La Société SPONTEX SAS, société par actions simplifiée, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 309 552 040 dont le siège social est situé 420 rue Estienne d’Orves, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur du site de Beauvais, dûment habilité à cet effet,
Ci-après désignée la « Société »,
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical et habilitées à la négociation et à la signature du présent accord :
Monsieur XXXXX, Délégué Syndical CGT - UGICT
Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »,
D’autre part,
(Ci-après ensemble désignées comme étant les «
Parties »)
PREAMBULE
La Société cherche à instaurer un nouvel équilibre entre ses besoins opérationnels, et les rythmes personnels et professionnels de ses salariés. Pour leur part, les salariés de la Société demandent plus de liberté individuelle dans l’organisation de leur travail. La pandémie a bouleversé la manière de travailler de sorte que chacun a pu appréhender la mise en œuvre effective du travail à distance. En conséquence, la Société souhaite désormais offrir plus de flexibilité à ses salariés.
Le télétravail répond à une demande à la fois sociale, économique et environnementale. Il permet une meilleure conciliation entre vie personnelle et professionnelle, donc une meilleure qualité de vie. Il devient aussi indispensable afin de recruter et de fidéliser les talents de la Société.
La Société souhaite également afficher sa volonté de faciliter la vie des salariés en réduisant leur temps de trajet entre leur domicile et leur lieu de travail.
Le gouvernement a par ailleurs encadré le recours au télétravail pour les salariés. L’exercice de ce recours suppose que le travail du salarié puisse être exercé à distance grâce aux technologies de l’information et de la communication, lorsque le poste du salarié le permet.
Dans le cadre de l’Accord, les Parties tiennent également à porter une attention particulière à la santé et à la sécurité des télétravailleurs, ainsi qu'au maintien d'un lien propre à éviter tout isolement. Une attention particulière est ainsi portée à la continuité de la relation du salarié avec son équipe de travail et son manager.
L’Accord vise à garantir que le télétravail demeure une solution efficace et souple ; il est mis en place et élaboré dans l'intérêt mutuel des salariés et de la Société.
Les Parties souhaitent, par cet Accord, fixer les principes et le cadre de mise en œuvre du télétravail dans la Société.
IL EST CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI SUIT :
Article 1 : Définition du télétravail et du télétravailleur
Le télétravail est une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Il n’est pas considéré comme obligatoire et les salariés éligibles au télétravail qui souhaitent continuer à travailler à 100% dans les locaux de la Société le peuvent. Le télétravail reste donc optionnel et volontaire.
Le télétravailleur désigne toute personne salariée de la Société qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement du télétravail dans le cadre défini par l‘Accord.
Article 2 : Principe d’un mode de travail hybride et nombre de jours de télétravail
L’Accord met en place une organisation visant à permettre l’accomplissement de journées en télétravail en alternance avec des jours où le travail est réalisé dans les locaux de la Société.
La règle générale est celle de la possibilité offerte aux salariés éligibles d’accomplir un jour maximum en télétravail par semaine, sauf dans le cas où la résidence principale du salarié est située à plus de 2 heures aller de transport de l’établissement de la Société au sein duquel il accomplit son travail, cas dans lequel deux jours de télétravail maximum par semaine pourraient éventuellement être réalisés, sous réserve de l’accord du manager et de l’éligibilité du salarié à bénéficier de cela.
Les salariés éligibles en situation de handicap et les salariées éligibles enceintes ont la possibilité, s’ils le souhaitent, de travailler à domicile jusqu’à 3 jours par semaine, (si leur fonction le leur permet) sur présentation au service des ressources humaines ou auprès de tout service désigné comme compétent par la Société, d’un justificatif. Cette possibilité est offerte aux salariés en situation de temps partiel thérapeutique.
La limitation du nombre de jours pouvant être télétravaillés vise à éviter l’isolement des salariés et à garantir le maintien du lien entre les télétravailleurs et les autres salariés de la Société.
En cas d’accident du travail et dans le cadre de la recherche d’un poste aménagé, le recours au télétravail sera envisagé.
