ACCORD RELATIF AUX NOUVELLES ORGANISATIONS DE TRAVAIL
La Société AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY (AIT) SAS au capital de 271 566€ dont le siège social est situé 7 Quai de l’Apport Paris, 91100 Corbeil Essonnes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Evry sous le numéro 545 650 202, représentée par XXXXX XXX, en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité à l’effet de négocier et signer le présent accord,
D’UNE PART,
Et l’organisation syndicale représentative CFDT, ayant désigné pour la représenter Madame XXXXX XXX
D’AUTRE PART,
Il est convenu ce qui suit.
SOMMAIRE
PREAMBULE
CHAPITRE 1. CADRE JURIDIQUE
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION ARTICLE 2. OBJET DE L’ACCORD ARTICLE 3. METHODOLOGIE DE TRAVAIL ADOPTEE
CHAPITRE 2. LA GENERALISATION DU TELETRAVAIL
ARTICLE 1. LES PRINCIPES DU TELETRAVAIL ARTICLE 2. MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL PAR VOLONTARIAT ARTICLE 3. REVERSIBILITE ARTICLE 4. EGALITE DE TRAITEMENT ARTICLE 5. SUIVI DE L’ACTIVITE ARTICLE 6. MESURES POUR PREVENIR L’ISOLEMENT DU TELETRAVAILLEUR ARTICLE 7. ORGANISATION MATERIELLE DU TELETRAVAIL ARTICLE 8. SITUATIONS DE CRISE TYPE PANDEMIE, POLLUTION, DYSFONCTIONNEMENT IMPORTANT DES TRANSPORTS EN COMMUN OU TOUTE AUTRE SITUATION RENDANT L’ACCES AUX BUREAUX DIFFICILE ARTICLE 9. RESPECT DES DISPOSITIONS EN MATIERE DE SANTE, DE DECURITE ET DE CONDITIONS DE TRAVAIL ARTICLE 10. ACCOMPAGNEMENT DES TELETRAVAILLEURS
CHPITRE 3. LA MISE EN PLACE DU FLEX-OFFICE
ARTICLE 1. LES PRINCIPES DU FLEX-OFFICE ARTICLE 2. LES MODALITES DE MISE EN PLACE DU FLEX-OFFICE ARTICLE 3. LE PERIMETRE DE PASSAGE AU FLEX-OFFICE
CHPITRE 4. NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL
ARTICLE 1. LE TRAVAIL EN JOURNEE DECALEE ARTICLE 2. LE TEMPS DE PAUSE MERIDIENNE
CHAPITRE 5. ORGANISATION DES REUNIONS
ARTICLE 1. LA PREPARATION DES REUNIONS ARTICLE 2. LES MODALTES DE REUNIONS ARTICLE 3. LES ESPACES DE REUNIONS
CHAPITRE 6. LES NOUVELLES TECHNOLOGIES AU SERVICE DES NOUVELLES ORGANISATIONS DU TRAVAIL ET LE BUREAU VIRTUEL ACTUELLEMENT NOMME MYSOUFFLET
ARTICLE 1. LE DEVELOPPEMENT DES OUTILS COLLABORATIFS ARTICLE 2. LE BUREAU VIRTUEL INVIVO (BVI)
CHPAITRE 7. NOUVELLES PRATIQUES DE MANAGEMENT
ARTICLE 1. LA DIGITALISATION DES PROCESS RH ARTICLE 2. L’ACCOMPAGNEMENT DU MANAGEMENT A DISTANCE ARTICLE 3. ONBOARDING DE NOUVEAUX COLLABORATEURS
CHAPITRE 8. ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE FORMATION ET DE COMMUNICATION
ARTICLE 1. ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE FORMATION ARTICLE 2. ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE COMMUNICATION
CHAPITRE 9. DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 1. EFFETS DE LA PRESENTE DECISION SUR LES AUTRES DISPOSITIONS ARTICLE 2. COMMUNICATION DE L’ACCORD ARTICLE 3. DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD ARTICLE 4. PUBLICITE DE L’ACCORD
PREAMBULE
Le Groupe InVivo a signé le 30 octobre 2020 un accord de groupe sur les Nouvelles Organisations du Travail afin de généraliser le recours au télétravail et de prévoir de nouveaux modes d’organisation du travail, facilités dans leur mise en place par les évolutions des technologies de l’information et de la communication.
Le 9 décembre 2021, le Groupe InVivo a fait l’acquisition du groupe Soufflet et engagé des discussions courant 2022 avec les partenaires sociaux afin d’étendre les dispositions de l’accord NOT aux périmètres nouvellement intégrés. Ces discussions n’ayant pu aboutir à la signature d’un accord collectif de groupe, la Direction du groupe a souhaité s’adresser directement aux salariés en réalisant un sondage afin de déterminer si ces derniers souhaitaient le déploiement de l’accord NOT dans les conditions négociées en automne 2022. Le résultat du sondage ayant été favorable à 85%, il a été décidé de procéder au déploiement de l’accord NOT, dans les conditions prévues par la loi.
L’objet de cet accord est donc de formaliser cette nouvelle organisation et d’en fixer le cadre, notamment au sujet :
de la généralisation du télétravail ;
de la mise en place « Flex office » ;
de nouveaux horaires de travail ;
de nouveaux modes d’organisation de réunions ;
d’adaptation des nouvelles technologies dans le quotidien des salariés du groupe,
du nomadisme ;
du droit à la déconnexion ;
de nouvelles pratiques de management.
Le présent accord traduit la volonté de trouver un équilibre pour déployer le dispositif des nouveaux modes d’organisation du travail à l’ensemble du Groupe InVivo en son périmètre élargit depuis le rachat du Groupe SOUFFLET par le Groupe InVivo le 9 décembre 2021, et de permettre ainsi à l’ensemble des sociétés d’adhérer à ce dispositif. Cet accord permettra également l’harmonisation des pratiques de télétravail dans le groupe SOUFFLET qui disposait de différents accords ou chartes sur le Télétravail par le déploiement des dispositifs de groupe InVivo rappelés dans le présent accord.
La généralisation de ces modes d’organisation du travail concernera ainsi toutes les entreprises du Groupe Soufflet sans différenciation de lieu (Paris ou Province), ni de catégorie socio-professionnelle, et répondra à différents objectifs :
le bien-être au travail et la qualité de vie des salariés ;
l’amélioration de la performance collective ;
le recours facilité aux technologies numériques et l’innovation ;
le respect de l’environnement et de la santé des salariés : diminuer le nombre de trajets domicile/travail et réduire les émissions de carbone liées aux déplacements, améliorer la santé des salariés par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale et une moindre exposition aux risques de fatigue, de stress ou d'accident de trajet.
Le présent accord traduit la volonté des parties de trouver des solutions pour accompagner l’activité de la Société tout en assurant la performance au travail et un équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Elle permet par ailleurs la mise en place de ces nouvelles formes d’organisation du travail sans avoir recours au déploiement d’avenants aux contrats de travail, conformément à l‘article L 1222-9 du code du travail.
CHAPITRE 1. CADRE JURIDIQUE
Article 1. Champ d’application
Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de la Société AIT Ingrédients.
Article 2. Objet de l’accord
Les dispositions du présent Accord reposent sur les quatre piliers fondamentaux que sont l’orientation résultant de l’autonomie/responsabilité, la confiance et la connexion. Elles s’inscrivent par ailleurs dans le cadre des obligations légales relatives aux questions d’organisations du travail fixées par les articles du Code du travail correspondants.
A ce titre, le présent Accord porte sur :
la généralisation du télétravail (article L1222-9 du Code du Travail) ;
la mise en place du Flex-office ;
les nouveaux horaires de travail et le droit à la déconnexion (article L. 2242-17 du Code du Travail)
les nouvelles technologies ;
les nouveaux modes d’organisation de réunions ;
les dispositifs de formation et de communication ;
les nouvelles pratiques de management.
Les parties rappellent que le présent Accord se substitue à l’accord sur la mise en place du télétravail au sein de la Société AIT Ingrédients du 22/11/2019 et avenant du 31/08/2021. Il est convenu que les équipes Ressources Humaines apportent une attention particulière à toute situation de collaborateur bénéficiant contractuellement de l’accord sur le télétravail et pour qui l’application du présent accord serait défavorable.
