ENTRE LES SOUSSIGNÉS : L’Unité Économique et Sociale Ineris (Institut National de l’Environnement Industriel et des Risques), ci-après dénommée « l’UES Ineris », telle que définie par le protocole d’accord portant création de l’Unité Économique et Sociale de l’Ineris du 4 juillet 2013 et représentée par le Directeur Général de l’Ineris,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’Unité Economique et Sociale Ineris à savoir :
La CFDT ;
La CFE-CGC ;
FO,
D’autre part.
Ci-après désignées les « parties ».
Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE Le télétravail apparaît comme une opportunité d’adapter et de moderniser l’organisation du travail mais également d’améliorer la qualité de vie au travail et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, notamment en réduisant le temps consacré aux trajets entre le domicile et le lieu de travail. Par là même, il s’inscrit également dans une volonté de contribuer au développement durable en réduisant les nuisances liées aux déplacements générés par l’activité de l’entreprise. Dans le cadre des dispositions légales, l’Unité Economique et Sociale Ineris (UES Ineris) et les organisations syndicales représentatives ont conclu le 28 mars 2017 un premier accord relatif au télétravail pour une durée de deux ans à compter du 1er juin 2017. L’accord signé le 22 mai 2019 s’appuyant sur le retour d’expérience de cette première phase expérimentale a pérennisé ce dispositif. Il a été complété par un avenant en date du 17 novembre 2020 afin de prendre en compte les enseignements tirés des grèves interprofessionnelles fin 2019 et de la crise sanitaire liée au virus COVID-19 qui a débuté en 2020. L’Ineris s’était fixé pour objectif en 2021 de faire un retour d’expérience de la mise en œuvre de l’accord de télétravail de 2019 afin d’émettre des suggestions en vue d’améliorer et de faire évoluer le cas échéant les modalités de télétravail. Les conclusions du groupe de travail constitué pour mener ces travaux ont fait l’objet de plusieurs présentations internes et ont nourri les échanges qui ont conduit à ce nouvel accord. Le présent accord vise à définir les modalités de recours et de mise en œuvre du télétravail dans le respect du code du travail (articles L.1222-9 à L.1222-11) et des principes et règles posés par les Accords Nationaux Interprofessionnels du 19 juillet 2005 relatifs au télétravail et du 24 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail. Dans le présent accord, le terme « salarié » désigne un salarié ou une salariée de l’UES Ineris. ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION ET DÉFINITIONS 1.1 - TÉlÉtravail 1.1.1 – Cadre général Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le télétravail se définit comme la réalisation d’un nombre de journées ou demi-journées effectuées à son « domicile » (tel que défini au 1.2) de manière régulière à une certaine fréquence et pendant une certaine durée. Par conséquent, ne relèvent pas du télétravail le travail à distance qui s’exerce dans les locaux de l’employeur mais sur un site différent d’une partie de sa hiérarchie et de ses collègues et le travail nomade qui ne présente pas de régularité de moment et de localisation. 1.1.2 – Situations exceptionnelles Des situations exceptionnelles peuvent conduire à la mise en place temporaire de télétravail afin de garantir une continuité d’activité ou le cas échéant la protection du salarié. Ces situations relèvent par exemple des intempéries, des difficultés de transport, des mesures de lutte contre la pollution, des situations de crise y compris celles incluant un plan de continuité d’activité. Cet aménagement sera défini par la direction générale ou le département des ressources humaines par une note ou un courriel destiné à l’ensemble du personnel. La prise en compte de ces périodes dans le calcul du plafond annuel de jours de télétravail est définie à l’article 4.1.1. Dans le cas de la mise en œuvre de cette disposition, le ou les salarié(s) qui ne serai(en)t pas autorisé(s) à télétravailler conformément à l’article 3.1 devront se conformer aux dispositions précisées dans la note ou le courriel mentionné ci-avant. 1.2 - TÉlÉtravailleur Le télétravailleur désigne tout salarié de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini à l’article 1.1. Le télétravail est également accessible aux salariés intérimaires, dans les conditions prévues au présent accord et à leur contrat de travail. Le télétravail est une modalité habituelle d’organisation du travail qui s’effectue uniquement au « domicile » du salarié qu’il s’agisse de sa résidence principale (telle que définie sur son bulletin de paie), secondaire déclarée ou tout autre lieu autorisé par l’UES Ineris et couvert par une assurance pour effectuer le télétravail. Le télétravailleur n’est donc ni en mission ni en formation lors de ces périodes. ARTICLE 2 - CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL 2.1 - Conditions liÉes au salariÉ Tout salarié de l’UES