Article 3 : Salariés éligibles au télétravail
L’Accord s'applique aux salariés de la Société, sous réserve qu’ils remplissent les conditions cumulatives suivantes :
Avoir été embauchés en contrat de travail à durée déterminée ou en contrat de travail à durée indéterminée ;
Avoir au moins 3 mois d’ancienneté dans la Société et/ou le groupe auquel ils appartiennent ;
Avoir une fonction ou activité compatible avec cette forme d’organisation en télétravail, soit donc les salariés :
dont l’absence de présence physique au sein des locaux de la Société ne désorganise pas l’équipe et le fonctionnement du service et permet la réalisation de ses missions ;
dont les supports et documents de travail sont suffisamment dématérialisés ;
qui disposent de l'autonomie suffisante et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché.
Ces conditions sont cumulatives.
En revanche, ne sont pas éligibles au télétravail :
les stagiaires et les alternants dans la mesure où leur présence dans l'entreprise est indispensable à leur formation. L’objectif pour eux est de découvrir l’entreprise et son organisation ;
les salariés à temps partiel travaillant 50% de la durée légale hebdomadaire du travail soit moins de 17 heures 30 par semaine, ou lorsque la durée du travail du salarié est répartie sur moins de 4 jours.
Un réexamen des critères d'éligibilité par la Société sera possible en cas de changement de fonctions, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.
Dans le cas particulier d’un accident de travail entraînant un arrêt, les élus, la Direction et en accord avec le Médecin du Travail, étudieront la possibilité d’aménager le poste afin qu’il puisse être effectué en télétravail.
Article 4 : Passage au télétravail
Les Parties signataires souhaitent que les modalités de mise en œuvre du télétravail garantissent souplesse et flexibilité à la fois pour la Société et les salariés.
Il est précisé qu’en cas de télétravail rendu nécessaire en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, le passage en télétravail pourra être proposé par la Société aux salariés. Il en sera de même dans le cas d’une pandémie ainsi que toute circonstance exceptionnelle limitant les déplacements (ex : confinement).
Il est aussi précisé que le recours au télétravail est interdit dans le cas où la société se retrouverait sous le régime de l’activité partielle.
4.1 Demande
Le passage au télétravail repose sur le volontariat et ne répond pas à une demande de la Société.
Ainsi, il nécessitera qu’une demande par email soit formulée par le salarié à son manager en mettant en copie le responsable des ressources humaines compétent ou toute personne que la Société pourrait lui substituer. Cette demande devra préciser le jour souhaité ainsi que la fréquence selon les règles établies aux articles 2 et 5.
Par cette demande, le télétravailleur s’engage alors tacitement à :
ne pas exercer d'autres activités personnelles pendant le télétravail, sur ses horaires habituels de travail, et notamment la garde d’enfants ;
ne pas exercer d’autres activités professionnelles pendant le télétravail, sur ses horaires habituels de travail.
4.2 Réponse
Le manager devra répondre rapidement à cette demande de télétravail par email en mettant en copie le responsable des ressources humaines compétent ou toute personne que la Société pourrait lui substituer.
En cas de réponse positive, le manager enverra formellement au salarié son accord quant au télétravail. Il lui revient l’obligation de compléter le tableau de suivi du télétravail sur le réseau.
En cas de réponse négative, cette décision fera l'objet d'une réponse motivée par le manager en accord avec le responsable des ressources humaines compétent ou toute personne que la Société pourrait lui substituer.
Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être notamment :
le non-respect des critères d'éligibilité visés à l’article 3 ci-dessus ;
des raisons d'impossibilité technique (notamment en cas de connexion à distance ou de couverture réseau insuffisante).
4.3 La suspension provisoire
Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l'entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail (visite importante d’un client, d’un fournisseur, d’un membre du Groupe, étape importante d’un projet nécessitant la présence sur site,…). Cette situation ne remettra pas en cause la qualité de télétravailleur du salarié.
Par ailleurs dans certains cas où la présence physique du salarié est indispensable un jour habituellement réalisé en télétravail, la Société peut demander au salarié de suspendre temporairement la situation de télétravail. Il peut s'agir par exemple d'une réunion de nature exceptionnelle, une formation, une journée d’entreprise….
