télétravail à temps complet pour les collaborateurs jeunes parents lors des 6 premiers mois suivant la naissance de l’enfant ;
La possibilité de s’absenter sans retrait de salaire pour les examens médicaux obligatoires quand les rendez-vous sont pris en début de matinée et que le manager et les RH sont prévenus au moins 48h à l’avance. Cela concerne uniquement les vaccinations obligatoires telles que définies dans le calendrier des vaccinations en France.
L’absence autorisée et rémunérée pour les mères afin d’effectuer les 7 échographies obligatoires lors d’une grossesse. Le co-parent bénéficie d'une absence autorisée pour se rendre à 3 de ces examens médicaux. Les collaborateurs devront prévenir le Manager et l’équipe RH au moins 48h à l’avance.
Un dispositif de Congés Solidaires permettant aux collaborateurs de faire preuve de solidarité envers leurs collègues qui auraient besoin de soutien pour accompagner un proche souffrant d'une maladie grave. Cette politique permet aux salariés de faire don de leurs jours de congé accumulés afin de permettre à leur collègue de prendre le temps nécessaire pour être présent et apporter un soutien essentiel à leur proche en cette période difficile. Les collaborateurs qui souhaitent participer à cette initiative peuvent faire don d'un certain nombre de jours de congé, en fonction de leur propre volonté et disponibilité. Les collaborateurs devront informer l’équipe RH afin que ces jours de congé soient ensuite utilisés par le collaborateur bénéficiaire.
Mesures relatives à la lutte contre toute forme de discrimination
La société, établie dans une quinzaine de pays dans le Monde, compte un grand nombre de nationalités et de cultures différentes, et valorise la diversité de ses collaborateurs, quelles que soient leurs origines, genre, orientation sexuelle, handicap, âge, mœurs.
Les parties signataires réaffirment que l’expertise du collaborateur est le critère primordial retenu lors du processus recrutement, et conviennent de l’importance de favoriser la diversité des équipes qui doivent être le reflet de la société française en menant une politique de gestion des Ressources Humaines inclusive.
L’article L.1132-1 du Code du Travail dispose s’agissant de la lutte contre la discrimination que : « Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, telle que définie à l'article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d'adaptation au droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou de sa domiciliation bancaire, ou en raison de son état de santé, de sa perte d'autonomie ou de son handicap, de sa capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français. » Ainsi, la discrimination peut être directe ou indirecte et est constituée par une différence de traitement non objective basée sur un des critères prohibés rappelés dans cet article de loi. En complément des mesures définies précédemment s’agissant de l’égalité entre les femmes et les hommes et pour favoriser l’accueil et le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés ayant pour objet et pour effet de lutter contre les discriminations, les parties ont convenu de fixer les mesures suivantes:
La mise en place de référents : l’équipe RH ainsi qu’un membre du CSE sont les référent en matière de lutte contre la discrimination.
En cas de signalement d’une situation laissant supposer un agissement sexiste ou discriminatoire au sein de l’entreprise, tout collaborateur peut saisir l’équipe RH ou les membres du CSE ou effectuer un signalement interne dans le système de signalement prévu à cet effet. Ce système permet un signalement sécurisé et anonyme 24h/24 et 7j/7 et dans la langue choisie par le collaborateurs.
Le signalement doit faire l’objet d’une description de la situation visée, des interlocuteurs concernés et des éventuels témoins de cette situation.
La Direction des Ressources Humaines et/ou le référent s’informent mutuellement des signalements ainsi opérés.
Si une enquête doit être menée, ils reçoivent conjointement les personnes concernées par la situation et un procès-verbal de l’entretien peut être établi.
Dans le cas où la situation laisse apparaître une situation pouvant dégénérer en harcèlement, les mesures visant à protéger le ou la victime sont immédiatement prises par la Direction, ou pour éviter toute réitération.
Si une situation de discrimination devait être conjointement constatée par le référent et la Direction des Ressources Humaines, l’entreprise prend dans les meilleurs délais les mesures visant à supprimer celle-ci.