Ineris, lié par un contrat à durée indéterminée ou déterminée, à l’exception des salariés en contrat d’apprentissage et de professionnalisation, ayant au moins quatre mois d’ancienneté dans l’entreprise est éligible au télétravail. Cette condition d’ancienneté minimale peut être réduite exceptionnellement pour les salariés en CDI ; le cas échéant, un argumentaire motivé et rédigé par le Directeur (ou la Directrice) de la direction ou du département d’appartenance du salarié devra être annexé à la demande initiale de télétravail. Tout salarié de l’UES Ineris, lié par un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise est éligible au télétravail. Les intérimaires ayant au moins six mois d’ancienneté dans l’entreprise sont éligibles au télétravail. L’ancienneté des salariés s’apprécie en considérant le temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 derniers mois. Les stagiaires - dont la présence sur le lieu de travail habituel représente un élément nécessaire de leur formation - ne sont pas éligibles au télétravail. Le télétravail requiert de la part du télétravailleur un certain nombre d’aptitudes individuelles et qualités professionnelles dont, bien évidemment, une connaissance reconnue par sa hiérarchie du poste de travail occupé, mais également une autonomie dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail ainsi qu’une connaissance de l’environnement informatique et des applications informatiques dédiées à son activité. 2.2 - Conditions liÉes à l’activitÉ Toutes les activités ne sont pas compatibles avec le télétravail. Seules sont éligibles les activités qui peuvent être par nature exercées à distance en utilisant les technologies de l’information et de communication. Sont donc exclues les activités qui exigent d’être exercées physiquement dans les locaux de l’entreprise en raison de :
L’utilisation d’équipements ou matériels spécifiques disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise, de matériel informatique autre que celui mis à la disposition du collaborateur, de moyens informatiques spécifiques ;
Une interaction permanente en présentiel avec d’autres collaborateurs ;
L’utilisation de données à caractère sensible (données notamment informatiques nécessitant un certain niveau de sécurité et ne pouvant sortir de l’Entreprise…).
Toutefois, des aménagements organisationnels (ex. : regroupement des tâches nécessitant une présence dans les locaux de l’entreprise, …) seront étudiés par le responsable hiérarchique, en concertation avec le salarié, afin de permettre à ce dernier, si cela est possible, de prétendre au télétravail (au sens de l’article 1.1 du présent accord). La situation de télétravail n’est pas transférable en cas de changement d’activité ou de poste. Le salarié devra alors effectuer une nouvelle demande initiale de télétravail dans les conditions prévues à l’article 3. 2.3 – Équipements de travail L’employeur, via son support informatique, met à disposition des salariés et intérimaires éligibles au télétravail et pour lesquels la demande de télétravail a été acceptée (selon les modalités présentées à l’article 3) les moyens nécessaires à l’exercice du télétravail (ordinateur portable, accès au réseau interne de l’entreprise, accès aux outils de travail à distance : suite Microsoft…). Un écran et une station d’accueil universelle pourront également être mis à disposition – sous réserve de disponibilité du matériel - sur demande du salarié. Des fauteuils de bureau adaptés pourront être mis à disposition des salariés sur recommandations du service de santé au travail. Les salariés disposant déjà du matériel (et applications) requis utiliseront ce dernier pour le télétravail. Les salariés ne disposant pas du matériel requis ou souhaité au moment de l’acceptation de la demande initiale de télétravail par la hiérarchie et le département RH, solliciteront le support informatique et/ou les services généraux afin de pouvoir disposer, lors de leurs journées télétravaillées, des équipements nécessaires à l’exercice du télétravail (équipements de prêt). Les équipements sont à retirer directement par le salarié auprès du support informatique ou des services généraux. En cas de difficultés de fournir ces équipements (stocks insuffisants, ordinateurs non configurés ou autres raisons), la date d’effet de mise en place du télétravail pourra être reportée malgré la validation de la demande. Les équipements devront être rendus en cas d’arrêt du télétravail. ARTICLE 3 - DÉMARCHE DE PASSAGE AU TÉLÉTRAVAIL Le télétravail revêt un caractère volontaire. Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié. Il ne peut pas être imposé au salarié : le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. La démarche repose sur un principe d’acceptation formalisé par un formulaire de demande de télétravail et conforté par une période d’adaptation. Toutes les demandes de télétravail sont étudiées sans a priori afin d’identifier les activités qui peuvent être réalisées en télétravail pour un poste donné. La procédure définie aux articles 3.1 et 3.7 concerne les salariés de l’Ineris et les intérimaires. Les autres salariés de l’UES Ineris devront se rapprocher de leur hiérarchie pour connaître les modalités pratiques correspondantes. 