Carte essence : régime fiscal et social

Une gestion rigoureuse de la carte essence par l’employeur

Lorsque le salarié bénéficie d’une carte essence qu’il peut utiliser à la fois pour ses missions professionnelles et ses déplacements personnels, alors il s’agit d’un avantage en nature.

En revanche, si l’employeur décide de ne pas prendre en charge le carburant utilisé à des fins privées, alors il doit s’astreindre à un contrôle rigoureux de la consommation de carburant afin d’éviter un risque de redressement de la part de l’URSSAF. En effet, l’employeur devra mettre en place des moyens de contrôles adaptés de manière à pouvoir justifier qu’aucun avantage n’est consenti au salarié.

 

Les modalités de contrôle

Deux situations devront donc être distinguées :

  • Soit la société accorde un avantage en nature au salarié, et dans ce cas l’employeur respectera les modalités de décompte dudit avantage ;
  • Soit la société ne souhaite pas accorder un avantage en nature, et dans ce cas elle opèrera un contrôle strict afin de garantir l’absence d’utilisation de la carte essence à des fins privées.

Dans ce dernier cas, la précaution à prendre est de mentionner par écrit au salarié le fait qu’il lui est interdit d’utiliser sa carte essence à des fins personnelles. L’employeur peut également rédiger une note interne relative à l’utilisation de la carte essence à des fins strictement professionnelles, et faire attester les salariés quant au fait qu’ils ont bien pris connaissance de cette note.

Un carnet de bord retraçant les déplacements professionnels peut également être mis en place.

Néanmoins, ces seules précautions ne sont pas suffisantes. L’employeur doit en sus effectuer un contrôle réel car le seul engagement écrit ne garantit pas, en l’absence d’un moyen de contrôle, l’usage strictement professionnel de la carte essence – (  CA Douai, 30 septembre 2015, n°14-01449).

Selon le BOSS, l’employeur peut se prévaloir de deux méthodes de contrôle, celles-ci étant opposables à l’URSSAF :

  • La première méthode consistant à imposer au salarié d’effectuer à sa charge le plein d’essence de son véhicule avec la carte essence le vendredi soir et le lundi matin. Cela constitue un moyen de preuve suffisant.
  • La deuxième méthode consistant à réaliser une comparaison entre d’une part, le nombre total de litres de carburant payés par l’entreprise, et d’autre part, le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, multiplié par la consommation moyenne du véhicule. Il s’agit là d’une présomption suffisante pour déterminer que le salarié prend effectivement à sa charge le carburant qu’il consomme à des fins personnelles.

Néanmoins, il peut être souligné que la première méthode précitée présente l’inconvénient d’être fastidieuse pour chacun, et elle ne permet pas de contrôler un éventuel usage de la carte essence pour des déplacements privés pendant la semaine. Cet aspect pourrait éventuellement présenter un risque de redressement.

Ainsi, l’utilisation d’un boitier télématique pourrait être une solution efficace, permettant une automatisation du décompte des kilomètres professionnels et privés.

En tous les cas, le blocage de la carte essence pendant le weekend ne constitue pas un mode de contrôle fiable puisqu’il ne garantit pas l’usage à des fins professionnelles du carburant payé par la société pendant la semaine – (  CA Amiens, 13 décembre 2018, n°17-04365). De même, le contrôle de l’employeur effectué uniquement sur un échantillon restreint de salariés n’est pas suffisant.

 

 

Me Mélanie Le Corre

par
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail
MLC Avocat

Fascicule mis à jour le 8 novembre 2023.

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