Embauche : les informations à communiquer

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Au niveau européen, il convient de faire application de la Directive 2019/1152 du 20 juin 2019 applicable en France au 1^er août 2022.

D’après cette Directive, deux types d’informations doivent être communiquées mais étant de natures différentes, elles peuvent être communiquées à des moments différents.

Il y a les informations essentielles et celles dites « non-essentielles ».

Les informations essentielles et non-essentielles

Les informations essentielles

Il y a d’une part les informations dites « essentielles » qui doivent être communiquées dès la 1^ère semaine, dans les sept jours relatives à :

• l’identité des parties,
• au lieu de travail,
• au poste – (titre grade, catégorie, échelon),
• aux dates de début et de fin de la relation de travail,
• à la durée de la période d’essai,
• à la rémunération
• et à la durée du travail.

Bon à savoir : Afin d’être conforme à la Directives, ces informations sont remises sous la forme d’un ou de plusieurs documents, durant la première semaine de travail. Traditionnellement, il peut s’agir du contrat de travail.

Les informations non-essentielles

D’autre part, il y a les informations dites « non-essentielles » qui sont communiquées par tout moyen dans le mois suivant l’embauche. Dans ces informations non essentielles, on retrouve :

• délais de préavis
• durée des congés payés
• condition de la période d’essai
• droit à la formation
• procédure complète de rupture en cas de rupture de la relation contractuelle
• identité organismes de sécurité sociale percevant les cotisations de sécurité sociale et la protection sociale fournie par l’employeur (incluant la couverture par les régimes complémentaires)
• conventions et accords collectifs applicables.

Le support de communication

Depuis la directive de 2019, la communication de la documentation peut s’effectuer soit sous forme papier, soit sous-forme électronique. L’intitulé du document importe peu, il peut s’agir d’un contrat, d’une promesse d’embauche, d’une lettre d’engagement, d’un avenant, d’une déclaration écrite et signée par l’employeur.

Bon à savoir : Le contenu et le moment de communication, sont plus important que le contenant, à savoir l’intitulé du document.

A noter cependant, que si l’information est communiquée de manière électronique, il faut que l’information puisse être stockée et imprimée en cas de besoin. L’employeur gardera également un justificatif de la transmission et réception au collaborateur.

par Me Nicolas BECK
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail

Fascicule mis à jour le 7 février 2023.

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