Frais professionnels et cotisations sociales
Les frais professionnels sont définis comme des charges à caractère professionnel que l’employé supporte au titre de l’accomplissement de ses missions – ( art 1, arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Principe de remboursement par l’employeur
Ces frais doivent donc répondre à 2 conditions :
- avoir un caractère professionnel, inhérent à la fonction du salarié ;
- être supportés par le salarié dans le cadre de ses missions.
Dès lors que la dépense répond à ces 2 critères, l’employeur a l’obligation de rembourser cette dernière – (ex : restauration, habillement, transport, télétravail, …).
Bon à savoir : Les frais professionnels sont acquittés par l’employeur soit par le biais d’un remboursement des sommes réellement engagées soit par le biais d’une allocation forfaitaire – ( art 2, arrêté du 20 décembre 2002).
Frais professionnels & exonération des cotisations sociales
En principe le remboursement des frais professionnels est exclu de l’assiette des cotisations sociales, sous certaines conditions. Ainsi échappera aux cotisations sociales le remboursement :
- des frais réels, si le caractère professionnel n’est pas contesté et que l’employeur peut fournir des justificatifs ;
- par allocation forfaitaire, si celle-ci ne dépasse pas les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002.
Il est possible que les limites fixées soient dépassées. Deux solutions peuvent s’appliquer dans ce cas-là :
- la part excédentaire est exonérée de cotisations sociales : pour cela il faut que l’employeur démontre que l’allocation forfaitaire a été utilisée à des fins professionnelles ;
- la part excédentaire revient dans l’assiette des cotisations sociales à défaut de justificatif.
Les frais professionnels : la déduction forfaitaire spécifique
Il existe la possibilité pour l’employeur, à l’égard de certaines professions d’appliquer à la base du calcul des cotisations sociales, une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels dans la limite de 7 600 euros par an.
Plusieurs règles sont à respecter afin de bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique plafonné à 7 600 euros par an et par salarié.
Règles à respecter pour la déduction forfaitaire
Respecter le champ des professions concernées
Une liste limitative des professions concernées est mise en place avec le taux d’abattement correspondant à chaque profession – ( art.5, annexe IV du Code général des impôts).
Bon à savoir : Le bénéfice de cette déduction forfaitaire spécifique est lié à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité générale de l’entreprise.
Absence du refus du salarié ou de ses représentants
Cette option d’abattement peut être appliquée dès lors que :
- un accord collectif le prévoit ;
- le CSE donne son accord ;
- à défaut d’accord si le salarié a accepté ou non cette option.
Non-cumul de la déduction avec l’exonération de l’assiette des cotisations sociales du remboursement des frais professionnels
Si l’employeur applique cet abattement spécifique aux frais professionnels, alors les indemnités versées à ce titre doivent être réintégrées dans les cotisations sociales.
Toutefois, il existe deux exceptions à ce principe de non cumul – ( arrêté du 25 juillet 2005 modifiant l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Cela est valable pour :
- les indemnités versées à certaines professions bénéficiant d’une déduction forfaitaire spécifique dont le montant est notoirement inférieur à la réalité des frais professionnels exposés par le travailleur ;
- les indemnités versées au titre d’avantages résultant de contraintes professionnelles particulièrement lourdes.
Exemple : Un salarié perçoit une rémunération de 40 000 € et 6000€ d’indemnités forfaitaires pour frais professionnels. Sa catégorie professionnelle bénéficie d’un abattement de 20 %. Si l’employeur choisi l’option de déduction forfaitaire spécifique alors :
– 40 000 + 6000 = 46 000 €/an
– 46 000 – 20% = 36 800 € ; le montant de l’abattement étant donc de 9200 €.
Le plafond de 7600 € étant alors dépassé, les cotisations sociales seront
calculées sur 38 400 € (soit 46 000 – 7 600).
Fascicule mis à jour le 22 septembre 2020.
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