Ayant été conclu en application des dispositions légales et règlementaires applicables au jour de sa signature, il est convenu que toutes modifications ultérieures des dispositions du présent accord se substitueront de plein droit à celles du présent accord, dès lors qu’elles seraient devenues non conformes.
Article 3. Méthodologie de travail adoptée
Le Groupe InVivo a signé en octobre 2020 un accord cadre de Groupe relatif aux Nouvelles Organisations du Travail afin de généraliser le recours au télétravail et de prévoir de nouveaux modes d’organisation du travail, facilités dans leur mise en place par les évolutions des technologies de l’information et de la communication.
A l’automne 2022, la Direction du Groupe InVivo a entamé des discussions avec ses partenaires sociaux afin de trouver ensemble un équilibre pour déployer ce dispositif à l’ensemble du Groupe InVivo en son périmètre élargit depuis le rachat du Groupe Soufflet.
L’objectif était de :
permettre à l’ensemble des collaborateurs du groupe éligible à ce type de dispositif de bénéficier des avantages d’un accord qui, depuis maintenant 2 ans, est mis en œuvre et démontre un intérêt fort, aussi bien pour les équipes que pour l’entreprise,
permettre à l’ensemble des sociétés d’adhérer à ce dispositif,
harmoniser les pratiques de télétravail dans le groupe Soufflet qui disposait de différents accords ou chartes sur le Télétravail,
permettre aux collaborateurs de réaliser des économies significatives sur les transports et améliorer l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle,
maîtriser les coûts en gelant les indemnités de télétravail mensuelles antérieurement distribuées (allant de 15 à 55€ mensuels), en maintenant les primes d’installation (à hauteur de 300€ par salarié) et en s’engageant à mener une réflexion sur les indemnités de repas.
Ces discussions avec les partenaires sociaux au niveau de la coordination de groupe, bien que très riches, n’ont pu aboutir en raison de la non-affectation des indemnités de télétravail mensuelles aux nouvelles populations.
Les parties prenantes ont donc décidé de s’adresser directement aux populations concernées par le déploiement de ce nouveau dispositif en évaluant le taux d’adhésion sur la base des dernières modalités négociées.
C’’est pourquoi en février 2023 les salariés concernés ont été interrogés en répondant à la question suivante :
« Je souhaite pouvoir bénéficier du dispositif de télétravail et de l’ensemble des autres aménagements proposés par l’accord NOT et son avenant tel que négocié en octobre 22 en répondant à la question ci-dessous : OUI NON »
Les résultats du sondage a été le suivant :
Nombre de salariés invités à participer au sondage : 853
Nombre de salariés ayant participés sondage : 519
Taux participation : 61%
Salariés favorables au déploiement de l’accord NOT : 85%
Salariés défavorables au déploiement de l’accord NOT : 15%
Le taux d’adhésion dépassant 60%, le dispositif est déployé au sein de chaque entité après dénonciation de l’accord d’entreprise existant, nouvelles négociations intervenues le 13/12/2023 ayant abouties à la signature de cet accord.
CHAPITRE 2. LA GENERALISATION DU TELETRAVAIL
L’objet du présent chapitre et de la généralisation du télétravail est de permettre à tout collaborateur de la Société d’organiser son temps de travail en alternant entre des jours de télétravail et des jours de présence au bureau.
Pour les collaborateurs dont le poste le permet mais dont le lieu de travail n’est pas situé dans l’un des établissements de la Société nécessitant la mise en œuvre du télétravail pour des raisons d’organisations, le recours au télétravail restera une option à appliquer dès que cela sera possible, et toujours sous respect du double volontariat.
Article 1. Les principes du télétravail
Définition
L’article L 1222-9 du Code du Travail définit le télétravail comme suit :
« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Les conditions du télétravail généralisé
À compter de la date de signature du présent accord, le télétravail concernera toutes fonctions tertiaires pouvant être assurées dans les mêmes conditions dans les locaux de l’entreprise ou dans un autre lieu fixe (domicile du salarié) en utilisant les technologies de l’information et de la communication, ne nécessitant pas une présence permanente ou quasi-permanente du collaborateur dans les locaux de l’entreprise, ni l’installation ou l’entreposage d’équipement ou de matériel particulier. Plus précisément :
Le télétravail pourra être mis en place sous forme de double volontariat pour les collaborateurs titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD).
Les alternants (apprentis ou contrats de professionnalisation) et les stagiaires seront également bénéficiaires de la mise en place du télétravail, étant convenu que leur rythme de télétravail sera impérativement à minima établi en fonction de celui de leur manager, tel que défini au chapitre 2 – article 2 du présent accord. Considérant le caractère apprenant des stagiaires et alternants, le calendrier de mise en œuvre du télétravail
sera opéré de manière progressive par le manager.
Conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail, et en dehors de circonstances exceptionnelles ou de force majeure durant lesquelles le télétravail serait considéré comme « un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés », le refus d’un salarié de télétravailler pour motif personnel ou professionnel fera l’objet d’une adaptation spécifique réalisée par accord entre le salarié, le manager et la Direction des Ressources Humaines. Ce refus ne constituera pas un motif de fin du contrat de travail.
Les parties signataires au présent accord conviennent
que la capacité du salarié à pouvoir exercer ses fonctions dans le cadre du télétravail repose sur le principe d’une autonomie dans le poste suffisante et d’une maîtrise des outils informatiques nécessaires à la bonne exécution du travail à distance. Ainsi, l’application du télétravail pourra se faire de manière progressive - le temps d’une nécessaire montée en compétence et familiarisation avec le fonctionnement de l’organisation - dans le cas d’intégration de nouveaux arrivants peu ou pas autonomes dans la - conduite de leur poste (ex : stagiaires, apprentis, alternants, jeunes diplômés, etc.).
En outre, les salariés devront s’assurer de disposer d’une connexion internet à haut débit, d’une installation électrique conforme et ne pas faire face à une impossibilité matérielle et/ou technique, notamment relative à la préservation de la sécurité informatique.
Néanmoins, les parties au présent accord reconnaissent que certains métiers, compte tenu de leur nature et/ou des contraintes techniques qui leur sont inhérentes, sont incompatibles avec le télétravail. Sont ainsi exclues du bénéfice de la généralisation du télétravail, les activités requérant une présence physique permanente, ou nécessitant des équipements techniques uniquement disponibles dans les locaux de travail, ou encore associés à des impératifs de sécurité et de confidentialité. Ne pourront être concernés par ce mode d’organisation les fonctions et services identifiés dans la liste ci-après,
sans que celle-ci ne soit exhaustive :
production (usine, laboratoire), y compris l’encadrement des équipes de production,
logistique, y compris l’encadrement des équipes de logistique,
maintenance,
accueil
La liste des fonctions et services identifiés comme incompatibles pourra être mise à jour à l’initiative de la Direction, en cas d’évolution importante des métiers ou d’intégration de nouvelles activités au sein de la Société.
Lieu de travail
En règle générale, le télétravail s’effectuera au domicile du salarié, qui s’entend comme le lieu de résidence principale (adresse connue du salarié).
Pour le bon fonctionnement du télétravail, le salarié s’engage à signaler immédiatement tout changement d’adresse à son manager et à la Direction des Ressources Humaines.
Un salarié pourra également effectuer le télétravail en dehors de sa résidence principale connue (autre lieu de résidence type maison familiale, résidence secondaire ou autre, sur le territoire français), sous réserve de justifier d’une connexion internet suffisante à l’activité de télétravail tel que prévu au chapitre 1 – article 5 ci-dessous, et avec l’accord de son manager.
Dans le cas où le salarié souhaite profiter de cette opportunité de généralisation du télétravail pour déménager, et que son nouveau domicile se retrouve significativement plus éloigné de son lieu de travail que son domicile précédent, les frais de déplacements et / ou d’hébergement supplémentaires engendrés pour se rendre dans l’entreprise selon le planning défini par sa direction seraient pris en charge par le salarié lui-même. Les frais précédemment pris en charge par l’entreprise seront maintenus.
Dans le cas où un salarié se voit dans l’impossibilité de faire du télétravail pour des raisons matérielles ou autres (par exemple la taille de son logement), une solution lui permettant d’en bénéficier pourra être étudiée par la direction concernée (coworking ou autre solution).
Article 2. Modalités de mise en place du télétravail par volontariat
Le télétravail pourra être mis en place à l’initiative de l’entreprise ou du salarié, étant précisé que le présent accord n’institue aucun droit automatique au télétravail.