3.1 - Instruction des demandes de recours au TÉlÉtravail Le salarié volontaire au télétravail adresse à son responsable hiérarchique une demande de télétravail, en remettant le formulaire de demande initiale de télétravail (disponible sur l’Intranet de l’Ineris) dûment complété et signé. Un entretien sera organisé entre le salarié demandeur et son manager afin d’analyser la demande et d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. Le responsable hiérarchique se positionnera sur la possibilité du salarié à prétendre au télétravail au regard de ses activités et éventuellement proposera une organisation permettant le recours au télétravail. Les situations spécifiques devront faire l’objet d’une analyse approfondie (ex : lieu de télétravail éloigné). Le salarié transmettra ensuite le formulaire au département RH par courriel (drh@ineris.fr), avec copie à sa hiérarchie, au minimum un mois avant la date souhaitée de commencement du télétravail. En cas d’avis défavorable et motivé du responsable hiérarchique, la demande du salarié sera étudiée par l’ensemble de la ligne hiérarchique sous la responsabilité du directeur concerné, en lien avec le département RH, dans les trente jours suivant la réception de la demande par le département RH. Le département RH adressera au salarié une copie de la décision finale retenue et des éventuels aménagements conditionnant la réalisation du télétravail. En cas d’avis favorable du responsable hiérarchique, le salarié pourra commencer son télétravail à la date actée par le département RH dans le formulaire. Le commencement du télétravail est conditionné par la transmission par courriel au département RH (drh@ineris.fr) du formulaire complété le cas échéant par les pièces justificatives ad hoc. Tout dossier incomplet reportera le démarrage du télétravail du salarié. Dans le cas particulier des salariés reconnus travailleurs handicapés et des femmes enceintes, la demande de télétravail ne pourra recevoir un avis favorable qu’après visite médicale et avis du médecin du travail concernant la compatibilité de leur état de santé avec la réalisation de leur activité en télétravail et les adaptations éventuelles des conditions de travail à mettre en œuvre. Pour les femmes enceintes bénéficiant déjà du télétravail, la visite médicale obligatoire devra préciser les éventuels besoins d’adaptation des conditions de travail en télétravail. 3.2 – Assurances Pour toute demande de télétravail, le salarié attestera sur l’honneur que ses lieux d’exercice déclarés du télétravail disposent d’une assurance « multirisques habitation » ou équivalent couvrant son statut de télétravailleur. Le salarié devra informer le département RH de toute évolution concernant cette couverture, sous peine de suspension du télétravail. 3.3 - PÉriode d’adaptation En cas d’accord pour passer au télétravail, une période d’adaptation d’une durée de 3 mois est prévue. Cette période d’adaptation est effective une seule fois et n’est applicable ni en cas de reconduction du dispositif dans les conditions prévues à l’article 11 du présent accord, ni pour les salariés bénéficiant déjà du télétravail au titre de l’accord relatif au télétravail du 22 mai 2019. Elle permet à chacune des parties de s’assurer que cette organisation est compatible avec ses intérêts, de tester le bon fonctionnement informatique au domicile du salarié, de vérifier notamment la compatibilité de l’activité du salarié avec le télétravail. Durant ces trois premiers mois, l’entreprise et le salarié ont la possibilité de mettre un terme au télétravail. La demande d’arrêt du télétravail sera formalisée par une lettre comportant un avis motivé, remise en main propre contre décharge ou par voie postale en recommandé avec accusé de réception, en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires sauf accord des parties en cas de circonstances exceptionnelles. 3.4 - RÉversibilitÉ permanente Au-delà de la période d’adaptation, le salarié ou l’entreprise peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par un écrit motivé remis en main propre contre décharge, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours calendaires, sauf accord des parties pour un délai plus court, en cas de circonstances exceptionnelles. 3.5 - Suspension du tÉlÉtravail La situation de télétravail pourra être temporairement suspendue par l’entreprise d’une part, pour des impératifs opérationnels qui requièrent la présence du salarié sur site, et le salarié d’autre part, s’il se trouve confronté à des obligations impérieuses qui sont de nature à empêcher le télétravail à domicile :
Déménagement ;
Travaux ;
Force majeure : inondation, incendie, … ;
Problèmes techniques : absence de débit Internet suffisant, ….