Par ailleurs, si un comportement fautif devait être constaté des sanctions disciplinaires pourraient être prises en respectant les dispositions du Règlement Intérieur. Sauf abus caractérisé, aucun salarié ne pourra faire l’objet d’une sanction pour avoir signaler une situation laissant supposer une discrimination. En cas de désaccord entre le référent et la Direction sur l’existence ou non d’une situation de discrimination, le point est porté à l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire du CSE, sauf urgence, pour que la situation puisse y être discutée. Enfin, le CSE est informé lorsqu’un signalement est opéré et des suites données. Il est rappelé par ailleurs qu’un service externe d’accompagnement individuel des collaborateurs, joignable en 24/7 sur une ligne dédiée, et le Médecin du travail peuvent également être des points de contact du collaborateur.
Régime de santé et prévoyance
Les collaborateurs sont couverts par un contrat collectif d’assurance santé et prévoyance depuis Janvier 2013. Celui-ci est obligatoire pour l’ensemble des collaborateurs. Un collaborateur peut demander à être dispensé de la mutuelle de l’Entreprise s’il bénéficie d’un cas de dispense de droit. Les comptes sont présentés au CSE chaque semestre. Leur analyse permet d’anticiper les évolutions des taux de cotisation et des garanties de frais de santé.
Expression directe des salariés sur le contenu, conditions et organisation de leur travail
Les parties signataires réaffirment que la qualité de vie au travail implique un dialogue entre tous les acteurs de l’entreprise fondé sur la transparence et l’écoute des points de vue variés. Ce dialogue contribue au développement personnel et professionnel des collaborateurs. Pour cela, la Société a mis en place différents dispositifs d'écoute :
un “All Hands”: organisé tous les mois, il regroupe tous les collaborateurs de l’entreprise. L'objectif pour la Direction est de partager les informations financières, commerciales, technologiques et sociales. Chaque “All Hands” prévoit une session de questions/réponses permettant de répondre aux questions des collaborateurs. A la suite du All Hands, une enquête est adressée à tous les participants pour recueillir leur avis, puis une autre pour les questions;
Des réunions hebdomadaires sont également organisées ou vivement recommandées: réunions des Exec, réunions d’équipes, réunions collaborateur/manager. Cela permet d’assurer la redescente d’information depuis la Direction jusqu’aux équipes d’une part, et un bon suivi opérationnel d’autre part ;
Des entretiens trimestriels : les évaluations par les n+1 et par les pairs ont lieu tous les trimestres, pour assurer des points d’échanges réguliers entre managers et collaborateurs;
Des enquêtes trimestrielles et annuelles afin de recueillir les retours des collaborateurs sur leur bien-être et leur environnement de travail, et mesurer leur niveau d’engagement dans l’entreprise.. Les résultats, qui sont anonymes, sont analysés puis partagés avec la Direction et le CSE ;
des formations sur le feedback (“je donne un feedback”, “je reçois un feedback”) sont également organisées ;
La mise en place de Slack comme unique outil de messagerie instantanée en 2017 permet le droit d'expression.
De même, le CSE a mis en place différents canaux pour recueillir les questions des collaborateurs:
un email (XXX )
un channel dédié CSE sur Slack
Enfin, la Direction et le CSE se réunissent au moins 10 fois par an et mettent à l’agenda une partie “questions diverses” permettant au CSE de remonter les questions ou remarques des collaborateurs.
Droit à la déconnexion
L’Entreprise s’engage à favoriser le bien-être au travail en s’inscrivant dans une démarche globale d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cette démarche inclut le bon usage des outils numériques et le droit à la déconnexion. Les outils numériques mis à la disposition des collaborateurs tels que les messageries électroniques, les ordinateurs portables, les téléphones mobiles, etc. doivent être utilisés à bon escient :
ils doivent permettre aux collaborateurs de réaliser leur mission en bénéficiant d’une grande souplesse dans l’organisation de leur travail et d’une large autonomie;
ils ne doivent pas affecter les conditions de travail, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que la santé des collaborateurs;
Ils n’ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos du collaborateur et ce, quel que soit le niveau de responsabilité du collaborateur.
