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Employeur : Intérêt d’une Charte Informatique

La charte informatique est un document régissant l’utilisation des moyens informatiques que l’employeur met à disposition auprès des salariés.

L’intérêt de mettre en place cette charte est d’établir des règles en matière d’utilisation des ressources informatiques et de communications électroniques au sein de l’entreprise. Ces règles visent essentiellement à protéger les données informatiques de l’entreprise.

A noter : La charte fixe également les limites d’utilisation des nouvelles technologies.

Quelle est la procédure à suivre afin d’élaborer une charte informatique ?

Mise en œuvre d’une charte en l’absence de formalisme

L’employeur peut simplement se contenter de mettre en place une charte informatique par l’intermédiaire d’une note de service, dans ce cas, cette note doit être communiquée à l’ensemble des salariés.

L’intérêt de la note d’information réside dans le fait que l’employeur n’est pas contraint de se soumettre à un formalisme particulier.

Par ailleurs, le cas échéant, la note de service pourra faire l’objet de mises à jour.

 

Mise en place d’une charte avec formalisme

Dès lors que la charte mentionne les sanctions prévues en cas de transgression, l’employeur est alors contraint d’adjoindre le document au règlement intérieur de la société.

En plus d’informer les salariés de son intention de mettre en place une charte informatique, l’employeur doit également informer et consulter le CSE de la société.

La charte a une valeur égale au règlement intérieur dès lors que celle-ci est adoptée conformément aux formalités et aux règles de fond applicables au règlement intérieur – (L.1321-4 du Code du travail).

A retenir : Le secrétariat-greffe du Conseil de Prud’homme doit posséder la charte que l’employeur lui transmet. L’Inspecteur du travail doit également bénéficier de la charte afin de pouvoir valider cette dernière.

La charte mise en place en respectant les formalités de procédure bénéficie d’une force contraignante supérieure à une charte s’apparentant à une note de service.

 

Exemples pratiques

Le fait qu’un directeur adjoint emprunte sans motif légitime le mot de passe d’un salarié est constitutif d’une faute grave justifiant le licenciement de ce dernier – (Cass. Soc 21 décembre 2006 n°05-41165).

De plus, lorsque le salarié consulte des sites à des fins personnelles durant le temps de travail et en cas d’abus, l’employeur peut licencier ce salarié pour faute grave – (Cour d’appel d’Aix-en-Provence 17ème Chambre 13 janvier 2015 n°1 0/2106). Ex : jeux en ligne, site de rencontres…

Dès lors que la charte interdit l’accès à ces sites, le salarié transgresse les dispositions établies par la charte s’il consulte ce type de sites.

Bon à savoir : Le salarié peut profiter d’internet à des fins personnelles dès lors que cela ne s’effectue pas de manière abusive.

 

Que doit contenir la charte informatique ?

Règles d’utilisation pour l’accès internet

L’objectif de cette règle est de rappeler que les outils et la connexion internet doivent être utilisés dans un cadre professionnel.

Il demeure possible d’utiliser les outils ainsi que la connexion internet à des fins personnelles lorsque cela reste raisonnable et non abusif.

Afin de déterminer le caractère raisonnable, il appartient à l’employeur de fixer une limite temporelle concernant l’utilisation de la connexion internet à des fins personnelles.

Exemple : L’utilisation de la connexion internet à des fins personnelles est tolérée dans la limite de 2 heures par jour. Au-delà de cette limite toute utilisation de la connexion internet à des fins personnelles sera considérée comme étant abusive.

Règles d’utilisation de la messagerie électronique

L’utilisation de la messagerie électronique doit être utilisée à des fins professionnelles à l’instar de la connexion internet mise à disposition par l’employeur.

Il appartient à l’employeur de fixer les conditions permettant de tolérer l’utilisation de la messagerie électronique à des fins privées.

Exemple : L’utilisation de la messagerie électronique à des fins privées est tolérée dès lors que l’utilisateur n’envoie pas plus de 20 messages par jours.

Il est important que l’utilisation de la messagerie électronique à des fins privées ne génère pas de dysfonctionnement majeur au sein de l’entreprise.

Filtrage

Cette règle pose certaines interdictions et/ou restrictions.

Exemple de restriction : L’accès aux réseaux sociaux est toléré sous réserve de ne pas consacrer plus de 1 heure du temps de travail dans la journée.

Exemple d’interdiction : Il est prohibé d’accéder à des sites à caractère pornographique durant le temps de travail et avec l’utilisation du matériel et la connexion internet délivré par l’entreprise.

Les mesures de contrôle

L’employeur est tenu de fournir le matériel nécessaire afin que les salariés puissent réaliser au mieux leurs missions. L’employeur peut utiliser son pouvoir disciplinaire en contrôlant l’activité de ses salariés.

L’intérêt de cette clause est d’informer les salariés du pouvoir disciplinaire dont dispose l’employeur en matière de contrôle de leur activité. L’employeur définit les procédures ainsi que les outils de contrôle qu’il utilise afin de contrôler les activités des salariés.

 

Les sanctions en cas de transgression

Les sanctions peuvent être prévues dans la charte informatique. Les sanctions mentionnées dans la charte doivent être prévues par le Code du travail et être conformes au principe de proportionnalité.

Les salariés, tout comme l’employeur, doivent se conformer aux dispositifs prévus par la charte.

Exemple : L’employeur peut licencier le salarié portant atteinte aux intérêts de l’entreprise en divulguant des informations confidentielles.

Important : Il est nécessaire de fixer la date d’entrée en vigueur de la charte afin que l’ensemble du personnel de l’entreprise puisse être informé et que le document devienne opposable.

 

Fiche pratique mise à jour le 20 juin 2019.

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