La société OFFICE DEPOT FRANCE, Société par Actions Simplifiée, au capital de 70 668 261,18 Euros, immatriculée au RCS de COMPIEGNE sous le numéro 402 254 437, dont le siège social est sis 126, avenue du Poteau, 60300 SENLIS.
Ci-après désignée « Office DEPOT » ou « la société » ou « l’entreprise »,
Représentée par , Directrice des Ressources Humaines
D’UNE PART,
ET :
Les Organisations Syndicales Représentatives Centrales suivantes :
-CFE/CGC : représentée par Monsieur , délégué syndical central -CFTC : représentée par Madame , déléguée syndicale centrale -FO : représentée par Monsieur , délégué syndical central -UNSA : représentée par Monsieur , délégué syndical central Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »,
D’AUTRE PART,
Ci-après collectivement désignées les « Parties ».
ARTICLE PRELIMINAIRE
Le présent accord témoigne de la volonté des parties de promouvoir la qualité de vie au travail des salariés dans la durée et de concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
La démarche QVT a le mérite de favoriser l’adaptation aux mutations du travail, à savoir la mutation des organisations, la numérisation du travail (« salariat 2.0 ») et la mutation des relations sociales collectives.
Accompagner ce changement auprès des salariés tout en favorisant la performance économique de l’entreprise et l’innovation technologique - et sociale - constitue un défi majeur.
Ce thème a véritablement émergé à la faveur d’un contexte nouveau par le biais de la négociation collective, via l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juin 2013, intitulé « vers une politique d’amélioration de la qualité de vie au travail et de l’égalité professionnelle ».
Selon cet accord, la QVT « peut se concevoir comme un sentiment de bien-être au travail perçu collectivement et individuellement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, les conditions de travail, le sentiment d’implication, le degré d’autonomie et de responsabilisation, l’égalité, un droit à l’erreur accordé à chacun, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué ».
Elle «désigne et regroupe sous un même intitulé les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment.»
L’objet de l’accord est : – de favoriser l’égalité d’accès à la qualité de vie au travail et à l’égalité professionnelle pour tous les salariés ; – d’augmenter la prise de conscience et la compréhension des enjeux de la qualité de vie au travail en termes d’amélioration de la qualité de l’emploi, du bien-être au travail et de la compétitivité de l’entreprise par les employeurs, les collaborateurs et leurs représentants ; – de faire de la qualité de vie au travail l’objet d’un dialogue social organisé et structurant ; – de fournir aux employeurs et aux salariés et à leurs représentants un cadre qui permette d’identifier les aspects du travail sur lesquels agir pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés au quotidien et l’égalité professionnelle ; – de permettre, par une approche systémique, d’améliorer la qualité de vie au travail et les conditions dans lesquelles les salariés exercent leur travail, donc la performance économique de l’entreprise.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’OFFICE DEPOT FRANCE.
ARTICLE 2 : CONCILIATION ENTRE ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE, VIE PERSONNELLE ET FAMILIALE
1°/ Dispositif de travail à distance occasionnel
La Direction s’efforcera d’accéder, dans la mesure du possible, aux demandes de certains collaborateurs de mettre en œuvre un dispositif de travail à distance occasionnel.
Il est bien entendu évident que la possibilité de bénéficier de ce dispositif de travail à distance occasionnel dépend des contraintes opérationnelles liées aux équipes et aux métiers des salariés. Exécuté de façon occasionnelle par le personnel, en accord avec sa hiérarchie, le travail à distance a vocation à répondre à des situations ponctuelles, inhabituelles ou d’urgence. Le personnel souhaitant recourir à ce dispositif de travail à distance occasionnel doit préalablement recueillir l’accord oral de la Direction, formalisé ensuite par écrit, lequel pourra consister dans un échange de SMS ou de courriels.
