Accord Collectif d’entreprise relatif à la durée du travail au sein de la Société Ogilvy Healthworld
Entre la Société :
La société
Ogilvy Healthworld dont le siège social est situé 32-34, rue Marbeuf -75008 Paris , immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 334 489 788, Code APE 73311Z , représentée aux fins des présentes par xxxxx, agissant en sa qualité de Directeur, dûment habilitée à l’effet des présentes (ci-après la « Société » ou « l’entreprise »)
D’une part,
ET :
Les salariés de la Société (ci-après « les Salariés »)
D’autre part
ENSEMBLE désignés « les parties »
SOMMAIRE
1.
Préambule
3
2. Dispositions générales relatives au présent accord
3. Salariés soumis à la modalité horaire
4. Cadres autonomes : Convention individuelle de forfait en jours
5 . Droit à la déconnexion
6. Congés payés
7. Jours fériés et 1er mai (articles L. 3133-1 et suivants du Code du travail)
8. Journée de solidarité
9. Congés exceptionnels
10. Dispositions finales
Préambule
La Société et le Salarié ont mené une réflexion approfondie sur la durée effective et l'organisation du temps de travail dans l’entreprise.
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions de l’article L. 2232-23 du Code du travail qui prévoit et organise les modalités de conclusion d’un accord collectif d’entreprise lorsque l’effectif habituel de l’entreprise est compris entre 11 et 20 salariés et qu’elle ne dispose pas de membre élu de la délégation du personnel et a fortiori pas de délégué syndical, ce qui lui permet d’appliquer les dispositions notamment des articles L. 2232-21, L. 2232-22 et R. 2232-10 à 12 du Code du travail.
Ces dispositions permettent à la Société de proposer un projet d'accord aux salariés qui porte sur l'ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective d'entreprise.
Cet accord a pour objet de mettre en place des solutions adaptées à l’activité de l’entreprise en matière d’organisation et de durée du travail, tout en préservant la santé et la sécurité des salariés ainsi que l’équilibre entre les temps de vie personnelle et professionnelle.
La Convention collective applicable à l’entreprise est la Convention collective nationale des entreprises de la publicité (ci-après « la Convention Collective »).
Dispositions générales relatives au présent accord
Champ d’application du présent accord
Le présent accord d'entreprise définit les rapports entre Ogilvy Healthworld et ses salariés qui sont employés par un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée, sans condition d’ancienneté, soumis au droit français et qui exercent habituellement et principalement leur activité professionnelle salariée sur le territoire national français.
Toutefois, cet accord ne s’applique pas aux salariés de Ogilvy Healthworld qui, conformément à la législation en vigueur, ont la qualité de « Cadre Dirigeant » au sens de l’article L.3111-2 du Code du travail puisque ces derniers :
ne sont pas soumis aux dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail (Partie III – Livre 1er – Titre II du Code du travail), au repos quotidien et hebdomadaire, aux jours fériés et la journée de solidarité (Partie III – Livre 1er – Titre III du Code du travail) ;
l’entreprise n’est donc pas tenue de décompter leur temps de travail.
En application de l’article L. 3111-2 du Code du travail, sont considérés comme tels les cadres auxquels
(i) sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, (ii) habilités à prendre des décisions de façon largement autonome, (iii) percevant une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l'entreprise et (iv) qui participent effectivement à la direction de l’entreprise. Ces critères sont cumulatifs et sont appréciés au cas par cas.
En conséquence, au sein de la Société, seuls les salariés
membres du Comité de Direction (CODIR) sont susceptibles d’avoir la qualité de Cadre Dirigeant.
Les salariés ayant la qualité de Cadre Dirigeant, telle que définie ci-dessus, sont donc exclus des dispositions du présent accord (sauf en ce qui concerne les dispositions relatives aux congés payés annuels et aux congés exceptionnels).
Les différentes catégories de salariés
La durée et l’organisation du temps de travail au sein de la Société sont déterminées en fonction des catégories de salariés concernés.
Hormis les cadres dirigeants visés au paragraphe 2.1, les salariés de la Société Ogilvy Healthworld peuvent être regroupés en deux (2) catégories :
les salariés cadres et non-cadres intégrés dans un service, occupés selon l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise et pour lesquels la durée du travail est prédéterminée (modalité horaire) ; et
les cadres autonomes qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés et dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée (convention individuelle de forfait annuel en jours).
Définition du temps de travail effectif
La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (article L. 3121-1 du Code du travail).
En l’état actuel du droit, sont par ailleurs notamment considérés comme du temps de travail effectif :
les heures de délégation des représentants du personnel ;
les heures passées en formation par le salarié pour assurer son adaptation au poste de travail ou liée à l'évolution ou au maintien dans l'emploi dans l'entreprise (article L. 6321-2 du Code du travail) ;
le repos compensateur de remplacement, venant en remplacement de tout ou partie du paiement des heures supplémentaires (Circ. DRT 7 du 6-12-2000) ;
la contrepartie obligatoire en repos due pour toute heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent annuel (article D. 3121-9 du Code du travail) ;
les temps passés aux examens médicaux obligatoires auprès des services de santé au travail, y compris les temps de déplacement nécessaires pour s’y rendre (notamment rticles L. 1226-5, L. 1225-16, R. 4624-16, R. 4624-17, R.4624-28 du Code du travail) ;
Ne sont donc pas considérés comme du temps de travail effectif pour le décompte de la durée du travail, notamment :
les temps de pause et de repas ;
les congés payés, congés d’ancienneté et congés de toute sorte ;
les jours fériés chômés ;
les jours de réduction du temps de travail (JRTT) ;
les absences (maladie, sans solde, …)
le temps de trajet du domicile au lieu de travail.