Le passage au télétravail prendra effet à compter de la date validée d’un commun accord par le manager et le collaborateur et ne fera pas l’objet d’un avenant au contrat de travail du collaborateur ou d’une mention particulière dans le nouveau contrat de travail.
En cas de circonstances exceptionnelles motivées aux salariés, le passage au télétravail à l’initiative de l’entreprise sera réalisé par le biais d’une proposition de passage au télétravail adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Le salarié disposera d’un délai d’un mois pour y répondre selon le même formalisme, étant précisé que l’absence de réponse dans le délai d’un mois équivaudra à un refus de passage en télétravail. Il est expressément rappelé que le refus du salarié ne pourra en aucun cas constituer un motif de sanction disciplinaire et ne pourra donner lieu à aucun reproche à l’encontre du salarié.
Le passage en télétravail à l’initiative du salarié sera réalisé par le biais d’une demande écrite du salarié formulée à son manager et au service RH. La demande devra préciser le nombre de jours de télétravail par semaine souhaité, la date de démarrage et, éventuellement, les jours de télétravail souhaités.
Le manager et le RRH étudieront l’opportunité de répondre favorablement à cette demande compte tenu prioritairement des contraintes opérationnelles, organisationnelles, techniques et budgétaires du service ou plus généralement de l’entreprise en tenant compte des processus de décision interne. Il sera répondu par email à la demande du collaborateur dans un délai maximal d’un mois. Il est expressément reconnu que l’absence de réponse écrite dans ce délai ne pourra être assimilée à une acceptation de la demande de passage en télétravail.
Le passage en télétravail pourra être négocié à l’occasion de l’embauche d’un collaborateur recruté sous CDI.
Dans tous les cas, la mise en place du télétravail procédera d’un alignement manager/RH en fonction de l’intérêt présenté pour le service et des contraintes opérationnelles et organisationnelles du service ou plus généralement de l’entreprise.
Sous réserve du respect des conditions fixées par le présent accord, il appartiendra au management, avec l’appui du Responsable Ressources Humaines, d’apprécier à tout moment l’opportunité de mise en place du télétravail pour tout ou partie d’un service ainsi que les modalités de cette mise en place au sein du service. Il pourra éventuellement déterminer une proportion limite de salariés en situation de télétravail pour le service.
Le Responsable Ressources Humaines sera garant de l’objectivité des décisions de déploiement sur le télétravail. Il devra notamment veiller au respect des critères fixés par le présent accord, des procédures et au traitement équitable des salariés.
Les modalités pratiques de mise en place du télétravail dans chaque service devront être validées par la Direction des Ressources Humaines. Elles feront l’objet d’une période d’adaptation de trois mois pendant laquelle des ajustements pourront être opérés puis seront considérées comme pérennes et ne pourront être modifiés, sauf cas exceptionnel. Pendant cette période d’adaptation, tout collaborateur pourra faire remonter auprès des équipes RH ou des élus du personnel, des situations de désaccord avec son manager qui seront analysées et traitées.
Article 3. Réversibilité
A l’issue de la période d’adaptation définie ci-dessus, l’organisation du télétravail pourra être modifiée ou éventuellement remise en question dans sa globalité en cas de mobilité professionnelle, mobilité géographique ou tout autre évènement impactant le contrat de travail du collaborateur.
Article 4. Égalité de traitement
Il est rappelé que le salarié en situation de télétravail bénéficie, au titre de l’égalité de traitement, des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables s’il avait travaillé dans les locaux de l'entreprise, pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels (suivi de sa charge, temps de travail, évaluation de ses résultats, évolution de sa rémunération et de sa carrière, accès à la formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, participation aux élections professionnelles, représentation du personnel, etc.).
Article 5. Suivi de l’activité
Le temps de travail
A compter de la mise en place de la généralisation du télétravail, il reviendra aux managers de chaque service de veiller au respect du temps de travail de leurs collaborateurs. Ils s’engagent à cet effet à ce que le télétravail n’impacte pas la charge de travail de leurs collaborateurs et à en évaluer les impacts plusieurs fois par an. Ces évaluations devront être reprises dans le cadre de l’entretien annuel.
De son côté, le salarié en situation de télétravail organisera son temps de travail dans le respect de la législation en vigueur dans l’entreprise, et, le cas échéant, dans le respect de l’horaire qui lui est applicable.
A ce titre, il lui est également rappelé le nécessaire respect :
du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives ;
du repos hebdomadaire d’une durée correspondant à celle prévue par son contrat de travail ;
des durées maximales légales de travail, et notamment le respect de la durée journalière de travail, à savoir 10 heures ;
d’une pause d’au moins 20 minutes après 6 heures de travail consécutives.
Les missions effectuées par les salariés en télétravail sont équivalentes à celles des salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise, ce qui implique qu’ils soient en capacité de répondre aux sollicitations managériales, de clients, de fournisseurs, de collègues (etc.), dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication dont ils disposent.
Le télétravail, tout comme le travail en présentiel, ne peut donner lieu à la réalisation d’heures complémentaires ou supplémentaires, hors demande préalable validée auprès de la hiérarchie ou sur demande expresse de celle- ci.
Si la charge de travail des salariés ayant recours au télétravail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait, le télétravailleur en informera son supérieur hiérarchique et Direction des Ressources Humaines. Un entretien individuel sera alors organisé sans délai avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.
Un bilan portant sur la charge de travail et les conditions d’activité sera effectué au cours d’un entretien annuel entre le responsable hiérarchique et le salarié. Pour en faciliter l’organisation, cet entretien pourra être mené conjointement avec l’entretien annuel d’évaluation (EADP).
Le manager sera également invité à être vigilent tout au long de l’année sur les risques psycho-sociaux à travers une animation régulière de ses équipes et la fixation d’objectifs clairs, comme mentionné au chapitre 7 du présent accord.
Plage horaire de joignabilité
Pour les salariés en régime horaire, la plage de joignabilité correspondra aux horaires de travail que le salarié devra s’engager à respecter pour les jours de télétravail. Cette plage de joignabilité correspond à la possibilité d’être contacté par téléphone.
Le salarié demeurera tenu de se conformer aux durées de travail et aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaires mentionnées ci-avant. A cet égard, il sera mis à disposition des salariés soumis au régime horaire qui le souhaitent et qui n’en bénéficient pas à ce jour, un système de badgeage dématérialisé.
Les salariés en forfait jours étant autonomes dans l’organisation de leur journée de travail ne sont pas soumis à une plage de joignabilité particulière.
Respect de la vie privée et droit à la déconnexion
La Direction affirme son attachement au droit à la déconnexion de tous ses collaborateurs en vue de garantir à chacun une meilleure articulation entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle.
La Direction s’engage à ce que le salarié en télétravail bénéficie de son droit à déconnexion, et ce en lien avec le respect de sa vie privée.
Le droit à la déconnexion est le droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par e-mails, messages, ou appels téléphoniques, en dehors des horaires habituels de travail. À ce titre, l’absence de réponse d’un salarié ne pourra être ni reprochée, ni sanctionnée ni prise en compte dans l’évaluation annuelle du collaborateur.
Il sera par ailleurs recommandé à tous les salariés de :
s’interroger sur la pertinence de l’envoi d’un message en dehors des horaires habituels de travail ;
s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.
Il est à cet effet rappelé que l’envoi d’e-mails participe au réchauffement climatique et que sa limitation est recommandée par le groupe dans le cadre de sa politique RSE.
planifier des réunions d’équipes ou individuelles pendant les horaires de travail et/ou plages de joignabilité.
proscrire (sauf impératif exceptionnel* d’organisation du service ou de la prise en compte des décalages horaires dus à la localisation de collègues à l’international) la mise en place de réunions :
Trop matinales (par exemple avant 8h30, cet exemple étant donné à titre indicatif mais devant être concilié avec les habitudes de travail de chaque entreprise en la matière) ;
Trop tardives (par exemple après 18h30, cet exemple étant donné à titre indicatif mais devant être concilié avec les habitudes de travail de chaque entreprise en la matière) et notamment le vendredi ;
*la récurrence devant être absolument limitée.
proscrire, sauf impératif de service validé par le manager et le service Ressources Humaines, la programmation de réunions sur des sites ne relevant pas du lieu de travail habituel du collaborateur et l’obligeant à un déplacement durant ses jours de repos pour s’y rendre, dans les circonstances suivantes :
en tout début de semaine ou toute fin de semaine (dimanche après-midi pour une réunion se tenant le lundi matin, ou samedi matin pour revenir à son domicile à la suite d’une réunion excentrée programmée le vendredi soir),
en fin de journée, la vieille d’un jour férié,
en début de matinée ou le lendemain d’un jour férié;
Dans tous les cas, l’utilisation de la visio et de l’audioconférence sera privilégiée.
maîtriser les appels téléphoniques sur les mobiles professionnels, les week-ends et hors plages de joignabilité.
