Cotisations sociales et remboursement de frais professionnels

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Les indemnités pour frais sont exclues de l’assiette des cotisations à la condition qu’elles remboursent des dépenses supplémentaires inhérentes à l’emploi du salarié.

L’obligation de l’employeur de rembourser les frais professionnels

Le salarié a droit au remboursement des frais qu’il a exposés pour les besoins de son activité professionnelle, y compris si la convention collective, l’accord d’entreprise ou le contrat de travail sont muets sur cette question – (  Cass. soc., 25 févr. 1998, n^o 95-44.096 ; Cass. soc., 5 juil. 2017, n^o 15-29.424).

Les modalités de prise en charge des frais professionnels sont souvent prévues par les conventions ou accords collectifs de travail, le contrat de travail et les usages.

A défaut, il revient à l’employeur de fixer librement ces modalités, sous réserve de prendre en charge au moins les coûts réellement engagés par le salarié – (  Cass. soc., 23 sept. 2009, n^o 07-44.477 ; Cass. soc., 12 déc. 2012, n^o 11-26.585).

Au regard de la sécurité sociale, certains frais, limitativement énumérés par l’arrêté du 20 décembre 2002, peuvent être remboursés soit « au réel », soit par le biais d’allocations forfaitaires. Autrement dit, hormis ces cas prévus par l’arrêté du 20 décembre 2002, le remboursement des frais professionnels doit être réalisé sur la base des dépenses réellement engagées, avec factures à l’appui, pour ne pas être assujetti aux cotisations sociales – (  Arr. 20 déc. 2002, JO 27 déc. ; Arr. 25 juill. 2005, JO 6 août).

Bon à savoir : Les frais professionnels ne sont pas du salaire. Ils sont donc exclus du salaire servant de base au calcul de l’indemnisation des heures supplémentaires, des congés payés, de la maladie, de l’indemnité compensatrice de préavis et de licenciement, ainsi que de l’indemnité de départ à la retraite.

Conditions d’exclusion du remboursement des frais professionnels de l’assiette des cotisations sociales

Pour être reconnues comme frais professionnels et, à ce titre échapper aux cotisations de sécurité sociale, les indemnités ou allocations versées par l’employeur doivent – (L.242-1 du Code de la sécurité sociale) :

• rembourser au salarié des charges supplémentaires inhérentes à sa fonction ou à son emploi ;
• être utilisées conformément à leur objet.

Enfin, il faut bien entendu que la dépense ait été effectivement exposée par le salarié ; question qui ne se pose, en pratique, que si le remboursement se fait sur une base forfaitaire – (  Cass. 2^e civ., 12 févr. 2015, n^o 14-10.635).

Il n’y a pas de liste exhaustive des frais professionnels. Il peut s’agir de frais liés à un déplacement, à une mutation, au télétravail, à l’utilisation par le salarié de son propre matériel informatique pour effectuer son travail ou toute autre charge inhérente à l’emploi. Autrement dit, les indemnités que l’employeur est amené à verser au salarié échappent à cotisations dès lors que sont réunis les critères ci-dessus exposés (charge supplémentaire inhérente à l’emploi, et utilisation de l’indemnité conforme à son objet).

Bon à savoir : En cas de doute, l’employeur peut saisir l’Urssaf, dans le cadre d’un rescrit, afin qu’elle se prononce sur l’application de la réglementation des frais professionnels à sa situation.

par Me Alassane Sy
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail

Fascicule mis à jour le 8 septembre 2021.

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