.
Salariés soumis à la modalité horaire
salariés concernés : Cadres et non-cadres intégrés dans un service, occupés selon l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise pour lesquels la durée du travail est prédéterminée
La durée hebdomadaire du travail s’inscrit en principe dans le cadre d’un horaire collectif, c’est-à-dire uniforme pour l’ensemble des salariés de l’entreprise.
La modalité horaire du temps de travail s’applique donc à l’ensemble des salariés (cadres ou non-cadres) dont la durée du travail est prédéterminée et soumis à l’horaire collectif applicable au sein de la Société.
Durée du travail
Aménagement du temps de travail sur l’année
Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-44 du Code du travail, les Parties décident d’organiser la répartition de la durée du travail sur l’année.
La période de référence pour l’appréciation de la durée du travail est la suivante : du 1er janvier au 31 décembre.
La durée annuelle du travail effectif d’un salarié à temps complet est fixée à 1.607 heures, journée de solidarité comprise (correspondant à une durée hebdomadaire moyenne de 35 heures de travail effectif).
Sur la base d’une durée hebdomadaire fixée à 37 heures , l’annualisation du temps de travail se traduit donc par l'attribution de jours de repos supplémentaires (dits "jours RTT"), définis au point 3.2.2 suivant.
Attribution de jours de réduction du temps de travail (JRTT)
Nombre de JRTT
Afin de respecter la durée légale du travail, les salariés intégrés dans un service, occupés selon l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise ou selon des horaires individualisés, mais pour lesquels la durée du travail est prédéterminée, bénéficient de 12 jours de réduction du temps de travail par an pour une année civile intégralement travaillée.
Les JRTT sont acquis à raison d’un jour par mois civil intégralement travaillé. Les JRTT annuels peuvent être utilisés dès le 1er janvier de l’année civile.
Incidence des absences
Toute absence, hors congés payés, non assimilée à du temps de travail effectif (exemple : maladie) ayant pour effet de réduire la durée effective de travail, entraînera une réduction des droits aux JRTT comme suit :
une tranche de 10 jours ouvrés consécutifs d’absence au cours de l’année civile donne lieu à une déduction de 0,5 JRTT ;
une tranche de 20 jours ouvrés consécutifs d’absence au cours de l’année civile donne lieu à une déduction de 1 JRTT.
Incidence des entrées et sorties en cours d'année
Le nombre de JRTT alloué est calculé au prorata du temps de travail effectif dans l'entreprise au cours de l'année civile de référence.
Lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité des jours de repos auxquels il avait droit, celui-ci recevra une indemnité compensatrice égale à la fraction des jours non pris.
Dans le cas où les JRTT auront été exceptionnellement consommés mais non encore acquis, ceux-ci seront retenus sur le solde de tout compte.
Prise des JRTT
Les JRTT doivent être pris chaque mois, en concertation entre le salarié et son manager, dans le cadre de l’année civile et sous forme de journées entières ou demi-journées.
Les JRTT doivent faire préalablement l’objet d’une demande formelle auprès de la hiérarchie, selon les pratiques en vigueur au sein de la Société.
Aucun délai de prévenance n’est imposé par le présent accord. Le salarié doit naturellement prévenir son supérieur hiérarchique suffisamment à l’avance afin d’obtenir son autorisation préalable.
Il est rappelé que ce processus de demande d’absence est le même dans toute l’entreprise et qu’aucun fonctionnement alternatif ne doit être mis en place localement.
Ces jours sont pris à la convenance du salarié et du manager mais doivent être utilisés en priorité lors de jours ou semaines de faible activité.
Les JRTT peuvent être regroupés ou reportés d’un mois à l’autre. Il n’est toutefois pas possible d’accoler plus de 3 JRTT à la période de congé principal.
Les JRTT acquis ne sont pas reportables d’une année sur l’autre, ils doivent impérativement être pris dans l’année civile et, au plus tard, au 31 décembre.
Répartition de la durée du travail dans le cadre hebdomadaire
Les salariés soumis au décompte horaire du temps de travail et dont la durée du travail est prédéterminée sont soumis à l’horaire collectif de travail.
La durée du travail hebdomadaire des salariés soumis à l’horaire collectif est de
37 heures par semaine, réparties sur 5 jours, du lundi au vendredi comme suit :
lundi au jeudi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h30 et le vendredi jusqu’à 17h.
Aucun salarié soumis à l’horaire collectif ne peut se trouver dans les locaux en dehors de ces plages horaires, sauf si des heures supplémentaires ont été expressément et formellement demandées par le supérieur hiérarchique ou par la direction et validées préalablement.