Face à une situation d’urgence exceptionnelle, des e-mails, messages, ou appels téléphoniques, pourront être envoyés aux salariés de l’entreprise en dehors des horaires habituels de travail. En cas de contestation d’une situation d’urgence exceptionnelle, la Direction concernée sera alertée et prendra les mesures nécessaires.
Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, en dehors des plages de joignabilité, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas être joignable.
Pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés, les salariés sont invités à se déconnecter en s’abstenant d’utiliser les outils de communication numériques mis à leur disposition par l’entreprise. Il est, par ailleurs, rappelé qu’il est interdit de travailler pendant toute suspension du contrat du fait d’un arrêt maladie ou encore pendant un congé maternité, paternité ou tout autre évènement de cette nature.
Il sera fait un point à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation chaque année avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.
Article 6. Mesures pour prévenir l’isolement du télétravailleur
Sauf accord dérogatoire de son supérieur hiérarchique et afin d’éviter tout isolement du télétravailleur, le télétravailleur est tenu, nonobstant les jours de télétravail :
d’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire par les besoins de sa mission ;
d’assister aux réunions et aux formations en présentiel pour lesquelles il est convoqué.
À tout moment, le salarié pourra solliciter auprès de son manager et de la Direction des Ressources Humaines un point de suivi spécifique en cas de difficultés rencontrées. Les managers, avec l’appui de la Direction des Ressources Humaines, porteront enfin une attention particulière aux problématiques individuelles et aux collaborateurs en situation d’isolement (ou en risque d’isolement) dès la mise en œuvre du présent accord.
Dans cette optique, les managers seront invités à mettre en place des rituels d’équipe afin notamment de prévenir ce risque.
Article 7. Organisation matérielle du télétravail
Matériel mis à disposition
Au titre du télétravail, dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, chaque télétravailleur à domicile se verra fournir les équipements standards suivants, dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise :
ordinateur portable équipé des moyens de sécurité et de connexion nécessaires ainsi que des logiciels essentiels à la réalisation de son activité à distance ;
une solution de téléphonie sur IP,
un casque audio compatible avec la solution de téléphonie mise en œuvre dans l’entreprise ;
le matériel consommable nécessaire au bon exercice des fonctions (stylos, cahiers) ;
un écran supplémentaire ainsi qu’une souris, un clavier, une imprimante avec les consommables associés (papier, cartouche), un disque dur externe, une clé USB… pourront être mis à disposition pour les services le nécessitant sur accord de la direction concernée ;
un téléphone portable avec abonnement pourra être mis à disposition du salarié sur accord de la direction concernée.
Ces équipements pourront être livrés au domicile du télétravailleur en cas d’impératif et/ou d’impossibilité de venir les récupérer sur le lieu de travail.
Le télétravailleur devra prendre soin des équipements mis à sa disposition et en assurer la bonne conservation. Il veillera à ne pas exposer par imprudence ou négligence le matériel mis à sa disposition. Il devra en parallèle informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, de dysfonctionnements, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition. La maintenance du matériel sera opérée par les équipes de la direction des Systèmes d’Information de la Société que les collaborateurs pourront solliciter depuis leur domicile ou leur lieu de travail indifféremment.
Dans le cas où le matériel informatique subirait une panne qui ne puisse pas être réparée dans les heures qui suivent, il sera procédé au remplacement de ce matériel dans les meilleurs délais. Dans l’attente de la réception d’un nouveau matériel ou d’un matériel de prêt, le temps de travail du salarié sera considéré comme du travail effectif.
Le télétravailleur s’interdira d’installer tout logiciel d’exploitation ou tout logiciel non validé par la Direction des Systèmes d’Information de la Société, et de connecter tout équipement susceptible d’altérer la sécurité informatique (disque dur et clé USB non fourni par l’entreprise) des équipements de télétravail fournis.
Les équipements de télétravail fournis par l’entreprise demeureront la propriété de l’entreprise et devront être restitués par le télétravailleur en cas de cessation de son contrat de travail. Leur entretien sera assuré par l’entreprise.
La Direction mettra à disposition des guides donnant aux salariés le mode d’emploi du fonctionnement des outils informatiques à distance.
Le salarié s’engage à prendre toutes dispositions auprès de son assureur et, si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, à demander une extension de la garantie en ce sens.
Les parties rappellent que la loi 2012-387 du 22 mars 2012 stipule que l'installation électrique liée au poste de travail du télétravailleur doit répondre à la réglementation.
Afin d’aider le salarié dans son installation en télétravail et d’assurer sa conformité, si nécessaire, la Société lui permettra de bénéficier des conseils d’une structure indépendante (audit des installations électriques, aide au paramétrage des outils informatiques, etc.).
Le salarié s’engage à fournir l’attestation stipulant la conformité de son installation technique et électrique ainsi que l’attestation d’assurance si l’employeur lui en fait la demande.
Prise en charge financière
La généralisation du télétravail à l’ensemble des sociétés et des collaborateurs amène les partenaires sociaux à se reposer la question de la prise en charge financière du télétravail alors que ce dernier devient la norme dans toutes les entreprises françaises.
Indemnité liée à l’équipement du télétravailleur
Afin d’accompagner le salarié dans le passage en télétravail à hauteur de 2 jours par semaine au minimum, ce dernier pourra bénéficier d’une indemnité d’installation allant jusqu’à 300€ maximum. Cette indemnité ayant pour but de couvrir ses frais d’installation en télétravail (achat de mobilier de bureau, d’équipement de bureau ou de tout autre élément nécessaire à l’aménagement d’un bureau, conformément à la réglementation), elle fera l’objet d’une déclaration du salarié préalable à son versement sur bulletin de paye. Le salarié devra, dans sa déclaration, préciser s’il a dépensé tout ou partie de la somme allouée et conserver les justificatifs à produire en cas de contrôle de l’URSSAF.
L’indemnité d’installation ne pourra être utilisée pour couvrir des frais autres que ceux susmentionnés ni pour le remboursement de frais engendrés pour du matériel informatique (ordinateurs, écrans…), ces derniers devant être exclusivement pris en charge par la Direction Informatique de la Société.
A compter de la date de diffusion du présent accord, cette indemnité nette de charges et plafonnée à 300€ pourra être versée :
à tout salarié faisant partie de la société et dans le cadre d’un Contrat à Durée Indéterminée (période d’essai validée) et étant amené à réaliser du télétravail à hauteur de 2 jours minimum par semaine. Cette indemnité devra alors être explicitement demandée par le collaborateur souhaitant la percevoir, et au plus tard dans les 6 mois qui suivent la date de signature du présent accord.
à l’embauche d’un(e) nouveau(-elle) salarié(e) en Contrat à Durée Indéterminée. Cette indemnité devra alors être explicitement demandée par le collaborateur souhaitant la percevoir, après validation de sa période d’essai, et au plus tard dans les 6 mois qui suivent la date validation de cette dernière.
En tout état de cause, l’indemnité d’équipement du télétravailleur ne pourra être versée qu’une seule fois et en aucun cas faire l’objet d’un nouveau versement en cas de transfert du contrat de travail d’un(e) salarié(e) dans l’une des entités du groupe InVivo.
Protection des données
Dans la mesure où le télétravail implique la sortie de données en dehors des locaux de l’entreprise, quel qu’en soit le support (papier, clé USB, …), le salarié doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à l’entreprise. Le salarié en télétravail s’engage, par conséquent, à se conformer aux procédures et instructions de la Direction des Services Informatiques et au règlement intérieur.
Dans la mesure où les codes d’accès sont strictement personnels, ils ne devront aucunement être communiqués à un tiers, qu’il soit de l’entreprise ou du cercle personnel. Le télétravailleur devra fermer systématiquement sa session en cas d’absence.
Le salarié devra s’assurer de la confidentialité des données. Il doit s’interdire de toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils et s’engage à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à son authentification et à la protection des données qu’il détient.