Cette suspension sera formalisée par un écrit motivé remis en main propre contre décharge ou par voie postale en recommandé avec accusé de réception, au moins 15 jours calendaires avant la date de mise en œuvre de la suspension, sauf cas de force majeure ou accord des parties. 3.6 - Renouvellement de la situation de tÉlÉtravailleur L’autorisation d’exercer ses missions en télétravail vaut pour toute la durée d’application du présent accord (y compris en cas de reconduction du dispositif dans les conditions prévues à l’article 11). Seule une demande d’arrêt du télétravail à l’initiative du télétravailleur ou du responsable hiérarchique dans les conditions prévues aux articles 3.3 et 3.4 peut mettre fin au télétravail. 3.7 - Modifications des conditions d’exercice du tÉlÉtravail En cas de souhait de modification(s) des conditions d’exercice déclarées par le télétravailleur lors de sa demande initiale de télétravail, le télétravailleur formalise sa demande par le biais du formulaire de demande de modifications des conditions d’exercice du télétravail (mis à disposition sur le site Intranet de l’Ineris). Ces modifications peuvent concerner une adresse du lieu d’exercice, les horaires de télétravail ou une modification du temps de travail. Le télétravailleur adressera le formulaire à son responsable hiérarchique qui se positionnera, au regard des activités du salarié, sur les éléments portant modification à la demande initiale. Le télétravailleur transmettra ensuite le formulaire par courriel au département RH (drh@ineris.fr), avec si nécessaire les nouvelles pièces justificatives (mentionnées à l’article 3.2), au minimum un mois avant la date souhaitée de prise en compte desdites modifications. Tout dossier incomplet reportera l’acceptation des modifications demandées et apportées par le télétravail. 3.8 - Droits du tÉlÉtravailleur Le collaborateur en télétravail continue de bénéficier des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels, individuels et collectifs, que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise. Il est également rappelé que les télétravailleurs ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en télétravail doit veiller à respecter les contraintes opérationnelles de son unité et de son (ou ses) activité(s). ARTICLE 4- ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL 4.1- JournÉe(s) tÉlÉtravaillÉe(s) 4.1.1 – Conditions générales et modalités de calcul Le télétravail s’effectue en journée ou demi-journée mobile. Les journées complètes de télétravail sont à privilégier, le cumul télétravail et présence sur site sur une même journée étant à éviter, notamment pour des questions de développement durable. Chaque responsable hiérarchique devra veiller à ce que l’exercice du télétravail cumulé aux périodes d’absences autorisées et aux missions professionnelles réponde aux besoins de son unité ou service et permette d’assurer la continuité des relations sociales de travail. Dans un souci de prévenir un isolement du télétravailleur et de maintenir un lien social avec la communauté de travail, chaque télétravailleur devra veiller à assurer une présence régulière dans les locaux de l’Entreprise en tenant compte, en particulier, des besoins du service. Le seuil annuel du nombre de journées de télétravail autorisé est déterminé en fonction du temps de présence annuelle effective du télétravailleur dans l’Entreprise, de la durée hebdomadaire de travail contractuelle ainsi que de la date de démarrage de son télétravail. Pour les télétravailleurs titulaires d’un contrat de travail stipulant une durée hebdomadaire de travail égale à 39 heures (temps plein), un plafond de cent (100) journées de télétravail est fixé par année civile complète. Ce plafond annuel est ramené à soixante-sept (67) jours pour les salariés sous un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Pour les télétravailleurs titulaires d’un contrat de travail stipulant une durée hebdomadaire de travail inférieure à 39 heures (salariés à temps partiel), ainsi que pour les télétravailleurs en temps partiel thérapeutique, le plafond annuel de journées de télétravail est proportionnel à la durée de travail. Les journées non utilisées en année N ne pourront faire l'objet d'aucun report en N+1, ni épargne. Les journées de télétravail :
Peuvent être effectuées sur l’ensemble des jours ouvrés ;
Peuvent être fractionnées en demi-journées ;
Peuvent être accolées aux jours de CP et RTT ;
Sont fixées en concertation entre la hiérarchie et le télétravailleur.
La méthode de calcul du nombre de jours maximum possible (plafond) est établie comme suit :
Chaque jour calendaire contribue à hauteur de 100/365 jours (67/365 pour les salariés sous un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) dans la détermination de ce plafond sur la base temps plein, à l’exception des jours compris dans une période neutralisée ;
Les périodes neutralisées sont les suivantes : recommandations du médecin du travail préconisant un télétravail à 100% ou majoritaire ; arrêts maladie supérieurs à 30 jours consécutifs ; période de congés précédant le départ à la retraite ; début ou fin de contrat de travail (fin de CDD, démission…) ; suspensions (congé sabbatique, congé maternité…) ; situations exceptionnelles dont la durée est supérieure ou égale à 15 jours calendaires consécutifs (cf. article 1.1.2).
Le nombre de jours maximum de télétravail autorisé est arrondi à l’entier supérieur.