L’horaire collectif de travail tel que défini ci-dessus pourra être ponctuellement modifié par la direction de la Société, moyennant un délai de prévenance de sept (7) jours ouvrables. Ce délai pourra être exceptionnellement réduit à 48 heures en cas d’urgence, notamment due à l’absence impromptue d’un ou plusieurs salariés, à la baisse ou à l’accroissement non prévisible de la charge de travail.
L’horaire collectif fait l’objet d’un affichage et doit être respecté par les salariés concernés.
Heures supplémentaires
Définition
Est considérée comme heure supplémentaire, toute heure de travail effectif réalisée par un salarié, à la demande expresse, préalable et écrite de son supérieur hiérarchique ou de la direction au-delà de 37 heures de travail effectif par semaine. Les heures supplémentaires s’apprécient donc sur une base hebdomadaire.
Les heures supplémentaires effectuées, le cas échéant, au-delà de 37 heures par semaine seront décomptées chaque mois et payées avec le salaire du mois considéré ou compensées en repos.
Compte tenu de la gestion annuelle retenue, la Société effectuera également un bilan en fin d’année des heures supplémentaires effectuées au-delà de 1.607 heures par an. Ce bilan de fin d’année permettra, le cas échéant, d’identifier et de payer les heures supplémentaires effectuées au-delà de 1.607 heures par an et n’ayant pas déjà fait l’objet d’un paiement ou d’une récupération majorés.
Ce bilan de fin d’année permettra également à la Société de décompter les heures supplémentaires effectuées, le cas échéant, au-delà du contingent annuel, qui ouvrent droit à la contrepartie obligatoire en repos fixée au paragraphe d) ci-dessous.
Contingent annuel d’heures supplémentaires
Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié.
La Société veille à ce que, sauf exceptions, il n’y ait pas d’heures effectuées au-delà de ce contingent, dans un souci de respect des temps de vie.
La Société doit par ailleurs et d’une manière générale vérifier que la charge de travail du salarié n’est pas excessive. Il convoquera le salarié à en entretien en cas de difficulté inhabituelle. Le salarié doit également informer son supérieur hiérarchique en cas d’éléments ou évènements augmentant sa charge de travail. Le salarié peut également en informer les représentants du personnel élus.
Traitement des heures supplémentaires : Paiement ou récupération
Les heures supplémentaires définies ci-dessus ouvrent droit à majoration de salaire ou à repos compensateur de remplacement, au choix du salarié.
Courant de la première semaine du mois de janvier de chaque année, le salarié effectuant des heures supplémentaires détermine le mode de compensation de ces heures (rémunération ou repos compensateur de remplacement). Il informe la Société de son choix par l’envoi d’un courriel à son supérieur hierarchique. A défaut, c’est le mode de compensation qui avait cours l’année civile précédante qui trouvera à s’appliquer pour l’année calendaire à venir.
Rémunération
Les heures supplémentaires effectuées sont payées et majorées comme suit :
10% de la 37,5ème à la 39ème heure ;
25% de la 40ème à la 43ème heure ;
50% à compter de la 44ème heure.
Repos compensateur de remplacement
Le repos compensateur est équivalent à l'heure et à la majoration qu'il remplace. Sa durée est ainsi d'1 heure 6 minutes pour une majoration de 10 %, 1 heure 15 pour une majoration de 25 % et 1 heure 30 pour une majoration de 50 %.
Le repos compensateur de remplacement peut-être pris
par journée ou demi-journée.
La date des repos est fixée d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique. La demande du salarié doit se faire selon les pratiques en vigueur au sein de la Société.
Le repos doit obligatoirement être pris au cours de l’année civile.
Les heures non prises selon les conditions précédentes au 31 décembre de chaque année font l'objet d'un paiement sous forme d'heures supplémentaires.
Lorsque le salarié a opté pour le repos compensateur de remplacement au titre des heures supplémentaires effectuées, le remplacement de ce repos par une indemnité compensatrice n’est possible que dans les cas de résiliation du contrat de travail ne permettant pas au salarié d’apurer ses repos avant son départ effectif.
Contreparties obligatoires en repos pour les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel
Chaque heure supplémentaire effectuée au-delà du contingent annuel ouvrira droit à
une compensation en repos d’une durée de 50% (NB : 100% si l’entreprise a plus de 20 salariés).
Elle s'ajoute à la rémunération des heures au taux majoré ou à leur remplacment par un repos compensateur.
Respect du nombre maximum de jours travaillés sur une même semaine calendaire
Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L.3132-1 du Code du travail, un salarié ne peut être amené à travailler plus de 6 jours par semaine.
salariés à temps partiel dont le décompte du temps de travail se fait en heures
Dispositions destinées à faciliter l’accès au temps partiel
Est à temps partiel le salarié dont la durée du travail est inférieure à celle d'un salarié à temps plein, le temps plein correspondant, dans le cas présent, à la durée du travail fixée par le présent accord, soit 1.607 heures par an, journée de solidarité comprise.
La Société s’engage à examiner sérieusement toute demande relative au travail à temps partiel (dans le cadre du congé parental d’éducation conformément aux dispositions légales et réglementaires, toute demande fondée sur la situation personnelle des intéressés (maladie, problèmes familiaux graves, etc…).
Heures complémentaires
Les heures complémentaires sont celles effectuées au-delà de la durée du travail prévue au contrat.
