Décès d’un salarié : la procédure à respecter
Une rupture automatique du contrat
Le décès est l’une des causes de rupture de la relation de travail qui n’entraîne aucune procédure spécifique de rupture. La rupture du contrat est automatique suite au décès. Pour autant, l’absence de procédure n’exempt pas l’employeur de toute obligation.
Ce dernier doit s’assurer de reverser aux ayants droits et/ou héritiers ce qu’il devait au salarié décédé. L’employeur doit notamment verser aux ayants droits, donc aux héritiers le solde de tout compte.
Juridiquement, le décès du salarié est assimilé à un cas de force majeure. En conséquence de l’événement imprévisible, irrésistible et insurmontable, la relation contractuelle sera automatiquement terminée.
L’employeur pourra alors demander l’acte de décès aux proches du salarié décédé afin d’établir la fin du contrat et faire coïncider les dates. En pratique, à cette occasion, il pourra également demander les coordonnées du notaire chargé de la succession.
Un solde de tout compte au bénéfice des ayants droits
Il lui appartient de vérifier la qualité d’héritier de celui qui sollicite le versement. Le notaire est souvent le seul interlocuteur de l’employeur.
Les héritiers doivent justifier d’un acte de notoriété pour obtenir le transfert des fonds si le montant de la succession est de 5 000 euros ou plus. L’acte de notoriété permet de prouver sa qualité d’héritier. Il ne peut être établi que par un notaire.
En l’absence de notaire, l’employeur verse le solde de tout compte à la personne qui atteste de sa qualité d’héritier par un acte tel un certificat d’hérédité, un livret de famille ou par le représentant légal pour des enfants mineurs.
Ce versement doit être effectué contre remise d’une quittance.
Les sommes versées en cas de décès
Ces sommes sont toutes celles que l’employeur aurait dû verser au salarié décédé. Il s’agit donc :
- Des salaires correspondant à un temps de travail effectué et non encore payé,
- Des éventuelles primes qui seraient dues,
- L’indemnité compensatrice de congés payés. L’article L.3141-28 du Code du travail que « …Cette indemnité est également due aux ayants droit du salarié dont le décès survient avant qu’il ait pris son congé annuel payé. L’indemnité est versée à ceux des ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés. »
- Le reliquat présent dans le compte épargne temps,
- Le salaire correspondant à la contrepartie obligatoire en repos le cas échéant. L’article D.3121-23 du Code du travail dispose que « …Cette indemnité est également due aux ayants droit du salarié dont le décès survient avant qu’il ait pu bénéficier de la contrepartie obligatoire en repos à laquelle il avait droit ou avant qu’il ait acquis des droits suffisants pour pouvoir prendre ce repos. Elle est alors versée à ceux des ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés. »
- Le salaire correspondant au repos compensateur,
- L’ensemble de l’épargne salariale acquise par le salarié – (participation, intéressement, PER, PERCO …) – (D.3324-39 du Code du travail et R.3332-29 du Code du travail).
A noter que l’employeur ne pense pas de lui-même à liquider l’épargne salariale, les ayants droits peuvent demander le déblocage anticipé. Le décès du salarié fait partie des motifs de liquidation anticipée. L’employeur doit donc fournir un état récapitulatif de l’épargne salariale au notaire chargé de la succession.
Enfin, si un usage ou un accord d’entreprise, voire un engagement unilatéral le prévoit, l’employeur peut verser une aide financière.
Bon à savoir : L’employeur n’aura pas à verser d’indemnité compensatrice de préavis comme cela peut être le cas dans certains licenciements.
Le décès du salarié entraîne automatiquement la fin de la clause de non concurrence, et aucune indemnité n’est due à ce titre.
L’employeur est tenu de verser l’indemnité de licenciement si celle-ci a été notifiée avant le décès du salarié. Il doit également verser l’indemnité spécifique de rupture conventionnelle, à condition que la rupture conventionnelle ait été homologuée avant le décès du salarié.