Les cas exceptionnels pouvant ouvrir droit au travail à distance sont, dans la limite de 6 jours de travail par année civile :
La dégradation des conditions climatiques rendant impossible la réalisation de la prestation de travail dans les locaux de l’entreprise ;
Une situation de pandémie ;
Une blessure sans arrêt de travail limitant les déplacements,
Une situation personnelle extrêmement contraignante empêchant le collaborateur de se déplacer, après validation du responsable hiérarchique et arbitrage du RRH du périmètre si nécessaire ;
Une situation exceptionnelle rendant impossible la réalisation de la prestation de travail dans les locaux de l’entreprise ;
Une grève des transports en commun utilisés par le collaborateur (collaborateurs sans autre moyen de locomotion)
Le télétravail n’est aujourd’hui pas institutionnalisé au sein de la Société. Un projet d’accord sur le sujet fera l’objet d’une négociation courant de l’année 2020.
L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur.
Il est également indispensable que le collaborateur dispose à son domicile des moyens techniques lui permettant d’accomplir les missions qui lui sont dévolues (connexion internet, téléphone, poste de travail). Il pourra exercer ses fonctions à son domicile en utilisant l’ordinateur portable professionnel mis à sa disposition qui lui permet de se connecter avec sa connexion internet personnelle au réseau VPN de la Société. Cela suppose donc que le salarié soit déjà équipé d’un ordinateur portable professionnel, condition préalable nécessaire au travail à distance occasionnel. Le travail à distance ne donne pas droit au versement des aides financières instituées au profit des télétravailleurs et ne nécessite donc pas la réalisation préalable d’un diagnostic électrique.
Le collaborateur devra organiser son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et des règles en vigueur dans l’entreprise, comme s’il travaillait depuis les locaux de l’entreprise. Ainsi, pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, les horaires de travail qui lui sont applicables devront être respectés. Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en jours, le travail à distance occasionnel sera réalisé dans le respect des dispositions de l’accord collectif relatif au droit à la déconnexion. La Société fournira, à la demande du salarié, un service d'appui technique si cela s’avère nécessaire au bon fonctionnement des outils de télécommunication utilisés par le salarié en travail à distance occasionnel. Les salariés en travail à distance occasionnel ont l’obligation de respecter les dispositions résultant de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. À ce titre, sont rappelées :
l’obligation de prévenir la Société en cas de création de fichiers directement ou indirectement nominatifs ;
l’obligation de prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations nominatives auxquelles le salarié pourrait avoir accès dans l’exercice de ses fonctions et notamment empêcher que ces informations ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers ;
l’obligation d’utiliser l’outil informatique conformément à l’ordre public et aux bonnes mœurs et ce, dans un souci de ne pas porter atteinte à la réputation et au crédit de l’entreprise ;
l’interdiction de faire une utilisation détournée de la finalité desdites informations.
Le salarié sera personnellement responsable de tout document ou matériel que la Société mettrait à sa disposition dans le cadre de son activité et dans l’utilisation qui en sera faite par lui-même ou par un tiers. Il lui appartiendra de l’utiliser dans des conditions normales et en « bon père de famille ».
2°/ Dispositif individuel de récupération des heures non travaillées
Pour les collaborateurs non éligibles au dispositif de travail à distance occasionnel prévu au point 1°) du présent article, un dispositif individuel de récupération des heures non travaillées est mis en place dans les cas suivants, dans la limite de 6 jours par année civile (2 jours consécutifs ou non, maximum par mois) :
La dégradation des conditions climatiques rendant impossible la réalisation de la prestation de travail dans les locaux de l’entreprise ;
Une situation de pandémie ;
Une blessure sans arrêt de travail limitant les déplacements,
Une situation personnelle extrêmement contraignante empêchant le collaborateur de se déplacer, après validation du responsable hiérarchique et arbitrage du RRH du périmètre si nécessaire ;
Une situation exceptionnelle rendant impossible la réalisation de la prestation de travail dans les locaux de l’entreprise ;
Une grève des transports en commun utilisés par le collaborateur (collaborateurs sans autre moyen de locomotion)
Ceux qui n'auraient pas travaillé
toute ou partie d’une journée, du fait de l’une des conditions visée ci-dessus pourraient récupérer leurs heures.
Ces heures de récupération seraient des heures ordinaires de travail et seraient rémunérées comme telles.