Enfin, le matériel étant mis à disposition exclusivement pour l’exercice de l’activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le salarié lui-même.
En cas de perte ou de vol de matériels ou documents papier, le salarié doit en avertir, dans les plus brefs délais, son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Systèmes d’Information, qui prendront alors les mesures nécessaires en termes de sécurité.
Article 8. Situations de crise type pandémie, pollution, dysfonctionnement important des transports en commun ou tout autre situation rendant l’accès aux bureaux difficile
En cas de situation de crise (type pandémie, menace d’épidémie, épisode de pollution ou tout autre évènement empêchant le salarié de se rendre sur son lieu de travail), le télétravail pourra être généralisé sur toute la semaine de travail pour la continuité du service, dans un temps raccourci et par tout moyen. Dans ce cas précis, et pour la durée déterminée par la cellule de gestion de crise, les salariés ne pourront refuser la mise en place du télétravail généralisé. La Direction des Ressources Humaines, en lien avec les commissions santé et le Service de Prévention et Sécurité, coordonnera la mise en place.
De la même manière, en cas de dysfonctionnement important des transports en commun dû notamment à des mouvements sociaux, le télétravail pourra être mis en place dans un temps raccourci et par tout moyen.
Article 9. Respect des dispositions en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail
L'ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, restent applicables aux salariés et à la Direction des entreprises, qui s'engagent mutuellement à les respecter. Dans ce cadre, les équipes RH et QHSE devront s’assurer que les dispositions prises par les métiers et services pour la mise en œuvre du télétravail ne portent pas préjudice aux dispositifs de santé/sécurité des sites (ex : présence des référents incendie, SST, organisation et gestion des exercices de sécurité, etc.). Elles feront l’objet d’une mise à jour des Documents Uniques ou règlements intérieurs des différentes entités du groupe le cas échéant.
En cas de survenance d’un accident, même bénin, le salarié en télétravail en informera sans délai son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des ressources humaines.
L’accident du travail qui survient au lieu où est exercé le télétravail et pendant le temps où est exécutée l’activité en télétravail est présumé être un accident du travail.
La gestion des accidents de travail sera opérée de la même manière que le salarié se trouve sur son lieu de travail ou à son domicile, et ce conformément à l’article L1222-9 du code du travail.
Le salarié s’engage à prévenir au plus tôt et par tout moyen son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines. Une déclaration d’accident du travail sera alors effectuée dans les mêmes conditions qu’un accident survenu dans les locaux de l’entreprise.
Plus globalement, les éventuels risques associés à la pratique du télétravail doivent être pris en compte dans l'élaboration du Document Unique d’Évaluation des Risques. Ils pourront faire l’objet d’une analyse spécifique des CSSCT/CSE qui travailleront, avec l’appui des services RH et QHSE, à lister ces risques (RPS/TMS en particulier) et à déployer les mesures de prévention adéquates.
En outre, la réglementation du travail sur écran s’applique aux salariés en télétravail. Les salariés sont ainsi soumis à une surveillance médicale spéciale et doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière, aux convocations et visites devant les services de santé au travail.
Article 10. Accompagnement des télétravailleurs
La généralisation du télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein des entreprises de la Société.
Les modalités de communication entre les salariés, le management d’équipe, le pilotage des projets ou le reporting des salariés seront donc amenés à évoluer.
C’est pourquoi, les parties conviennent de mettre en place un dispositif d’accompagnement des salariés permettant d’assurer la transition vers ce changement, dès la signature du présent accord.
Cet accompagnement prendra la forme d’un parcours modulaire et ludique, 100 % distanciel permettant d’aborder les thématiques du télétravail, du management et de la communication à distance, sous différents angles, afin de répondre aux besoins spécifiques de chacun. Il proposera une expérience d’apprentissage ancrée dans la réalité opérationnelle avec un partage de bonnes pratiques et des mises en situation.
Par le biais de plusieurs modules, l’objectif consistera à sensibiliser les télétravailleurs :
aux bonnes pratiques en matière de santé de sécurité, et d’ergonomie,
à la déconnexion, l’usage raisonnable des outils numériques,
aux principes de fonctionnement d’équipe,
aux impacts du travail et du management à distance,
à l’utilisation des équipements techniques mis à leur disposition (applications permettant de participer à des réunions à distance, solutions de téléphonie sur le poste de travail, sécurisation des données) ;
Un focus spécifique sera mis en place pour les managers afin d’apporter une réponse concrète à leur enjeux quotidiens et pour les outiller efficacement à accompagner le changement.
CHAPITRE 3. LA MISE EN PLACE DU FLEX-OFFICE
Article 1. Les principes du Flex-office
Le Flex-office, ou bureau flexible, consiste en « l'absence de bureau attitré sur le lieu de travail permettant à chaque salarié de s’installer à des endroits différents chaque matin ». Compte tenu de la généralisation du télétravail, des réflexions ont été menées au sein de la Direction de la Société pour mettre en place ce nouvel environnement de travail tout en conservant une zone dédiée par métier / service.
Le Flex-office permet la création d’espaces ouverts, variés et connectés, et offrant un large éventail d’aménagements afin que chaque salarié puisse, à chaque moment de sa journée, choisir son poste de travail en fonction des tâches qu’il a à effectuer.
Le Flex-office permet une organisation de travail plus dynamique où la notion d’espaces collaboratifs prime sur des espaces attribués au quotidien.
Ce concept présente plusieurs avantages tels que :
une souplesse pour le salarié qui a le choix de son environnement de travail en fonction des missions qu’il doit mener ;
une communication facilitée : les espaces collaboratifs permettent aux collaborateurs d’échanger plus facilement ;
une optimisation de l’espace : le Flex-office répond également à une problématique d’optimisation des m2 tout en permettant la mise en place d’espaces conviviaux et utiles.
Article 2. Les modalités de mise en place du Flex-office
La mise en place de ce mode d’organisation au sein de la Société pourra se faire, si cela s’avère nécessaire et de manière progressive. Dans l’attente, les salariés des dits sites continueront de s’installer à leur poste de travail habituel.
Dans cet environnement de travail en Flex-office :
chaque service se verra attribuer un espace de travail et chaque salarié sera donc rattaché à un espace à taille humaine, point d’ancrage de l’équipe dans lequel chacun peut s’assoir où il le souhaite en fonction des tâches qu’il a à effectuer ;
les postes de travail des salariés seront affectés au sein d’un espace ;
les postes de travail ne seront plus attribués nominativement, à l’exception de ceux occupés par des salariés bénéficiant d’un poste spécifique pour raison médicale ou encore ceux nécessitant la plus haute confidentialité inhérente aux missions du poste ;
faute de disponibilité, le salarié pourra s’installer dans un autre espace. Des espaces de Flex-office « libres » seront réservés à l’accueil occasionnel d’un plus grand nombre de salariés (exemple : salariés venant d’un autre site). Ces espaces libres, comme les salles de réunion, seront réservables à l’avance ;
tous les postes de travail d’un même espace de travail sont identiques, sauf en cas de besoins d’équipements spécifiques liés à la fonction.
Afin de conserver un bon usage des bureaux et de préserver la santé des collaborateurs, les salariés seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail. Pour ce faire, chaque collaborateur disposera d’un casier personnel mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets. Cette pratique facilitera d’autant plus la mise en place du Flex-office dans la mesure où à l’arrivée sur site, chaque collaborateur devra pouvoir être libre de s’installer sur n’importe quel espace de travail disponible. Par ailleurs, seront mis à disposition pour chaque espace de travail des espaces clos qui permettront aux salariés :
de s’isoler s’ils le souhaitent pour passer des appels ;
d’organiser des réunions.
En tout état de cause, afin d’éviter que les espaces collaboratifs ne deviennent trop bruyants, chaque salarié devra veiller au respect de la tranquillité de ses collègues.
En outre, des espaces de « détente » appelés « hub » et le déploiement d’un grand choix d’espaces collectifs et alternatifs (espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité, de « stand-up meeting ») seront également étudiés.
Article 3. Le périmètre de passage au Flex-office
Bien que le Flex-office concerne tous les établissements de la Société, ce dernier distingue deux catégories de salariés :
Les salariés éligibles au flex-office : toutes fonctions tertiaires pouvant être assurées dans les mêmes conditions indépendamment de l’espace de travail utilisé dans les locaux de l’entreprise en s’appuyant sur les technologies de l’information et de la communication. Les salariés éligibles au Flex-office pourront se rendre indifféremment sur un site ou un autre de la Société. Afin de faciliter la mise en œuvre de cette possibilité, des espaces de Flex-office « libres » (cf. article 2 ci-dessus) seront aménagés sur chaque site et pourront faire l’objet d’une réservation, de la même manière qu’une salle de réunion.