Le salarié ne peut : 1) ni exiger d'effectuer les heures complémentaires prévues dans son contrat, 2) ni refuser de les exécuter. Il doit toutefois être informé au moins trois (3) jours à l'avance des heures complémentaires à effectuer. A défaut, son refus ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.
Le recours aux heures complémentaires doit en tout état de cause rester exceptionnel.
Les heures complémentaires sont soumises à une double limite à laquelle il ne peut pas être dérogé :
le nombre d'heures complémentaires effectuées au cours d'une même semaine ne peut pas être supérieur à 1/3e de la durée hebdomadaire de travail prévue au contrat ;
les heures complémentaires ne peuvent pas avoir pour effet de porter la durée du travail du salarié au niveau de la durée légale du travail ou, si elle est inférieure, au niveau de la durée de travail fixée conventionnellement..
Chaque heure complémentaire accomplie donne lieu à une majoration de salaire égale à :
10 % pour celles n'excédant pas 1/10e de la durée contractuelle de travail ;
25 % pour celles excédant cette limite.
Le paiement des heures complémentaires ne peut être remplacé par l'octroi d'un repos.
En cas d'utilisation régulière d'heures complémentaires sur une période d'au moins 12 semaines consécutives, ou pendant 12 semaines au cours d'une période de 15 semaines, la Société doit modifier le contrat en ajoutant à l'horaire antérieurement fixé la différence entre cet horaire et l'horaire moyen réellement effectué. Cette modification du contrat suppose :
que l'horaire moyen réellement effectué par le salarié ait dépassé d'au moins 2 heures par semaine l'horaire prévu au contrat. Ce dépassement est calculé en fonction de l'horaire moyen réalisé par le salarié sur toute la période de référence ;
qu'un préavis de 7 jours soit respecté et que le salarié ne refuse pas la modification.
Les dispositions relatives aux taux de majorations des heures SD&F prévues par le présent accord sont applicables aux salariés à temps partiel.
Le temps partiel est formalisé par un avenant au contrat de travail
Le contrat de travail ou l’avenant écrit fixe l'organisation du travail à temps partiel. Il mentionne impérativement la qualification, les éléments de la rémunération, la durée hebdomadaire du travail (dont la durée minimale est définie conformément aux dispositions de l’article L. 3123-7 du Code du travail notamment) ainsi que sa répartition entre les jours de la semaine ou en tre les jours du mois, les cas et la nature de la modification de cette répartition (voir ci-dessous), la répartition des horaires journaliers convenus ou les modalités selon lesquelles les horaires de travail sont communiqués au salarié (remise de plannings par exemple), et les limites dans lesquelles des heures complémentaires peuvent être effectuées.
Toute modification de la répartition de l'horaire de travail doit être notifiée au salarié 12 jours calendaires au moins avant la date à laquelle la modification doit intervenir. Ce délai peut être fixé à 7 jours calendaires en cas de circonstances exceptionnelles.
Il est précisé que l'horaire de travail du salarié à temps partiel ne peut pas comporter, au cours d'une même journée, plus d'une interruption d'activité ou une interruption supérieure à 2 heures.
Il est rappelé que la durée du travail ainsi que sa répartition entre les jours de la semaine constituent, dans un contrat de travail à temps partiel, des éléments qui ne peuvent être modifiés qu'avec l'accord du salarié, même si la rémunération est maintenue.
A toute fin utile, il est rappelé que les salariés à temps partiel ne bénéficient pas de jours de réduction du temps de travail (JRTT) dans la mesure où la durée du travail est par nature inférieure à la durée légale du travail.
Respect des durées maximales de travail et des repos obligatoires
La durée maximale de travail quotidienne des salariés est fixée à 10 heures par jour, sauf dérogation mise en place dans les conditions fixées par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Cette durée maximale quotidienne pourra être portée exceptionnellement à 12 heures en cas d’activité accrue ou en raison de motifs liés à l’organisation de l’entreprise tel que prévu par l’article L.3121-19 du Code du travail.
La durée hebdomadaire de travail des salariés ne peut dépasser 48 heures par semaine (et 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives), sauf dérogation mise en place dans les conditions fixées par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Les salariés bénéficient d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives entre deux journées de travail et d'un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures de repos quotidien) minimum consécutives.
Cadres autonomes : Convention individuelle de forfait en jours
salariés concernés
En application des dispositions de l’article L.3121-58 du Code du travail, les catégories de salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours sont les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de la Société. Les Cadres Dirigeants (lesquels ne bénéficient pas de la règlementation relative à la durée du travail tel que le précisé à l’article L. 3111-2 du Code du travail) ne sont donc pas concernés par la possible mise en place des conventions annuelles de forfaits jours.
Au jour de la signature des présentes, seules les catégories de salariés cadres dont la classification conventionnelle est au moins équivalente au Niveau 3.3 sont susceptibles de conclure une convention de forfait en jours.
Conditions de mise en place
Les conditions de mise en œuvre et de conclusion des conventions individuelles de forfait annuel en jours sur l’année sont prévues par le présent accord collectif d’entreprise.