Le droit à la déconnexion s’entend comme un droit, pour le collaborateur, de ne pas être sollicité en dehors du temps de travail de façon à préserver ses temps de repos et de congés, et sa vie personnelle et familiale. Ainsi, les outils numériques mis à disposition par la Société n’ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos du collaborateur et ce, quel que soit le niveau de responsabilité du collaborateur, sauf situation exceptionnelle (astreinte, incident de production, etc.) déjà encadré dans l’accord temps de travail. Par ailleurs, pendant le temps de travail, chaque collaborateur se doit, en fonction des situations, de gérer ses priorités et par conséquent juger de l’utilité ou non de se connecter. Le droit à la déconnexion s’exerce tant à l’égard de son manager qu’à l’égard de ses collègues ou clients. Même si l'effectivité du droit à la déconnexion repose sur la responsabilisation de tous, les parties considèrent que les managers occupant les niveaux de responsabilité les plus élevés ont un devoir d’exemplarité, à l’égard de leurs collaborateurs, concernant le bon usage des outils numériques.
Dans le cadre du présent accord, les parties ont convenu de maintenir les engagements prévus ci-dessus et de fixer les mesures suivantes:
Mise à disposition d’un guide sur les bonnes pratiques pour le droit à la déconnexion et communication à tous les collaborateurs
Le forfait mobilités durables
Le forfait mobilités durables (FMD) a pour objectif d’encourager l’utilisation de mobilités moins polluantes. L’entreprise peut prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses collaborateurs liés à l’utilisation de certains moyens de déplacements pour leurs trajets domicile-travail. Les type de mobilités concernées sont:
Le vélo personnel du salarié, avec ou sans assistance électrique, l’engin de déplacement personnel motorisé (trottinette électrique, gyropode, mono-roue, hoverboard…),
Le Véhicule électrique ou hybride
Le covoiturage (comme conducteur ou passager)
Le trajet effectué pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié et le lieu de travail.
Bénéficiaires
L’ensemble du personnel présent et salarié dans l’entreprise peut bénéficier de cette indemnité FMD, quelle que soit la nature de son contrat, CDI, CDD, contrats en alternance et stage.
Montant pris en charge
La prise en charge des frais engagés pour se déplacer en mobilité douce correspond au montant de l’indemnité FMD, fixé à 0.50€ par kilomètre parcouru, multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue entre le lieu de résidence habituelle du collaborateur et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel. Un seul aller-retour par jour travaillé sera accepté. Cette indemnité est limitée à 400 € par an et par collaborateur (proratisée en cas d’application en cours d’année).. Le forfait mobilité durable n’est pas cumulable avec le remboursement de l’abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo.
Modalités de déclaration et de prise en charge
Les collaborateurs souhaitant bénéficier de du FMD devront formuler leur demande à l’équipe RH et remplir une attestation sur l’honneur indiquant:
leur adresse exacte
le nombre de kilomètre précis
Cette attestation servira de base au calcul du montant forfaitaire FMD qui sera versé mensuellement. En cas de modification dans le mode de transport, le collaborateur devra informer l’équipe RH au plus tôt.
Prévention du stress et des troubles musculo-squelettiques
Dans le cadre de sa responsabilité sociale d’entreprise et afin de préserver la santé physique et mentale de ses collaborateurs, l’entreprise souhaite mettre en place une démarche de prévention assurant l’identification, l’évaluation et le traitement du stress, des risques psychosociaux et des troubles musculo-squelettiques.
Prévention du stress et des risques psychosociaux
Pour prévenir les risques psycho-sociaux et préserver la santé mentale des salariés, l’entreprise effectue des enquêtes trimestrielles permettant de suivre et mesurer l’état du climat interne, ainsi que des entretiens de performance trimestriels. L’analyse des résultats est partagée avec la Direction et le CSE. Celle-ci permet d’identifier les situations de stress et de prendre les mesures d'amélioration.
Une ligne d’écoute accessible 24/7 avec des professionnels formés est en place au sein de l’entreprise. Les collaborateurs ont également la possibilité de rencontrer des psychologues en cas de besoin.
La Direction souhaite également accompagner les managers dans la prévention du stress notamment par le biais de formations et d’ateliers tout au long de l’année.