Les salariés éligibles au « Fix-office » ou « bureau fixe » : toutes fonctions tertiaires nécessitant des installations technologiques particulières et spécifiques à leurs activités.
Chaque manager aura la charge d’informer les membres de son équipe du calendrier de mise en œuvre du Flex- office et des détails sur l’organisation future des postes de travail.
La mise en place du Flex-office sera échelonnée dans le temps selon les projets de réaménagement de la société, et ne se ferons qu’après information et consultation des représentants du personnel.
CHAPITRE 4. NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL
Depuis plusieurs années, les législations successives incitent les entreprises à prendre des mesures permettant de concilier plus facilement la vie professionnelle avec la vie privée. C’est pour cette raison que la Société travaille sur de nouveaux modes de travail permettant aux salariés, les jours où ils viennent travailler sur site, d’adapter leurs horaires.
Les parties signataires au présent accord conviennent
que les dispositifs décrits ci-après pourront être mis en place, en complément du télétravail, pour les jours de présence au bureau. Les salariés qui pourront en bénéficier sont ceux dont les horaires de travail ne sont pas soumis à un dispositif d'horaires individualisés.
Ainsi, les parties au présent accord reconnaissent que certains métiers, compte tenu de leur nature et/ou des contraintes techniques qui leur sont inhérentes, sont incompatibles avec ces aménagements d’horaires. Sont ainsi exclues du bénéfice de ces dispositifs, les activités requérant une présence physique à des heures préétablies. Il s’agit des métiers et services identifiés ci-après, sans que cette liste soit exhaustive :
Production (usine, laboratoire), y compris l’encadrement de proximité (chefs d’équipe),
Magasin, y compris l’encadrement de proximité (chefs d’équipe),
Technicien de maintenance,
Accueil
Article 1. Le travail en journée décalée
La Société souhaite offrir à ses collaborateurs la possibilité de se rendre sur leur lieu de travail à des horaires différents de ceux dits « classiques ». Ainsi, à compter de la date de signature du présent accord, et pour les salariés dont le poste le permet, il pourra être envisagé les solutions suivantes préalablement fixées par le manager :
Aménagement d’horaire type n°1 : le salarié se rendra sur site en milieu de matinée pour une durée minimale de 5h de travail effectif (y compris la pause déjeuner qui pourra être prise en travaillant) et complètera sa journée de travail par du télétravail (en début de matinée ou fin de journée).
Aménagement d’horaire type n°2 : le salarié commencera sa journée de travail dans les locaux de l’entreprise très tôt le matin pour repartir en tout début d’après-midi, ou au contraire, arriver en début d’après-midi pour repartir tard en fin de journée en respectant les plages horaires fixées par le manager.
Il est rappelé que ces aménagements ne pourront se faire que dans le respect de la règlementation qui prévoit un temps de pause minimal de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 6 heures. Les parties signataires au présent accord rappellent
que les salariés pouvant bénéficier de ce dispositif sont ceux dont la mission est compatible avec ce type d’organisation du travail, et que la mise en œuvre de ces aménagements ne pourra être opérée qu’après validation du manager et du DRH/RRH métier.
Article 2. Le temps de pause méridienne
Dans le respect de la règlementation qui prévoit un temps de pause minimal de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 6 heures, la Direction des Ressources Humaines a également souhaité offrir aux collaborateurs de nouveaux formats de pauses méridiennes. En complément de la pause méridienne « traditionnelle » qui ne sera pas remise en question et restera la modalité générale et habituelle, et pour qui ceux souhaitent profiter du temps du repas comme un temps de travail, le déjeuner pourra se décliner de deux manières différentes :
Le Lunch meeting : possibilité de déjeuner en réunion dans un lieu adapté, isolé, connecté, avec une offre de restauration appropriée. Ce format convient notamment aux réunions d’équipe hebdomadaires qui se tiendraient par exemple à midi plutôt que 9h.
Le Work & Lunch : possibilité d’optimiser son temps de repas en restant à son poste de travail avec la livraison du déjeuner sur place dans certains établissements du groupe et/ou une offre de vente à emporter adaptée dans les restaurants d’entreprise.
CHAPITRE 5. ORGANISATION DES REUNIONS
Qu’elles soient d’équipe, de travail, d’information ou à destination commerciale, les réunions dans la Société, comme dans toutes les entreprises, sont un rite, une institution qui rythme la journée des collaborateurs. Afin que celles-ci gardent leur efficacité et efficience, les partenaires sociaux ont souhaité en repenser la gestion selon trois axes : la préparation, les modalités et les espaces dédiés.
Article 1. La préparation des réunions
Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles rencontres. Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière horizontale, transversale, descendante ou ascendante, selon l’objectif défini par l'organisateur. C’est pourquoi, le succès d'une réunion tient à plusieurs points :
La préparation : définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour et d'évaluer le temps nécessaire à la réunion.
Le cadre : définir le temps nécessaire à la réunion et n’inviter que les personnes directement intéressées par le sujet abordé. Pour les personnes intéressées, mais dont la présence n’est pas essentielle, un compte rendu pourra être envoyé rapidement après la réunion.
Le pilotage : diriger la réunion en respectant le temps imparti et en organisant les moments d’échanges et de prise de parole.
L’objectif d’une telle préparation est de revenir sur des formats permettant à chacun de gagner en temps et efficacité.
Article 2. Les modalités de réunions
À compter de la date de signature du présent accord, et avec le déploiement du télétravail, la mise en place des réunions se fera intégralement ou en partie à distance. Pour cela, les salles de réunions seront toutes équipées de matériel leur permettant d’être interconnectées et multicanal. Par ailleurs, et afin de garantir un accès de tous les salariés du groupe à ces dispositifs, les salles de réunions seront toutes équipées de solutions dématérialisées de réservations ainsi que de matériel permettant la tenue de réunions à distance.
Article 3. Les espaces de réunions
La gestion des réunions dans les locaux de la Société
Afin d’aller plus loin dans les nouvelles organisations du travail, le groupe INVIVO proposera à ses collaborateurs trois nouvelles manières de se réunir en équipe, lorsque la réunion à distance n’est pas possible.
Modèle de réunion dite « standard » : réservée aux réunions avec des élus, des prestataires externes, clients ou tout autre visiteur, cette salle de réunion sera utilisée uniquement pour des réunions en présentiel nécessitant un format dit standard.
Modèle de réunion « nouvelle génération » : réservée pour échanger avec son équipe, organiser la semaine ou faire un point rapide, cette salle de réunion organisée pour des « stand-up meetings » d’équipe se présentera comme un espace de brainstorming pour les phases de création ou d’échanges brefs.
Modèle de « réunion virtuelle » : offre 100 % digitale utilisée pour les réunions où chacun reste à son poste de travail ou en télétravail.
En parallèle, l’employeur mettra à disposition de ses salariés un nombre accru d’espaces de travail informels ainsi que des espaces isolés leur permettant de passer des appels (notamment avec des clients) ou d’échanger sur des sujets brefs et ponctuels avec des collègues.
L’organisation des réunions dans des lieux tiers
Afin de faciliter l’organisation des réunions, compte tenu de la généralisation du télétravail et de la mise en place du Flex-office, il est convenu que l’organisation de réunion dans des locaux tiers de l’entreprise sera facilitée. Ainsi, il sera possible d’envisager l’organisation de réunion dans des locaux tiers dans les cas suivants :
lorsque l’organisation de la réunion est rendue nécessaire au regard de la distance des participants ;
lorsque la disponibilité des bureaux de l’entreprise ne permet pas l’organisation au sein des locaux de l’entreprise ;
lorsque le nombre de participants nécessite la location d’un grand espace;
pour des raisons de sécurité ou des risques pandémiques qui nécessitent la délocalisation des réunions.
Ces réunions pourront intervenir :
en priorité dans des locaux d’autres entreprises du groupe ;
dans des locaux d’entreprises partenaires ;
dans des espaces loués sous réserve de remplir les conditions de budget et de sécurité fixées par le Groupe et sous réserve de l’accord du management et de la Direction des Ressources Humaines.