La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours avec chaque salarié concerné fera, en outre, impérativement l'objet d'un écrit signé préalablement par les parties dans le cadre du contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.
La convention individuelle fera référence au présent accord collectif et explicitera/énumérera notamment :
la nature des missions/fonctions justifiant le recours à cette modalité d’organisation du temps de travail ;
l’autonomie dont le salarié dispose dans l’organisation de son emploi du temps et/ou l’absence de prédétermination de sa durée du travail ;
le nombre de jours travaillés dans l'année dans la limite du plafond fixé par le présent accord ;
la rémunération correspondante ;
le nombre d'entretiens annuels.
Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle
La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur une période de référence annuelle, avec un maximum fixé à
210,5 jours de travail par an (journée de solidarité incluse) pour un Salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité de ses droits à congés payés.
Le plafond de 210,5 jours travaillés par an inclus la journée de solidarité au titre de laquelle le travail ne donne pas lieu à rémunération (article L. 3133-10 du Code du travail)
L'année complète/de référence s'entend du 1er janvier au 31 décembre.
La durée de travail du Salarié au forfait en jours est décomptée chaque année, par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées. Les documents comptabilisant le nombre de jours travaillés seront tenus par l'employeur à la disposition de l'inspecteur du travail pendant 3 ans (article D. 3171-16 du Code du travail).
Règles applicables en cas d’année incomplète (arrivées ou départ en cours de période)
Dans le cas des salariés
entrés en cours d'année n'ayant pas acquis un droit complet à congés payés, le forfait et le plafond conventionnel de 210,5 jours sont majorés des jours de congé manquants (Circulaire DRT n°7 du 6 décembre 2000).
Le forfait annuel de 210,5 jours étant établi sur la base de 47 semaines (i.e. 52 semaines - 5 semaines de congés payés), le nombre de jours travaillés à effectuer en cas d’arrivée en cours d’année est calculé en fonction du nombre de semaines restant à courir jusqu'à la fin de l'année selon la formule suivante :
Nombre de jours à travailler = 210,5 × nombre de semaines travaillées/47.
En cas d’arrivée en cours d’année, la Société déterminera le nombre de jours de repos à attribuer au salarié sur la période considérée.
En cas de
départ en cours d’année, la régularisation de la rémunération entre automatiquement dans le calcul du solde de tout compte.
Le nombre de jours excédentaires ou déficitaires observé sur le compte individuel au jour du départ est soit payé soit retenu.
Les droits aux jours de repos prévus à l'article 4.6 ci-dessous sont appréciés, au jour du départ effectif, à raison de un (1) jour par mois entier travaillé et comparés au nombre de jours réellement pris. Le solde est soit payé soit retenu.
Règles applicables en cas d’absences en cours d’année
En cas d'interruption de la période de décompte annuel pour les motifs suivants : période de chômage partiel, maladie, maternité, paternité, accident, absences autorisées conventionnelles, formation et, plus généralement toute absence autorisée et indemnisée, chaque semaine complète d'interruption est comptabilisée sur la base du nombre de jours hebdomadaires travaillées de référence (soit 5 jours) et chaque journée ou demi-journée d'interruption est comptabilisée sur la base d'une journée ou d’une demi-journée.
Les jours d'absence pour maladie ne peuvent pas être récupérés, de sorte que le nombre de jours du forfait est réduit d'autant (Circulaire DRT n°7 du 6 décembre 2000).
Rémunération
La rémunération versée aux salariés concernés est établie en considération de la nature particulière des fonctions qui leurs sont confiées et présente un caractère forfaitaire pour 210,5 jours de travail effectif incluant la journée de solidarité, indépendamment du volume d’heures effectivement réalisé au cours d’une journée ou demi-journée donnée.
Forfait en jours réduit
Le contrat de travail (ou l’avenant) des salariés peut prévoir un nombre annuel de jours travaillés réduit, c’est-à-dire inférieur au nombre de jours annuels travaillés défini à l'article 4.3 ci-dessus.
Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.
Les salariés bénéficiant d’un forfait en jours réduit organiseront leur temps de travail de manière à ne pas dépasser le nombre de jours prévus à leur contrat de travail.
Jours de repos/ jours de repos addtionnels
Pour ne pas dépasser le plafond convenu (210,5 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un droit à congé payés annuels complet), les salariés bénéficient de jours de repos additionnels .
Le nombre de jours de repos auxquels les salariés ont droit pour une année calendaire complète s’obtient en déduisant du nombre de jours calendaires total de l’année :
les samedis et dimanches ;
les jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche ;
les congés payés annuels prévus par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur soit 25 jours ouvrés plus 2 jours ouvrés de congés supplémentaires);
le forfait de 210,5 jours, journée de solidarité incluse.
Les autres jours de congés supplémentaires légaux, prévus par la Convention Collective de Branche ou la Société (ex : congés exceptionnels liés notamment à des événements familiaux) ainsi que les absences non récupérables (liées par exemple à la maladie, à la maternité, à la paternité, etc.), ne sont pas déduits du nombre de jours de repos ainsi calculés mais pris sur les jours travaillés.
Ces congés supplémentaires viennent donc réduire à due concurrence le forfait annuel de 210,5 jours, ce conformément aux dispositions de l’article 4.3 ci-dessus.