Ces heures récupérées ne seraient pas considérées comme des heures supplémentaires mais comme des heures déplacées. Par conséquent :
- elles n'ouvriraient droit ni à JRTT, ni à paiement majoré, ni à contrepartie obligatoire en repos - elles ne s'imputeraient pas sur le contingent annuel d'heures supplémentaires
Ces heures devraient être récupérées dans le délai d’un mois à compter du jour de l’absence.
En outre, la durée minimale de récupération quotidienne de ces heures non travaillées sera de :
40 minutes réparties de manière conjointe, sur proposition du collaborateur avec validation de la hiérarchie et arbitrage du RRH du périmètre si nécessaire, si l’absence est de 2 jours dans le mois
30 minutes réparties de manière conjointe, sur proposition du collaborateur avec validation de la hiérarchie et arbitrage du RRH du périmètre si nécessaire, si l’absence est inférieure à 2 jours dans le mois
Dans ce contexte exceptionnel, la pause repas pourrait être ramenée à 20 minutes afin de permettre au collaborateur d’augmenter sa capacité de récupération de ses heures par jour, dans le but de préserver au maximum son équilibre vie personnelle / vie professionnelle.
Ces heures seraient ajoutées au temps de travail quotidien et la somme des deux devrait respecter les durées maximales de travail :
10 heures par jour ;
48 heures par semaine ;
44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.
En outre, les salariés devraient bénéficier d’un repos quotidien de 13 heures au minimum.
Un suivi de ces heures sera tenu par le responsable hiérarchique, signé par lui et contre signé par le collaborateur.
Le personnel souhaitant recourir à ce dispositif occasionnel doit préalablement recueillir l’accord oral de la Direction, formalisé ensuite par écrit, lequel pourra consister dans un échange de SMS ou de courriels.
3°/ Accompagnement des collaborateurs en difficulté : parent d’enfant handicapé, accompagnement d’un proche en fin de vie ou souffrant d’une maladie grave
Les parties au présent accord souhaitent prendre en compte les contraintes particulières des collaborateurs ayant des enfants en situation de handicap ou accompagnant un proche en fin de vie ou souffrant d’une maladie grave.
Elles souhaitent que les collaborateurs concernés qui en ont besoin bénéficient de facilités d’aménagement de temps de travail.
L’article L1225-65-1 autorise un salarié à « renoncer anonymement et sans contrepartie », avec l’accord de l’employeur, à des jours de repos au bénéfice d’un autre salarié de l’entreprise ayant la charge d’un enfant de moins de 20 ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident rendant indispensable une « présence soutenue ».
Les parties au présent accord souhaitent élargir ce dispositif de don de jours règlementé par les articles L1225-65-1 et L1225-65-2 au salarié dont le conjoint, le concubin, le partenaire lié par un PACS, un ascendant, descendant, frère, sœur, ou toute personne partageant le même domicile, est atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.
Les conditions pour bénéficier du don de jour sont les suivantes :
3.1 – Le donateur
Tout salarié qui bénéficie de jours de repos non pris peut, sur la base du volontariat, faire un don de jours.
Les types de jours pouvant faire l’objet d’un don sont :
les jours de la 5ème semaine de congés payés annuels ;
les jours de réduction du temps de travail pour les non-cadres (JRTT) ;
les jours de repos pour les bénéficiaires de la convention annuelle en jours visés par l’article 5.2.1 de l’accord sur l’aménagement du temps de travail du 12 avril 2019
3.2 – Les conditions de recueil des dons
Une fois que l’employeur a eu connaissance de l’existence d’un salarié dont la situation lui permet de bénéficier d’un don de jours, il lui appartient d’informer le personnel de l’ouverture d’une période de recueil de dons.
3.3 – Les modalités du don
Le salarié doit formuler une demande
par écrit auprès du service RH, par laquelle il entend renoncer à un certain nombre de jours de repos.
Il doit manifester de manière non équivoque sa volonté de procéder à un tel don.
Le don doit être anonyme, gratuit, volontaire et opéré au profit d’un salarié déterminé.
Les dons doivent être considérés comme définitifs et irrévocables et ne sauraient être réattribués au donateur.