Pour certaines fonctions, à certaines périodes de l’année, une présence plus soutenue peut être indispensable (crise, démarrage de projets, négociations, clôture financière…). Dans la mesure du possible, le salarié devra être prévenu suffisamment à l'avance pour s'organiser.
De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée, sans que soit remis en cause sa situation de télétravailleur. Les circonstances exceptionnelles peuvent notamment être un incendie ou une inondation du domicile.
4.4 Possibilité d’arrêter le télétravail
Période d’adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à chaque manager de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours.
S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra, le cas échéant, restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.
Retour à une situation sans télétravail à l’initiative du salarié
Le télétravailleur pourra librement exercer ses missions sans télétravail.
La demande est effectuée par le salarié par écrit, par envoi d’un email au manager.
Retour à une situation sans télétravail à l’initiative de la Société
La Société, par le biais du manager, peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : conditions d'éligibilité non remplies, réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié, non-respect des dispositions de l’Accord.
De même, lors de l’évaluation annuelle de fin d’année, le manager échangera avec le collaborateur au sujet du télétravail et de la qualité de vie au travail. En fonction des retours de chacun, il sera décidé par le manager de le poursuivre ou non.
En cas de cessation du télétravail, cette décision sera notifiée par écrit par email.
La fin du télétravail prendra effet 2 semaines à compter de la notification au salarié de la décision d’y mettre fin.
Article 5: Organisation du télétravail
5.1 Jours en télétravail
Le nombre de jours télétravaillés est fixé d'un commun accord entre le salarié et le manager, dans la limite d’un, deux ou trois jours maximum par semaine (comme précisé dans l’article 2 ci-dessus, en fonction de la situation du salarié).
La Société souhaite une certaine souplesse dans la gestion quotidienne du télétravail et c'est la raison pour laquelle elle laisse la possibilité au manager de choisir les jours télétravaillés chaque semaine, en fonction des réunions en présentiel requises et des contraintes du service.
Les Parties conviennent qu’il appartiendra au télétravailleur de déclarer les jours télétravaillés dans l’outil présent sur le réseau une semaine avant la prise des jours en télétravail et selon la procédure qui sera mise en place et de soumettre son calendrier pour la semaine ou les 15 jours à venir afin que le manager ait de la visibilité quant à la présence de son équipe sur site.
Le manager pourra accepter ou refuser le jour de télétravail sollicité par le salarié, dans les jours suivant la demande du salarié. En cas de refus, le manager justifiera ce refus notamment par des impératifs opérationnels.
Les Parties conviennent que lorsque cela sera possible, notamment au regard des contraintes opérationnelles, le manager devra définir au minimum un jour par semaine de présence pour tous les salariés de son équipe, sans télétravail, afin que chacun des membres de l’équipe puisse se voir ce jour-là. Les Parties rappellent à ce titre l’importance du maintien d’un bon esprit d’équipe, d’une certaine convivialité et de réunions d’équipe en présentiel.
5.2 Horaires de travail
Les salariés ne relevant pas d'un forfait annuel en jours, sont tenus de respecter leurs horaires habituels de travail conformément aux dispositions du règlement intérieur de l'entreprise, des notes de service ou de la demande de leur manager et éventuellement de leur contrat de travail. Les horaires de travail ainsi que les horaires de la pause déjeuner sont alors déclarés par email au service des Ressources Humaines ou dans l’outil mis à disposition.
Pour garantir un bon travail d’équipe et entre les services bénéficiant d’une organisation en télétravail, les Parties conviennent qu’il est important de rester joignable sur des plages horaires communes telles que déterminées par la Société. A titre informatif, au jour de la signature de l’Accord, ces plages horaires sont les suivantes : le matin 09H00 – 11H45, l’après-midi 13H45 -16H00 (Du lundi au jeudi et 15H00 le vendredi) sous réserve que les horaires habituels de travail des salariés recouvrent ces plages horaires.
Ces plages horaires pourront être modifiées unilatéralement par la Société sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours.
Avec l’accord du manager, une souplesse quant au respect de ces plages horaires est possible pour convenance personnelle (rendez-vous médical…). En cas d’impératif personnel, le télétravailleur prévient le manager de la plage horaire où il ne travaille pas.