Ces jours de repos seront mis dans le compteur de droit dès le 1er janvier de l’année civile.
Le positionnement des jours de repos par journée entière ou demi-journée se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie. Les salariés sont naturellement invités à prendre en compte les contraintes organisationnelles de la Société et du service dont ils dépendent. Ils sont invités à positionner ces jours de manière régulière et à éviter, dans la mesure du possible, les périodes de forte activité.
Avant la fin de la période de référence (soit le 31 décembre de l’année), la Société informe les salariés, par une note jointe au bulletin de paie ou par une note de service adressée par email ou remise en mains propres, du nombre de jours de repos pour la période de référence suivante.
Les jours de repos devront impérativement être pris au cours de l’année civile et, au plus tard, au 31 décembre. Ils ne sont pas reportables d’une année sur l’autre.
Contrôle du décompte des jours travaillés/non travaillés
Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées/demi-journées travaillées et non travaillées au moyen de la fiche mensuelle mise en place au sein de la Société permettant d’assurer un suivi objectif et fiable (annexe 1).
Ainsi, un relevé déclaratif faisant apparaitre le nombre et la date des journées et demi-journées travaillées et non-travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des journées et demi-journées non travaillés (ex : repos hebdomadaire, maladie, congés payés, congés conventionnels ou jour de repos supplémentaires au titre du respect du plafond de 210,5 jours) est mis à disposition des salariés. Ce relevé indiquera également la durée du repos entre deux jours de travail et en fin de semaine. Ce document autodéclaratif détaillé sera établi par la salarié sous la responsabilité de la Société.
Un compte individuel présentant la situation des journées et demi-journée travaillés et des journées et demi-journée de repos est tenu à jour et communiqué au salarié. Un mécanisme d’alerte sera mis en place et activé par le salarié et/ou la Société en cas d'accroissement de la charge de travail entraînant une durée du travail excessive. L’instauration d'un badgeage pourra également être mis en place, cette formule n’étant pas incompatible avec les forfaits jours.
Ce compte a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié en assurant un suivi régulier de la charge de travail.
L’ensemble des documents et outils de suivi du temps de travail des salariés concernés seront conservés par la Société pendant une durée minimale de trois ans.
Un comité de suivi de la charge de travail et des temps de travail des salariés au forfait jours, comportant un représentant du personnel et tenant des réunions périodiques sera également mis en place dès l’entrée en vigueur du présent accord.
Garanties : Temps de repos quotidien et hebdomadaire / Obligation de déconnexion / Suivi et évaluation régulière de la charge de travail et de l'amplitude des journées de travail / Echanges périodiques sur la charge de travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, la rémunération et l’organisation du travail dans l’entreprise
Les salariés sous convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires.
Ils bénéficient néanmoins d'un repos quotidien minimum de onze (11) heures consécutives entre deux journées de travail et d'un repos hebdomadaire de trente-cinq (35) heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.
Le jour de repos hebdomadaire est en principe le dimanche.
Il est rappelé que ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de treize (13) heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de se déconnecter de ses outils de communication à distance, notamment en éteignant son téléphone portable et son ordinateur professionnels.
Dans ce contexte, il est rappelé que les salariés en forfait jours gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission.
Néanmoins, afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation entre vie professionnelle et vie privée, la Société assure le suivi régulier de l'organisation du travail des salariés, de leur charge de travail et de l'amplitude de leurs journées de travail.
Charge de travail : un planning indicatif des dossiers devant être traités par les équipes au cours de la semaine sera accessible en ligne à tous les salariés de la Société
Les managers doivent veiller à ce que l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés restent raisonnables. Si l’un d’eux constate qu’un Salarié n’est pas en mesure de respecter ses temps de repos obligatoires, il devra le convoquer immédiatement à un entretien afin de trouver avec lui des solutions adaptées en vue de prévenir une telle situation.
Inversement, si un salarié constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il doit, nonobstant l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son manager et, le cas échéant , un représentant élu du personnel, afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée. Une réunion avec le manager sera organisée dans les 48 heures de la saisie du manager. Un compte rendu écrit sera établi.
Entretiens individuels annuels
Afin de veiller à la santé et à la sécurité des salariés concernés, la Société convoque, deux fois par an, chaque Salarié concerné à un entretien individuel spécifique se tenant avec son manager ou une personne des Ressources Humaines.
Au cours de ces entretiens sont évoquées la (i) charge individuelle de travail du salarié, (ii) l'organisation du travail dans l'entreprise, (iii) l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée et enfin (iv) la rémunération du Salarié (article L. 3121-64 du Code du travail).
Lors de ces entretiens, le Salarié et son manager (ou la personne des Ressources Humaines le cas échéant) dressent un bilan portant sur les modalités d'organisation du travail du Salarié, la durée des trajets professionnels, la charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des journées et demi-journées travaillées ou non travaillées à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens est également transmise au salarié au préalable.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique (ou la personne des Ressources Humaines le cas échéant) arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge de travail, etc…). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.