3.4 – Les jours de repos visés par le don
Seuls les jours de repos acquis et non pris ou ceux acquis et non planifiés par l’entreprise peuvent être cédés.
3.5 – Le bénéficiaire
Tout salarié titulaire d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat à durée indéterminée, sans condition d’ancienneté, dont un enfant, le conjoint, le concubin, le partenaire lié par un PACS, un ascendant, un descendant, un frère, une sœur, ou toute personne partageant le même domicile, est atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants pourra demander à bénéficier des jours de repos qui auront fait l’objet d’un don.
3.6 – Les conditions
Le bénéfice des jours de repos cédés est conditionné à l’existence d’une maladie d’une particulière gravité rendant indispensable une obligation de présence auprès de l’enfant, du conjoint, concubin, partenaire lié par un PACS, de l’ascendant, du descendant, du frère, de la sœur, ou toute personne partageant le même domicile et une obligation pour lui de recevoir des soins contraignants.
La particulière gravité de la maladie, du handicap, ou de l’accident ainsi que le caractère indispensable d’une présence soutenue et de soins contraignants doivent être justifiés par un
certificat du médecin qui suit la personne concernée au titre de la pathologie en cause, et qui ne doit pas obligatoirement figurer sur le certificat.
La communication du certificat médical doit nécessairement se faire antérieurement ou au plus tard à la date du don.
Pour bénéficier du dispositif, le salarié devra au préalable avoir utilisé tous ses jours de repos acquis ainsi que ses jours de congés supplémentaires d’ancienneté et ses jours de fractionnement le cas échéant.
3.7 – Prise des jours cédés
Le salarié adressera une demande d’absence pour enfant ou conjoint, concubin, partenaire lié par un PACS, ascendant, descendant, frère, sœur, ou toute personne partageant le même domicile, atteint d’une maladie grave auprès du service RH en respectant, dans la mesure du possible, un délai de prévenance de
15 jours avant la prise des jours, en précisant, pour les absences continues, la période, et pour les absences discontinues la répartition des jours d’absence sur la semaine après avoir eu connaissance du nombre de jours cédés.
La prise des jours d’absence se fait soit par journée entière, soit par demi-journée.
Le salarié bénéficiaire de jours cédés conservera le maintien de sa rémunération pendant sa période d’absence et ce quel que soit le montant de la rémunération du salarié donateur.
Le salarié qui bénéficie du don de jours de repos conserve sa rémunération pendant son absence comme s’il était en congés payés, JRTT ou jour de repos, selon les cas. Toutes les périodes d'absence sont assimilées à une période de travail effectif, ce qui permet de les comptabiliser pour déterminer les droits du salarié liés à l'ancienneté. En revanche, les jours de repos pris par le salarié bénéficiaire, ne constituent pas du temps de travail effectif au sens du décompte de la durée du travail.
Le salarié conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence.
4°/ Encadrement des horaires de réunion
Afin de permettre à tous les collaborateurs de concilier leur vie professionnelle, personnelle et familiale, les réunions seront organisées sur des plages horaires comprises dans les heures de travail des salariés, ou en tout état de cause débuteront après 08h30 et se termineront avant 19h30 (hors horaires de travail particuliers et organisations particulières habituelles pour lesquels des dispositions spécifiques individuelles pourront être prévues). Les réunions seront organisées de sorte à éviter autant que faire se peut au salarié de découcher. La Société OFFICE DEPOT FRANCE souhaite que les dates et horaires de réunion soient fixés suffisamment à l’avance afin de permettre aux salariés de s’organiser.
Les réunions trop matinales ou trop tardives doivent dans la mesure du possible être évitées, à l’exception des réunions d’équipe du périmètre Magasins qui peuvent être organisées en fin de journée environ une fois par mois après 19h30, et pour les organisations particulières habituelles pour lesquelles des dispositions spécifiques individuelles pourront être prévues.