Prévention des troubles musculo-squelettiques
Le travail prolongé en position assise et sur écran peut entraîner des troubles musculosquelettiques, plus couramment appelés TMS. Les TMS sont des inflammations au niveau d’une articulation (os, tendons, passage vasculo-nerveux, etc.). Les TMS induisent douleurs et gêne fonctionnelle pour les salariés. A plus ou moins long terme, ils peuvent entraîner une baisse de la performance, de l’absentéisme, une désorganisation dans le travail. Pour diminuer les risques qui en découlent, l’entreprise souhaite sensibiliser les salariés sur les postures et les positions de travail afin de permettre à chacun de réagir en amont en cas de situation inadaptée. Si la situation le justifie, une étude de poste personnalisée sera organisée par le service de santé au travail ou un autre organisme spécialisé. Une adaptation du poste ou la fourniture d’un matériel spécifique pourra être proposée. Pour les salariés revenant de longue maladie (plus de 30 jours), un entretien de reprise, complémentaire à celui de la médecine du travail, est organisé avec le manager ou l’équipe RH afin de faciliter le retour de la personne au sein de l’entreprise. Enfin, l’aménagement des locaux est également un facteur important dans la qualité de l’exercice de l’activité. Il a une incidence sur le bien-être physique et mental, ainsi que sur les relations de travail entre les salariés et la qualité du travail effectué. L’organisation du travail ainsi que la nature des tâches à accomplir doivent être prises en compte dans l’aménagement des locaux de travail. Que ce soit dans le cadre d’espaces existants, de nouveau espaces de travail, de réaménagement et/ou de rénovation d’espaces, la Société associera, en amont, le CSE, pour mettre en place une démarche prenant en compte l’ergonomie des espaces de travail dès leur phase de conception et d’élaboration du cahier des charges. De même, une attention particulière sera portée aux espaces de convivialité et à l’aménagement permettant de maintenir la communication régulière entre les collaborateurs. Lors d’aménagement d’espaces collaboratifs, le CSE sera associé aux différentes phases de conception (macro zoning, micro zoning …) et pourra faire des propositions. Si ces propositions ne sont pas retenues, elles donneront lieu à une réponse motivée au CSE. Tout projet d’aménagement de locaux modifiant de façon importante les conditions de travail sera préalablement soumis à l’avis du CSE.
Vie en communauté
L'entreprise s'engage à promouvoir un environnement de travail favorable au bien-être collectif en encourageant une communauté de vie professionnelle épanouissante. Dans cette optique, l’entreprise met en place des bonnes pratiques visant à cultiver des relations harmonieuses et à favoriser l'épanouissement personnel de nos employés. Cela implique un bon usage de la messagerie électronique, une bonne gestion du temps passé en réunion, le respect d’autrui en open space et le respect de l’environnement de travail.
Bon usage de la messagerie électronique
Afin de donner dès à présent une dimension concrète à ces actions, un rappel des principales bonnes pratiques en matière de gestion de la messagerie professionnelle sera diffusé par la Société chaque année à tous les salariés. Ce rappel attirera l’attention des salariés sur la nécessité de :
Choisir le moyen de communication le plus adapté : opportunité de privilégier l’échange oral, l’échange téléphonique, l’organisation d’une réunion physique ou de visioconférences selon la nature des sujets traités et leur durée.
S’abstenir de consulter sa messagerie pendant une réunion.
Rédiger des mails courts et précis pour faciliter leur traitement par les destinataires (un seul sujet traité par email, objet de l’email clairement défini, relire son mail avant envoi, vérifier la PJ).
Identifier avec pertinence la liste des destinataires (pour action) et le nombre des personnes en copie (pour information).
Utiliser la fonction « répondre à tous » avec modération, s’interroger sur sa pertinence.
Éviter le sentiment d’urgence chez le destinataire du mail en prêtant attention au moment le plus opportun pour envoyer un message et préciser la date à laquelle la réponse est attendue en respectant un délai raisonnable.
Utiliser les fonctions d’envoi différé des mails pour qu’ils parviennent au destinataire pendant les horaires d’ouverture de l’établissement. Sauf exceptions, les messages éventuellement envoyés en dehors du temps de travail ne sauraient être considérés comme requérant un traitement en urgence.
Paramétrer un message d’absence pendant ses périodes de congés : lors de la prise des congés, les salariés sont invités à indiquer leur indisponibilité et la durée de celle-ci par un message d’absence indiquant si besoin la personne à prévenir en cas d’urgence.