Le salarié et le manager (ou la personne des Ressources Humaines le cas échéant) examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Enfin, en cas de difficulté inhabituelle concernant la charge de travail ou l’organisation de son travail, ou si le salarié constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il devra avertir sans délai son manager ou toute personne des Ressources Humaines qui le recevra dans les 48 jours et prendra les dispositions nécessaires. Le salarié pourra également avertir un représentant élu du personnel.
Droit à la déconnexion
Les parties rappellent que les salariés doivent impérativement déconnecter leurs outils de communication à distance en dehors de leur temps de travail.
Les Parties considèrent que l’envoi de mails internes notamment (la Société ne pouvant bien entendu exercer un contrôle sur des personnes extérieures à l’entreprise) entre 21 heures et 7 heures du lundi au vendredi ainsi qu’entre le vendredi 21 heures et le lundi 7 heures, ne doit jamais avoir lieu.
De la même manière, l’envoi de mails internes ou sms professionnels à un salarié pendant une période d’absence justifiée (congés ou autre) ainsi que, inversement, l’envoi de mails par ce salarié pendant cette même période, ne doit pas avoir lieu.
En outre, il ne peut en aucun cas être reproché à un salarié de n’avoir pas pris connaissance et/ou de n’avoir pas répondu à un mail ou à un sms professionnel en dehors de ses heures de travail effectif.
Le Salarié doit mettre en place un « out of the office » sur sa boite email, en dehors de son temps de travail.
En interne, une mention sera intégrée dans chaque bloc de signature électronique afin d’informer les interlocuteurs de l’absence d’obligation de traiter les e-mails en dehors de son temps de travail.
Congés payés
Afin de faciliter la lisibilité du décompte et de la prise des congés, la Société effectuera le décompte en jours ouvrés. Par jour ouvré, il convient de retenir les jours du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés chômés dans l’entreprise.
6.1. Durée du congé annuel
Les salariés ont droit aux congés payés prévus par les articles L. 3141-1 et suivants du Code du travail et par la Convention Collective applicable à l’entreprise.
La durée du congé annuel légal est de 25 jours ouvrés par an.
Une demie-journée de congé payé est accordé à tous les salariés la veille de Noël, si la veille de Noël tombe un jour ouvré.
Les modalités de prise des congés seront déterminées par accord avec la hiérarchie, compte tenu des nécessités du service et sous réserve des priorités liées au bon fonctionnement de l’entreprise.
6.2. Période de référence pour l’acquisition des congés
La période de référence s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (2,083 jours par mois) Ainsi à titre d’exemple , pour les congés 2018, elle va du 1er juin 2017 au 31 mai 2018.
6.3. Période de référence pour la prise des congés
La période de prise des congés s’étend du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.
Les congés payés peuvent être pris dès l'embauche, dans la limite de ceux déjà acquis dans les conditions fixées par l’article L. 3141-12 du Code du travail.
Les salariés à temps partiel acquièrent autant de congés payés que les salariés à temps plein.
Le report sur la période de référence suivante d’au plus cinq (5) jours ouvrés peut être demandé par écrit. Ces congés reportés devront être pris au cours des trois premiers mois de la période suivante.
La Direction accorde, en plus des jours attribués au titre de la réduction du temps de travail , deux (2) jours de pont par année civile. La Direction communiquera aux salariés et à leurs représentants les dates de ces jours de pont en début d’année civile. En contrepartie de l’octroi de ces deux jours de pont, il est convenu de la suppression des jours supplémentaires pour fractionnement.
7.Jours fériés et 1er mai (articles L. 3133-1 et suivants du Code du travail)
Les jours fériés chômés au sein de la Société sont les suivants :
Le 1er janvier ;
Le lundi de Pâques ;
Le 1er mai ;
Le 8 mai ;
L'Ascension ;
Le lundi de Pentecôte ; cf. 8. ci-dessous
Le 14 juillet ;
L'Assomption (15 août);
La Toussaint ;
Le 11 novembre ;
Le jour de Noël (25 décembre).
Les heures de travail perdues par suite de chômage des jours fériés ne donnent pas lieu à récupération.
Le chômage des jours fériés ne peut entraîner aucune perte de salaire.
Le 1er mai est jour férié et chômé. Le chômage du 1er mai ne peut être une cause de réduction de salaire.
8.Journée de solidarité
Un jour de réduction du temps de travail (JRTT) par an pour les salariés soumis à la modalité horaire du temps de travail, et un jour de repos additionnel par an pour les salariés soumis à un forfait annuel en jours, sera automatiquement déduit des compteurs en vue de la participation à la journée de solidarité (lundi de Pentecôte).
Les salariés à temps partiel devront quant à eux poser un jour de congé.