La formule est en synthèse la suivante (salariés hors contrats d’apprentissage et de professionnalisation) :
arrondi.(100365Xpériodesnonneutralisées[type horaire X nb jours calendaires de la période
Des exemples d’application sont donnés en annexe 1.
L’Ineris étudie la faisabilité d'autoriser le télétravail dans un pays de l’Union Européenne. Sous réserve d’une conclusion positive de cette étude, celui-ci sera autorisé à titre expérimental, au plus tôt à compter de la date de signature de l’accord, a priori pour une période de 2 ans et pour un nombre de 40 jours maximum par an base temps plein (inclus dans le plafond déterminé ci-avant). Il pourra être mis fin à tout moment à cette expérimentation et ce, unilatéralement par l’Ineris, soit de manière collective, soit de manière individuelle, en fonction de l’évolution des connaissances sur ce sujet (réglementation, jurisprudence, risques pour le salarié…). 4.1.2 – Planification des journées télétravaillées Le salarié gère ses journées de télétravail, dans les conditions fixées ci-avant, avec une planification et un délai de prévenance d’au moins 3 jours ouvrés. La déclaration de la (ou des) journée(s), fractionné(e)s ou non, de télétravail sera effectuée dans le logiciel eTemptation de la façon suivante : le salarié fera, pour chaque journée ou demi-journée télétravaillée, une demande dans le logiciel (création d’un profil télétravailleur ouvert aux salariés pour lesquels le télétravail a été accepté). La hiérarchie validera cette demande comme il est actuellement fait pour les demandes d’absences autorisées. L’acceptation ou le refus de la demande de journée télétravaillée par le responsable hiérarchique doit également être effectué(e) dans un délai de prévenance d’au moins 3 jours ouvrés. Chaque salarié a accès dans eTemptation au plafond déterminé en application de l’article 4.1.2 et au nombre de jours qu’il peut encore prendre. La demande de journée de télétravail n’est pas possible lorsque ce dernier est nul. 4.1.3 – Annulation des journées télétravaillées Le télétravailleur a la possibilité d’annuler ou reporter une demande de journée (ou demi-journée) de télétravail, avant sa réalisation, selon les mêmes règles que l’annulation de demandes d’absences dans le logiciel eTemptation. Le responsable hiérarchique a la possibilité de demander l’annulation ou le report, exceptionnellement et pour des motifs de service, d’une journée de télétravail au salarié. Un délai de prévenance d’au moins 3 jours ouvrés doit être respecté, par le salarié et le hiérarchique, pour toute annulation ou report. Le télétravailleur et son responsable hiérarchique veilleront au respect des conditions fixées à l’article 4.1.1. 4.2 - Horaires de travail En raison de l’absence de badgeage lors de la journée télétravaillée, les horaires de travail pour celle-ci sont déterminés dans le formulaire de demande initiale de télétravail mentionné à l’article 3.1. Les horaires déclarés devront inclure les plages fixes telles que mentionnées dans l’avenant à l’accord d’entreprise relatif au règlement horaires variables et être compatibles avec les horaires de travail appliqués sur les différents sites de l’UES Ineris. Le salarié doit être joignable pendant ces horaires. 4.3 - DurÉe du travail La durée d’une journée de télétravail est fixée à 7h48 (7h50 si elle inclut le fractionnement de la journée de solidarité) pour les salariés de l’UES Ineris, lié par un contrat à durée indéterminée ou déterminée, et à 7h pour les intérimaires et les salariés de l’UES Ineris en contrat d’apprentissage et de professionnalisation. Les modalités de décompte du temps de travail pourront évoluer et feront alors l’objet d’un avenant. L’Ineris étudiera début 2023 la faisabilité technique d'autoriser 4 durées de télétravail quotidien dans l’avenant (7h30-7h50-8h10-8h30). En cas de conclusion positive de cette étude, les formulaires de demande seront modifiés pour intégrer ces modalités. Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par la loi ou de manière conventionnelle (à savoir 11 heures de repos quotidien et une pause repas de 35 minutes minimum). Le recours aux heures supplémentaires n’est pas autorisé pour la journée télétravaillée. 4.4 - Charge de travail L’UES Ineris s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux réalisés sur site. D’autre part, les collaborateurs s’engagent à ce que les résultats attendus en télétravail soient équivalents à ceux qui auraient été obtenus sur site. Chaque année, à l’occasion de l’entretien d’évaluation, le télétravailleur et son manager aborderont notamment les conditions d’activité en situation de télétravail, la charge de travail individuel, l’équilibre vie professionnelle / vie privée, les éventuelles difficultés liées à l’isolement, le droit à la déconnexion et l’organisation collective du travail. Chaque manager organisera, au moins une fois par an et autant que nécessaire, des réunions au sein de son entité afin d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du travail sur site, du télétravail ainsi que sur les interactions rencontrées (ex : impact du report de charges) et la définition de bonnes pratiques afférentes. 4.5 - Accompagnement de l’encadrement et des salariés
Formation
L’UES Ineris ayant la volonté constante d’accompagner et favoriser le télétravail, les besoins de formation en lien avec le télétravail (ex : utilisation des outils numériques et collaboratifs) seront régulièrement évalués. En particulier, une formation relative aux modalités du management à distance et à la prise en compte des particularités de l’hybridation de l’organisation du travail sera proposée aux responsables d’entité.