Tous les salariés sont tenus de respecter :
Les durées légales et conventionnelles journalières et hebdomadaires maximales de travail ;
Les temps de repos quotidiens et hebdomadaires légaux et conventionnels.
Il est notamment rappelé que le salarié respecte un repos quotidien de 11 heures consécutives, et un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives (qui s’ajoutent aux 11 heures de repos quotidien).
Compte tenu du degré de responsabilité confiée au salarié relevant d'un forfait annuel en jours, les dispositions du présent l’article ne leur sont pas applicables à l’exception des dispositions propres aux repos quotidiens et hebdomadaires.
5.3 Cas particulier du télétravail en ½ journée
Comme précisé à l’article 2 du présent accord, le télétravail s’entend par journée complète. Cependant, une ½ journée de télétravail est possible en l’accolant à ½ pont pour les salariés non-cadres. Pour les cadres, cette tolérance existe dans la limite de 7 ½ journées de télétravail par an.
5.4 Lieu du télétravail
Le télétravail est réalisé au domicile habituel du salarié, à l’adresse qu’il a communiqué à la Société (adresse figurant sur son bulletin de paie). Tout télétravail en dehors du domicile habituel du salarié devra rester exceptionnel et avec l’accord du service RH.
Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir : disposer de conditions familiales propices au télétravail, d’un espace doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.
La mise en place et l’exercice du télétravail impliquent que le collaborateur atteste au préalable de la conformité de son domicile (connexion internet, espace de travail adéquat…etc.) et de ses installations, avec l’exercice d’une activité en télétravail. En outre, elle ou il doit bénéficier d’une police d’assurance habitation couvrant l’exercice du télétravail. En tout état de cause, la conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui pourra se voir demander à cet effet, une attestation de conformité de la part de son assurance.
Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.
En cas de non-conformité du domicile du collaborateur à l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail, le manager se réserve le droit de refuser la demande de télétravail du salarié.
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra son manager en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées et le salarié devra effectuer une nouvelle demande, en application de la procédure présentée au sein de l’Accord.
5.5 Charge de travail et suivi du travail
Le manager évalue les réalisations du télétravailleur de la même manière que s'il travaillait dans les locaux de la Société, et aura les mêmes attentes et les mêmes critères de résultats que si son travail était réalisé dans les locaux de l'entreprise.
Le manager portera également une attention particulière à la qualité de vie du télétravailleur, et tout particulièrement dans leurs interactions et la qualité des relations sociales entre eux et avec les membres de l’équipe.
Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail du Salarié. Il ne peut générer aucune heure supplémentaire sauf sur demande expresse et écrite du manager
Le télétravailleur pendra un soin particulier à informer son manager de l’avancée de son travail de façon régulière ou sur demande. Ce point est essentiel pour le bon fonctionnement du télétravail, son non-respect pourrait le remettre en cause.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Ainsi, le télétravailleur pourra solliciter un entretien avec son manager à tout moment, pour lui faire part notamment de difficultés rencontrées dans cette organisation du travail.
Le manager évoquera lors de l’entretien annuel les conditions d’activité et la charge de travail du collaborateur en télétravail, en particulier pour évaluer un éventuel risque d’isolement vis-à-vis de l’équipe.
Article 6 : Les droits du télétravailleur
6.1 Egalité de traitement et égalité d'accès à la formation et à l'évolution de carrière
Le télétravailleur dispose des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés.
A ce titre, ils bénéficient notamment des mêmes droits en matière de formation et d’évolution de carrière. L’ensemble des règles applicables en matière de rémunération et d’évaluation des résultats sont identiques à celles des salariés travaillant en permanence dans les locaux de la Société.
Egalité d’accès aux instances représentatives du personnel
Le télétravailleur dispose des mêmes droits que les autres salariés en matière d’accès à l’information syndicale ou aux instances représentatives du personnel.
Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables à l’ensemble des salariés, y compris aux télétravailleurs.
Dans le cadre des visites auprès de la médecine du travail, il sera porté une attention particulière au salarié en situation de télétravail.