9. Congés exceptionnels
Les salariés ont droit, sur justification, aux congés payés exceptionnels pour événements de famille prévus ci-dessous :
mariage du salarié : 1 semaine ;
mariage d'un enfant : 2 jours ouvrés ;
mariage frère ou sœur : 1 jour ouvré ;
décès d’un enfant, du conjoint ou du partenaire du pacte civil de solidarité (PACS) : une semaine ;
décès du père, de la mère, beau-père, belle-mère : 3 jours ouvrés ;
décès du grand-père, de la grand-mère, du frère, de la sœur, d’un petit-enfant : 2 jours ouvrés ;
pour la première naissance survenue au foyer ou pour l'arrivée d'un premier enfant placé en vue de l'adoption: 3 jours ;
pour la seconde naissance (et les suivantes) survenue au foyer ou pour l'arrivée d'un second enfant placé en vue de l'adoption (t les suivants): 4 jours ouvrés ;
Baptême, communion solennelle ou cérémonie similaire d’un descendant, frère, sœur, neveu, nière, filleul(e): 1 jour ouvré ;
Conjoint malade : 1 mois sans solde ;
Enfant malade : 1 mois sans solde ;
Enfant malade de moins de 16 ans et vivant au foyer : 12 jours ouvrables (ou 10 jours ouvrés) par an payés 80% du salaire réel ;
Déménagement : 1 jour ouvré ;
Rentrée scolaire : ½ journée ouvrée.
Ces congés exceptionnels doivent nécessairement être pris au moment de l'événement.
10. Dispositions finales
Le présent accord est un accord collectif d'entreprise avec toutes les conséquences juridiques que cela emporte.
10.1 Durée et date d'application du présent accord
Le présent accord d'entreprise est conclu pour une durée indéterminée.
Il se substitue à l’ensemble des conventions et accord d’établissement, d’entreprise et des usages et autres engagements unilatéraux ayant le même objet à compter de son entrée en vigueur.
10.2 – Conditions de validité, de suivi, clause de rendez-vous, révision et dénonciation de l’accord (articles L. 2232-22 et suivants du Code du travail)
Lorsque le projet d'accord (ou d'avenant de révision mentionné à l'article L. 2232-21 du Code du travail) est approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est considéré comme un accord d'entreprise valide.
Les parties conviennent que les conditions d’application du présent accord et son impact sur l’organisation de la Société et l’aménagement du temps de travail des salariés sera discuté tous les ans lors d’une réunion à laquelle tous les salariés seront conviés.
Ainsi, les parties pourront faire le point sur la mise en œuvre de l’accord conclu et décider, le cas échéant, d’engager une procédure de révision de l’accord.
L'accord (ou l'avenant de révision) peut être dénoncé à l'initiative de la Société dans les conditions prévues les articles L. 2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail.
L'accord (ou l'avenant de révision) peut également être dénoncé à l'initiative des salariés dans les conditions prévues par les mêmes articles L. 2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail, sous réserve des dispositions suivantes :
les salariés représentant les deux tiers du personnel notifient collectivement et par écrit la dénonciation à l'employeur ;
la dénonciation à l'initiative des salariés ne peut avoir lieu que pendant un délai d'un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l'accord.
La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.
Lorsque la dénonciation émane de la Société ou des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis. Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.
10.3 - Dépôt du présent accord et entrée en vigueur
Une fois signé, notifié aux salariés et aux organisations représentatives dans la branche, le présent accord collectif d'entreprise et ses annexes seront déposés auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) et du greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
Ce dépôt sera effectué en 2 exemplaires (article D. 2231-2 et suivants du Code du travail) :
une version papier signée des parties, envoyée par courrier ou déposée sur place ;
une version électronique envoyée par courriel (exemplaire non signé mais strictement identique à la version papier).
L'envoi de la version en ligne sera fait à l'adresse suivante (dd-75.accord-entreprise@direccte.gouv.fr).
Le dépôt sera accompagné des pièces visées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.
L'accord d'entreprise entrera en vigueur partir du jour qui suit son dépôt auprès de l'administration et du greffe du conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion. Le présent accord collectif d'entreprise sera rendu public et versé dans une base de données nationale (L. 2231-5-1 du Code du travail).
Il sera également affiché dans son intégralité dans les locaux de l’entreprise et diffusé sur l’Intranet (décret 2016-1417 du 20 octobre 2016).
Il sera également transmis à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de la branche dans les conditions visées par les articles L. 2232-9 et D. 2232-1-2 du Code du travail. Cette transmission sera effectuée par voie postale à la CPPNI de la Fédération de la publicité sis 40 bd malesherbes 75008 Paris (doublée d’une transmission électronique à l’adresse suivante : contact@federation-pub.fr)
après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Paris , le 19 Novembre 2018
En 3 exemplaires
Pour la société Ogilvy Healthworld
xxxx
Dûment habilitée
Pour les salariés : cf Annexe 2 (PV de consultation/ratification)
Annexes
Annexe 1 : Convention individuelle de forfait en jours
Décompte mensuel
[Reproduction ci-dessous du calendrier du mois civil]
Merci d’indiquer les temps de repos quotidiens (entre deux journées de travail) et hebdomadaires (week-ends). Pour mémoire, le temps de repos hebdomadaire doit au minimum être de 35h et le temps de repos quotidien de 11h.
A défaut, merci de le signaler immédiatement à votre supérieur hiérarchique.
Janvier
Repos journalier
11 heures consécutives
Oui/Non
Repos hebdomadaire
35 heures consécutives
Oui/Non
1er 2 3 4
5 6 7 8 9 10 etc.
Travail Congé payé Absence maladie Travail Repos: [___] h Travail
Annexe 2 : PV de consultation des salariés
dont une copie sera affichée dans les locaux de l’entreprise
(article R. 2232-10 du Code du travail)
Liste des salariés consultés lors de la réunion du 19 Novembre 2018