Bonnes pratiques
Suite au retour d’expériences de la mise en œuvre du télétravail conduit en 2021, des bonnes pratiques seront définies pour accompagner les salariés dans la mise en œuvre du télétravail au quotidien. Ces bonnes pratiques seront mises à disposition des salariés notamment sur le site Intranet de l’Ineris. ARTICLE 5 - ESPACE ET ÉQUIPEMENT DE TRAVAIL Le salarié doit disposer d’un espace de travail conforme à une activité professionnelle ainsi que d’une connexion au réseau Internet d’une qualité suffisante pour une connexion à distance. Du fait de ses obligations légales en matière de santé et de sécurité à l’égard de l’ensemble des salariés, l’entreprise doit être en mesure de s’assurer que le salarié en télétravail exerce sa mission dans des conditions de travail conformes. Aussi, l’employeur ou un membre de la Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) du comité social et économique (CSE) pourra être amené à avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié et en sa présence. En cas de refus ou si le lieu de télétravail ne semble pas conforme aux règles d’hygiène, de santé et de sécurité, il pourra être mis fin au télétravail dans le respect d’un délai de prévenance d’une semaine. Le télétravailleur est autorisé à demander une visite d’inspection. Pour l’exercice de ses fonctions sur son lieu de télétravail, le télétravailleur utilisera uniquement le matériel mis à sa disposition par l’UES Ineris (matériel informatique, téléphone le cas échéant…). Ce matériel restera la propriété de l’entreprise. Le salarié devra prendre soin du matériel fourni. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de ce matériel, le télétravailleur en avisera immédiatement le service de support informatique pour une assistance technique. Le télétravailleur s’engage à revenir sur site dans les plus brefs délais et au plus tard le lendemain en cas d’impossibilité d’exercer son activité depuis son lieu de télétravail du fait d’une difficulté persistante d’utilisation des technologies de l’information ou de communication (téléphonie, accès internet…) ou si la panne ou le mauvais fonctionnement de son ordinateur nécessite de le rapporter sur site auprès du support. Un délai de 24h supplémentaire peut être exceptionnellement accordé par le hiérarchique direct si le télétravailleur peut assurer la continuité de son activité sans ordinateur ou accès au réseau dans l’intervalle. Dans le cas contraire et pour toute durée supérieure, le salarié devra poser des congés payés ou des RTT. Le matériel mis à disposition doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel. ARTICLE 6 - PROTECTION DES DONNÉES Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique de l’entreprise et plus particulièrement à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données de l’entreprise et leur confidentialité, et ce, dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser. Le télétravailleur s’engage à respecter la charte informatique ainsi que la politique sécurité du système d'information en vigueur dans l’entreprise et disponibles sur le site Intranet de l’Ineris. ARTICLE 7 - SANTÉ ET SECURITÉ Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables aux télétravailleurs. Ces derniers bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés. Si un accident survient sur le lieu du télétravail lors de la journée et horaires établis dans le formulaire de demande initial de télétravail ou dans le formulaire de demande de modifications des conditions d’exercice du télétravail (accessibles depuis le site Intranet de l’Ineris), le lien professionnel est présumé. Le salarié en télétravail doit informer le service de santé au travail de l’accident, selon la même procédure et les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’UES Ineris, et tels que prévus par le règlement intérieur en vigueur. Pendant les absences (maladie, accident du travail, congés payés…), le salarié ne doit pas télétravailler. Le télétravail sera intégré à l’évaluation des risques professionnels (DUERP). L’entreprise met à disposition du télétravailleur des recommandations en matière d’aménagement de son poste de travail à son domicile (documents accessibles depuis le site Intranet de l’Ineris). ARTICLE 8 – DROIT À LA DÉCONNEXION Suite au retour d’expériences conduit en 2021 sur le télétravail, les parties souhaitent renforcer à travers cet accord le droit à la déconnexion déjà inscrit dans la charte informatique annexée au règlement intérieur de l’UES Ineris. Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle des salariés. Il est rappelé qu’en dehors des modalités précisées dans le règlement intérieur concernant le temps de travail ou les astreintes, les salariés de l’UES Ineris n’ont pas l’obligation d’être joignables ou connectés aux systèmes d’informations. En conséquence, ils ne sont pas tenus de répondre à des sollicitations professionnelles en dehors de ces situations. Chaque salarié, quelle que soit sa fonction, doit bénéficier du respect de son droit à la déconnexion et doit veiller à respecter le droit à la déconnexion de son entourage professionnel. Le salarié n’est pas tenu de répondre aux sollicitations qu’il reçoit lorsqu’il est en réunion, en déplacement, en essais… sauf s’il estime que son intervention est indispensable. Il a le droit en particulier ne pas être connecté en permanence et de s’isoler au cours de la journée pour la réalisation de tâches le nécessitant. Il appartient aux managers de fixer des délais réalistes dans la réalisation des activités pour permettre aux salariés d’user de leur droit à la déconnexion. Des bonnes pratiques seront définies afin de limiter la surabondance d’informations et les sollicitations croissantes induites par les outils numériques et collaboratifs (ex : bon usage de la messagerie, organisation des réunions). Ces mesures sont de nature à limiter l’impact de ces activités sur le droit à la déconnexion. Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés sur le droit à la déconnexion et l’utilisation raisonnée des outils numériques. Des formations pourront être organisées en fonction des demandes et des besoins identifiés sur ce thème. ARTICLE 9 - Indemnisations L’allocation d'une indemnité forfaitaire apparaît comme le mode d'indemnisation le plus pertinent, car il satisfait notamment aux impératifs de simplicité et de lisibilité. L'indemnité sera de 2,50 € par jour de télétravail (1,25 € par demi-journée le cas échéant), sans seuil de déclenchement, dans la limite d'un montant de 250 € annuels sur la base d’un temps plein, quel que soit le motif. Le nombre de jours maximum indemnisable est défini à l’article 4.1.1. Le versement de l'indemnité se fera selon un rythme mensuel. Pour l’année 2022, l’indemnité sera calculée à partir du 7 mars et dans la limite d’un montant de 207,5 €. Le rappel pour la période du 7 mars 2022 au mois de la signature sera effectué au plus tard 2 mois après la signature de l’accord. Ce rappel concernera les personnes présentes à l’effectif à la date de versement. Par ailleurs, certaines situations visées à l’article 1.1.2 impliquant la mise en œuvre de télétravail pour garantir la continuité d’activité pourront donner lieu à indemnisations (circonstances exceptionnelles comme une pandémie ou un cas de force majeure). En cas de télétravail exercé dans un espace public partagé (« espace de coworking ») à la demande du salarié, les frais associés à l’accès et à l’utilisation de cet espace resteront à la charge du salarié. Si les obligations légales qui pèsent sur l’employeur venaient à évoluer concernant la prise en charge de ces frais, la possibilité de télétravailler depuis un espace de coworking serait suspendue. ARTICLE 10 – BILAN ANNUEL DE SUIVI L’entreprise communiquera annuellement au CSE de l’UES Ineris, dans le cadre de la consultation de la politique sociale, des conditions de travail et de l’emploi dans l’entreprise, une analyse quantitative (nombre de télétravailleurs, part femmes/hommes, catégorie professionnelle, répartition temps plein/temps partiel, nombre par direction, nombre de refus et principaux motifs, nombre de jours total de télétravail annuel, nombre de jours moyen mensuel, nombre de jours moyen mensuel par télétravailleur …). Cette analyse sera également communiquée aux délégués syndicaux. ARTICLE 11 - DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES Cet accord abroge et remplace :
Tous accords antérieurs relatifs au télétravail au sein de l’UES Ineris ;
Toutes notes et dispositions antérieures relatives au télétravail au sein de l’UES Ineris.