Exploiter les fonctionnalités du média, notamment ses fonctions de classement, et gérer sa boîte de façon quotidienne permet de gagner de l’espace et du temps.
Respecter les règles de confidentialité et de sécurité en assortissant l’envoi d’informations ou de documents confidentiels, des mentions correspondantes au niveau de classification.
L’efficacité des temps de réunions
Le temps passé en réunion par les collaborateurs est important en raison des activités/projets transverses et du développement des modes de travail collaboratifs. Cela implique qu’une attention particulière soit portée aux modalités d’organisation des réunions afin que celles-ci ne nuisent pas à l’efficacité professionnelle et à la vie personnelle et familiale des collaborateurs. La société procédera au rappel régulier des principes essentiels concourant à la qualité des temps de réunion :
Respect des horaires de l’établissement
Respect de l’horaire prévu pour la réunion
Encouragement aux réunions de courte durée
Prise en compte des contraintes familiales et, dans la mesure du possible, des temps partiels dans la programmation des dates et des horaires de réunions
Respect des temps de repas
Fixation d’un objectif clair de la réunion et d’un ordre du jour prédéterminé
Sélectivité des participants au regard de l’objet de la réunion
Clôture des réunions par un relevé de décision
Respect d’autrui en open space
Les collaborateurs doivent:
Utiliser les salles de réunion ou phonebooth prévues à cet effet
Utiliser un casque lorsque la réunion ne peut pas se dérouler dans une salle ou phonebooth
Respecter un niveau sonore approprié lorsqu’ils sont amenés à faire des réunions en open space ou discuter avec d’autres collègues. Lorsque cela est possible, les collaborateurs doivent utiliser une salle de réunion, phonebooth ou les lieux de convivialité afin de s’assurer de ne pas déranger leurs collègues qui se trouvent à proximité et ont besoin de concentration
Garer leur vélo dans les parkings prévus à cet effet afin de ne pas gêner la circulation dans les open space.
Respect de l’environnement afin de réduire l’empreinte environnementale du bureau et créer un environnement de travail plus durable:
Les collaborateurs doivent:
Éteindre toutes les lumières lorsque vous êtes le dernier à quitter le bureau ;
Régler le thermostat à une température confortable et économe en énergie
Fermer les fenêtres lorsque le chauffage ou la climatisation est en marche ;
Fermer les portes pour empêcher la perte de chaleur ou de fraîcheur ;
Favoriser les communications électroniques et les documents numériques plutôt que les impressions papier ;
Trier leurs déchets en utilisant les poubelles de recyclage pour le papier, le plastique, le verre
Le respect des dispositions de l’accord temps de travail
Il appartient à la Direction de faire respecter les dispositions relatives à l’accord régissant le temps de travail et aux moyens de contrôle mis en œuvre, plus particulièrement sur le bon respect du repos quotidien et hebdomadaire. Le temps de travail est suivi localement à travers l’outil de suivi du temps de travail, et l’équipe RH rendra compte une fois par an des analyses auprès du CSE.
Dispositions finales
Durée – effet
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il s’appliquera à compter du 1er Janvier 2024 et cessera tout effet au 31 Décembre 2026.
Suivi et révision
Afin de veiller à l’application des actions définies par le présent accord et à l’efficacité des mesures prises, les parties signataires conviennent de faire un suivi annuel de la mise en œuvre de l’accord, dans le cadre d’une réunion du CSE.
Les parties conviennent que la direction et les organisations syndicales représentatives pourront se réunir tous les ans, à l’initiative de chacune des parties, pour discuter de l’opportunité d’ouvrir des négociations visant à la révision du présent accord.
Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. La révision peut porter sur tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifier
Adhésion
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires
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En vertu des articles L2231-6, L2231-8 et D2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt :
En deux exemplaires à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du travail et des Solidarités (DREETS), dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique ;
Un exemplaire au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion ;
Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non-signataires de celui-ci. La communication du présent accord à l’attention des salariés sera faite sur les panneaux d’affichage des différentes sociétés et établissements, et publiée sur l’intranet de l’entreprise, dans un délai de 48 heures après son dépôt auprès de la Direccte.