La Société OFFICE DEPOT FRANCE souhaite attirer l’attention des managers sur la nécessité de prendre en compte les aménagements potentiels de la durée du travail de leurs collaborateurs dans la fixation des réunions afin d’éviter de fixer les jours où des collaborateurs à temps partiel ne travailleraient pas. Dans l’hypothèse où des contraintes d’organisation ne le permettraient pas, le responsable hiérarchique du service s’engage à faire un compte-rendu verbal des grandes lignes des sujets traités lors de ladite réunion, aux collaborateurs qui n’auraient pas pu y assister.
Compte tenu de la multiplicité des sites sur lesquels les salariés sont amenés à travailler, la Société OFFICE DEPOT FRANCE souhaite encourager les managers à faire appel à des modes de réunion évitant autant que possible les déplacements (visioconférence, téléconférence).
5°/ Rentrée scolaire
Pour permettre aux parents (mère ou père) d’accompagner leurs jeunes enfants scolarisés le jour de la rentrée des classes (jour de rentrée nationale ou spécifique), la Société OFFICE DEPOT FRANCE accorde une heure payée par salarié quel que soit le nombre d’enfants.
Par enfants scolarisés, la Société OFFICE DEPOT FRANCE entend tous les enfants dont un accompagnement est justifié ce jour-là. Chaque parent concerné est prié de se rapprocher préalablement de son Chef de Service pour obtenir son accord afin que l’organisation générale du travail n’en soit pas affectée.
ARTICLE 3 : GROUPE DE REFLEXION SUR LES ATTENTES DES COLLABORATEURS CONCERNANT LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL
Parce que la Société OFFICE DEPOT FRANCE mesure l’importance du dialogue social, elle souhaite impliquer les collaborateurs dans la réflexion qui a été engagée depuis fin 2017 avec les représentants du personnel, afin d’identifier concrètement les attentes des salariés concernant la qualité de vie au travail.
Pour ce faire, il est organisé, en plus des remontées des Instances Représentatives du Personnel, une consultation du personnel par la mise à disposition d’une boîte mail sur laquelle peuvent être envoyées les propositions des salariés en matière d’amélioration de la QVT, de manière anonyme ou non.
La boîte à idées est accessible depuis le lien suivant :
Un point sera organisé trimestriellement dans les CSSCT pour aborder les remontées de leur périmètre et les axes d’améliorations prioritaires qui donneront lieu à une négociation dans le cadre de la NAO 2021 sur la QVT.
Un point intermédiaire avec les organisations syndicales sera fait à mi-année 2020.
Sans attendre les remontées de la boîte à idées, la Direction s’engage à faire un inventaire des équipements de travail des collaborateurs affectés à des postes sédentaires.
ARTICLE 4 : DURÉE DE L'ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entrera en vigueur au 1er janvier 2020 sous réserve de sa signature dans le respect des conditions légales. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an et prendra fin automatiquement le 31 décembre 2020, sans possibilité de tacite reconduction. Les parties s’engagent à initier de nouvelles négociations sur le sujet dans le cadre de la négociation annuelle qui portera sur l’année 2021.
ARTICLE 5 : REVISION
Le présent accord pourra être révisé dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur. La procédure de révision sera engagée sous réserve que la Direction et les organisations syndicales habilitées à négocier l’avenant de révision soient informées par l’auteur de la demande de révision par lettre recommandée avec accusé de réception de sa volonté de réviser les termes du présent accord et que le projet d’avenant soit joint à sa demande de révision. Une réunion de négociation sera organisée par la Direction dans les meilleurs délais.
ARTICLE 6 : NOTIFICATION – DEPOT - PUBLICITE
Un exemplaire du présent Accord sera établi pour chaque partie. Il sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par courrier. Les formalités de publicité (dépôt auprès de la DIRECCTE par voie dématérialisée sur la plateforme de télé-procédure du Ministère, information auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes et dépôt sur la base de données nationale) seront accomplies dès le constat de validité du présent accord.
ARTICLE 7 : AFFICHAGE
Le présent accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet et figurera dans la Bibliothèque Office DEPOT de la société afin de permettre aux salariés de pouvoir en prendre connaissance.
Fait à Senlis, le 2 décembre 2019
Pour OFFICE DEPOT FRANCE , Directrice des Ressources Humaines