Les salariés bénéficiant du télétravail au titre du précédent accord relatif au télétravail à la date de signature du présent accord sont autorisés à poursuivre le télétravail sans qu’il soit nécessaire de procéder à une nouvelle demande initiale de télétravail. Cependant, ils devront renseigner et retourner au département RH le formulaire relatif aux engagements du salarié pour la mise en œuvre du télétravail. En l’absence de retour de ce document avant le 31/12/2022 ou à la date de renouvellement de leur assurance habitation couvrant leur activité de télétravail si celle-ci survient avant le 31/12/2022, le télétravail sera suspendu. Le présent accord s’applique de plein droit à tous les télétravailleurs à compter de sa signature. ARTICLE 12 – DURÉE, RÉVISION ET DÉNONCIATION Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de cinq ans à compter de sa mise en place conformément aux dispositions de l’article L. 2222-4 du code du travail. Il est établi que cet accord est renouvelable, par période d’un an, par tacite reconduction. En application de l’article L. 2222-5 du code du travail, le présent accord pourra être révisé à la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L.2261-7 et suivants du code du travail. Cet accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires, selon les dispositions de l’article L. 2222-6 du code du travail. Une telle dénonciation prendra effet au terme d’un préavis de 3 mois. Elle devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord. Les parties conviennent de se réunir dans les trois mois précédant la fin de l’accord pour étudier sa révision ou sa reconduction. ARTICLE 13 - MODALITÉS DE PUBLICITÉ ET DE DÉPÔT DE L’ACCORD Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel de l’UES Ineris, par le biais de sa mise en ligne sur l’intranet et d’une note d’information envoyée à l’ensemble du personnel. Le présent accord, avec les pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), et un exemplaire sera transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion. Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. Un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’au comité social et économique de l’UES Ineris conformément à l’article R. 2262-2 du code du travail.
Fait à VERNEUIL EN HALATTE, le 19/10/2022
Pour l’UES Ineris
(*) Directeur Général de l’Ineris
Pour les organisations syndicales
(*) CFDT (*) CFE-CGC (*) FO
(*) Parapher chaque page
ANNEXE
Exemples de détermination du nombre maximal autorisé de jours de télétravail (article 4.1.1) pour les salariés éligibles aux conditions d’exercice du télétravail et autorisés à télétravailler (articles 1.1.2 et 3.1) Les jours sont exprimés en jours calendaires sur la base d’une année de 365 jours.
Cas n°1
Hypothèse : salarié à temps partiel 80% autorisé à télétravailler à compter du 15/05 Application de la formule de calcul :
231 jours du 15/5 au 31/12
Plafond :arrondi supérieur de [100 / 365 X 0,8 X 231] =
51 jours
Cas n°2
Hypothèse : salarié à temps plein avec un arrêt de travail du 12/04 au 24/06 inclus Application de la formule de calcul :
101 jours du 1/1 au 11/4
190 jours du 25/6 au 31/12
Plafond :arrondi supérieur de [100 / 365 X 1 X (101+190)] =
80 jours
Cas n°3
Hypothèse : salarié à 100% au 01/01. Congé maternité du 07/02 au 06/06. Congé parental du 07/06 au 31/08. Passage à 80% à compter du 01/09. Application de la formule de calcul :
37 jours du 01/01 au 06/02
122 jours du 01/09 au 31/12
Plafond :arrondi sup. de [100 / 365 X (1 X 37 + 0,8 X 122)] =
37 jours
Cas n°4
Hypothèse : apprenti à 100%, fin de contrat au 31/08 (dernier jour travaillé) Application de la formule de calcul :
243 jours du 01/01 au 31/08
Plafond :arrondi sup. de [67 / 365 X 1 X 243)] =
45 jours
Cas n°5
Hypothèse : salarié à 80% avec application de l’article 1.1.2 Situations exceptionnelles du 15/09 au 31/12 (ex : Covid) Application de la formule de calcul :
257 jours du 01/01 au 14/09
Plafond :arrondi sup. de [100 / 365 X 0,8 X 257)] =
57 jours
Cas n°6
Hypothèse : salarié à 100% en CDI (ou CDD) avec démission (ou fin de contrat) au 15/10 (dernier jour travaillé) Application de la formule de calcul :
288 jours du 01/01 au 15/10
Plafond :arrondi sup. de [100 / 365 X 1 X 288)] =
79 jours
Cas n°7
Hypothèse : salarié à 100%, en temps partiel thérapeutique à 50% du 20/02 au 10/04 inclus Application de la formule de calcul :
50 jours du 01/01 au 19/02
50 jours du 20/02 au 10/04
265 jours du 11/04 au 31/12
Plafond :arrondi sup. de [100 / 365 X [1 X 50 + 0,5 X 50 + 1 X 265)] =
94 jours
Cas n°8
Hypothèse : salarié à 100%, en arrêt maladie du 01/01 au 08/01 et recommandation du médecin du travail de télétravail à 100% du 09/01 au 25/01 inclus Application de la formule de calcul :
8 jours du 01/01 au 08/01
17 jours du 09/01 au 25/01
340 jours du 26/01 au 31/12
Plafond :arrondi sup. de [100 / 365 X [1 X 8 + 1 X 340] =