Les réunions de ce type devront être organisées par le manager suffisamment à l’avance afin de permettre aux collaborateurs de s’organiser pour s’y rendre.
CHAPITRE 6. LES NOUVELLES TECHNOLOGIES AU SERVICE DES NOUVELLES ORGANISATIONS DU TRAVAIL ET LE BUREAU VIRTUEL INVIVO (BVI)
Article 1. Le développement des outils collaboratifs
Les outils dits “collaboratifs” regroupent l’ensemble des outils permettant de partager des documents de travail. Par leur utilisation, les salariés peuvent ainsi se réunir et échanger au cours d'une réunion grâce à un ordinateur, tablette, téléphone portable, écran tactile ou un Tableau Blanc Interactif. Par leur utilisation, des salariés éloignés et dispersés sur plusieurs sites peuvent également travailler à distance, sans avoir à se rencontrer physiquement. Avec ces outils, il est possible de partager tout type de support numérique, comme un tableur, un agenda ou tout autre support numérique. Plusieurs salariés peuvent ainsi modifier et ajouter des informations en ligne. Ainsi, ils permettent de travailler ensemble plus efficacement et de renforcer l'esprit d'équipe. Avec le développement du télétravail, la Société entend investir dans la mise en place de ces nouveaux outils collaboratifs.
Article 2. Le Bureau Virtuel INVIVO (BVI)
Description du Bureau Virtuel
Le Bureau Virtuel INVIVO est un espace de travail entièrement digitalisé, pour permettre aux collaborateurs de travailler où ils veulent, comme ils le souhaitent, en centralisant toutes les données du groupe tels que les actualités, le carnet d'adresse ou encore le stockage de documents et d’informations groupe.
L’objectif du BVI est de faire bénéficier à chaque salarié de la société, qu’il soit en télétravail, en déplacement ou dans les locaux de l’entreprise, d’une solution globale leur permettant d’accéder quotidiennement et à tout moment aux informations individuelles ou collectives, aux personnes, et aux outils pour travailler ensemble efficacement afin de favoriser la productivité mais aussi le bien-être, simplifier la collaboration entre équipes, renforcer la culture et engager les collaborateurs.
Le fonctionnement du Bureau Virtuel
Outil unique et simple d’utilisation, le BVI permettra à chaque salarié du groupe d’accéder à tout INVIVO à partir de son PC, téléphone portable ou tablette. Il présentera une page d’accueil invitant chaque collaborateur à rejoindre différents espaces tels que message d’accueil, indicateur de présence, informations à la une, indicateurs du groupe/métier/service, actualité, sondage, ma communauté, mon agenda du jour, mes projets, mes notifications, contacts utiles (DSI, QHSE, Service Généraux, etc.), chat (teams), mail (Outlook), Office 365 (Word, Excel, PPT, etc.), One Drive (mes documents), visio-conférence, desk sharing (réservation de bureau / espace de travail), annuaire de l’entreprise… Il permettra également de conserver le lien entre collègues ou ceux d’un autre service en mettant à disposition un open-space virtuel ou la possibilité d’organisation de déjeuners virtuels par exemple. Il sera également mis à la disposition des organisations syndicales un espace dédié leur permettant une communication plus fluide avec les salariés. Enfin, le Bureau Virtuel jouera un rôle de portail vers les applications groupe et métiers : Intranet, Portail RH (congés, mobilité, carrière, formation, suivi du télétravail), applicatifs métiers (SAP, etc.), Demat, note de frais.
CHAPITRE 7. NOUVELLES PRATIQUES DE MANAGEMENT
Dans un contexte où les salariés bénéficient de nouvelles organisations du travail, les pratiques managériales doivent évoluer, s’adapter. L’employeur et la Direction des Ressources Humaines souhaitent accompagner cette transformation en se focalisant sur trois points :
la digitalisation de tous les process RH / managériaux ;
l’accompagnement des managers dans le management à distance en proposant de nouvelles pratiques permettant de renforcer l'engagement et la responsabilisation ;
l’intégration de nouveau collaborateurs.
Article 1 : La digitalisation des process RH
La Société souhaite développer la digitalisation. Pour cela, il pourra mettre à disposition des pôles d’activités des process et outils RH structurants et digitaux tels que :
Un portail RH permettant aux collaborateurs de piloter leur activité (gestion des congés et RTT, consultation des soldes) et de gérer leurs demandes administratives.
Un espace personnel qui offre aux salariés un coffre-fort électronique dans lequel sont transmis les bulletins de paie et communication RH diverses.
Un outil de gestion du temps et des absences.
Un logiciel RH permettant de gérer les différents processus de développement RH et pour lequel la Société a opté pour plusieurs modules :
Un module Recrutement qui permet d’améliorer la productivité et la prise de décision des recruteurs grâce à un tableau de bord interactif et personnalisable. Il permet d’effectuer les demandes de recrutement en ligne, de diffuser les offres d’emploi en interne comme en externe en quelques clics, de suivre et traiter les candidatures, de constituer un vivier de candidatures ciblées et de traiter les candidatures spontanées. Il permet également d’alimenter la bourse aux emplois internes et ainsi à chaque collaborateur de pouvoir se positionner sur un poste ouvert dans le groupe.
Un module Formation/Learning qui permet de suivre les plans de formation de manière automatisée, de consolider les besoins de formation provenant de tous les processus RH, de gérer les offres de formation, de suivre et organiser la logistique de formation et de contrôler les budgets.
Un module Performance et Compétences qui comprend les entretiens annuels de développement professionnel (EADP) prenant la forme de formulaires complétés par le manager lors d’un échange privilégié avec le collaborateur. Conjointement aux nouvelles organisations du travail, il est apparu nécessaire d’adapter ce dispositif et de permettre aux managers de réaliser tout ou partie de leurs entretiens annuels à distance. Ce module désormais lié avec la plateforme collaborative utilisée dans le groupe permettra au manager de valider les EADP via la plateforme. La direction de la Société incitera néanmoins les managers à réaliser leurs EADP en présentiel avec leur collaborateur dès lors que cela est possible.
Pour accompagner les managers à distance, la Société continuera de faire évoluer ces process RH afin d’atteindre une meilleure fluidité et efficacité pour tous. C’est dans cette optique qu’un module de « conversation continue » sera développé. Il permet un dialogue ouvert et continu entre managers et collaborateurs toute l’année. Ce nouveau module vise à générer un sentiment d’accomplissement au travail grâce à une approche en « mode projet » qui s’appuie sur la méthodologie OKR (Objectifs et Résultats Clés). Par ce biais, la Société souhaite :
Clarifier les attentes pour l’ensemble des employés.
Encourager un dialogue axé sur l’avenir, renforcé par un feedback contextuel et qualitatif.
Mettre l'accent sur le développement des employés grâce à une revue continue des objectifs et des conversations régulières autour de la performance.
Réduire l’investissement en temps et accroître la valeur.
Lui aussi en interface directe avec la plateforme collaborative groupe, le module « Conversation Continue » permet de perpétuer des interactions à distance, structurées et régulières entre les managers et leurs collaborateurs.
Article 2 : L’accompagnement du management à distance
Les Nouvelles organisations du travail et le télétravail obligeront les managers à organiser et intégrer le télétravail dans le fonctionnement global de leurs services, ce qui aura un impact sur leurs organisations et les modes de collaboration. Dans cette perspective, agilité, digitalisation, transversalité, engagement, seront les défis des managers dans les prochaines années. Afin de les accompagner dans ces nouveaux modes d’organisation dont l’objectif repose sur une amélioration de l’efficacité bénéfique à toute l’équipe et à l’entreprise, la Société souhaite apporter à ses managers des méthodes et des clés de réussite. Ces principes, reposant sur la nécessité de garantir le maintien de la cohésion d’équipe, un bon niveau d’information de chacun et la mise à disposition des ressources adéquates pour la réalisation des objectifs, se définiront sur trois niveaux :
Flexibilité et définition des règles du jeu :
Chaque manager se doit d’adapter l’organisation de ses équipes au contexte en définissant clairement le rôle et le temps présentiel de chacun. Il devient facilitateur en coordonnant la définition collaborative d’un savoir-vivre du télétravail, mais aussi leader-communiquant en rappelant régulièrement ces règles définies ensemble.
L’utilisation des outils partagés (Office 365, Teams, One Drive dont les guides sont téléchargeables sur l’intranet) est nécessaire à un pilotage des équipes souple et agile.