Pour tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les horaires de travail fixés par le règlement intérieur de l'entreprise, et dans le cadre de son activité professionnelle en dehors des pauses pour convenance personnelle, le lien professionnel sera présumé et sera déclaré par la Société comme accident du travail.
Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de la Société ou dans le cadre de tout autre déplacement qu'il est amené à faire dans l'exercice de ses missions.
Enfin, comme l'ensemble des salariés, le télétravailleur est tenu de prévenir immédiatement la Société de toute impossibilité de travailler pour maladie et devra fournir un certificat médical en justifiant dans les 48 heures.
6.4 Respect de la vie privée et droit à la déconnexion
La Société et l'ensemble des salariés s'engagent également au respect de la vie privée du télétravailleur et donc à joindre le télétravailleur uniquement pendant ses horaires de travail.
La mise en place du télétravail prend en compte le droit à la déconnexion, lequel fait l’objet d’un accord ou d’une charte traitant de ses modalités de mise en œuvre. Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale du salarié. C’est le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail.
Article 7 : Les obligations du télétravailleur
7.1 Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de la Société en matière de sécurité informatique. Il mettra en œuvre toutes les mesures visant à assurer la protection des données de l'entreprise et leur confidentialité. Il s'attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité par l'application des dispositions et recommandations en matière de mot de passe et de connexion à un réseau externe. Il s'engage à respecter dans son intégralité la Charte informatique applicable au sein de la Société.
Il veillera à n’emporter à domicile que les documents strictement nécessaires, avec l’accord du manager, à veiller à leur confidentialité et à les retourner dans l’entreprise dès que possible.
Connexion et matériel mis à disposition
Au titre du télétravail, le salarié doit pouvoir être joignable par teams (ou réseau équivalent utilisé par l’entreprise), emails et être en mesure de se connecter à distance.
Pour la connexion internet, le salarié prend en charge l'organisation et l'installation éventuelles nécessaires.
Le matériel mis à disposition par la Société auprès du télétravailleur reste l'entière propriété de la Société et doit être utilisé exclusivement pour la réalisation de son activité professionnelle.
Le télétravailleur s'engage à prendre soin de l'équipement qui lui est confié et informe sans délai son manager en cas de mauvais fonctionnement, panne, perte ou vol du matériel mis à disposition.
En cas d'impossibilité technique d'accomplir ses fonctions en télétravail (coupure d'électricité, du réseau informatique, panne des outils de travail), le télétravailleur en informe sans délai son manager, qui lui indiquera les modalités de poursuite de son travail, à domicile ou dans les locaux de la Société.
Article 8 Dispositions générales
8.1 Modalités de révision
L’Accord pourra faire l'objet d'une révision en tout ou en partie, à tout moment, à la demande de l'une ou l'autre des Parties.
La Partie signataire à l'origine de la demande de révision devra en informer l'autre Partie par courrier remis en main propre contre décharge.
8.2 Modalités de dénonciation
Chaque Partie pourra dénoncer l’Accord.
La dénonciation devra être notifiée par son auteur à l'autre partie signataire, ainsi qu'à la DREETS compétente, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de la notification.
Pendant la durée du préavis, les Parties s’engagent à se rencontrer afin de négocier un éventuel accord de substitution.
8.3 Entrée en vigueur et publicité
L’Accord prendra effet à compter du 13 novembre 2023 pour une durée indéterminée. Il annule et remplace toute disposition mise en place avant cet accord.
Conformément aux modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, le texte de l’Accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail.
Un exemplaire, sur support papier, sera en outre adressé à :
à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) (ex DIRECCTE) compétente ;
au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
Un exemplaire de l’Accord sera remis à chacune des Parties.
L’Accord est porté à la connaissance du personnel par le biais d'une communication des Ressources Humaines.
Article 9 Suivi de l'Accord et clause de rendez-vous
La mise en œuvre de l'Accord sera suivie par les Parties.
Les Parties conviennent de se rencontrer chaque année afin de faire un point sur la mise en œuvre de l’Accord et les éventuelles adaptations qui seraient nécessaires.
Un plan de communication spécifique sera déployé par la Direction lors de la mise en œuvre de l'Accord.
