Recrutement : quelles obligations légales pour l’employeur – Partie II-
1. Formalités préalables à l’embauche
Lors d’une embauche, l’employeur doit obligatoirement s’acquitter d’une formalité, il s’agit de la déclaration préalable unique d’embauche, la DPAE.
A noter que dans certains cas particuliers, il est nécessaire d’obtenir une autorisation administrative. Sinon, la DPAE est la seule formalité nécessaire pour tout employeur, personne physique ou morale.
La DPAE permet aux pouvoirs publics de prendre connaissance de la relation de travail à venir.
Cela nécessite l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale et pour le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie et l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage et des demandes d’adhésions à un service de santé au travail et d’examen médical d’embauche.
A noter sur ce point, que les Juges ont estimé que l’employeur, eu égard à son obligation de sécurité de résultat cause nécessairement un préjudice au salarié s’il fait travailler celui-ci au-delà de sa période d’essai sans s’assurer de la réalisation effective de la visite médicale.
Si la visite doit avoir lieu et ce même pour des CDD de courtes durées, on relèvera que la DPAE entraîne automatiquement une demande de visite médicale.
La DPAE doit être adressée à l’URSAAF (ou la MSA) dans le ressort duquel est situé le lieu de travail du salarié et ce au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche et au plus tard au moment de l’entrée en fonction du salarié.
La DPAE est le plus souvent transmise par voie électronique mais elle peut également être accomplie par écrit en remplissant un formulaire type par LRAR.
Notons que les particuliers qui emploient un salarié pour leurs services ne sont pas concernés par cette formalité administrative.
Le dépôt de la DPAE est confirmé par un accusé de réception de l’URSAAF destiné à l’employeur.
L’employeur doit donner une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception au salarié et l’employeur devra être en mesure de prouver la réalisation de la DPAE à tout agent de contrôle qui la demanderait.
Le non-respect de ces obligations est constitutif d’une contravention de 4ème classe et l’absence d’une DPAE est constitutif d’une contravention de 5ème classe. De plus, la non réalisation de la DPAE peut entraîner une sanction administrative consistant au paiement d’une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du SMIC. Les employeurs n’ayant pas adressé leurs déclarations par voie électronique encourent une pénalité fixée par décret dans la limite de 0.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par le salarié.
2. Formalités postérieures à l’embauche
Registre unique du personnel
Le Code du travail impose à l’employeur de droit privé le tenu d’un registre unique du personnel et ce dès l’embauche du premier salarié et pour chaque établissement.
Ce registre doit comporter le nom et le prénom de chaque salarié dans leur ordre d’embauche et de manière indélébile.
Le registre doit également comporter les mentions obligatoires suivantes :
- La nationalité ;
- La date de naissance ;
- Le sexe ;
- L’emploi ;
- La qualification ;
- Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation ;
- Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
- Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » ;
- Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier ;
- Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ;
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
A noter que le non-respect de cette obligation fait encourir à l’employeur une amende de 4ème classe.
Ce registre doit être tenu à disposition de toute personne venant effectuer un contrôle, sous risque d’être condamné pour délit d’entrave.
Comme rappelé ci-dessus, l’employeur doit obligatoirement faire effectuer une visite d’embauche pour chaque salarié au plus tard avant la fin de la période d’essai.
A défaut de visite, l’employeur ne pourra pas se prévaloir de dol relatif à l’état de santé du salarié ou encore invoquer l’inaptitude du salarié en cas d’inaptitude.
Complémentaire retraite et complémentaire santé
Enfin, l’employeur doit nécessairement effectuer les affiliations auprès des caisses de retraite complémentaire et généralisation de la complémentaire santé. (L’ARRCO pour les salariés et l’AGIRC pour les cadres).
Par ailleurs, depuis 2016, une couverture complémentaire santé collective obligatoire doit être en principe prise en charge par l’employeur du secteur privé pour l’ensemble des salariés.
La DNS
La déclaration sociale nominative (DSN) remplace normalement la quasi-totalité des déclarations sociales auxquelles les employeurs sont tenus.
Cette obligation de déclaration mensuelle dématérialisée est en principe générée par un logiciel de paie.
La DNS dispense des obligations suivantes : bordereau récapitulatif des cotisations, attestation de salaire pour le versement des indemnités journalière maladie, maternité, paternité et ATMP, attestation Pôle emploi, déclaration mensuelle de mouvements de main d’œuvre (DMMO) pour les établissements de plus de 50 salariés, enquête statistique sur les mouvements de main d’œuvre pour les entreprises de moins de 50 salariés (EMMO)
Fascicule mis à jour le 1 juillet 2019.
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