Communication et animation d’équipe :
Avec le renforcement du télétravail, le manager doit être doublement attentif à garder un lien avec ses collaborateurs qui travaillent à distance afin de prévenir tout sentiment d’isolement :
Organiser des temps d’échange individuel et régulier avec chaque collaborateur (téléphone, mail, Teams, …).
Rester à l’écoute, accuser réception de ses messages (exemple « Bien reçu, je regarde ça au plus vite. »).
Se montrer disponible pour un feed-back.
Par ailleurs, et afin de ne pas engorger les messageries électroniques, il est recommandé de privilégier le contact direct par téléphone ou visio-conférence plutôt que les échanges écrits par email. Le contact direct présente un double avantage : pour le télétravailleur de se sentir soutenu et impliqué, et pour le manager de mieux suivre et comprendre son collaborateur, en termes de motivation.
Au-delà du management individuel, un point clé de la réussite de ce dispositif sera l’animation d’équipe. Il sera pour cela demandé aux managers de :
Maintenir des rencontres en équipe en présentiel plusieurs fois par an, dans les locaux de l’entreprise ou dans des lieux tiers. Ces réunions pourront faire l’objet de réunions de travail mais également d’échanges informels type « team building » dans le but de renforcer l’esprit d’équipe et la collaboration.
Maintenir des temps d’échange visuels pour se rapprocher au maximum des conditions réelles (visio-conférence, téléconférence, écrans partagés, tableaux interactifs...).
Conserver du lien entre collègues (remplacer la machine à café par des cafés virtuels, organiser des petits défis ludiques de temps en temps...).
Pilotage par objectifs à distance :
Avec le développement du télétravail, le management par objectifs devient incontournable. Il suppose la communication d’objectifs clairs, non seulement individuellement mais aussi en équipe. Cela implique la transmission en amont d’une vision des missions de chacun et de leur contribution aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
Pour cela, le module Conversation Continue décrit ci-dessus et disponible dans « Mon Espace carrière » permet à chaque manager de suivre au jour le jour le suivi et la réalisation des objectifs à distance. Il permet de travailler sur la base d’objectifs concrets à court terme et de s’assurer que chaque collaborateur se les approprie. Le partage des objectifs individuels et collectifs est essentiel afin que chaque collaborateur dispose d’une vision globale de l’action de son équipe.
Certains logiciels de gestion de tâches pourront également être utilisés par les managers et leurs équipes. Ils permettent à chaque collaborateur de visualiser les projets en cours, la répartition des responsabilités et de suivre en direct l’avancement des dossiers.
En parallèle de cela, et afin d’accompagner les managers dans la généralisation du télétravail, une formation sera mise en place pour les managers. Comme explicité au chapitre 2 – article 10 du présent accord, elle porte sur le contenu du présent accord, le management à distance, le droit à la déconnexion ainsi que sur l’identification des risques psychosociaux auxquels les salariés en situation de télétravail pourraient être exposés notamment du fait du risque d’isolement. Chaque manager du groupe concerné par le management à distance sera tenu de suivre cette formation qui sera proposée sous format e-learning dès la signature du présent accord.
Des outils d’accompagnement à l’exercice du management à distance seront également mis à disposition.
Article 3 : Onboarding de nouveaux collaborateurs
L'onboarding, processus d'intégration mis en place pour un nouvel arrivant dans l'entreprise, est une méthode servant à accueillir et intégrer de nouveaux salariés. Le processus d'onboarding ainsi que les premiers jours de prise de fonction correspondent à la première expérience entre le collaborateur et l'entreprise, il est donc indispensable de bien le préparer car il apporte de nombreux avantages.
Un programme d’intégration a été conçu pour faciliter la compréhension des activités et de l’environnement de la Société. Il se décline en plusieurs étapes adaptées selon les métiers et reposant sur :
un parcours d’intégration est préparé et envoyé en amont de la prise de poste, grâce à un lien internet vers une présentation interactive du Groupe et ses activités ;
une demi-journée proposée dans les premières semaines d’intégration au siège afin de présenter les métiers supports nécessaires à une bonne compréhension et optimisation des conditions de travail des nouveaux arrivants. Ces demi-journées pourront être organisées à distance ;
la rencontre des dirigeants, occasion d’échanger librement avec des membres cadres dirigeants lors d’un déjeuner convivial lorsque nécessaire ;
des rencontres au sein des différents pôles d’activité selon les besoins des nouveaux salariés.
Le dispositif de télétravail étant applicable à tout nouveau collaborateur du groupe dont la fonction le permet, la Direction des Ressources Humaines proposera aux managers de la Société d’adapter le programme d’onboarding en fonction des impératifs de service.
Ainsi, il sera demandé aux nouveaux arrivants de se rendre sur site durant les premiers jours de prise de poste. Cela leur permettra de mieux connaitre la Société. Par ailleurs, lors des premières semaines, le collaborateur nouvellement intégré pourra adapter ses jours de présence à ceux de son manager.
En parallèle, il sera demandé à chaque manager d’équipe d’annoncer par mail aux autres membres de l’équipe l’arrivée d’un nouveau collaborateur et il sera conseillé d’organiser dans les premiers jours une réunion d’équipe à distance ou en présentiel. Cette réunion sera l’occasion de faire le tour de chaque collaborateur qui compose l’équipe et chacun pourra décrire l’ensemble de ses missions.
CHAPITRE 8. ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE FORMATION ET DE COMMUNICATION
Article 1. Adaptation des dispositifs de formation
L’objectif de la Société est que ses collaborateurs puissent bénéficier d’une offre en formation en majorité digitale. Le déploiement du plan de formation se fait principalement sous un format digital et les formations en présentiel ont été réservées à des actions spécifiques nécessitant la présence des participants.
Cet objectif fait l’objet d’informations et consultations spécifiques au sein du ou des CSE compétents dans le cadre de la présentation et du bilan des plans de développement des compétences.
Article 2. Adaptation des dispositifs de communication
L’objectif de la Société est que ses collaborateurs puissent bénéficier d’une information 100 % digitale, accessible par tous et depuis n’importe où.
CHAPITRE 9. DISPOSITIONS FINALES
Article 1. Effets du présent accord sur les autres dispositions
Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à toute disposition conventionnelle, usages ou engagements unilatéraux ayant la même cause ou le même objet et notamment aux accords et chartes sur le télétravail existant dans le Groupe Soufflet.
Article 2. Communication de l’accord
Une communication sur la signature de cet accord sera faite au niveau de la Société, par l’intermédiaire de la Direction des Ressources Humaines.
Afin de conforter l’objectif de la Direction d’accroître la conciliation des temps de vie, et considérant un mode nouveau d’organisation du temps de travail, la Direction engagera des actions d’accompagnement des équipes managériales, par le biais d’actions de sensibilisation/formation, par la mise en place de processus explicatifs, de fiches techniques, etc. Il s’agira de favoriser le partage des avantages et points de vigilance, de craintes, par rapport à la mise en place de ces nouveaux modes de travail.
L'accompagnement des salariés en télétravail, des managers et des équipes est l'une des conditions clés du développement et de la réussite du télétravail généralisé. C’est pourquoi, le groupe proposera aux collaborateurs et managers concernés par le passage en télétravail une formation spécifique, distancielle permettant à la fois d’assurer la bonne compréhension de l’accord et de faciliter le travail collaboratif à distance. Cette formation permettra également d’accompagner les managers sur les spécificités du management à distance. Ce dispositif sera court et facilement accessible pour s’intégrer dans les agendas de chacun. Il sera déployé dès signature du présent accord.
Article 3. Durée, révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
L’accord pourra être révisé selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.
La demande de révision peut porter sur tout ou partie du présent accord et doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, lettre remise en main propre contre décharge ou par courriel avec accusé de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitutions. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande. Toute modification de l’accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant de révision qui se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que l’accord. Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment conformément aux modalités prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives ou, le cas échéant, les acteurs compétents pour négocier, se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
Article 4. Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé à la diligence de la Direction auprès de la DREETS via la plateforme de télé-procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera, en outre, déposé au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes. Enfin le présent accord fera l’objet d’une information à l’ensemble du personnel et sera tenu à leur disposition sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Saint-Maximin le 13 décembre 2023 en 1 exemplaire
Pour AIT Ingrédients Pour le syndicat CFDT XXXXX XXXXXXXX XXX
