Frais professionnels : quels sont ceux à la charge de l’employeur ?

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La notion de frais professionnels

L’employeur peut être sujet au remboursement des dépenses engagées par le salarié ou bien mettre à sa disposition certains biens ou services sans pour autant que cela ne s’apparente à un élément de rémunération ou à un avantage en nature ou une indemnisation de frais professionnels.

Les sommes, biens ou services attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié.

Les frais pris en charge à ce titre par l’employeur seront écartés de la base de calcul des cotisations.

Ainsi, ces frais pris en charge par l’employeur sont donc exclus de l’assiette des cotisations.

Ces frais correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise et doivent répondre simultanément à trois critères à savoir :

• avoir un caractère exceptionnel ;
• être dans l’intérêt de l’entreprise ;
• il s’agit de frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.

Ceci étant, afin d’être considéré comme des frais d’entreprise, les dépenses initiées par le salarié doivent être motivées par :

• la réalisation des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
• la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
• le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Quelles sont les dépenses étant assimilées aux frais d’entreprise ?

Les frais d’entreprise doivent prendre en considération :

• les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste ;
• les dépenses engagées par le salarié dans le but d’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise ;
• les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur, à l’occasion de voyages d’affaires, voyages de stimulation, séminaires… (Cass. Soc 25 février 1998 n°95-44.096)

Bon à savoir : Les primes de salissures versées par l’employeur ne sont pas considérées comme des frais d’entreprise lorsque :

• les primes sont versées lors de la période de congés payés ;
• les primes sont versées à la quasi-totalité du personnel et ne figure pas les frais anormaux de salissure ni de l’utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective ;
• les primes sont calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justifier des dépenses réellement entreprises.

Exemple des frais de passeport

Selon une décision de la Cour de cassation en date du 25 février 1998, l’employeur est tenu de rembourser les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise. (Cass. soc., 25 févr. 1998, n° 95-44.096)

Par ailleurs, l’administration estime que les frais de passeport entraient dans la catégorie des frais professionnels et donc exonérés de charges sociales mais seulement dans le cadre de la mobilité professionnelle d’après une circulaire du 7 janvier 2003. (Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003).

L’administration ajoute que sont considérés comme frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur, à l’occasion de voyages d’affaires, voyages de stimulation, séminaires… (Toujours selon la circulaire précitée).

Frais d’entreprise : conditions d’exclusion de l’assiette

Les conditions d’exclusion de l’assiette des frais d’entreprise varient selon la nature des frais et doivent donner lieu à la production de justificatifs tels que :

• les frais de voyage à l’employeur doit établir le programme de travail ;
• les frais d’achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engendrées par le salarié sont considérées comme frais d’entreprise dans ce cas, à les factures sont une preuve de justification des dépenses ;
• les vêtements de travail à l’employeur doit produire la démonstration de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port ;
• les frais de déplacements et de séjours liés à la participation à des actions de formation professionnelle à l’employeur doit établir le plan de formation ou les documents garantissant que la formation se conforme à une obligation légale ou conventionnelle ;
• frais de repas d’affaires, l’employeur doit disposer de pièces comptables témoignant de la réalité du repas d’affaires, de la qualité des personnes présentes et du montant de la dépense.

Fascicule mis à jour le 2 avril 2019.

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