De plus, en cas de décès d’un collaborateur avec une saisie sur rémunération ou un paiement direct de pension alimentaire en cours, le créancier doit être informé du décès et de la fin de la saisie. Cette information peut être transmise par mail ou par courrier.
Enfin, les obligations de l’employeurs différent selon que le décès est survenu pendant et à cause du travail où en dehors de l’activité du salarié.
Décès survenu sur le temps personnel
L’employeur est responsable de :
- Rédiger le reçu pour solde de tout compte et le remettre aux héritiers ou ayants droit.
- Préparer un certificat de travail et l’envoyer aux héritiers ou ayants droit.
- Préparer la dernière fiche de paie du salarié.
- Actualiser le registre unique du personnel de l’entreprise – (D.1221-23 du Code du travail).
- Informer les divers organismes sociaux du décès du salarié (comme la caisse de retraite et le régime de prévoyance, par exemple).
Bon à savoir : Cette démarche est importante pour activer les garanties éventuellement souscrites pour le salarié, telles que la prévoyance et l’assurance décès. Cela peut inclure, par exemple, la prise en charge des frais d’obsèques ou le versement d’une rente au conjoint du salarié.
A noter qu’en cas de décès lors d’un arrêt maladie, il n’y a pas lieu d’établir une déclaration d’accident de travail.
Décès s’étant produit à l’occasion du travail
L’employeur est tenu de déclarer un accident du travail auprès de la caisse d’assurance maladie (CPAM ou MSA) dont dépendait le salarié, dans un délai de 48 heures. Les dimanches et jours fériés ne sont pas inclus dans ce délai. L’employeur doit également informer le comité économique et social (CSE), qui peut mener une enquête, ainsi que l’Inspecteur du travail dans les 12 heures qui suivent le décès.
De plus, l’employeur doit :
- Rédiger le reçu pour solde de tout compte et le transmettre aux héritiers ou ayants droit.
- Préparer un certificat de travail et l’envoyer aux héritiers ou ayants droit.
- Mettre à jour le registre unique du personnel de l’entreprise.
- Informer les différents organismes sociaux du décès du salarié (comme la caisse de retraite et le régime de prévoyance, par exemple).
La radiation du salarié auprès des différents organismes sociaux
Le salarié doit être radié des différents organismes de protection sociale (mutuelle, prévoyance, etc.) à la date indiquée sur son acte de décès, car celui-ci ne donne pas droit à la portabilité pour ses ayants droit. La radiation peut être effectuée en informant l’organisme de protection sociale par mail, via leur portail dédié, ou par l’intermédiaire de la DSN.
Il est recommandé d’informer les organismes de prévoyance « frais de santé » le plus tôt possible afin d’éviter des remboursements de soins post décès qui devront ensuite être restitués par les ayants droit.
Décès et organisme de prévoyance
Les organismes de prévoyance complémentaire incluent dans leurs contrats, en cas de décès d’un collaborateur assuré, une rente versée aux ayants droit. Les garanties en cas de décès, telles que définies dans le contrat entre l’organisme de prévoyance et l’employeur, peuvent comprendre :
- La prise en charge des frais d’obsèques.
- Une rente versée au conjoint du salarié.
- Une rente d’éducation pour les enfants mineurs.
Le salarié peut désigner ses ayants droit auprès de l’organisme de prévoyance avant son décès. À défaut, les ayants droit seront ceux définis dans le contrat.
Le gestionnaire de paie doit constituer le dossier de déclaration de décès et l’envoyer à l’organisme de prévoyance. Les documents requis peuvent varier selon les organismes, mais généralement comprennent :
- L’acte de décès du salarié.
- L’identité des ayants droit.
- Les salaires des 12 derniers mois précédant le décès (ou selon la périodicité spécifiée dans le contrat).
- Tout autre document nécessaire à la gestion du dossier.
Il est également important de noter que les organismes de prévoyance « frais de santé », souvent appelés mutuelle, peuvent prévoir un remboursement des frais d’obsèques en cas de décès d’un salarié.
Fascicule mis à jour le 17 octobre 2024.
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