Contrôle et sanction : conservation et communication du bulletin de paie
L’émission obligatoire d’un bulletin de paie
Selon l’article L.3243-2 du Code du travail, l’employeur est tenu de remettre à son salarié une pièce justificative appelée bulletin de paie.
Ledit bulletin de salaire devra comporter un certain nombre de mentions obligatoires, et ce comme le prévoient les articles R.3243-1 et suivants du Code du travail.
L’article L.3243-2 du Code du travail précise également que lors de la remise du bulletin de paie, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle montrant que la somme reçue par le salarié correspond bien au montant du salaire net figurant sur le bulletin de paie.
Cette même disposition ajoute en sus que le bulletin de paie peut être remis sous forme électronique.
Dans un tel cas, la remise électronique devra garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une certaine durée, la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité.
Le bulletin de paie peut également bien entendu être remis au salarié en version papier.
L’article L.3243-3 du Code du travail dispose que l’acceptation par le salarié, sans protestation ni réserve, d’un bulletin de paie, ne peut s’apparenter à une renonciation de sa part au paiement de tout ou partie du salaire et des indemnités ou accessoires de salaire qui lui sont dus.
Le délai pour remettre le bulletin de paie
La remise du bulletin de paie et le paiement du salaire doivent en principe intervenir simultanément. La fixation de cette date de remise est libre, mais elle doit en tous les cas être similaire d’un mois à l’autre, et intervenir tous les 30 jours. L’important n’est donc pas la date en elle-même, mais la régularité de cette dernière d’un mois sur l’autre.
L’absence de remise du bulletin de paie
Si l’employeur ne remet pas au salarié son ou ses bulletins de paie, alors il commet un manquement. Le Conseil de Prud’hommes pourra être saisi à ce sujet par le salarié.
Dans ce cadre, l’employeur s’expose à une condamnation au paiement de dommages et intérêts au salarié, ainsi qu’à la remise du ou des bulletins de paie sous astreinte. Il peut également être condamné au paiement d’une amende et pour délit de travail dissimulé.
La conservation du bulletin de paie
L’article L.3243-4 du Code du travail prévoit que l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie des salariés pendant 5 ans. Au-delà de ces 5 années, l’employeur doit garantir au salarié la mise à disposition des fiches de paie pendant 50 ans, et ce à compter de sa date d’émission ou pendant 6 ans après son départ en retraite.
En parallèle, lorsque le salarié égare sa fiche de paie, il peut demander à son employeur de lui communiquer un double de celle-ci. Néanmoins, en réalité, aucune obligation légale n’impose à l’employeur de transmettre ledit duplicata.
En pratique, on ne peut que constater l’incohérence des règles précitées car d’une part, l’employeur a une obligation de conservation des bulletins de paie relativement longue, et d’autre part, il n’est pas tenu d’en fournir un duplicata.
par Me Mélanie Le Corre
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail
MLC Avocat
Fascicule mis à jour le 10 janvier 2024.
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