Déclaration Préalable à l’Embauche : ce qu’il faut savoir
La déclaration préalable à l’embauche s’est substituée à la déclaration unique d’embauche.
Elle doit notamment être adressée par l’employeur à l’URSSAF ou à la caisse de mutualité sociale agricole s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole – (R.1221-3 du Code du travail).
Cette formalité constitue une obligation à laquelle doit se soumettre l’employeur sous peine de sanctions administratives ou pénales.
L’absence de cette formalité peut être constitutive de dissimulation d’activité par l’employeur. A ce titre, l’intention de l’employeur de dissimuler une activité est caractérisée en l’absence de déclaration par l’employeur du salarié pour la période du 1er octobre au 31 décembre 2009 et l’absence de tout bulletin de salaire pour la même période ( Cass. soc., 6 mai 2015, n°14-11503).
Ainsi, l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet – (L.1221-10 du Code du travail). L’employeur accomplit cette déclaration dans tous les lieux de travail où sont employés des salariés.
L’employeur est tenu de procéder à la déclaration préalable à l’embauche du salarié lorsqu’il a embauché celui-ci à plusieurs reprises sauf en cas de succession de contrats n’ayant donné lieu à aucune interruption en application de la circulaire ACOSS n° 93-79 du 6 octobre 1993.
Lorsque le salarié a plusieurs employeurs, ces derniers sont soumis à la déclaration préalable à l’embauche.
La déclaration préalable à l’embauche s’effectue soit par voie électronique soit par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant un document cerfa.
Elle permet à l’employeur de procéder à l’immatriculation, l’adhésion et à l’affiliation aux divers organismes.
Les mentions contenues dans la déclaration préalable à l’embauche
En application de l’article (R.1221-1 du Code du travail), la déclaration préalable à l’embauche doit préciser :
- l’identité de l’employeur ou la dénomination sociale de l’entreprise, l’adresse ;
- le code APE et le numéro d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont relève l’employeur si celui est soumis au régime général de sécurité sociale ;
- l’identité du salarié, le sexe, la date et le lieu de naissance ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
- les modalités du contrat de travail : nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée de plus de 6 mois ;
- la date et l’heure de l’embauche.
En cas d’embauche d’un salarié agricole, la déclaration préalable à l’embauche doit contenir les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés à certains organismes et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche.
Les salariés non concernés par la déclaration préalable à l’embauche
Tous les salariés ne sont pas concernés par la déclaration préalable à l’embauche.
Il s’agit notamment :
- des stagiaires en entreprise ;
- des salariés en situation de détachement en France sous certaines conditions ;
- des stagiaires aide familiale…
L’accès des informations contenues dans la DPAE par le salarié
Le salarié peut solliciter des informations sur la déclaration préalable à l’embauche en faisant la demande.
L’existence et les modalités de la déclaration préalable à l’embauche lui sont signifiées dans un délai imparti.
Bon à savoir : Le recours au titre-emploi-service (TESE), au chèque-emploi-associatif et au chèque emploi-service-associatif dispense l’employeur de la déclaration préalable à l’embauche sous certaines conditions.
Fascicule mis à jour le 4 décembre 2019.
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